PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS LOGÍSTICOS DE VACUNAS E INSUMOS DEL PROGRAMA DE INMUNIZACIONES Guatemala, Noviembre de 2015
PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS LOGÍSTICOS DE VACUNAS E INSUMOS DEL PROGRAMA DE INMUNIZACIONES 1. Introducción El Logísticos de vacunas e insumos del Programa de Inmunizaciones fue elaborado con el objetivo de estandarizar procesos relacionados a la logística de vacunas y productos relacionados en los servicios de salud. Dicho manual contiene lineamientos generales de logística para áreas de salud, distritos municipales de salud y servicios, incluyendo hospitales, que pertenecen a la red de servicios del Ministerio de Salud. Está basado en la Norma Técnica para la Gestión de Medicamentos y Productos Afines en Direcciones de Áreas de Salud, así como en los lineamientos técnicos del Programa de Inmunizaciones. Debido a lo anterior, se elabora el presente plan de implementación del Logísticos de vacunas e insumos del Programa de Inmunizaciones que contempla la metodología, recursos y evaluación, orientando los esfuerzos que implica para el MSPAS este proceso. La sección de Monitoreo de la Unidad de Gestión Logística verificará el cumplimiento del plan de implementación. 2. Objetivos: Diseñar la metodología para el abordaje de la implementación del Logísticos de vacunas e insumos del Programa de Inmunizaciones. Definir las competencias a desarrollar en el personal involucrado en el proceso logístico de vacunas e insumos relacionados a la vacunación en todos los niveles de gestión, para el cumplimiento del Logísticos de vacunas e insumos del Programa de Inmunizaciones. 1
3. Perfiles del participante Perfil de ingreso: Personal del MSPAS que realiza actividades de gestión logística de vacunas a nivel de DAS, DMS y servicios, incluyendo hospitales: encargado de logística, encargados de bodega o almacén, enfermera profesional, auxiliar de enfermería. Comprometidos a mejorar su desempeño en los procesos de gestión logística de vacunas e insumos relacionados que tienen a su cargo. El personal de la DAS asume el compromiso de dar acompañamiento al personal de los DMS bajo su jurisdicción, para apoyar el proceso de implementación. El personal de los DMS asume el compromiso de dar acompañamiento al personal de los servicios bajo su jurisdicción, para apoyar el proceso de implementación. Perfil de egreso: Personal que labora en el MSPAS capacitado para realizar actividades de gestión logística de vacunas e insumos relacionados a nivel de las DAS, DMS y servicios, incluyendo hospitales, respectivamente de acuerdo al Logísticos de vacunas e insumos del Programa de Inmunizaciones El personal de la DAS asume el compromiso de dar acompañamiento al personal de los DMS bajo su jurisdicción, para apoyar el proceso de implementación, en el caso de distribución indirecta, y acompaña al personal de los servicios, en caso de distribución directa. El personal de los DMS asume el compromiso de dar acompañamiento al personal de los servicios bajo su jurisdicción, para apoyar el proceso de implementación. Personal de la red de servicios del MSPAS, integrado a una red de gestión de logística que se mantiene permanentemente interactuando, mejorando sus conocimientos y habilidades para asegurar el abastecimiento y funcionamiento de los procesos logísticos de vacunas e insumos relacionados en cada nivel. Personal de DAS y DMS cumpliendo su papel de dar acompañamiento al personal de los servicios, para generar un proceso de mejora continua de las actividades propias de gestión logística. 2
4. Rol del Facilitador/a o tutor/a En todo curso es recomendable que haya un facilitador del proceso responsable de monitorear el avance y aprendizaje de los participantes. Independientemente que este sea un personal contratado específico para esta función o sea parte del personal que labora en la DAS y DMS, es conveniente considerar que tenga ciertas características, habilidades y destrezas que aseguren el proceso educativo, por ello se presenta lo que se considera básico para el perfil de esta figura: Capacidades: Dar acompañamiento en el proceso de enseñanza-aprendizaje. Favorecer las técnicas de comunicación para retroalimentar al participante. Ser capaz de motivar el aprendizaje en los participantes. Resolver las dificultades y dudas de los participantes en su proceso de aprendizaje, orientándolos en función de cada tipo de problema. Proporcionar una atención personalizada a los participantes cuando se considere conveniente. Saber identificar y desarrollar las motivaciones de aprendizaje en los participantes. Destrezas: Mantener y estimular la autoestima. Resumir lo sucedido. Facilitar la toma de conciencia. Confrontar incongruencias e inconsistencias. Generar reflexión y autocorrección. Homologar experiencias de los participantes. Mostrar beneficios de recibir el curso Habilidades: Escuchar a los demás. Comunicarse claramente. Manejar los sentimientos de las personas para orientarlos al aprendizaje autodirigido. Es capaz de motivar a los participantes a cambiar. 3
5. Metodología Tomando en consideración que el personal objetivo de esta planificación incluye a las personas involucradas en la gestión logística de vacunas e insumos relacionados en las DAS, DMS y servicios de salud, se propone socializar el Manual en tres fases: Primera Fase: Fortalecimiento a Encargado de Logística y Enfermera encargada de Inmunizaciones de la DAS como facilitadores del proceso de capacitación. Segunda Fase: Fortalecimiento al encargado y auxiliares de bodega y a integrantes del Comité de Farmacoterapia Tercera Fase: Fortalecimiento de personal a cargo de procesos logísticos de vacunas e insumos relacionados en los hospitales, distritos y servicios de Salud. La primera fase está dirigida al encargado de logística y Enfermera encargada de Inmunizaciones de la DAS, quienes serán formados como facilitadores, en un taller de 1.5 días de duración, en donde se les brindarán los elementos para que ellos puedan, posteriormente, llevar a cabo la segunda fase. La segunda fase está dirigida al Comité de Farmacoterapia de la DAS y al encargado y auxiliares de bodega. Durante la reunión ordinaria del Comité de Farmacoterapia, tanto el encargado de logística de la DAS como la enfermera que ya fueron capacitados en la primera fase, socializarán los lineamientos contenidos en el Manual. En el caso del Encargado de bodega, así como los auxiliares de bodega, deberán ser capacitados en cadena de frío, por parte de la enfermera de la DAS y el encargado de logística deberá explicar el llenado de instrumentos logísticos (Kardex, Requisición y Balance de Bodega). La tercera fase corresponde a la socialización a nivel de Hospitales, Distritos y Servicios. Los facilitadores que fueron formados durante la primera fase deben socializar los lineamientos y procedimientos establecidos en el Manual, por medio de talleres calendarizados y financiados por cada DAS, al siguiente personal: Distribución directa: el personal de la DAS socializará el manual a los servicios de salud (encargado de vacunas) y a los hospitales (responsable de inmunizaciones y encargado de almacén) 4
Distribución indirecta: personal de la DAS socializará el manual al DMS (encargado de logística y enfermera), y hospitales (responsable de inmunizaciones y encargado de almacén). Posteriormente, las personas capacitadas en el DMS, socializarán el manual al encargado de vacunas de los servicios de salud (puestos de salud, centros de salud, CAP, CAIMI y otros) Primera Fase: Fortalecimiento a encargado de logística y enfermera encargada de Inmunizaciones de DAS como facilitadores del proceso de capacitación. La metodología plantea desarrollar un proceso de capacitación dirigido a los encargados de logística y Enfermera encargada de Inmunizaciones de la DAS en donde se brindarán las herramientas teóricas y prácticas para replicar el taller al personal de los Hospitales, Distritos o Servicios de Salud, para lo cual se plantea el desarrollo del taller de socialización, de 1.5 días de duración, en donde se abordaran 7 temas incluidos en el Logísticos de vacunas e insumos del Programa de Inmunizaciones. Para facilitar el desarrollo de la tercera fase por parte de las personas designadas como facilitadores, se ha desarrollado un manual del facilitador que será el documento guía para realizar las réplicas de los talleres dirigidos al personal de los DMS y quienes a su vez, utilizaran dicho material, para hacer la réplica a los servicios de salud. Los temas que se abordaran durante el taller son: 1. Selección 2. Programación 3. Almacenamiento 4. Distribución 5. Atención al Usuario 6. Información Logística 7. Procedimiento especial para la determinación de responsabilidades en caso de pérdidas Se realizarán evaluaciones diagnósticas (pre-test) y post-tests para evidenciar el alcance de los objetivos de aprendizaje. 5
6. Implementación El manual deberá estar implementado en toda la red de servicios de salud del MSPAS en un lapso no mayor de 6 meses a partir de la socialización al personal de las DAS. Para la implementación completa debe contemplarse la impresión de los instrumentos de registro de información logística y la capacitación al personal sobre la cadena de frío. Resumen de instrumentos logísticos: INSTRUMENTO Tarjeta de control de suministros (Kardex) CARACTERISTICAS Instrumento oficial para el control de movimientos en almacenes. TIEMPO PARA IMPLEMENTACIÓN Vigente a la fecha para su utilización en todos los niveles de servicios de salud. NORMADO POR l Sistema Integrada Administrativo Financiero (SIAFI) Requisición Formulario oficial para registrar el traslado de insumos de almacenes a otras dependencias. El Logísticos de Vacunas e Insumos del Programa de Inmunizaciones establece que es el formulario oficial para la solicitud de las vacunas e insumos relacionados a la vacunación en servicios, distritos, hospitales y DAS. Según la norma técnica para la gestión de medicamentos y productos afines en DAS la utilización de la misma es obligatoria, por lo cual las unidades ejecutoras se encuentran en el proceso de programación de la impresión de las mismas, teniendo un lapso de 6 meses a partir de octubre para su todos los servicios. l Sistema Integrada Administrativo Financiero (SIAFI) Registro Diario de Demanda Real de Vacunas e Insumos relacionados. Instrumento que permite la recolección de datos de consumo diariamente, registrando las dosis aplicadas, no aplicadas, dosis no útiles y pérdidas de vacunas e insumos. Las unidades ejecutoras tienen que realizar el proceso de programación de la impresión de las mismas, teniendo un lapso de 6 meses para su todos los servicios. Logísticos de Vacunas e Insumos del Programa de Inmunizaciones 6
Balance de bodega Instrumento utilizado para el análisis de existencias en bodegas. Las unidades ejecutoras tienen un lapso de 6 meses para su todas las bodegas. Logísticos de Vacunas e Insumos del Programa de Inmunizaciones Balance consolidado de DMS Instrumento utilizado para el análisis de existencias, consumos y requerimientos en distritos de salud. Las unidades ejecutoras tienen un lapso de 6 meses para su todos los DMS. Logísticos de Vacunas e Insumos del Programa de Inmunizaciones Balance consolidado de DAS Instrumento utilizado para el análisis de existencias, consumos y requerimientos en Áreas de Salud. Las unidades ejecutoras tienen un lapso de 6 meses para su todas las DAS. Logísticos de Vacunas e Insumos del Programa de Inmunizaciones 7