La Inspección Educa/va de Canarias La Autoevaluación EFQM Boletín Informativo nº 1 Enero 2010 1
Indice Prólogo 1. Antecedentes 2. Planteamiento 3. Obje/vos de la Autoevaluación 4. Metodología 5. Cronograma de trabajo 6. Validación de la Autoevaluación 2
Prólogo Estimados Inspectores/as y profesorado de apoyo: Me dirijo a ustedes en este segundo trimestre de curso, para hacerles llegar la primera edición de nuestra publicación IEC/EFQM: Boletín nº 1. Enero 2010 Quiero aprovechar estas líneas para reforzar el compromiso de calidad que entre todos estamos manteniendo, al mismo tiempo que les animo a la lectura de esta edición y sucesivas, donde encontraréis toda la información que se vaya produciendo dentro del ámbito de la mejora de nuestro Servicio de Inspección, así como el proceso que se va a seguir en nuestro camino hacia la mejora. El 2010 se presenta con las incertidumbres socioeconómicas ya conocidas, pero también con esperanza y desde la Viceconsejería de Educación, la Inspección General y el equipo de Gestión de Calidad queremos contribuir a que este mensaje de esperanza adquiera calado y que impregne de optimismo nuestra actividad cotidiana. Mis mejores deseos para todos ustedes en este nuevo reto. Francisco Castellano González Inspector General de Educación 3
1. ANTECEDENTES LA INSPECCIÓN EDUCATIVA DE LA CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN, UNIVERSIDAD, CULTURA Y DEPORTES, en adelante LA INSPECCIÓN, inició un proceso de enfoque de su gestión hacia la excelencia en el año 2005 asesorada por Excellence and Business Value, en adelante, EBV. Durante ese año se incluyó como parte del plan de trabajo la formación de diferentes Comisiones de Trabajo que realizaron el análisis de procesos y desarrollaron los procedimientos de trabajo, elaborando formatos unificados y creando un repositorio documental informatizado que centraliza toda la información. El Modelo de gestión obtuvo la certificación ISO 9001 en el año 2006. La INSPECCIÓN se ha planteado dar un paso más en el camino hacia la excelencia y por ello ha solicitado a la Viceconsejería la aprobación del proyecto que ahora presentamos. Autorizado el mismo, esta Inspección General ha contactado con EBV para articular una propuesta de autoevaluación según el Modelo de Excelencia Europea EFQM que le permita seguir avanzando en la mejora continua. Como saben, EBV, es una empresa especializada en la consultoría de dirección, implantación de sistemas de gestión, autoevaluación con el Modelo EFQM, gestión por procesos, desarrollo de Cuadro de Mando Integral y en general herramientas que apoyan el camino de las organizaciones hacia la excelencia en la gestión y los resultados. 4
2. PLANTEAMIENTO El planteamiento de EBV para este proyecto se basa en responder a las siguientes necesidades de LA INSPECCIÓN: 1. Liderar un proceso de cambio en la gestión y mejora continua dentro de la Consejería de Educación, siendo un referente para otros centros directivos y para los centros educativos. 2. Seguir avanzando en el Camino de la Excelencia, llevando a cabo planes de mejora que realmente la organización considere necesarios y se integren con el Plan de Trabajo. 3. Alinear los planes de mejora con la estrategia de la INSPECCIÓN y de la CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN. 5
3. OBJETIVOS 1 Reflexionar sobre todos los aspectos estratégicos y organizativos de la INSPECCIÓN EDUCATIVA 2 Identificar los puntos fuertes y áreas de mejora de la organización 3 Impulsar la cultura de la calidad en la organización 4 Definir e implantar planes de mejora para la organización que apoyen la política y estrategia 5 Obtener el Sello de Compromiso con la Excelencia 200+ 6
4 Metodología La Metodología de autoevaluación con el Modelo EFQM conlleva las siguientes fases: Paso 1: Seleccionar equipo evaluador Paso 2: Impar&r formación Paso 3: Realizar autoevaluación individual Paso 4: Realizar las sesiones de consenso Paso 5: Definir Planes de Mejora Paso 6: Seguimiento de los Planes de Mejora Paso 7: Validación externa de los Planes de Mejora 7
PASO 1: Selección del equipo evaluador Uno de los valores más apreciados por las organizaciones que realizan una autoevaluación con el MODELO EFQM es que se realiza por el personal de la propia organización. Esto permite que el proceso sea rápidamente aceptado por el personal,ya que es el protagonista de toda la autoevaluación. Se recomienda que: El equipo evaluador tenga entre 5y10 miembros Participe voluntariamente Paso 1: Seleccionar equipo evaluador 8
Equipo evaluador Avila Suárez, Manuel Bello González, Concepción Contrera Guerrero, Juan Cubas García, Vladimiro Heras Santamaría, José Mª Hernández Pérez, Pedro Lemes Castellano, Pedro Méndez García, Mª Angélica Ojeda Zamora, Gustavo Ramos Hernández, Juan Roberto 9
PASO 2: Impartir formación Para garantizar la eficacia de la autoevaluación, el personal debe estar adecuadamente formado y conocer los requisitos del modelo y de la metodología EFQM. EBV,proporcionará una formación inicial de Introducción al Modelo EFQM bajo el esquema acreditado del Club Excelencia y Gestión de unas 12 horas de duración al equipo evaluador con el contenido siguiente: 1. Criterios del modelo EFQM 2. Aplicación del Modelo en la organización 3. Metodología de la evaluación con PERFIL 4. Uso de la herramienta informática El equipo recibirá apoyo y formación continua durante todo el proceso y especialmente en la fase de consenso,donde se realizará la aplicación práctica de los contenidos de la formación. Paso 2: Impar&r formación 10
Equipo de formación Calendario de formación Avila Suárez, Manuel Bello González, Concepción Castellano González, Francisco Cabrera Déniz, Gregorio Chavanel Seoane, Manuel Contrera Guerrero, Juan Cubas García, Vladimiro Déniz Ruiz, Benjamin Heras Santamaría, José Mª Hernández Bautista, Faneque Hernández Pérez, Pedro Lemes Castellano, Pedro Méndez García, Mª Angélica Mora Delgado, Fátima Ojeda Zamora, Gustavo Pérez González, José Javier Ramos Hernández, Juan Roberto Rodríguez Rodríguez, Antonia Mª Sánchez Díaz, Josefa Velázquez Jimenez, Juan Carlos Las Palmas: 21 y 22 de Enero Tenerife: 28 y 29 de Enero Duración sesión: 8 horas 11
PASO 3: Realizar autoevaluación individual Cada evaluador debe cumplimentar individualmente el cuestionario de autoevaluación de la herramienta PERFIL, tal como exige el Club Excelencia y Gestión para optar al sello de Compromiso con la Excelencia. PERFIL es una herramienta informática del Club de Excelencia que facilita la autoevaluación. Cada evaluador cumplimentará el cuestionario aportando evidencias, dando su puntuación y estableciendo los puntos fuertes y áreas de mejora que detecte. Cada evaluación inicial se integra posteriormente en el programa informático, para poder pasar a la fase de consenso. Paso 3: Realizar autoevaluación individual 12
PASO 4: Realizar las sesiones de consenso Una vez que todos los evaluadores han realizado su evaluación individual, la metodología establecida por EFQM contempla la realización de un consenso sobre la evaluación La puntuación que obtiene la organización no es la media de las individuales, sino la consensuada tras un debate entre los evaluadores individuales moderado por el coordinador de EBV. Como resultado del consenso se obtendrá el Informe de autoevaluación por subcriterio EFQM que consta de: Puntuación para cada uno de los 32 subcriterios evaluados Puntos fuertes, áreas de mejora y planes de acción para cada uno de los 32 subcriterios evaluados El coordinador de la evaluación de EFQM asistirá a todas las sesiones de consenso para moderar el debate, establecer las cuestiones clave que deben tenerse en cuenta en la autoevaluación y centrar la puntuación otorgada por el equipo. Paso 4: Realizar las sesiones de consenso 13
PASO 5: Definir planes de mejora Es prescriptivo el realizar tres planes de mejora para poder optar al Sello compromiso con la Excelencia definidos como consecuencia de los resultados de la autoevaluación. En esta fase EBV asesorará al equipo de dirección de LA INSPECCIÓN en la elaboración de los planes de mejora basándose en los resultados de la autoevaluación. El equipo consultor de EBV facilitará herramientas para evaluar y priorizar las acciones de mejora, seleccionar las de mayor impacto y documentar los planes de mejora según el formato exigido por el Club Excelencia y Gestión. Paso 5: Definir Planes de Mejora 14
PASO 6: Seguimiento de los planes de mejora Esta fase tiene por finalidad garantizar que, las acciones planificadas para llevar a cabo las acciones de mejora, son llevadas acabo eficazmente y de acuerdo con el calendario. El equipo consultor de EBV realizará el seguimiento de los planes de mejora: Proponiendo las acciones correctivas necesarias al equipo de dirección, en caso de observarse desviaciones en los planes. Supervisando y colaborando en los cambios que puedan afectar al sistema de organización. El equipo consultor de EBV realizará una vista bimensual de seguimiento desde el mes1 al mes 6 posteriores a la autoevaluación, ambos incluidos. El seguimiento de los planes no implica la consultoría necesaria para su desarrollo, ya que la naturaleza de los planes puede no estar dentro del alcance de las actividades de EBV. Paso 6: Seguimiento de los Planes de Mejora 15
PASO 7: Validación externa de los planes de mejora El equipo evaluador externo visitará LA INSPECCIÓN y verificará que los planes de mejora han sido llevados a cabo y han demostrado ser eficaces. El consultor de EBV asesorará a LA INSPECCIÓN sobre la visita de validación, indicándole como prepararla, que documentación de seguimiento es necesaria y que enfoque tiene la validación y asistirá a la misma para aclarar cualquier duda que pueda surgir. Paso 7: Validación externa de los Planes de Mejora 16
5. CRONOGRAMA DE TRABAJO FASES JORNADAS ORIENTATIVAS RESPONSABLE CALENDARIO ORIENTATIVO 1. Selección del equipo evaluador 0,5 INSPECCIÓN 1ª QUINCENA Enero de 2010 2. Impar/r formación al equipo evaluador 1,5 EBV 2ª QUINCENA Enero de 2010 3. Realizar la autoevaluación individual con PERFIL 3 INSPECCIÓN Enero, Febrero de 2010 4. Llevara cabo el consenso y elaborar informe de autoevaluación 6 EBV / INSPECCIÓN Marzo, Mayo de 2010 5. Definir Acciones de Mejora 2 EBV / INSPECCIÓN Junio Julio de 2010 6. Implantar Acciones de Mejora en el Plan de trabajo 3 INSPECCIÓN Sep/embre 10 Febrero 11 7. Emi/r informe de validación de la puntuación como Licenciatario de la Metodología y enviar documentación a la cer/ficadora y al Club Excelencia 1 EBV Febrero de 2011 8. Visita del equipo de evaluadores externos 1 ----- Febrero de 2011 17
6. VALIDACIÓN De acuerdo con los requisitos establecidos por el Club Excelencia y Gestión, Licenciatario del Modelo EFQM en España, el proceso de autoevaluación para la obtención del sello de Compromiso con la Excelencia (200 puntos) debe hacerse utilizando la herramienta informática PERFIL del Club Excelencia y Gestión La autoevaluación que realiza la organización debe ser validada por un licenciatario de la metodología PERFIL acreditado por el Club Excelencia y Gestión. En este caso EBV pone a disposición de la organización a un evaluador acreditado del Modelo EFQM y Licenciatario de la Herramienta Perfil que emitirá el correspondiente informe de validación una vez finalizada la evaluación. Fin 18