Por siempre responsable de lo que se ha cultivado Universidad del valle de México Auditoria de la Gestión Administrativa Metodología para realizar Auditorías Administrativas CP Isaias Marrufo Góngora MAF, MAD
Metodología para realizar auditorías administrativas OBJETIVO DE LA UNIDAD El estudiante aplicará la metodología en la auditoría administrativa para su uso en todo tipo de organizaciones.
El proceso de la auditoría administrativa Teoría de sistemas Analizan los comportamientos de elementos frente a otros, poniendo en relieve que cada uno de ellos existe dentro de un contexto con el que tiene múltiples interrelaciones de distinto nivel de relevancia. Esto es aplicable a la administración, economía, ingeniería, etc
El proceso de la auditoría administrativa Concepto de proceso Forma sistémica de transformar insumos en un producto terminado. J Rodríguez Valencia Transformación de uno o varios insumos en un producto, mediante pasos prestablecidos. Córdoba C.
Autorización del Servicio Evaluación preliminar de la organización (Datos generales, historia) Planeación de la auditoría (diagnóstico, alcance, cronograma, recursos y técnicas) Desarrollo de la auditoría, análisis y recomendaciones Presentación de resultados, Informe Desarrollo del modelo administrativo propuesto Ejecución del modelo administrativo propuesto Observación de los cambios, control y mantenimiento
El proceso de la auditoría administrativa Qué se espera del auditor administrativo? Obtener suficiente información evidencial para determinar que: Existe un sistema de información que proporcione datos confiables para la planeación, organización, dirección y control Este sistema genere resultados confiables y fáciles de entender. Esto mediante evaluaciones y exámenes
Lo esencial para llegar a los objetivos anteriores es mediante el examen y evaluación del sistema de administración de la organización y así apreciar funciones administrativas donde existan deficiencias e irregularidades para implantar mejoras.
El proceso de la auditoría administrativa Cuidados que debe tener el auditor durante su revisión: Independencia de criterio Objetividad Competencia (experiencia) Apego a normas generales (metodología)
El proceso de la auditoría administrativa Intercambiar la siguiente opinión en parejas: Puede convertirse un auditor posteriormente en un consultor?
Tareas a realizar para evaluar el Sistema de Administración SA Determinar el ó los departamentos a auditar Definir el tipo de auditoría administrativa Examinar el sistema de administración en práctica para confirmar la exactitud de su definición y lo completo y efectivo de ese sistema. Evaluar y determinar puntos fuertes y débiles del SA (Planeación, Organización, Dirección y Control) Presentar por escrito recomendaciones para mejorar la práctica del sistema de administración.
Factores a revisar y evaluar Planes y objetivos Estructura orgánica Políticas Sistemas y procedimientos Recurso humano y material Métodos de control Formas de operación
Planes y objetivos Definir bien los principios de la organización Objetivos claros, medibles, que representen un reto y a su vez sean alcanzables Metas, estrategias y tácticas bien definidas que nos lleven a alcanzar los objetivos
Estructura orgánica La estructura orgánica debe responder a los objetivos de la empresa El organigrama es el adecuado para alcanzar los objetivos? Errores comunes en la estructura son: No responde a las necesidades de la empresa Funciones no coordinadas y controladas Falta delegar autoridad y responsabilidad de manera apropiada Personal no calificado en puestos claves Falta de flexibilidad para situaciones cambiantes No están actualizados, no representan la realidad
Políticas Deben determinar las intenciones de la dirección Deben constituir principios orientadores Bien redactadas y comunicadas Lo óptimo será que las políticas y valores de la empresa den autonomía a los miembros de la empresa de modo que ésta pueda operar con mayor facilidad y la gente pueda tomar decisiones.
Sistemas y procedimientos Entender el propósito del proceso y que esté encaminado a uno de los objetivos de la empresa. Debe estar diseñado de modo que de seguridad razonable que se alcanzarán los objetivos del proceso. Cada etapa del proceso debe tener una razón de ser, analizar que actividades agregan valor al proceso y cuales no.
Métodos de Control Comprenden una comparación entre lo real vs lo esperado Para que el control sea eficaz en cualquier actividad tenemos que medir continua y detalladamente la realización de la actividad y del control Las recomendaciones de control deben hacerse de manera oportuna, más si hablamos de un proceso que se realiza constantemente
Formas de operación Determinar la fuerza de trabajo que requerimos en tiempo y capacidades de los colaboradores Importante mantener un indicador del proceso revisado Adecuada relación entre las diversas funciones para alcanzar los mejores resultados
Recursos humanos y materiales Analizar políticas y prácticas del personal Analizar la capacidad del personal para su puesto Condiciones de trabajo adecuadas Analizar fortalezas y debilidades del personal
Método de William P. Leonard 1. Estudio preliminar 2. Programa de auditoría 3. Investigación 4. Análisis, interpretación y síntesis 5. Preparación del informe 6. Discusión con los directamente afectados 7. Informe final a la dirección 8. Revisión sistemática
La auditoría administrativa es un servicio de asesoramiento integral a la dirección de la empresa William P. Leonard
Método de Norbeck 1. Llamar la atención de la gerencia hacia el rompimiento de los controles operativos 2. Señalar las áreas en las que se pueden reducir costos 3. Sugerir mejoras potenciales de operación 4. Señalar los casos en los que la falta de cumplimiento de las responsabilidades funcionales en diversas áreas las hayan afectado significativamente
La auditoría administrativa es una extensión de la auditoría interna hacia todos los aspectos de una empresa, no únicamente dedicada a las áreas financieras y contables Norbeck
Cualidades del auditor Capacidad de análisis Creatividad Redacción y expresión clara y lógica Capacidad de observación Facilidad para trabajar en equipo
Conocimientos del auditor Teoría de la administración Problemas administrativos Toma de decisiones Contabilidad Planeación y control de presupuestos Estadística administrativa Administración financiera Relaciones humanas Comunicación administrativa Medición del trabajo Sistemas y procedimientos Redacción de informes
Normas de la auditoría administrativa Comisión de auditoría administrativa Asociación nacional de licenciados en administración AC
Estudio preliminar Apreciación general del desarrollo de las operaciones administrativas de la empresa Evaluar la efectividad de la determinación del área en cuestión Describir áreas en las que haya problemas de administración Cuáles son los elementos de mayor importancia que hay que examinar y evaluar? Por qué es necesario evaluar cada uno de los mismos? Por donde empezar? Hasta donde llega el estudio preliminar? Estimación de tiempos y recursos necesarios Propuesta de medidas correctivas Evaluar áreas que puedan ser revisadas posteriormente
Qué nos debemos preguntar todo el tiempo como auditores? Quién lo hace? Qué está haciendo? Dónde se hace? Cómo se hace? Cuándo se hace? Por qué se hace? Todas las respuestas son el mejor modo de hacerlo?
Herramientas para hacernos de información Recopilar información documental (reglamentos, informes, estadísticas, información financiera, etc). Información sobre el campo de trabajo (presentación adecuada del administrador, de ello depende la recopilación de información). Entrevistas, es importante saber a quien entrevistar y diseñar bien la entrevista. Cuestionarios previamente definidos (ejemplos entregados) Comentarios de mejora de los entrevistados Reportes estadísticos y gráficas
Técnicas de Investigación: La observación La encuesta La entrevista Menciona una ventaja y una desventaja de cada una de estas técnicas.
Enfoque del análisis factorial Consiste en examinar y evaluar los factores que intervienen e influyen en la administración de un organismo social. Contabilidad y estadística Medio ambiente Política y dirección Mercado Programas y procesos Actividad productora Financiam iento Suministros Fuerza de trabajo Medios de producción
Enfoque del análisis factorial Consiste en examinar y evaluar los factores que intervienen e influyen en la administración de un organismo social. Este enfoque es una herramienta más para poder hacernos de información de la empresa Medio ambiente Conjunto de influencias externas que actúan sobre la operación de la empresa Política y dirección Orientación y manejo de la empresa mediante la dirección y vigilancia de sus actividades
Enfoque del análisis factorial Consiste en examinar y evaluar los factores que intervienen e influyen en la administración de un organismo social. Programas y procesos Selección y diseño de los bienes que se han de producir y de los métodos usados en la fabricación de los mismos Financiamiento Manejo de los aspectos monetarios y crediticios.
Enfoque del análisis factorial Medios de producción Inmuebles, equipos, maquinaria, herramientas e instalaciones de servicios Fuerza de trabajo Personal ocupado en la empresa Suministros Materias primas, materiales auxiliares y servicios
Enfoque del análisis factorial Actividad productora Transformación de los materiales auxiliares y servicios Mercado Orientación y manejo de la venta y de la distribución de los productos Contabilidad estadística Registro de información de los hechos y operaciones económicas y financieras de la empresa
Una vez concluida la obtención de información
Análisis y evaluación de la información obtenida El análisis suministra una base de comprensión para conocer la situación con mayor claridad. Hay que analizar con que eficiencia se están logrando los objetivos. Identificar causas que reducen ó incrementan la eficiencia.
Informe de auditoría Debe ser un instrumento que ayude a la toma de decisiones. Indica la situación administrativa de la empresa. Brinda recomendaciones y las formas de mejora.
Implementación La implementación de las recomendaciones buscarán solucionar el problema que detonó la auditoría administrativa. Debemos medir los resultados de las implementaciones y cotejarlo vs el costo de la auditoría.
Seguimiento - Control Es importante revisar los resultados de la implementación de nuestras propuestas. Si por alguna razón una propuesta no fue exitosa habrá que reconocerlo e identificar los factores que influyeron en dicho fracaso.
Ya no es suficiente con administrar empíricamente, hay que profesionalizar la gestión del negocio. La auditoría administrativa es una herramienta que nos permitirá obtener una opinión independiente respecto a como estamos haciendo las cosas. Gracias por su atención