Desarrollo de un Sistema de Emisión y Control de Pagos

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVOS (DSIA) MÉRIDA - VENEZUELA Proyecto: Desarrollo de un Sistema de Emisión y Control de Pagos Modelo de Negocio validado Equipo del Proyecto: Coordinadora: Lic. María Cecilia Ramírez Líder: Lic. Lena Sánchez Bor Especialista de Procesos: Ing. Nancy Bonavino de García Julio 2007 Universidad de los Andes - DSIA

TABLA DE CONTENIDO TABLA DE CONTENIDO... 2 1.- INTRODUCCIÓN... 4 1.1.- JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO... 4 1.2.- OBJETIVOS DEL SISTEMA... 4 1.3.- OBJETIVOS DEL MODELADO DE NEGOCIO... 4 2.- SISTEMA DE NEGOCIO... 5 2.1.- CONTEXTO DEL SISTEMA DE NEGOCIO... 5 2.2.- INTERACCIÓN CON OTROS SISTEMAS... 6 3.- INVENTARIO DE PROCESOS... 7 4.- MODELO DE OBJETIVOS... 7 5.- MODELO DE PROCESOS... 10 5.1 Cadena de Valor... 10 5.2 Proceso Fundamental Control de Recursos Financieros... 11 5.2.1 Procesos de Control de Cuentas Bancarias... 11 5.2.1.1 Proceso de Registro de Cuentas... 12 Actividades del Proceso Registro de Cuentas... 13 5.2.1.2 Proceso de Transferencia de Fondos... 14 Actividades del Proceso Transferencia de fondos... 15 5.2.1.3 Proceso de Control de Colocaciones... 16 Actividades del Proceso Control de Colocaciones... 17 5.2.1.5 Proceso Control de Movimientos en Cuentas Bancarias... 18 Actividades del Proceso Control de Movimientos en Cuentas Bancarias... 19 5.2.2 Proceso Control de Caja... 20 Actividades del Proceso Control de Caja... 21 5.3 Proceso fundamental Gestión de Pagos... 22 5.3.1 Proceso Tramitación de Órdenes de pago... 23 5.3.1.1 Proceso Recepción de órdenes de pago... 24 5.3.2 Proceso Pago de Órdenes Presupuestarias... 24 5.3.2.1 Proceso Pago de Personal... 25 Actividades del Proceso Pago de Personal... 26 5.3.2.2 Proceso Pago de Deducciones... 27 Actividades del Proceso Pago de Deducciones... 28 5.3.2.2 Proceso Pago de Otras Obligaciones... 29 Actividades del Proceso Pago de Otras Obligaciones... 30 5.3.3 Proceso Control de Pagos... 31 5.3.3.1 Proceso Control de Pagos de Personal... 31 5.3.3.2 Proceso Anulación de órdenes de pago... 32 Actividades del Proceso Anulación de órdenes de pago... 33 5.3.4 Proceso Pago de Órdenes Financieras... 34 Universidad de los Andes - DSIA

5.3.4.1.Pagos Financieros adelantados... 34 Actividades del Proceso Pagos Financieros Adelantados... 35 5.4.3.2 Pago de Cp pendientes... 36 Actividades del Proceso Pago de CP pendientes... 37 6.- MODELO DE ACTORES Y ROLES... 37 6.1.- ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS... 38 6.2.- DEFINICIÓN DE ACTORES Y ROLES... 39 6.3 MATRIZ ACTORES PROCESOS... 43 7.- MODELO DE REGLAS... 44 8.- DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES PROPUESTAS... 47 3

1.- INTRODUCCIÓN El presente documento contiene los productos entregados en Diciembre como parte del informe de avance del Proyecto SIPAGO, los cuales fueron validados por el Usuario según exigencias de la metodología que se está aplicando en el desarrollo del proyecto y modificados de acuerdo a las observaciones del caso. 1.1.- Justificación del Proyecto Durante la etapa de levantamiento de información de los procesos del Departamento de Tesorería de la Universidad de Los Andes, se pudo constatar que no existe integración de los sistemas de información que están en producción en el nombrado Departamento. Esto, unido a la gran cantidad de información que se origina en las Dependencias de la Universidad en relación con el pago tanto del Personal que labora en la Universidad de Los Andes, como de Proveedores y Organismos gubernamentales, trae como consecuencia que, a medida que las exigencias aumentan el trabajo manual es cada vez mayor, los mecanismos de control son más engorrosos y el suministro de información para la toma de decisiones de índole administrativo conlleva un esfuerzo aún mayor. Por tal motivo, es necesario dotar al Departamento de Tesorería de un sistema de información que permita agilizar y controlar adecuadamente los procesos inherentes no solo a la gestión de pagos sino también todo lo referente al manejo de las cuentas bancarias que están bajo la responsabilidad de este Departamento, bajo la premisa de permitir la captura y generación de información para los sistemas relacionados en los diferentes proceso. 1.2.- Objetivos del Sistema Sistematizar los procesos de ejecución y control de pagos, así como también el control de las cuentas bancarias que maneja el Departamento de Tesorería de la Universidad de los Andes y a través de las cuales se realizan los pagos. 1.3.- Objetivos del Modelado de Negocio 1.- Documentar los procesos que integran la emisión y control de pagos que ejecuta el Departamento de Tesorería, a fin de apoyar y facilitar la automatización de los procesos que en la nombrada Dependencia se ejecutan. 4

2.- Realizar una reingeniería de los procesos actuales, a fin de reducir la complejidad de los mismos. 2.- SISTEMA DE NEGOCIO El Sistema de Tesorería se encuentra ubicado dentro del sistema financiero de la Universidad de Los Andes, relacionándose en forma directa con los sistemas de Nómina, Control de Bienes y Contabilidad. En la Fig. 1 se muestra el Sistema de Tesorería, sus relaciones y jerarquía de los sistemas. Suprasistema Sistemas Sistema Financiero ULA SubSistema Sistema de Nómina Sistema Gerencial Financiero Sistema de Tesorería INTER Sistema de Contabilidad Sistema de Control de Bienes INTRA Ambiente Externo Fig. 1: Contexto del Sistema de Tesorería 2.1.- Contexto del Sistema de Negocio Se puede decir que el Sistema de Tesorería constituye el sistema de actividades administrativas que permiten recaudar y distribuir los recursos financieros asignados a los programas presupuestarios de acuerdo a las normas establecidas para tal fin. Dentro de este sistema de actividades, las inherentes a la distribución que se manejan bajo la figura de pagos, son las que constituyen el contexto donde el Sistema de Emisión y Control de Pagos, SIPAGO, opera. 5

2.2.- Interacción con otros sistemas El Sistema de Emisión y Control de Pagos, SIPAGO, interactúa con otros sistemas de acuerdo a la siguiente relación: Sistema de Nómina Archivos Dpto. Nómina Cp Financieras Archivos retenciones Sistema CP OP de las UAD Archivos SUAS UAD DAES SAFEP Cuadre de bancos (pago prep. y bec.preg.) CP pagadas CP revisadas y (recibidas notas procesadas por de débito) Ppto (estadp=ef) Cuadre de bancos Cuadre de nómina Sistema de Ingresos Ingresos Sistema SIPAGO Asientos de egresos Asientos de ingresos SAR Caja Central SAR Facultades Sistema ULA-Contab Fig. 2: Interacción del Sistema de Emisión y Control de pagos con otros sistemas 6

3.- INVENTARIO DE PROCESOS A D M I N I S T R A C I O N D E R E C U R S O S F I N A N C I E R O S D E L A U L A INVENTARIO DE LOS PROCESOS DE TESORERÍA Control de Recursos Financieros 1 Gestión de Pagos 2 Custodia de Valores 3 Procesos y Subprocesos que serán considerados como parte del Dominio de la Aplicación Sistema de emisión y Control de Pagos Procesos y Subprocesos que serán considerados en la segunda etapa para completar el Sistema de Tesorería Procesos y Subprocesos que faltan por clarificar con el usuario Procesos y Subprocesos que se ejecutan fuera de Tesorería Elaboración del Plan de Ejecución Financiera 1.1 Recepción de Ingresos 1.2 Control de cuentas bancarias 1.3 Distribución de Recursos Financieros 1.5 Tramitación de Órdenes de Pago 2.1 Control de Pagos 2.3 Pago de Órdenes Financieras 2.4 Transferencia de fondos a las Cuentas 1.3.2 Control de Colocaciones 1.3.3 Control de Movimientos en Cuentas 1.3.4 Control de Caja 1.4 Realizar Apertura de Caja 1.4.1 Pago de Órdenes Presupuestarias 2.2 Nancy de García y Lena Sánchez Bor Registro de Cuentas 1.3.1 Realizar Reposición de Caja 1.4.2 Realizar Cierre de Caja 1.4.3 Elaboración de Órdenes de Pago 2.1.1 Ingresar Órdenes de Pago 2.1.2 Pago de Personal 2.2.1 Pago de Decucciones 2.2.2 Pago de Otras Obligaciones 2.2.3 Control de pagos ejecutados 2.3.1 Anular Órdenes de Pago 2.3.2 Iniciar ejercicio de pago financiero 2.4.1 Pagos financieros adelantados 2.4.2 Pago de CP pendientes 2.4.3 Abrir Cuenta bancaria UAA 1.3.1.1 Abrir Cuenta bancaria de Tesorería 1.3.1.2 Realizar traslado entre cuentas Cancelar Cuenta bancaria 1.3.2.1 1.3.1.3 Realizar Depósito en Cuenta Control de Funcionarios 1.3.2.2 1.3.1.4 Realizar compra de Divisas 1.3.2.3 Analizar disponibilidad financiera 1.3.3.1 Negociar condiciones 1.3.3.2 Abrir Instrumento Financiero 1.3.3.3 Controlar vencimiento del Inst. Financiero 1.3.3.4 Procesar abono global 1.3.3.5 Procesar abono de Capital e intereses 1.3.3.6 Renovar Instrumento Financiero 1.3.3.7 Registrar movimientos de ingreso 1.3.4.1 Registrar movimientos de egreso 1.3.4.2 Conciliar cuentas de ahorro 1.3.4.3 Conciliar cuentas corrientes 1.3.4.4 Realizar ajustes contables 1.3.4.5 Elaborar orden de pago 2.1.1.1 Cancelar nómina de Personal D y ATO Autorizar orden de pago 2.2.1.1 2.1.1.2 Cancelar nómina de Becarios y Año Sabático (en $) Enviar orden de pago 2.2.1.2 2.1.1.3 Cancelar nómina de Becarios y Año Sabático (en BS) 2.2.1.3 Cancelar nómina de Vigilantes Eventuales 2.2.1.4 Cancelar nómina de Becarios y Preparadores 2.2.1.5 Cancelar nómina de Sobrevivientes 2.2.1.6 Cancelar Pensiones y embargos 2.2.2.1 Cancelar deducciones de LPH 2.2.2.2 Cancelar Aportes Personales 2.2.2.3 Cancelar OP por conceptos varios 2.2.3.1 Cancelar adelantos de Prestaciones Sociales 2.2.3.2 Cancelar Aportes Institucionales 2.2.3.3 Cancelar Retenciones ISLR 2.2.3.4 Cancelar Retenciones IVA 2.2.3.5 Autorizar el pago financiero 2.4.2.1 Cancelar pagos financieros 2.4.2.2 Controlar reemplazo de CP Cancelar órdenes de pago a Desincorporados 2.4.2.3 2.4.3.1 Cancelar órdenes de pago de nómina anuladas 2.4.3.2 Cancelar pagos financieros varios 2.4.3.3 Fig. 3: Árbol de procesos de Tesorería NOTA: Los procesos que forman parte del dominio de la aplicación se identificaron con el color azul. 4.- MODELO DE OBJETIVOS El modelo de objetivos se diseñó a partir del análisis de las funciones actuales del Dpto. de Tesorería y las secciones adscritas, por cuanto no existe documentación al respecto. Se definieron los objetivos generales relacionados con la recaudación de ingresos, control de 7

disponibilidad financiera y ejecución de pagos. A partir de los objetivos generales identificados, se definieron los objetivos específicos. Misión Dirección Finanzas MODELO DE OBJETIVOS Dirigir controlar y supervisar las actividades financieras contables que integran el patrimonio de la Universidad de conformidad con las leyes que regulan la materia, mediante la aplicación de mecanismos de control y supervisión adecuados y eficientes Misión Dpto. Tesorería Recaudar y distribuir, conjuntamente con la Dirección de Finanzas, los recursos financieros aprobados por las Autoridades Universitarias, de acuerdo a las asignaciones de los programas presupuestarios Objetivos Generales Objetivos Específicos OG 1 OG 2 OG 3 Controlar la disponibilidad en las diferentes Controlar la ejecución de pagos, a fin de Recaudar los ingresos propios, de cuentas bancarias, mediante el registro y dar cumplimiento a los compromisos acuerdo a los programas establecidos conciliación de los movimientos realizados contraídos por la Institución dentro del Presupuesto en las mismas OE 2.5 Ejecutar y controlar la movilización de fondos a las diferentes cuentas bancarias, de acuerdo con la normativa establecida para tal fin. OE 2.1 OE 2.2 OE 2.3 OE 2.4 Mantener actualizada la información Mantener un registro actualizado de los Mantener un registro actualizado de los de los Funcionarios de la ULA Mantener un registro actualizado de ingresos del Ejecutivo, ingresos propios e movimientos de ingreso y egreso que se responsables del manejo de recursos las cuentas bancarias que mantienen ingresos propios sujetos a condiciones realizan en las diferentes cuentas bancarias financieros, así como también la las UAA y la Dirección de Finanzas en especiales que maneja la Dirección de Finanzas referente a la caución que los ampara las diferentes Instituciones financieras Fig. 4: Modelo de objetivos 8

... Misión Dpto. Tesorería MODELO DE OBJETIVOS (continuación de Objetivos Específicos). Recaudar y distribuir, conjuntamente con la Dirección de Finanzas, los recursos financieros aprobados por las Autoridades Universitarias, de acuerdo a las asignaciones de los programas presupuestarios Objetivos Generales OG 1 OG 2 OG 3 Recaudar los ingresos propios, de Controlar la disponibilidad en las diferentes Controlar la ejecución de pagos, a fin acuerdo a los programas establecidos cuentas bancarias, mediante el registro y de dar cumplimiento a los conciliación de los movimientos realizados compromisos contraídos por la dentro del Presupuesto en las mismas Institución Objetivos Específicos OE 3.5 Mantener un registro actualizado de los pagos pendientes y ejecutados OE 3.1 OE 3.2 OE 3.3 OE 3.4 Mantener un registro actualizado de Ejecutar los pagos aprobados por Ejecutar los pagos Ejecutar el pago de las las órdenes y recaudos que se las autoridades universitarias, de presupuestados y no obligaciones contraídas por el reciben en la Dirección de Finanzas acuerdo a los programas cancelados,de acuerdo a la Personal de la ULA presupuestarios. normativa vigente. Fig. 5: Continuación del Modelo de objetivos El siguiente nivel de objetivos está incluido en el Documento de Requisitos. 9

5.- MODELO DE PROCESOS Para realizar el modelado de procesos de negocio, se tomó como punto de partida la cadena de valor de Michael Porter para los procesos de más alto nivel, para luego descomponer cada uno de los procesos fundamentales en subprocesos de más bajo nivel, los cuales se representaron mediante Diagramas de Jerarquía de Procesos. Para el siguiente nivel de descomposición se utilizó la notación de Eriksson y Penker para describir el proceso. Debido a que no existía documentación de los procesos de Tesorería, tuvo que realizarse el levantamiento de información y documentación de los procesos actuales mediante diagramas a nivel de tareas, por lo que no fue posible realizar el diagrama de actividades más detallados. 5.1 Cadena de Valor Para efectos del presente estudio, se denominó Administración de Recursos Financieros de la Universidad de Los Andes al macro proceso que engloba el conjunto de procesos referidos a la administración de los recursos financieros. PF ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS DE LA ULA PF 1 CONTROL DE RECURSOS FINANCIEROS PF 2 GESTIÓN DE PAGOS PF 3 CUSTODIA DE VALORES PA 1 Planificación Institucional PA 2 Gestión de Tecnología de Información PA 3 Administración de RRHH Fig. 6 : Cadena de Valor Los procesos se clasificaron de acuerdo a su objetivo, resultando de ello tres procesos fundamentales: Control de Recursos Financieros, Gestión de Pagos y Custodia de Valores 10

5.2 Proceso Fundamental Control de Recursos Financieros El proceso Control de Recursos Financieros está conformado por cinco subprocesos, dos de los cuales: Control de Cuentas bancarias y Control de Caja, forman parte del dominio de la aplicación por encontrarse relacionados con la emisión y control de pagos. A continuación se muestra el primer nivel de descomposición del proceso: Control de Recursos Financieros. 5.2.1 Procesos de Control de Cuentas Bancarias El proceso Control de Cuentas Bancarias abarca el registro y control de la información tanto de las cuentas bancarias que maneja Tesorería como de las operaciones que se realizan sobre los fondos financieros de las mismas, permitiendo así mantener actualizada la data sobre la disponibilidad, colocaciones, cuentas activas y cuentas canceladas, esta última información se extiende también para las cuentas bancarias pertenecientes a las Unidades Administradoras Desconcentradas y sus respectivos Cuentadantes. En el segundo nivel de descomposición se tienen los siguientes subprocesos: <<proceso>> CONTROL DE CUENTAS BANCARIAS <<proceso>> <<proceso>> <<proceso>> <<proceso>> 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 Registro de Cuentas Transferencia de Control de Control de fondos Colocaciones Movimientos en Cuentas bancarias 11

5.2.1.1 Proceso de Registro de Cuentas Cubre los requerimientos de información de las cuentas bancarias tanto de Tesorería como de las Unidades Administradoras Desconcentradas al permitir el ingreso, consulta y modificación de los datos básicos tanto de las cuentas bancarias como de los Cuentadantes y sus pólizas de caución respectivas. Constitución de la República Bolivariana Ley de Universidades Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público Ley de Bancos y otras Instituciones Financieras Reglamento de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público Normas para la Administración de Créditos Presupuestarios Reglas del Negocio Control de Cuentas Bancarias << regula>> Ministerio de Finanzas Vicerrector Administrativo Director de Finanzas << controla>> <<objetivo>> Mantener actualizada la información de los Cuentadantes de las Unidades de Apoyo Administrativo, así como también de las cuentas bancarias activas y las cuentas canceladas tanto por las UAA y como por la Dirección de Finanzas. << cumple>> Cambio de Cuentadante Apertura de cuentas Cancelación de cuentas Solicitud de Firma mancomunada Creación de nueva dependencia Cambio de cuenta << inicia>> Cambio de banco << requerido>> La contenida en: Planilla Registro de funcionarios sujetos a caución Solicitud de apertura de cuentas Solicitud de cancelación de cuentas Solicitud de código ONT << ejecuta>> Unidades de Apoyo Administrativo Entidad Bancaria Dirección de Finanzas: Dpto. de Tesorería: Sección de Habilitaduría Sección de Caja y Valores <<proceso>> PF 1.3.1 REGISTRO DE CUENTAS << suple>> << apoya>> SIPAGO SUAS de UAA Monto de la póliza SISTEMA DE INGRESOS Código de la dependencia ULA CONTAB Reporte de pólizas de caución Reporte de cuentas activas por banco Reporte de cuentas canceladas Reporte de Funcionarios sujetos a caución Reporte de cuentas por Dependencia Monto y vigencia de las cauciones Información de Cuentadantes y firmas mancomunadas asociados a cada cta. bancaria Información sobre cuentas por banco 12

Actividades del Proceso Registro de Cuentas. 13

5.2.1.2 Proceso de Transferencia de Fondos Permite el ingreso y la consulta de la información referida a los traslados, depósitos y transferencias a cuentas bancarias de la ULA, así como también a cuenta de terceros, manteniendo la data de disponibilidad actualizada 14

Actividades del Proceso Transferencia de fondos 15

5.2.1.3 Proceso de Control de Colocaciones 5.2.1.4 Permite mantener el control sobre las colocaciones financieras que tiene bajo su responsabilidad el Dpto. de Tesorería, a través del ingreso de información, consulta y control de vencimiento de las mismas. Constitución de la República Bolivariana Ley de Universidades Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público Ley de Bancos y Otras Instituciones Financieras Reglamento de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público Normas para la Administración de Créditos Presupuestarios Reglas del Negocio de Control de colocaciones << regula>> Vicerrector Administrativo Decanos << controla>> Controlar la apertura, vencimiento, cancelación y renovación de las colocaciones de dinero efectuadas por la Dirección de Finanzas, así como mantener el registro actualizado de los ingresos obtenidos por tal concepto. << cumple>> <<objetivo>> Disponibilidad financiera en cta. Bancaria Solicitud de colocación << inicia>> << requerido>> <<proceso>> PF 1.3.3 CONTROL DE COLOCACIONES La contenida en: Disponibilidad por cta. Por Banco Asignaciones recibidas por el Ejecutivo Nacional Pagos pendientes Monto que se va a colocar Plazo deseado Tasa de interés ofertada por el Banco Intereses generados Oficio de solicitud de las UAA << ejecuta>> << suple>> << apoya >> Vicerrector Administrativo SIPAGO Dirección de Finanzas: Tasas de interés vigentes SISTEMA DE INGRESOS Dpto. de Tesorería: Cuentas bancarias de Sección de Habilitaduría Tesorería por Banco Sección de Cajas y Valores UAA Cuadro comparativo de tasas Reporte de Participaciones vigentes Reporte de vencimiento de Participaciones Reporte de Participaciones canceladas Reporte de dividendos Rango de tasas ofertadas Colocaciones vigentes, vencidas y canceladas Monto de los intereses devengados. 16

Actividades del Proceso Control de Colocaciones 17

5.2.1.5 Proceso Control de Movimientos en Cuentas Bancarias Cubre los requerimientos de manejo e información de las diferentes cuentas bancarias que maneja el Dpto. de Tesorería en las diferentes entidades bancarias, permitiendo obtener información veraz y oportuna de los ingresos, egresos y disponibilidad financiera. Constitución de la República Bolivariana Ley de Universidades Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público Ley de Bancos y Otras Instituciones Financieras Reglamento de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público Normas para la Administración de Créditos Presupuestarios Reglas del Negocio de Control de Movimientos entre cuentas << regula>> Dpto. de Tesorería << controla>> <<objetivo>> Mantener un registro actualizado de los movimientos de ingreso y egreso que se realizan en las diferentes cuentas bancarias, así como de las conciliaciones y ajustes contables requeridos en las mismas. << cumple>> Solicitud de pago Depósitos ND,N, edos. de cta. La contenida en: Planillas de Depósito Notas de Débito,Notas de Crédito, edos. de cta << inicia>> << requerido>> <<proceso>> PF 1.3.4 CONTROL DE MOVIMIENTOS EN CUENTAS BANCARIAS Reporte de Cuentas conciliadas Reporte de movimientos por cuenta Reporte de disponibilidad financiera por cuenta Reporte de ajustes contables Movimientos conciliados Montos disponibles Monto deficitario << ejecuta>> Dirección de Finanzas: Dpto. de Tesorería: Sección de Habilitaduría Sección de Cajas y Valores << suple>> Estado de cuenta de bancos Cuentas bancarias de Tesorería << apoya >> SIPAGO 18

Actividades del Proceso Control de Movimientos en Cuentas Bancarias 19

5.2.2 Proceso Control de Caja Otro de los procesos de Control de Recursos Financieros que forma parte del dominio de la aplicación es Control de Caja. Permite manejar la información de los pagos que se ejecutan en Caja Chica, así como también llevar el control de las reposiciones de Caja, devolución de cheques caducos y la apertura y cierre de Caja en los períodos de inicio y finalización de actividades respectivamente. No tiene niveles de descomposición. Constitución de la República Bolivariana Ley de Universidades Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público Ley de Bancos y otras Instituciones Financieras Reglamento de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público Normas para la Administración de Créditos Presupuestarios Reglas del negocio << regula>> Dpto. de Tesorería << controla>> <<objetivo>> Controlar la disponibilidad en Caja Central de los recursos financieros y la oportuna reposición de efectivo, mediante el registro de los movimientos de egreso. << cumple>> Inicio de actividades administrativas de la Universidad de Los Andes Entrega de cheques a Caja Requerimiento de efectivo para realizar los pagos Cierre de actividades administrativas << inicia>> Entrega de cheques a Caja << requerido>> La contenida en: Memorando de solicitud de fondos para apertura de Caja Chica Memorando de solicitud de fondos para reposición de Caja Chica Planilla de depósito Recibo de ingreso por reintegro de fondos Listado de cheques << ejecuta>> Dirección de Finanzas Dpto. de Tesorería Sección de Caja y Valores <<proceso>> PF 1.4 CONTROL DE CAJA << suple>> << apoya >> SIPAGO Relación de pagos en SUAS efectivo SAR Reporte de pagos cancelados por Caja Chica Cuadre de Caja diario Reporte de cierre de Caja Disponibilidad en efectivo Pagos realizados en efectivo 20

Actividades del Proceso Control de Caja 21

5.3 Proceso fundamental Gestión de Pagos El proceso Gestión de Pagos provee los mecanismos para recibir, tramitar, ejecutar y controlar todo lo concerniente al pago de las obligaciones contraídas por la Universidad de Los Andes. Se relaciona con los subprocesos Control de Cuentas Bancarias y Control de Caja. 22

5.3.1 Proceso Tramitación de Órdenes de pago Este proceso permite controlar las relaciones de pago que ingresan a Finanzas así como verificar su documentación anexa, con lo cual se minimizan las devoluciones tardías por documentos faltantes. El proceso Elaboración de órdenes de pago se realiza en otras Dependencias, razón por la cual no forma parte del dominio de la aplicación. El proceso Recepción de solicitud de pago permite el registro de las relaciones de pago que llegan a la Dirección de Finanzas, previa la revisión de la documentación anexa. No tiene un tercer nivel de descomposición. 23

5.3.1.1 Proceso Recepción de órdenes de pago Constitución de la República Bolivariana Ley de Universidades Ley de Impuesto Sobre la Renta Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público Ley de Impuesto Valor Agregado Ley del trabajo y sus reglamentos Normas de Administración de Créditos Presupuestarios Código de Comercio Reglamento de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público Resoluciones Decretos. << regula>> Dpto. de Tesorería << controla>> <<objetivo>> Mantener un registro actualizado de las órdenes y recaudos que se reciben en la Dirección de Finanzas << cumple>> Entrega de las relaciones de pago y documentación anexa << inicia>> << requerido>> La contenida en : Ordenes de pago Listados Hojas de codificación Soportes << ejecuta>> Recepción de la Dirección de Finanzas Dirección de Presupuesto Dpto. de Nómina <<proceso>> PF 2.1.2 RECEPCIÓN DE ÓRDENES DE PAGO << suple>> << apoya >> SIPAGO Dpto. de Nómina Dirección de Presupuesto Órdenes de pago registradas Recaudos verificados Reporte de Órdenes de pago recibidas Nro. de Orden de pago Código y nombre de la Dependencia emisora Beneficiario Monto Fecha de recepción Recaudos anexos Status de la orden actualizado 5.3.2 Proceso Pago de Órdenes Presupuestarias Permite realizar el proceso de elaboración de documentos de pago contra una orden de pago presupuestario (CP-OP) de manera rápida y efectiva, al automatizar de forma total o parcial las tareas de carga, verificación de datos y emisión de instrumentos de pago. 24

5.3.2.1 Proceso Pago de Personal Cubre los requerimientos de ingreso, consulta y control de los pagos del Personal tanto Ordinario como Contratado. Constitución de la República Bolivariana Ley de Universidades Ley de Impuesto Sobre la Renta Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público Ley del Trabajo y sus Reglamentos Reglamento de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público Normas de Administración de Créditos Presupuestarios Reglas del Negocio de Pago de Personal << regula>> Dpto. de Tesorería Dirección de Personal DAES OAP Dpto. de Nómina Dpto. de Vigilancia << controla>> <<objetivo>> Ejecutar los pagos del Personal que labora en la Institución. << cumple>> Cronograma de pago de personal por tipo de pagos << inicia>> <<proceso>> PF 2.2.1 Movimiento diario para Contabilidad Pagos de nómina ejecutados Información contenida en: Ordenes de Pago Oficios Traslados Hojas de codificación Diskette << requerido>> PAGO DE PERSONAL Monto cancelado por Beneficiario Status de la orden actualizado << ejecuta>> Dirección de Finanzas: Dpto. de Tesorería: Sección de Habilitaduría Sección de Caja y Valores Dpto. de Nómina DSIA << suple>> << apoya >> SIPAGO Cuadre de bancos SAFEP CP-OP enviadas a Finanzas Listados de nómina Cuentas de personal ULA Cuentas de Tesorería dentro y fuera del País 25

Actividades del Proceso Pago de Personal 26

5.3.2.2 Proceso Pago de Deducciones Este proceso permite el ingreso y la consulta de la información referida a los pagos de las deducciones que por diversos conceptos se le hace al Personal de la Universidad de Los Andes. Constitución de la República Bolivariana Ley de Universidades Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público Ley de Impuesto Valor Agregado Ley de Impuesto Sobre la Renta Ley del Trabajo y sus Reglamentos Reglamento de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público Normas de Administración de Créditos Presupuestarios Reglas del Negocio de Pago de Personal << regula>> Dpto. de Tesorería Dpto. de Nómina << controla>> <<objetivo>> Ejecutar el pago de las obligaciones contraidas por el Personal de la ULA << cumple>> Entrega de las relaciones de pago de Nómina y documentación anexa Ordenes de Pago Oficios Traslados Listados de Nómina Hojas de codificación Reportes de Deducciones << inicia>> << requerido>> <<proceso>> PF 2.2.2 PAGO DE DEDUCCIONES Movimiento diario para Contabilidad Pagos a Proveedores de bienes y de servicios ejecutados Aportes de aportes personales Impuestos cancelados Pagos a beneficiarios de pensión de alimentos Pagos a Caja de Ahorro y Fondo de Jubilación Monto cancelado por Beneficiario Impuestos enterados << ejecuta>> Dirección de Finanzas: Dpto. de Tesorería: Sección de Habilitaduría Sección de Cajas y Valores Dpto. de Nómina Instituciones bancarias << suple>> << apoya >> SIPAGO Hojas de codificación SAFEP CP-OP enviadas a la Dirección de Finanzas Listados de nómina Reportes de deducciones 27

Actividades del Proceso Pago de Deducciones 28

5.3.2.2 Proceso Pago de Otras Obligaciones Por medio de este proceso se realiza la tramitación y cancelación del resto de los pagos presupuestarios. Los mismos se especifican en el tercer nivel de descomposición. Constitución de la República Bolivariana Ley de Universidades Ley de Impuesto Sobre la Renta Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público Ley de Impuesto Valor Agregado Ley del Trabajo y sus Reglamentos Ley del bono alimentario y sus Reglamentos Key de Donaciones y Sucesiones Reglamento de Compras Reglamento de Ventas Reglamento de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público Normas de Administración de Créditos Presupuestarios Reglas del Negocio de Pago de otras obligaciones Dpto. de Tesorería Sección de Habilitaduría Sección Cajas y Valores << regula>> << controla>> <<objetivo>> Ejecutar los pagos de las obligaciones adquiridas por la Institución con Proveedores de Bienes y Servicios y Organismos gubernamentales. << cumple>> Fecha fijada para el pago del ISLR e IVA Entrega de ordenes de pago por conceptos varios << inicia>> << requerido>> Ordenes de Pago Oficios Información de retenciones Hojas de codificación <<proceso>> PF 2.2.3 PAGO DE OTRAS OBLIGACIONES Movimiento diario para Contabilidad Pagos según su modalidad Aportes Institucionales cancelados Monto cancelado por el Beneficiario << ejecuta>> Dirección de Finanzas: Dpto. de Tesorería: Sección de Habilitaduría Sección de Cajas y Valores Dpto. de Nómina Instituciones bancarias << suple>> << apoya >> SIPAGO Hojas de codificación SAFEP Ordenes de pago 29

Actividades del Proceso Pago de Otras Obligaciones 30

5.3.3 Proceso Control de Pagos Este Proceso cubre los requerimientos de controles de pagos ejecutados y pagos pendientes, así como la anulación de las órdenes de pago. 5.3.3.1 Proceso Control de Pagos de Personal Constitución de la República Bolivariana Ley de Universidades Normas de Administración de Créditos Presupuestarios Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público Reglamento de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público << regula>> Dpto. de Tesorería Sección de Habilitaduría Sección Cajas y Valores << controla>> <<objetivo>> Mantener un registro actualizado de los pagos ejecutados, así como también de los pagos pendientes. << cumple>> Entrega de ordenes de pago no cobradas Entrega de Notas de Débito << inicia>> <<proceso>> PF 2.3.1 Órdenes de pago anuladas Cheques anulados Movimiento diario para Contabilidad << requerido>> CONTROL DE PAGOS DE PERSONAL Información contenida en: Órdenes der pago no cobradas Notas de Débito y/o Notas de Crédito Pagos realizados << ejecuta>> Dirección de Finanzas Dpto. de Tesorería << suple>> << apoya >> SIPAGO Instituciones bancarias SUAS Caja Central SAFEP Dpto. de Contabilidad 31

5.3.3.2 Proceso Anulación de órdenes de pago Constitución de la República Bolivariana Ley de Universidades Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público Ley del trabajo y sus reglamentos Ley de donaciones y sucesiones Normas de Administración de Créditos Presupuestarios Reglamento de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público Reglamento de compras de la ULA Reglas del negocio Circular 1528-04 << regula>> Jefe Sección Emisión y Control de pagos << controla>> <<objetivo>> Mantener el control sobre las órdenes de pago anuladas, bien sea por no haber sido cobradas por el Beneficiario o por solicitud de la Unidad Administradora Desconcentrada emisora. << cumple>> Solicitud de anulación de órdenes de pago Entrega de ordenes de pago no cobradas Entrega de Notas de Débito y/o Notas de Crédito Entrega de cheques caducos << inicia>> << requerido>> Información contenida en: Solicitud de anulación de orden de pago <<proceso>> PF 2.3.2 ANULACIÓN DE ÓRDENES DE PAGO Órdenes de pago anuladas Cheques anulados Movimiento diario para Contabilidad Pagos pendientes Cheques anulados Relación de cheques anulados << ejecuta>> Dirección de Finanzas Dpto. de Tesorería << suple>> << apoya >> SIPAGO Dpto. de Tesorería SUAS Caja Central SAFEP 32

Actividades del Proceso Anulación de órdenes de pago 33

5.3.4 Proceso Pago de Órdenes Financieras Este proceso permite iniciar el ejercicio del pago financiero así como realizar la cancelación de pagos que ya fueron afectados presupuestariamente y los pagos financieros adelantados. 5.3.4.1.Pagos Financieros adelantados Constitución de la República Bolivariana Ley de Universidades Normas de Administración de Créditos Presupuestarios Código de Comercio Ley de Impuesto Sobre la Renta Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público Reglamento de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público Ley de Impuesto Valor Agregado Reglamento de compras de la ULA Decretos. Reglas del negocio Cirular 1528-04 << regula>> Dpto. de Tesorería Sección de Habilitaduría << controla>> <<objetivo>> Controlar los pagos financieros que puedan ser requeridos antes del inicio de la ejecución del presupuesto anual << cumple>> Solicitud de pago de órdenes financieras Autorización de pago financiero Generación CP presupuestaria << inicia>> << requerido>> CP Financiera Oficios de autorización <<proceso>> PF 2.4.2 PAGO FINANCIEROS ADELANTADOS Pago a la Dependencia Movimiento diario para Contabilidad Monto cancelado por Beneficiario Reemplazo de CP << ejecuta>> Dirección de Finanzas Dpto. de Tesorería << suple>> << apoya>> SIPAGO Dirección de Presupuesto SAFEP Dpto. de Nómina Dpto. de Contabilidad Instituciones bancarias Caja Central 34

Actividades del Proceso Pagos Financieros Adelantados 35

5.4.3.2 Pago de Cp pendientes Constitución de la República Bolivariana Ley de Universidades Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público Ley del trabajo y sus reglamentos Ley de donaciones y sucesiones Normas de Administración de Créditos Presupuestarios Reglamento de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público Reglamento de compras de la ULA Reglas del negocio Circular 1528-04 << regula>> Dpto. de Tesorería Sección de Habilitaduría << controla>> <<objetivo>> Ejecutar y controlar los pagos pendientes al 31/12 del año inmediato anterior, de acuerdo con la normativa establecida para tal fin. << cumple>> Entrega de órdenes de pago presupuestarias pendientes de pago al 31/12 del año inmediato anterior << inicia>> << requerido>> Información contenida en: Ordenes de Pago presupuestarias y financieras Oficios <<proceso>> PF 2.4.3 PAGO DE CP PENDIENTES Pago financiero Movimiento diario para Contabilidad Monto cancelado por Beneficiario Relación de montos pagados y pendientes << ejecuta>> Dirección de Finanzas Dpto. de Tesorería << suple>> << apoya >> SIPAGO Dirección de Presupuesto SAFEP Dpto. de Nómina Dpto. de Contabilidad Instituciones bancarias Caja Central 36

Actividades del Proceso Pago de CP pendientes 6.- MODELO DE ACTORES Y ROLES Actor son todos aquellos objetos que interactúan con un sistema. Pueden ser dispositivos, personas u otros sistemas (Montilva J. y Besembel I. en Modelado de Sistemas usando UML, Curso TS-01). Para el caso que nos ocupa, los actores que ejecutan los procesos del Dpto. de Tesorería e interactúan con el sistema, están organizados en estructuras de trabajo denominadas Secciones. A continuación se muestra la estructura organizativa jerárquica de la Dirección de Finanzas y dentro de ella la del Dpto. de Tesorería. 37

6.1.- Organigrama de la Dirección de Finanzas Fig. 7: Organigrama de la Dirección de Finanzas Misión del Dpto. de Tesorería Recaudar y distribuir, conjuntamente con la Dirección de Finanzas, los recursos financieros aprobados por las Autoridades Universitarias, de acuerdo a las asignaciones de los programas presupuestarios División interna del Dpto. de Tesorería. Hoy en día este Dpto. está conformado por dos Secciones: 38

Habilitaduría: tiene como objetivo procesar la documentación que ingresa al Dpto. a fin de realizar el pago correspondiente. Caja y Valores: actualmente está fusionado en una única sección, la cual tiene como objetivo la recaudación de los ingresos y la cancelación de los pagos, así como también mantener el control sobre los valores del Departamento de Tesorería. 6.2.- Definición de Actores y Roles Director de Finanzas Actor Rol Responsabilidades Supervisor de Finanzas Consultar y emitir informes estadísticos financieros de la Dirección de Finanzas. Tesorera Es el actor principal que tiene bajo su responsabilidad la supervisión y el control de los procesos que se ejecutan en el Dpto de Tesorería. Administrador Tiene bajo su responsabilidad controlar y ejecutar el pago de adelantos de Prestaciones Sociales Supervisor de Tesorería Gestor de pagos de prestaciones Solicitar aperturas de cuentas que estarán bajo la responsabilidad de la Dirección de Finanzas Autorizar Colocaciones y transferencias de fondos entre cuentas de la ULA Consultar disponibilidad financiera de las ctas bancarias controladas por la Dirección de Finanzas. Rendir informes de la situación financiera en cuentas bancarias Ejecutar y controlar el pago de adelantos de prestaciones sociales 39

Actor Rol Responsabilidades Jefe de Emisión de Pagos Tiene bajo su responsabilidad la supervisión y control de los procesos de pago, la conciliación de cuentas, pago en divisas y control de la cuenta en divisas. Coordinador de Caja y Valores Tiene bajo su responsabilidad la supervisión y control de Caja Chica, así como también el control de todo lo referente a los Funcionarios, las pólizas de caución y cuentas activas de las UAD. Asistente de Tesorería Tiene bajo su responsabilidad la revisión de los documentos de pago y sus soportes Tiene bajo su responsabilidad la emisión de documentos de pago Controlador Financiero Gestor de cuentas Revisor de documentos Emisor de pagos Consultar disponibilidad para ejecutar pagos Recibir y distribuir las solicitudes de pago que se reciben en el Dpto. Ejecutar y controlar el pago del Personal Docente Becario. Conciliar movimientos de las cuentas de ahorro manejadas por la Dirección de Finanzas Controlar movimientos, pagos en divisas, compra de divisas y conciliación de movimientos de la cuentas en divisas de la ULA. Verificar pagos realizados, anulación de pagos y reemplazo de CP. Controlar conciliación de cuentas y emitir reportes de conciliación Registrar Funcionarios sujetos a caución de las cuentas que abre la Dirección de Finanzas Controlar el registro de Funcionarios de las cuentas de las UAD. Controlar las pólizas para los Funcionarios. Controlar las cuentas activas y canceladas de las UAD. Controlar la apertura, cierre y reposición de Caja Chica Controlar la devolución de cheques caducos. Verificar los documentos de pagos vs soportes Marcar CP devueltas por errores Elaborar los documentos de pago 40

Actor Rol Responsabilidades Tiene bajo su responsabilidad la tramitación de los pagos de deducciones Tiene bajo su responsabilidad la conciliación de las cuentas corrientes Contabilista Gestor de Deducciones Conciliador de movimientos Verificar los pagos de deducciones Elaborar relación de pagos por banco y forma de pago Elaborar los documentos de pago de deducciones Conciliar los movimientos de cuentas corriente Emitir reportes de errores Tiene bajo su responsabilidad la tramitación de los pagos de Personal Docente y ATO. Gestor de pagos de Personal Controlar y ejecutar los pagos de nómina de Personal de la ULA Controlar los pagos de deducciones Tiene bajo su responsabilidad el registro y control de los movimientos en cuentas bancarias Secretaria de Tesorería Tiene bajo su responsabilidad Cajero Pagador Tiene bajo su responsabilidad entregar los pagos por Caja Chica Recepcionista Tiene bajo su responsabilidad verificar las solicitudes de pago, recaudos y soportes que las acompañan y registrar su entrada Registrador financiero Tramitador de cuentas Cajero Pagador Recepcionista Registrar los movimientos en cuentas de la ULA Registrar la apertura y cancelación de cuentas bancarias manejadas por la Dirección de Finanzas Reversar movimientos errados Realizar ajustes contables Tramitar el código ONT Solicitar apertura de una cuenta al Banco Registrar la apertura de Caja Solicitar reposición de fondos para la Caja Chica Realizar la entrega y registro de los documentos de pago recibidos y de los pagos en efectivo Controlar la caducidad y devolución de ls cheques recibidos Revisar las solicitudes de pago y registrar su entrada 41

Dpto. de Contabilidad Actor Rol Responsabilidades Tiene bajo su responsabilidad el control contable de los procesos que se ejecutan en el Dpto. de Tesorería. Controlador Contable Asignar el código contable correspondiente a las cuentas que maneja la Dirección de Finanzas. Controlar contablemente los movimientos financieros registrados por el Dpto. de Tesorería. Dpto. de Nómina Tiene bajo su responsabilidad la emisión de la información requerida para la ejecución de pagos Dpto. de Presupuesto Tiene bajo su responsabilidad emitir las órdenes de pago presupuestarias. Sistema de emisión y control de pagos Dpto. de Nómina Dpto. de Presupuesto SIPAGO Suministrar la información de pagos para el Personal que labora en la ULA. Suministrar la información de deducciones y retenciones aplicados al Personal de la ULA. Suministrar la información de pagos de ISLR e IVA. Suministrar la información de las órdenes de pago presupuestarias emitidas. Apoyar la gestión de cuentas bancarias, control de Caja chica y pagos. Tabla 1: Definición de Actores y Roles 42

6.3 Matriz Actores Procesos A continuación se muestran los procesos en los cuales intervienen los actores arriba descritos. Para el caso del actor Director de Finanzas, no está incluido en la siguiente tabla por cuanto su intervención será en el subsistema Apoyo a la Gestión de Recursos Financieros. ACTOR ROL P 1.3.1 P 1.3.2 P 1.3.3 P 1.3.4 P 1.4 P 2.1.1 P 2.1.2 P 2.2.1 P 2.2.2 P 2.2.3 P 2.3 P 2.4 Tesorera Supervisor de Tesorería X X X X X X X X X Secretaria Tesorería Tramitador transferencias X X X X X Administradora X Jefe Emisión de pagos Controlador Financiero X X X X X X X X Coordinador Caja y Valores X X X X X X X X Asistente de Caja y Valores X Asistente Tesorería 1 Revisor de Documentos X X X X X X X Asistente Tesorería 2 Emisor documentos de pago X X X X X Asistente Tesorería 3 Gestor de deducciones X Asistente Tesorería 4 Conciliador de movimientos X Contabilista 1 Gestor pagos de personal X X X X X Contabilista 2 Registrador financiero X X X X X X X X Cajero Pagador Cajero pagador X X X X X Cajero Recaudador X Recepcionista Recepcionista X X X Unidades Administradoras DesconcentradasUAD X X X X X Dirección de Presupuesto X X X X X Departamento de Nómina X X X X X Departamento de Contabilidad Controlador Contable X X X X X X X Sistema de Emisión y control de pagos SIPAGO X X X X X X X X X X X X Tabla 2 : Matriz Actores vs Procesos NOTA: a fin de facilitar la tarea de diagramar las tareas actuales de cada actor, aquellos que tenían la misma denominación de cargo se diferenciaron aplicando la numeración que se ve en la tabla 2. Por razones de tiempo se dejaron los actores con la misma descripción que tenían en los primeros diagramas para los propuestos y en la tabla de descripción se colocaron en el mismo orden como están numerados. 43

7.- MODELO DE REGLAS Proceso 1.3.2 Transferencia de Fondos 1.3.3 Control de Colocaciones Tipo de Regla Identificador Nombre Descripción Definición RN-17 Traslado _ entre_ Es un movimiento bancario que cuentas consiste en trasladar dinero dentro del mismo banco y entre cuentas de la ULA, a fin de habilitar un pago. Fórmula RN-18 Disponibilidad _ La disponibilidad neta por banco neta_ ppto_caja viene dada por la sumatoria de la disponibilidad de cada cuenta de ese banco menos las deducciones, Definición RN-19 Disponibilidad_ provisional Fórmula RN-20 Montos _ estimados_ ppto_caja Definición RN-21 Participación_ autorización Versión 1.0 Fecha: 15 / 3 / 2007 Autores Fuentes Lena Sánchez Bor - Nancy B. de García Departamento de Tesorería menos todos los pagos pendientes. La disponibilidad es provisional si se solicita aún cuando no se ha realizado el cierre diario de operaciones. Si no existe la cifra global de nóminas o deducciones canceladas, el usuario debe estimarla. Para el caso de pago de deudas como homologación, aguinaldos y bono vacacional, no se realiza estimación por cuanto no se cancelan hasta que no llegue el dinero. Si se quiere estimar el monto de una nómina o pago de deducción, se debe contar con la base para la estimación; ésta se deriva del último mes, siempre y cuando no se engloben otros pagos dentro de la misma nómina; en caso contrario, el sistema mostrará la serie de los últimos 3 meses para que el usuario estime la cifra. Una participación puede ser autorizada por la Tesorera con el aval del Vicerrector Administrativo, o puede ser autorizada por una Facultad o Núcleo. En el caso de estos últimos, no pueden abrir la participación directamente, sino autorizar a Tesorería para que abra y controle las participaciones de su dinero. La autorización la hace el decano y/o el administrador, mediante un oficio. 44

Proceso 1.3.3 Control de Colocaciones 1.3.4 Control de movimientos en Cuentas Tipo de Regla Identificador Nombre Descripción Restricción RN-22 Participación _ Una participación se apertura, se estado renueva o se cancela. Se puede renovar n veces, pero se apertura o Definición RN-23 Ppto_caja_ consolidado Fórmula RN-24 Deducciones_ pendientes _ pago_ ppto_ caja cancela una sola vez. El ppto de caja consolidado se obtiene a partir del ppto de caja, extrayendo los totales por cada tipo de concepto: disponibilidad, pagos pendientes, desglosados en: nóminas, deducciones, aportes y otros conceptos pendientes por pagar Para el Presupuesto de caja el monto que se coloca en la sección para deducciones pendientes de pago, provienen de la relación del total de las deducciones pendientes por mes, para cada nómina pendiente. Definición RN-25 Pasivos Pagos retenidos en Tesorería: pensiones alimenticias de poco monto que se pagan por Caja Chica y no son cobradas; embargos en los cuales el Tribunal no envía decisión de quien debe cobrarlos o embargos preventivos; prestaciones que no fueron cobradas; pagos a colegios que no se presentan a cobrar. Definición RN-26 Colocaciones _ otras_ dependencias Definición RN-27 Movilización_cue ntas Versión 1.0 Fecha: 15 / 3 / 2007 Autores Fuentes Lena Sánchez Bor - Nancy B. de García Departamento de Tesorería Las Facultades pueden pedir a Tesorería colocar su dinero. Para ello, envían el dinero a Finanzas como un reintegro o devolución. Esto incluye dinero que llega del Banco Central, y la facultad lo ingresa como ingreso propio. Para pedirlo, deben hacer una CP Presupuestaria de manera que el dinero ingrese a su cuenta presupuestariamente (bajo el proceso de Conceptos varios), una vez que baja la CP, Tesorería procesa el pago. Todas las cuentas de tesorería y de las UAA deberán tener al menos un movimiento en un período de 3 meses, de lo contrario, corre el riesgo de ser retirado el dinero por la ONT 45

Proceso 1.3.4 Control de movimientos en Cuentas Tipo de Regla Identificador Nombre Descripción Definición RN-28 Movimientos Todos los movimientos dentro de las _cuentas_ban cuentas de Tesorería se clasifican en carias mov. de ingreso y de egreso; para los primeros, se incluyen notas de crédito y depósitos; para los segundos, notas de débito y retiros Requerimiento RN-29 Comparación Cada banco tiene una codificación _ de siglas, la cual debe usarse para conciliación_ comparar los estados de cuenta que automática sean bajados por internet y Restricción RN-30 Cuenta _ finanzas_ bloqueada Definición RN-31 Registro_mo v_ ingreso Restricción RN-32 Situación_cu enta_ dólares Definición RN-33 Tipos_traslad o Definición RN-34 Ajustes _ contables Versión 1.0 Fecha: 15 / 3 / 2007 Autores Fuentes Lena Sánchez Bor - Nancy B. de García Departamento de Tesorería guardados en formato.txt o.xls. Una cuenta de la Dirección de Finanzas se puede bloquear circunstancialmente para emitir pagos pendientes de años anteriores y para garantizar que no se sobregire por cargo de pagos del año en curso. Al emitirse todos los pagos pendientes, la cuenta se desbloqueará. Los registros de movimientos de ingreso incluyen tanto las notas de crédito como los depósitos e intereses generados en las cuentas y por concepto de colocaciones. Se pueden hacer pagos a proveedores fuera de Venezuela utilizando los dólares remanentes en la cuenta en dólares, siempre y cuando la dependencia solicitante entregue los dólares a Tesorería o su equivalente en bolívares. Los traslados pueden ser de tres tipos: Traslados Tipo 1: para procesar pagos de Deducciones, Nómina PDI y ATO, Becas y Preparadores y Vigilantes eventuales. Traslados Tipo2: para procesar pagos de PDI becarios en el país y en el exterior. Traslados Tipo 3: son traslados internos y para cualquier otro caso. Los ajustes contables pueden ser movimientos de ingreso o egreso que permiten cuadrar las cuentas de la Dirección de Finanzas vs bancos. NOTA: Las reglas del negocio aquí descritas fueron completadas a medida que se avanzó en el proceso de validación. Por razones de tiempo, no fue posible continuar con la codificación de las reglas, por tal motivo el listado completo fue incluido por la Lic. Lena Sánchez B. en el Documento de diseño. 46