RESOLUCIÓN No. 347 (de diciembre 05 de 2008)

RESOLUCIÓN No. 347 (de diciembre 05 de 2008) Por medio la cual se adopta el Manual de Operaciones o Procedimientos para el Instituto de Educación Superior Colegio Integrado Nacional Oriente de Caldas. La Rectora del Instituto de Educación Superior Colegio Integrado Nacional Oriente de Caldas, en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas por el Estatuto interno y en concordancia con el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, el Modelo Estándar de Control Interno MECI 100:2005 y la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, y CONSIDERANDO: Que el Decreto Nacional 2145 de 1999, establece en su Artículo 13 que es responsabilidad de todos los niveles y áreas de la organización en ejercicio del autocontrol, documentar y aplicar los métodos, metodologías, procesos y procedimientos y validarlos constantemente. Que la Ley 872 de 2003 y el Decreto 4110 de 2004 Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2004, establece la obligatoriedad de poner en funcionamiento el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público, y en otras entidades prestadoras de servicios. Que el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, proporciona una estructura para el control de la estrategia, la gestión y la evaluación en las Entidades del Estado, cuyo propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado. Que dentro de la estructura del MECI, en el Subsistema de Control de Gestión, componente Actividades de Control, el Manual de Procedimientos, facilita la consolidación de los lineamientos, políticas, normas o disposiciones internas generadas en el diseño del mismo, asegurando que contenga los aspectos necesarios para dirigir las operaciones de la Entidad hacia el logro de sus objetivos. Que adicionalmente el Manual de Procedimientos, permite la estandarización del conocimiento de la operación de la Entidad en un lenguaje común alrededor de ella, convirtiéndose en un instrumento guía de la acción individual y colectiva de la Entidad, fomentando el autocontrol y la autorregulación. RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar el Manual de Procedimientos o de Operaciones que contiene los procesos, procedimientos, manuales, normas y documentos asociados del Sistema de Gestión Página 1 de 10

Institucional de acuerdo a los requerimientos del Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, MECI 1000:2005, Ley 872 de diciembre 30 de 2003 y el Decreto 4110 de 2004 Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2004, y que se describe a continuación: ANTECEDETES INSTITUCIONALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS O DE OPERACIONES DEL IES CINOC Año 1905: Con la llegada de la Comunidad de La Salle a Pensilvania se inicia en el Colegio San José, funcionando con este nombre hasta el año de 1948. Año 1948: Con la anuencia por parte de la Comunidad de los Hermanos de la Salle y por medio de la Ley 122, se convierte en Establecimiento de Educación Secundaria Oficial y a su vez cambia su nombre a Colegio Nacional Oriente de Caldas, graduándose en 1954 la Primera Promoción de Bachilleres del Municipio. Año 1970: Mediante Ordenanza No. 015/70 el Departamento de Caldas cede a la Nación un inmueble con destino a la construcción de un edificio para una Escuela Vocacional Agrícola. Año 1978: Mediante Decreto 1342, se le integran los programas de la Escuela Vocacional Agrícola. Año 1985: Mediante Decreto No 37 se modifica la razón social agregando la connotación de INTEGRADO, siendo el nuevo nombre de la institución el de COLEGIO INTEGRADO NACIONAL ORIENTE DE CALDAS y estableciendo la entidad como Unidad Docente de Educación Superior del Ministerio de Educación Nacional, autorizado para adelantar programas de Formación Intermedia (hoy Técnica profesional), además de los programas de bachillerato y Educación no formal. De otro lado mediante Resolución de la Gobernación de Caldas No. 8424 se aprueba la modalidad de BACHILLERATO AGROPECUARIO. En el mismo año mediante Decreto No. 1717 se establece la Planta de Personal administrativa, la cual contemplaba 29 cargos. Año 1988: La Ley 24 en su artículo 61 y el Decreto No. 758 de 1988 organizan como Establecimientos Públicos del Orden Nacional a los Colegios Mayores y los Establecimientos Educativos Oficiales Nacionales de Educación Técnica Profesional. Por medio de dichas normas adquirió el Colegio Integrado Nacional Oriente de Caldas su Personería Jurídica, Autonomía Administrativa y Patrimonio Independiente. En cumplimiento de dicho Decreto el Ministerio de Educación Nacional hace entrega de los bienes muebles e inmuebles de su propiedad al Nuevo Establecimiento Público del Orden Nacional Año 1991: Mediante Resoluciones Nos 08173 y 08269 de la Gobernación de Caldas se aprueba la modalidad de BACHILLERATO INDUSTRIAL y BACHILLERATO COMERCIAL, respectivamente. Página 2 de 10

Año 1992: Se expide la Ley 30 por medio de la cual se organiza el Servicio Público de la Educación Superior. Por ella se determina quienes son y el régimen general de las Instituciones de Educación Superior. Año 1994: Se expide la Ley 115 (Ley General de la Educación) que rige a la Educación en sus ciclos de Preescolar, Básica primaria, Básica Secundaria y Media. Establece en su artículo 138 los requisitos de los Establecimientos Educativos. En el mismo año se firma el acta de constitución del CENTRO DE DESARROLLO PRODUCTIVO DE LA MADERA DEPARTAMENTO DE CALDAS y se expiden los Decretos No. 242 y 1829, por medio de los cuales se establecen las Plantas de Personal Administrativa y Docente respectivamente, para el Colegio Integrado Nacional Oriente de Caldas. Dichos decretos establecían 30 cargos administrativos, dos trabajadores oficiales y 16 docentes para la educación superior de los cuales 8 eran de tiempo completo y 8 de medio tiempo. Año 1996: Mediante Decreto No. 0364, se reconocen entre otros al establecimiento de Educación Básica y Media al Instituto de Bachillerato Oriente de Caldas, a la luz de la Ley 115 de 1994. Con el Decreto No. 2083 de 1996 se modifica la planta de personal docente de educación superior, cambiando 6 docentes de medio tiempo por tres de tiempo completo. En el mismo año el Ministerio de Educación Nacional, hace entrega al Establecimiento Público Colegio Integrado Nacional Oriente de Caldas, de los bienes inmuebles que estaban en cabeza del Ministerio, mediante acta suscrita por la Ministra y el Rector, la cual fue debidamente registrada en la Oficina de Instrumentos Públicos. Año 2000: Mediante el Decreto No. 00740 el Departamento de Caldas incorpora la planta de cargos y de personal docente del Instituto de Bachillerato Oriente de Caldas IBOC establecimiento de Básica Secundaria y Media a la Planta de cargos y de personal del departamento de Caldas. Con dicho acto finaliza la adscripción de la educación básica a la educación superior en cabeza del Establecimiento Público, Colegio Integrado Nacional Oriente de Caldas. De igual manera mediante Decreto No. 2523 se establece una nueva estructura administrativa para la institución de educación superior. Año 2001: Mediante el Decreto No. 258 se estableció una nueva planta de personal, la cual contemplaba 37 cargos administrativos y 19 docentes, dos de ellos de medio tiempo. Dicho decreto obedeció al proceso de reestructuración y modernización de la institución en aprovechamiento de los recursos sobrantes producto de la separación de la educación básica. De otro lado mediante la Resolución del MEN No. 2953 de 2001, se acredita por un período de siete años el programa de Técnicas Forestales, ofrecido por la institución. Año 2004: Mediante los Decretos No. 274 y 275 se establecen la actual estructura y planta de personal administrativa y docente, en desarrollo de un nuevo de proceso de reestructuración en cumplimiento de la Renovación de la Administración Pública hacia un Estado Comunitario. Reforma que determinó a través de los rediseños institucionales reducir considerablemente nuestra Planta de Personal Administrativa, estableciendo solamente 26 cargos administrativos y 19 docentes, dos de ellos de medio tiempo. Página 3 de 10

Año 2006: Mediante la Ordenanza No 554 de la Gobernación de Caldas es incorporada la Institución al Gobierno Departamental y adscrita a la Secretaria de Educación del Departamento; posteriormente mediante los Decretos 0861, 0862, 0863 y 0864 se aprueban Año 2007: Mediante Acta del 16 de mayo, el Ministerio de Educación Nacional, hace entrega al Departamento de Caldas del establecimiento público, Colegio Integrado Nacional Oriente de Caldas. PLANEACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL MECI Circular 03 del 3 de septiembre de 2005 del Departamento Administrativo de la Función Pública. Plan operativo para la implementación del MECI en el CINOC, diseñado y adoptado por el comité de coordinación del sistema de control interno, en sesión del 22 de noviembre de 2006. 1. ACTO ADMINISTRATIVO POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTÓ EL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005 EN LA ENTIDAD. Resolución No. 200 de 18 de noviembre de 2005 2. ACTO ADMINISTRATIVO POR MEDIO DEL CUAL SE DESIGNA AL REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN PARA EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, Resolución No. 212 del 30 de noviembre de 2005, modificada mediante resolución 205 del 29 de agosto de 2008. 3. ACTO ADMINISTRATIVO POR MEDIO DEL CUAL SE CONFORMA EL COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO, Resolución No.211 del 30 de noviembre de 2005. 4. EQUIPOS DE TRABAJO CONFORMADOS Equipo MECI Calidad, resolución 213 de noviembre 30 de 2005. 5. SOCIALIZACIÓN MECI 1000:2005 Jornadas de capacitación y socialización dirigidas a todos los funcionarios de la Institución sobre Meci en las siguientes fechas: 10 de mayo de 2006 Página 4 de 10

04 de mayo de 2006 20 de abril de 2006 28 de abril de 2006 9 de mayo de 2006 22 de agosto de 2008 Resultados del aplicativo para la realización del diagnóstico en la implementación del MECI en el IES CINOC (Ver documento Resultados del diagnostico del sistema de Control interno, agosto 8 de 2006 ). SUBSISTEMA CONTROL ESTRATEGICO Componente ambiente de control Diagnósticos componente ambiente de control, consolidado 8 de agosto de 2006. Ambiente de Control, consolidado 8 de agosto de 2006. Acuerdos, Protocolos o Compromisos Éticos, consolidado 8 de agosto de 2006. Desarrollo del Talento Humano, consolidado 8 de agosto de 2006. Estilo de Dirección, consolidado 8 de agosto de 2006. Acuerdos, compromisos o protocolos éticos Carta de valores y principios éticos - Resolución No. 149 del 17 de agosto de 2004 Desarrollo del Talento Humano Proceso de Gestión del Talento Humano Aprobado en octubre 2 de 2008. Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales para los cargos del IES CINOC. Resolución No. 019 del 15 de marzo de 2006. Estatuto Interno - Acuerdo No. 02 del 12 de febrero de 2005, modificado por el acuerdo 008 de octubre 18 de 2007. Reglamento Estudiantil, Resolución 013 de 29 noviembre de 2006 Reglamento Docente, Acuerdo Nº 008 de junio 02 de 2006. Designación de Representantes del Personal Administrativo ante la Comisión de Personal resolución 088 de abril 21 de 2008. Plan de bienestar y capacitación, resolución 089 de abril 21 de 2008. Plan de incentivos - Resolución No. 162 del 01 de julio de 2008. Comité Paritario de Salud - Resolución No. 007 del 2 de marzo de 2006, renovado mediante resolución 0941 del 21 de abril de 2008. Manual de inducción y reinducción Creación del comité de bienestar universitario, Resolución 077 de julio 10 de 2002. Página 5 de 10

Implementación del control disciplinario interno en el CINOC y creación del comité de control disciplinario interno, resolución 112 de octubre 1 de 2002. Estilo de la Dirección Código de buen gobierno, Resolución 026 de octubre 8 de 2008. Componente: Direccionamiento Estratégico Metaplan del Proyecto Educativo Institucional y Plan de Desarrollo Institucional Acuerdo 011 del 12 de septiembre de 2008. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Componente: Actividades de Control Políticas y prácticas contables en el IES CINOC. Resolución 345 de diciembre 5 de 2008. Planes, Programas y proyectos Misión Visión Política de Calidad Objetivos de Calidad Objetivos Estratégicos Presupuesto Entidad Proyecto Educativo Institucional Plan de Desarrollo Planes Operativos Plan de Compras Plan de Comunicación Plan de Emergencias Programa de salud ocupacional Plan de capacitación Plan de incentivos Documento de Trabajo Plan de Desarrollo Docente Mapa de procesos Manual de calidad Componente: Administración de Riesgos Guía Metodológica para la Administración del Riesgo Página 6 de 10

Mapa de riesgos por procesos Políticas generales para la administración de riesgos Mapa de riesgos institucional Contexto Estratégico Identificación de Riesgos Análisis de Riesgos Valoración de Riesgos Políticas de Administración del Riesgos Políticas generales para la administración de riesgos, adoptado mediante resolución Nº 215 de 22 de noviembre de 2007. Procedimientos Modelo Operacional por Procesos Mapa de procesos Procedimiento de los distintos procesos Manual de Contratación Manuales, Guías y Reglamentos Controles Identificados en la Administración de Riesgos. Puntos de Control establecidos en los Procesos y procedimientos. Indicadores Tablero de mando de indicadores de la Institución. Procedimientos para la evaluación de docentes, estudiantes y administrativos. Manual de Procedimientos. Manual de Calidad. Componente: Información Información Primaria Listado Maestro de control de Documentos Externos Reglamento para la tramitación interna de las peticiones quejas y reclamos resolución 543 del 04 de diciembre de 2000. Tramite interno del derecho de petición en la Institución, Resolución 034 de 1 de febrero de 2001 de la Procuraduría General de la Nación. Página 7 de 10

Procedimiento para el trámite de quejas, reclamos y sugerencias. Información Secundaria Listado Maestro control de Documentos Internos. Listado Maestro de Registros. Proceso de Gestión Administrativa. Proceso Gestión documental. Proceso de Mercadeo Información y comunicación. Sistemas de Información Plan de comunicación Plan de mantenimiento Sistema de información presupuestal Sistema de información contable Sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal, SICE; Ley 598 del 18 de julio de 2000 y Decreto 3512 de 2003. Inventario de Bienes institucionales. Componente: Comunicación Pública Audiencias publicas de rendición de cuentas a la ciudadanía. Comunicación Organizacional Plan de comunicación. Plan de comunicación y divulgación del sistema de gestión de calidad. Comunicación Informativa Rendición de cuentas Fenecimiento de la cuenta Medios de Comunicación Plan de comunicación institucional Pagina Web Institucional Correo electrónico de dependencias y funcionarios. Plan de comunicación implementación sistema de gestión de la calidad Plan de divulgación de documentación y métricas del sistema de gestión de la calidad. Página 8 de 10

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN Componente: Autoevaluación Autoevaluación del Control Procedimiento para realizar auditorias internas de gestión Procedimiento para planificar y ejecutar auditorias internas de calidad Procedimiento para el trámite de quejas, reclamos y sugerencias Autoevaluación de la Gestión Procedimiento para realizar la revisión por la dirección Procedimiento para realizar seguimiento a indicadores. Informes de seguimiento al plan operativo anual y al plan de Desarrollo. Acta revisión por la Dirección Plan de mejoramiento revisión por la Dirección Componente: Evaluación Independiente Evaluación del Sistema de Control Interno Procedimiento para realizar auditorias internas de gestión. Procedimiento para planificar y ejecutar auditorias internas de calidad. Informe Avance del Sistema de Control Interno Informe de Verificación al Plan operativo Informe de verificación al mapa de riesgos Auditoria Interna Procedimiento para planificar y ejecutar auditorias internas de calidad. Informe de seguimiento a los procesos procedimientos y actividades institucionales Consolidado de auditorias internas de calidad Procedimiento para realizar auditorias internas de gestión. Planes de mejoramiento Plan de mejoramiento institucional. Plan de mejoramiento por procesos. Planes de mejoramiento individual. Planes de mejoramiento por procesos Plan de mejoramiento auditorias internas de calidad Página 9 de 10

Planes de mejoramiento control interno Plan de mejoramiento individual Planes de mejoramiento individual. ARTÍCULO SEGUNDO: Los documentos asociados al Manual de Operaciones o Procedimientos serán modificados o derogados en la medida de las necesidades. La Oficina de Planeación incorporará de forma inmediata el documento interno o registro que sea modificado, realizando la actualización además en la pagina web de la institución. ARTÍCULO TERCERO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición. COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en de Pensilvania, Caldas a los cinco (05) días del mes de diciembre de dos mil ocho (2008). GLORIA MARIA HOYOS GIRALDO Rectora Preparó: Oficina de Planeación Revisó: Comité Rectoral Página 10 de 10