UNIVERSIDAD NACIONAL ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR UBICACION ELECTRONICA Delegado/Mis COORDINADOR DE LA CALIDAD DIRECTOR AREA DE GERENTE documentos/sgc/ Manuales de funciones/g 05 DE ABRIL DE 2013 NUMERO DE PAGINAS 6
PAGINA 2 DE 6 C O N TE N ID O 1. OBJETIVO 2. DEFINICIONES 3. ESPECIFICACIONES DEL CARGO 4. REVISION
PAGINA 3 DE 6 1 OBJETIVO. Informar al funcionario las tareas asignadas a su cargo, sus responsabilidades y autoridades, así como, la magnitud de su aporte para el logro de los objetivos de la Cooperativa. 2 DEFINICIONES 2.1 AUTORIDADES. Hace referencia a la autonomía en la toma de decisiones relacionadas con el cargo y con las tareas asignadas. 2.2 COMPETENCIA. Conjunto de conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes que le permiten a un trabajador desempeñarse efectivamente dentro de un área ocupacional, para alcanzar los niveles de calidad esperados en el trabajo. 2.3 CONOCIMIENTOS ESPECIALES. Corresponde a educación no formal recibida por el funcionario a través de la cual ha podido desarrollar técnicas requeridas para el desarrollo del cargo. 2.4 FORMACION. Educación formal recibida por la persona que desempeña el cargo. 2.5 REQUISITOS FISICOS. Cantidad y continuidad de energía y esfuerzo físico requeridos; así también, la constitución física para desempeñar el cargo. 2.6 RESPONSABILIDADES. Se refiere a los compromisos que tiene el ocupante del cargo, adicional a sus funciones. 3. ESPECIFICACIONES DEL CARGO 3.1 OBJETIVO. Apoyar a la Gerencia en todas las actividades que ésta requiera por solicitud directa y por medio del oportuno desarrollo de las asignadas al cargo. Así mismo, hacer seguimiento a los casos que se encuentran en cobro jurídico. También, controlar el archivo y el control de pago de los servicios públicos institucionales, impuestos prediales y emitir el concepto inicial en relación con la viabilidad de las solicitudes de retiro de asociados. 3.2 DESCRIPCION DE FUNCIONES Hacer seguimiento a la gestión de recaudo de cartera de obligaciones de cobro jurídico delegados a abogados externos Preparar la documentación, hacer seguimiento a la gestión y atender los convenios de pago de los casos de cobro jurídico Verificar si los asociados que solicitan retirarse tienen obligaciones pendientes con la Cooperativa y emitir con base en ello un primer concepto de viabilidad Coordinar y controlar el archivo general
PAGINA 4 DE 6 Remitir a la contabilidad las facturas de servicios públicos y telefonía celular institucional a fin de que allí se gestione su pago Coordinar las actividades relacionadas con las seguridad de las instalaciones de la Sede Administrativa; así mismo, las correspondientes a la seguridad industrial Coordinar el mantenimiento de los vehículos institucionales Elaborar y presentar las declaraciones de impuestos prediales y de vehículos institucionales Actuar como jefe de proceso de compras Actuar como administrador de la Sede Administrativa ubicada en la Calle 45A, No. 28-62 Coordinar las actividades relacionadas con el reciclaje Gestionar la recepción, exhibición, venta y pago al tercero, de los discos compactos, DVD s y libros expuestos en el primer piso de la Sede Administrativa Controlar los insumos de aseo y cafetería y garantizar que se suministren oportunamente en los lugares de uso Y todas las demás funciones relacionadas con el cargo y las asignadas por el superior inmediato. 3.3 AUTORIDADES. La persona que desempeñe el cargo podrá gestionar lo necesario para mantener el archivo en correcto funcionamiento; para las demás actividades necesitará autorización de la Gerencia. 3.4 RESPONSABILIDADES. Debe velar por la buena utilización y conservación de los equipos de oficina e implementos a los cuales tiene acceso. Tiene acceso a información confidencial relacionada con cobros jurídicos; así mismo, los libros, discos compactos o DVD s suministrados por asociados para su exhibición. Mantener confidencialidad sobre la información contenida en el sistema de información. 3.5 FORMACION. Profesional Universitario 3.6 CONOCIMIENTOS ESPECIALES. Contabilidad o gestión de recuperación de cartera. 3.7 EPERIENCIA. 3 años de experiencia en cargos de manejo y confianza a este nivel.
PAGINA 5 DE 6 3.8 COMPETENCIAS Competencia Adaptación a cambios Orientación al autodesarrollo Compromiso y capacidad de trabajo Orientación a metas Orientación al asociado Trabajo en equipo Liderazgo Desarrollo de otros Comunicación Solución de problemas Capacidad de trabajo bajo presión Definición Implementar exitosamente las modificaciones en procedimientos y responder constructiva y eficazmente a las nuevas exigencias y condiciones Utilizar experiencias para adquirir aprendizaje Involucrarse con los propósitos de la empresa y poner a su servicio sus capacidades para trabajar con calidad Aceptar la responsabilidad personal y trabajar en procura de los resultados y metas organizacionales, según los estándares establecidos. Orientación al servicio e involucrar las necesidades de los asociados en sus metas y solución de problemas. Valorar la colaboración, participar e involucrarse activamente en el logro de las metas de los grupos en que interviene Persona visionario que motiva y guía a un grupo de personas en la consecución de los objetivos que se proponen alcanzar. Manejo asertivo de oportunidades de desarrollo, para promover altos desempeños y recompensar equitativamente. Trasmitir información en el momento oportuno evitando alterar la calidad de la información. Capacidad de obtener soluciones novedosas y acertadas a posibles problemas que se presenten en el cargo Aptitud tanto física como intelectual para realizar labores o tareas en lapsos de tiempo reducidos en razón a las demandas de trabajo presentadas en circunstancias especiales. Exigencia Bajo Medio Alto Muy Alto 3.9 REQUISITOS FISICOS. El cargo no requiere esfuerzo físico. Debe tener disponibilidad para desplazarse a diferentes lugares dentro y fuera de la ciudad. 3.10 CONDICIONES DE TRABAJO. Es un ambiente de trabajo propio de oficinas y salas de reuniones. Se puede generar riesgo público mínimo en razón al desplazamiento fuera de las oficinas. 4 REVISION A la versión dos de este documento se hicieron las siguientes modificaciones:
PAGINA 6 DE 6 - Numeral 2. Alcance. Se elimina en razón a que el nombre del documento hace referencia al cargo para el cual aplica la información contenida dentro del mismo. - Numeral 3.2. Requisitos intelectuales. Se eliminó. - Numeral 2.3. Conocimientos especiales. Se agregó. - Numeral 2.4. Formación. Se agregó. - Numeral 4. Disposiciones generales. Se eliminó en razón a que éstas están incluidas dentro del procedimiento para el control de documentos. - Numeral 5.1 Objetivo del cargo. Se cambia por objetivo. - Numeral 5.2 Resumen del cargo. Se eliminó. - Numeral 5.3 Descripción detallada de funciones. Se cambia por descripción de funciones y se ajustan algunas de ellas. - Numeral 5.4 Responsabilidades. Se agrega lo relacionado con manejo de exhibiciones de libros y DVD s de asociados. - Numeral 5.7 Conocimientos especiales o capacitaciones. Se modifica por conocimientos especiales. - Numeral 5.9 Competencias básicas. Se modifica por competencias y se ajustan a cada uno de los niveles requeridos de conformidad con los resultados de la revisión general de competencias. - Numeral 6 Documentos relacionados. Se eliminó. - Numeral 7 Anexos. Se eliminó.