PREGUNTAS FRECUENTES SIIS 1. Qué es el Módulo de Inspección Física Simultánea - SIIS? Es un módulo de la VUCE que automatiza e integra los sistemas informáticos de las entidades de control (DIAN, ICA, INVIMA, Policía Antinarcóticos) y los puertos. El alcance de esta solución informática es para carga de exportación que ingrese a los puertos de manera contenerizada con SAE y planilla de traslado, a través del cual se puede generar una agenda electrónica de inspección simultánea y trazabilidad del proceso, lo cual permite que los actores que participan en el proceso accedan al sistema para consultar el estado del mismo. 2. Qué condiciones técnicas debe cumplir mi equipo para poder firmar digitalmente la solicitud de inspección? Para iniciar operación en el módulo de inspección simultánea - SIIS de la VUCE, el equipo de computación debe tener: - Internet Explorer versión 9.0 o Mozilla. - Habilitada la función de mensajes emergentes en el Internet Explorer - Instalado la última versión de Java. Si no la tiene instalada puede bajarla de la siguiente dirección electrónica: www.java.com/es - Instalada la firma digital 3. Cómo ingreso al módulo SIIS por primera vez? El declarante o exportador solicitará su usuario de ingreso a la VUCE en el evento de no contar con éste. El ingreso al Módulo de Inspección Simultánea, se realizará previa autenticación del usuario en la VUCE, una vez autenticado, se habilitarán las opciones a las cuales tiene acceso el declarante o exportador. 4. Cómo obtener un usuario y contraseña para el ingreso al módulo SIIS? El proceso para solicitar los usuarios es a través de la página de WWW.VUCE.GOV.CO en registro en línea. 5. Qué aspectos generales debo tener en cuanta al realizar una solicitud de inspección? SAE aprobada en MUISCA. Realizar la solicitud de inspección y firmarla digitalmente en la VUCE. Realizar la planilla de traslado en MUISCA.
Si el producto requiere inspección sanitaria de ICA o INVIMA, se deben obtener previamente los certificados zoosanitarios previos ó fitosanitario en el sistema del ICA SISPA o radicado INVIMA SIVICOS. 6. Cuáles son los pasos a seguir por quienes intervienen en la inspección física simultánea? Los pasos a seguir por los distintos actores relacionados con la inspección física simultánea de mercancía son: 1. Realizar la solicitud de inspección asociando, cuando haya lugar a ello, los certificados sanitarios de ICA e INVIMA y firmar digitalmente la solicitud. 2. Recibir información de planillas de traslado y aviso de ingreso de la DIAN e información del contenedor por parte del puerto. 3. Determinar la selectividad y selección de la carga por parte de las entidades que participarán en la inspección. 4. Enturnar los contenedores. 5. Agendar la inspección y por último registrar los resultados de la misma realizada por parte de cada una de las entidades participantes. 7. Cómo se realiza una solicitud de inspección a través del módulo SIIS? El declarante realizará la solicitud de inspección en el Módulo de Inspección Simultánea, para ello seleccionará la(s) Solicitud(es) de Autorización de Embarque SAE(s) que previamente la DIAN ha aceptado. Cuando se requiere de la participación de las entidades sanitarias (ICA ó INVIMA), el declarante previamente debe haber solicitado los certificados o radicados a que hayan lugar y la VUCE se conectará con los sistema informáticos de las entidades para traer la información de estos documentos. 8. Cuál es el procedimiento a seguir por parte de las entidades como la DIAN, ICA, INVIMA, PONAL o Puerto? La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN notificará a la VUCE la información relevante de la planilla de traslado e informará el resultado de la selectividad de SAE, el puerto por su parte ingresará los datos de contenedores con lo cual el sistema validará dicha información con respecto a lo diligenciado por el declarante. Si la información es consistente, el paso siguiente corresponde al funcionario de la Policía Nacional Dirección Antinarcóticos, quien ingresará al sistema y comunicará el resultado de la selectividad de la inspección, luego las demás entidades seleccionarán los contenedores a inspeccionar, en su orden ICA y posteriormente INVIMA, procurando como lo establece la Circular Externa Conjunta 01 de 2008 que si la carga es homogénea y cumple con la competencia de la entidad se tomará la misma carga. Para las operaciones del ICA, una vez las autoridades de control realicen la selectividad, el declarante debe ingresar al sistema y realizar el paso de autorización logística.
Posteriormente, se realizará el enturnamiento de los contenedores a inspeccionar por parte de PONAL, con lo cual, el puerto confirmará el espacio para inspección y el sistema enviará la agenda de inspección (se notificará a cada entidad el lugar y hora de inspección). Finalizada la inspección tanto PONAL como ICA e INVIMA deberán ingresar a registrar el resultado de la inspección. El resultado de la DIAN llegará al sistema por medio de un servicio web (Conjunto de aplicaciones o tecnologías con capacidad para interoperar en la Web. Estas tecnologías intercambian datos entre ellas con el fin de ofrecer servicios o múltiples tareas). Es de señalar que si por algún evento no se lleva acabo la inspección, las entidades que participan deben registrar la no inspección para que se realice nuevamente la programación de la agenda de inspección. 9. Quiénes son las entidades y actores vinculados en el proceso de solicitud de inspección? El actor que inicia el proceso es el declarante realizando la SAE. Las entidades del Gobierno Nacional que participan en el sistema son: Polícia Antinarcóticos, DIAN, ICA e INVIMA: El exportador, si no es el declarante, hace seguimiento y auditoria al proceso. 10. Cómo muestra el sistema la información consultada? Algunas pantallas presentan en las tablas las siguientes opciones: La opción maximizar permite desplegar la tabla mostrando mas información, la opción minimizar la cual permite ocultar la tabla anidada.
Para algunas pantallas que contienen consultas, se visualizará el control de paginación que le permite revisar los resultados por páginas de forma más fácil. 11. Cómo asocio certificado zoosanitario? Ingrese a la pestaña Certificado zoosanitario en la opción Certificado zoosanitario para exportación, el sistema realiza comunicación en línea con el sistema informatico del ICA SISPA, y se presenta la opción de asociar el documento. En la opción Producto zoosanitario que no requiere certificado previo, el declarante debe diligenciar una información que requiere el funcionario del ICA en el momento de seleccionar los contenedores para inspección, y es posible registrar esta solicitud.
Asociar certificado zoosanitario con previo En la pestaña Certificado zoosanitario se selecciona la opción Asociar, el sistema despliega una tabla con las SAEs y subpartidas asociadas a la solicitud de inspección SIIS, seleccione una SAE y elija la opción Consultar certificados, el sistema despliega una tabla con la información de los certificados zoosanitarios que se encuentran disponibles en el sistema de SISPAP para asociar se guardan los certificados elegidos y la solicitud queda en estado: (EN_PROCESO_SOLICITUDES_SANITARIAS).
12. Cómo ASOCIO inspección de ICA si la exportación no requiere certificado zoosanitario previo ante el ICA? El declarante debe diligenciar una información que requiere el funcionario del ICA. Al momento de seleccionar el contenedor para inspección, elija la opción Registrar, seleccione la subpartida y elija la opción Continuar. Diligencie la información solicitada y elija la opción Agregar e ingrese todos los productos que necesite asociar a la subpartida, luego de guardar esta información el sistema retorna a la pestaña de Certificados Zoosanitarios presentando en la tabla de Productos Zoosanitarios sin certificado previo, según país destino el nuevo producto registrado y se presenta un mensaje de éxito de la operación.
13. Cómo asocio certificado fitosanitario? En la pestaña Certificado Fitosanitario, se elige la opción Asociar, posteriormente se despliega una tabla que contiene las SAE y subpartidas asociadas a la solicitud de inspección, disponibles para ser asociadas a un certificado fitosanitario, luego de seleccionar la SAE correspondiente proceda a guardar y aceptar. Realice nuevamente esta operación si necesita asociar más de un certificado.
14. Cómo asocio radicado INVIMA? En la pestaña Radicados INVIMA, el sistema muestra los Radicados INVIMA con el número de la solicitud de inspección precargada y sin radicados asociados, seleccione una o varias SAE de acuerdo con la logística de la operación portuaria, teniendo en cuenta que sean del mismo exportador asociado al radicado generado en el INVIMA y escoja la opción Consultar radicado. Si no selecciona la SAE no se activará el botón consultar radicado. Seleccione el radicado de la tabla Radicados Vigentes y elija la opción Guardar, luego se debe dar clic en la opción Relacionar contenedores marque un contenedor en la tabla y seleccione la opción Adicionar, se presenta una ventana emergente con la información precargada del contenedor elegido en el paso anterior y una tabla que muestra el número del lote y el nombre del producto INVIMA. Seleccione uno o varios lotes y elija la opción Guardar.
15. Cómo firmo digitalmente cuando requiero inspecciones de las entidades sanitarias? Una vez finalice la asociación de los certificados tanto de ICA e INVIMA, cuando haya lugar a ello, el paso final es firmar digitalmente la solicitud, con lo cual el declarante debe seleccionar la pestaña Firmar digitalmente. Se despliegan en la pestaña las opciones de la siguiente manera: Imprimir inhabilitada y Crear formulario habilitada, seleccione la opción Crear formulario. Se presenta en la pestaña el formulario web generado a partir de la información de la solicitud de inspección. Elija la opción Firmar. Se presenta una ventana emergente para elegir un certificado digital disponible y/o cargar certificados digitales. Elija la opción Archivo : 1. Ubique y seleccione un certificado de firma digital. 2. El sistema le solicitará la contraseña del certificado elegido. 3. Introduzca la contraseña correspondiente al certificado que se desea cargar y escoja la opción Aceptar.
4. En la lista de certificados disponibles de la ventana emergente de certificados digitales se carga el certificado elegido y del cual se introdujo la contraseña. 5. Seleccione de la lista de disponibles el certificado digital cargado y elija la opción Firmar. 6. Se presenta una ventana emergente indicando que la firma ha sido completada de manera exitosa. 7. Seleccione la opción Aceptar. 8. El sistema retorna a la pestaña de Firma digital indicando que la operación se ha realizado exitosamente. 16. Cómo corrijo los datos de contenedor? Una vez firmada la solicitud de inspección, si se requiere modificar el número del contenedor o excluir un contenedor por esta opción se puede realizar. Se visualiza la información de la solicitud que incluye el número del contenedor, nombre de la naviera, fecha de embarque, sellos, stickers, el motivo de la exclusión, un campo que indica si presenta inconsistencias y las opciones Actualizar y Excluir.
Debajo de ésta tabla se visualiza otra tabla con la descripción de las inconsistencias asociadas al contenedor y el origen de la inconsistencia detectada, esto se presenta cuando el contenedor ingresó al Terminal marítimo, dado que se recibe la información de la planilla de traslado y datos del puerto. Seleccione un contenedor o varios y elija la opción Excluir visualizando una ventana de confirmación con la información del contenedor que se va a excluir, son presentadas las opciones Aceptar y Cancelar. Seleccione la opción Aceptar, a continuación se visualiza un formulario con el campo Motivo y las opciones Guardar y Cancelar. Ingrese el motivo por el cual el o los contenedores no llegarán al lugar de embarque, el campo es obligatorio. Seleccione la opción Guardar, se visualizará el mensaje de éxito de la exclusión. Seleccione un contenedor y elija la opción Actualizar. El sistema presenta el formulario de Actualizar contenedor y las opciones de Cancelar, Guardar. Una vez haya diligenciado los campos de la actualización seleccione la opción Guardar
17. Debo realizar autorización logística? Únicamente deben realizar autorización logística las exportaciones que requieran ICA. Esta es la otra actuación que tendrá el declarante en el sistema, donde informará al sistema que la organización logística para llevar acabo la inspección se encuentra ya coordinada con el sector privado que realizará esta labor. Los pasos a seguir son los siguientes: 1. Ingrese a la aplicación con usuario y contraseña válida para un declarante. 2. Ingrese al menú Trámite de la solicitud Realizar solicitud de inspección. 3. Ingrese los criterios de búsqueda necesarios para consultar la solicitud de inspección y seleccione la opción Consultar. (Ver Fig. 97: Consultar Solicitudes de inspección). 4. El sistema presenta una tabla de resultado con las solicitudes de inspección asociadas a los criterios de búsqueda seleccionados. 5. Seleccione la solicitud y elija la opción Ver detalle. (Ver Fig. 12: Resultados de la Consulta de Solicitudes de inspección). 6. El sistema muestra la información de la solicitud de inspección divido en 8 pestañas. 7. Ingrese a la pestaña Autorización logística. Por medio de esta opción se consultan las entidades que participarán en la inspección física. 8. Seleccione el o los contenedores que desea autorizar y elija la opción Guardar. 9. Se presenta un mensaje de éxito de la operación. 18. Cómo consulto el estado de mi solicitud de inspección? Ingrese a la aplicación con un usuario declarante y contraseña, para realizar la consulta de una solicitud de inspección: 1. Ingrese al menú Trámite de la solicitud Realizar solicitud de inspección. 2. Se despliega un formulario con los siguientes campos como criterios de búsqueda:
Lugar embarque: es obligatorio, y muestra la información de los lugares de embarque que se encuentren asociados al declarante que ingresó al sistema. Solicitud de inspección: Permite ingresar un número de solicitud de inspección como filtro de búsqueda. Fecha solicitud desde y Fecha solicitud hasta: Rango de fechas en las que se han radicado solicitudes y para las cuales se desea realizar la consulta. NIT exportador: Permite ingresar un NIT del exportador asociado a una solicitud de inspección a consultar. NIT declarante: Permite ingresar un NIT de un declarante asociado a una solicitud de inspección a consultar. 3. Ingresar el lugar de embarque y el número de la solicitud que requiere consultar y seleccionar la opción Consultar. 4. Se presenta una tabla con la solicitud de inspección consultada y el estado de la solicitud con el valor Inspeccionada, debe consultar la pestaña de los contenedores. 19. Cómo realizo una cancelación de solicitud de inspección? Ingrese por la pestaña tramite de solicitud, a continuación en la ventana que aparece seleccione, lugar de embarque, número de solicitud y elija la opción consultar. Luego se despliega una ventana adicional con la información de la solicitud de inspección, fecha de solicitud de inspección, lugar de embarque, estado de la solicitud, verificando que esta es la solicitud que desea cancelar seleccione la solicitud, en la parte inferior se le habilitará el botón cancelar, haga clic sobre él.
El sistema genera un aviso que indica que se está cancelando la solicitud de inspección y confirma si está seguro de realizar la cancelación, si esto es correcto elija el botón aceptar, de lo contrario cancelar. Una vez haya seleccionado aceptar para la cancelación de la solicitud, se despliega otra ventana con la siguiente pregunta: esta seguro de cancelar esta solicitud de inspección?, en esta ventana le indica el número de la solicitud, el estado de la solicitud y si existen o no solicitudes sanitarias asociadas a la solicitud de inspección, si es así elija la opción aceptar, en algunas casos para la cancelación de la solicitud habilita una ventana solicitando escribir el motivo de la cancelación, esta información llega a un funcionario del MCIT vía web servicies y es quien procederá a autorizar dicha cancelación. A continuación aparece una ventana con la siguiente información, se realiza la cancelación exitosamente, en este punto la solicitud queda en estado cancelada y lo puede verificar realizando la consulta. 20. Por qué se deben solicitar los certificados ICA o INVIMA antes de iniciar el proceso de solicitud de inspección? Es muy importante realizar la solicitud de los certificados sanitarios previamente a la solicitud de inspección, para poder asociar estos documentos a la solicitud y que el contenedor ingrese con toda la documentación. Porque al llegar al paso: RELACIONAR CERTIFICADOS ICA O RADICADO INVIMA, en su pantalla va a aparecer lo siguiente: No existen certificados sanitarios asociados a esta SAE.