CONSEJO NACIONAL DE RECTORES PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL MANUAL PARA REALIZAR SOLICITUDES DE COMPRA EN EL SISTEMA GRP JULIO 2015 1
INGRESO AL SISTEMA Para realizar una solicitud de compra en el Sistema del GRP debe seguir las siguientes instrucciones: 1. Revisar la circular que emite la Proveeduría Institucional sobre el Plan Anual de Adquisiciones y los lineamientos en compras de bienes y contratación de servicios. Esto para verificar fechas, requisitos y lineamientos en esta materia. El usuario puede en todo momento consultar a la Proveeduría sobre las necesidades de bienes y servicios. nota: No ingresar al módulo de solicitudes hasta realizar las consultas tanto en la circular como el catálogo de materiales y servicios así como también consultar el presupuesto disponible. 2. Ingresar al internet Explorer y digitar en la barra de búsqueda l siguiente link: (http://10.4.255.194/proveeduria/x32_application.htm). 3. Una vez en la pantalla de identificación de usuario, deberá digitar el usuario y la contraseña que le proporcione el CeTIC, para ello debe dar click en usuario y luego clik en contraseña por último dar click en aceptar.
1. Dar click en usuario y digitar el usuario asignado 2. Dar click en contraseña y digitar la contraseña proporcionada por el CeTIC 3. Dar click en Aceptar 4. Una vez ingresado aparecerá una pantalla donde debe buscar el menú de opciones y darle click el ícono de Compras. 5. Luego le aparecerá al lado izquierdo de la pantalla un menú de opciones, donde ingresará a Solicitud de Compras.
6. Al ingresar vuelve a aparecer otro menú al lado izquierdo de la pantalla donde debe volver a dar click en Solicitud de Compras.
7. Una vez seleccionado le aparecerá un módulo donde permite ingresar los datos de la solicitud de compra requerida. a. b. c. d. e f. g. a. La fecha de solicitud aparecerá automáticamente de acuerdo al calendario de la computadora. b. La fecha requerida aparecerá automáticamente al igual que la fecha de solicitud va a ser acorde al calendario vigente en la computadora. c. El tipo de movimiento tiene una pestaña donde debe darle click para escoger en este caso siempre sería Solicitud de Compra. d. En el Estado el sistema lo traerá automáticamente siempre con la palabra Pendiente. e. En la justificación deben digitar en forma general la razón por la cual necesita el artículo o servicio solicitado. Nota: esta justificación debe estar acorde a la meta del Plan Anual Operativo para ello el usuario debe redactar la relación entre el bien y/o el servicio con la consecución de la misma. En caso contrario debe consultar con la Oficina de Desarrollo Institucional la posibilidad de una modificación al PAO para la inclusión de nuevas metas. f. En el empleado el sistema pondrá el usuario con el que se ingresó al sistema, sin embargo, hay que cambiarlo por el jefe o la persona que autoriza la compra. g. En el organigrama también traerá una pestaña donde debe escoger la Unidad, División o Programa que lo está solicitando.
h. i. j. h. Debe selección el criterio por la cual escogió el artículo o el servicio.
i. Seleccionar la prioridad con la que se está solicitando el artículo o servicio de acuerdo a sus necesidades. j. Los campos del presupuesto el sistema los actualizará automáticamente de acuerdo a la base de datos existente. 8. Posteriormente de haber llenado el primer módulo, selecciono la segunda pestaña llamada Detalle de Solicitud. 9. Para poder agregar datos en este segundo módulo debo dar click en el ícono verde (agregar un nuevo registro al final) localizado en la parte superior izquierda de la pantalla a la par del ícono del lápiz. Se deben agregar todas las líneas que requiera la solicitud.
10. Al agregar un nuevo registro ya puede incluir toda la información detallada de lo solicitado como se indica a continuación: c. f. h. a. b. d. e. g.
a. En la celda donde solicita el código se debe dar doble click y les aparecerá una pantalla como la siguiente: a.1. a.2. a.3. a.1. En este campo se debe dar doble click y digitar el número de partida pero sin puntos. Ejemplo Nº Partida 2.02.03 de debe digitar 20203. a.2. En este campo se debe dar doble click se despliega un listado de productos o servicios ahí se digita lo que se requiera. Ejemplo: Servicio de Catering; se digita Catering, lo selecciona y le da enter. a.3. Se le da click en aceptar. Nota: el catálogo de materiales y servicios es un instrumento normalizado y estandarizado de identificación de bienes y servicios que los usuarios requieren para el cumplimiento de sus objetivos. Cada código está homologado al catálogo de bienes y al diccionario de imputaciones del Ministerio de Hacienda. También está ligado a una cuenta presupuestaria del objeto/gasto y a su vez a una cuenta contable. El sistema no permite financiar las compras en un determinado código con otras cuentas del gasto que no sean las que están ligadas a dicho código. Por lo tanto es importante que el usuario deba consultar el presupuesto antes de hacer la solicitud de compra y a la vez se insta a consultar el catálogo de materiales y servicios a la hora de realizar las actividades previas a la presentación del plan presupuesto del año correspondiente.
b. En el espacio del Nombre del Artículo el sistema lo actualiza automáticamente de acuerdo a los datos que se ingresaron en el Código. c. Al igual que el nombre del artículo el espacio de Estado el sistema lo actualiza de acuerdo a la información previamente registrada. d. En la celda de la Cantidad se debe digitar la cantidad de productos o servicios que van a requerir. e. En este campo se digitará el costo unitario del producto o servicio que se haya solicitado. f. Este campo se actualizará automáticamente de acuerdo la información que se digitó en la celda de Cantidad y en la celda de Costo Unitario. g. En este campo se debe registrar la Moneda con la que se va a realizar el pago del servicio o producto que se solicita. h. Este campo el sistema lo actualizará automáticamente de acuerdo a la información ingresada en la celda del Código. Posteriormente a realizar los pasos anteriormente mencionados correrá la barra espaciadora hacia la derecha de la computadora.
Al arrastrar la barra encontrará los siguientes campos: j. l. i. k. i. En esta celda se debe dar doble click donde le desplegará un listado de todos los Programas, Divisiones y Unidades que conforman el Consejo Nacional de Rectores, se escoge a la que se pertenece y le da aceptar. j. Se le da doble click a la celda de Meta para seleccionar la Meta del Plan Anual Operativo a la que pertenece la partida que se está ingresando. k. Este campo solamente se va a seleccionar si el presupuesto corresponde a periodos anteriores. l. Se le da doble click a este campo y dentro de él se detallara la descripción del servicio o producto que se está solicitando.
NOTA: En este cuadro el usuario puede ingresar las especificaciones del bien o servicio a adquirir. En el caso de los servicios profesionales donde es necesario especificar los términos de referencia o cuando el objeto contractual tenga amplias especificaciones existe la posibilidad de adjuntar un archivo en Word, Excel, Power Point, PDF, entre otros realizando los siguientes pasos: En la misma pantalla ingresa al módulo de Archivos dándole doble click al ícono.
Una vez ingresado al módulo de Archivos se debe dar click en el ícono verde (agregar un nuevo registro al final) localizado en la parte superior izquierda de la pantalla a la par del ícono del lápiz. Al agregar un nuevo registro le saldrá la siguiente ventana donde podrá examinar sus archivos y escoger el que desea agregar. Al accesar a los archivos propios de la computadora o en la red interna, el usuario puede adjuntar el documento de especificaciones, términos de referencia, documento del proyecto u otra información que conforme el antecedente de la contratación. El usuario en todo momento durante la sesión puede consultar a los funcionarios de la proveeduría para el ingreso de sus solicitudes de compra.
m. Posteriormente al terminar de guardar la solicitud se puede proceder a imprimirla de la siguiente manera: m.1. Dar click en procesar solicitud, luego se le desplegará una ventana como la siguiente:
m.2. Dar doble click donde dice Consejo Nacional de Rectores, luego doble click en conare, ahí se le desplegaran varias opciones ir a la de Consulta y dar doble click. n. Posteriormente aparecerán al lado derecho de su pantalla las solicitudes que ha generado y están pendientes seleccionar la última que guardó para luego imprimirla.
o. Para imprimir debe seleccionar el siguiente ícono localizado a la izquierda de su pantalla. p. Posteriormente se abrirá una nueva ventana, donde debe seleccionar el Centro de Impresión.
q. Luego de haber seleccionado el centro de impresión, debe dar click en aceptar y luego cerrar.