MANUAL DE USUARIO ENERO 2015
1. Presentación... 2 2. Fundamento Legal... 2 3. Ingreso al Portal de Contratación Pública... 6 4. Barra Principal... 8 4.1 Utilitarios de la Barra Principal... 9 5. Revisión de órdenes.... 11 6. Mis convenios... 12 7. Mis Productos... 18 7.1 Solicitar cambios... 19 7.2 Imágenes y Videos... 21 8. Mis órdenes... 24 9. Ver solicitudes de Información... 28 10. Ver invitaciones a convenios... 30 11. Historial de participación... 34 1
1. Presentación La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, ha establecido los procedimientos de contratación que utilizarán los proveedores en las adquisiciones de bienes, prestación de servicios, ejecución de obras y consultorías, los mismos que deberán realizarse utilizando las herramientas electrónicas del Sistema Oficial de Contratación del Estado SOCE. El Servicio Nacional de Contratación Pública SERCOP, pone a conocimiento de los Proveedores seleccionados en el catálogo electrónico, el manual de usuario correspondiente al Repertorio de Medicamentos. 2. Fundamento Legal 2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP Art. 6.- Definiciones. 1. Catálogo Electrónico: Registro de bienes y servicios normalizados publicados en el portal www.compraspublicas.gov.ec para su contratación directa como resultante de la aplicación de convenios marco. 17. Mejor Costo en Bienes o Servicios Normalizados: Oferta que cumpliendo con todas las especificaciones y requerimientos técnicos, financieros y legales exigidos en los documentos precontractuales, oferte el precio más bajo. COMPRAS POR CATALOGO Art. 43.- Convenios Marco.- El Servicio Nacional de Contratación Pública efectuará periódicamente procesos de selección de proveedores con quienes se celebrará Convenios Marco en virtud de los cuales se ofertarán en el catálogo electrónico bienes y servicios normalizados a fin de que éstos sean adquiridos o contratados de manera directa por las Entidades Contratantes, sobre la base de parámetros y objetivos establecidos en la normativa que para el efecto dicte el Instituto Nacional de Contratación Pública. 2
Art. 44.- Catálogo Electrónico.- Como producto del Convenio Marco, el Servicio Nacional de Contratación Pública creará un catálogo electrónico disponible en el Portal COMPRASPUBLICAS, desde el cual las Entidades Contratantes podrán realizar sus adquisiciones en forma directa. Art. 45.- Obligaciones de los Proveedores.- Los adjudicatarios quedarán obligados a proveer bienes y servicios normalizados de conformidad con las condiciones de plazo, precio, calidad, lugar de entrega y garantía establecidas para el período de duración del Convenio Marco. No obstante, los adjudicatarios podrán mejorar las condiciones establecidas, siguiendo el procedimiento que para el efecto se haya previsto en el Convenio Marco. Art. 46.- Obligaciones de las Entidades Contratantes.- Las Entidades Contratantes deberán consultar el catálogo electrónico previamente a establecer procesos de adquisición de bienes y servicios. Solo en caso de que el bien o servicio requerido no se encuentre catalogado se podrá realizar otros procedimientos de selección para la adquisición de bienes o servicios, de conformidad con la presente Ley y su Reglamento. Si cualquiera de las Entidades Contratantes obtuviere ofertas de mejor costo que las que consten publicadas en el catálogo electrónico, deberán informar al Servicio Nacional de Contratación Pública para que éste conozca y confirme que la oferta es mejor y adopte las medidas necesarias que permitan extender tales costos, mediante la celebración de Convenios Marco, al resto de Entidades Contratantes. Art. 69.- Suscripción de Contratos.- Los contratos que por su naturaleza o expreso mandato de la Ley lo requieran se formalizarán en escritura pública dentro del término de quince (15) días desde la notificación de la adjudicación. Los contratos cuya cuantía sea igual o superior a la base prevista para la licitación se protocolizarán ante Notario Público. Los gastos derivados del otorgamiento del contrato son de cuenta del contratista. Las contrataciones que se realicen por el sistema de catálogo se formalizarán con la orden de compra y el acta de entrega. 3
2.2 Artículos relacionados en el RGLOSNCP Art. 16.- Micro, pequeñas y medianas empresas.- Para incentivar la mayor participación de proveedores de los sectores de micro, pequeñas y medianas empresas -MIPYIMES-, se entenderán por tales, aquellas que cumplan los parámetros establecidos de conformidad con el artículo 53 del Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones. Al momento de inscribir y habilitar a un proveedor en el RUP, el registro deberá expresar la categoría a la que pertenece el proveedor. El SERCOP establecerá criterios de preferencia a favor de las MIPYMES, a través de alguno de los siguientes mecanismos: 1. Márgenes de preferencia sobre las ofertas de otros proveedores; 2. Criterios para contratación preferente establecidos en el artículo 52 de la Ley; 3. Siempre que, luego de las evaluaciones de ofertas, exista la posibilidad de adjudicar a una MIPYME y a otro proveedor que no tenga esta calidad, se preferirá a aquella; 4. Posibilidad de que las MIPYMES mejoren su propuesta para que puedan igualar o superar la oferta de otros proveedores, luego de la evaluación de ofertas. Las preferencias para las micro, pequeñas y medianas empresas se aplicarán en función de que su oferta se catalogue como de origen nacional, por el componente nacional que empleen, de tal manera que no se otorgarán estos beneficios a meros intermediarios. Los beneficiarios a favor de las MIPYMES se harán extensivos a actores de la economía popular y solidaria, de conformidad con la ley. Art. 43.- Procedimiento para contratar por catálogo electrónico.- Para la inclusión en el catálogo electrónico de los bienes y servicios normalizados, el SERCOP realizará procesos de selección que permitan celebrar convenios marcos, observando el procedimiento que se establezca en los pliegos. 4
Las contrataciones por catálogo electrónico de bienes y servicios normalizados, que realicen las Entidades Contratantes, observarán el procedimiento señalado por el INCOP: La orden de adquisición electrónica emitida por la Entidad Contratante se sujetará a las condiciones contractuales previstas en el Convenio Marco; y, de ser el caso a las mejoras obtenidas por la entidad contratante. De conformidad con lo previsto en el inciso segundo del artículo 69 de la Ley, la Orden de Compra emitida a través del Catálogo Electrónico formaliza la contratación de los bienes o servicios requeridos y genera los derechos y obligaciones correspondientes para las partes. Una vez recibidos los bienes o servicios contratados, se suscribirá el acta de entrega recepción correspondiente con la verificación de correspondencia con las especificaciones previstas en el catálogo. Art. 78.- Procedimiento Especial para Subasta Inversa Corporativa.- El SERCOP conjuntamente con las Entidades Contratantes, consolidará la demanda potencial de las entidades contratantes, para poder realizar subastas inversas corporativas, en las cuales los proveedores de fármacos, debidamente habilitados, conforme a lo dispuesto en el presente Reglamento General, pujan hacia la baja el precio ofertado, que siempre deberá ser inferior a su oferta económica inicial, por medios electrónicos a través del Portal www.compraspublicas.gov.ec, con la finalidad de suscribir convenios que permitan a las Entidades Contratantes la adquisición directa de fármacos a través del Repertorio de Medicamentos, entendido éste como el catálogo de medicamentos normalizados publicados en el Portal www.compraspublicas.gov.ec. El SERCOP elaborará conjuntamente con las entidades contratantes los pliegos requeridos para realizar las subastas inversas corporativas. Los pliegos, a más de los requisitos de carácter legal, económico y financiero, deberán contener fichas técnicas específicas sobre los fármacos a contratar. 5
3. Ingreso al Portal de Contratación Pública Para ingreso al portal de Contratación Pública utilice el navegador Internet Explorer versión 7, Mozilla Firefox 3.0 o superior. Ingrese al portal institucional, www.sercop.gob.ec. Imagen 3.1 Imagen 3.1 Para ingresar al sistema de contratación, haga clic en el ícono SOCE Sistema Oficial de Contratación del Estado. Imagen 3.2 Imagen 3.2 6
Para iniciar su sesión en el sistema, ingrese número de Ruc de la Entidad Contratante, nombre de Usuario y Contraseña, para finalizar de clic en el botón Entrar. Imagen 3.3 Imagen 3.3 Una vez que ingrese, diríjase al menú Mi catálogo. Imagen 3.4 Imagen 3.4 Para ingresar al nuevo catálogo electrónico vuelva a registrar RUC, USUARIO Y Contraseña. Imagen 3.5 Imagen 3.5 Una vez registrados los datos, de clic en el botón Entrar. Imagen 3.6 7
Imagen 3.6 A continuación puede observar la pantalla de ingreso al Nuevo Catálogo Electrónico. Imagen 3.7 Imagen 3.7 4. Barra Principal Al ingresar podrá revisar la pantalla de ingreso principal del catálogo electrónico, revise a continuación la información que se encuentra en la Barra Principal. Imagen 4.1 Imagen 4.1 8
4.1 Utilitarios de la Barra Principal Búsqueda de productos dentro del catálogo electrónico La siguiente opción sirve para buscar un producto dentro del catálogo electrónico, para ello ingrese nombre del producto y a continuación de clic en el ícono que se muestra en la siguiente imagen. Imagen 4.2 Imagen 4.2 A continuación podrá ver en pantalla la búsqueda realizada. Imagen 4.3 Volver al SOCE Imagen 4.3 Opción que permitirá regresar a la pantalla de inicio del SOCE. Para realizar esta acción, de clic en la sección que se enmarca a continuación. Imagen 4.4 Imagen 4.4 9
Perfil del usuario La opción Perfil usuario permite visualizar los datos de usuario registrado, además cuenta con la opción para salir de la sesión. Para ingresar de clic en el ícono que se muestra a continuación. Imagen 4.5 Imagen 4.5 Para Salir de la sesión, de clic en la sección que se muestra a continuación. Imagen 4.6 Imagen 4.6 Volver a la página de Inicio Esta opción permitirá volver a la página de inicio del catálogo electrónico. Para ingresar de clic en el ícono que se enmarca a continuación. Imagen 4.7 10
Imagen 4.7 Configuración En esta opción el proveedor seleccionado en catálogo, podrá gestionar los temas relacionados con los requerimientos solicitados por el SERCOP o por las Entidades Contratantes en base a sus productos. Para ingresar a esta opción de clic en el ícono que se enmarca a continuación. Imagen 4.8 Imagen 4.8 5. Revisión de órdenes. El proveedor seleccionado en catálogo, ingresará a la opción Pendientes para la revisión de órdenes de compra que aún no se encuentran generadas y que están pendientes de revisión. Imagen 5.1 11
Imagen 5.1 6. Mis convenios La opción Mis convenios, permitirá al proveedor revisar los tipos de convenios a los que participó en el catálogo electrónico. Para ingresar a esta opción de clic en Mis Convenios. Imagen 6.1 Imagen 6.1 Una vez que haya ingresado, podrá visualizar los convenios establecidos en los que participó. Imagen 6.2 Imagen 6.2 12
En la sección Acción, podrá ingresar a las opciones Ver y Cobertura. Imagen 6.3 Imagen 6.3 Al ingresar en la opción Ver, tendrá la información de todos los productos ofertados por el proveedor y la Cobertura. Imagen 6.4 Imagen 6.4 En la información de Invitaciones al Convenio puede revisar el nombre del convenio al que fue invitado y la fecha en la que finalizó dicho convenio. En la sección Productos podrá revisar Nombre del producto, Estado y Acciones. El estado del producto puede encontrarse en Aprobado o Rechazado, esta calificación al estado dependerá de la revisión realizada por parte del SERCOP, en caso de que se encuentre Rechazada, significará que su producto no será considerado en el catálogo. Imagen 6.5 13
Imagen 6.5 En la sección Acciones, el proveedor contará con la opción para realizar actualizaciones en las especificaciones de los productos aprobados. La opción para Editar se enmarca a continuación. Imagen 6.6 Imagen 6.6 En el caso de que requiera hacer algún cambio o actualización primero borre el dato. Imagen 6.7 Imagen 6.7 14
Ingrese el nuevo dato, luego de clic en el botón Guardar. Imagen 6.8 Imagen 6.8 Una vez realizada esta acción el proveedor deberá esperar a revisar la respuesta a la solicitud de cambio al producto, esta solicitud será revisada por el SERCOP para su aprobación. Si el cambio se aprobó, verá registrado el cambio solicitado dentro de la sección donde realizó la actualización. Imagen 6.9 Imagen 6.9 En caso de que el SERCOP haya pedido corrección al cambio solicitado, el sistema mostrará un mensaje para dicha corrección. Imagen 6.10 15
Imagen 6.10 En caso de que el cambio solicitado no haya sido aprobada, el dato no será cambiado y aparecerá la misma información que registrada anteriormente. Imagen 6.11 Imagen 6.11 El proveedor de catálogo contará además con la información de cobertura, es aquí donde podrá verificar la información ofertada sobre las ciudades en las que tiene posibilidad de entregar el producto. Para ingresar, de clic en el botón Cobertura. Imagen 6.12 Imagen 6.12 16
En la siguiente pantalla podrá verificar la sección donde se encuentran las provincias y ciudades de cobertura del proveedor. Cada una de las ciudades cuenta con una información de Costo de flete y tiempo de atención. Imagen 6.13 Imagen 6.13 En caso de que el proveedor requiera agregar una nueva Cobertura, seleccione la Provincia e ingrese el Tiempo de Atención, una vez que haya registrado estos datos de clic en el botón Agregar. Imagen 6.14 Imagen 6.14 Para ofertar la cobertura, podrá ingresar también desde la opción Ver convenios, luego de clic en el botón Ofertar Cobertura, el resto de pasos son iguales a los mencionados en la sección anterior. Imagen 6.15 17
Imagen 6.15 7. Mis Productos En esta sección podrá revisar y administrar información referente a sus productos. Imagen 7.1 Imagen 7.1 En la siguiente pantalla se encuentra el listado de los productos registrados en el catálogo. Imagen 7.2 Imagen 7.2 18
Cada uno de los productos cuenta con información de stock y de opciones para Solicitar Cambios, agregar imágenes o videos del producto, Promociones y Lista de Mantenimientos a realizar. Imagen 7.3 7.1 Solicitar cambios Imagen 7.3 Para ingresar a la opción solicitar cambios, de clic en la sección que se enmarca a continuación. Solicitar cambios. Imagen 7.4 Imagen 7.4 Para realizar un cambio a alguna especificación del producto debe ingresar en la sección donde se requiere hacer el cambio, luego debe borrarlo e ingresar el valor que se necesite, esta sección es la misma ya mencionada en la sección 6 del manual, en caso de que no lo recuerde repetiremos nuevamente el procedimiento. Ingrese a la sección donde requiere hacer el cambio, borre el dato que necesite cambiar. Imagen 7.5 19
Imagen 7.5 Una vez que haya realizado el cambio, registre un documento para solicitar el cambio, adjunte entonces un archivo en pdf, luego de clic en el botón Guardar. Para adjuntar el archivo, de clic en el botón Seleccionar archivo Imagen 7.6 Imagen 7.6 Una vez que el archivo se ha cargado, para finalizar de clic en el botón Guardar. Imagen 7.7 Imagen 7.7 El resto de pasos para la aprobación a esta solicitud se manejan como se mencionó en la sección 6 de los convenios, en la opción de Editar los productos. Revise la sección mencionada. 20
7.2 Imágenes y Videos Esta opción permitirá agregar imágenes y videos en los productos, para ingresar de clic en la sección que se enmarca a continuación Imágenes y Videos. Imagen 7.8 Imagen 7.8 Para ingresar imágenes, de clic en Agregar nueva imagen. Imagen 7.9 Imagen 7.9 A continuación, Seleccione el archivo. Imagen 7.10 Imagen 7.10 A continuación, busque el archivo de la imagen que va a subir, una vez seleccionado el archivo, de clic en Abrir. Imagen 7.11 21
Imagen 7.11 Una vez que haya cargado el archivo, de clic en Subir imagen. Imagen 7.12 Imagen 7.12 La imagen fue cargada al sistema, al momento se encuentra en estado Pendiente por Aprobación. El SERCOP revisará si la imagen cumple con los requisitos solicitados en el convenio para su aprobación. Imagen 7.13 Imagen 7.13 22
Una vez que haya sido revisada por el SERCOP, vuelva a ingresar a la sección de imágenes y revise si su imagen fue Aprobada. Imagen 7.14 Imagen 7.14 En caso de que la imagen no haya sido aprobada, el estado dirá Rechazada. Imagen 7.15 Imagen 7.15 Si la imagen no fue aprobada deberá volverla a subir, revise las condiciones establecidas en el convenio marco para subir la imagen o el video, es ahí donde constan las condiciones. En el caso de que requiera cargar un video, de clic en Agregar nuevo Video. Imagen 7.16 Imagen 7.16 23
El proveedor deberá cargar el video previamente en YOUTUBE, y al ingresar a la pantalla que se muestra a continuación digite o pegue la dirección web del video cargado, esto lo realizará en la sección Identificador del video youtube. Imagen 7.17 Imagen 7.17 Una vez ingresada la dirección de clic en Guardar Video. Una vez registrado el video pasará al estado Pendiente para revisión y si es aprobado por el SERCOP, aparecerá en estado Aprobado. 8. Mis órdenes En la sección Mis órdenes, podrá revisar las órdenes que fueron generadas al proveedor como producto de las compras realizadas por las Entidades Contratantes en el catálogo. Para ingresar de clic en la sección que se enmarca a continuación. Imagen 8.1 Imagen 8.1 24
Una vez que ingrese podrá revisar el listado de órdenes que ha recibido, las mismas que deberán ser despachadas según las condiciones establecidas en el convenio marco. Imagen 8.2 Imagen 8.2 Las órdenes de compra se listarán con Nombre de la Entidad Contratante, Código de la orden, fecha de emisión, fecha de aceptación y Estado. Para ver los detalles de la orden de compra, diríjase a la sección Estado y de clic en Ver Detalles. Imagen 8.3 Imagen 8.3 Al ingresar revise la pre visualización que se le habilita al lado derecho de la sección Detalles de la orden, luego de clic en el botón Imprimir. Imagen 8.4 25
Imagen 8.4 Al realizar dicha acción, el sistema le enviará a imprimir el siguiente documento donde contará con la información necesaria para realizar la entrega de los productos solicitados por la Entidad Contratante. Imagen 8.5 Imagen 8.5 26
En caso de que el listado de órdenes sea extensa y le sea difícil encontrar rápidamente la orden, diríjase a la pantalla inicial de la lista de órdenes de compra y utilice los cualquiera de los siguientes filtros de búsqueda, búsqueda por nombre de Entidad, número de Código de orden de compra. Producto / Servicio. Imagen 8.6 Imagen 8.6 En el siguiente ejemplo realizaremos una búsqueda por nombre de Entidad, luego de ingresar este dato de clic en el botón Buscar. Imagen 8.7 Imagen 8.7 A continuación podrá revisar el resultado de la búsqueda. Imagen 8.8 27
Imagen 8.8 9. Ver solicitudes de Información En esta sección el proveedor recibirá invitaciones a presentar información de un nuevo producto. Las invitaciones las realiza el SERCOP. Para ingresar a esta sección de clic en Ver Solicitudes de información. Imagen 9.1 Imagen 9.1 En la pantalla a continuación podrá verificar un ejemplo de las invitaciones enviadas por parte del SERCOP al proveedor. Imagen 9.2 28
Imagen 9.2 En caso de que le interese emitir información del producto, de clic en Ver solicitudes. Imagen 9.3 Imagen 9.3 Para agregar la información de clic en Agregar solicitud. Imagen 9.4 Imagen 9.4 Dependiendo del tipo de producto, el sistema presentará la información que se solicita ingresar. Imagen 9.5 29
Imagen 9.5 Una vez que haya ingresado la información solicitada, de clic en Guardar, luego proceda a verificar la información registrada. Imagen 9.6 Imagen 9.6 La información registrada anteriormente la enviará el sistema al SERCOP de forma automática. 10. Ver invitaciones a convenios En esta opción el proveedor podrá revisar las invitaciones realizadas por el SERCOP a nuevos convenios. Para ingresar a esta opción de clic en Ver invitaciones a convenios. Imagen 10.1 30
Imagen 10.1 En la siguiente pantalla podrá observar la invitación al convenio. Imagen 10.2 Imagen 10.2 Para ingresar a la invitación realizada, de clic en Ver. Imagen 10.3 Imagen 10.3 Al ingresar en la siguiente pantalla el proveedor podrá ofertas los productos y la Cobertura. Imagen 10.4 Imagen 10.4 31
Para ofertar los productos, de clic en la sección que se enmarca a continuación. Imagen 10.5 Imagen 10.5 En la siguiente pantalla tendrá un listado de productos predeterminados, el proveedor deberá ir agregando todos los productos que puede ofertar en el convenio, para ello de clic en Agregar. Imagen 10.6 Imagen 10.6 Una vez que lo haya agregado aparecerá registrado en la parte derecha de la sección de los productos. Imagen 10.7 Imagen 10.7 32
En caso de que requiera eliminar el producto seleccionado, de clic en Quitar. Imagen 10.8 Imagen 10.8 Una vez agregado el producto, de clic en el botón Guardar. Imagen 10.9 Imagen 10.9 En la siguiente pantalla podrá revisar el producto ya guardado, el mismo que contará con las opciones Editar, Tabla de Descuento y Tabla de Mantenimientos. Imagen 10.10 Imagen 10.10 Una vez agregado el producto deberá ingresar a la opción Editar. Imagen 10.11 33
Imagen 10.11 Una vez que ha ingresado el producto podrá registrar las especificaciones del mismo, a continuación Ingrese los datos y adjunte el oficio donde remite las especificaciones, finalmente de clic en Guardar. Imagen 10.12 Imagen 10.12 11. Historial de participación En esta opción el proveedor podrá revisar las invitaciones realizadas por el SERCOP a nuevos convenios. Para ingresar a esta opción de clic en Historial de participación. Imagen 11.1 e Imagen 11.2 34
Imagen 11.1 Imagen 11.2 35