OUTLOOK EXPRESS Curso de Outlook Express elaborado por KZgunea se encuentra bajo licencia Creative Commons de Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual_3.0_ (CC-BY-NC-SA_3.0)
Índice del curso 1. INTRODUCCION... 4 1.1. Introducción... 4 2. OUTLOOK EXPRESS... 4 2.1. Abrir Oultook Express... 4 2.2. Escribir un mensaje... 5 2.3. Leer un mensaje... 5 2.4. Responder un mensaje... 6 2.5. Reenviar un mensaje... 7 2.6. Adjuntar archivos... 8 2.7. Crear carpetas... 9 2.8. Ordenar los mensajes... 10 2.9. Copiar o mover mensajes con el menú contextual... 11 2.10. Borrar un mensaje... 12 2.11. Añadir un contacto a la libreta de direcciones... 12 2.12. Otra forma de añadir un contacto a la libreta... 13 2.13. Exportar la libreta de direcciones a otro ordenador... 14 2.14. Establecer prioridad alta para un mensaje... 15 2.15. Modificar tipografía de los mensajes por defecto... 16 2.16. Bloquear mensajes de determinado remitente... 17 2.17. Configurar Out. para que incluya el texto original en una respuesta. 18 2.18. Configurar Outlook para que no se conecte al abrir... 18 2.19. Configurar Outlook para que vacíe elementos eliminados al salir...19 2.20. Crear una firma automática... 20 2.21. Crear una lista de distribución... 21 2.22. Establecer una regla... 22 2.23. Diseñar un mensaje... 23
Outlook Express es un curso acerca del manejo de gestores de correo que nos ayudara a saber utilizar correctamente nuestro correo electrónico. 1. INTRODUCCION 1.1. INTRODUCCIÓN Enviar correo a través de todo el país puede llevarle varios días, y varias semanas si se trata de mandarlo alrededor del mundo. Para ahorrar dinero y tiempo, usamos el correo electrónico. Es rápido, fácil de usar y mucho más barato que la oficina de correos. Qué es el correo electrónico? En su forma más sencilla, el correo electrónico es un mensaje electrónico enviado desde un ordenador a otro. Usted puede enviar o recibir mensajes relacionados con su trabajo, incluso archivos vinculados (adjuntados), como imágenes u otros documentos. Puede también enviar programas. De la misma manera que una carta hace escalas en diferentes oficinas de correos a lo largo de su camino, el correo electrónico pasa de un ordenador a otro mientras es dirigido a lo largo de la red. Cada ordenador lee la dirección de correo electrónico y lo dirige a otro computador hasta que finalmente alcanza su destino. Entonces es guardado en un buzón electrónico. Con Internet este proceso lleva por lo general unos pocos minutos, permitiéndole comunicarse con millones de personas alrededor del mundo de manera fácil y rápida a cualquier hora del día o de la noche, y al coste de una llamada local. El correo electrónico es una herramienta que puede acelerar el proceso de comunicación con las diversas personas con quien mantiene contacto. Como tal, esta herramienta tiene sus pros y contras, será su capacidad personal la que hará que funcione como espera. 2. OUTLOOK EXPRESS 2.1. ABRIR OULTOOK EXPRESS 1. En este curso veremos los tres procedimientos posibles para abrir el Outlook Express. 2. Al instalarse, el Outlook Express crea un acceso directo en el Escritorio. Una de las formas de abrir el programa, es hacer doble clic sobre dicho acceso directo. 3. Otra forma, es hacer clic sobre el icono ubicado en la barra de Acceso Rápido (a la dere cha del botón Inicio) 4. Por último, puede acceder abriendo el menú "Inicio", seleccionando la opción "Programas" y por último "Outlook Express". 5. Ya sabe cómo acceder al Outlook Express, el administrador de correo electrónico y grupos de noticias de Microsoft.
2.2. ESCRIBIR UN MENSAJE 1. Después de abrir el programa, lo primero que debe hacer para escribir un mensaje es presionar el botón Crear correo en la barra de Herramientas. Se abrirá una ventana para redactar el texto. 2. En el campo Para, ingrese la dirección electrónica del destinatario. Si desea enviar el mensaje a más de una persona, ingrese las direcciones, separadas por un punto y coma (;). 3. Utilizando el cuadro CC puede enviar copias del mensaje. 4. Si desea, presionando el botón Para, se abrirá su lista de direcciones, desde donde puede seleccionar el o los destinatarios de su mensaje de una lista. 5. En el cuadro Asunto, escriba el tema o título del mensaje que enviará. 6. A continuación vaya al cuerpo principal del mensaje y escriba el contenido tal y como si estuviera usando un procesador de textos. Cuando termine, haga clic en el botón Enviar. 2.3. LEER UN MENSAJE 1. Con la conexión a Internet ya establecida, abra Outlook Express y se bajarán automáticamente los mensajes del servidor. Si no es así, haga clic en "Enviar y recibir". 2. En el sector izquierdo de la pantalla verá la lista de carpetas. Al lado de "Bandeja de Entrada" aparece un número que dice cuántos mensajes quedan sin leer. Para abrirlos, haga clic sobre el nombre de la carpeta. 3. En el sector derecho, la pantalla se dividirá horizontalmente por la mitad. En la parte de arriba verá el título y remitente del mensaje y en la de abajo el texto. 4. Los mensajes que aún no han sido leídos se muestran con la tipografía en negrita. Para leer un mensaje, haga doble clic sobre el título del mismo. 5. Si desea cerrarlo, vaya a "Archivo", "Cerrar". 6. Para recorrer uno por uno los mensajes de la Bandeja de Entrada, deberá utilizar las flechas del teclado o seleccionando, con el puntero del ratón, el próximo mensaje que quiera leer.
2.4. RESPONDER UN MENSAJE 1. Outlook Express nos permite responderle automáticamente al emisor de un mensaje, siguiendo "el hilo" del texto recibido, y evitando buscar la dirección del autor en la libreta de direcciones. 2. Para responder un mensaje, si está cerrado, primero debemos seleccionarlo haciendo un clic sobre su título. 3. El segundo paso es simplemente hacer clic en el icono de la barra de herramientas con una persona y una flecha apuntando a la izquierda (botón "Responder"). 4. Se abrirá una ventana que contiene el texto del mensaje original, y la dirección del destinatario en el campo "Para...". 5. Escribimos el mensaje de respuesta, de la misma manera que si se estuviera escribiendo un mensaje nuevo. 6. Por último, envíe el mensaje al destinatario, haciendo clic sobre el icono "Enviar".
2.5. REENVIAR UN MENSAJE 1. Del mismo modo en que podemos responder automáticamente, Outlook Express nos permite volver a mandar un mensaje que ya teníamos, evitando tener que redactarlo nuevamente. 2. Haga clic en la carpeta "Elementos enviados". Allí tendrá disponibles los mensajes enviados previamente. Seleccione el mensaje a reenviar haciendo un clic sobre su título. 3. Luego, pinche el icono "Reenviar". 4. Se abrirá una ventana que incluye el texto que desea reenviar. Recuerde que puede modificar ese texto o agregar el deseado. 5. Ahora, al finalizar el mensaje, sólo falta completar la dirección del o los destinatarios y, si desea, modificar el título del mensaje. 6. Por último, envíe el mensaje a los destinatarios, haciendo clic sobre el icono "Enviar".
2.6. ADJUNTAR ARCHIVOS 1. En primer lugar, redacte el mensaje. Al finalizar, haga clic en el icono de la barra de herramientas que contiene un clip. 2. Se abrirá una ventana para recorrer su ordenador en busca del archivo que enviará como parte del mensaje. Seleccione el archivo y presione el botón Adjuntar. 3. Note que debajo del renglón de Asunto aparece otro que nos muestra el nombre del archivo adjuntado
4. Una vez confeccionado el mensaje, sólo resta enviarlo mediante el botón Enviar. 5. Recuerde que hay muchas cuentas de correo que contienen límite de espacio. Si el archivo es de un gran tamaño probablemente el mensaje rebote en su cuenta. 2.7. CREAR CARPETAS 1. Las carpetas de Outlook Express son un buen medio para organizar nuestros mensajes de forma cómoda. 2. Para crear una carpeta dentro de la Bandeja de Entrada, primero debemos hacer un clic sobre ella. 3. Luego, hacemos un clic derecho y elegimos "Nueva carpeta". 4. Ingresamos el nombre correspondiente y presionamos "Aceptar". 5. Ya tenemos nuestra carpeta. Podemos crear tantas como sean necesarias.
2.8. ORDENAR LOS MENSAJES 1. Para que las carpetas sean prácticas debemos guardar en ellas los mensajes que les correspondan. 2. Por eso, resulta muy útil seleccionar varios mensajes haciendo un clic en cada uno mientras se presiona la tecla Ctrl. 3. Luego, podemos hacer clic con el botón derecho del ratón en cualquiera de los mensajes seleccionados y elegir "Mover a la carpeta...". 4. Una vez elegida la carpeta a donde moveremos los mensajes, presionamos "Aceptar". 5. Otra forma de mover los mensajes seleccionados a la carpeta deseada es dando un clic mantenido sobre el asunto de uno de los mensajes y arrastrar hasta la carpeta destino.
2.9. COPIAR O MOVER MENSAJES CON EL MENÚ CONTEXTUAL 1. En este curso veremos cómo copiar o mover mensajes de una carpeta a otra, mediante el menú contextual. 2. Lo primero a hacer es seleccionar los mensajes a copiar o mover. Para eso, seleccione una carpeta y en el panel derecho, marque los mensajes deseados (con clic y la tecla Control ) 3. Una vez que los mensajes están seleccionados, haga clic con el botón derecho y selec cione la opción "Copiar a la carpeta" o "Mover a la carpeta" (según corresponda) 4. Aparecerá una ventana donde puede seleccionar la carpeta destino (o crear una nueva). Luego, pulse "Aceptar".
2.10. BORRAR UN MENSAJE 1. Para eliminar un mensaje, primero debe seleccionar el mismo, haciendo un clic sobre su título. 2. Luego, haga clic sobre el mensaje y arrástrelo, sin soltar el botón, hacia la carpeta lla mada "Elementos eliminados". Otra alternativa es seleccionarlo y presionar Supr. 3. El mensaje aún quedará guardado en el disco, en la "Papelera" del Correo electrónico. Para eliminarlo definitivamente debe acceder a la carpeta "Elementos eliminados" y repetir la operación de borrado. 4. Existe otra manera de realizar el borrado del mensaje, lo seleccionamos desde su asunto y pulsaríamos el botón de eliminar. 2.11. AÑADIR UN CONTACTO A LA LIBRETA DE DIRECCIONES 1. En primer lugar, presione el botón Direcciones de la barra de Herramientas. 2. En la ventana que se abre, pulse el botón Nuevo y, del menú que se despliega, elija Nuevo contacto... 3. Complete los campos Primer nombre y Apellido. 4. En el campo Direcciones de correo electrónico introduzca la dirección e-mail de la persona y presione Agregar para que aparezca en el cuadro inferior. 5. Por último, haga clic en Aceptar. Su nuevo contacto quedará almacenado en su Libreta de direcciones. 6. Si desea eliminar algún contacto, haga clic con el botón derecho sobre el renglón correspondiente y seleccione Eliminar.
2.12. OTRA FORMA DE AÑADIR UN CONTACTO A LA LIBRETA 1. Si desea agregar a su Libreta la dirección de alguien que le ha enviado un mensaje, en principio, haga doble clic sobre el mensaje para que el contenido se muestre en una ventana nueva. 2. Haga clic con el botón derecho sobre el nombre que aparece en el campo De: (correspondiente al remitente del mensaje) y seleccione la opción Agregar a la libreta de direcciones. 3. Se abrirá el cuadro Propiedades del nuevo contacto, y si desea, puede modificar los datos ya existentes o agregar nuevos. 4. Para terminar, presione Aceptar y el nuevo contacto será agregado a la lista de direcciones.
2.13. EXPORTAR LA LIBRETA DE DIRECCIONES A OTRO ORDENADOR 1. Vaya al menú Archivo/Exportar/Libreta de direcciones. Se abrirá la ventana Herramienta para exportar la libreta de direcciones. 2. Seleccione la opción Archivos de texto... y presione el botón Exportar. En el cuadro de diálogo, deberá escribir un nombre para el archivo (que llevará la extensión. CSV) y elegir la carpeta donde se guardará. 3. Hecho esto, verá una caja de diálogo para elegir los campos que desea exportar. Seleccione, por ejemplo, sólo los nombres y la dirección electrónica. Si desea, puede elegir todos los campos que le resulten importantes. 4. Presione el botón Finalizar. El archivo fue creado. Ahora puede copiarlo a un disquete y abrirlo en otro PC por medio de la opción Archivo/Importar/Otra Libreta de direcciones.
2.14. ESTABLECER PRIORIDAD ALTA PARA UN MENSAJE 1. Vaya al menú Archivo/Exportar/Libreta de direcciones. Se abrirá la ventana Herramienta para exportar la libreta de direcciones. 2. Seleccione la opción Archivos de texto... y presione el botón Exportar. En el cuadro de diálogo, deberá escribir un nombre para el archivo (que llevará la extensión. CSV) y elegir la carpeta donde se guardará. 3. Hecho esto, verá una caja de diálogo para elegir los campos que desea exportar. Seleccione, por ejemplo, sólo los nombres y la dirección electrónica. Si desea, puede elegir todos los campos que le resulten importantes. 4. Presione el botón Finalizar. El archivo fue creado. Ahora puede copiarlo a un disquete y abrirlo en otro PC por medio de la opción Archivo/Importar/Otra Libreta de direcciones.
2.15. MODIFICAR TIPOGRAFIA DE LOS MENSAJES POR DEFECTO 1. Podemos modificar la forma en que Outlook Express nos muestra los mensajes. Lo primero que vamos a cambiar es el tipo de letra. 2. Para eso vamos a Herramientas, Opciones. Una vez allí, nos posicionamos en la solapa Leer. 3. Hacemos clic en Fuentes y configuramos la letra. Cuando terminamos presionamos Aceptar. 4. También podemos modificar el tipo de letra con el que enviamos nuestros mensajes. 5. Para eso vamos a Herramientas, Opciones. Una vez allí, nos posicionamos en la solapa Redactar. 6. Hacemos clic en Fuentes y configuramos la letra. Cuando terminamos presionamos Aceptar. 7. A partir de ahora, todos los mensajes se mostrarán con la fuente elegida.
2.16. BLOQUEAR MENSAJES DE DETERMINADO REMITENTE 1. Una forma de evitar los mensajes no deseados es bloqueando los remitentes. 2. Si ya tiene identificada la dirección de quien le está mandando este tipo de correos, seleccione el mensaje y vaya a Mensaje/Bloquear remitente. 3. De esta forma, ya no recibirá más mensajes no solicitados de esa dirección. 4. Yendo a Herramientas/Reglas de mensaje/lista de remitentes bloqueados y seleccionando la ficha Remitentes bloqueados puede ver la lista de direcciones filtradas.
2.17. CONFIGURAR OUTLOOK PARA QUE INCLUYA EL TEXTO ORIGINAL EN UNA RESPUESTA 1. Outlook Express viene configurado por defecto para citar el mensaje original en la respuesta. Pero puede suceder que alguien haya cambiado esa opción, de modo que necesitará volver a configurarla. 2. Despliegue el menú Herramientas y seleccione Opciones... 3. En la ventana que se abre, vaya a la ficha Enviar. 4. Marque la opción Incluir mensaje en la respuesta. 5. Por último, haga clic en Aceptar. A partir de ahora, al responder un mensaje el texto original será incluido. 2.18. CONFIGURAR OUTLOOK PARA QUE NO SE CONECTE AL ABRIR 1. Vamos a ver cómo se configura el Outlook Express para trabajar sin que se conecte al abrir el programa. 2. Despliegue el menú "Herramientas" y seleccione "Opciones". 3. En la ventana que se abre, elija la ficha "General" y desactive el casillero "Comprobar mensajes nuevos cada...". 4. De esta manera, se asegurará que Outlook no intente comunicarse con el servidor de correo cuando se encuentre desconectado. 5. Luego, vaya a la ficha "Enviar" y verifique que la opción "Enviar mensajes inmediatamente" esté desactivada. A partir de ahora, al presionar el botón "Enviar", el mensaje pasará a la Bandeja de salida. 6. Para enviar los mensajes acumulados en la Bandeja de salida, debe presionar el botón "Enviar y recibir" de la barra de herramientas.
2.19. CONFIGURAR OUTLOOK PARA QUE VACIE ELEMENTOS ELIMINADOS AL SALIR 1. Los mensajes borrados permanecen en la carpeta "Elementos eliminados" y siguen ocupando espacio en el disco duro. Por lo tanto, es conveniente eliminarlos definitivamente. 2. Vamos a ver qué tenemos que hacer para configurar el programa para que vacíe esta carpeta al salir de Outlook Express. 3. Despliegue el menú "Herramientas" y seleccione la opción "Opciones...". 4. Seleccione la ficha "Mantenimiento" y marque la opción "Vaciar la carpeta Elementos eliminados al salir". Presione el botón "Aceptar" y se guardará la nueva configuración.
2.20. CREAR UNA FIRMA AUTOMÁTICA 1. Outlook Express nos permite incorporar, en forma automática, un texto al final de cada mensaje que se redacta, como si de una firma se tratara. 2. Despliegue el menú Herramientas y seleccione Opciones... Haga clic en la ficha Firmas. 3. Presione el botón Nueva. Se creará Firma Nº1 y se activará el cuadro de Texto. 4. Ingrese la información que quiera para su firma en el cuadro de texto correspondiente. Por ejemplo su nombre, e-mail, profesión, empresa. 5. De ahora en adelante, todos sus mensajes incluirán los datos que ingresó en la firma. 6. Cada vez que quiera crear otra firma, sólo deberá presionar el botón Nueva y repetir los mismos pasos. 7. Por último, verifique que la casilla Agregar firmas a todos los mensajes salientes esté activada. Luego pulse Aceptar.
2.21. CREAR UNA LISTA DE DISTRIBUCIÓN 1. Una Lista de distribución puede incluir las direcciones de correo de todas las personas pertenecientes a un grupo. 2. De esta manera, cada vez que quiera enviarle un mensaje a los miembros del grupo, sólo tendrá que ingresar en el campo Para: el nombre de la lista. 3. En primer lugar, abra la Libreta de direcciones. Presione el botón Nuevo y seleccione Grupo Nuevo. Se abrirá un cuadro de diálogo en la que deberá asignarle un nombre al grupo. 4. Una vez hecho esto, tendrá que indicar qué personas formarán parte del mismo, para lo cual debe presionar el botón Seleccionar miembros. 5. En el panel izquierdo de la nueva ventana verá el contenido de la Libreta de direcciones. Allí deberá ubicar, uno por uno, los miembros del grupo y presionar el botón Seleccionar. 6. Después de ingresar todos los miembros, haga clic en Aceptar. A partir de este momento, cuando quiera enviar un mail a todos los integrantes del grupo de forma simultánea, debe seleccionar el grupo en la Libreta de direcciones.
2.22. ESTABLECER UNA REGLA 1. Para esto, debe desplegar el menú Herramientas, luego Reglas de mensaje y por último Correo... Se abrirá la ventana Reglas de mensaje. 2. Para empezar, presione el botón Nueva... Se abrirá la ventana Regla de correo nueva. 3. En el cuadro Seleccione las condiciones para la regla, elija la opción La línea De contiene personas. 4. En Seleccione las acciones para la regla elija la opción Moverlo a la carpeta especificada. Ahora que ya tiene establecida la condición, tiene que seleccionar el valor concreto de la acción. 5. Haga clic en contiene personas para determinar cuando aplicar la condición según el remitente. Puede seleccionar una o varias direcciones de la libreta. 6. Haga clic en especificada, para elegir la carpeta a la que se moverán los mensajes que provengan del remitente ya seleccionado. Luego presione Aceptar. 7. En el último cuadro ingrese el nombre que desea darle a la regla y presione Aceptar para que la misma comience a aplicarse.
2.23. DISEÑAR UN MENSAJE 1. En primer lugar, presione la flecha ubicada al costado del botón Crear correo y elija la opción Seleccionar diseño de fondo... 2. En el cuadro de diálogo que se abre, presione el botón Crear Nuevo... Con esto, se abrirá el Asistente para diseño de fondos. 3. En el primer paso del Asistente, debe elegir, si lo desea, una imagen para el fondo. Mediante el botón Examinar... puede seleccionar cualquier imagen que tengamos en el disco duro. 4. También puede elegir la posición de la imagen y el mosaico. Por ejemplo, seleccione, posición Arriba y mosaico Vertical. Presione el botón Siguiente. 5. Ahora, puede elegir el tipo de letra que utilizará, así como el tamaño y el color que tendrá. Después de seleccionar los valores deseados, pulse el botón Siguiente. 6. En este paso debe decidir el tamaño de los márgenes izquierdo y superior. Puede ir pro bando distintas alternativas y decidir cuál le conviene. Presione el botón Siguiente. 7. En el último paso, sólo debe escribir un nombre con el que será guardado el diseño. Presione Finalizar. 8. Tenga en cuenta que si la persona que lo recibe usa un programa de correo electrónico que no soporta este tipo de mensajes (en HTML), no podrá ver el contenido tal como us ted lo está mandando.