Procedimiento Descarga y Recepción Procedimientos de almacén Enero_2012 La operación de descarga y recepción en un almacén, tiene una gran incidencia en el mismo, por ser el punto final de a relación con el eslabón anterior de la cadena de suministro y por la incidencia que tiene en el inventario
1.- INTRODUCCIÓN. La operación de descarga y recepción en un almacén se define como la fase final del acuerdo que establecemos con un proveedor al realizarle un pedido. En esta operación se deberá: 1. Recoger mercancía del transporte del proveedor e introducirla en nuestro almacén. 2. Verificar contenido, cantidad y calidad de los envíos. 3. Identificar y codificar los artículos. 4. Dar de alta en stock. 2.- OBJETO Realizar la descarga, control de la calidad y cantidad de mercancía que entra en el almacén, así como el registro en archivos informáticos de toda la información que se produce en el proceso de identificación y recepción de artículos en el almacén. También se incluye el etiquetado de bultos o pallets de los artículos recepcionados, mejorando así la identificación posterior de estos en almacén y en la preparación de pedidos. Opcionalmente se incluyen los controles calidad de los productos recepcionados. 3.- CAMPO DE APLICACIÓN Todas las recepciones de material de nuestros proveedores o suministradores. 1
4.- DIAGRAMA DE PROCESO DESCARGA Y RECEPCIÓN.- Información y confronte previo ADMINISTRATIVO ALMACÉN COMPRAS Recogida albarán de entrega de manos de transportista Solicita al departamento de compras solución a incidencia Se neceta el producto Existen pedido pendiente Grabación d e pedido Esta el pedido en papel Imprime documento de pedido Comunica al proveedor motivos devolución Existe diferencia a mas entre pedido y albarán Solicita a Compras solución a la incidencia Se neceta el EXCESO Autoriza el inicio de la descarga Grabación d e pedido Comunica al proveedor motivos devolución 2
DESCARGA Y RECEPCIÓN.- Descarga y Recepción fíca. Etiquetado RESPONSABLE ENTRADAS ADMINISTRATIVO ALMACÉN Descarga de la mercancía desde camión a ubicación playa Confirma la recepción en el ERP Control de cantidades y datos Control de calidad de embalajes y envases Emite documentos de transportista y etiquetas Dispone de todos los datos Recogida de muestras para control de calidad Archiva documentación Recoge datos en ficha de datos Da conformidad a la recepción Entrega albarán sellado y documentación al transportista Etiqueta mercancía recepcionada Grabación de Ficha de datos en ERP 3
5.- DESARROLLO DEL PROCESO Un desglose de las tareas a realizar en cada una de las etapas sería: 5.1.- Información y confronte previo. TAREA RESPONSABLE FRECUENCIA DOCUMENTO Recepción de albarán portado en mano del Todas las Albarán proveedor transportista entregas Consulta en el listado de pedidos pendientes, los Todas las Listado de pedidos guientes datos: entregas pendientes Proveedor. Nº de pedido Si no existe pedido, comunica al responsable de n compras, la inexistencia de pedido de cara a que el pedido tome la deción entre: Descarga, para lo cual deberá proceder de manera inmediata a la grabación del pedido. RESP.COMPRAS Rechazo del pedido y devolución a proveedor. Si no se autoriza la descarga anota los motivos del Control recepción rechazo así como el proveedor, matricula del camión rechazadas y hora de llegada Si existe pedido pendiente, comprueba la existencia del documento fíco de pedido interno en la carpeta de pedidos pendientes de entrega. Si no existe pedido interno realiza su emión a través del stema informático. 4
TAREA RESPONSABLE FRECUENCIA DOCUMENTO Chequeo en pedido interno de los guientes datos: Artículos Cantidades Si existe alguna discrepancia entre pedido interno y con Albaran proveedor albarán, consulta al Dpto. de Compras la autorización de descarga RESP.COMPRAS incidencia Si no se autoriza la descarga anota los motivos del no Control recepción rechazo así como el proveedor, matricula del camión y hora de llegada Si la entrega es admitida, une al albarán del proveedor Albarán proveedor el pedido interno, indicando al transportista que inicie el proceso de descarga de la mercancía 5
5.2.- Descarga y recepción fíca de la mercancía. TAREA RESPONSABLE FRECUENCIA DOCUMENTO Descarga los artículos y los deja preparados en la zona de descarga y recepción para su control (Ubicación PLAYA). Control de cantidades y datos (peso, volumen, código de barras, unidades embalaje, unidades fracción) de la mercancía pocionada en PLAYA.. Ficha datos Control de calidad embalajes y revión de pobles roturas de mercancías. Toma de muestras para control de calidad En el caso de no disponer de todos los datos, recoge dicha información.. Ficha datos Dar conformidad a la recepción señalando es necesario.. Albarán Cantidad recepcionada valida proveedor Cantidad recepcionada no valida ( devolución a proveedor que no se lleva el transporte ) Pociona documentación en oficina para proceder a su recepción administrativa. Conforma albarán del proveedor entregando la copia del mismo al transportista.. Albarán proveedor 6
5.3.- Control administrativo de recepción. TAREA RESPONSABLE FRECUENCIA DOCUMENTO Grabación de datos de albarán de entrega en el stema de gestión ADMON Menú Recepción ERP o SGA Graba datos de los artículos o de modificación de los mismos ADMON Menú Recepción ERP o SGA En caso de ser necesario se procederá a emitir etiquetas de todos los productos recepcionados para su identificación fíca. ADMON Etiquetas de código de barras Archivo de los documentos recepcionados en carpeta diaria de recepción ADMON Albarán proveedor 5.4.- Etiquetado de artículos. TAREA RESPONSABLE FRECUENCIA DOCUMENTO Se pocionarán dos etiquetas en caras contiguas en cada caja o pallet a los que haya que realizar la ubicación en el almacén. Etiqueta Ordena el inicio del proceso de evacuación de la mercancía, para su ubicación en almacén. 7