OFICINA DE LAS NACIONES UNIDAS CONTRA LA DROGA Y EL DELITO TÉRMINOS DE REFERENCIA EXPERTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO I. Información del Puesto

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1 OFICINA DE LAS NACIONES UNIDAS CONTRA LA DROGA Y EL DELITO TÉRMINOS DE REFERENCIA EXPERTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO I. Información del Puesto Título Proyecto/Programa: Programa País de la Oficina de Naciones Unidas contra la Droga y el Delito en Bolivia II. Contexto Organizacional Título del Puesto: Experto Administrativo Financiero (1 puesto) Reporta a: - Coordinador de Programas - Representante de la UNODC. Tipo de Contrato: Contrato de Servicios - SC Nivel de referencia: SB-3 LEVEL 4 Sede de funciones: La Paz Bolivia Plazo del contrato: Doce meses a partir del inicio del programa Respecto al Programa: La oficina de la UNODC en Bolivia (COBOL), tiene por objetivo diversificar su programa en el marco de los mandatos estipulados en la estrategia de la UNODC y el Programa País para Bolivia Este último tiene como objetivo fortalecer la capacidad del Estado Plurinacional de Bolivia para responder a las amenazas que representan la droga, el crimen organizado, el terrorismo, la corrupción y los delitos económicos. El Programa País agrupa en cinco componentes los principales desafíos de la lucha contra las drogas, el delito transnacional y la corrupción, para responder a los desafíos de la implementación de este Programa, la UNODC contempla el fortalecimiento de su oficina de país en la ciudad de La Paz, a la cabeza de un Representante Internacional y de un equipo local. Por otro lado, la Oficina País de la UNODC en Bolivia, ha gestionado un programa en el ámbito del control y fiscalización de drogas y cultivos de coca: Programa de Apoyo de la UNODC a la Implementación del Plan de Acción de la Estrategia de Lucha Contra el Narcotráfico y Reducción de Cultivos Excedentarios de Coca, (ELCNyRCEC) del Estado Plurinacional de Bolivia (EPB). Este Programa se desarrollará sobre los siguientes tres componentes: i) Monitoreo de los cultivos de coca; ii) Cooperación regional y asistencia técnica legal para apoyar el diseño de políticas; y iii)validación de información de destrucción/incineración de drogas ilegales incautadas y fortalecimiento de laboratorios forenses. Este programa tendrá una duración de cuatro años a será financiado por la Unión Europea (UE) y por el Reino de Dinamarca. Con la finalidad de apoyar la ejecución del Programa País y el nuevo programa financiado por la UE y Dinamarca, se ha visto necesario la contratación de un/a Experto Administrativo Financiero para garantizar: La centralización de las tareas relacionadas a las áreas administrativas y financieras de la UNODC en una Unidad de Operaciones, La efectiva implementación de los servicios y procesos de la administración financiera en COBOL, Transparencia en la utilización de los recursos del programa, Asistencia ágil y eficiente en los procesos administrativos de COBOL, La realización de procesos de adquisición transparentes, eficientes y oportunos,

2 La confiabilidad de la información financiera, La adecuada ejecución administrativa y financiera del Programa financiado por la Unión Europea. Respecto al puesto: El/la Experto Administrativo Financiero trabaja bajo directa dependencia del Coordinador del Programa y el Representante de la UNODC, y tiene bajo su dependencia la Unidad de Operaciones de la UNODC. III. Funciones / Resultados Claves Esperados Resumen de funciones principales: Implementación de estrategias de administración operacional y financiera, incluyendo la rendición de cuentas. Adecuada implementación del programa financiado por la Unión Europea. Administración del presupuesto de COBOL y del sistema de recuperación de costos. Implementación de estrategias de logística. Supervisar y dirigir la contabilidad de COBOL y brindar apoyo administrativo financiero Realización de los procesos de adquisición requeridos por el programa COBOL. Liderar la Unidad de Operaciones de la UNODC. 1. Asegurar la implementación de estrategias de administración operacional y financiera, con orientación al cumplimiento de los siguientes objetivos: Total cumplimiento de las normas y regulaciones de UN, UNODC/UNDP relacionadas a procesos financieros, registros financieros, reportes y seguimiento a recomendaciones de auditoría; implementación de un efectivo diseño de control interno. Adecuada implementación del programa financiado por la Unión Europea, asegurando la permanente coordinación con el financiador. Elaboración de propuestas e implementación de estrategias para la generación de ahorros, en coordinación con el Oficial de Programas y el Representante. Mantener un archivo adecuado de la documentación de respaldo a pagos y reportes financieros. Supervisión de la preparación de solicitudes de pago emitidas por COBOL y que deban ser enviadas a la Unidad de Finanzas del PNUD para su procesamiento. Mantenimiento del sistema de control interno de gastos, que asegure, que los pagos son procesados y completados, así como, el correcto registro de las diferentes transacciones. Oportuno proceso de reconciliación de pagos en el Agency Service Portal. Oportuno cierre de cuentas. Registro y monitoreo del inventario del programa. Propiciar y asegurar oportunidad en las reposiciones de los fondos de caja chica. Análisis de cuentas, revisión y evaluación de informes financieros; identificación de posibles dificultades o irregularidades en las cuentas relacionadas y resolución de manera eficaz y eficiente. Respuesta oportuna a solicitudes de la Sede de la UNODC para la resolución de situaciones emergentes de la gestión e información financiera y asegurar la aplicación de las acciones correctivas inmediatas. 2. Administración del presupuesto de COBOL y del sistema de recuperación de costos, con orientación al logro de los siguientes objetivos: Preparación, modificación y revisión de presupuestos para el programa COBOL, y

3 seguimiento de dichos procesos con la Sede de la UNODC. Esta actividad debe ser coordinada estrechamente con el Oficial de Programas de la UNODC y con los Coordinadores de Proyectos. Presentación de escenarios de financiamiento del programa COBOL, en base a información coordinada y confirmada con el Oficial de Programas y los Coordinadores de Proyectos. Preparación según requerimiento, de reportes de análisis de la situación financiera del programa COBOL. Oportuna preparación de la información para la recuperación de costos. Seguimiento a las contribuciones por donantes dentro de los esfuerzos de movilización de recursos del programa COBOL. 3. Implementación de estrategias de logística, con orientación al logro de los siguientes objetivos: Coordinación de servicios de transporte. Asegurar la distribución de correspondencia generada por COBOL. Supervisión de los servicios terciarizados. Apoyo en la organización de eventos del programa, según requerimiento. Oportuna revisión de las oficinas del programa, para asegurarse de las buenas condiciones de las mismas. 4. Supervisar y dirigir la Contabilidad de COBOL y brindar apoyo administrativo financiero a la oficina COBOL, con orientación al logro de los siguientes objetivos: Evaluar la eficacia de los mecanismos de control interno para identificar métodos para mejorar la coordinación y la eficiencia de los sistemas de gestión financiera. Control y archivo apropiado de los documentos de respaldo de pagos e informes financieros, asegurando la integridad y pertinencia de dicha documentación. Mantenimiento y control del sistema de gastos del programa COBOL. Preparación y emisión de informes financieros según necesidad y a requerimiento. Apoyar la gestión de la cartera de proyectos y de ser necesario, organizar sesiones explicativas de los procedimientos institucionales a efectos de mejorar y facilitar la coordinación. 5. Realización de los procesos de adquisición requeridos por el programa COBOL, con orientación al logro de los siguientes objetivos. Punto focal del área de adquisiciones del programa COBOL. Realización de los procesos de adquisición requeridos por el programa COBOL, de acuerdo a la normatividad para la realización de procesos de adquisición del PNUD y dentro de los límites de la delegación otorgada por dicha organización para la realización de procesos de compra. Coordinación con el PNUD de los procesos de compra requeridos por el programa, que excedan el límite de la delegación otorgada por el PNUD para la realización de procesos de compra. Asegurar la adquisición oportuna de los diferentes bienes y servicios requeridos por el programa COBOL, en función al Plan de Requerimientos, en estrecha coordinación con los solicitantes. Monitoreo permanente del Plan de Requerimientos del programa. Coordinación de la administración de contratos con los Coordinadores de Proyecto.

4 Coordinación del adecuado manejo de los bienes del programa con los Coordinadores de Proyecto. 6. Liderizar la Unidad de Operaciones de la UNODC, asegurando el cumplimiento de los siguientes objetivos: Liderar la Unidad de Operaciones de la UNODC, Propiciar reuniones semanales del equipo de operaciones para efectuar monitoreo y seguimiento de las diferentes tareas a su cargo, con conclusiones registradas en actas. Proporcionar orientación y liderazgo al personal de su dependencia. De ser necesario organizar sesiones de capacitación en los diferentes aspectos a su cargo, a fin de facilitar la coordinación y la ejecución del programa. Brindar apoyo al Represente de la UNODC, según los requerimientos de éste. El mayor impacto en el desempeño de estas funciones, se verá reflejado en los adecuados niveles de ejecución del presupuesto de COBOL, monitoreo oportuno en las áreas de su competencia, a las actividades del programa, oportunidad y aseguramiento de la calidad en el procesamiento, emisión y presentación de la información financiera y oportunidad en la realización de procesos de adquisición. IV. Competencias Competencias Corporativas: Integridad a partir de desplegar en la práctica los valores de respeto y profesionalismo. Compromiso para promover la visión, misión y metas estratégicas del proyecto Capacidad de demostrar los más altos estándares éticos en el trabajo diario. Alta sensibilidad y adaptabilidad sin prejuicios personales a temas interculturales, de género, religión, raza, nacionalidad y edad. Siendo capaz de demostrar en la práctica un alto nivel de respeto a la diversidad. Habilidades interpersonales: Reconocer y responder apropiadamente a las ideas, intereses y preocupaciones de otros, dando crédito a sus contribuciones. Promover un ambiente de aprendizaje; facilitando el desarrollo individual y de equipo. Probadas habilidades de liderazgo, conducir y motivar a un equipo de trabajo hacia resultados. Demostrar habilidades efectivas de comunicación oral y escrita. Espíritu creativo, proactivo, dinámico y con capacidad de trabajo en equipo. Habilidad para trabajar bajo estrés y saber establecer prioridades. Competencias Funcionales: Capacidad analítica y de síntesis. Rigurosidad y orden en el trabajo. Discreción, iniciativa e interés por temas sociales. Capacidad para manejar información sensible y bases de datos. Habilidad para trabajar con supervisión mínima, eficiencia, competencia e integridad. Disponibilidad para aprender. V. Requisitos de Contratación Educación: Estudios universitarios a nivel Licenciatura (indispensable) en alguna disciplina de las ciencias económicas y financieras, tales

5 como: Auditoría o Administración de Empresas. Se considerará positivamente la formación adicional en planificación estratégica y/o administración, diseño y monitoreo de proyectos y programas, así como en adquisición de bienes y contratación de servicios. Experiencia: Experiencia laboral general mínima y probada de ocho años. Experiencia laboral específica mínima y probada en la administración proyectos y/o programas dependientes de organismos internacionales de seis años. Experiencia laboral específica mínima y probada en la administración de proyectos y/o programas financiados con recursos provenientes de la cooperación internacional de seis años. Se valorará favorablemente la experiencia laboral específica y probada en la realización de procesos de adquisición bajo la normatividad del PNUD. También se valorará favorablemente el contar con delegación del PNUD para la realización de procesos de adquisición por lo menos hasta US$ Idiomas: Otros conocimientos específicos: Buen manejo de Español (escrito y hablado) y buen nivel de inglés (probado) como idiomas de trabajo. Conocimiento de la normatividad de adquisiciones del PNUD y contar con delegación del PNUD para la realización de procesos de adquisición (deseable). Se valorara favorablemente el conocimiento del sistema ProFi. Conocimiento de las políticas de recuperación de costos en el Sistema de Naciones Unidas y en la UNODC (deseable). Conocimiento de la normatividad del Sistema de Naciones Unidas. Solvente manejo de Microsoft Office a nivel de usuario.