CONTROL DE EXISTENCIAS 1: Para acceder al sistema se ingresa el respectivo usuario (minúsculas), contraseña y se elige el proyecto de Control de Existencias: 1 PANTALLA PRINCIPAL 2: Nos muestra en forma general las estructuras del módulo de control de existencias y los menús asociados (mantenedores, relaciones, movimientos, informes y estadísticas). 2
A continuación se realizara una descripción general de cada una de ellas: 3: Menú de Mantenedores: Unidad de Medida, Tipo de Bodega, Bodega, Rubro producto, Sub rubro producto, Rubro Básico producto, Producto, Proveedores, Centro de Costo, Programa y Cambiar contraseña. 3 4: Menú Relaciones: Usuario Bodega, Centro de costo producto, Stock por bodega, usuario establecimiento, centro costo programa, centro costo bodega y centro de costo usuario. 4
5: Menú movimiento: Solicitud Extraordinaria (ingresar, autorizar y entregar), Traspaso Bodega (Ingresar, autorizar y entregar), Recepción a proveedor, Ajustes, Anula documento, Modifica documento. 5 6 : Menú Informes: Bincard (Tarjeta bincard, stock Valorizado con saldo, Stock valorizado sin saldo, Inventario valorizado de bodega por establecimiento y Stock valorizado con y sin saldo) Gastos históricos( Consulta de Documento, Gastos por proveedor, Movimientos mensuales por proveedor, Gastos por programa, Detalle gastos por un programa,gastos por rubro, Detalle de gastos por rubro, Gastos por su rubro y Detalle de gastos por su rubro), Demanda insatisfecha (Demandas insatisfechas por productos, demandas insatisfechas por rubro y bodega y demandas insatisfechas por centro de costo), Existencias (Vencimientos de producto por bodega, Vencimiento de producto por rubro y bodega, Lotes de un producto en una bodega determinada, Existencia de un producto en todas las bodegas y Vencimientos de producto en los próximos dos meses en todas las bodegas de farmacia, Mantenedores (Consulta unidad de medida, consulta tipos de bodega, Consulta de rubro producto, consulta de sub rubro producto, consulta rubro básico de producto, consulta mantenedores de producto, consulta de programas y consulta proveedores),traspasos y devoluciones (Consulta de traspasos entre establecimientos y Consulta de traspasos entre establecimientos consolidados), Relaciones (Relación centro de costo/usuario, Relación centro de costo/bodega, relación centro de costo/programa y relación centro de costo/producto),ajustes, Distribución y entrega.
6 7: Menú Estadísticas: Consumo (consumo trimestral, consumo por establecimiento, consumo semestral, consumo anual, informe productos ABC, Consumo por centro de costo y Consumo semestral sin saldo), Stock (Stock en bodega en un periodo determinado, consulta de stock máximo y mínimo por bodega), Demandas (Los productos más pedidos por centro de costo, Los productos más pedidos por establecimientos, Demanda de un producto por centro de costo),precios (Los productos más caros por centro de costo, Los productos más caros por establecimientos), Consolidados (Consolidados gastos por rubro, Consolidado gastos por proveedor, Consolidado consumo trimestral por un producto, Consolidado consumo de un producto en particular, Consolidado productos ABC, Consolidado producto anual por establecimiento y sub rubro, Consumo anual por establecimiento, Consumo anual por bodega). 7
Observación: Algunas de las Opciones de Menú antes mencionadas, no se encuentran operativas, pero su futura operatividad se realizará paulatinamente. En el presente documento se procederá a revisar sólo las que hasta hoy se encuentran operativas. MENÚ MANTENEDORES 8: Unidad de medida: Es la cantidad estandarizada de una determinada magnitud física. Indica código de 2 letras mayúsculas, descripción del mismo y si es que está o no activo. Entrega las opciones de agregar una nueva unidad de medida, buscar en base al código de caracteres, modificar e imprimir. 8 9: Tipo de bodega: Es posible asignar un código numérico, descripción y si es que está o no activo. Entrega las opciones de agregar un nuevo tipo de bodega, buscar en base al código, modificar e imprimir. 9
10: Bodega: Se trata de un espacio físico destinado a albergar medicamentos. Es posible otorgar un código numérico, descripción, ubicación, establecimiento y si es que está o no activo. Entrega las opciones de agregar una nueva bodega, buscar en base al código, modificar e imprimir. 10 11: Rubro producto: Dice relación con la forma farmacéutica del producto. Es posible otorgar un código numérico, descripción del mismo, ubicación, establecimiento y si es que está o no activo. Entrega las opciones de agregar un nuevo rubro, buscar en base al código, modificar e imprimir. 11
12: Sub rubro producto: Es una categoría que permite reunir en un mismo grupo terapéutico a entidades que comparten ciertas características comunes.se puede otorgar un código numérico, descripción del mismo, ubicación, establecimiento y si es que está o no activo. Entrega las opciones de agregar una nuevo sub rubro, buscar en base al código, modificar e imprimir. 12 13: Rubro básico producto: Es una clasificación de carácter elemental. Indica número de código asignado, descripción del mismo, ubicación, establecimiento y si es que está o no activo. Entrega las opciones de agregar un nuevo rubro básico, buscar en base al código, modificar e imprimir. 13
14: Producto: Para cada uno de los productos es posible otorgar un código numérico, descripción del mismo, ubicación, establecimiento y si es que está o no activo. Entrega las opciones de agregar un nuevo producto, buscar en base al código, modificar e imprimir. 14 15: Proveedores: Aquellas entidades o personas que abastecen a otra entidad de lo necesario en cuanto a medicamentos o insumos médicos para su funcionamiento. Indica número de código asignado, descripción del mismo, ubicación, establecimiento y si es que está o no activo. Entrega las opciones de agregar un nuevo proveedor, buscar en base al código, modificar e imprimir. 15
16: Centro de costo: Indica número de código asignado, descripción del mismo, ubicación, establecimiento y si es que está o no activo. Entrega las opciones de agregar un nuevo centro de costo, buscar en base al código, modificar e imprimir. 16 17: Programa: Permite definir los programas de salud vigentes a través de un código numérico, descripción del mismo, ubicación, establecimiento y si es que está o no activo. Entrega las opciones de agregar un nuevo programa de salud, buscar en base al código, modificar e imprimir. 17
18: Cambiar contraseña: Otorga la opción de que el usuario cambie su contraseña actual. 18
MENÚ RELACIONES 19: Usuario bodega: Se refiere a la conexión que existe entre el personal o usuario que tiene acceso a la bodega de un determinado establecimiento. Se debe seleccionar el Usuario en cuestión y este a su vez se relaciona con el establecimiento, a su vez aparecen las bodegas a las cuales vamos a permitir acceso (consulta, entrada, salida y si está o no activo su perfil para esta bodega) 19
20: Centro costo/producto: Se debe seleccionar el establecimiento con su respectivo centro de costo, luego el sistema muestra la clasificación de los productos en base a el Rubro, Subrubro, Rubro Básico y por último Producto, el cual se puede seleccionar y deseleccionar con un click.; finalmente se selecciona el botón guardar o bien cancelar el proceso antes efectuado. 20 21: Usuario/establecimiento: Aquí se debe seleccionar el Usuario en cuestión dentro de un listado, luego se relaciona con el Establecimiento, y finalmente se presiona el botón guardar o cancelar. 21
22: Centro costo/programa: En esta opción se debe seleccionar que Programas de Salud se van a seleccionar para un Centro de Costo determinado, una vez finalizado el proceso se selecciona el botón guardar o cancelar. 22 23: Centro costo/bodega: En esta opción se debe seleccionar que bodega (s) van a pertenecer a un determinado Centro de Costo; una vez finalizado el proceso se selecciona el botón guardar o cancelar. 23
24: Centro costo/usuario: En esta opción se debe seleccionar dentro de un listado que Usuario(s) se van a seleccionar para un Centro de Costo, una vez finalizado el proceso se selecciona el botón guardar o cancelar. 24
25: MENÚ MOVIMIENTO Recepción a Proveedor: el ingreso se realiza seleccionando en la barra de menú principal de Movimientos de la siguiente manera: 25
26: En el encabezado del Formato por defecto aparece la opción de Ingreso, seleccionar con o sin iva, se incorporan los datos del Proveedor y documentos que acompañan al mismo, como Tipo de Documento (boleta, factura, guía despacho entre otros),tipo de consumo Normal, Centro de Costo Bodega, Bodega que Recepciona, Rut del Proveedor, Fecha y Documento que antecede la compra (número orden de pedido, número de acta etc) finalmente se selecciona el botón crear. 26
27: Luego de la creación del encabezado se procede a ingresar los productos de la sgte manera: Se colocan las primeras letras del producto en cuestión y se selecciona el que corresponde al ingreso, por defecto el sistema incorpora el código correspondiente y la unidad minima. 27 28: Después se selecciona el Programa que engloba al producto (ej: Proyecto de la casa), se introduce la cantidad solicitada y la recibida, se incorpora el lote o serie con su respectiva fecha de vencimiento, y el precio total dependiendo de la selección previa ( con/ sin IVA). 29: Se presiona el botón verde para incorporar éste producto a la recepción.
28 29 30: Si se requiere incorporar más productos a la recepción del mismo Proveedor se vuelve a generar el mismo proceso antes señalado.
30 31: Si se requiere borrar algún dato del producto ingresado, es posible realizarlo mediante la selección del botón rojo (se borra la fila completa).posteriormente se puede volver ingresar. 31
32: Existe un campo libre de observación para agregar algún tipo de información. 33: Si la recepción no incorpora más productos, se debe seleccionar el botón guardar. 32 33 34: Una vez finalizado el proceso, el Sistema genera el sgte. comprobante de recepción : 34
35: Ajustes: el ingreso se realiza seleccionando en la barra de menú principal de Movimientos 35 36: Se debe seleccionar el tipo de Ajuste: Ingreso o Salida 36
37: Si se selecciona Ingreso por defecto se genera con IVA: 37 38: En el encabezado se debe seleccionar el tipo de Documento que respalda este movimiento, Motivo del Ajuste, Bodega en la cual se requiere el movimiento y la fecha correspondiente; sin embargo no es necesario ingresar el Centro de Costo ni el Rut. Finalmente seleccionar el botón Crear 38
39: Para comenzar a ajustar se debe colocar en el campo de descripción las primeras letras del producto en cuestión, se despliega un listado y se selecciona el producto. Por defecto el sistema entrega el Código de producto y la Unidad Mínima. Se ingresa el precio unitario para ese producto, el lote o serie, fecha de vencimiento y la cantidad correspondiente de ajustar. 39
40: Si se desea borrar algún dato incorporado anteriormente, es necesario seleccionar el botón rojo y se borra la fila completa del producto en cuestión. De lo contrario, si el proceso está correcto, se procede a Guardar. 41: En ésta opción también hay un campo en blanco para incorporar información. 42: El Sistema pregunta si efectivamente desea Guardar; se selecciona aceptar. 42 41 40 43: Si el Ajuste es de Salida: el encabezado se debe seleccionar el tipo de Documento que respalda este movimiento, Motivo del Ajuste, Bodega en la cual se requiere el movimiento y la fecha correspondiente; sin embargo no es necesario ingresar el Centro de Costo ni el Rut. Finalmente seleccionar el botón Crear. 44: Si el motivo es Baja por vencimiento, el propio sistema señala las series o lotes disponibles para realizar esta operación. 45: Finalmente se indica la cantidad y selecciona el botón verde para ingresar, y guardar.
43 44 45 46: Se genera el siguiente comprobante de Ajuste Salida: 46 47: En el menú Movimientos se puede seleccionar Solicitud de Traspaso y realizar la entrega de la solicitud:
47 48: Se selecciona la solicitud pendiente de entrega y se marca de un color amarillo, luego se presiona el botón entregar
48 (Así como existe la opción de entregar una solicitud también es posible rechazarla) 49: Al visualizar lo que la bodega solicitante requiere se debe ingresar en el campo vacío la cantidad que se va entregar y se presiona el icono con forma de martillo 50: Posteriormente aparece un menú con las respectivas fechas de vencimientos de los medicamentos 51: Una vez realizado el proceso se marca el martillo con una línea roja. Aparece la siguiente pantalla donde se puede guardar el documento, previo ingreso de quien retira y alguna observación si fuese necesario: 52: El proceso termina mostrando una pantalla que permite imprimir esta solicitud
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Anula documento: Permite anular una entrega de un centro de costo o bien una recepción a proveedor. 53: En base a la Recepción a Proveedor efectuada, se debe considerar el Nº. que genera el Sistema. 53
54: Se debe seleccionar la bodega, tipo de movimiento (Recepción a Proveedor o Entrega Centro de Costo), y número de ID. 54 55: Aparece un mensaje en pantalla de confirmacion de la anulacion 55
56: Se genera el siguiente comprobante. 56 57: Posterior a este proceso se debe revisar la (s) Bincard de los productos ingresados en la Recepción a Proveedor, de manera de confirmar el movimiento de anulación antes efectuado. 57
MENÚ INFORMES 58: Tarjeta Bincard: Permite disponer de la información de ingresos y egresos de un producto o insumo farmacéutico y la fecha en que se genera el respectivo movimiento. 58
59: Despues de la busqueda no muestra este reporte. 58 59: Stock valorizado con saldo: 59
60 60: Stock valorizado sin saldo:
61 61: Inventario valorizado de bodegas por establecimiento:
62 62: Stock valorizado con y sin saldo: