Año 2013 MICROSOFT PROJECT 2010 PROYECTO TRASLADO DE OFICINAS CENTRALES Guía del proyecto Facilitador: Ricardo Fonseca
OBJETIVO DEL TRABAJO GESTION Y ADMINISTRACION DE PROYECTOS La presente guía de trabajo, tiene como propósito ayudar a la elaboración de un proyecto desde sus bases de inicio hasta el control del seguimiento del proyecto. Deberá consultar los apuntes de sus clases y los datos de su manual, además puede hacer uso del ayudante de Project 2010. Lea cada punto de indicación y analícelo, luego desarróllelo y tome nota de cambios o aspectos que se le presenten en el procedimiento, le servirán para tomar una buena desición en sus análisis. Para el desarrollo de esta guía crearemos un archivo de proyecto el cual se llamará: TRASLADO DE OFICINA CENTRALES, dicho proyecto integrará la mayor parte de procesos de gestión de proyectos. CARACTERISTICAS DEL ARCHIVO DE PROYECTO PUNTO 1 - Planificación del proyecto NOMBRE DEL PROYECTO: OBJETIVO DEL PROYECTO: TRASLADO DE OFICINAS Trasladar las oficinas centrales a su nueva ubicación INICIO: martes 01 de Enero de 2013 ESCENARIO DEL PROYECTO: La planificación presentada en este proyecto, consiste en la programación estructurada en fases del traslado de las oficinas centrales a una nueva ubicación, detallando los movimientos a ejercer desde dos o seis mese antes de la mudanza, hasta los por menores que se cubren después de la mudanza ya realizada. Se aplicarán las operaciones complementarias tales como: esquematización de las tareas para obtener las fases del proyecto, vinculación de las tarea hito con las tareas antecesoras de la misma fase, gestión de recursos, costos variables y fijos, ajuste de calendario base y de recursos, filtros para seccionar la información, arreglar la sobre asignación en algunos recursos, guardar con línea de base, dar el seguimiento del proyecto, aplicar delimitación en algunas tareas, así como el control de la ruta crítica por medio del formato al Diagrama de Gantt. FASES DEL PROYECTO: Mudanza de la oficina De dos a seis meses antes del día de la mudanza De uno a dos meses antes del día de la mudanza De dos a cuatro semanas antes del día de la mudanza De un día a dos semanas antes del día de la mudanza Día de la mudanza Después de la mudanza mail:ricardofonseca.project.@outlook.com 1
HITOS DEL PROYECTO GESTION Y ADMINISTRACION DE PROYECTOS Cierre de la fase uno Cierre de la fase dos Cierre de la fase tres Cierre de la fase cuatro Mudanza física finalizada Completar el proyecto de traslado de las oficinas PROPIEDADES DEL PROYECTO Título : TRASLADO DE OFICINAS Asunto : Traslado de oficinas centrales Autor : Ricardo Fonseca Administrador : <<apellidos y nombre del participante>> Organización : ITCA - FEPADE Categoría : Operativo Palabra clave : traslado Comentarios : Proyecto de practica general en el nivel avanzado Base del hipervínculo : TRASLADO DE OFICINAS.XLS ESTADÍSTICA INICIAL DEL PROYECTO Comienzo : martes 01/01/13 Fin : Miércoles 26/06/13 Duración : 127d Trabajo : 2,192h RECURSOS DEL PROYECTO Jefe de reubicación Jefe de la oficina Administrador de telecomunicaciones Jefe de soporte de red Administrador del correo Ingeniero medioambiental Jefe de contabilidad Compañía de teléfono Servicio de limpieza Administrador de Web Operarios de mudanzas PROGRAMANDO LAS TAREAS DEL ARCHIVO DE PROYECTO INICIANDO EL PROYECTO 1. Inicie la sesión del Project 2010, con un proyecto en blanco 2. Inicie la sesión con Microsoft Excel 2010 y abra el archivo de trabajo Tablas del proyecto_traslado de oficinas.xlsx 3. Copie los nombres y duraciones de la hoja Tabla_Tareas al diagrama de Gantt 4. Copie los datos de la Tabla_Recursos a la hoja de recursos 5. Aplique la fecha de inicio del proyecto, basándose en los datos del principio de la guía mail:ricardofonseca.project.@outlook.com 2
ESTRUCTURANDO EL PROYECTO 6. Esquematice las tareas según lo muestran los datos impresos del proyecto. a. De la tarea 2 a la 115 b. De la tarea 3 a la 18 c. De la tarea 20 a la 42 d. De la tarea 44 a la 61 e. De la tarea 63 a la 101 f. De la tarea 103 a la 107 g. De la tarea 109 a la 115 RELACIONANDO LAS TAREAS La primer tarea en mención es la que que precede. Los numerales en negrita, son los hitos que cierran las fases del proyecto: 1. De la tarea 3 a la 8 2. La tarea 5 con la tarea 9 3. La tarea 9 con la tarea 10 4. La tarea 6 con la tarea 11 5. La tarea 8 con la tarea 12 6. La tarea 12 con la tarea 13 7. La tarea 6 con la tarea 14 8. La tarea 6 con la tarea 15 9. La tarea 6 con la tarea 16 10. La tarea 6 con la tarea 17 11. Desde las tareas 3 hasta 17 con la 18 (una por una). 12. La tarea 18 con la tarea 20 13. La tarea 20 con la tarea 21 14. La tarea 20 con la tarea 22 15. La tarea 20 con la tarea 23 16. La tarea 20 con la tarea 24 17. La tarea 20 con la tarea 25 18. La tarea 18 con la tarea 26 19. La tarea 26 con la tarea 27 20. La tarea 20 con la tarea 28 21. La tarea 20 con la tarea 29 22. La tarea 26 con la tarea 30 23. La tarea 26 con la tarea 31 24. La tarea 26 con la tarea 32 25. La tarea 32 con la tarea 33 26. La tarea 20 con la tarea 34 27. La tarea 34 con la tarea 35 28. La tarea 34 con la tarea 36 29. La tarea 32 con la tarea 37 30. La tarea 32 con la tarea 38 31. La tarea 32 con la tarea 39 32. La tarea 32 con la tarea 40 33. La tarea 32 con la tarea 41 34. Desde las tareas 20 hasta 41 con la tarea 42 (una por una). 35. La tarea 42 con la tarea 44 36. La tarea 44 con la tarea 45 37. La tarea 45 con la tarea 46 38. La tarea 42 con la tarea 47 39. La tarea 42 con la tarea 48 40. La tarea 42 con la tarea 49 41. La tarea 42 con la tarea 50 42. La tarea 42 con la tarea 51 43. La tarea 42 con la tarea 52 44. La tarea 42 con la tarea 53 45. La tarea 42 con la tarea 54 46. La tarea 42 con la tarea 55 47. La tarea 42 con la tarea 56 48. La tarea 42 con la tarea 57 49. La tarea 42 con la tarea 58 50. La tarea 42 con la tarea 59 51. La tarea 42 con la tarea 60 52. Desde las tareas 44 hasta 60 con la tarea 61 (una por una). 53. La tarea 61 con la tarea 63 54. La tarea 63 con la tarea 64 55. La tarea 64 con la tarea 65 mail:ricardofonseca.project.@outlook.com 3
56. La tarea 61 con la tarea 66 57. La tarea 61 con la tarea 67 58. La tarea 61 con la tarea 68 59. La tarea 61 con la tarea 69 60. La tarea 61 con la tarea 70 61. La tarea 61 con la tarea 71 62. La tarea 61 con la tarea 72 63. La tarea 61 con la tarea 73 64. La tarea 61 con la tarea 74 65. La tarea 61 con la tarea 75 66. La tarea 61 con la tarea 76 67. La tarea 61 con la tarea 77 68. La tarea 65 con la tarea 78 69. La tarea 61 con la tarea 79 70. La tarea 61 con la tarea 80 71. La tarea 61 con la tarea 81 72. La tarea 61 con la tarea 82 73. La tarea 61 con la tarea 83 74. La tarea 61 con la tarea 84 75. La tarea 61 con la tarea 85 76. La tarea 61 con la tarea 86 77. La tarea 61 con la tarea 87 78. La tarea 61 con la tarea 88 79. La tarea 61 con la tarea 89 80. La tarea 87 con la tarea 90 81. La tarea 87,88 con la tarea 91 82. La tarea 87,88 con la tarea 92 83. La tarea 87,88 con la tarea 93 84. La tarea 90 con la tarea 94 85. La tarea 61 con la tarea 95 86. La tarea 61 con la tarea 96 87. La tarea 61 con la tarea 97 88. La tarea 61 con la tarea 98 89. La tarea 61 con la tarea 99 90. La tarea 61 con la tarea 100 91. Desde las tareas 63 hasta 100 con la tarea 101 (una por una). 92. La tarea 101 con la tarea 103 93. La tarea 101 con la tarea 104 94. La tarea 101 con la tarea 105 95. La tarea 101 con la tarea 106 96. Desde las tareas 103 hasta 106 con la tarea 107 (una por una). 97. La tarea 107 con la tarea 109 98. La tarea 107 con la tarea 110 99. La tarea 107 con la tarea 111 100. La tarea 107 con la tarea 112 101. La tarea 107 con la tarea 113 102. La tarea 107 con la tarea 114 103. Las tareas 18,42,61,101,107,109,110,111,112,113,114 (una por una), con la tarea 115. 7. Verifique que la fecha de inicio de la primera tarea y la fecha de fin de la última tarea, coincidan con las mencionadas en las estadísticas dadas al principio de esta guía. 8. Guarde el archivo con el nombre: TRASLADO DE OFICINAS CENTRALES.MPP mail:ricardofonseca.project.@outlook.com 4
PROGRAMANDO LOS RECURSOS DEL ARCHIVO DE PROYECTO INSCRIBIENDO Y ASIGNANDO RECURSOS AL PROYECTO 9. Copie los datos de la hoja: Tabla_Recursos, del archivo TRASLADO DE OFICINA.XLS 10. Usando la tabla del archivo de Excel llamada: Tabla_asignación, asigne los recursos en las tareas que corresponde. Tambien puede basar las asignaciones usando el archivo Informe de asignación de recursos.pdf 11. Al complementar las asignaciones, haga uso de la vista uso de recursos y verifique el total de horas por recurso de manera que coincidan los datos. También puede constatar desde la ficha Proyecto e Informes y la categoría Asignaciones y el informe Tareas y recursos humanos. 12. Ahora verifique los datos de los recursos sobrecargados desde la ficha Proyecto e Informes y la categoría Asignaciones y el informe Recursos sobre asignados. 13. Usando el formulario de tareas, aplique horas extras a los recursos indicados desde la tabla siguiente: Id Nombre # hrs. Extras ASIGNAR A TAREA(S) 1 Jefe de reubicación 2 10 2 Jefe de la oficina 2 20 3 Administrador de telecomunicaciones 4 Jefe de soporte de red 12 29 y 74 5 Administrador del correo 6 Ingeniero medioambiental 7 Jefe de contabilidad 8 44 8 Compañía de teléfono 9 Servicio de limpieza 18 71 y 98 10 Administrador de Web 11 Operarios de mudanzas 14. Regrabe el archivo 15. Active la condiciones por el esfuerzo 16. Ahora aplique un color de su elección a las tareas 4,5 y 6 y prográmeles con los tipos de tareas mencionadas a continuación: ID Nombre de la Tarea Tipo de tarea 4 Identificar ubicaciones potenciales Duración Fija 5 Tomar una decisión final sobre el espacio de la oficina Trabajo Fijo 6 Formalizar el alquiler de las oficinas Unidades Fijas 17. Después de haberles programado el tipo de tareas, active el formulario de tareas y agregue un recurso más a la tarea 4, tome nota del cambio en la programación (unidades y trabajo), luego quite el recurso asignado a esa tarea, posteriormente haga lo mismo con las tareas 5 y 6, analice como funciona la programación Tipo de tarea y según su razonamiento aplique una nota por tarea con el detalle del análisis. mail:ricardofonseca.project.@outlook.com 5
APLICANDO COSTOS A LOS RECURSOS DEL PROYECTO 18. Copie y aplique los valores de costo fijo a las tareas del proyecto, usando la técnica de pegado especial, desde la hoja: Tabla_Costos_Recursos, del archivo TRASLADO DE OFICINA.XLS. 19. Copie la tabla de costos, de la vista Diagrama de Gantt a una tabla de Excel, para verificar el monto de los costos en las tareas. 20. Crear dos nuevas tablas de costos (Tablas B y C) para los recursos de administración, además asigne las tablas en las tareas indicadas, según la tabla siguiente: Id Nombre TASA EXTRA NUEVA TABLA DE COSTOS PARA RECURSOS TABLA DE TASA B COSTO USO ASIGNAR A TAREAS TASA EXTRA TABLA DE TASA C COSTO USO ASIGNAR A TAREAS 1 Jefe de reubicación $ 15.00 $ 200.00 5,9,10 $ 17.00 $225.00 27,100,114 2 Jefe de la oficina $ 21.00 $ 150.00 7,20,21 $ 23.00 $175.00 39,40,41 4 Jefe de soporte de red $ 13.20 $ 120.00 24,36,74 $ 15.00 $135.00 90,94,95 7 Jefe de contabilidad $ 12.55 $ 100.00 44 $ 15.25 $125.00-9 Servicio de limpieza $ 5.14 $ 70.00 71 $ 8.75 $105.00 98 21. Verifique por medio de la vista Uso de Recursos y Activando la línea de costos, también por medio de los informes de costos. Tome nota de los informes y medios por los cuales obtuvo el informe. 22. Cree un calendario para cada recurso del grupo de administración, los calendarios tendrán el nombre del recurso y modifique los horarios. 23. Aplique los calendarios a los recursos. 24. Verifique que los tiempos de trabajo se cumplen según el calendario asignado al recurso. Verifique los tiempos de duración de las tareas y del proyecto. 25. Guarde el Proyecto con formato de Excel y luego guarde el proyecto sin línea de base y después con línea a de base a modo de tener dos copias del mismo. 26. Al proyecto que guardo como línea de base aplique los siguientes cambios: a. Posponga dos tareas con 2 días de retraso b. Adelante tres tareas con 1 día de adelanto c. Cambie costos fijos a 2 tareas que se les aplico costos fijos anteriormente y tome nota de el numero, nombre de la tarea y el nuevo costo. d. Modifique el horario a dos recursos 27. Comparar los cambios efectuados en la vista diagrama de Gantt y en la vista Recursos, por medio de la tabla variación y seguimiento. Tome nota y analice los cambios si se han efectuado. Crear informes que reflejen los cambios. Regrabe el archivo Presente en un documento de Word, los análisis que desarrollo del proyecto en esta primera fase, así mismo presente las tablas que copio del proyecto, ya sea en el mismo documento de análisis de Word o en Excel. mail:ricardofonseca.project.@outlook.com 6