MACRO ADMINISTRACIÓN CÓDIGO: ADM-PD-17 VERÓN: 1 SEGUROS, NIESTRO Y RECLAMACIONES ADOPTADO POR: RESOLUCIÓN 265 DEL 17 DE LÍDER Apoyo Institucional Procedimiento Predefinido Conector OBJETIVO Amparar las pérdidas o daños materiales que sufran los bienes de propiedad del FOPAE, bajo su responsabilidad, tenencia y/o control, y en general los recibidos a cualquier titulo y/o por los que tenga algún interés asegurable. Decisión Actividad ALCANCE Este procedimiento inicia desde el momento de selección de un intermediario de seguros para asesorar a la Entidad en la contratación y administración del programa de seguros y reclamaciones. hasta que los corredores de seguros tramitan la reclamación ante la aseguradora. Actividad Externa Inicio - Terminación POLÍTICAS DE OPERACIÓN Realizaremos cada una de las actividades del procedimiento de seguros, siniestros y reclamaciones de acuerdo con la normatividad vigente de tal manera que permita una adecuada reclamación de las pólizas de seguros amparando los bienes de la entidad. ELABORADO POR VALIDADO POR APROBADO POR NELSON JAIRO RINCÓN MARTÍNEZ - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
MACRO ADMINISTRACIÓN DESARROLLO DEL TALENTO HUMA CÓDIGO: ADM-PD-17 VERÓN: 1 SEGUROS, NIESTRO Y RECLAMACIONES ADOPTADO POR: RESOLUCIÓN 265 DEL 17 DE RMOGRAMA ARTICULADO CUMPLIMIENTO COMO CUMPLE OBSERVACIONES LEY 42 DE 1993 (Enero 26)"Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen, Artículo 101 y 107 X Se da cumplimiento a través de la aplicación secuencial de las actividades de la 1 a la 18.10 LEY 1150 DE 2007 "Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos." X Se da cumplimiento a través de la aplicación secuencial de las actividades de la 1 a la 4 Decreto 2474 DE 2007 "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones" Sección V "Del concurso de méritos para la escogencia de intermediarios de seguros" X Se da cumplimiento a través de la aplicación secuencial de las actividades de la 3 a la 4 ELABORADO POR VALIDADO POR SEGUNDO ELIÉCER ARGUELLO - COORDINACIÓN JURÍDICA APROBADO POR MARGARITA BUITRAGO RODRÍGUEZ- RESP. APOYO INSTITUCIONAL NELSON JAIRO RINCÓN MARTÍNEZ - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
MACRO ADMINISTRACIÓN CÓDIGO: ADM-PD-17 VERÓN: 1 SEGUROS, NIESTRO Y RECLAMACIONES Seguros 1 INICIO POSTCONTRACTUAL Se remite al procedimiento Precontractual en las actividades relacionadas con la selección de un intermediario de seguros para asesorar a la Entidad en la contratación y administración del programa de seguros y reclamaciones. Coordinación Jurídica 2 CONTRACTUAL Contrato Se remite al procedimiento Contractual en las actividades relacionadas con el perfeccionamiento y ejecución del contrato del intermediario de seguros para asesorar a la Entidad en la contratación y administración del programa de seguros y reclamaciones. Coordinación Jurídica 3 POSTCONTRACTUAL Se remite al procedimiento Precontractual en las actividades relacionadas con la contratación de Pólizas de seguros que amparen los bienes muebles, inmuebles e intereses patrimoniales de propiedad del FOPAE, y de aquellos por los que sean o llegare a ser legalmente responsable, ubicados en el territorio nacional. Coordinación Jurídica 4 CONTRACTUAL Contrato Se remite al procedimiento Contractual en las actividades relacionadas con el perfeccionamiento y ejecución del contrato de las Pólizas de seguros que amparen los bienes muebles, inmuebles e intereses patrimoniales de propiedad del FOPAE, y de aquellos por los que sean o llegare a ser legalmente responsable, ubicados en el territorio nacional. Coordinación Jurídica 5 8 Expedir pólizas Expedir las pólizas de acuerdo con lo establecido en el contrato. Pólizas: - Póliza de Todo Riesgo Daños Materiales - Póliza de Seguro de Automóviles - Póliza de Manejo Global para Entidades Oficiales - Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual - Responsabilidad Civil Servidores Públicos Compañía de Seguros seleccionada 6 cada una de las pólizas que cada una de las pólizas se hayan expedido de acuerdo con lo establecido en el contrato. Corredores de seguros 1
MACRO ADMINISTRACIÓN CÓDIGO: ADM-PD-17 VERÓN: 1 SEGUROS, NIESTRO Y RECLAMACIONES 1 7 Las pólizas presentan inconsistencias? Las pólizas presentan inconsistencias? 1- : Continúa en la actividad 8 2- : Continúa en la actividad 9 8 Solicitar la corrección de la pólizas Solicitar la corrección de la póliza que presenta inconsistencias, continúa en la actividad 5 Corredores de seguros 5 9 Reportar mensualmente a los corredores de seguros el movimiento de almacén Reportar mensualmente a los corredores de seguros el movimiento de almacén informando aquellos bienes que ingresaron al almacén y los que fueron dados de baja. Supervisor del Contrato 10 Notificar los cambios de denominaciones a los cargos de planta Notificar a la compañía de seguros los cambios de denominaciones a los cargos de planta realizados durante la vigencia de la póliza de manejo global para entidades oficiales. Supervisor del Contrato Siniestros y Reclamaciones 11 Determinar el tipo de siniestro y reclamación a realizar Determinar el tipo de siniestro y la respectiva reclamación a realizar Supervisor del Contrato 12 La reclamación afecta la póliza todo riesgo daños materiales? 14 La reclamación afecta la póliza todo riesgo daños materiales? 1- : Continúa en la actividad 13 Póliza Todo Riesgo Daños Materiales 2- : Continúa en la actividad 14 Póliza de Seguros de Automóviles Póliza de Todo Riesgo Daños Materiales Instaurar ante la autoridad competente la denuncia de los 13 hechos Denuncia 2 ELABORADO POR VALIDADO POR Instaurar ante la autoridad competente las denuncias o informes a que haya lugar, dependiendo de los hechos que dieron origen a las pérdidas. APROBADO POR Servidor público
MACRO ADMINISTRACIÓN CÓDIGO: ADM-PD-17 VERÓN: 1 SEGUROS, NIESTRO Y RECLAMACIONES 13.1 Denuncia 2 Dar aviso oportuno de los hechos ocurridos Dentro de los tres (3) primeros días hábiles siguientes a la ocurrencia y mediante Comunicación Interna dar aviso a la Coordinación Administrativa de los hechos ocurridos. Servidor Público 13.2 El siniestro es por sustracción? El siniestro es por sustracción? : Continúa en la actividad 13.3 Sustracción : Continúa en la actividad 13.5 Incendio 13.3 1)Comunicación Interna del servidor público informando la pérdida con el respectivo denuncio, 2)Entrada de Almacén del bien, 3)Salida del Almacén por cual se le realizó la entrega del bien al servidor público, 4)Factura de Compra, 5)Comunicación Interna del área contable informando el valor en libros, 6)Contabilización de la Baja, 7)Baja de almacén, 8)Acta de pérdida de bienes. MANEJO Y DE BIENES Se remite al procedimiento de "Manejo y Control de Bienes" en las actividades relacionadas con el tramite de los documentos soportes para realizar la reclamación y envío de la Comunicación Interna a la Coordinación Administrativa, adjuntando: 1)Comunicación Interna del servidor público informando la pérdida con el respectivo denuncio, 2) Entrada de Almacén del bien, 3) Salida del Almacén por cual se le realizó la entrega del bien al servidor público, 4)Factura de Compra, 5)Comunicación Interna del área contable informando el valor en libros, 6)Contabilización de la Baja, 7)Baja de almacén, 8)Acta de pérdida de bienes. Almacenista 13.4 Solicitar cotizaciones de los bienes a reponer 13.9 Solicitar las cotizaciones de los bienes a reponer, continúa en la actividad 13.9 13.5 El siniestro es por incendio? El siniestro es por Incendio? : Continúa en la actividad 13.6 Incendio : Continúa en la actividad 13.7 Daño de bienes 13.6 Tramitar la documentación necesaria para el siniestro por incendio 13.9 1)Informe de Bomberos sobre los Tramitar ante el encargado: 1)Informe de Bomberos hechos ocurridos, 2)Presupuesto sobre los hechos ocurridos, 2)Presupuesto de obra de obra detallado, 3)Relación detallado, 3)Relación detallada del salvamento si lo detallada del salvamento si lo hubiere, 4)Documentos con los cuales se demuestra la hubiere, 4)Documentos con los cuales se demuestra la propiedad propiedad de los bienes afectados, continúa en la de los bienes afectados actividad 13.10 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y 13.7 CORRECTIVO Informe de daños del bien Se remite al procedimiento "Mantenimiento Preventivo y Correctivo" en las actividades relacionadas con la entrega del informe de daños del bien. 3 Profesional encargado del mantenimiento de los bienes a cargo del área competente.
MACRO ADMINISTRACIÓN CÓDIGO: ADM-PD-17 VERÓN: 1 SEGUROS, NIESTRO Y RECLAMACIONES 3 13.8 Solicitar cotizaciones del bien a Cotizaciones Solicitar cotizaciones del bien a reponer o reparar. reponer o a reparar 13.9 11.4 11.6 Reportar el siniestro ocurrido Dentro de un plazo establecido en las pólizas reportar el siniestro a los corredores de seguros presentando la reclamación e informando de manera detallada las circunstancias de tiempo, modo y lugar en que sucedieron los hechos relacionando el tipo de siniestros (incendio, sustracción, automóviles, responsabilidad), relación clara, precisa de los bienes, objetos o partes de ellos, dañados o perdidos como consecuencia del siniestro, documentos requeridos por los corredores de seguros de acuerdo con el siniestro ocurrido. Profesional Coordinación Administrativa 13.10 Comunicación Oficial Externa con sus soportes CORRESPONDENCIA Se remite al procedimiento de Correspondencia, para adelantar las actividades relacionadas con el envío y entrega de la correspondencia externa. 13.11 Tramitar la reclamación realizada por la entidad Tramitar ante la Aseguradora la reclamación realizada por la entidad. Corredores de seguros 13.12 CORRESPONDENCIA Comunicación Oficial Se remite al procedimiento de Correspondencia, para adelantar las actividades relacionadas con el recibo y trámite de la correspondencia. 13.13 Comunicación Oficial Determinar la decisión en cuanto a la reclamación del seguro Recibir la Comunicación enviada por los corredores de seguros y determinar la decisión tomada en cuanto a la reclamación del seguro del bien. Profesional o técnico de servicios generales 13.14 La Aseguradora acepta la reclamación del bien? La Compañía Aseguradora acepta la reclamación del bien? : Continúa en la actividad 13.16 : Continúa en la actividad 13.15 13.15 MANEJO Y DE BIENES FIN Se remite al procedimiento de "Manejo y control de bienes" en las actividades relacionadas con el inicio del proceso de responsabilidad para determinar la responsabilidad o no del servidor público. Almacenista 13.16 MANEJO Y DE BIENES Se remite al procedimiento de "Manejo y control de bienes" en las actividades relacionadas con informar al servidor público el valor del deducible a cancelar. 4
MACRO ADMINISTRACIÓN CÓDIGO: ADM-PD-17 VERÓN: 1 SEGUROS, NIESTRO Y RECLAMACIONES 13.17 4 Cancelar el valor del deducible Cancelar el valor del deducible en el sitio indicado por los corredores de seguros y entrega el recibo a la coordinación administrativa. Servidor Público responsable del bien 13.18 Solicitar el bien al proveedor autorizado por la aseguradora Solicitar el bien a reponer, al proveedor autorizado por la aseguradora. Profesional de la Coordinación Administrativa o su 13.19 MANEJO Y DE BIENES Se remite al procedimiento de "Manejo y control de bienes" en las actividades relacionadas con entrada de bienes al almacén por reposición. Almacenista Enviar copia de la factura a los 13.20 corredores de seguros Comunicación Oficial Mediante comunicación oficial, enviar copia de la factura entregada por el proveedor del bien y copia de la entrada de almacén a los corredores de seguros. Profesional de la Coordinación Administrativa o su 13.21 1)Comunicación Oficial Externa 2) Copia de la factura CORRESPONDENCIA Se remite al procedimiento de Correspondencia, para adelantar las actividades relacionadas con el envío y entrega de la correspondencia externa. Notificar a la coordinación jurídica 13.22 Comunicación Oficial FIN Notificar a la Coordinación Jurídica y al área contable que el bien fue recibido en el almacén a entera satisfacción por reposición. Profesional de la Coordinación Administrativa 12 14 La reclamación es de seguros de automóviles? 16 La reclamación afecta la Póliza de Seguros de automóviles? 1- : Continúa en la actividad 15 Póliza de Seguros de Automóviles 2- : Continúa en la actividad 16 Póliza de Responsabilidad Civil Servidores Públicos Póliza de Seguros de Automóviles 15 Dar aviso oportuno de los hechos ocurridos 5 Dentro de los tres (3) primeros días hábiles siguientes a la ocurrencia y mediante Comunicación Interna dar aviso a la Coordinación Administrativa de los hechos ocurridos. Conductor
MACRO ADMINISTRACIÓN CÓDIGO: ADM-PD-17 VERÓN: 1 SEGUROS, NIESTRO Y RECLAMACIONES 5 15.1 El reclamo es por pérdida parcial o total hurto? El reclamo es por Pérdida Parcial o total por Hurto? 1- : Continúa en la actividad 15.2 Pérdida parcial o total hurto 2- : Continúa en la actividad 15.3 Pérdida total daños 15.2 Tramitar la documentación necesaria para el reclamo por pérdida parcial o total hurto 15.8 1)Declaración del siniestro, Tramitar la documentación necesaria para el reclamo 2)Fotocopia Cédula de por pérdida parcial o total hurto: 1)Declaración del Ciudadanía del conductor, siniestro, 2)Fotocopia Cédula de Ciudadanía del 3)Fotocopia Licencia de conductor, 3)Fotocopia Licencia de Conducción, Conducción, 4)Tarjeta de 4)Tarjeta de Propiedad, 5)Denuncia al carbón en la que Propiedad, 5)Denuncia al carbón en la que incluya placas, número incluya placas, número de motor, y número de serie, de motor, y número de serie. continúa en la actividad 15.8 15.3 El reclamo es por pérdida total daños? El reclamo es por Pérdida total daños? : Continúa en la actividad 15.4 Pérdida total daños : Continúa en la actividad 15.5 Pérdida parcial daños 15.4 Tramitar la documentación necesaria para el reclamo por pérdida total daños 15.8 15.5 )Declaración del siniestro, 2)Fotocopia Cédula de Ciudadanía del conductor, 3)Fotocopia Licencia de Conducción, 4)Tarjeta de Propiedad, 5)Copia del informe de accidente de tránsito, en caso de no tener el informe de accidente - declaración juramentada con descripción detallada y objetiva de los hechos, 6)Original de la citación de tránsito (si procede). Tramitar la documentación necesaria para el reclamo por pérdida total daños: 1)Declaración del siniestro, 2)Fotocopia Cédula de Ciudadanía del conductor, 3)Fotocopia Licencia de Conducción, 4)Tarjeta de Propiedad, 5)Copia del informe de accidente de tránsito, en caso de no tener el informe de accidente - declaración juramentada con descripción detallada y objetiva de los hechos, 6)Original de la citación de tránsito (si procede), continúa en la actividad 11.8
MACRO ADMINISTRACIÓN CÓDIGO: ADM-PD-17 VERÓN: 1 SEGUROS, NIESTRO Y RECLAMACIONES 15.3 15.5 El reclamo es por pérdida parcial daños? El reclamo es por pérdida parcial daños? : Continúa en la actividad 15.6 Pérdida parcial daños : Continúa en la actividad 15.7 Responsabilidad civil extracontractual 15.6 Tramitar la documentación necesaria para el reclamo por pérdida parcial daños 15.8 1)Declaración del siniestro, 2)Fotocopia Cédula de Ciudadanía del conductor, 3)Fotocopia Licencia de Conducción, 4)Tarjeta de Tramitar la documentación necesaria para el reclamo es por pérdida parcial hurto: 1)Declaración del siniestro, 2)Fotocopia Cédula de Ciudadanía del conductor, Propiedad, 5)Copia del informe de 3)Fotocopia Licencia de Conducción, 4)Tarjeta de accidente de tránsito, en caso de Propiedad, 5)Copia del informe de accidente de no tener el informe de accidente - tránsito, en caso de no tener el informe de accidente - declaración juramentada con declaración juramentada con descripción detallada y descripción detallada y objetiva objetiva de los hechos, 6)Denuncia al carbón en la que de los hechos, 6)Denuncia al carbón en la que incluya placas, incluya placas, número de motor, y número de serie, número de motor, y número de 7)Original de la citación de tránsito (si procede), serie, 7)Original de la citación de 8)Original de las facturas probatorias de reparación de tránsito (si procede), 8)Original de emergencia (si procede), continúa en la actividad las facturas probatorias de 15.8 reparación de emergencia (si procede) 15.7 Tramitar la documentación necesaria para el reclamo por responsabilidad civil extracontractual 1)Declaración del siniestro, 2)Declaración de siniestro del tercero 3)Fotocopia Cédula de Ciudadanía del conductor, 4)Fotocopia Licencia de Conducción, 5)Tarjeta de Propiedad, 6)Copia del informe de accidente de tránsito, en caso de no tener el informe de accidente - declaración juramentada con descripción detallada y objetiva de los hechos, 7)Original de la citación de tránsito (si procede). Tramitar la documentación necesaria para el reclamo por responsabilidad civil extracontractual: 1)Declaración del siniestro, 2)Declaración de siniestro del tercero 3)Fotocopia Cédula de Ciudadanía del conductor, 4)Fotocopia Licencia de Conducción, 5)Tarjeta de Propiedad, 6)Copia del informe de accidente de tránsito, en caso de no tener el informe de accidente - declaración juramentada con descripción detallada y objetiva de los hechos, 7)Original de la citación de tránsito (si procede). 6
MACRO ADMINISTRACIÓN CÓDIGO: ADM-PD-17 VERÓN: 1 SEGUROS, NIESTRO Y RECLAMACIONES 15.8 15.2 15.4 15.6 6 Reportar el siniestro ocurrido De acuerdo con lo establecido en la póliza reportar el siniestro a los corredores de seguros presentando la reclamación e informando de manera detallada las circunstancias de tiempo, modo y lugar en que sucedieron los hechos relacionando el tipo de reclamación (pérdida parcial hurto, pérdida total hurto, pérdida total daños, pérdida parcial daños, responsabilidad civil extracontractual) y adjuntar los documentos requeridos por los corredores de seguros de acuerdo con el siniestro ocurrido. Profesional Coordinación Administrativa 15.9 Comunicación Oficial Externa con sus soportes CORRESPONDENCIA Se remite al procedimiento de Correspondencia, para adelantar las actividades relacionadas con el envío y entrega de la correspondencia externa. 15.10 Tramitar la reclamación realizada por la entidad Tramitar ante la Aseguradora la reclamación realizada por la entidad. Corredores de seguros 15.11 CORRESPONDENCIA Comunicación Oficial Se remite al procedimiento de Correspondencia, para adelantar las actividades relacionadas con el recibo y trámite de la correspondencia. 15.12 Comunicación Oficial Determinar la decisión en cuanto a la reclamación del seguro Recibir la Comunicación enviada por los corredores de seguros y determinar la decisión tomada en cuanto a la reclamación del seguro del bien. Profesional o técnico de servicios generales 15.13 La Aseguradora acepta la reclamación? La Compañía Aseguradora acepta la reclamación del bien? : Continúa en la actividad 15.14 : Continúa en la actividad 15.15 15.14 MANEJO Y DE BIENES FIN Se remite al procedimiento de "Manejo y control de bienes" en las actividades relacionadas con el inicio del proceso de responsabilidad para determinar la responsabilidad o no del servidor público. Almacenista 15.15 Llevar el vehículo al taller autorizado por la aseguradora Llevar el vehículo al taller autorizado por la aseguradora para que realicen los trabajos autorizados. Conductor asignado por la coordinación administrativa Realizar los trabajos autorizados por la aseguradora 15.16 Realizar los trabajos autorizados por la aseguradora Taller 7
MACRO ADMINISTRACIÓN CÓDIGO: ADM-PD-17 VERÓN: 1 SEGUROS, NIESTRO Y RECLAMACIONES 7 15.17 Recoger el vehículo en el taller Recoger el vehículo y revisar que se hayan realizado los arreglos autorizados. Conductor asignado por la coordinación administrativa 15.18 Se realizaron los arreglos autorizados por la aseguradora? Se realizaron los arreglos autorizados por la aseguradora? : Continúa en la actividad 15.19 : Continúa en la actividad 15.20 15.19 No recibir el vehículo y solicitar los arreglos necesarios No recibir el vehículo y solicitar al taller las reparaciones a que haya lugar, continúa en la actividad 15.10 Conductor asignado por la coordinación administrativa 15,10 15.20 Recibir el vehículo a satisfacción Recibir el vehículo a satisfacción y trasladarlo a las instalaciones de la Entidad. Conductor asignados por la coordinación administrativa FIN 14 16 La reclamación es de responsabilidad civil servidores público? La reclamación afecta la póliza de Manejo 1- : Continúa en la actividad 17 Póliza de Responsabilidad Civil Servidores Públicos 2- : Continúa en la actividad 18 Póliza de Manejo Póliza de Responsabilidad Civil Servidores Públicos 18 17 Es un proceso penal? 17.2 Es un proceso penal? : Continúa en la actividad 17.1 Proceso Penal : Continúa en la actividad 17.2 Investigación Fiscal 8 ELABORADO POR VALIDADO POR APROBADO POR
MACRO ADMINISTRACIÓN CÓDIGO: ADM-PD-17 VERÓN: 1 SEGUROS, NIESTRO Y RECLAMACIONES 17.1 8 Tramitar la documentación para un proceso penal 1)Declaración del siniestro, Tramitar la documentación necesaria para el reclamo 2)Fotocopia Cédula de por proceso penal: 1)Constancia laboral con Ciudadanía del conductor, certificación de tiempo de servicio y de cargos 3)Fotocopia Licencia de desempeñados de los funcionarios investigados, Conducción, 4)Tarjeta de 2)Copia del oficio de la citación a indagatoria con Propiedad, 5)Denuncia al carbón constancia de la fecha de notificación, 3)Tres (3) en la que incluya placas, número cotizaciones de abogado, 4)Informe sobre el delito que de motor, y número de serie, 6)Carta de autorización para está siendo objeto de investigación y los hechos que tramitar el siniestro, 7)Carta de dieron origen a la denuncia, 5)Informe del abogado autorización para conducir el defensor sobre la estrategia de defensa, 6)Información vehículo, 8)Acta de posesión del sobre quién es el denunciante y si argumenta haber Representante Legal sufrido perjuicios, continúa en la actividad 17.3 17.2 17 Tramitar la documentación de investigación fiscal Constancia laboral con certificación Tramitar la documentación necesaria para el reclamo de tiempo de servicio y de cargos desempeñados del funcionario, por pérdida parcial o total hurto: 1)Constancia laboral 2)Copia del auto apertura de la con certificación de tiempo de servicio y de cargos investigación fiscal., 3)Copia de la desempeñados del funcionario, 2)Copia del auto citación a declaración libre y apertura de la investigación fiscal., 3)Copia de la espontánea con constancia de la fecha de notificación. 4)Información citación a declaración libre y espontánea con constancia sobre diligencias de indagación de la fecha de notificación. 4)Información sobre preliminar de que haya tenido diligencias de indagación preliminar de que haya tenido conocimiento el asegurado, a las que conocimiento el asegurado, a las que sido citado o haya sido citado o haya asistido, con constancia de la fecha de notificación. asistido, con constancia de la fecha de notificación.,, 5)Tres (3) cotizaciones de los 5)Tres (3) cotizaciones de los honorarios de abogado. honorarios de abogado. Informe sobre Informe sobre los hechos objeto de investigación, los hechos objeto de investigación, 6)Informe del abogado defensor sobre la estrategia de 6)Informe del abogado defensor sobre la estrategia de defensa. defensa. 17.3 Tramitar la reclamación realizada por la entidad Tramitar ante la Aseguradora la reclamación realizada por la entidad. Corredores de seguros Afectar la póliza de acuerdo 17.4 al fallo Comunicación Oficial FIN 16 De acuerdo con el fallo afectar la póliza respectiva según sea el caso. Póliza de Manejo Instaurar ante la autoridad competente 18 la denuncia de los hechos Denuncia Instaurar ante la autoridad competente las denuncias o informes a que haya lugar, dependiendo de los hechos que dieron origen a las pérdidas. Servidor pùblico ELABORADO POR MARIA TERESA SARMIENTO RODRIGUEZ - SERVICIOS GENERALES 9 VALIDADO POR APROBADO POR
MACRO ADMINISTRACIÓN CÓDIGO: ADM-PD-17 VERÓN: 1 SEGUROS, NIESTRO Y RECLAMACIONES 18.1 Denuncia 9 Dar Dar aviso aviso oportuno oportuno de los de hechos los hechos ocurridos ocurridos Dentro de los tres (3) primeros días hábiles siguientes a la ocurrencia y mediante Comunicación Interna dar aviso a la Coordinación Administrativa de los hechos ocurridos. Servidor Público 18.2 Tramitar la documentación necesaria 1)Informe de Bomberos sobre los Tramitar la documentación necesaria para para el hechos ocurridos, 2)Presupuesto reclamo de la Póliza de Manejo: 1)Informe detallado de de obra detallado, 3)Relación las circunstancias de tiempo, modo y lugar de los detallada del salvamento si lo hechos, 2)Denuncia Penal, 3)Documentos que acrediten hubiere, 4)Documentos con los cuales se demuestra la propiedad la pérdida reclamada (auditorias, extractos, inventarios, de los bienes afectados etc.) 18.3 Reportar el siniestro ocurrido Dentro de un plazo establecido en las pòlizas reportar el siniestro a los corredores de seguros presentando la reclamación e informando de manera detallada las circustancias de tiempo, modo y lugar en que sucedieron los hechos relacionando el tipo de siniestros, relación clara, precisa de los bienes, objetos o partes de ellos, dañados o pérdidos como consecuencia del siniestro, documentos requeridos por los corredores de seguros de acuerdo con el siniestro ocurrido. Profesional Coordinación Administrativa 18.4 Comunicación Oficial Externa con sus soportes CORRESPONDENCIA Se remite al procedimiento de Correspondencia, para adelantar las actividades relacionadas con el envío y entrega de la correspondencia externa. 18.5 Tramitar la reclamación realizada por la entidad Tramitar ante la Asesguradora la reclamación realizada por la entidad. Corredores de seguros 18.6 CORRESPONDENCIA Comunicación Oficial Se remite al procedimiento de Correspondencia, para adelantar las actividades relacionadas con el recibo y trámite de la correspondencia. 18.7 Comunicación Oficial Determinar la decisión en cuanto a la reclamación del seguro 10 Recibir la Comunicación enviada por los corredores de seguros y determinar la deicisón tomada en cuanto a la reclamación. Profesional o técnico de servicoos generales MARIA TERESA SARMIENTO RODRIGUEZ - SERVICIOS GENERALES
MACRO ADMINISTRACIÓN CÓDIGO: ADM-PD-17 VERÓN: 1 SEGUROS, NIESTRO Y RECLAMACIONES 10 18.8 La Aseguradora acepta la reclamación del bien? La Compañía Aseguradora acepta la reclamación del bien? : Continúa en la actividad 13.10 : Continúa en la actividad 18.9 18.9 MANEJO Y DE BIENES Se remite al procedimiento de "Manejo y control de bienes" en las actividades relacionadas con el inicio del proceso de responsabilidad para determinar la responsabilidad o no del servidor público. Almacenista FIN Afectar la póliza de acuerdo al 18.10 Comunicación Oficial fallo De acuerdo con el fallo afectar la póliza respectiva según sea el caso. FIN MARIA TERESA SARMIENTO RODRIGUEZ - SERVICIOS GENERALES
MACRO ADMINISTRACIÓN CODIGO: ADM-PD-17 VERÓN: 1 SEGUROS, NIESTRO Y RECLAMACIONES ADOPTADO POR: RESOLUCIÓN 265 DEL 17 DE GLOSARIO TÉRMI DEFINICIÓN SEGUROS El Seguro es un mecanismo mediante el cual una persona natural o jurídica puede trasladar los riesgos a los cuales están expuestos sus bienes, su patrimonio o personas a una entidad jurídica denominada Asegurador, quien recibe en contraprestación una determinada suma de dinero llamada prima y se compromete a reponer, reparar o pagar en dinero en caso de realizarse el riesgo asegurado. COMPAÑÍA DE SEGUROS Es la Persona jurídica que asume los riesgos debidamente autorizada para esto por la Superintendencia Financiera, con un arreglo a las Leyes y Reglamentos establecidos por el Estado. CORREDORES DE SEGUROS Son Corredores de Seguros, las empresas constituidas como sociedades comerciales colectivas o de responsabilidad limitada y cuyo objeto es promover la contratación y renovación de seguros, examinar los riesgos del asegurado y darle asesoría técnica en la selección de amparos, representar al asegurado ante los aseguradores respecto a la celebración y desarrollo de los contratos de seguro en aspectos como: solicitud adecuada, expedición de las pólizas pertinentes, pago oportuno de las primas, avisos y reclamaciones de siniestros, procesos jurídicos y ajuste de perdidas. Entre los Corredores y las Compañías de Seguros no existe ningún vínculo directo laboral. SEGURO DE TODO RIESGO DAÑOS MATERIALES Ampara las pérdidas o daños materiales que sufran los bienes de propiedad del Fondo de Prevención y Atención de Emergencias - FOPAE, bajo su responsabilidad, tenencia y/o control, y en general los recibidos a cualquier titulo y/o por los que tenga algún interés asegurable, ubicados a nivel Nacional. SEGURO DE AUTOMOVILES Ampara los daños y/o pérdidas que sufran los vehículos de propiedad o por los que sea legalmente responsable el Fondo de Prevención y Atención de Emergencias - FOPAE, o aquellos daños a bienes o lesiones o muerte a terceros que causen. SEGURO DE MANEJO GLOBAL SECTOR OFICIAL Ampara los riesgos que impliquen menoscabo de los fondos o bienes del Fondo de Prevención y Atención de Emergencias - FOPAE, causados por acciones y omisiones de sus servidores, que incurran en delitos contra la administración pública o en alcances por incumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, incluyendo el costo de la rendición de cuentas en caso de abandono del cargo o fallecimiento del empleado. SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL Ampara los perjuicios patrimoniales que sufra el Fondo de Prevención y Atención de Emergencias - FOPAE, como consecuencia de la responsabilidad civil extracontractual originada dentro o fuera de sus instalaciones, en el desarrollo de sus actividades o en lo relacionado con ella, lo mismo que los actos de sus empleados y funcionarios en todo el territorio nacional ELABORADO POR VALIDADO POR APROBADO POR MARGARITA BUITRAGO RODRÍGUEZ-RESP. APOYO INSTITUCIONAL NELSON JAIRO RINCÓN MARTÍNEZ OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN