Manual de Implementación del módulo de Contabilidad en Openbravo ERP. Como sabemos una de las características más importantes de un ERP es la capacidad de poder administrar de forma integrada la contabilidad de nuestra empresa lo cual permite tener beneficios en la trazabilidad de la información, auditoría de las transacciones y eficiencia en los procesos contables de nuestra empresa. Sin embargo el proceso de pasar de un modelo de contabilidad tradicional a un modelo en el cual llevamos la contabilidad de forma integrada en nuestro ERP no es un proceso sencillo. En este manual hemos diseñado un proceso de 16 pasos los cuales al cumplirnos nos garantiza que hemos configurado e implementado la contabilidad en nuestro sistema ERP de forma exitosa. A continuación enlistamos estos pasos y seguido a ello describimos detalladamente cada uno de ellos: 1. Introducción y pasos previos. 2. Asegurarnos de tener al día los saldos de nuestras cuentas financieras ( Bancos y Cajas ) e Inventarios 3. Eliminar todos los registros contables contables previos 4. Actualizar nuestro Catálogo de Cuentas de acuerdo a las necesidades de la empresa. 5. Alta o actualización de Activos fijos y generación de su depreciación. 6. Validación y Configuración las transacciones con Impacto contable. 7. Elegir una fecha de inicio y cerrar todos los períodos anteriores a la fecha seleccionada. 8. Ejecución del proceso de Contabilización 9. Registro de pólizas manuales necesarias. 10. Validar la contabilización de los documentos y resolver incidencias en aquellos que no hayan podido contabilizarse. 11. Validación de cuadre de Balanza de Comprobación 12. Consulta de Estado de Resultados, Balance General y validación de cuadre entre ambos. 13. Carga de saldos contables ( balanza ) histórico. 14. Programación y calendarización del proceso de contabilización automática
Introducción y pasos previos Antes de iniciar con el proceso de implementación del módulo contable es muy importante entender la forma en la que cambiará nuestro proceso de contabilización al contabilizar dentro de un sistema ERP vs llevar la contabilidad en sistemas separados. En términos muy generales existen dos maneras de llevar la contabilidad de nuestra empresa: Sistema Administrativo + Sistema Contable ( Contpaq, Aspel, Otros ) En este modelo se cuenta con un sistema administrativo donde se llevan todas o algunas de las siguientes tareas: Facturación de Ventas, Egresos, Inventarios, Tesorería entre otros; sin embargo la contabilidad de la empresa se lleva en un sistema distinto (Ej. Contpaq, Aspel,Otros) ya sea de manera interna o con el apoyo de un despacho o contador externo. Bajo este esquema el sistema Administrativo solo cumple con la tarea de entregar los reportes necesarios para que los responsables del sistema contable puedan realizar los registros de manera posterior y generalmente de forma manual. Sistema ERP Integrado Por otro lado un sistema ERP es sistema administrativo integral (ERP) donde se llevan a cabo las tareas de Facturación de Ventas, Egresos, Inventarios, Tesorería entre otros incluyendo el módulo contable donde éste actúa como reflejo de la operación de la misma y no como un proceso posterior. Lo anterior implica que en términos prácticos bajo este modelo cada uno de los usuarios al trabajar sobre sus áreas de responsabilidad estará generando la contabilidad en los casos que aplique de forma automática llevando al área contable a tomar un rol de auditor y responsable de configurar el sistema para que este realice la contabilidad de la forma que se requiere de forma automática. Esta es una tarea sin duda retadora al inicio del proyecto pero sin duda facilita el trabajo del área contable en el mediano y largo plazo. La forma en que Openbravo ERP es capaz de ejecutar la contabilidad de las distintas transacciones que tienen un impacto contable es través de plantillas contables preconfiguradas para cada una de estas transacciones. Antes de entrar más a fondo es probable que en este momento se haga algunas preguntas como A que se refiere con transacciones?, Por qué no todas las transacciones tienen impacto contable? Una transacción es una acción, un documento o un paso de un proceso de negocio dentro del sistema por el cual se realizará una acción de negocio, por ejemplo: Orden de Venta, Factura de
Venta, Entrada de Mercancía, Movimiento de mercancía, etc. Por otro lado para entender por que no todas las transacciones contables tienen un impacto contable pongamos el siguiente ejemplo. Para ejemplificar los 3 conceptos anteriores, se pone como ejemplo un proceso de Venta al Mayoreo el cual podría estar compuesto de un proceso de 3 pasos: 1) Orden de Venta 2) Factura de Venta 3) Salida ( Entrega de la Mercancía ) En el caso anterior cada uno de estos pasos representa una transacción pero solo 2 de ellos tienen un impacto contable ( Factura y Salida ) debido a que la orden de venta no tiene por definición un impacto contable es decir no es necesario contabilizarla. En este ejemplo, cuando los usuarios realizan un proceso de venta mayoreo el sistema buscará contabilizar las transacciones de Factura de Venta y Salida de Mercancía en base a 2 cosas: una plantilla preestablecido de la póliza para cada transacción y el valor de las variables de este formato. Para ejemplificar tomaremos el ejemplo de una proceso de Venta de Mayoreo de 10 filtros con un valor ficticio de $1000 + IVA cada uno. Este es un proceso de 3 transacciones en dónde solo 2 de ellos tienen un impacto contable. 1. Orden de Venta --- No aplica, No tiene un impacto contable --- 2. Factura de Venta En el caso de la Factura de Venta si existe un impacto contable y el sistema intentará contabilizar en base al seguimiento de una plantilla de póliza preestablecida en la cual existen existen dos tipo de de variables Cuentas contables: Son las variables que representan las cuentas contables que se usarán en cada asiento. ( Naranjas ) Montos a contabilizar : Monto de cada asiento según sea el caso. ( Azules ) DEBE HABER [Cuenta del Cliente] [Valor total de la venta incluyendo Impuestos] [Cuenta de Ingreso del o los Producto(s)] [Cuenta del Impuesto por Cobrar] [Precio de Venta del producto sin Impuestos ] [Importe del Impuesto]
Tomando el ejemplo del apartado anterior entonces tenemos que los montos de los asientos podemos reemplazarlos de la siguiente forma: DEBE HABER [Cuenta del Cliente] $1,160 [Cuenta de Ingreso del Producto ] [Cuenta del Impuesto por Cobrar] $1,000 $160 Para colocar las variables de las cuentas contables ( valores en naranja ) entonces tenemos que ir a consultar las cuentas por defecto que correspondan. En esto caso quedando de la siguiente forma: [Cuenta del Cliente]: Para obtener el valor de esta variable, la cuenta del cliente, el sistema buscará a que cliente se le está realizando la venta y con ello buscará la cuenta de activo configurada para este dicho cliente, esta cuenta es un valor que el usuario tendrá que ingresar en la configuración del cliente [Cuenta de Ingreso del Producto]: De la misma forma para la cuenta de ventas del producto el sistema buscará que producto o productos se están facturando y en ellos buscará la cuenta de ingreso que tenga configurada cada uno de ellos y esta será la cuenta o las cuentas que utilizará. [Cuenta del Impuesto por Cobrar]: Por último y de la misma forma el sistema buscará los impuestos que se están utilizando en la factura y la cuenta contable que éste tenga configurada cada uno de ellos para su provisión. 3. Salida de la Mercancía Al igual que la Factura de Venta, la transacción de Salida de Mercancía también tiene un impacto contable que en este caso su impacto o caída contable está basada en el siguiente plantilla de póliza contable: DEBE HABER [Cuenta de Costo de Ventas] [Costo total de los productos entregados] [Cuenta del Almacén] [Costo total de los productos entregados]
Continuando con el ejemplo anterior y en un supuesto en el que el costo de el filtro venido sea de $600 entonces podemos reemplazar los valores de la siguiente forma: DEBE HABER [Cuenta de Costo de Ventas] $600 [Cuenta del Almacén] $600 Para colocar las variables de las cuentas contables ( valores en naranja ) entonces tenemos que ir a consultar las cuentas por defecto que correspondan; en esto caso quedando de la siguiente forma: [Cuenta de Costo de Ventas]: Para obtener el valor de esta variable, el sistema buscará el producto o los productos a los cuales se les está dando salida y en base a ellos buscará cual ha sido la cuenta configurada para Costo de Ventas de dichos productos, la cual podemos configurar dentro del catálogo de productos dentro de su pestaña de Contabilidad. [Cuenta de Almacén]: Para obtener el valor de esta variable, el sistema buscará el almacén desde donde se le están dando salida a los productos y de la misma forma que los productos los almacenes tienen una pestaña de Configuración Contable en donde podremos configurarlos cual es la cuenta a utilizar para cada almacén. En base a la explicación previa y para efectos prácticos dentro de este manual documentamos el impacto contable de cada documento de la siguiente manera: Factura de Venta. DEBE HABER [Cuenta del Cliente] [Valor total de la venta incluyendo Impuestos] [Cuenta de Ingreso del o los Producto(s)] [Precio de Venta del producto sin Impuestos ] [Cuenta del Impuesto por Cobrar] [Importe Impuesto] del
Configuración de cuentas: [Cuenta del Cliente]: Clientes > Contabilidad > Cuenta de Activo del Cliente [Cuenta de Ingreso del Producto(s)]: Productos > Contabilidad > Cuenta del Ingreso [Cuenta del Impuesto por Cobrar]: Rangos de Impuesto > Contabilidad > Impuesto Repercutido Las transacciones generadas en el sistema se pueden contabilizar básicamente de 3 maneras: automática programada o manual. Contabilización Manual ( Documento por Documento ). La contabilización manual permite a los usuarios que tengan los permisos necesarios contabilizar manualmente transacción por transacción haciendo un click en el botón de Contabilizar en cada una de las transacciones. Este método por la carga de trabajo que representa no es usual sin embargo representa una muy buena herramienta cuando se están realizando pruebas sobre la configuración de las mismas. Contabilización masiva por Programación Periódica. Este método permite configurar en el sistema un proceso que se ejecutará de forma automática cada cierto tiempo contabilizando todos los documentos completados que estén pendientes de contabilizar y para los cuales su periódo contable se encuentre abierto. Contabilización Masiva por Ejecución Manual : Este método, al igual que anterior, permite contabilizar todos los documentos pendientes para todos aquellos periodos abiertos de forma masiva y automática, sin embargo a diferencia del método anterior éste no se hace por medio de una calendarización del proceso sino que este es ejecutado manualmente por el usuario. Revisión del impacto contable de una transacción Procesamiento de Peticiones
Asegurarnos de tener al día los saldos de nuestras cuentas financieras ( Bancos y Cajas), e Inventarios. Habiendo entendido la naturaleza de los registros contables en el apartado anterior deberemos de entonces entender a que la contabilidad dentro Openbravo ERP actúa como un reflejo de nuestras operaciones del resto de las áreas del negocio, por lo cual uno de los primeros pasos a realizar consiste precisamente en asegurarnos que el 100 % de nuestras transacciones estén previamente registradas en el mismo. Al día. Una manera práctica de asegurarnos que así sea, consiste en el validar que nuestras cuentas financieras ( bancos y cajas ) dentro del sistema reflejan la realidad de nuestros saldos reales, y por otro lado nuestros inventarios reflejan también la realidad de nuestros almacenes. Al hacer esto, nos aseguraremos de una forma natural que todas las transacciones han sido registradas en el sistema. Al asegurarnos que nuestros bancos y cajas estén al día nos aseguramos que todos los ingresos y egresos están al día en el sistema; mientras que al cuadrar nuestros inventarios nos aseguramos que todas las transacciones de entrada y salida de mercancía han sido también registradas. Para lo anterior solo existe una excepción y esta consiste para aquellas ventas, gastos o compras provisionadas que no hayan sido efectivamente cobradas o pagadas, es decir que hayan sido ventas o compras realizadas a crédito registradas en el sistema. Cabe señalar que más allá del objetivo de esta guía, la implementación del módulo de contabilidad, es de suma importancia validar por medio de estos métodos naturales que todas las operaciones de nuestra empresa están siendo registradas en el sistema; sin embargo en el caso en que nos encontremos en una situación en la cual estos datos no se encuentran al día, entonces tendremos que realizar ajustes necesarios para estarlo y a partir de ese momento tomar las medidas necesarias en la operación de nuestra empresa para mantener el registro de dichas operaciones al día. Un buena práctica aproximación para estos casos consiste en lo siguiente: BANCOS Y CAJAS 1. Seleccionar la fecha de inicio sobre la cual estaremos iniciando las operaciones contables de nuestro sistema. ( Ej. 1 de Enero del 2015 ) 2. Revisar nuestros saldos reales y teóricos ( sistema ) de nuestros Bancos y Cajas a este día. 3. Por medio de un concepto contable realizar una egreso o ingreso en nuestros bancos de tal forma que empatemos los saldos del sistema a la realidad, este deberá de realizar con fecha del día último del periodo inmediato anterior elegida (Ej. Si nuestro saldo real de una cuenta bancaria es de $1,000,000 y nuestro sistema indica que tenemos $8,000,000 por que nunca hemos registrado los egresos en el mismo entonces tendremos que realizar un egreso por $7,000,000 con fecha del 31/Dic/2014 utilizando un concepto contable desde el Módulo de tesorería)
4. El proceso anterior deberá de realizarse para cada banco y caja que tengamos registrado en nuestro sistema. 5. A partir de este punto deberemos de ser cuidadosos en el aseguramiento de que todos los ingresos y egresos se registran en el sistema de manera ordinaria y asegurarnos por medio de conciliaciones periódicas ( Ej. Diario, Semanal y/o Mensual ) que así suceda. *Es importante realizar los ajustes con fecha del periodo anterior que no estamos contabilizando. Registro de egresos e ingresos vía conceptos contables. Conciliación bancaria INVENTARIOS 1. Seleccionar la fecha de inicio sobre la cual estaremos iniciando las operaciones contables de nuestro sistema. ( Ej. 1 de Enero del 2015 ) 2. Revisar nuestros saldos reales y teóricos (sistema) de nuestros inventarios en cada uno de nuestros almacenes. 3. Por medio de un ajuste de inventario empatar los inventarios del sistema a nuestros inventarios reales, este deberá de realizarse con fecha del día último del periodo inmediato anterior elegida. ( Ej. Si el inventario de uno de nuestros almacenes es de 100 unidades y el sistema nos indica un inventario de 90 unidades, deberemos de realizar un ajuste para ajustarlo a 100. La fecha del ajuste deberá de ser del día 31/Dic/2014 en base al ejemplo anterior ) 4. El proceso anterior deberá de realizarse para cada uno de nuestros almacenes que cuente con diferencias. 5. A partir de este punto deberemos de ser cuidadosos en el aseguramiento de que todos nuestras operaciones de inventario se registren en el sistema de manera ordinaria y asegurarnos por medio de conteos cíclicos ( Ej. Diario, Semanal y/o Mensual ) que así suceda. * Es importante que al momento de realizar nuestro ajuste de inventario indiquemos el costo en pesos de la mercancía ajustada. Ajustes de Inventario y Conteos Cíclicos
Eliminar todos los registros contables contables previos Antes de continuar con el proceso de implementación del módulo de contabilidad deberemos de asegurarnos que no existan registros contables ( pólizas ) previos en el sistema que existan ya sea por esfuerzos previos de implementación de contabilidad, pruebas o errores que hayamos hecho en el pasado. Para asegurarnos que no existan registros contables previos bastará con revisar nuestra Balanza de Comprobación, tomando como rango de fecha inicial la fecha en que hayamos iniciado operaciones en el sistema hasta el día hayamos elegido para iniciar las operaciones contables. Actualmente, para el modelo de sistema hospedado como servicio en el que se encuentra en el sistema y por el grado de requerimiento de recursos en el sistema que esta implica, en el caso que necesitemos eliminar de forma masiva pólizas contables de un periódo determinado deberemos de realizar una petición de ello al equipo de soporte, ésto haciendo una solicitud de ello vía nuestro canal de soporte en http://soporte.tegik.com De esta forma nos aseguraremos que no existen registros previos contables de ensucien nuestra información contable/financiera. Balanza de Comprobación. Descontabilización masiva de registros contables Aplicación manual de contabilidad _ descontabilización manual Actualizar nuestro Catálogo de Cuentas de acuerdo a las necesidades de la empresa. El primer paso para poder generar nuestros registros contables dentro de Openbravo ERP consiste asegurarnos que el catálogo de cuentas configurado en el sistema sea el correcto, el que nosotros como empresa decidimos utilizar. Al inicio cada proyecto existe la posibilidad de carga éste catálogo de forma inicial, sin embargo si este no se entregó o simplemente se decidió no hacerlo para dejarlo en una etapa posterior el sistema contará con un catálogo demo o dummy que no será precisamente el que la empresa desee; para arreglar esto existen dos opciones: Editarlo de Forma Manual o borrar el actual y realizar una Carga Masiva desde una plantilla de Excel.. Edición Manual. La edición manual consiste en ir directamente a la transacción llamada Árbol de Cuentas dentro de Openbravo ERP y editar, borrar o crear nuevas cuentas de forma manual hasta llegar al objetivo deseado, esta opción es útil cuando los cambios no son mayores por lo cual el tiempo invertido en hacer este proceso no será mayor.
Carga Masiva desde Plantilla de Excel. Por otro lado en el caso que los cambios al catálogo de cuentas sean mayores es más práctico borrar por completo el catálogo de cuentas actual por completo y proceder a hacer una carga masiva de nuestro catálogo de cuentas el cuál deberemos de entregarlo en un formato preestablecido de excel. Si este fuera el caso deberemos de realizar una solicitud de ello vía el portal de soporte. Catálogo Contable: Altas, Bajas y Cambios de Cuentas Contables Carga Masiva del catálogo contable. Consideraciones importantes al diseñar nuestro catálogo de cuentas para operación en Openbravo ERP Alta o actualización de activos fijos y generación de su depreciación. Openbravo ERP cuenta con un módulo de activo fijo que nos permite a tener un mejor control de nuestros activos fijos al mismo tiempo que nos ayuda a calcular y generar la depreciación correspondiente que estos generan mes trás mes de forma automática. Un paso importante dentro de la implementación de la operación contable dentro de Openbravo ERP consiste en asegurarnos que tenemos dados de alta este catálogo de activos dentro del sistema y los saldos por depreciar de los mismos se encuentren al día de tal forma que cuando generemos las pólizas de depreciación éstas se generen de forma correcta. En el caso que no tengamos dados de alta nuestros activos o que la información esté incorrecta, deberemos de asegurarnos de ejecutar los siguientes pasos para poner nuestros activos al día: 1. Eliminar registros previos de activos fijo s.- En el caso que contemos con información de activos fijos dada de alta en nuestro sistema, ya sea por esfuerzos previos de implementación o activos previamente cargados, será necesario eliminarlos para partir de un catálogo en cero. 2. Crear las categorías de activo que sean necesarias y configurar sus cuentas contables por defecto.- Antes de dar de alta nuestro catálogo de activos deberemos de asegurarnos de crear las categorías que agrupan nuestros activos, este desde el menú de Categorías de Activo ( Ej. Equipo de Transporte, Mobiliario y Equipo ). Dentro de estas categorías deberemos de configurar cuáles son cuentas por defecto para cada grupo o categoría de activo ( Depreciación y Depreciación Acumulada ), lo anterior dentro de la pestaña de Contabilidad de cada uno de ellos. 3. Dar de alta nuestros activos con su valor por depreciar al día. - Una vez que hayamos dado de alta las categorías de activo deberemos de dar de alta cada uno de nuestros activos dentro de las transacción de Activo Fijo al mismo tiempo que generamos su plan de amortización
en base a las reglas que se haya configurado de cada uno de ellos. ( Consultar el manual de Alta de Activos Fijos ). Es importante recalcar que las cuentas contables de Depreciación y Depreciación Acumulada de nuestros activos será heredada por la configuración que hayamos realizado en las categorías que los agrupen sin embargo estas las podremos cambiar a nivel individual en cada uno de nuestros activos si así lo requerimos. 4. Procesar póliza de Depreciación correspondiente al mes en operación. Una vez que hayamos dado de alta nuestros activos el sistema automáticamente calculará las depreciaciones de todos los activos agrupandolas por el mes de la depreciación que corresponda de tal forma que nuestra tarea se limite a la revisión y el procesamiento de cada una de las depreciaciones mensuales. Para procesar cada las depreciaciones mensuales deberemos de ir a la transacción Depreciación dentro del módulo de activos y localizar el registro correspondiente al mes en operación que deseamos contabilizar ( Ej. Enero 2015 ) Activos y Depreciación Carga Masiva de Activos Fijos Validación y Configuración de las transacciones con impacto contable. Estando en este punto y habiendo entendido como funciona la contabilidad dentro de Openbravo ERP, este paso de la implementación consiste entonces precisamente en conocer cuales son las transacciones que tienen un impacto contable dentro de toda la operación de Openbravo ERP, conocer cuál es la plantilla de póliza de cada una de ellas y en base a esto hacer la configuración necesaria de las nuestras contables por defecto. En el siguiente documento enlistamos todas y cada uno las transacciones que existen en el sistema agrupadas por proceso funcional, señalamos cuáles de ellas tienen un impacto contable y el lugar donde se realizará la configuración de las cuentas por defecto para cada una de ellas. Plantillas de Pólizas Contables por Transacción ( Archivo anexo ) Además hemos creado una matriz que nos permitirá identificar las cuentas que tenemos que configurar en el sistema, lo anterior por póliza contable y por transacción de consulta. Matriz de Configuración Contable ( Archivo anexo )
Elegir una fecha de inicio y cerrar todos los períodos anteriores a la fecha seleccionada. Una vez que se generen los procesos de contabilización el sistema buscará contabilizar todas las transacciones completadas en el pasado y buscará contabilizarlas; sin embargo para fines prácticos solo estaremos interesados en que el sistema contabilice las transacciones a partir de la fecha en que hemos decidido llevar nuestra contabilidad en nuestro ERP; por lo tanto para evitar que el sistema contabilice transacciones en periodos anteriores deberemos de asegurarnos que los periodos previos estén debidamente cerrados antes de ejecutar el proceso de contabilización. 2015. Para efectos prácticos de esta guía supondremos una fecha de inicio como el 1 de Enero del En este escenario es probable que existan transacciones en nuestro sistema con una fecha anterior ( Diciembre 2014, Noviembre 2014, etc ) en las cuales no estamos interesados generar un impacto contable; es decir que solo queremos que el sistema contabilice a partir del 1 de Enero del 2014. Para ello lo que deberemos de hacer es Cerrar los Periodos previos a esta fecha ( 2014, 2013, 2012 etc ); y así de esta manera el sistema solo contabilizará aquellos períodos que dejemos abiertos ( 2015 ). Calendario y control de periodo
Ejecución del Proceso de Contabilización Si hemos llegado hasta este punto significa que hemos realizado toda las operaciones que garanticen que tenemos todas las transacciones de nuestro sistema registradas al día y que hemos hecho las configuraciones necesarias de nuestras cuentas contables para cada una de ellas; por lo cual estaremos listos para ejecutar los procesos que nos permitan generar la contabilidad de estas transacciones. Para realizar esto, como hemos mencionado antes en la introducción de esta guía, existen básicamente 3 métodos para contabilizar nuestras transacciones. Contabilización Manual ( Documento por Documento ). La contabilización manual permite a los usuarios que tengan los permisos necesarios contabilizar manualmente transacción por transacción haciendo un click en el botón de Contabilizar en cada una de las transacciones. Este método por la carga de trabajo que representa no es usual sin embargo representa una muy buena herramienta cuando se están realizando pruebas sobre la configuración de las mismas. Contabilización masiva por Programación Periódica. Este método permite configurar en el sistema un proceso que se ejecutará de forma automática cada cierto tiempo contabilizando todos los documentos completados que estén pendientes de contabilizar y para los cuales su periodo contable se encuentre abierto. Contabilización Masiva por Ejecución Manual : Este método, al igual que anterior, permite contabilizar todos los documentos pendientes para todos aquellos periodos abiertos de forma masiva y automática, sin embargo a diferencia del método anterior éste no se hace por medio de una calendarización del proceso sino que este es ejecutado manualmente por el usuario. Al ejecutar el proceso seleccionado, el sistema estará generando las pólizas correspondientes a cada una de las transacciones que tienen un impacto contable en base a las plantillas preestablecidas para cada área. Aplicación manual de contabilidad - descontabilización manual Contabilización masiva por ejecución manual Procesamiento de Peticiones
Registro de pólizas manuales necesarias La intención de un sistema ERP es poder generar pólizas de forma automática como reflejo de nuestra propia operación, sin embargo siempre existen casos particulares en los que deberemos realizar una póliza manua. Algunos ejemplos de estos casos son: Pólizas de Ajuste Reclasificación de cuentas Nómina Previsión de Impuestos. Etc. Para estos caso deberemos de dirigirnos a la transacción Asientos Manuales dentro del menú Contabilidad en su sección de transacciones Registro de asientos manuales Validar la contabilización de los documentos y resolver incidencias en aquellos que no hayan podido contabilizarse Ya que hemos ejecutado el proceso contable y aplicado pólizas manuales (en caso necesario), es importante validar que la totalidad de los documentos se hayan procesado correctamente esto con el fin de resolver aquellas incidencias por las cuales el sistema no haya podido contabilizar una transacción determinada. Para hacer esto, dentro del sistema ERP encontraremos un reporte llamado Reporte de transacciones no contabilizadas el cual es una herramienta útil para verificar todas las transacciones que no se contabilizaron en un periódo de tiempo determinado. Esto puede deberse a alguna de las siguientes razones: El producto no tiene una cuenta asignada El tercero ya sea (cliente o proveedor) no tiene una cuenta asignada El impuesto no tiene una cuenta asignada El almacén no tiene una cuenta asignada El concepto contable no tiene una cuenta asignada La cuenta financiera no tiene una cuenta asignada No se tiene un costo asignado o no se esta calculando el costo promedio para un producto.
Nuestra labor consistirá en analizar cada una de estas transacciones en su caso y revisar el origen de error, corregirlo ( Ej. configurar la cuenta que haya faltado o validar un costo de un producto ) y volver a correr el proceso contable para corregir el error. Revisemos el siguiente ejemplo: Contabilizamos el mes de Septiembre 2014 y se ha revisado que una factura de venta no se contabilizó correctamente marcando como error CUENTA INVALIDA. Para verificar el error nos dirigimos al documento y validamos que los elementos que componen la póliza para la factura estén configurados correctamente ya que si una de las cuentas no esta configurada el sistema no podrá procesar la póliza contable del documento. Factura de Venta. DEBE HABER [Cuenta del Cliente] [Valor total de la venta incluyendo Impuestos] [Cuenta de Ingreso del o los Producto(s)] [Precio de Venta del producto sin Impuestos ] [Cuenta del Impuesto por Cobrar] [Importe Impuesto] del Si este es uno de nuestros casos,deberemos enlazar las cuentas contables correctas para corregir el error. Posteriormente aplicamos el proceso de contabilización manual directo en los documentos que hemos detectado o de forma masiva para que se apliquen los cambios ya modificados si el error se replica en otras transacciones similares. Este proceso lo debemos de repetir hasta que el total de nuestras transacciones este 100% contabilizados y no tengamos ningún documento sin contabilizar; este es el fin último de este paso. Contabilización manual y Descontabilización manual Reporte de transacciones no contabilizadas Plantillas de Pólizas Contables por Transacción
Validación de cuadre de Balanza de Comprobación Después de validar que toda la información esté contabilizada y aplicar las correcciones necesarias para no tener documentos no procesados contablemente, es recomendable aplicar ciertas validaciones haciendo uso de los reportes financieros entre ellos la Balanza de comprobación. Este reporte reporte nos permite hacer las comprobaciones básicas como: - Igualdad /Balanza debe y haber. - Cargos y Abonos del periódo - Validar todas las cuentas que fueron o no afectadas.. Esta serie de validaciones nos ayudan a tener controladas todas las transacciones y comprobar el funcionamiento correcto de nuestros procesos y obtener los resultados contables de nuestras operaciones. Balanza de Comprobación Auxiliar /Libro Mayor Diario de asientos Consulta de Estado de Resultados, Balance General y validación de cuadre entre ambos Continuando con las validaciones, podemos apoyarnos por dos reportes financieros y así cuadrar la información que presentan cada uno de ellos: Estado de Resultados: este documento muestra detalladamente los ingresos, los egresos y el beneficio o pérdida que ha generado la empresa durante un periodo de tiempo determinado. Este reporte nos permite comparar los resultados de un periodo con otros anteriores y visualizar la información de forma anual, esto con el fin de observar las variaciones debido a aumentos o disminuciones y revisar a detalle que cuentas componen dichos resultados. Balance General: este documento muestra los activos,pasivos y el patrimonio neto de una empresa durante un periodo de tiempo determinado. Es importante resaltar que dichos reportes estan configurados para proyectar el resultados de las cuentas en base a la configuración de sus niveles contables y a la naturaleza de la cuenta, esto lo definimos directamente en nuestro árbol contable. Reporte de estado de resultados
Reporte de Balance General Auxiliar /Libro Mayor Diario de asientos Consideraciones importantes al diseñar nuestro catálogo de cuentas para operación en Openbravo ERP Carga de saldos contables ( balanza ) histórico Dentro del sistema podemos comenzar partiendo de tener un saldo 0 en las cuentas contables o bien cargando la información de saldos iniciales al día del inicio de operaciones contables dentro del ERP. Por ejemplo, el día de arranque de nuestras operaciones después de la implementación es el 1 de octubre de 2014 y deseamos cargar la información de saldos contables sólo del mes anterior, para ello en este caso se debe migrar la información de saldos al día 31 de septiembre del presente año. Si se desea migrar los saldos contables se puede realizar a de dos formas: editarlo de Forma Manual o realizar una Carga Masiva desde una plantilla de Excel.. Edición Manual. La edición manual consiste en ir directamente a la transacción llamada Asientos Manuales dentro de Openbravo ERP y agregar los registros con la información de la cuenta y el saldo correspondiente a cada una de ellas. Estos registros se realizan por cada periodo corresponden a un mes. Carga Masiva desde Plantilla de Excel. Por otro lado, si se desea procesar mucha información por el úmero de cuentas, esta información puede ser cargada de forma masiva desde una plantilla de excel. Si este fuera el caso deberemos de realizar una solicitud de ello vía el portal de soporte. Registro de Asientos manuales Auxiliar /Libro Mayor Programación y calendarización del proceso de contabilización automática Una vez validado la información y realizado las comprobaciones necesarias para corroborar que cada uno de los elementos involucrados estén ligados correctamente a cada cuenta contable y las configuraciones sean las correctas, dentro del sistema ERP podemos programar nuestro proceso de contabilización automática y con ello agilizar las operaciones contables.
Esta programación y calendarización puede estar diseñada en base a nuestra necesidad de información basándonos en la frecuencia con la que se requiera consultar y auditar resultados contables. Para programar su proceso contable de forma periódica deberemos de realizar una solicitud de ello vía el portal de soporte.