FEB. 04 DE 2005 VERSIÓN: DOCE PAG. 1 de 11 1. OBJETIVO: Establecer la metodología para la Inscripción de Documentos y el Depósito de en la Cámara de Comercio de Neiva. 2. ALCANCE: Aplica para la inscripción de los Actos y Documentos contemplados por la ley, la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio y demás disposiciones que las complementen o adicionen. También aplica para el Depósito de los de propósito general de las sociedades comerciales y empresas unipersonales. 3. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES 3.1 Inscripción en el Registro Mercantil: La Inscripción es la anotación que se hace de un acto, libro o documento, en los libros de registro mercantil que llevan las Cámaras de Comercio, para cumplir con el objeto primordial del Registro Mercantil, cual es el de dar publicidad a todos los actos o documentos que en él se registren y hacerlos oponibles frente a terceros. Las Entidades sin Ánimo de Lucro efectuarán también la inscripción de actos, libros y documentos, bajo las mismas condiciones y términos establecidos para el Registro Mercantil, descrita en este procedimiento. Se inscriben en el registro mercantil, todos los actos y documentos establecidos en el art. 28 del Código del Comercio, Circular Única número 10 de la Superintendencia de Industria y Comercio y demás normas concordantes. 3.2 Depósito de : De conformidad con el art. 41 de la ley 222 de 1.995 dentro del mes siguiente a la fecha en la cual se han aprobado los de propósito general, se depositará copia de los mismos con las notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere, en la Cámara de Comercio con Jurisdicción en el domicilio social, salvo que se trate de Personas Jurídicas obligadas a realizar dicho depósito ante la supersociedades. La Cámara de Comercio expedirá copia de tales documentos a quienes soliciten y paguen los costos correspondientes. La Cámara de Comercio deberá conservar por cualquier medio los documentos mencionados por el término de cinco años. 3.3 de Propósito General: Se componen: Básicos: Balance General Estado de Resultados Estado de Cambios en el Patrimonio Estado de Cambio en la Situación Financiera Estado de Flujo de Efectivo Consolidados: Aquellos que presenten la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio y en la situación financiera, así como los flujos de efectivo.
FEB. 04 DE 2005 VERSIÓN: DOCE PAG. 2 de 11 Dictamen correspondiente del Revisor Fiscal o Contador Público independiente si lo hubiese. Para las sociedades comerciales y empresas unipersonales que estén en el parámetro establecido en el numeral 3 del artículo 2o de la Ley 590 de 2000, modificado por el artículo 2o de la Ley 905 de 2004, o la norma que lo sustituya, en materia de estados financieros básicos sólo estarán obligadas a llevar y aportar los siguientes estados financieros: Balance general Estado de Resultados Estado de Inventarios. 4. RESPONSABILIDADES El responsable del Depósito de es el Secretario Jurídico de la Cámara de Comercio y el responsable de la inscripción de documentos en los libros de la Cámara de Comercio será el abogado que realice el Estudio Jurídico a los documentos, previamente autorizado por el Secretario Jurídico o el Presidente Ejecutivo de la Cámara de Comercio de Neiva.
FEB. 04 DE 2005 VERSIÓN: DOCE PAG. 3 de 11 5. FLUJOGRAMA INICIO 1. ENTREGAR TURNO. 2. RADICAR. 3. RECIBIR Y VERIFICAR. DEPOSITO ESTADOS FINANCIEROS? NO SI 4. ESCOGER ACTO Y LIBRO 5. LIQUIDAR Y RECAUDAR 6. RADICAR 7. DISTRIBUIR A ARCHIVO VIRTUAL. 1
FEB. 04 DE 2005 VERSIÓN: DOCE PAG. 4 de 11 1 8. ARCHIVAR EN EL LIBRO CORRESPONDIENTE ESTADOS FINANCIEROS. 9. ASIGNAR ACTIVIDAD 10. REALIZAR ESTUDIO JURÍDICO. NO REUNE REQUISITOS? 16. DEVOLVER O NEGAR REGISTRO Y ELABORAR NOTA. SI 17. RELACIONAR NOTA DE DEVOLUCIÓN O NEGATIVA. 11. INSCRIBIR Y FIRMAR DOCUMENTO 18. ENVIAR NOTA DE CITACIÓN. 12. ASIGNAR ACTIVIDAD A DIGITACIÓN 19. NOTIFICAR. 13. DIGITAR 14. ARCHIVAR EN EL SISTEMA 20. ENVIAR NOTA DE DEVOLUCIÓN ARCHIVO FÍSICO. 21REMITIR A PQR. 22. INFORMAR AL USUARIO. 15. INDEXAR CERTIFICADO DE ESTADO DE CÉDULA DE CIUDADANÍA. 23. ENTREGAR DOCUMENTO DEVUELTO. FIN FIN 6. PROCEDIMIENTO
PAG. 5 de 11 1. Entregar turno. 2. Radicar El usuario debe solicitar el turno en el punto destinado para tal fin y esperar para ser atendido. Si el documento a tramitar viene de entidad pública, se recibe en la ventanilla de información y se remite internamente a las cajas, para que genere código de barras sin cobro. Si la providencia judicial o administrativa la va a radicar un particular, solicitará un turno y pasará a las ventanillas. En la seccional o sedes, se recibe en caja directamente. El usuario pasa a ventanilla para entregar el documento o depositar los para su revisión. El cajero verifica que cuente con los requisitos de forma, según el trámite que corresponda. informador. informador, Caja. Base de datos Digiturno. Registro de correspondencia recibida. Control de Correspondencia Interna. Formato cambio de domicilio-sale de la jurisdicción. 3. Recibir y verificar Se debe presentar el documento de identidad de quien realiza el trámite, del cual se dejará evidencia, (fotocopia, foto, etc), y se consulta en la página web de la Registraduría Nacional del Estado Civil, el estado de la Cédula de ciudadanía y se verifica que esté vigente, se imprime el Certificado de Estado de Cédula de Ciudadanía ; en el caso en que el certificado de estado se encuentre con alguna restricción, se le comunicará al cliente y en este caso no procede la recepción del documento. Administrativo Caja. Formato de advertencia de nombres similares de empresas. Certificado de Estado de Cédula de Ciudadanía. 4. Escoger Libro y Acto. Cuando se trata de documentos, (no de Estados Financieros de propósito general), se escoge en el SIREP el acto sujeto a registro y el libro correspondiente de conformidad con la ley y los instructivos de la Superintendencia de Industria y Comercio. Caja.
PAG. 6 de 11 Determinado el acto y libro o si se trata del depósito de de propósito general, se procede a liquidar y recibir el dinero por concepto de derechos de Cámara de Comercio que el usuario debe cancelar de acuerdo con las tarifas establecidas por la ley. Así mismo, el Impuesto de Registro y Estampillas cuando se requiera. Se genera el recibo de caja correspondiente en original y copia, se hace entrega del original al usuario y la copia se anexa al documento. 5. Liquidar Y Recaudar. Es necesario que los depósitos vengan acompañados de la carta suscrita por el representante legal de la empresa, solicitando el depósito. Cuando los depósitos vengan incompletos, y se insiste en el trámite; el representante legal suscribirá carta en la que solicite a la Cámara que se depositen de esa manera, expresando que bajo su responsabilidad declara que esos son los estados financieros de la empresa, relacionando en dicha carta los documentos a depositar. Caja. Recibo de pago. Registro de correspondencia Recibida. Control de Correspondencia Interna NOTA 1: El depósito de estados financieros no genera el cobro del impuesto de registro y estampillas, solo derechos de Cámara y este no se registra. 6. Radicar NOTA 2: En caso de que el documento haya sido devuelto el cajero deberá determinar si es necesario reliquidar y recaudar la diferencia tarifaria de los derechos de Cámara correspondientes; así como el impuesto de registro y estampillas y los intereses moratorios. Se coloca el sello de radicación del documento, en el cual se indica la fecha, hora y nombre (legible) de quién lo.
PAG. 7 de 11 recibe. Si se trata de Depósito de deberá indicar en la radicación el número de folios que lo conforman. Caja. 7. Distribuir a Archivo virtual. Pasa el documento a escaneo, digitalización y se almacena en el servidor de imágenes. Para los documentos de la Seccional y Sedes, se les asignará número de Caja y Libro de archivo para su respectivo almacenamiento en el servidor de imágenes. caja, Archivo virtual. Formato Asignación Libro y Caja. 8. Archivar en el Libro Correspondiente estados financieros. Cuando se trate de los Depósitos de, el encargado de archivo físico inserta los documentos en el libro para su archivo. Archivo físico Registro, Promoción del comercio. 9. Asignar Actividad Los documentos se asignan a estudio Jurídico a los abogados a través del Docflow, de manera consecutiva y cronológica (Principal y sedes). El programa Docflow distribuye la carga de trabajo asignando los documentos a la bandeja de cada abogado. Nota: El abogado de Pitalito se encarga del estudio de los documentos que ingresan por las regiones y los abogados de Neiva estudian los documentos que son ingresados por la sede principal. Archivo Virtual
PAG. 8 de 11 De acuerdo al control de legalidad que ejercen las Cámaras de Comercio, el abogado determina si el mismo reúne los requisitos para su inscripción en los registros que lleva esta entidad. De lo contrario se devolverá para que sea subsanado o se rechazará de plano. 10. Realizar estudio jurídico 11. Inscribir y firmar registro. 12. Asignar Actividad a Digitación. Tratándose de nombramientos, deberá realizar la verificación de la vigencia del documento de identificación en la página de la Registraduría Nacional del Estado Civil y de encontrarse vigente se descarga el soporte y se envía por correo electrónico a los auxiliares de archivo físico y virtual para que sea indexado a las imágenes del documento. Si reúne los requisitos exigidos para proceder con su inscripción, se registra en forma cronológica y consecutiva en el sistema SIREP tomando el código de barras y a través del Docflow se coloca el rótulo. Una vez inscrito en el SIREP el documento se envía mediante Docflow a la bandeja de digitación. Certificado de Estado de Cédula de Ciudadanía. Acto administrativo de inscripción. 13. Digitar 14. Archivar en el sistema. Se toma la actividad asignada por Docflow de la bandeja y se almacena la información que el documento contiene en la base de datos de la Cámara de Comercio para su certificación de acuerdo al registro o inscripción realizado por el abogado. Posterior a la digitación en Sirep se envía a Archivo el código de barras y de igual forma en Docflow se envía el flujo electrónico del documento el cual se archiva automáticamente, activándose la opción archívese en el Sirep. Digitador Digitador.
PAG. 9 de 11 15. Indexar certificado de estado de cédula de ciudadanía. 16. Devolver o negar registro y elaborar nota. Se descarga del correo electrónico la imagen del certificado de estado de cédula de ciudadanía enviada por el abogado y se incorpora al expediente físico y virtual. Si el documento no cumple los requisitos normativos se devuelve o se rechaza de plano la inscripción, elaborando la nota de devolución o negativa. Se devuelve en el Sirep y luego en Docflow indexando la nota de devolución. Se imprimen 2 copias de la devolución, para el caso de la principal y seccional, las cuales son entregadas al auxiliar administrativo PQR. administrativo archivo físico. Director Jurídico Certificado de estado de cédula de ciudadanía. Nota De Devolución o Acto Administrativo si es Negativa. 17. Relacionar nota de devolución o negativa. 18. Enviar Nota de Citación 19. Notificar 20. Enviar nota de devolución archivo físico. En el caso de las sedes, se imprime la carta de devolución directamente del Docflow. La nota de devolución o acto administrativo es entregada por el al Administrativo-PQR, este funcionario verifica si el mismo ha sido devuelto o se ha negado su inscripción. Cuando es devolución el funcionario se encarga de relacionarlo en la planilla. Cuando se trata de negativa, se envía nota de citación a la dirección de notificación judicial que reposa en la base de datos de la Cámara de Comercio para llevar a cabo la notificación personal respectiva. Si dentro de los cinco días siguientes al envío de la citación, el usuario o representante legal hace presencia en nuestras instalaciones, se le notifica personalmente del contenido del acto administrativo por el cual se negó la inscripción y se hace entrega del documento, en caso contrario se procede a su notificación por aviso, en los términos y condiciones del artículo 69 del CPACA. Se relacionan las notas de devolución en la planilla y son entregadas a archivo físico, para buscar el documento PQR, PQR, PQR, Administrativo- Planilla de control de documentos devueltos. Copia Nota de Citación Constancia Secretarial de Notificación Personal o Aviso. Planilla de Control de Documentos
PAG. 10 de 11 devuelto. PQR, Archivo físico, Devueltos Seccional y sedes: se entrega al auxiliar administrativo registro y promoción del comercio. Una vez recibidas las dos notas de devolución se procede a Planilla Control de entregarlas junto con el documento devuelto a la ventanilla Documentos de PQR. Archivo físico. Devueltos. 21. Remitir a PQR. 22. Informar al usuario o enviar comunicación 23. Entregar documento devuelto Se llama al usuario y se le informa que el documento ha sido devuelto para que se acerque a reclamarlo, relacionando la llamada en la planilla de telemercadeo devolución de documentos. Si transcurridos 8 días calendario- y luego de máximo 3 llamadas- el usuario no se acerca a reclamar los documentos, se envía la nota de devolución a través del medio mas eficaz. El documento es entregado al usuario junto con la nota de devolución previa presentación del recibo de caja, se le hará firmar una de las copias de devolución y se desanota en el SIREP y en el Docflow y se procede a archivar la nota de devolución. administrativo PQR. Administrativo- PQR. Planilla telemercadeo devolución de documentos. Nota de Devolución.. 6. REGISTROS Cuando el usuario ha subsanado los errores deberá iniciar con la actividad 1. Base de datos Digiturno. Registro de correspondencia recibida. Control de correspondencia interna. Formato cambio de domicilio-salen de la Jurisdicción. Formato de advertencia de nombres similares de empresas.
PAG. 11 de 11 Fotocopia de cédula de ciudadanía. Certificado de estado de Cédula de ciudadanía. Recibo de pago. Registro de correspondencia recibida. Control de correspondencia interna. Formato Asignación de Libro y Caja. Acto administrativo de inscripción. Planilla de control de documentos devueltos. Copia Nota de Citación. Constancia Secretarial de Notificación Personal o aviso. Planilla de control de documentos devueltos. Planilla Telemercadeo devolución de documentos. REVISÓ DIRECTOR DEPARTAMENTO JURÍDICO APROBÓ PRESIDENTE EJECUTIVO Por Resolución No.744 de septiembre 22 de 2014.