CONTROLADOR DE INVENTARIOS HERRAMIENTA COMPUTACIONAL MANUAL DE USUARIO JERSON STEVEN FORERO JULIAN DAVID LEMUS JUNIO DE 2012 1
CONTROLADOR DE INVENTARIOS HERRAMIENTA COMPUTACIONAL Esta es una herramienta computacional de apoyo en el control físico y real del inventario, la cual nos permite organizar según la importancia los materiales que necesitan de un control estricto. También nos ayuda a tener la información real de las existencias a la mano del empresario, niveles de stocks, puntos de pedido, rotación exacta de cada material y promedios de costos y utilidad de los inventarios. 2
TABLA DE CONTENIDO 1. Introducción 2. Objetivo De Este Manual 3. Lo Que Debe Conocer 4. Ingreso De Materiales 4.1 En La Tabla De Consolidado 4.2 Código Asignado 5. Control De Entradas Y Salidas 5.1 Entradas 5.2 Salidas 6. Opciones Auxiliares 6.1 Observaciones 7. Como Buscar Un Material En La Tabla Principal 8. Significados De Los Colores En La Tabla Principal 9. Datos Adicionales 9.1 Stock Mínimo Y Máximo 9.2 Punto De Pedido 9.3 Cuanto Pedir 10. Conclusiones 3
1. INTRODUCCIÓN. Este manual le permitirá aplicar de forma adecuada las herramientas proporcionadas por el CONTROLADOR DE INVENTARIOS de una manera sencilla. Este apoyo está diseñado para llevar un registro anual de los inventarios de su compañía, así que se debe tener en cuenta que al transcurrir cada año se deberá crear una nueva copia de modelo original, ya que está diseñada en una aplicación de office (Excel) básica, que es fácil de manejar para empresas que están comenzando y no cuentan con ningún tipo de control. Este Software también facilita la recolección de datos estadísticos en cada cierre para su análisis correspondiente, con el fin de generar la toma de decisiones con respecto al costo de manejo del inventario en términos de tiempos y cantidades. Será un apoyo fundamental en el manejo de sus recursos y materia prima así como también generara resultados a la hora de dar un mejor servicio al cliente. 4
2. OBJETIVO DE ESTE MANUAL Facilitar al cliente el manejo amplio del Software CONTROL DE INVENTARIOS HERRAMIENTA COMPUTACIONAL e instruirle de una manera fácil en la aplicación del mismo a la base real de su empresa con el fin de lograr resultados notorios a corto plazo. 5
3. LO QUE DEBE CONOCER STOCKS: se dice a stocks a un conjunto de mercaderías, artículos, productos o en general un recurso en espera para satisfacer una demanda futura más o menos próxima y abastecer de esta forma a los clientes sin imponerles las discontinuidades inherentes a la fabricación o posibles retrasos en las entregas por parte de los proveedores. ROTACIÓN: La rotación de Inventarios es el indicador que permite saber el número de veces en que el inventario es realizado en un periodo determinado. Permite identificar cuantas veces el inventario se convierte en dinero o en cuentas por cobrar (se ha vendido). DEMANDA: el valor global que expresa la intención de compra de una colectividad. La curva de demanda indica las cantidades de un cierto producto que los individuos o la sociedad están dispuestos a comprar en función de su precio y sus rentas" 4. INGRESO DE MATERIALES Este espacio esta dispuesto para que cada vez que halla un nuevo material tenga un espacio dispuesto para su debido control, en la tabla de consolidado general 4.1 En la tabla de consolidado 6
Aquí se ingresara el nuevo material en nuestro inventario, que se encuentra en la hoja llamada CONSOLIDAD DE INVENTARIOS, ya no debemos preocuparnos por nada mas ya que automáticamente nos aparecerá en su ubicación correspondiente en la hoja pertinente al código asignado, en este caso la hoja llamada COD 00041 AL 00060. 4.2 código asignado En esta parte debemos tener en cuenta que el nuevo material tendrá un código asignado, que será el que identifique este material, 5. CONTROL DE ENTRADAS Y SALIDAS Aquí podremos tener un registro a diario si es necesario de todos los movimientos de cada material, podremos registrar sus salidas y entradas simultáneamente. 7
5.1 entradas Podremos registrar cada una de las entradas al inventario en la columna resaltada en la grafica y automáticamente se alimentaran nuestras bases de datos ( CONSOLIDAD DE INVENTARIOS Y CONTROL DE INVENTARIOS ), aquí se discriminara en que fecha se realizo el registro. 5.2 salidas Aquí obtendremos datos importantes ya que además de cada registro de las salidas tendremos un saldo por unidad y un porcentaje de rotación con respecto a las unidades totales del inventario. 8
6. OPCIONES AUXILIARES 6.1 observaciones Esta casilla esta diseñada para las posibles novedades que haya al momento del registro. 7. COMO BUSCAR UN MATERIAL EN LA TABLA PRINCIPAL En nuestra hoja de datos llamada CONTROL DE INVENTARIOS es donde encontraremos la información de la forma más sencilla, en la columna de productos tendremos los espacios donde podremos desplegar una lista que corresponde a los materiales que ya hemos ingresado con anterioridad y automáticamente nos mostrara: 9
Cantidad existente Stock mínimo Stock máximo Desfases en los stocks Punto de pedido Cuanto pedir Código Esto nos permitirá dar una información exacta al cliente en el momento de solicitud de algún material, también tener un inventario siempre con existencias reales para no perder tiempo en reprocesos innecesarios en cuanto al pedido. 8. SIGNIFICADOS DE LOS COLORES EN LA TABLA PRINCIPAL En las columnas Desfase en el Stock mínimo y Desfase en el Stock Máximo encontraremos encontramos este tipo de variaciones en el color así: Amarillo: cuando la celda toma este color en cualquiera de las dos columnas, significa que no hay desfase en las cantidades existentes requeridas por estos límites. Verde: cuando la celda toma este color en la columna del Desfase en el Stock Mínimo, indica que hay desfase respecto al limite y muestra el calculo del valor exacto. Naranja: cuando la celda toma este color en la columna del Desfase en el Stock Máximo, indica que hay desfase respecto al límite y muestra el cálculo del valor exacto. 10
9. DATOS ADICIONALES 9.1 Stock Mínimo Y Máximo Estos datos adicionales nos muestran la cantidad real que debe haber en bodega bien sea en el stock mínimo o máximo 9.2 Punto De Pedido El punto de pedido nos muestra el valor exacto en el cual se debe hacer el pedido para no tener demoras en el tiempo de entrega por parte de los proveedores 11
9.3 Cuanto Pedir Aquí nos muestra el valor exacto que debemos pedir respecto a nuestras existencias reales, cuando el valor es negativo notaremos que tenemos una existencia demasiado elevada para nuestro inventarios 12