1.- NOMBRE DEL PROCESO: POLITICAS DE COMPRAS 2.- FINALIDAD DEL PROCESO: Establecer las políticas para la administración y el ejercicio del presupuesto. 3.- COLABORADORES INVOLUCRADOS: Directores y jefes de áreas. 4.- APOYOS NECESARIOS PARA REALIZAR EFICIENTEMENTE EL TRABAJO: Requerimientos de compras de materiales y servicios recibidos en la coordinación administrativa en la forma y tiempos establecidos. 5.- BREVE DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: El proceso contempla la autorización de la compra, la forma de pago y la comprobación de compras. 6.- REQUISITOS PREVIOS A LA REALIZACIÓN DEL PROCESO: Contar con el requerimiento de compras de materiales y servicios. 7.- PASOS A SEGUIR PARA LA REALIZACIÓN DEL PROCESO: 7.1.- Autorización de la compra de materiales y servicios. 7.1.1.- Personal autorizado para ejercer el presupuesto Directivos y jefes de áreas. 7.1.2.- Enviar a la coordinación administrativa requerimientos vía e-mails del día 20 al 25 de cada mes describiendo los siguientes datos. A.- Detalle de la compra de los materiales o servicios. B.- Lugar para el cual va dirigida la compra. C.- Importe mas IVA. D.-Anexar al requerimiento dos presupuestos cuando rebase la cantidad de $10,000.00 E.- Datos del proveedor para efectuar el pago, nombre, clabe cuenta y banco.. F.- Nombre y cargo de la persona que hace el requerimiento. 7.1.3.- Aprobación de requerimientos por parte del comité de compras del día 26 al día ultimo de cada mes. 7.1.4.- Del día 01 al 05 del mes siguiente la coordinación administrativa responderá informando sobre la fecha del ejercicio de los requerimientos. 7.1.5.- Del día 10 al 15 se recibirán los documentos para el trámite de pago. 7.1.6.- Del día 20 al 25 se realizaran los pagos de las compras. 7.2.- Formas de pago. 7.2.1.- Con cheque nominativo a nombre del proveedor con la leyenda Para abono en cuenta o depósito a cuenta bancaria a favor del proveedor para lo cual deberán indicar los datos de clabe, cuenta y banco. Art. 31 LISR. 7.2.2.- Contra la entrega del original del comprobante de compra se liberan los cheques o depósitos a cuentas. 7.2.3.- Los comprobantes de las compras deberán contener firma del visto bueno (OK) de quien realiza la compra. 7.3.- Comprobación de las compras es con comprobantes que reúnan los requisitos fiscales. 7.3.1.- Datos para la elaboración de la factura (Anexo 1) 7.3.2.- Requisitos fiscales que deben contener los comprobantes Art. 29-A CFF (Anexo 2) A.- Los comprobantes deberán ser impresos en establecimientos autorizados por el Servicio de Administración tributaria. B.- Datos impresos del proveedor. a.- Nombre b.- Domicilio c.- RFC (Personas físicas y morales)
d.- CURP (Personas físicas) e.- Vigencia f.- Cedula de identificación fiscal g.- Leyenda de la no reproducción autorizada. h.- Folio C.- Descripción de los materiales y servicios. D.- Fecha de expedición E.- Subtotal F.- IVA desglosado G.- Total H.- Cantidad descrita con letra. 7.4.- Gasto no comprobado en los tiempos y términos aquí establecidos se registraran como adeudo del trabajador y serán descontados de la nomina. 8.- SOLUCIONES A LOS PROBLEMAS U OBJECIONES MAS COMUNES: PROBLEMA SOLUCION No se libera el pago al proveedor por no contar Los directores podrán solicitar la liberación del con el original del comprobante de compra. pago sin contar con el original del comprobante de compra, siempre y cuando mediante carta compromiso, hagan entrega del mismo en un Se autoriza el pago de la compra con la copia recibida vía FAX. Gastos no deducibles. término no mayor de quince días hábiles. En un plazo no mayor a siete días hábiles la persona que realizó la compra deberán enviar a la coordinación administrativa el original del comprobante. Se autoriza el pago con el visto bueno del comité de compras. 9.- DESCRIPCIÓN DE LOS INDICADORES DE CALIDAD EN EL DESEMPEÑO: Cero errores al requisitar los requerimientos de compras de materiales y servicios. Pagos con cheque nominativos u abonos a cuentas bancarias a favor de los proveedores de quien se adquieren los materiales y servicios. Los comprobantes de compra deberán cumplir con los requisitos fiscales. 10.- FORMATOS A UTILIZAR EN EL PROCESO: Solicitud de requerimiento de materiales y servicios vía e-mail.
1.- NOMBRE DEL PROCESO: POLITICAS DE CAJA CHICA 2.- FINALIDAD DEL PROCESO: Establecer las políticas para el manejo de la caja chica. 3.- COLABORADORES INVOLUCRADOS: Directores y jefes de áreas. 4.- APOYOS NECESARIOS PARA REALIZAR EFICIENTEMENTE EL TRABAJO: Contar con el formato de reembolso de gastos (anexo 3) y la disposición de recursos. 5.- BREVE DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: Fondo disponible en efectivo bajo la responsabilidad de un trabajador, el cual se usa para compras de poco valor, baja frecuencia y por contingencias. 6.- REQUISITOS PREVIOS A LA REALIZACIÓN DEL PROCESO: Contar con el efectivo para realizar los pagos. 7.- PASOS A SEGUIR PARA LA REALIZACIÓN DEL PROCESO: 7.1.- Constitución. A través de cheque nominativo o deposito a cuenta bancaria a favor del trabajador sobre el cual recae la responsabilidad del manejo de la caja chica. 7.2.- Reglas de operación. A.- Compras por un máximo de $ 500.00 por factura. B.- Compras por un máximo de $ 1,000.00 por proveedor al mes. C.- Los comprobantes deberán reunir los requisitos que se establecen en el punto 7.3 de las políticas de compras. D.- Se justifique la estricta indispensabilidad del gasto. Art. 30 LISR. 7.3.- Reembolso. 7.3.1.- Cuando el fondo de caja chica este por agotarse deberá enviar a la coordinación administrativa los comprobantes que respalden el detalle de los gastos anexando el formato Reembolso de gastos (Anexo 3). 7.3.2.- La coordinación administrativa efectuará el reembolso vía cheque o transferencia bancaria a favor del responsable del manejo de la caja chica por el importe de los gastos reportados, dentro de los siete días hábiles siguientes a la recepción de los comprobantes. 7.3.3. Solo se reembolsaran gastos que cumplan con los requisitos de reglas de operación que se establecen en el punto 7.2 de este reglamento. 7.4.- Gastos no deducibles. Son gastos que no reúnen los requisitos del punto 7.3 de las políticas de compra y el monto máximo para reembolso será el 20% del importe de los gastos reportados en el formato de reembolso de gastos. 7.5.- Supervisión. Se hará mediante arqueos sorpresivos a los fondos de caja chica. 7.6.- Sanciones. Cuando se determinen faltantes en los arqueos de cajas chicas estos se consideraran deuda del trabajador, misma que deberán liquidar dentro de quince días hábiles de la fecha en que se determino el faltante. 8.- SOLUCIONES A LOS PROBLEMAS U OBJECIONES MAS COMUNES: PROBLEMA SOLUCION Envío a la coordinación administrativa del No hay reembolso hasta que se anexe el reembolso de caja chica sin anexar el formato formato Reembolso de gastos.
Reembolso de gastos. Comprobantes que no cumplan las reglas de operación No tienen efectivo en la caja chica. No hay reembolso. Programar con tiempo los reembolsos. 9.- DESCRIPCIÓN DE LOS INDICADORES DE CALIDAD EN EL DESEMPEÑO. Cero errores al llenar el formato Reembolso de Gastos. Los comprobantes que integran la caja chica deben cumplir con las reglas de operación. No quedarse sin efectivo en la caja chica. No determinación de faltantes. 10.- FORMATOS A UTILIZAR EN EL PROCESO: Formato Reembolso de gastos.
1.- NOMBRE DEL PROCESO: POLITICAS DE GASTOS DE VIAJE 2.- FINALIDA DEL PROCESO: Establecer los montos autorizados para gastos de viaje y su comprobación. 3.- COLABORADOS INVOLUCRADOS: Directivos, personal que tiene relación laborar y prestadores de servicios independientes que tenga suscrito un contrato con la empresa. 4.- APOYOS NECESARIOS PARA REALIZAR EFICIENTEMENTE EL TRABAJO: Plan de trabajo, formato de reembolso de gastos. 5.- BREVE DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: Gastos destinados al hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles, casetas, gasolina cuando se realicen en lugares ubicados a más de 50 Km. del domicilio fiscal de la empresa y de las sucursales. 6.- REQUISITOS PREVIOS A LA REALIZACIÓN DEL PROCESO: Contar con un plan de trabajo que justifique el viaje. 7.- PASOS A SEGUIR PARA LA REALIZACIÓN DEL PROCESO. 7.1.- Participantes. I.- Directivos. II.- Personas que tiene relación laborar con la empresa. III.- Prestadores de servicios independientes que tengan un contrato de servicios suscrito con la empresa. 7.2.- Montos autorizados Art. 32 fracc. V LISR. I.- Directivos Hospedaje hasta $ 1,000.00 por noche más impuestos. Alimentos hasta $ 400.00 por día más impuestos. Transporte aéreo clase turística. II.- Personas que tenga relación laborar con la empresa. Hospedaje hasta $ 850.00 por noche más impuestos. Alimentación hasta $ 400.00 por día más impuestos. Transporte autobús 1ª. Clase. III.- Prestadores de servicios independientes. Los convenidos con estos. Llamadas telefónicas las que tienen por destino cualquiera de las oficinas de la empresa. 7.3.- Disposición de los recursos. Seguirán el proceso establecido en el punto 7.1 de las políticas de compra, indicando motivo, lugar y duración del viaje. 7.4.- Comprobación de gastos. A.- Directivos gastos a comprobar. B.- Personal que tiene relación laboral con la empresa tienen la opción de comprobación de gastos o integración a la nomina. C.- La comprobación de gastos será dentro de los cinco días hábiles posteriores al término de viaje. D.-Para quienes optan por integración a la nomina no hay comprobación. 7.5.- Sanción.
Los gastos a comprobar que no reúnan los requisitos establecidos en el punto 7.3 de las políticas de compra y que no se entreguen en el tiempo establecido en el punto 7.4 de este reglamento, se asumen como deuda y serán cargados a la nomina. 8.- SOLUCIONES A LOS PROBLEMAS U OBJECIONES MAS COMUNES: PROBLEMA SOLUCION No hay plan de trabajo. Autorización del recurso cuando por causas fortuitas y de fuerza mayor tenga que realizarse el viaje. Comprobantes que no cumplan las reglas de No hay reembolso. operación. Gastos no deducibles. Se autoriza el pago con el visto bueno del comité de compras. 9.- FORMATOS A UTILIZAR EN EL REEMBOLSO: Formato de Gastos a Comprobar.
ANEXO 1 DATOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA FACTURA: NOMBRE: Unión de Empresarios, S. A. de C. V. DOMICILIO: R.F.C. Insurgentes Sur # 1390 Altos. Col. Actipan Delegación Benito Juárez. C. P. 03230 México, D. F. UEM 041213E48 NOTA: No utilizar abreviaturas en los datos de facturación.
ANEXO 3 REEMBOLSO DE GASTOS : EFECTUADOS POR FECHA LUGAR(ES) PERIODO DETALLE DE GASTOS FECHA FOLIO PROVEEDOR COMPROBANTES FISCALES COMPROBANTES NO DEDUCIBLES TOTAL
ASEGURESE DE CANTIDADES RECIBIDAS NOMBRE ASEGURESE DE ANEXAR RF.A. PAGO CANTIDAD FIRMA COMPROBANTES RESPECTIVOS