Implementación del sistema de semáforo para control de fechas de vencimiento a) INTRODUCCIÓN El control de la fecha de vencimiento es importante tanto desde el punto de vista asistencial, para no administrar medicamentos vencidos, como administrativo para la devolución oportuna al laboratorio productor. Generalmente se observa lo siguiente: Fecha de vencimiento: mes-año en este caso se entiende que la validez termina el último día del mes del año indicado. (Después de la fecha de vencimiento, los medicamentos pierden su eficacia y en algunos casos, como el de la tetraciclina pueden volverse tóxicos). El Sistema de Semáforo es una herramienta que se aplica en los almacenes para el control de vencimientos, permite de manera visual identificar los insumos próximos a vencer mediante la utilización de los colores, rojo, amarillo y verde para clasificar cada insumo de acuerdo a la fecha de vencimiento establecida por el fabricante. El objetivo principal es garantizar el control de fechas de vencimiento de medicamentos y productos afines para la adecuada utilización y seguridad de los usuarios. Se aplica desde el momento de recepción de los insumos hasta su empleo en el tratamiento de los pacientes. Para establecer un semáforo, de debe conocer y tomar en cuenta los siguientes aspectos: Cuál es el insumo más próximo a caducar? Cuál es el consumo mensual de tal insumo? Cuánta existencia queda del insumo? b) ALCANCE Logística de Medicamentos y Productos Afines del MSPAS Direcciones de Área de Salud Distritos Municipales de Salud Servicios de salud
c) USUARIOS Encargado y auxiliares de almacén. Encargado de puesto de salud. d) DEFINICIONES BODEGA: Una bodega o almacén es el espacio físico en donde se resguardan los medicamentos o productos afines por un período determinado. FECHA DE VENCIMIENTO: Es la fecha que aparece en un producto farmacéutico, establecida por el fabricante, pasada la cual éste no garantiza la potencia, pureza, uniformidad o biodisponibilidad del producto. INVENTARIO: Corresponde a la suma de todos los artículos disponibles en existencias. LOTE: Es la cantidad de medicamento fabricada en un turno de producción. e) REFERENCIAS Norma Técnica para la Gestión de Medicamentos y Productos Afines en Direcciones de Área de Salud. f) DESCRIPCIÓN f.1) IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE SEMAFORO DE FECHAS DE VENCIMIENTO A continuación se presentan los lineamientos a seguir en la implementación del sistema de control de fechas de vencimiento en bodegas de medicamentos y productos afines; este control se deberá establecer en cada bodega del área de salud como parte de las buenas prácticas de almacenamiento, con el fin de mantener un control para evitar vencimientos y pérdidas en los servicios. 1. El sistema del Semáforo permitirá determinar en el momento oportuno qué medicamentos están próximos a vencer, permitiendo del mismo modo ejercer un control con los medicamentos de baja rotación. 2. Es responsabilidad del Químico Farmacéutico y Encargado del Almacén establecer e implementar el sistema de control de fechas de vencimiento, así como velar por su correcta utilización y control adecuado por parte del personal. 3. Los rangos de fechas que se deben utilizara para cada dolor del semáforo, según el tipo de bodega, son los siguientes:
Bodega de Servicios: Rojo: todos los productos que tengan fecha de vencimiento menor a 6, Amarillo: todos los productos que tengan fecha de vencimiento entre 6 a 12 Verde: todos los productos con fecha de vencimiento mayor a 12 menor a 6 SEMÁFORO SERVICIOS entre 6 y 12 mayor a 12 Figura 1: Detalles e Interpretación de Semáforo de Control de Fechas de Vencimiento, en bodegas de los servicios ( post consultas C/S, CAP, CAIMI, P/S, etc) Bodega de distrito y Área de Salud: Rojo: todos los productos que tengan fecha de vencimiento menor a 12 Amarillo: todos los productos que tengan fecha de vencimiento entre 12 a 18 Verde: todos los productos con fecha de vencimiento mayor a 18. menor a 12 SEMÁFORO BODEGA DMS y DAS entre 12 y 18 mayor a 18 Figura 2: Detalles e Interpretación de Semáforo de Control de Fechas de Vencimiento para Bodega de DMS y DAS. NOTA: Para DMS donde la capacidad de almacenamiento en la bodega es reducida, aplicar el semáforo establecido para servicios. (Figura 1)
4. Adicionalmente, en forma mensual al momento de realizar inventario físico se hará una verificación de fechas de vencimiento y actualización del sistema de acuerdo a las variaciones que se den en el almacén, es decir ingresos y despachos de insumos. Cada lote se revisará y clasificará de acuerdo a la fecha de vencimiento. Al momento de recepción se debe identificar los insumos recibidos colocando las etiquetas, según lo indicado en los numerales 6, 7 y 8. 5. En los estantes cada insumo deberá tener un lugar establecido; deberán ubicarse los productos que vencen primero, en la parte delantera, para despacharlos primero. (Aplicar el sistema PEPE: Primero en expirar, primero en entregar) 6. Cada producto deberá identificarse con una tarjeta, la cual debe contener: Nombre genérico Concentración y presentación Número de lote Fecha de vencimiento. En esta misma tarjeta, en un espacio disponible, deberá colocarse una etiqueta de identificación con el color correspondiente según fecha de vencimiento. 7. Además, puede o no incluirse una casilla que indique cuantas unidades de dicho medicamento existen, la cual se actualizará de acuerdo al movimiento que tuviese ese producto, a fin de llevar un mejor control de la cantidad de producto de ese lote y fecha de vencimiento. 8. Las etiquetas de identificación del semáforo pueden hacerse con círculos, cuadrados, triángulos, etc., según la facilidad del administrador del mismo, y deben poder ser reemplazables a medida que transcurre el tiempo, puesto que al momento de la creación de una tarjeta, el medicamento puede estar en AMARILLO, pero transcurridos 6 será ROJO. Albendazol Tableta 200 mg No. de Lote: GUA10211 Vence: Agosto 2015 Fumarato/Sulfato Ferroso 200 mg/5 ml Jarabe No. de Lote: LTGT1501 Vence: Julio 2017 Figura 3: Ejemplo de tarjeta identificación para medicamentos. Se debe colocar toda la información y el sticker de color de acuerdo a fecha de vencimiento. 9. En caso de detectar productos próximos a vencer, el responsable del servicio o bodega deberá analizar si la cantidad en existencia de acuerdo a su PMDR se consumirá antes de la fecha de
vencimiento o no. Si no logra consumirlo deberá notificar al nivel superior la cantidad que de acuerdo a la proyección no logrará consumir para gestionar su redistribución a otros servicios. 10. En el caso de DAS que cuenten con carta de compromiso de cambio por parte del proveedor, el encargado de almacén o bodega deberá solicitar el cambio de los medicamentos y productos afines que no logrará consumir de acuerdo a su PMDR. 11. En caso de que se detecten productos vencidos se deberán apartar, identificar e iniciar el proceso de baja ya establecido (Acuerdo Ministerial 534-2011). 12. El Químico Farmacéutico y el Encargado de Almacén deberá verificar y recordar constantemente al personal encargado de la dispensación de medicamentos, el estricto cumplimiento de la organización de los mismos en la estantería para evitar posibles vencimientos y pérdidas económicas. 13. Al momento de dispensar y entregar los insumos a los servicios que los soliciten, el encargado deberá revisar las fechas de vencimiento de los insumos próximos a entregar teniendo en cuenta la etiqueta del semáforo, se dispensan y entregan primero los insumos con fecha de vencimiento marcados con etiqueta color rojo. 14. Además de la colocación de las etiquetas, el semáforo se deberá colocar de manera gráfica en un lugar visible en el almacén para la interpretación de cada uno de los colores utilizados de acuerdo a los rangos de fechas, para un mejor control se sugiere colocar la cantidad de medicamentos que se encuentren en cada rango y el mes más próximo de vencimiento en el caso de los que se encuentren a menos de 6. 5 < 6 Marzo 2015 Mayo 2015 10 6-12 45 > 12 Figura 4: Ejemplo Rotulo de interpretación del Semáforo de Fechas de Vencimiento en Servicios. En los círculos se muestra la cantidad de medicamentos que se encuentran dentro de ese rango de vencimiento. Se muestran los rangos de acuerdo a lo establecido para el semáforo. Se listan los para los productos próximos a vencer.