Manual de Usuario Tema: LIQUIDACIÓN ANUAL DE INTERÉS A LAS CESANTÍAS Módulo: REMUNERACIÓN Diciembre de 2015 Página 1 de 7
PROCESO DE LIQUIDACIÓN ANUAL DE INTERÉS A LAS CESANTÍAS Si va a realizar la liquidación de interés anual de cesantías puede hacerlo en el periodo ordinario o crear un periodo extra. Si usa un periodo extra no combine pagos por otros conceptos como vacaciones o liquidaciones definitivas, use este de forma exclusiva para la liquidación del interés de las cesantías. Tenga en cuenta que los días periodo deben ser 0. Para realizar la liquidación del interés de las cesantías ingrese a la siguiente ruta: Remuneración/Procesos/Liquidación Cesantías. En la parte superior seleccione el periodo en donde realizará la liquidación del interés de las cesantías. Ver Figura 1. Figura 1. Al igual que el proceso de cesantías, la liquidación anual de interés a las cesantías requiere verificar que todos los empleados tengan el fondo de cesantías asignado en el contrato. Luego de elegir los filtros y el tipo de liquidación a realizar no olvide pulsar clic sobre el botón Ingresar. Al realizar este paso, de acuerdo a la frecuencia de liquidación, le saldrán en pantalla los empleados a liquidar. Luego pulse clic sobre el botón Liquidar. Ver Figura 1. NOTA 1: El proceso que se revisa es el de cesantías, de ahí que la base para el interés es el valor de las cesantías mismas, por lo tanto, los informes saldrán cesantías, pero en el pago cuando se registre toda la información en el historial y en la colilla de pago irá Página 2 de 7
solo el valor por intereses, por favor tenga precaución al elegir el tipo de interés anual, si lo hace con otro tipo saldrán cesantías en el pago. Una vez realice el paso anterior, en la misma pantalla podrá hacer las verificaciones de la información si no son muchos empleados, de no ser así, remítase a los informes que a continuación se detallan: Para la revisión use los mismos informes de cesantías, recuerde lo más importante es el tipo de liquidación de cesantías (liquidación anual de interés) que debe haber elegido, pero el valor de cesantías siempre se verá en tanto sea para revisión. INFORMES PARA LA VERIFICACIÓN DE PROCESO Revisión Proceso Cesantías: Seleccione el periodo donde realizó el proceso y tenga en cuenta el tipo de salario y base de prestaciones sociales para la revisión. Para una mejor comprensión de este informe es necesario exportarlo a un archivo Excel ya que su contenido es muy ancho y al imprimirse puede partir la información. Este informe se puede generar en la siguiente ruta: Remuneración/Informes Estándar/Cesantías/Revisión Proceso Cesantías. Ver Figuras 2. Figura 2. Página 3 de 7
Revisión de Cesantías Periodo. Ver Figura 3. Figura 3. Revisión Agrupada Salario Promedio Incluir Excluir: En este se debe escoger el grupo de compensación, el Subproceso a consultar que para este caso sería Liquidar Cesantías. - Fecha inicial: Elija el rango inicial del periodo (1 Enero del 2015) o de la fecha de ingreso del empleado si es superior a esta. - Fecha final: Elija la fecha con el último periodo cerrado que el sistema deberá tomar para el cálculo. - Documento o Nombre del Empleado: Si va a liquidar solo a una persona escoja el nombre o el documento, si quiere revisar varios empleados puede elegir por área o centro de costos. - Solo Periodos Cerrados: Siempre debe ser 1 para este campo. Con estos rangos el sistema le generará un informe con todos los valores pagados, en ese rango de fechas, también aquellos valores que sin ser salarios se ingresan al proceso, como el auxilio de transporte, y puede suceder que haya conceptos que se excluyan. Este informe se encuentra en la ruta: Remuneración/Informes Estándar/Revisiones/ Revisión Agrupada Salario Promedio Incluir Excluir Ejemplo: A partir del informe ubicado en: Remuneración/Revisiones/Días base para procesos indique la fecha inicial y la fecha final del rango que usó para obtener los valores, seleccione el empleado y tenga en cuenta los días de licencias NO REMUNERADAS y suspensiones. Días reales = días trabajados - días suspensiones - días licencia_no_remunerada. Página 4 de 7
El siguiente es el cálculo para obtener el número de días a pagar. Días a pagar = (Días reales * 30 ) / 360 DIAS REALES DIAS CESANTIAS X AÑO DIAS AÑO DIAS A PAGAR OBERVACIONES 360 30 360 30 Trabajo todo el año 340 30 360 28,33 Tabla 1. Ahora tome el valor total que encontró en el informe anterior y divídalo por el número de días a pagar, ese valor será el Valor día promedio. Total acumulado = $13.800.000 Días a pagar = 30 Salario Promedio día = Total acumulado / 360 Salario Promedio día = $38.333 El resultado del salario promedio día se multiplica por 30 para hallar el Salario Promedio mes. Salario Promedio mes = Salario Promedio día * 30 Salario Promedio mes = $38.333 * 30 Salario Promedio mes = $1.150.000 El valor a pagar por cesantías será entonces el resultado de Salario Promedio mes dividido 30 por el número de días a pagar por cesantías. Valor a pagar por cesantías = Salario Promedio mes / 30 * Días a pagar Valor a pagar por cesantías = $1.150.000 / 30 * 30 Valor a pagar por cesantías = $1.150.000 Tuvo suspensiones y licencias no remuneradas por 20 días Para liquidar el interés anual a las cesantías se parte de que las cesantías se revisaron y los días calculados se toman para la fórmula del porcentaje a pagar por interés. Si los Días reales son 360 el porcentaje a pagar por interés a las cesantías será del 12%.En caso de resultar inferior a 360 días se debe realizar la formula. Porcentaje a pagar = Días reales * Porcentaje Base / 360 Siendo el Porcentaje Base el valor porcentual correspondiente a laborar los 360 días, es decir, 12%. Página 5 de 7
Ejemplo: Un empleado ha laborado 120 días reales al momento de liquidar el interés anual a las cesantías. Días reales = 120 Porcentaje Base = 12% Valor de cesantías = $872.000 De ahí que el porcentaje de interés a pagar por este concepto será: Porcentaje a pagar = 120 * 12% / 360 Porcentaje a pagar = 4% La base para la liquidación del interés anual de las cesantías son las cesantías mismas, ya con el interés calculado y la base se puede obtener el valor del interés así: Valor interés a las cesantías = Valor de cesantías * Porcentaje a pagar Valor interés a las cesantías = $872.000 * 4% Valor interés a las cesantías = $34.880 Finalmente el valor a liquidar por interés a las cesantías, en este caso, es de $34.880. CIERRE PERIODO CESANTIAS Se realiza el cierre solo después de hacer las verificaciones en informes y validar si efectivamente los valores liquidados son correctos. Para proceder al cierre de cesantías ingrese a la siguiente ruta: Remuneración/Procesos/Cierre Cesantías. Ver Figura 4. Figura 4. Luego de realizar el cierre de cesantías, a diferencia del proceso anual de cesantías continúe con el siguiente paso, ingrese a la ruta: Remuneración/procesos /liquidación de nómina. Página 6 de 7
Seleccione el periodo donde realizó la liquidación del interés a las cesantías y procese. Si este proceso se realizó en un periodo extra utilícelo solo para este fin, si por el contrario, se realizó en el periodo ordinario podrá visualizar toda la nómina más el concepto de interés a las cesantías. La información que resulta de este proceso se puede observar y verificar a través de los siguientes informes: Prenómina por Grupo Compensación. Prenómina por Centros. Prenómina por Áreas. Si sólo desea validar la información generada por el proceso de liquidación de interés a las cesantías entonces genere el comprobante de este en la siguiente ruta: Remuneración/informes estándar / cesantías /comprobante de liquidacion de intereses a las cesantías. TABLAS AFECTADAS POR ESTE PROCESO. Para la definición del proceso y la asignación contable. - rh_co_contratos - rh_co_conceptos - rh_co_conceptos_contabilizaciones - rh_co_historial_cesantias Para el almacenamiento de los datos. - rh_co_preliquidaciones_cesantias - rh_co_preliquidaciones - rh_co_historial_cesantias Para el almacenamiento de los datos contables. - rh_co_comprobantes_encabezados - rh_co_comprobantes_detalles Página 7 de 7