SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PÚBLICO SUBPROCESO 9.13.5 Proceso: 9.13 Control de la Operación AGS 1 de 22
FIRMAS DE VALIDACIÓN DEL SUBPROCESO 9.13.5 OFICIALÍA DE. NO. DE VERSIÓN FECHA 20-04-2007 V A L I D A Silvia Ochoa Castillo Jefe de Departamento Líder del Subproceso 9.13.5 de aplicación del proceso Lic. Santiago Hernández Villegas Titular de la Administración de Organización de la ACCH 2 de 22
I N D I C E Página I. Introducción 4 II. Objetivo del Subproceso 5 III. Políticas de Operación del Subproceso 5 IV. Flujo y Guías Rápidas del Subproceso 6 V. Actividades del Subproceso y su detalle 6 9.13.5.1 Recibir documentos 7 9.13.5.2 Capturar documentos 11 9.13.5.3 Dar seguimiento a asuntos 15 9.13.5.4 Generar reportes 17 9.13.5.5 Despachar documentos 18 9.13.5.6 Firmar y rubricar documentos 19 9.13.5.7 Archivar documentos 20 VI. Control de versiones 21 VII. Glosario de términos 22 3 de 22
I. INTRODUCCIÓN En cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 19 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, la Administración General de Innovación y Calidad, emite el presente Manual de Procedimientos del Subproceso 9.13.5, con el propósito de regular las actividades inherentes a la función, tales como la recepción, clasificación, captura, distribución, seguimiento y archivo de los documentos recibidos, asegurando que se realicen de manera secuencial y ordenada, a fin de contar con un mecanismo ágil para detectar el nivel de atención de los asuntos recibidos y turnados a las Administraciones es que conforman la Administración General de Innovación y Calidad, así como los recibidos directamente en las propias Administraciones es. La estructura de este manual, considera el objetivo, políticas de operación, las actividades, tareas, liga a los mapas CPE (Cadena de Procesos dirigida por Eventos) de la herramienta ARIS, así como a las formas e instructivos de llenado y guías de operación que intervienen en la ejecución de las tareas. Es propósito de la Administración General de Innovación y Calidad, mantener permanentemente actualizado este Manual, por lo que se procederá a la revisión del mismo con la periodicidad que se requiera, a fin de incorporar en su caso mejoras administrativas y tecnológicas que coadyuven a elevar el nivel de eficiencia en el manejo y distribución de la correspondencia. 4 de 22
II. OBJETIVO Registrar electrónicamente en el Sistema de Control de Gestión, los documentos recibidos y emitir reportes periódicos tanto de la documentación recibida en la Administración General de Innovación y Calidad, como en sus Administraciones es, a fin de llevar el seguimiento oportuno de los asuntos remitidos para atención de las áreas responsables, hasta su conclusión. III. POLÍTICAS DE OPERACIÓN DEL SUBPROCESO 1. Los responsables de la, capturan los documentos recibidos al momento de su recepción, así mismo clasifica y registra los documentos recibidos mediante la captura de los mismos en el formato denominado Volante de Turno y asignar el número progresivo que corresponda, debiendo remitir conjuntamente la documentación original recibida y registrada, a las áreas responsables de la Administración General de Innovación y Calidad, para la atención del asunto de que se trate. 2. Los responsables de la, mediante el sistema electrónico, controlaran la documentación recibida y turnada a las áreas responsables de la atención del asunto específico, debiendo emitir mensualmente reportes que contengan los asuntos pendientes de cada una de las áreas responsables. 3. Todos los documentos recibidos, se controlarán única y exclusivamente mediante el Volante de Turno, el cual deberá contener invariablemente el número de oficio u Atenta Nota asignado por la Unidad Administrativa que lo emite, lugar y fecha de elaboración, nombre del remitente y una síntesis del asunto de que trate el documento, para su posterior envío por medio electrónico a las áreas responsables de la atención del asunto que corresponda. En caso de ser documentación remitida por una instancia no gubernamental o por un Contribuyente, no se registrará el campo correspondiente a número de oficio o Atenta Nota. 5 de 22
IV. FLUJO Y GUIAS RAPIDAS DEL V. ES DEL SUBPROCESO Y SU DETALLE INICIO -Si: Oficio de petición emitido por Dependencias Externas o por Jefatura del SAT o Administraciones Generales ir a: 9.13.5.1 Recibir documentos -SI: Escrito de petición emitido por Ciudadanos ir a: 9.13.5.1 Recibir documentos -SI: Respuesta de Administraciones es enviada por los s de de las Administraciones es ir a: 9.13.5.3 Dar seguimiento a asuntos 6 de 22
9.13.5.1 Recibir documentos CPE DAF Rol - Jefe de - Analista de 9.13.5.1.1 Verificar documentos recibidos Verificar lo siguiente: - Que el destinatario sea el Administrador General. - Que este firmado. - Si se trata de un oficio que tenga número. - Si se hace referencia a algún anexo, que estén completos. Si son completos recibidos debe ir a la tarea 9.13.5.1.2 Sin son incompletos del SAT identificados debe ir a la tarea 9.13.5.1.4 Si son incompletos externos identificados debe ir a la tarea 9.13.5.1.5 7 de 22
9.13.5.1 Recibir documentos (continuación) CPE DAF - Jefe de - Analista de 9.13.5.1.2 Identificar tipo de documento Analizar el tipo de documento y clasificarlo de acuerdo a lo siguiente: - De conocimiento, en el caso de documentos informativo. - Para autorización, cuando se trata de documentos que requieren que el Administrador General los autorice. clasificado - Para dar seguimiento, cuando se trata de documentos que se envían para atención de las Administraciones es y por lo mismo requieren de un control de gestión. -Si son para Autorización deber pasar a la tarea 9.13.5.6 Firmar y rubricar documentos -Si son Oficios para firma debe pasar a la tarea 9.13.5.6 Firmar y rubricar documentos -Si son para captura en el sistema de Control de Gestión debe pasar a la tarea 9.13.5.1.3 8 de 22
9.13.5.1 Recibir documentos (continuación) CPE DAF - Jefe de - Analista de 9.13.5.1.3 Sellar documentos Sellar el documento con fecha y hora, anotar el nombre de la persona que lo recibió. Ir a 9.13.5.2 Capturar documentos Fecha y hora de cuando fue sellado el documento - Jefe de - Analista de 9.13.5.1.4 Solicitar complementación de documentos Devolver el documento y solicitar entregue información faltante. Si son complementarios requeridos, solicitarlos al de de las Administraciones es Relación de documentos existentes Nombre de documentos faltantes 9 de 22
9.13.5.1 Recibir documentos CPE DAF - Jefe de - Analista de 9.13.5.1.5 Solicitar vía telefónica su complementación En el caso de dependencias externas, solicitar la documentación faltante Relación de documentos faltantes Registro de solicitud de documentos faltantes 10 de 22
9.13.5.2 Capturar documentos CPE DAF - Jefe de - Analista de 9.13.5.2.1 Analizar el tipo de información recibida Verificar si son documentos para ser registrados o informativos para ser archivados. Si son informativos para ser archivados debe ir a la tarea 9.13.5.7 Archivar documentos Relación de documentos clasificados Si son a ser registrados debe ir a la tarea 9.13.5.2.2. - Jefe de - Analista de 9.13.5.2.2 Capturar del asunto Elaborar volante de acuerdo conforme al Manual de Usuario del Sistema de Control de Gestión Emitido por la Administración General de Tecnología de la Información. Manual de usuario del Sistema de Control de Gestión Emitido por la Administración General de Tecnología de la Información l Registro del - Jefe de - Analista de 9.13.5.2.3 digitalizados Digitalizar el oficio y anexos, guardar en la carpeta que corresponda. Relación de Document o digitalizad o 11 de 22
9.13.5.2 Capturar documentos (continuación) CPE DAF - Jefe de - Analista de 9.13.5.2.4 Determinar el tipo de atención a proporcionar Si son documentos para atención o para conocimiento. Si son sólo para conocimiento debe ir a la tarea 9.13.5.2.5 Si son para atención debe ir a la tarea 9.13.5.2.6 y a 9.13.5.2.7 Tipo de atención - Jefe de - Analista de 9.13.5.2.5 Generar turno documentos tipo conocimiento Asunto no relevante se captura para conocimiento y se solventa automáticamente. Ir a 9.13.5.5 Despachar documentos Manual de usuario del Sistema de Control de Gestión Emitido por la Administración General de Tecnología de la Información Número de turno 12 de 22
9.13.5.2 Capturar documentos (continuación) CPE DAF oficiaría de 9.13.5.2.6 Generar turno documentos tipo atención Asunto relevante se captura para atención. Ir a 9.13.5.5 Despachar documentos Manual de usuario del Sistema de Control de Gestión Emitido por la Administración General de Tecnología de la Información Número de turno 9.13.5.2.7 Separar asuntos relevantes Asunto relevante identificado para conocimiento del Administrador General. Relación de asuntos Relación de asuntos relevantes 9.13.5.2.8 Revisar asuntos con el Administrador General Esperar instrucción adicional del Administrador General. Si son sin instrucción adicional termina esta tarea Si son Comentarios adicionados debe ir a la tarea 9.13.5.2.9 Datos asuntos del Instruccio nes adicionales 13 de 22
9.13.5.2 Capturar documentos (continuación) CPE DAF Departamento de 9.13.5.2.9 Actualizar volante de acuerdos Con instrucción adicional recibida del Administrador General se genera volante en alcance. Ir a 9.13.5.5 Despachar documentos Manual de usuario del Sistema de Control de Gestión Emitido por la Administración General de Tecnología de la Información l volante Instruccion es adicionales 14 de 22
9.13.5.3 Dar seguimiento a asuntos CPE DAF 9.13.5.3.1 Recibir respuestas de las Administraciones es De los responsables de recibir asuntos para solventar o avances. Si se reciben avances deber ir a la tarea 9.13.5.3.2 Si son Asuntos solventados debe ir a la tarea 9.13.5.3.4 Manual de usuario del Sistema de Control de Gestión Emitido por la Administración General de Tecnología de la Información 9.13.5.3.2 Registrar avances Se captura el avance en el sistema de Control de Gestión. Si es Información faltante requerida debe ir a la tarea 9.13.5.3.3 Si es de avances para archivar debe ir a la tarea 9.13.5.7 Archivar documentos Manual de usuario del Sistema de Control de Gestión Emitido por la Administración General de Tecnología de la Información 9.13.5.3.3 Solicitar se complemente la información Se solicita vía telefónica el complemento de la información la cual debe pedirla al de de las Administraciones es. Relación de faltantes 15 de 22
9.13.5.3 Dar seguimiento a asuntos (continuación) CPE DAF 9.13.5.3.4 Registrar respuesta Se captura la respuesta emitida en el sistema de Control de Gestión. 9.13.5.3.5 Verificar si es asunto de Jefatura del SAT Se verifica según criterios emitidos. Si son de asuntos varios para archivar debe ir a la tarea 9.13.5.7 Archivar documentos Si son Asuntos de Jefatura del SAT identificados debe ir a la tarea 9.13.5.3.6 Manual de usuario del Sistema de Control de Gestión Emitido por la Administración General de Tecnología de la Información Oficio 0002 circular Volante Volante Volante 9.13.5.3.6 Registrar respuesta Jefatura del SAT Se captura la respuesta en el sistema de Control de Gestión. Se imprime volante de descargo para la Jefatura del SAT. Ir a 9.13.5.5 Despachar documentos Manual de usuario del Sistema de Control de Gestión Emitido por la Administración General de Tecnología de la Información Volante Volante 16 de 22
9.13.5.4 Generar reportes CPE DAF Departamento de Departamento de Oficialía fe 9.13.5.4.1 Generar reporte mensual de asuntos pendientes Identificar y separar asuntos de Jefatura del SAT y asuntos de trámite normal. 9.13.5.4.2 Solicitar se atiendan asuntos pendientes Solicitar vía correo electrónico la conclusión de asuntos pendientes. - SI: Asuntos pendientes identificados solicitarlos al de de las Administraciones es Manual de usuario del Sistema de Control de Gestión Emitido por la Administración General de Tecnología de la Información Relación de asuntos pendientes Reporte de asuntos pendiente s 17 de 22
9.13.5.5 Despachar documentos CPE DAF Departamento de 9.13.5.5.1 Entregar documentos Realizar la organización de la documentación para su entrega al área correspondiente. Ir a 9.13.5.7 Archivar documentos Si son para Autorización debe ir a la tarea 9.13.5.6.1 entregados Si son Oficios para firma debe ir a la tarea 9.13.5.6.2 18 de 22
9.13.5.6 Firmar y rubricar documentos CPE DAF Departamento de Departamento de Departamento de 9.13.5.6.1 Rubrica o firma de documentos Estampar la firma o rúbrica del Administrador General Ir a 9.13.5.5 Despachar documentos 9.13.5.6.2 Firmar oficio Estampar la firma del Administrador General 9.13.5.6.3 Digitalizar y entregar oficio Otorgar número, fecha y digitalizar el oficio para su entrega. Ir a 9.13.5.5 Despachar documentos digitalizado 19 de 22
9.13.5.7 Archivar documentos CPE DAF 9.13.5.7.1 Almacenar documentos Clasificar y custodiar la documentación. Relación de documentos almacenados 20 de 22
VI. CONTROL DE VERSIONES No. Fecha de Aprobación Descripción del cambio Aprobado por Emisión inicial debido a la implementación del Componente Administración General y Servicios Silvia Ochoa Castillo Jefe de Departamento Líder del Subproceso 9.13.5 de aplicación de proceso Lic. Santiago Hernández Villegas Titular de la Administración de Organización de la ACCH 21 de 22
VII. GLOSARIO DE TÉRMINOS Concepto Significado 22 de 22