Lic. Victor Juárez www.auditoriapractica.com Correo: victorauditor@gmail.com
Dedicatoria A nuestro señor Jesucristo por permitirme elaborar el presente libro. AUDITORIA PRACTICA DE ESTADOS FINANCIEROS Imprenta Ríos Ciudad, Guatemala Tercera Edición Auditoría Práctica de Estados Financieros ISBN 978-99922-2-438-0 ISBN (El International Standard Book Number (en español,) Número Estándar Internacional de Libros o Número Internacional Normalizado del Libro), autorizado legalmente con el Numero ISBN 978-99922-2-438-0, otorgado a Victor Antonio Ambrosio Juárez.
PRESENTACION El presente libro es una contribución a los estudiantes de la carrera de auditoría, auditores que recién empiezan y profesionales que ejercen la profesión de la auditoría. Pretendo que en nuestro país aportar con esta guía de auditoría, que nos permita conocer, aprender y orientar la práctica de una auditoría de estados financieros. Siendo responsabilidad de los auditores evaluar los controles internos, registros contables y procedimientos implementados por la entidad, es necesario establecer las fases para una auditoría de estados financieros que permita conocer el proceso de planeación, ejecución e informe del resultado final y que este trabajo sea de consulta para el desarrollo de la auditoría y que a la vez el auditor aplique otras pruebas que considere según las circunstancias que se presenten en cada entidad que se está auditando. Las ideas y procedimientos expuestos en este trabajo constituyen una recopilación de las experiencias y conocimientos en la profesión de auditoría desarrollada durante varios años. La presencia del auditor es justificada en toda entidad, como unidad consultora y de apoyo, brindando servicios que permitan que toda entidad sea eficiente y haga los cambios de acuerdo a las circunstancias y factores que influyen. El contenido del presente libro, está basado en tres aspectos fundamentales que son el Memorándum de Planeación, Ejecución e Informe de auditoría, para el desarrollo de una auditoría práctica de estados financieros y que debe realizarse como lo establecen las Normas Internacionales de Auditoría que son de aplicación en nuestro país. En la primera fase, la "Planeación" significa desarrollar una estrategia general y un enfoque detallado para la naturaleza, oportunidad y alcance esperados de la auditoría. El auditor planea desempeñar la auditoría de manera eficiente y oportuna. El Memorándum de Planeación, ayuda a asegurar que se presta atención adecuada a áreas importantes de la auditoría, que los problemas potenciales son identificados y que el trabajo es completado en forma expedita. La planeación también ayuda para la apropiada asignación de trabajo a los auxiliares y para la coordinación del trabajo hecho por otros auditores y expertos. El grado de planeación variará de acuerdo con el tamaño de la entidad, la complejidad de la auditoría y la experiencia del auditor con la entidad y conocimiento del negocio. Adquirir conocimiento del negocio es una parte importante de la planeación del trabajo. El conocimiento del negocio por el auditor ayuda en la identificación de eventos, transacciones y prácticas que puedan tener un efecto importante sobre los estados financieros. En la segunda fase, la Ejecución de la Auditoría es dónde se aplican una serie de procedimientos de auditoría para obtener evidencia suficiente y competente apropiada para poder extraer conclusiones razonables sobre las cuales basar la opinión de auditoría.
Las pruebas de auditoría para obtener evidencia se obtiene de una mezcla apropiada de pruebas de control y de procedimientos sustantivos. La evidencia de auditoría comprenderá documentos fuente y registros contables subyacentes a los estados financieros e información corroborativa de otras fuentes. La tercera fase, es el Informe de Auditoría que es el documento formal en el que el auditor expresa su opinión sobre el resultado del examen realizado, de acuerdo a Normas Internacionales de Auditoría. El resultado del trabajo realizado por el auditor representa la evidencia del trabajo profesional de la auditoría, dónde depende la efectividad de la calidad del trabajo efectuado y del soporte obtenido como evidencia y que constituye el aporte para que la entidad cumpla con eficiencia, eficacia y economía sus operaciones, controles internos y proteja su patrimonio. El auditor deberá analizar y evaluar las conclusiones extraídas de la evidencia de auditoría obtenida como base para la expresión de una opinión sobre los estados financieros, que se expresa en el dictamen de auditoría. El informe se debe elaborar técnica y profesionalmente, con el objetivo que permita tomar acciones correctivas a las entidades, en forma oportuna a través de las recomendaciones que se señalan.1/ 1/ Normas Internacionales de Auditoría
INDICE Dedicatoria Pág. Presentación MEMORANDUM DE PLANEACION Antecedentes Objetivo de la auditoría Alcance Conocimiento del negocio Funcionarios principales Puntos de interés para la auditoría Estado actual de informes de auditoría interna Identificación de las áreas importantes a ser examinadas Matriz de evaluación de riesgos de auditoría Identificación de áreas críticas y significativas Determinación de la muestra Recursos humanos y distribución del tiempo Comunicación de resultados Anexo 1 Revisión analítica del balance general Anexo 2 Revisión analítica del estado de resultados Anexo 3 Matriz de evaluación de riesgos de auditoría Anexo 4 Cronograma de actividades 1 1 1 1 7 7 7 8 9 9 9 10 11 12 13 14 15 EJECUCION DE LA AUDITORIA Cedula centralizadora del activo 16 Cedula centralizadora del pasivo 17 Cedula centralizadora estado de resultados 18 Caja y Bancos Cuestionario de evaluación del control interno 19 Programa de auditoría 22 Papeles de trabajo 25 Cuentas por Cobrar Cuestionario de evaluación del control interno 39 Programa de auditoría 41 Papeles de trabajo 45
Inversiones Cuestionario de evaluación del control interno Programa de auditoría Papeles de trabajo Inventarios Cuestionario de evaluación del control interno Programa de auditoría Papeles de trabajo Propiedad, Planta y Equipo Cuestionario de evaluación del control interno Programa de auditoría Papeles de trabajo Gastos Pagados por Anticipado Cuestionario de evaluación del control interno Programa de auditoría Papeles de trabajo Pasivo Corto Plazo Cuestionario de evaluación del control interno Programa de auditoría Papeles de trabajo Pasivo Largo Plazo Cuestionario de evaluación del control interno Programa de auditoría Papeles de trabajo Patrimonio Cuestionario de evaluación del control interno Programa de auditoría Papeles de trabajo Resultados Cuestionario de evaluación del control interno Programa de auditoría Papeles de trabajo Pág. 63 66 69 72 76 79 94 98 102 109 112 114 119 122 125 139 141 144 150 151 153 157 160 163
Pág. INFORME DE AUDITORIA Antecedentes Objetivo Alcance Dictamen Estados financieros Notas a los estados financieros Hallazgos y recomendaciones Funcionarios responsables de implementar y darle seguimiento a las recomendaciones 173 173 173 174 175 178 184 190 Bibliografía
AUDITORIA PRACTICA DE ESTADOS FINANCIEROS
EMPRESA DE AUDITORIA DETECCION DE FRAUDES & ASOCIADOS MEMORANDUM DE PLANIFICACION BANCADEFE AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013 Guatemala, Enero de 2014
INDICE No. Descripción Página No. 1 Antecedentes 1 2 Objetivo de la auditoría 1 3 Alcance 1 4 Conocimiento del negocio 1 5 Funcionarios principales 7 6 Puntos de interés de la auditoría 7 7 Estado actual de informes de auditoría interna 7 8 Identificación de las áreas importantes a ser examinadas 8 9 Matriz de evaluación de riesgos de auditoría 9 10 Identificación de áreas críticas y significativas 9 11 Determinación de la muestra 9 12 Recursos humanos y distribución del tiempo 10 13 Comunicación de resultados 11 Anexo 1 Revisión analítica del balance general 12 Anexo 2 Revisión analítica del estado de resultados 13 Anexo 3 Matriz de evaluación de riesgos de auditoría 14 Anexo 4 Cronograma de actividades 15
MEMORANDUM DE PLANEAMIENTO AUDITORIA FINANCIERA A LA ENTIDAD BANCADEFE AÑO TERMINADO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 1. ANTECEDENTES Las operaciones financieras de la entidad Bancadefe en el período a auditar, han sido examinadas por la Unidad de Auditoría Interna. 2. OBJETIVO DE LA AUDITORIA Emitir dictamen de auditoría sobre los estados financieros e información complementaria relativos a la entidad Bancadefe por el año 2013, de acuerdo a las Normas Internacionales de Auditoría -Nías -. 3. ALCANCE Se evaluará el período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013. 4. CONOCIMIENTO DEL NEGOCIO A. Factores económicos generales Se discutió con Gerencia de la entidad, respecto a la actividad económica confirmando que derivado de las políticas de Gobierno, están experimentando un crecimiento que estaba dentro de los planes y metas fijadas que se encuentran establecidos. La entidad cuenta con credibilidad dentro del sistema financiero para obtener financiamiento y tasas de interés preferenciales. En el año 2013 no ha existido una inflación y reevaluación de la moneda que hubiere provocado problemas financieros. En cuanto a las políticas gubernamentales en materia monetaria, fiscal, restricciones de comercio, se han establecido reglas claras que han permitido invertir con seguridad y confianza. 1
B. Condiciones potenciales que afectan al negocio de la entidad El mercado y la competencia. Actividad cíclica o por temporada. Cambios en la tecnología del producto. Riesgo del negocio (por ejemplo, alta tecnología, facilidad de entrada para la competencia). Operaciones en reducción o en expansión. Condiciones adversas (por ejemplo, demanda a la baja, capacidad en exceso, seria competencia de precios). Indices clave y estadísticas de operación. Prácticas y problemas de contabilidad específicos. Marco de referencia regulador. Suministro y costo de energía. Prácticas específicas o únicas (por ejemplo, relativas a contratos de trabajo, métodos financieros, métodos de contabilidad). Cambios constantes de precios en los combustibles.2/ C. La entidad 1. Administración y propiedad-características importantes Estructura corporativa-privada Dueños beneficiarios Bancadefe, fue creada como sociedad anónima en el año 2000 por 3 empresarios guatemaltecos, siendo sus socios y beneficiarios directos en la distribución de utilidades y activos propiedad de la entidad. Tiene autonomía económica, financiera y administrativa y se rige por el Código de Comercio, su estatuto social y las normas legales de carácter específico que establece el Gobierno de Guatemala, para la actividad empresarial. Estructura del capital El aporte de las 3 personas se dio inicialmente por un monto igual de Q.100,000.00 que aporto cada socio y que están respaldados en acciones. 2/ Normas Internacionales de Auditoría 2
Estructura organizacional La entidad cuenta con la siguiente estructura orgánica: - Junta de Accionistas - Gerencia General - Oficina de Auditoría Interna - Departamento de Contabilidad - Departamentos de Ventas - Departamento de Bodega Objetivo y políticas de la administración Objetivo Garantizar la identificación con las metas, planes, programas específicos implantados, el crecimiento y continuidad, siendo estos del conocimiento de todos los niveles estructurales de la entidad. Como principales políticas establecidas para alcanzar sus objetivos, se han determinado las siguientes: a. Brindar calidad de los bienes que venden a los clientes, asegurándose que cumplan con estándares de calidad. b. Mejorar la atención a los clientes y presentación de los bienes. c. Eficientar los procesos de controles internos implementados en la entidad, teniendo en cuenta que debe contarse con las herramientas tecnológicas modernas y adecuadas. Fuentes de financiamiento Con Banco América se obtuvo el préstamo No. 23489583421523 por un monto de Q. 172,000.00 con vencimiento 31 de diciembre del año 2013 a un interés anual del 17 % anual y forma de pago mensual. Consejo de directores Sergio Martínez Eduardo Palesí Pedro Sosa Presidente Vice-Presidente Secretario Los tres empresarios propietarios de la entidad tienen reputación y experiencia en el negocio de computadoras por más de 10 años. La independencia y control sobre la administración de operaciones se delegó en la Gerencia General, teniendo la junta de accionistas un conocimiento profundo de la entidad. La junta realiza reuniones con una frecuencia semanal. Tienen asesor externo por medio de bufete de abogados. 3
Administración de operaciones La Gerencia General tiene conocimiento profundo de la actividad del negocio, por experiencia en otras entidades de reconocido prestigio por más de 12 años de estar ocupando dicha posición. Ha existido rotación de empleados en puestos menores. La Gerencia General es un puesto clave, sin embargo se estableció que no tiene código de ética. El personal del departamento de contabilidad depende directamente de la Gerencia, elaborando y remitiendo informes mensuales sobre los registros contables a Gerencia y con copia a la Junta de Accionistas. La Gerencia elabora presupuestos de ingresos y gastos, que son aprobados por la Junta de Accionistas previo análisis y discusión. Los sistemas de información de la administración están establecidos en un manual de funciones dónde se definen las responsabilidades de la Gerencia General y unidades operativas como Contabilidad, Presupuesto y Tesorería, etc., estableciéndose que cuentan con personal suficiente y la distribución de funciones es adecuada. La entidad genera un promedio mensual de 300 operaciones financieras, cuya documentación se encuentra en el archivo de contabilidad. El sistema de información provee datos en informes que elabora la gerencia como lo son: ventas, compras, análisis de inventarios, cuentas por cobrar, impuestos, presupuestos ejecutados. La entidad cuenta con un sistema de cómputo denominado STA, Sistema Tecnológico Avanzado, que se encuentra interfasado en todas las unidades y puntos de venta con módulos específicos, y que generan la información que se procesa. Se tiene como control hacer back up de manera diaria. Función de auditoría interna Actualmente la entidad tiene un Departamento de Auditoría Interna con dependencia directa de la Junta de Accionistas. El departamento cuenta con 3 auditores internos y un Jefe de Auditoría Interna. Emite informe mensual de auditoría conforme su plan anual de auditoría. Da seguimiento a recomendaciones de informes de auditoría anteriores, dejando plazos establecidos para su cumplimiento. El negocio de la entidad Productos, mercados, proveedores, gastos, operaciones - La naturaleza del negocio se basa en la venta de computadoras, accesorios y reparación en el mercado nacional. Sus principales productos para la venta son: - Computadoras marca cyber - Repuestos marca calidad-compu 4
- Locación de instalaciones de oficinas y bodegas: a. Oficina Central: desarrolla labores administrativas y financieras, comercialización y alta dirección. b. Sucursal Lima: efectúa labores de venta de computadoras, accesorios y reparación. Empleados Actualmente la entidad cuenta con 20 empleados que se encuentran dispersos en todas las unidades de la entidad. El nivel salarial es competente con el mercado nacional, con el objetivo de contar con empleados de experiencia en cada función. Clientes, productos o servicios y mercados Principales clientes: Sus productos son vendidos en la Capital y Escuintla, siendo sus clientes principales: Cliente - Sebastián Modas - Grupo Confianza - Catarza En el mercado nacional existen 3 competidores que tienen productos y servicios de calidad como los que vende la entidad, sin embargo tiene una política de precios más competitiva que las otras entidades. Su nivel de reputación de productos, garantía, precio y entrega inmediata, contribuyen a mantener un nivel de calidad para el cliente. Proveedores importantes de bienes y servicios Los proveedores principales que apoyan el proceso del negocio de la entidad son: - Sofía, S. A. - Concesiones - Innovaciones y Soluciones 5
Información financiera La Gerencia General emite mensualmente un informe financiero y otro de operaciones para ser discutidos con la junta de accionistas. Dichos informes son detallados en análisis dónde se consignan montos, justificaciones de compras, tendencias de ventas, niveles de inventario y satisfacción de clientes. Para cumplir con sus actividades administrativas - financieras, la entidad Bancadefe, contó con los siguientes recursos financieros en el período de análisis: AÑO En Miles de Quetzales Q. Ingresos 2013 300,000.00 Influencias externas que afectan a la administración Influyen externamente en la entidad, cambios en leyes específicas como el Código Tributario, competencia de entidades del exterior y paros laborales en el país. Comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno Las políticas contables adoptadas por la entidad y los cambios en esas políticas están basadas en las Normas Internacionales de Contabilidad, que están en el Manual de Contabilidad aprobado por la Junta de Accionistas. El Departamento de Contabilidad cuenta con 5 personas, entre ellos una contadora general, tres auxiliares y una secretaria. El sistema de contabilidad es computarizado, llevándose los siguientes libros: mayor general, diario general, inventarios, balances, caja y bancos, registro de compras, ventas y registros auxiliares. Emite los estados financieros siguientes: - Balance General - Estado de Resultados - Estado de Flujo de Efectivo - Notas a los Estados Financieros complementaria 6
Legislación Las normas legales aplicables a la entidad Bancadefe, son las siguientes: - Código de Comercio - Ley del Impuesto sobre la Renta - Ley del Impuesto al Valor Agregado -IVA- - Otras leyes aplicables 5. FUNCIONARIOS PRINCIPALES Nombres y Apellidos Sergio Martínez Javier Alfredo Solares Samuel Castaño Carlos Peña Amanda Castrini Pedro Ciny Cargos Presidente de Directorio Gerente General Gerente de Comercialización Gerente de Sistemas Contador General Jefe de Auditoría Interna 6. PUNTOS DE INTERES PARA LA AUDITORIA En el relevantamiento preliminar efectuado, se ha observado los siguientes aspectos que deben considerarse al enfocar nuestras pruebas de auditoría: a. Saldos de cuentas por cobrar a empleados y funcionarios que datan de hace varios años. b. Saldos de cuentas por pagar desde el año 2006. 7. ESTADO ACTUAL DE INFORMES DE AUDITORIA INTERNA a. En el Informe de Auditoría Interna No. AI-001-2012 en la cuenta caja y bancos, se determinó un faltante de caja por valor de Q. 5,000,00 al 15 de julio de 2012 que a la fecha actual 17 de enero de 2014 no ha sido recuperado. b. Del seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones emitidas en los informes de auditoría interna se determinó que no se cumplieron las siguientes: 7
Diferencias entre registros contables y y documentadas por valor de Q. 4,000.00. auxiliares aún no desvanecidas - Diferencias resultantes entre saldos auxiliares y existencias físicas aún no investigadas en inventarios. - Saldos de años anteriores no recuperados en caja y bancos y cuentas por cobrar. 8. IDENTIFICACION DE LAS AREAS IMPORTANTES A SER EXAMINADAS Caja y Bancos Ingresos: La entidad recibe ingresos por concepto de venta y servicios de mantenimiento y reparación de computadoras. Egresos: La entidad emite aproximadamente 300 cheques para diferentes gastos y adquisiciones de activos. Conciliación Bancaria: El departamento de contabilidad elabora conciliaciones de los bancos que se tienen registrados en los libros contables autorizados por la SAT. Arqueo de Caja: El departamento de auditoría interna en sus intervenciones práctica arqueos sorpresivos a los responsables de recibir efectivo y cheques por las ventas realizadas. Cuentas por Cobrar: Existen saldos antiguos que se arrastran en los registros contables y que corresponden a empleados, funcionarios y clientes. Inventarios Inventarios Físicos: Los encargados de bodegas y auditoría interna establecen mediante sus procedimientos, realizar inventarios físicos. Precios: Las compras de computadoras se realizan con diferentes proveedores, mediante las cotizaciones correspondientes para establecer calidad, cantidad y precio. Propiedad, Planta y Equipo Alzas: Se adquieren activos fijos con autorización de la junta de accionistas. Bajas: Las bajas se dan con autorización de la Gerencia, previa revisión de contabilidad y auditoría interna, informando a la Junta de Accionistas. 8
Cuentas por Pagar: Los saldos se arrastran de años anteriores en ciertos proveedores. 9. MATRIZ DE EVALUACION DE RIESGOS DE AUDITORIA En el Anexo No. 3, se identifican las áreas críticas y significativas resultantes de la evaluación del riesgo de la auditoría y procedimientos básicos que serán aplicados. 10. IDENTIFICACION DE AREAS CRITICAS Y SIGNIFICATIVAS Las áreas críticas y significativas se determinan de acuerdo a la evaluación efectuada en la revisión analítica, materialidad a los estados financieros o áreas de mayor riesgo y el criterio profesional del auditor. En Anexos Nos. 1 y 2 se presenta la materialidad de las cuentas registradas en los estados financieros, estableciéndose las más significativas, tomando en cuenta la evaluación preliminar y los informes de auditoría interna. Areas críticas Caja y bancos Cuentas por cobrar Inventarios Propiedad, Planta y Equipo Cuentas por Pagar Riesgo Moderado Alto Moderado Moderado Moderado 11. DETERMINACION DE LA MUESTRA Basado en las cuentas significativas se tomarán muestras para las pruebas de cumplimiento y sustantivas. 9
12. RECURSOS HUMANOS Y DISTRIBUCION DEL TIEMPO Para la realización del exámen se requiere de 30 días hábiles laborables y contar con la participación de un coordinador, un supervisor y un auditor de acuerdo a la siguiente distribución: Presupuesto de Tiempo El presupuesto de tiempo, distribución de actividades y responsables establecidos para el desarrollo de los trabajos es el siguiente: RESPONSABLE Supervisor Coordinador Auditor ACTIVIDADES Planificación y programación Supervisión y revisión de PT Informe Memorando de antecedentes Planificación y Programación Análisis Estados Financieros Comentarios, conclusiones y recomendaciones Comunicación parcial de resultados Elaboración informe final Elaboración memorando de planificación Planificación, programación y pruebas de análisis: - Caja y Bancos - Cuentas por Cobrar - Inversiones - Inventario - Activos Fijos - Gastos Pagados por Anticipado - Cuentas por Pagar - Préstamos - Patrimonio - Nóminas - Pruebas globales - Borrador de hallazgos y Recomendaciones TIEMPO HORAS 15 9 5 1 30 15 8 17 6 5 2 53 5 24 24 8 20 12 8 8 8 8 8 8 8 8 157 10
13. COMUNICACION DE RESULTADOS El resultado final de la auditoría corresponde del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013 y se emitirán los informes siguientes: Informe de auditoría sobre los estados financieros - Dictamen de auditoría - Balance General - Estados de Resultados - Estado de Flujo de Efectivo - Notas a los Estados Financieros - Hallazgos y Recomendaciones de auditoría - Nombres y puestos de funcionarios responsables Elaborado por: Rolando Arquímedes Sosa Solórzano Auditor Reviso: Lic. Luis Fernando Peña Supervisor de Auditoría Aprobó: Lic. Jorge Alberto Certero Coordinador 11
ANEXO No. 1 ENTIDAD BANCADEFE BALANCE GENERAL AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 REVISION ANALITICA Moneda Q. ACTIVO CORRIENTE 2013 % PASIVO CORRIENTE 2013 % Caja y Bancos 100,000.00 7 Cuentas por Pagar 200,000.00 15 Cuentas por Cobrar 300,000.00 22 Proveedores 350,000.00 27 Inversiones 260,000.00 20 TOTAL PASIVO CORRIENTE 550,000.00 42 Inventarios 240,000.00 18 PASIVO NO CORRIENTE TOTAL ACTIVO CORRIENTE ACTIVO NO CORRIENTE 900,000.00 67 Documentos por Pagar Largo Plazo Provisión para Indemnizaciones 100,000.00 7 100,000.00 7 Propiedad, Planta y Equipo 360,000.00 27 TOTAL PASIVO NO CORRIENTE 200,000.00 14 Gastos Pagados por Anticipado 80,000.00 6 Patrimonio 590,000.00 44 TOTAL ACTIVO 1,340,000.00 100 TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 1,340,000.00 100 12
ANEXO No. 2 ENTIDAD BANCADEFE ESTADO DE RESULTADOS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 REVISION ANALITICA Moneda Q. CUENTA AÑO 2013 % Ventas 500,000.00 100 ( - ) Costo de Ventas 100,000.00 20 Utilidad Bruta 400,000.00 80 Gastos de Venta 150,000.00 30 Gastos de Administración 80,000.00 16 Gastos Financieros 30,000.00 6 Gastos de Distribución 20,000.00 4 Ganancia en Operación 120,000.00 24 Otros Ingresos 30,000.00 6 Ganancia antes del ISR 150,000.00 30 Provisión del ISR a pagar 20,000.00 4 Ganancia después del ISR 130,000.00 26 Utilidades retenidas al 31/12/13 110,000.00 22 Dividendos distribuidos 40,000.00 8 Ganancia del Ejercicio 200,000.00 13
ANEXO No. 3 ENTIDAD BANCADEFE MATRIZ DE EVALUACION DE RIESGOS DE AUDITORIA CUENTA Caja y Bancos Cuentas por Cobrar RIESGO Transacciones significativas Cuentas por cobrar no registradas Saldos antiguos no recuperados PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA Realizar pruebas de ingresos y egresos sobre montos importantes y transacciones no rutinarias. Revisar selectivamente cobros que se registren a libros contables y su depósito a banco. Examinar saldos antiguos para establecer mediante confirmaciones y revisiones a documentos su veracidad y análisis del porque no han sido recuperados. Inversiones Inversiones no autorizadas y que no estén registradas en los registros contables autorizados Confirmar inversiones financiero nacional. en el sistema Inventarios Activos de computadoras no ingresados por medio de los registros a bodega Bienes trasladados a sucursal no registrados Revisar ingresos de compras y de traslados a bodega de bienes adquiridos Activos Fijos Adquisiciones y bajas no autorizadas y registradas Revisar selectivamente las adquisiciones y bajas si fueron autorizadas por la Gerencia y si fueron de conocimiento de la Junta. Depreciaciones calculadas mal Hacer inventarios físicos selectivos. Calcular las depreciaciones de activos fijos. Cuentas por Pagar Saldos antiguos registradas por bienes o servicios no recibidos por obligaciones pendientes de pagar Confirmar y revisar documentación con contabilidad y gerencia de sus razones de obligaciones registradas de hace varios años pendientes de pagar 14
ANEXO No. 4 ENTIDAD BANCADEFE CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 No. ACTIVIDADES 1 PLANIFICACION 1.1 Familiarización 1.2 Revisión de archivos 1.3 Visita Preliminar 1.4 Evaluación preliminar del Control Interno 1.5 Memorando de Planificación Específica 1.6 Programas de Auditoría ENERO 2014 MESES FEBRERO 2014 2 EJECUCION 2.1 Elaboración de Cédulas de Auditoría 2.1.1 Pruebas de Cumplimiento 2.1.2 Pruebas Sustantivas 3 COMUNICACION DE RESULTADOS 3.1 Borrador de Primer Informe 3.2 Revisión de Primer Informe 3.3 Borrador de Segundo Informe 3.4 Informe Final 15
BG-1 BANCADEFE AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013 CEDULA CENTRALIZADORA BALANCE GENERAL Area Saldos S/ Libros Ajustes y/o Reclasificac. Saldos S/ Auditoría Ref. a 31/12/13 Debe Haber 31/12/13 PT,s Q. Q. ACTIVO NO CORRIENTE Propiedad, Planta y Equipo 360,000.00 0 0 360,000.00 E Gastos Pagados por Anticipado 80,000.00 0 0 80,000.00 TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE 440,000.00 0 0 440,000.00 ACTIVO CORRIENTE Caja y Bancos 100,000.00 0 1,000.00 99,000.00 Cuentas Por Cobrar 300,000.00 1,000.00 0 301,000.00 Inversiones 260,000.00 0 0 260,000.00 Inventarios 240,000.00 0 0 240,000.00 F A B C D TOTAL ACTIVO CORRIENTE 900,000.00 0 0 900,000.00 TOTAL ACTIVO 1,340,000.00 0 0 1,340,000.00 16
BG-2 BANCADEFE AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013 CEDULA CENTRALIZADORA BALANCE GENERAL Area Saldos S/ Libros Ajustes y/o Reclasificac. Saldos S/ Auditoría Ref. a 31/12/13 Debe Haber 31/12/13 PT,s Q. Q. PASIVO Y PATRIMONIO Patrimonio 590,000.00 0 0 590,000.00 CC PASIVO NO CORRIENTE Documentos por Pagar Largo Plazo 100,000.00 0 0 100,000.00 BB Provisión para Indemnizaciones 100,000.00 0 0 100,000.00 BB TOTAL PASIVO NO CORRIENTE Y PATRIMONIO 790,000.00 0 0 790,000.00 PASIVO CORRIENTE Cuentas por Pagar 200,000.00 0 0 200,000.00 AA Proveedores 350,000.00 0 0 350,000.00 AA TOTAL PASIVO CORRIENTE 550,000.00 0 0 550,000.00 TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 1,340,000.00 0 0 1,340,000.00 17
PG BANCADEFE AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013 CEDULA CENTRALIZADORA ESTADO DE RESULTADOS Saldos S/ Saldos S/ Area Libros Ajustes y/o Reclasificac. Auditoría Ref. a 31/12/13 Debe Haber 31/12/13 PT,s Q. Q. Ventas 500,000.00 0 0 500,000.00 EPG-1 ( - ) Costo de Ventas 100,000.00 0 0 100,000.00 EPG-2 Utilidad Bruta 400,000.00 0 0 400,000.00 Gastos de Venta 150,000.00 0 0 150,000.00 EPG-2 Gastos de Administración 80,000.00 0 0 80,000.00 EPG-2 Gastos Financieros 30,000.00 0 0 30,000.00 EPG-2 Gastos de Distribución 20,000.00 0 0 20,000.00 EPG-2 Ganancia en Operación 120,000.00 0 0 120,000.00 Otros Ingresos 30,000.00 0 0 30,000.00 Ganancia antes del ISR 150,000.00 0 0 150,000.00 Provisión del ISR a pagar 20,000.00 0 0 20,000.00 Ganancia después del ISR 130,000.00 0 0 130,000.00 Utilidades retenidas al 31/12/07 110,000.00 0 0 110,000.00 Dividendos distribuidos 40,000.00 0 0 40,000.00 CC-2 Ganancia del Ejercicio 200,000.00 0 0 200,000.00 18
G1 CUESTIONARIO DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CAJA Y BANCOS RESPUESTAS No. PREGUNTA SI NO N/A COMENTARIO GENERALIDADES 1 Existe un manual de procedimientos que X Autorizado por la Junta registre, controle, custodie, asigne Directiva responsabilidad, autorice e indique las formas estándar que se usa en el control del efectivo de ingresos y egresos? 2 Las funciones de los responsables del manejo X de efectivo son independientes de las de preparación y manejo de libros? 3 Se giraron instrucciones a los bancos de no cambiar ningún cheque por efectivo que este a X Por el Gerente nombre de la entidad? 4 Efectúan las labores de contabilidad y la de caja empleados competentes independientes uno de otro? X 5 Notifican inmediatamente a los bancos de Gerencia y con copia a Junta cambios de personas autorizadas en firmar X Directiva cheques? AUTORIZACION 6 La apertura de las cuentas bancarias y firmas Por Junta Directiva responsables son debidamente autorizadas? X REGISTRO Y CONTROL 7 Existen mecanismos que garanticen Esta en el Manual de Control procedimientos existentes para pagos, control de X Interno transacciones y registro de operaciones contables? 8 Se lleva un registro auxiliar de cuentas bancarias y esta autorizado por la Gerencia? 9 Las facturas y recibos están prenumeradas y preimpresas? X X 10 Existen reportes de registro y control de Libros auxiliares de bancos y ingresos y egresos? X reportes diarios 19
1 de 2 RESPUESTAS No. PREGUNTA SI NO N/A COMENTARIO RESPONSABILIDADES 11 Está definida la responsabilidad de las personas que manejan fondos y valores? X En el manual de funciones SEGREGACION DE FUNCIONES 12 Es adecuada la segregación de funciones incompatibles en el área para: - Las funciones de caja, cobro, depósitos al banco y registro contable. X 13 Son los cheques entregados por una persona X Receptora independiente de quién los prepara? CONCILIACIONES BANCARIAS 14 Se efectúan conciliaciones bancarias? a) Quién las efectúa? b) Con qué frecuencia? X X Auxiliar de contabilidad Mensual 15 Están registradas las conciliaciones en los libros auxiliares de bancos? X INGRESOS 16 17 Que ingresos recibe la entidad? Existen integraciones de ingresos? X X Venta de computadoras, accesorios y reparaciones 18 Los ingresos se depositan a las cuentas bancarias autorizadas por la entidad? X Diariamente 19 Los ingresos se emiten facturas autorizados por la administración tributaria? X EGRESOS 20 Se emiten cheques por gastos realizados? X Por Gerencia 21 Se elaboran cheques vouchers? X Por Gerencia 22 Los cheques pagados tienen facturas de X soporte autorizadas por la administración tributaria? 23 Los gastos se registran en libro auxiliar de X bancos y libros principales autorizados? 24 El libro auxiliar de bancos esta autorizado por la X Gerencia? 20
FIRMA: NOMBRE COMPLETO DEL AUDITADO: Amanda María Castrini de Castella PUESTO: Contadora General FIRMA: AUDITOR: Rolando Arquímedes Sosa Solórzano FECHA: Guatemala, 08 de enero de 2014 21
ENTIDAD: AUDITORIA: BANCADEFE ESTADOS FINANCIEROS PROGRAMA DE AUDITORIA H1 PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 AREA: CAJA Y BANCOS No. PROCEDIMIENTOS REF. PT HECHO POR FECHA OBJETIVOS 1 Los objetivos generales de esta área son: - El efectivo propiedad de la entidad está incluido en el balance. (Propiedad) A / A-3-2 RASS Enero-14 - Si los fondos y depósitos cumplen las condiciones de disponibilidad inmediata y sin restricción en cuanto a su uso y destino. (Existencia) - Revisar si se presentan los estados financieros conforme a Normas Internacionales de Contabilidad. (Presentación) 2 En caja y bancos se presentan todos los fondos y depósitos disponibles que existen y si son propiedad de la entidad. ( Exactitud ) 3 La adecuada presentación del efectivo en el Balance General y si existe restricción a la disponibilidad inmediata de los recursos, se debe mostrar en las Notas a los Estados Financieros. (Presentación, Existencia, Valuación) 4 Evaluar el Sistema de Control Interno. 22
1 de 2 No. PROCEDIMIENTOS REF. PT HECHO POR FECHA Pruebas de Cumplimiento 1 Obtener conocimiento del control interno del efectivo por medio de los procedimientos implantados y documentarlos. G1 RASS Enero-14 2 Evaluar el riesgo de control interno y diseñar pruebas de cumplimiento. 3 Realizar pruebas a los controles internos como: a) Probar los controles internos implementados y A-1-3 de contabilidad sobre los ingresos diarios, facturas, reportes de cobro y valores recibidos en correspondencia y su depósito al banco. b) Comparar una muestra de los ingresos de efectivo, con los traslados de cuentas por cobrar y depósitos. c) Comparar una muestra de desembolsos contabilizados en el diario con los traslados de cuentas por pagar, órdenes de compra, facturas y cheques pagados. A-1-4 d) Documentar la segregación de funciones de registro de operaciones, autorización y custodia de efectivo y valores. 4 Revisar, documentar y evaluar las coberturas de fianzas de los empleados que manejan efectivo y valores para establecer la protección de la entidad. A-1-3 5 Obtener copias de los arqueos sorpresivos que práctica el departamento de auditoría interna, para establecer posibles faltantes, dándole seguimiento a la recuperación. 23
1 de 3 No. PROCEDIMIENTOS REF. PT HECHO POR FECHA 6 Verificar la preparación de conciliaciones A-3 RASS Enero-14 mensuales de cuentas bancarias efectuadas por un empleado independiente. Pruebas Sustantivas 7 Realizar confirmaciones a los bancos para A-3-1 verificar las cantidades de depósito, cuentas A-3-2 bancarias a nombre de la entidad y préstamos obtenidos. 8 Obtener conciliaciones de cuentas bancarias a la A-3 fecha del balance general para verificar su detalle. 9 Obtener saldos de efectivo y conciliarlos con el A mayor general. 10 Obtener estados de cuenta bancario posteriores a la fecha de cierre. A-1 11 Realizar arqueos de efectivo al cajero y de A-1-1 fondos fijos. A-2 12 Verifique corte de clientes de los ingresos y de los desembolsos de efectivo. A-2-1 A-2-2 A-1-2 13 Analizar las transferencias bancarias al final del N/A año. 14 Investigar cheques con montos importantes y poco usuales con la documentación soporte y registros contables y auxiliares. 15 Emitir conclusión sobre el área sujeta a exámen basado en las pruebas de auditoría. A-1-4 A Firma: Revisado por: Lic. Luis Fernando Peña Fecha: 17 Enero de 2014 24
A Hecho por: RASS Fecha: 08/01/2014 Revisado: LFP Fecha: 17/01/2014 BANCADEFE AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 SUMARIA DE CAJA Y BANCOS CUENTA SALDO S/ AJUSTES Y/O SALDO S/ REF. CONTABILIDAD RECLASIFICACIONES AUDITORIA PT 31/12/2013 DEBE HABER 31/12/2013 Q. Q. Caja General A-1 12,000.00 0.00 0.00 12,000.00 Fondo Fijo A-2 3,000.00 0.00 1,000.00 2,000.00 Banco El Honesto A-3 85,000.00 0.00 0.00 85,000.00 TOTALES 100,000.00 0.00 1,000.00 99,000.00 BG-1 Se estableció ingresos en facturas no autorizadas por la SAT y sin registro contable por la cantidad de Q. 300,000.00. CONCLUSION: Como resultado de nuestros procedimientos conforme a Normas de Auditoría, opino que los saldos contables al 31/12/2013, no son razonables por la excepción establecida. Rolando Arquímedes Sosa Solórzano Auditor 25
BANCADEFE AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 CAJA Y BANCOS ARQUEO DE CAJA Y VALORES A-1 Saldo según registros contables al 08 de enero de 2013 Q. 10,000.00 (+) Efectivo no depositado y registrado A-1-1 5,000.00 Saldo conciliado en caja general 15,000.00 Arqueo practicado al 09 de enero de 2014 Efectivo no depositado y registrado Q. 5,000.00 Estado de Cuenta Bancario al 08 de enero de 2014 10,000.00 15,000.00 Sumas Iguales Q. 0.00 Los fondos y documentos con un valor de Quince mil Quetzales (Q. 15,000.00) están bajo nuestra custodia y responsabilidad. Los fondos y documentos que respaldan los ingresos fueron contados y revisados por el auditor en nuestra presencia el 09 de enero de 2014 y entregados el mismo día a las 10:00 horas am. Sebastián Pérez Nombre del Cajero Rolando Arquímedes Sosa Solórzano Auditor Revisado: Fecha: 17/01/14 Lic. Luis Fernando Peña Supervisor de Auditoría 26
A-1-1 BANCADEFE AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 CAJA Y BANCOS ARQUEO DE CAJA Y VALORES RESPONSABLE: Sebastián Pérez HORA: 10:00 AM PUESTO: Cajero General FECHA: 09/01/14 EFECTIVO CONTADO BILLETES DENOMINACION VALOR EN EN Q. CANTIDAD Q. 100.00 40 4,000.00 50.00 o 0.00 20.00 0 0.00 10.00 0 0.00 5.00 0 0.00 SUBTOTAL 4,000.00 MONEDAS DENOMINACION EN Q. CHEQUES CANTIDAD VALOR EN Q. 1.00 0.00 0.00 0.50 0.00 0.00 0.25 0.00 0.00 0.10 0.00 0.00 0.05 0.00 0.00 0.01 0.00 0.00 SUBTOTAL 0.00 TOTAL 4,000.00 VALOR EN No. FECHA Q. CONCEPTO 120848 08/01/14 1,000.00 Cobro clientes TOTAL EFECTIVO Y DOCUMENTOS SUBTOTAL 1,000.00 A-1 5,000.00 El valor de Q. 5,000.00 representa el efectivo y documentos contados en mi presencia por el auditor y que fueron devueltos íntegros el mismo día a las 11:00 am. Sebastián Pérez Cajero General Rolando Arquímedes Sosa Solórzano Auditor 27
A-1-2 BANCADEFE AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 CAJA Y BANCOS CORTE Y ARQUEO DE FONDOS Ingresos al día 09 de enero de 2014 FACTURAS EMITIDAS Del No. 15101 Al No. 15299 Q. 5,000.00 EFECTIVO CONTADO BILLETES Q. 4,000.00 MONEDAS Q. 0.00 CHEQUES Q. 1,000.00 TOTAL EFECTIVO Q. 5,000.00 A-1-1 Sobrante y/o ( Faltante ) de Efectivo Q. 0.00 CORTE DE FOUMULARIOS EN EXISTENCIA DOCUMENTO DEL No. AL No. Factura 15300 20000 OBSERVACIONES: La factura No. 15299 registra la venta de bienes y pagado con cheque No. 120848 Rolando Arquímedes Sosa Solórzano Auditor 28
BANCADEFE AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 CAJA Y BANCOS INTEGRACION DEL FONDO DE CAJA CHICA A-2 No. DESCRIPCION REF. FONDO ASIGNADO ARQUEO SOBRANTE (FALTANTE) 1 Fondo aperturado con cheque No.108 de fecha 01 de abril de 2005, del Banco América A Q. 3,000.00 2 Arqueo de Caja Chica 3 Cédula Analítica A-2-1 A-2-2 1,000.00 1,000.00 TOTALES Q. 3,000.00 Q. 2,000.00 ( 1,000.00 ) CONCLUSION: Se practicó arqueo de caja chica el día de hoy a la señora Ana Méndez, responsable del fondo por la cantidad de Q. 3,000.00, estableciéndose un faltante por la cantidad de Q. 1,000.00. Ana Méndez Secretaria Rolando Arquímedes Sosa Solórzano Auditor Fecha: 09/01/14 Revisado: Fecha: 17/01/14 Lic. Luis Fernando Peña Supervisor de Auditoría 31
BANCADEFE AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 CAJA Y BANCOS ARQUEO DE CAJA CHICA A-2-1 RESPONSABLE: Ana Méndez HORA: 15:00 PM PUESTO: Secretaria FECHA: 09/01/14 FONDO ASIGNADO: Q. 3,000.00 FECHA ULTIMO REINTEGRO: 03/01/14 EFECTIVO CONTADO BILLETES DENOMINACION EN Q. MONEDAS DENOMINACION EN Q. DOCUMENTOS CANTIDAD CANTIDAD VALOR EN Q. 100.00 5 500.00 50.00 5 250.00 20.00 10 200.00 10.00 5 50.00 5.00 1.00 0 0 0.00 0.00 SUBTOTAL 1,000.00 VALOR EN Q. 100.00 0 0.00 50.00 0 0.00 20.00 0 0.00 10.00 0 0.00 5.00 0 0.00 SUBTOTAL 0.00 TOTAL 1,000.00 No. FECHA VALOR EN Q. ----------- --------------- ---------------- 0.00 ------------- -------------- ----------------- 0.00 -------------- --------------- ---------------- 0.00 SUBTOTAL 0.00 TOTAL ARQUEADO 1,000.00 A2 El valor de Q. 1,000.00 representa la cantidad bajo mi responsabilidad y fue el arqueo de efectivo y documentos practicado por el auditor y que fueron devueltos a mi entera satisfacción al finalizar el presente arqueo. Ana Méndez Secretaria Rolando Arquímedes Sosa Solórzano Auditor 32
BANCADEFE AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 CAJA Y BANCOS ANALITICA DE CAJA CHICA A-2-2 FACTURA No. PROVEEDOR FECHA No. VALOR EN Q. 01 Anmerican 03/01/14 3426 500.00 02 Centroamericana 08/01/14 218234 500.00 TOTAL A2 1,000.00 OBSERVACIONES: Ninguna El valor de Q. 1,000.00 representa documentos de gastos pagados y que fueron arqueados por el auditor, siendo devueltos a mi entera satisfacción al finalizar el arqueo practicado. Ana Méndez Secretaria Rolando Arquímedes Sosa Solórzano Auditor 33
A3 BANCADEFE AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 PRUEBA DE CONCILIACIONES BANCARIAS CPE BANCO HONESTO Saldo según Estado de Cuenta Bancario al 31/12/13 Q. 85,000.00 ( + ) Depósitos en Tránsito Q. 0.00 0.00 ( + ) Notas de Débito Cheque No. 735 del 16/08/13 devuelto por falta de fondos, según Nota de Débito No. 238235 del 20/12/13 no operada 10,000.00 10,000.00 ( - ) Cheques en Circulación No. Fecha Beneficiario 2260 30/12/13 Luís Ariza 5,000.00 2261 30/12/13 Catty Silva 5,000.00 95,000.00 10,000.00 Saldo según libro de bancos al 31 de diciembre de 2013 Q. 85,000.00 A Elaboro: Lidia Torres Reviso: Amanda María Castrini Fecha: 03/01/14 Fecha: 05/01/14 Rolando Arquímedes Sosa Solórzano Auditor Guatemala, 08 de enero de 2014 34
A-3-1 BANCADEFE AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 CAJA Y BANCOS CONFIRMACION BANCARIA Guatemala, 08 de Enero de 2014 Señores Banco Honesto Guatemala Sres. Banco Honesto: Como auditores de Detección de Fraudes & Asociados, estamos efectuando la revisión anual de los Estados Financieros al 31 de Diciembre de 2013, de la entidad Bancadefe. En relación con este trabajo les agradeceríamos nos fuera facilitada directamente por ustedes en el ANEXO a esta carta, la información que a continuación indicamos. Envíen sus respuestas en atención de: DETECCION DE FRAUDES & ASOCIADOS Ciudad, Universitaria Guatemala Agradeciendo de antemano su colaboración, les saludamos atentamente, DETECCION DE FRAUDES & ASOCIADOS Firma y Sello 35
BANCADEFE AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 CAJA Y BANCOS CONFIRMACION BANCARIA A-3-2 CPE Cuenta Cuentas Bancarias Entidad BANCADEFE Cheques Tasa a. Una firma b. Mancomunada Monetaria -------- 2 Saldo al 31/12/13 A3 Q. 85,000.00 Ahorro -------- -------- A Plazo -------- -------- 1. Javier Alfredo Solares 2. Paola Arce Firmas Mancomunadas PRESTAMOS BANCARIOS No. Fecha de Vencimiento Tasa Garantías Saldo al 31/12/13 ------------------ ------------------ ------------------- ------------------- -------------------- Otros Atentamente, Banco Honesto Nombre del Banco Firma autorizada del Banco Guatemala, 16 de Enero de 2014 36
A4 BANCADEFE AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 PARTIDAS DE AJUSTE Pda. No. 1 CUENTAS POR COBRAR Funcionarios y Empleados Q. 1,000.00 B CAJA Y BANCOS Registro del faltante en arqueo de caja chica practicado el día 09/01/14. Q. 1,000.00 A Q. 1,000.00 Q. 1,000.00 Elaboro: Rolando Arquímedes Sosa Solórzano Auditor Reviso: Lic. Luis Fernanco Peña Supervisior Guatemala, 17 de enero de 2014 37
BANCADEFE AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 CEDULA DE MARCAS A5 Sumado Cotejado a registros auxiliares Cotejado con estados financieros y libro mayor Factura examinada Cheque examinado Cuenta contable revisada Boleta de depósito bancario examinada Cotejado a estado de cuenta bancario CPE Cedula preparada por la entidad 38
G2 CUESTIONARIO DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CUENTAS POR COBRAR RESPUESTAS No. PREGUNTA SI NO N/A COMENTARIO GENERALIDADES 1 Están segregadas las funciones de responsabilidad y manejo de cuentas por cobrar en cuanto a manejo y garantía, cobro, registros y controles? X Autorizado por la Junta Directiva AUTORIZACION 2 Están establecidos los criterios para X Por el Gerente el cobro a los deudores? 3 Existen controles que garanticen la recuperación de cuentas por cobrar? X Administrativa y legal 4 Los abonos o pagos parciales diferentes a los pactados son autorizados X Gerencia previamente por funcionario competente? 5 Las notas crédito son debidamente X Jefe de crédito aprueba y aprobadas? Gerencia da visto bueno 6 Se efectúa análisis de cartera periódicamente para clasificarla y crear la X Por Gerencia provisión? 7 La gestión de cobro de deudas de difícil cobro es asignada a funcionario X Jefe de Cobros competente y está debidamente controlada? 8 Existen mecanismos adecuados que Esta en el Manual de garanticen el cobro efectivo de la X Control Interno cartera? 9 Las personas autorizadas para aprobar notas crédito, son independientes de las X Jefe de Créditos y visto involucradas en cobranzas y registros? bueno de Gerencia 39
1 de 2 RESPUESTAS No. PREGUNTA SI NO N/A COMENTARIO REGISTRO Y CONTROL 10 El método para cálculo de provisión es consistente con las leyes tributarias establecidas? X Lo realiza contabilidad CUSTODIA Y ACCESO 11 Se mantiene custodia efectiva sobre Jefe de Créditos documentos y títulos valores que X representan los derechos exigibles? 12 El acceso a registros contables está X restringido? RESPONSABILIDADES 13 La cancelación de cuentas por cobrar, X Gerencia, previa está bajo la responsabilidad de un autorización de Junta funcionario competente? Directiva FIRMA: NOMBRE COMPLETO DEL AUDITADO: Amanda María Castrini de Castella PUESTO: Contadora General FIRMA: AUDITOR: Rolando Arquímedes Sosa Solórzano FECHA: Guatemala, 10 de Enero de 2014 40
ENTIDAD: AUDITORIA: BANCADEFE PROGRAMA DE AUDITORIA ESTADOS FINANCIEROS H2 PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 AREA: CUENTAS POR COBRAR No. PROCEDIMIENTOS REF. PT HECHO POR FECHA OBJETIVOS 1 Verificar que las cuentas por cobrar representan todos los montos adeudados a la entidad a la fecha del cierre del ejercicio contable y que hayan sido adecuadamente registradas. B / B-16 RASS Enero/14 2 Determinar que las acumulaciones y estimaciones para cuentas dudosas, devoluciones y que los descuentos sean adecuados. 3 Establecer que las cuentas por cobrar estén apropiadamente descritas y clasificadas. 4 Determinar el grado de cobrabilidad de las cuentas por cobrar. Pruebas de Cumplimiento 1 Verificar si existe una adecuada segregación de funciones de autorización del crédito, entrega de préstamos, registro contable, custodia y cobro de estos valores. B-1 / B-3 RASS Enero-14 2 Constatar la emisión oportuna de los derechos o valores a cobrar. 3 Revisar si se aplica un control adecuado de este B-14 tipo de operaciones mediante la utilización de formularios numerados y preimpresos. 41
1 de 2 No. PROCEDIMIENTOS REF. PT HECHO POR FECHA 4 Cerciorarse si la entidad procede a la comprobación interna independiente de operaciones aritméticas, cargos y créditos al deudor y conciliación periódica de los valores de los auxiliares con el saldo de la cuenta de mayor. 5 Comprobar si se practican confirmaciones periódicas por escrito de los saldos a cobrar. 6 Obtener evidencia que se efectúan verificaciones físicas periódicas y sorpresivas de los documentos que sustentan las cuentas pendientes de cobro de cada deuda. B-14 RASS Enero-14 B-7/ B-12 7 Revisar si existe vigilancia permanente y efectiva sobre los vencimientos y cobros, mediante la B-13 elaboración de análisis de antigüedad de saldos. 8 Determinar si las estimaciones de cobrabilidad de las deudas se ha establecido una provisión suficiente para cubrir la eventual falta de cobro. 9 Investigar cualquier cuenta significativa que se encuentre en disputa y cruce con la información proporcionada por la Asesoría Jurídica. 10 Revisar los ajustes posteriores a la fecha del cierre del ejercicio. 11 Revisar la relación de cuentas por cobrar, para determinar los importes a cargo de funcionarios y empleados de la entidad y partidas no usuales. 12 Determinar que se hayan aplicado procedimientos de corte apropiados a la fecha del cierre del ejercicio, para cerciorarse que los ingresos y las notas de crédito hayan sido registradas en el período contable correcto. B-4 B-7 / B-13 B-2 B-16 42
1 de 3 No. PROCEDIMIENTOS REF. PT HECHO POR FECHA Pruebas Sustantivas 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Seleccionar facturas y verificar: cantidades, precios, suma y aplicación contable. Verificar la secuencia numérica de las notas de crédito y cotejarlas selectivamente contra los registros de cuentas por cobrar. Seleccionar algunos créditos de los registros de cuentas por cobrar y cotejarlos contra las notas de crédito autorizadas. Seleccionar algunas notas de crédito y verificar su contenido, como: cantidades, precios, sumas y aplicación contable. Verificar la secuencia numérica de las facturas por ventas al contado y cotejar selectivamente contra el recibo de ingresos y/o las papeletas de depósito. Investigar cualquier retraso indebido en su registro o depósito. Asegurarse de incluir en esta prueba diversas fuentes de ingresos. Seleccionar algunos asientos del libro de ingresos y cotejarlos contra las papeletas de depósitos y los estados de cuenta del banco. Seleccionar algunos depósitos según el estado de cuenta del banco y/o papeletas de depósito, y cotejar contra el libro de ingresos. Solicitar la documentación que sustentan las transacciones que involucren las cuentas de Ingresos, Cuentas por Cobrar y Cobros y analizar. B-14 RASS Enero-14 43