UNITED NATIONS DEVELOPMENT PROGRAMME Asistente Administrativo Financiero Programa ART REDES I. Información de la Posición Titulo del cargo: Contrato Supervisor: Sede: Duración: Idiomas: ASISTENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO ART REDES Service Contract Coordinador del Área de Paz, Desarrollo & Reconciliación Bogotá 6 meses renovable Ingles (deseable) II. Contexto Organizacional El Área de Paz, Desarrollo y Reconciliación del PNUD implementa el Programa de Reconciliación y Desarrollo desde el año 2004, cuyo objetivo es implementar una estrategia de desarrollo humano integral en el medio del conflicto en seis regiones del país, caracterizadas por un alto nivel de conflictividad y pobreza, y la presencia de actores sociales e institucionales considerados estratégicos para la construcción de paz. En este marco de cooperación, entre 2003 y 2006, REDES concentró sus esfuerzos en las región de Montes de María (Departamentos de Sucre y Bolívar), Oriente Antioqueño, en el Piedemonte Amazónico y el Departamento Huila, así como en el Departamento del Meta, desde Julio de 2007 en el Departamento de Nariño, y desde septiembre de 2009 en el Departamento del Cesar apoyando iniciativas regionales, como alternativas para promover el desarrollo y la construcción de paz en estas regiones. La estrategia REDES se inserta en el marco programático del PNUD 2008 2012 (CDP) y del área de desarrollo, paz y reconciliación y se desarrolla a través de una articulación efectiva con el Programa ART, con los demás programas y áreas del PNUD y con las estrategias del Sistema de Naciones Unidas. En la tercera fase del programa tendrá prioridad la consolidación, hacia una apuesta política territorial, de las redes sociales e institucionales presentes en los territorios donde REDES ha concentrado sus esfuerzos. El Programa se propone fortalecer el papel activo de las comunidades locales de Colombia (actores institucionales y sociales de regiones, departamentos y municipios), y su capacidad de dialogar con las instancias nacionales y aprovechar de las oportunidades internacionales, haciendo converger de manera orgánica los aportes de la cooperación internacional. III. Funciones / Resultados Esperados - 1 -
Bajo la supervisión del/la coordinación del Área de Paz, Desarrollo y Reconciliación, el/la asistente administrativo financiero provee apoyo estratégico al Programa ART REDES. En particular, se responsabilizará por el seguimiento administrativo y financiero de oficinas territoriales, un portafolio de proyectos distribuidos en la unidad administrativa y los demás que le sean asignados con el cambio de la cartera de programas del área. El/la asistente administrativo financiero desempeña las siguientes funciones principales y las demás funciones requeridas para la adecuada implementación de los objetivos y resultados del área dando estricto cumplimiento a las normas PNUD : 1. Apoyo administrativo a la gestión del Programa ART REDES y los proyectos del área de Paz, Desarrollo y Reconciliación 2. Apoyo financiero al Programa ART REDES y los proyectos del área de Paz, Desarrollo y Reconciliación 3. Facilita la generación e intercambio de conocimientos Funciones específicas: 1. Proporciona un apoyo administrativo eficaz a la gestión de programas enfocándose en el logro de los siguientes resultados, Orientación administrativa y procedimental en la implementación de los programas Asiste a la coordinación del área y responsables temáticos en el desarrollo de las actividades administrativas relativas a sus responsabilidades, garantizando la gestión y ejecución eficiente y efectiva de los programas. Esto incluye (organización de misiones, eventos y reuniones, manejo de agendas de trabajo, elaboración de material de apoyo, documentos y presentaciones, entre otros) según sea requerido. Apoya en la preparación de las revisiones presupuestales necesarias, revisión del estado del Award del proyecto, determinación de los fondos no utilizados, cierre operativo y financiero de los programas Revisa y tramita solicitudes de los programas: pagos, contratos, compras, licitaciones, reversos contables, solicitudes de viaje, entre otros Supervisa, acompaña y capacita a los socios implementadores y partes responsables en el manejo de anticipos y rendición de cuentas Monitorea la ejecución de los programas, haciendo alertas tempranas a su supervisor y tomando correctivos a tiempo para el logro de metas con calidad Prepara insumos para las solicitudes de renovación de Autorizaciones DEX Apoyo al equipo de los programas para la preparación de la información para auditorias y evaluaciones, y posterior aplicación de las recomendaciones Seguimiento de fechas y plazos de acuerdos y reportes a donantes y socios Apoya los procesos de contratación de personal, prepara el pago de nomina de personal nacional (SC y SSA), lleva el registro de ausencias y vacaciones actualizado mensualmente (Monthy Leave Monitor) para los programas asignados Realiza el apoyo operativo de la oficina del área de paz en Bogotá, esto incluye arriendo, equipos y seguridad entre otros. Participa en la elaboración de los Planes de Adquisiciones y consolida el inventario del programa y el de los socios implementadores garantizando que esté debidamente actualizado y firmado cada 6 meses. Lo anterior incluye el equipo de oficina, de comunicaciones, los vehículos y la dotación, entre otros Gestión del archivo de los programas en el PNUD, garantizando el cumplimiento de las normas de conservación y retención de documentación del PNUD 2. Presta apoyo financiero a los programas, centrándose en el logro de los siguientes resultados Apoya al equipo temático y territorial en la gestión de los programas en cuanto a la - 2 -
elaboración de los presupuestos anuales de los programas, realizar el seguimiento de los mismos y gestionar la revisión y ajustes presupuestales, incluyendo reversos y solicitudes que garanticen un buen manejo del presupuesto Lleva registro y control contable y financiero de cada una de las actividades realizadas en los programas, de conformidad con el manual POPP y en general las normas del PNUD Elabora conciliaciones mensuales del gasto entre el Estado de Gastos oficial enviado por el PNUD y el registro interno de los programas Seguimiento permanente de ejecución y disponibilidad en caja de los programas según las diferentes fuentes y vigencias, presentando informe semanal sobre recursos ejecutados y comprometidos, así como los pre-ecumbrance Preparación de las requisiciones para compras de los programas y procesa pagos en el sistema ATLAS Realiza oportunas medidas correctivas de vouchers en error o rechazados, incluyendo los que tienen verificación de errores en el presupuesto, excepciones o no autorizados Elabora informes periódicos de monitoreo contables y/o financieros, en concordancia con los lineamientos de la Unidad de Planeación, Monitoreo y Evaluación del Área y la Unidad de Strategic Planning del PNUD 3. Facilita la generación e intercambio de conocimientos y mejores practicas en la oficina país, centrándose en el logro de los siguientes resultados Sistematización de lecciones aprendidas y las mejores practicas de los programas. Esto incluye la participación en la elaboración del manual de normas y procedimientos administrativas a aplicar durante la ejecución del Programa Fortalecimiento de capacidades del personal del área en particular aquel descentralizado en oficinas territoriales, orientado a mejorar: la gestión de los recursos y la presentación de informes de ejecución. Esto incluye acompañamiento y capacitación en la implementación de procesos y mejores practicas Realiza contribuciones a las redes de conocimiento y comunidades de practica Promueve los Derechos Humanos y el enfoque de genero en el área de su competencia IV. Impacto de Resultados Los principales resultados impactan en el éxito en la implementación de la estrategia del área de Paz, Desarrollo y Reconciliación y el rendimiento global de sus programas, en particular en la gestión y rendición de cuentas, así como en el fortalecimiento de capacidades de los actores estratégicos del programa. El Asistente Administrativo Financiero trabaja en estrecha colaboración con el/la asociado/a del área de Paz, Desarrollo y Reconciliación, el equipo de programas, las oficinas territoriales, la unidad de operaciones y el personal de la oficina de país para intercambiar información y asegurar ejecución de servicio consistente. El Asistente Administrativo Financiero promueve en el área un enfoque orientado al cliente basado en resultados de calidad. - 3 -
V. Competencias y Factores de Exito Competencias Corporativas: Demuestra compromiso con la misión, la visión y los valores de Naciones Unidas Muestra sensibilidad y adaptabilidad para trabajar con enfoque diferencial Capacidad de establecer y mantener buenas relaciones de trabajo con personas en distintos niveles de diferentes culturas Habilidad para trabajar en equipo y colaboración en su área de responsabilidades Buen entendimiento de las modalidades de programación del PNUD Competencias Funcionales: Gestión del Conocimiento y Aprendizaje Demuestra interés en continuar su aprendizaje profesional y en aplicar nuevas habilidades y mejores practicas identificadas dentro y fuera del PNUD Promueve la gestión del conocimiento en el PNUD y un ambiente de aprendizaje en la oficina a través de liderazgo y ejemplo personal Liderazgo y Auto Gestión Se centra en los resultados y responde positivamente a la retroalimentación Demuestra una actitud positiva y constructiva Capacidad de adaptación y de trabajo bajo condiciones de presión y riesgos Demuestra apertura al cambio y capacidad para manejar situaciones complejas Demuestra habilidades efectivas de comunicación oral y escrita Fija metas y estándares claros, y ejecuta sus responsabilidades acorde con esto Orientación a Resultado y Eficacia Operacional Capacidad para organizar bien el tiempo y realizar varias tareas de manera sistemática Demuestra capacidad para realizar una variedad de tareas especializadas relacionadas con la gestión de los resultados, incluido el apoyo a la planeación y ejecución de los programas, Habilidad en la gestión de datos y presentación de informes Capacidad de gestión financiera y manejo de presupuestos Utiliza las tecnologías de información efectivamente como herramienta y recurso, en particular Excel VI. Calificaciones para Reclutamiento Educación Profesional acreditado en áreas afines a las ciencias administrativas, contables y/o financieras. Deseable especialización en estos temas. Experiencia Mínimo cinco (5) años de experiencia progresiva en la gestión administrativa y financiera de programas o proyectos con entidades públicas, privadas o internacionales Experiencia progresiva en temas relacionados con administración y manejo de presupuestos y flujos de caja. - 4 -
Experiencia demostrada en el uso de computadores y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, etc.) y conocimiento avanzado en paquetes de base de datos, así como en el manejo de sistemas administrativos basados en Internet. Experiencia en el manejo del sistema ATLAS es una ventaja. Conocimiento Conocimiento y entendimiento del enfoque de género y el enfoque de derechos es deseable. Conocimiento del SNU en Colombia es una ventaja Conocimiento y manejo de herramientas informáticas. Idiomas Manejo fluido de ingles hablado y escrito (deseable). - 5 -