Lineamientos para auditoría interna de calidad

Lineamientos para auditoría interna de calidad 2CA1201 VERSIÓN 01 MAYO, 2017

ÍNDICE ÍNDICE PRESENTACIÓN 5 CAPÍTULO I. INTRODUCCIÓN 7 I.1. OBJETIVO 7 I.2. POLÍTICAS 7 I.3. ALCANCE 7 I.4. MARCO JURÍDICO Y NORMATIVO 7 CAPÍTULO II. AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD 9 II.1. PLANEACIÓN DE AUDITORÍAS 9 II.2. EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA 9 II.2.1. FORMALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA 9 II.2.2. RECOPILACIÓN DE EVIDENCIA 9 II.2.3. SUPERVISIÓN DEL EQUIPO AUDITOR 9 II.2.4. PRESENTACIÓN DE RESULTADOS 9 II.3. INFORME DE AUDITORÍA 10 SIGLAS, ACRÓNIMOS Y TÉRMINOS 11 AUTORIZACIONES 15 2CA1201 01 MAYO, 2017 3-15

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PRESENTACIÓN PRESENTACIÓN En los presentes lineamientos se señala la forma en que se planean y realizan las auditorías internas al SGC de la ASF y se presentan los resultados; las cuales proporcionan información para la revisión por la dirección y construyen la base para declarar la conformidad de dicho sistema con los requisitos establecidos por la ASF y con los señalados en la norma ISO 9001:2008. 2CA1201 01 MAYO, 2017 5-15

INTRODUCCIÓN CAPÍTULO I. INTRODUCCIÓN I.1. OBJETIVO Establecer las actividades para la planeación y ejecución de las auditorías internas al SGC de la ASF y para la presentación de los resultados, a fin de proporcionar información acerca de sí el sistema es conforme con los requisitos propios de la institución y los de la norma ISO 9001:2008. I.2. POLÍTICAS 1) El Titular de Auditoría Interna y de Evaluación de la Gestión es responsable de actualizar el presente lineamiento, cuando sea pertinente. 2) Las UA y UAA de la ASF son responsables de proporcionar la información y documentación requerida con motivo de las auditorías internas de calidad. 3) La planeación y ejecución de las auditorías internas debe limitarse a los procesos y a las áreas que se encuentran dentro del alcance del SGC. I.3. ALCANCE Las disposiciones establecidas en este lineamiento son de observancia obligatoria para todos los servidores públicos que participan en las actividades relacionadas con el proceso de auditoría interna de calidad. I.4. MARCO JURÍDICO Y NORMATIVO Este documento se expide en cumplimiento del marco jurídico y normativo siguiente: Reglamento Interior de la Auditoría Superior de la Federación. Manual de Organización de la Auditoría Superior de la Federación. Norma ISO 9001:2008, cláusula 8.2.2 Auditoría interna. Norma ISO 19011:2011 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión. Lineamiento para la gestión de no conformidades y acciones de mejora (2CA1202). 2CA1201 01 MAYO, 2017 7-15

AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD CAPÍTULO II. AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD II.1. PLANEACIÓN DE AUDITORÍAS La ASF debe llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados en el transcurso del año; por lo que se planifica, establece, implementa y mantiene un Programa anual de auditorías internas al SGC de la ASF con la finalidad de determinar la conformidad del SGC. El Programa anual de auditorías internas al SGC de la ASF será autorizado por el Titular de Auditoría Interna y de Evaluación de la Gestión y se someterá a la aprobación del Comité de Calidad. Para cada revisión incluida en el Programa anual de auditorías internas al SGC de la ASF se generará la planeación específica. II.2. EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA Es la implementación del Programa anual de auditorías internas al SGC de la ASF mediante la gestión de las etapas siguientes: II.2.1. Formalización de la auditoría Es la notificación a las UA / UAA determinadas en el Programa anual de auditorías internas al SGC de la ASF, del inicio de los trabajos de la auditoría interna de calidad. II.2.2. Recopilación de Evidencias Se recopilará la información relevante mediante la aplicación de los métodos de auditoría (observación directa de los procesos, entrevistas al personal, verificación de servicios, inspección de registros o cualquier otra fuente pertinente de información). Se evaluará la evidencia obtenida contra los criterios de auditoría para determinar hallazgos, que pueden indicar conformidad o no conformidad del SGC, sus procesos y sus productos. II.2.3. Supervisión del equipo auditor El Auditor Líder convocará al equipo auditor quien deberá presentar los avances, los hallazgos y posibles no conformidades y, en el caso de que sea procedente, informar sobre cualquier obstáculo o problemática que impida el cumplimiento de los objetivos de la auditoría. II.2.4. Presentación de resultados El equipo auditor informará al personal auditado los siguientes aspectos: a) El grado de conformidad con los criterios de la auditoría, incluyendo la efectividad del SGC para cumplir con los objetivos de calidad. b) La efectiva implementación, mantenimiento y mejora del SGC. c) Logro de los objetivos de auditoría. 2CA1201 01 MAYO, 2017 9-15

LINEAMIENTOS PARA AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD d) Hallazgos determinados. II.3. INFORME DE AUDITORÍA Se relaciona con las actividades encaminadas a la elaboración del Informe de auditoría y notificación de resultados a los auditados. Como resultado de la revisión, la SAIEG B.1 integrará el Informe de auditoría, será revisado por el Auditor Líder y autorizado por el Titular de Auditoría Interna y de Evaluación de la Gestión. El Informe de auditoría será remitido a los miembros del Comité de Calidad, a los Auditores Especiales, los Titulares de Unidad y los Directores Generales auditados. 2CA1201 01 MAYO, 2017 10-15

SIGLAS, ACRÓNIMOS Y TÉRMINOS SIGLAS, ACRÓNIMOS Y TÉRMINOS ASF AIEG SIGLAS Y ACRÓNIMOS SAIEG B.1 SGC UA UAA AUDITOR (3.13.15) AUDITOR LÍDER AUDITORÍA (3.13.1) CONFORMIDAD (3.6.11) TÉRMINOS CRITERIOS DE AUDITORÍA (3.13.7) EQUIPO AUDITOR (3.13.14) EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA (3.13.8) Auditoría Superior de la Federación DENOMINACIONES Auditoría Interna y de Evaluación de la Gestión Subdirección de Auditoría Interna y de Evaluación de la Gestión B.1 Sistema de Gestión de la Calidad Unidad Administrativa/Unidades Administrativas Unidad Administrativa Auditora/Unidades Administrativas Auditoras Persona que lleva a cabo una auditoría. DEFINICIONES Persona que coordina las actividades de planeación específica y selección de los auditores; asimismo, supervisa a cada uno de los equipos y se asegura del cumplimiento del programa de auditoría. También funge como representante del equipo auditor ante la organización y se encarga de revisar el informe de auditoría y de evaluar el desempeño de cada auditor. Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias objetivas y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría. Nota 1: Los elementos fundamentales de una auditoría incluyen la determinación de la conformidad de un objeto de acuerdo con un procedimiento llevado a cabo por personal que no es responsable del objeto auditado. [ ] Nota 3: Las auditorías internas, denominadas en algunos casos auditorías de primera parte, se realizan por, o en nombre de la propia organización, para la revisión por la dirección y otros fines internos, y pueden construir la base para la declaración de conformidad de una organización. La independencia puede demostrarse al estar libre el auditor de responsabilidades en la actividad que se audita. Cumplimiento de un requisito. Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia frente a la cual se compara la evidencia objetiva. Una o más personas que llevan a cabo una auditoría con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos. Nota 1: A un auditor del equipo auditor se le designa como monitor del mismo. Nota 2: El equipo auditor puede incluir auditores en formación. Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es pertinente para los criterios de auditoría y que es verificable. 2CA1201 01 MAYO, 2017 11-15

LINEAMIENTOS PARA AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD TÉRMINOS HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA (3.13.9) MEJORA (3.3.1) NO CONFORMIDAD (3.6.9) PLANEACIÓN ESPECÍFICA DE AUDITORÍAS PROCESO (3.4.1) PROGRAMA DE LA AUDITORÍA (3.13.4) SISTEMA DE GESTIÓN (3.5.3) SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (3.5.4) DEFINICIONES Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Nota 1: Los hallazgos de la auditoría indican conformidad o no conformidad. Nota 2: Los hallazgos de la auditoría pueden conducir a la identificación de oportunidades para la mejora o el registro de buenas prácticas. Nota 3: Si los criterios de auditoría se seleccionan a partir de requisitos legales o reglamentarios, los hallazgos de auditoría pueden denominarse cumplimiento o no cumplimiento. Actividad para mejorar el desempeño. Incumplimiento de un requisito. Actividad en donde se identifican los objetivos particulares de cada auditoría; definiendo los criterios necesarios, así como al equipo auditor. Lo anterior, con la finalidad de asegurar el cumplimiento de los objetivos particulares y el programa de auditorías. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto. Nota 1: Que el resultado previsto de un proceso se denomine salida, producto o servicio depende del contexto de la referencia. Nota 2: Las entradas de un proceso son generalmente las salidas de otros procesos y las salidas de un proceso son generalmente las entradas de otros procesos. Nota 3: Dos o más procesos en serie se interrelacionan e interactúan pueden también considerarse como un proceso. Nota 4: Los procesos de una organización generalmente se planifican y se realizan bajo condiciones controladas para agregar valor. Nota 5: Un proceso en el cual la conformidad de la salida resultante no pueda validarse de manera fácil o económica, con frecuencia se le denomina proceso especial. Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Conjunto de elementos de una organización interrelacionados o que interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos para lograr esos objetivos. Nota 1: Un sistema de gestión puede tratar una sola disciplina o varias disciplinas, por ejemplo, gestión de la calidad, gestión financiera o gestión ambiental. Nota 2: Los elementos del sistema de gestión establecen la estructura de la organización, los roles y las responsabilidades, la planificación, la operación, las políticas, las prácticas, las reglas, las creencias, los objetivos y los procesos para lograr esos objetivos. Nota 3: El alcance de un sistema de gestión puede incluir la totalidad de la organización, funciones específicas e identificadas de la organización, secciones específicas e identificadas de la organización, o una o más funciones dentro de un grupo de organizaciones. Parte de un sistema de gestión relacionada con la calidad. 2CA1201 01 MAYO, 2017 12-15

SIGLAS, ACRÓNIMOS Y TÉRMINOS VERIFICACIÓN (3.8.12) TÉRMINOS DEFINICIONES Confirmación, mediante la aprobación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados. Nota 1: La evidencia objetiva necesaria para una verificación puede ser el resultado de una inspección o de otras formas de determinación, tales como realizar cálculos alternativos o revisar los documentos. Nota 2: Las actividades llevadas a cabo para la verificación a veces se denominan proceso de calificación. Nota 3: La palabra verificado se utiliza para designar el estado correspondiente. 2CA1201 01 MAYO, 2017 13-15