MANUAL DEL USUARIO MILENIUM ENTERPRISE Este producto es propiedad intelectual de Intelligent Business, por lo cual es prohibida su reproducción sin reconocer los derechos de autor. Este documento es un compendio de las normas y pasos lógicos que se deben seguir para garantizar que el proceso de aprendizaje del programa MILENIUM ENTERPRISE sea satisfactorio.
2 CONTENIDO MANUAL DEL USUARIO MILENIUM ENTERPRISE 1 MANUAL DEL USUARIO MILENIUM 3 Cómo comenzar a trabajar con el programa MILENIUM? 3 GENERALIDADES 5 MILENIUM CONFIGURACIÓN 8 MILENIUM COMPRAS 37 MILENIUM INVENTARIO 50 MILENIUM CUENTAS POR PAGAR 57 MILENIUM VENTAS 68 MILENIUM CUENTAS POR COBRAR 82 MILENIUM TESORERIA 91 MILENIUM CONTABILIDAD 95
3 MANUAL DEL USUARIO MILENIUM Cómo comenzar a trabajar con el programa MILENIUM? Haga doble clic en el icono de acceso directo a MILENIUM, éste se encuentra en el escritorio de su PC. Aparecerá una ventana donde usted seleccionará la base de datos en la cual va a trabajar. Cuando esté listo haga clic en el botón continuar. En esta nueva pantalla seleccione su nombre de usuario y digite su clave secreta. Cuando esté todo listo oprima el botón aceptar o la tecla enter. Felicitaciones!! Acabas de Ingresar al sistema...
4 Cómo crear una nueva empresa? Por defecto, cuando se instala el programa MILENIUM, trae creada una empresa (con datos mínimos), lista para ser utilizada. Si piensas luego crear una nueva empresa, debes hacer una copia de la base de datos vacía antes de comenzar a utilizarla. Debes saber cómo se llama la base de datos que fue asignada a tu empresa (el proveedor te lo dirá), y en qué dirección se encuentra ésta. Por ejemplo, si tu empresa se llama Demostremos Ltda., lo más probable es que la base de datos se denomine demos o algo así. Debes copiar la base de datos en las direcciones que desees y cuantas veces necesites crear una nueva empresa. Por ejemplo: crearé dos empresas. La empresa demos ha sido creada por defecto en la dirección C:\DEMOS\demos.gdb, hago una copia de este archivo a la dirección C:\nuevasBD\demos.gdb, y ya sé que este archivo es el que me crea las nuevas empresas cada vez que lo necesite. La empresa Demostremos Ltda. Tiene su base de datos en C:\DEMOS\demos.gdb. La empresa ABC puede tener su base de datos en la dirección C:\ABC\demos.gdb y la empresa XYZ en C:\XYZ\demos.gdb (copiada de la dirección C:\nuevasBD\demos.gdb). Siga los pasos de Cómo comenzar a trabajar con el programa MILENIUM. Ahora si, Manos a la obra!!
5 GENERALIDADES Botón Nuevo Crear un Nuevo registro Botón Editar Modificar un registro existente Botón Eliminar Borrar un registro existente Botón cambiar a Mayúsculas Cambiar a Mayúsculas las letras en una descripción Botón refrescar Mostrar de inmediato la actualización reciente Botón Expandir árbol Mostrar el contenido del nodo, si este posee Botón Comprimir árbol Ocultar o contraer el contenido del nodo, si este posee Botón Imprimir Sirve como su nombre lo indica para imprimir los
6 Botón Salir Abandonar la pantalla o el módulo, dependiendo del contexto Botón Buscar Buscar un registro, dependiendo del contexto Botón Clonar Crear un documento igual al actual, con diferente número y habilitado para ser modificado Botón Exportar datos Mandar datos a un archivo Botón Autorizar Dejar que un documento siga su curso normal al siguiente paso del proceso al que pertenece Botón Desautorizar Dejar el documento habilitado para ser objeto de autorización Botón Cerrar No permitir que un documento pueda ser objeto de modificaciones
7 Botón Abrir Dejar el documento habilitado para ser objeto de modificaciones Botón Auditar Marcar el documento como revisado Botón Desauditar Dejar el documento habilitado para ser objeto de auditoria Botón Anular Permite dejar inhabilitado el documento, dejando el rastro de que existió, pero no afectara a consultas e informes oficiales Botón Adjuntar Permite asociar archivos al documento Borrar un registro Permite Borrar un registro en la rejilla actual Botón Navegar Permite navegar por el documento seleccionado
8 MILENIUM CONFIGURACIÓN Este manual le presenta el módulo MILENIUM CONFIGURACIÓN que le permitirá poner manos a la obra rápidamente. Aquí aprenderá a configurar el sistema de acuerdo con las necesidades de su empresa para el correcto funcionamiento del programa MILENIUM. Con este manual aprenderá el manejo de las opciones más comunes y encontrará sugerencias. Figura 1. Contenido Iniciar MILENIUM CONFIGURACION Parametrización Empresa Compras Ventas Cuentas por Cobrar Cuentas por Pagar Seguridad Utilidades Ventana
9 1. INICIAR MILENIUM CONFIGURACIÓN Para iniciar el módulo debe hacer clic en el la palabra CONFIGURACIÓN que se encuentra en las opciones, así como se muestra en la figura 1. Listo acaba de iniciar MILENIUM CONFIGURACIÓN. 1.1 PARAMERTIZACIÓN En este menú podrá encontrar las opciones que le permitirán crear, modificar o borrar bodegas, motivos de anulación, Zonas, Márgenes, etc. 1.1.1 Motivo de anulación Listado de Motivos por el cual se anula un documento. Para este caso las casillas a llenar son muy sencillas, un código identificador y una descripción, para lo cual la empresa debe tratar de crear un standard que hará que el usuario pueda memorizarlo fácilmente y así agilizar el proceso de introducción de datos al sistema. La siguiente imagen muestra la pantalla que aparecerá al seleccionar esta opción (lo mismo ocurrirá con todas las opciones pantalla de captura de datos recibe el código y la descripción de un listado, ejemplo: medio de entrega, medio de contacto, etc...)
10 En la figura anterior (para entendimiento en este manual la llamaremos Previa) aparece el listado de los códigos con su descripción, ya digitados. Para crear uno Nuevo, se hace clic en el primer ícono, lo cual hará que aparezca la siguiente pantalla (ver la siguiente figura). Se deben digitar los datos en las casillas y luego hacer clic en el botón guardar para que el sistema tome los datos digitados (el botón guardar estará deshabilitado hasta que el usuario comienza a escribir) Para editar o modificar un motivo existente, se procede de la siguiente manera, en la pantalla Previa se selecciona con clic en el código del motivo que se modificara (el sistema sombreará el seleccionado), y luego se deberá hacer clic en el botón editar. Otro modo de editar que
11 resulta mas sencillo es hacer la selección en la pantalla previa dándole doble clic y el sistema sabrá que el usuario va a editar, sin utilizar el botón. Hacer los cambios deseados y luego hacer clic en el botón guardar para que el sistema tome los datos digitados (el botón guardar estará deshabilitado hasta que el usuario comienza a escribir). Nota: Los códigos no se pueden modificar. Para eliminar alguno de los motivos ya digitados, se debe hacer desde la pantalla previa, ubicándose con clic en el código que se desea eliminar y posteriormente haciendo clic en el botón. (Si el motivo ya ha sido utilizado o asignado en otra pantalla del sistema no lo podrá borrar, sin antes borrar el enlace. Ej.: si en la factura el motivo ya ha sido seleccionado en algún momento y esta factura ya ha quedado guardada, deberá borrar la factura para poder borrar el motivo) 1.1.2 Motivo de devolución Listado de Motivos por el cual se devuelve un ítem facturado. Proceder del mismo modo que en el punto 1.1.1 1.1.3 Medio de Contacto Listado de Medios por los cuales un cliente conoce de la empresa.
12 Proceder del mismo modo que en el punto 1.1.1 1.1.4 Medio de Entrega Listado de los posibles Medios por los cuales se entregara la mercancía a cada cliente. Proceder del mismo modo que en el punto 1.1.1 1.1.5 Término de Negociación Listado de los términos de negociación que se usan en el momento de una exportación. Proceder del mismo modo que en el punto 1.1.1 1.1.6 Ubicación geográfica Listado de Sitios geográficos, como ciudades, departamentos, países, etc. La siguiente figura muestra la estructura con que se crean las ubicaciones geográficas, esto con el objetivo de sacar informes agrupados por niveles geográficos, para el caso de Colombia, por departamento o por ciudades. Cuando ingreso a esta opción me encuentro con una nueva pantalla Previa, cuya finalidad es mostrar como van quedando anidados, en este caso, las ubicaciones geográficas con sus subdivisiones. Los botones Nuevo, Editar, Eliminar y Cambio a Mayúsculas funcionan igual en todo lugar de la aplicación.
13 Como podemos ver aparecen los botones refrescar (después de guardar una ubicación, para verla en el árbol sin salirse de la pantalla), expandir árbol (mostrar el contenido del nodo o ubicación geográfica, si este posee), comprimir árbol (ocultar el contenido del nodo o ubicación geográfica, si este posee). Para refrescar el árbol, basta con dar clic en el botón. Para expandir el árbol se tienen dos opciones lo mismo que para comprimirlo; si lo que se quiere es expandir o comprimir todo un nivel y a la vez todos sus subniveles, se marca la ubicación y se da clic en el botón deseado; si lo que se quiere es solo expandir o comprimir una ubicación a un solo nivel, se ubica el nodo y se hace clic en + o - (al lado izquierdo del nodo) según la necesidad
14 La pantalla que me permite crear un Nuevo nodo (ubicación geográfica para este caso) o editar funciona igual que la del punto 1.1.1, excepto porque en el último nivel pide la zona horaria. Nota: La zona horaria se pide para que posteriormente, el usuario, en caso de que por ejemplo necesitara hacer una llamada a un cliente o proveedor de una zona horaria diferente a la local, pueda saber que horas es en ese lugar y le ayude a deducir si en ese lugar son horas de oficina o no. 1.1.7 Actividad económica Listado de la Actividad Económica desarrollada por un tercero. Proceder del mismo modo que en el punto 1.1.1 1.1.8 Zonas Listado de las zonas por las cuales la empresa clasifica o ubica a sus clientes. Proceder del mismo modo que en el punto 1.1.6 1.1.9 Destino Esta opción se utiliza cuando las empresas necesitan mayor información que no se puede obtener por medio del plan de cuentas, es decir, me permite ver la información del movimiento en una
15 forma más detallada que lo que muestra una cuenta contable, por medio de registros agrupados por cada Destino. Ejemplo flujo de caja. Proceder del mismo modo que en el punto 1.1.6 1.1.10 Importaciones Listado de cada importación hecha por la empresa, que se codifica para luego agrupar las transacciones que la involucran. Proceder del mismo modo que en el punto 1.1.1, solo que pide unos nuevos datos como son el proveedor, el valor y el No. de factura de compra 1.1.11 Dependencias Listado de posibles dependencias, departamentos o áreas de trabajo en que se encuentra laborando el contacto que relaciona a la empresa con un cliente.. Proceder del mismo modo que en el punto 1.1.1 1.1.12 Calidad de Contribuyente Listado de los tipos de contribuyentes según clasificación oficial, ejemplo Gran contribuyente. Proceder del mismo modo que en el punto 1.1.1 1.1.13 Calidad de Agente retenedor Definición del comportamiento de un tercero con respecto al cálculo del impuesto de retención y a la calidad de la empresa y viceversa. Para llenar este listado es necesario saber cual es el efecto de realizar una transacción con un tercero (en su posición de Cliente o Proveedor), dependiendo de si es agente retenedor o no
16 1.1.14 Moneda 1.1.14.1 Moneda Listado de Monedas con las que negocia la empresa. Proceder del mismo modo que en el punto 1.1.1 1.1.14.2 Tasa Representativa del Mercado Esta opción permite registrar diariamente la tasa representativa del Mercado para cada moneda. Se debe seleccionar o digitar la fecha del día a actualizar, seleccionar la moneda y digitar y valor, y clic en el botón guardar
17 1.1.15 Plan Único de Cuentas Listado de Cuentas Contables, este se debe configurar con ayuda del contador de la empresa, quien definirá a partir de los parámetros que el sistema pide, el comportamiento de cada cuenta y que a la vez se reflejara en los informes contables
18 En el menú principal, la ruta Parametrización/Plan Único de cuentas, le dará la posibilidad de acceder a esta pantalla. Proceso de creación de cuentas contables: Hacer clic en el botón Nuevo Se abre una nueva ventana. Digite en el nivel de auxiliar, el código de la cuenta contable y automáticamente el programa realizará la clasificación correspondiente en el PUC. Lo mismo para crear a nivel de subcuenta. Digite la descripción de la subcuenta o auxiliar. Si es a nivel de auxiliar se deben seleccionar los aspectos característicos que se encuentran en la carpeta de la parte inferior de la pantalla Hacer clic en el botón guardar. Si desea ingresar una cuenta nueva hacer clic en el botón nuevo. Si no desea guardar los cambios hechos intente salir y a la pregunta Desea salir sin guardar los cambios? Diga Si o Yes Proceso de borrado de cuentas: En la pantalla previa, seleccione la cuenta auxiliar a borrar y haga clic en el botón borrar Si tiene no tiene transacciones muestra un mensaje de confirmación De lo contrario la cuenta es borrada. Proceso de edición de cuentas: En la pantalla previa de Plan Único de cuentas, seleccione la cuenta auxiliar a editar Pasara a la pantalla de datos de la cuenta Haga los cambios requeridos en las descripciones y/o en los aspectos característicos Haga clic en guardar si desea guardar los cambios, de lo contrario salga sin guardar (intentando salir y respondiendo a la pregunta Desea salir sin guardar los cambios? Yes si los va a guardar y No si decide lo opuesto).
19 1.1.16 Impuestos y Retenciones Listado de Impuestos que rigen el comercio en la actualidad y que aplican al tipo de negocio de la empresa En el menú principal, la ruta Parametrización\Impuestos le dará la posibilidad de acceder a la pantalla donde podrá crear los diferentes impuestos Ej.: IVA, Reteica, Reteiva, etc. Proceso de creación de impuestos: Hacer clic en el botón Nuevo Escriba los datos que se piden en esta pantalla Haga clic en el botón grabar. En caso de que las cuentas del impuesto no existan debe crearlas
20 Proceso de borrado de impuestos: Seleccione el impuesto a borrar, en la pantalla previa de impuestos. Cuando se haya ubicado en el impuesto a borrar, haga clic en el botón borrar Aparecerá un mensaje de confirmación Si el impuesto ya ha sido utilizado no se dejara borrar, lo mismo ocurrirá si no selecciona bien el registro a eliminar 1.1.17 Formas de Pago (Venta y Compras) Listado de las posibles formas de pago que pacta la empresa para negociar con un tercero. El código y la descripción corresponden a la definición genérica de la forma de pago. Valor: Se chequea o marca, si el valor de las cuotas NO deben ser calculadas por el sistema, sino digitados por el usuario. Aplica en: Si selecciona FA, es porque la forma de pago va aplicada a las ventas, y CO si va a aplicada a las compras. En la parte de detalle se discriminan las cuotas: Cuota: Numero consecutivo de la cuota, Días: número de días en que se debe pagar (si el pago es de contado, numero de días es igual a cero), Tasa: si la casilla de Valor no esta chequeada, se deben digitar los porcentajes correspondientes a cada cuota y la suma total de porcentajes debe ser 100. En el menú principal, la ruta Parametrización\Formas de Pago le dará la posibilidad de acceder a esta pantalla. (Por Ej.: En mi empresa los clientes me pagan a crédito entonces, debo definir el
21 número de cuotas en que se divide el crédito y cuál es el porcentaje por cada cuota. Nota: La suma de los porcentajes debe ser igual al 100%. Si se tienen formas de pago diferentes y en la cual mi empresa paga a sus proveedores debo agregarlas). Los tipos de pago en Cartera, se utilizan para hacer referencia al material en que se recibe un pago (Por Ej.: cheque al día, cheques posfechados, efectivo, consignaciones, tarjetas de crédito..) Proceso de creación de Formas de Pago: Hacer clic en el botón Nuevo de la pantalla previa Aparece una nueva pantalla Escriba el código y la descripción de la forma de pago. Por Ej.: crédito a 30-60-90 días Señalar si es por valor o no, y a que proceso aplica Digite cada cuota con su respectivo porcentaje. Cuando haya terminado ésta forma de pago debe hacer clic en el botón grabar. En caso de haber algún equívoco mientras se digitaban las cuotas, usted puede ubicarse en el registro y hacer clic en el botón borrar El botón nuevo, se utiliza para crear una nueva forma de pago Proceso de borrado de formas de pago: En la pantalla previa, seleccione la forma de pago a borrar Haga clic en el botón borrar, y prosiga según el mensaje que aparezca 1.1.18 Ítems Productos y servicios que ofrece la empresa 1.1.18.1 Bodegas Listado de Almacenes donde se agrupan los ítems de la empresa. Por lo general corresponde a los
22 espacios físicos en los que la empresa almacena mercancía, pero a nivel del sistema se le puede dar otro tratamiento como por ejemplo, bodega de mercancía en tránsito. Proceder del mismo modo que el 1.1.1 1.1.18.2 Unidades de Medida Corresponde al listado de unidades de medida en que se compran o se venden los productos. Ejemplo: metros, kilogramos, galón, etc. Proceder del mismo modo que el 1.1.1 1.1.18.3 Conversión de Unidades Aquí se define el factor de conversión entre las unidades de medida ya digitadas, esta opción aplica cuando yo compro en unidades diferentes a las que vendo. Ejemplo, Compro cinta en metros, pero la vendo en centímetros, entonces en esta opción se debe definir que un metro corresponde a 100 cm. 1.1.18.4 Clasificación Listado de clasificación de los ítems, que me permite agrupar los productos o servicios de acuerdo a características comunes, ejemplo: por línea, grupo, subgrupo, etc... Proceder de la misma manera que 1.1.6
23 1.1.18.5 Marcas Listado de las Marcas de los productos que comercializa la empresa. Proceder de la misma manera que en el punto 1.1.1 1.1.18.6 Posiciones Arancelarias Listado de posiciones arancelarias para el caso de las importaciones o exportaciones Proceder de la misma manera que en el punto 1.1.1 1.1.18.7 Margen Corresponde al margen de utilidad en las ventas. Ayuda a calcular las listas de precios. Proceder de la misma manera que en el punto 1.1.1
24 1.1.18.8 Ubicaciones Corresponde a la ubicación de los ítems dentro de la bodega, góndola, estantería, etc. Proceder de la misma manera que en el punto 1.1.1 1.1.18.9 Tipos de Ítems 1.1.18.10 Ítems En la pestaña General, aparecen las siguientes casillas: Ítem: se debe digitar el código identificativo del ítem, es decir, este no se puede repetir para otro ítem Descripción: Nombre o descripción característica del ítem
25 Descripción alterna: Descripción que se utilizara en caso de querer referirse al mismo ítem, pero para algún caso puede llamarse o identificarse de otra manera Código de barras: se refiere a la cadena de caracteres identificativa de un ítem, y que puede ser utilizada para agilizar la digitación haciendo uso de una maquina lectora de dichos códigos. Referencia: Otro modo de identificación del ítem Tipo de ítem: Se selecciona de acuerdo a las cuentas configuradas en la creación de cada tipo de ítem Bodega: Bodega por defecto donde se encuentra el ítem. Es un campo a tener en cuenta en el momento de una importación. Ubicación: se refiere a que por defecto un ítem se encuentra ubicado dentro de la bodega o almacén en una ubicación más especifica. Facturable: Si se chequea, significa que este producto es para la venta Serial: Si se chequea significa que este producto maneja seriales y que lo pedirá en el momento de la compra y de la venta. Impuesto: Exento, si esta chequeado es porque no se le calcula IVA, de lo contrario se selecciona. Descuento: Cuando es diferente de cero le calcula el descuento en facturación, Descuento máximo, se define el porcentaje de descuento máximo permitido para el ítem. Clasificación: seleccionar la clasificación, de acuerdo al árbol creado con anterioridad Unidad: Unidad de medida con que se manejara en el inventario. Peso: valor informativo Máximo-mínimo: Chequear si maneja máximos y mínimos Costo predeterminado: se utiliza generalmente para inicializar el costo de los ítem de servicio Observaciones: Para detallar algo a cerca del producto En la pestaña de archivo adjunto, se escribe la descripción y se selecciona la ruta de un archivo relacionado con el ítem, como por ejemplo: la ficha técnica, la foto, etc. Nota: Por favor, al asignar los códigos a cada ítem procure hacerlo de manera mnemotécnica, de este modo el usuario del sistema los memorizará y se le facilitará el uso del sistema.
26 1.1.18.11 Kits de Facturación Sirve para agrupar varios ítems en un solo código 1.1.19 Listas de Precios La lista de Precios se calcula de acuerdo al margen o el factor(%) seleccionado sobre el costo promedio o una lista de precios existente
27 1.1.20 Tercero Aquí se almacena independientemente la información de las diferentes personas jurídicas o naturales que tengan relación con la empresa, ya sean clientes, empleados, proveedores, socios, etc.; utilizando como código de identificación la Cédula o Nit esto nos facilitara sacar informes oficiales con mayor seguridad. En la primera pestaña se digita la información general de un tercero, pero cuando especifico el tipo de tercero debo llenar las casillas que aparecen en cada carpeta correspondiente. La pestaña de archivos adjuntos sirve para adjuntar documentos acerca de este tercero, por ejemplo: el certificado de cámara y comercio, el estudio en central de riesgos, fotos, algún documento requerido por la empresa para tener relación con el tercero, etc...
28 En el menú principal, la ruta Parametrización/Terceros le dará la posibilidad de acceder a esta pantalla. Proceso de creación de terceros: Hacer clic en el botón Nuevo Escriba los datos que se piden en esta pantalla Señale la clasificación del tercero (Cliente, proveedor, etc...) En caso de tener que digitar o seleccionar alguna información obligatoria, y usted no lo haya hecho, el programa emitirá un mensaje que le ayudará a saberlo Haga clic en el botón grabar. Si por algún motivo no desea grabar intente salir y responda Yes a la pregunta Desea salir sin guardar los cambios?
29 Proceso de borrado de terceros: En la pantalla previa de creación de Terceros, seleccione el tercero que desea borrar en la lista Cuando se haya ubicado en el tercero a borrar, haga clic en el botón borrar. Proceso de edición de terceros: En la pantalla previa de de creación de terceros, seleccione el tercero que desea editar en la lista Haga clic en el botón editar o doble clic sobre el registro. Hacer las modificaciones pertinentes Si desea guardar los cambios hechos haga clic en Yes, de lo contrario haga clic en No, si se le pregunta Desea salir sin guardar los cambios 1.1.21 Proyectos Sirve para agrupar transacciones y luego sacar informes filtrados por este. 1.1.22 Documento 1.1.22.1 Tipos de Documentos Tipos de documentos que manejara el sistema, por ejemplo: la empresa maneja dos tipos de facturas, entonces debe crear dos tipos de documentos de clase Factura. Esta opción también me permite actualizar el consecutivo de cada documento En el menú principal, la ruta Parametrización\Documentos le dará la posibilidad de acceder a esta pantalla. Proceso de creación o Modificación de Consecutivos de Documentos: Para la Modificación:
30 En la pantalla previa, ubíquese en el documento al cual desea cambiar el consecutivo u otro dato Déle doble clic o oprima el botón editar Cambie el consecutivo y/o los datos que necesita Clic en Guardar 1.1.22.2 Configuración de Reportes es de Documentos Esta opción permite asociarle a cada documento sus reportes, es decir, tiene la posibilidad de que un mismo documento lo puede ver e imprimir de varios modos, partiendo de los datos digitados en el. 1.1.22.3 Cierre de Documentos Consiste en hacer un cierre de documentos en el sentido de que no podrán ser modificados posteriormente. Esto es útil por ejemplo, cuando una vez sacados informes oficiales, y luego se quiera volver a sacar en cualquier fecha el mismo informe con los mismos parámetros, este siga exactamente igual 1.1.23 Reportes definidos para consultas Esta opción es muy útil, porque me permite asociar múltiples reportes a los documentos, consultas, etc. El usuario tiene la posibilidad de crear sus propios reportes y asociarlos a la opción deseada. Se selecciona el tipo de consulta (en que opción se saca el reporte) y la ruta, además puede seleccionar cual de la lista es el informe predeterminado 1.1.24 Agrupación de cuentas Esta opción se utiliza para facilitar la consulta de un grupo de cuentas, no explicito en el sistema. 1.1.25 Estados Financieros
31 Sirve para definir la estructura de un estado financiero clasificado 1.2 Empresa 1.2.1 Oficinas Esta opción sirve para definir a que oficina reporta o corresponde cada vendedor 1.2.2 Empresas y Sucursales Sirve para especificar o detallar la información a cerca de la empresa y sus sucursales 1.2.3 Dirección de Recepción de mercancía Aquí se ingresan los datos de las posibles direcciones donde la empresa recibe la mercancía. 1.3 Compras Opciones especificas para el módulo de Compras 1.3.1 Cargos Sirve para definir los Otros cargos que por defecto traerá una factura de compra. Por ejemplo: fletes, gastos de importación, etc... 1.4 Ventas Opciones especificas para el módulo de Ventas
32 1.4.1 Otros Cargos Sirve para definir los Otros cargos que por defecto traerá una factura de venta. Por ejemplo: gastos de envío, etc... 1.4.2 Cotizaciones 1.4.2.1 Estado del negocio Se digitan todos los posibles estados de un negocio definidos por la empresa. Por ejemplo, no fue seleccionada la cotización, esta en estudio, etc... Proceder como en el punto 1.1.1 1.4.2.2 Motivos de Aplazamiento Se ingresan los posibles motivos por los cuales se aplaza una cotización. Se Proceder como en el punto 1.1.1 1.4.3 Contactos En esta opción se selecciona el tercero y se digita la información de la persona con quien se tiene el contacto 1.4.4 Dirección de Envío Aquí se digitan las direcciones de envió de mercancía y envío de documentos 1.5 Cuentas por Cobrar Opciones especificas para el módulo de Cuentas por Cobrar
33 1.5.1 Conceptos Contables Esta opción me permite predeterminar conceptos para utilizarlos en los documentos de cuentas por cobrar 1.5.2 Rangos de Cartera Esta opción me permite detallar las edades de la cartera 1.5.3 Tipo de Pago Aquí se define la manera como pago mis deudas, para que aparezcan predeterminadas en el recibo de caja. Proceso de creación de tipos de pago: Hacer clic en el botón Nuevo cuando es desde la pantalla previa Escriba le código y la descripción del tipo de pago. Por Ej.: cheque al día, cheque posfechado, efectivo, etc... Haga clic en el botón grabar. En caso de que la cuenta del tipo de pago no exista debe crearla Proceso de borrado de tipos de pago: Seleccione el tipo de pago en la pantalla previa. Cuando se haya ubicado en el tipo de pago a borrar, haga clic en el botón borrar 1.5.4 Estado deuda Listado de los posibles estados de una deuda como por ejemplo, reportada a la central de riesgo, incobrable, etc.
34 1.6 Cuentas por Pagar 1.6.1 Bancos y Corporaciones Listado de Bancos y Corporaciones (entidades financieras), en las que la empresa tiene cuenta. En el menú principal, la ruta Cuentas Por Pagar/Bancos, le permitirá acceder a esta pantalla. Proceso de creación de bancos: Hacer clic en el botón Nuevo Escriba los datos del banco Haga clic en grabar. Si la cuenta contable no existe debe crearla para que la transacción termine correctamente. Proceso de borrado de bancos: Seleccione el banco a borrar Si no ha utilizado el banco para ninguna de sus transacciones muestra un mensaje de confirmación Si elige la opción NO el proceso es abortado, de lo contrario el banco quedara borrado. Si ha utilizado el banco para alguna de sus transacciones en el sistema, aparecerá el mensaje de no pudo ser borrado por que tiene transacciones involucradas Si sale un mensaje de El banco no pudo ser borrado, es probable que haya oprimido el botón borrar sin haber seleccionado bien el registro. En este caso selecciónelo e inténtelo de nuevo 1.7 Seguridad 1.7.1 Rolles de Usuario Un roll para el sistema es un código y una descripción que se le asocian unos permisos o privilegios para trabajar en el sistema
35 1.7.2 Asignación de Opciones a rolles de usuario Aquí se le hace mantenimiento y actualización a los permisos asignados a cada roll 1.7.3 Usuarios Listado de usuarios que interactúan con el sistema, aquí se le asocia el roll para saber a qué opciones puede acceder este usuario 1.8 Utilidades 1.8.1 Cambio/Traslado de Nits Para el caso en que se haya creado un código de tercero erróneo, o dos veces el mismo tercero con diferente código, existe esta opción. Me permite cambiar el código del tercero en todas las transacciones que se hayan hecho con el código erróneo. 1.8.2 Cambio de Ítems Para el caso en que se haya creado un código de ítem erróneo, o dos veces el mismo ítem con diferente código, existe esta opción. Me permite cambiar el código del ítem en todas las transacciones que se hayan hecho con el código erróneo. 1.8.3 Terceros por Zona Horaria Me permite consultar que horas es en la ubicación del tercero
36 Nota: En las pantallas del programa MILENIUM CONFIGURACION encontrará la opción de borrar registros previamente creados, el software permitirá borrar solo aquellos registros que no tengan transacciones asociadas VOLVER A LA TABLA DE CONTENIDO
37 MILENIUM COMPRAS Este manual le presenta el módulo MILENIUM COMPRAS que le permitirá poner manos a la obra rápidamente. Aquí aprenderá todo lo que contiene el programa sobre el manejo de Las Compras, es decir, Requisiciones, Órdenes de Compra, Factura de Compra, Programación de Compras, etc. Figura 1 Contenido Iniciar MILENIUM COMPRAS Documentos Consultas
38 INICIAR MILENIUM COMPRAS Para iniciar el módulo debe hacer clic en el la palabra COMPRAS que se encuentra en las opciones, así como se muestra en la figura 1. Listo acaba de iniciar MILENIUM COMPRAS. 2.1 Documentos A lo largo de ésta opción y en casi todo el programa, los códigos de cuentas, departamentos, centros de costos, etc.; no tendrán que memorizarse puesto que se encuentran disponibles haciendo doble clic en la casilla que lo requiere, o ubicándose en el extremo derecho de la casilla y haciendo clic en el botoncito que aparece allí 2.1.1 Requisición de Compras Una requisición de compra es una solicitud escrita que usualmente se envía para informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o suministros. Las requisiciones de compra están generalmente impresa según las especificaciones de cada compañía, la mayor parte de los formatos incluye: - Número de requisición - Fecha de requisición y fecha de entrega sugerida - Persona que solicita -Tercero cliente o funcionario para el cual se solicita - Identificación Ítem - Cantidad de artículos solicitados - Unidad de Medida - Costo unitario - Proveedor sugerido
39 En el menú principal, la ruta Documentos/Requisición de Compra, le dará la posibilidad de acceder a esta pantalla. Proceso de creación: Seleccione o digite la fecha en que se hace la solicitud Seleccione el solicitante haciendo doble clic sobre la casilla correspondiente. De igual manera seleccione el tercero cuando corresponda hacerlo. Así también La fecha de entrega sugerida, a quien va dirigida la solicitud, etc. Pestaña Detalle Luego pasamos a las rejillas, en este caso la del detalle del documento, haga clic sobre la columna Ítem de la rejilla. Seleccione el código del Ítem. Si recuerda dicho código digítelo, en caso de no recordarlo lo puede buscar haciendo doble clic sobre la columna Ítem, aparecerá un listado de los Ítem previamente creados escoja el que desea y oprima la tecla ENTER o clic en aceptar. Oprima la tecla TAB, para pasar a la siguiente casilla e ir seleccionando o digitando los demás datos según sea al caso Debajo de la columna Cantidad Solicitada, deberá digitar el número (o cantidad) del correspondiente Ítem que entrará al sistema, y en la casilla Unidad va la unidad de medida en que ingresa el ítem Debajo de la columna Costo Unitario, deberá digitar el costo unitario del correspondiente Ítem que entra al sistema. Debajo de la columna Total aparecerá el costo total para el Ítem Y así sucesivamente Si desea adicionar otro Ítem al documento activo, vaya a la siguiente fila en la rejilla con enter y repita los pasos anteriores.
40 Pestaña Comentarios En este documento puedo digitar los comentarios relacionados con la requisición y que me permiten tener pendiente algo o aclarar, básicamente son campos informativos Pestaña Otras Transacciones La carpeta de otras transacciones me permite digitar por ejemplo, costo de embarque, de manejo, de seguro, etc... Usted aquí podrá escoger la cuenta, haciendo doble clic en el registro en la columna cuenta, o clic en la esquina derecha de la casilla. Otra opción es digitar el código de la cuenta. Oprima la tecla TAB, para pasar a la siguiente casilla e ir seleccionando o digitando los demás datos según sea al caso La casilla clase se llena para el caso que las cuentas sean de caja o de banco La casilla beneficiario se llena automáticamente con el código de beneficiario del encabezado, pero existen casos para los cuales se llena un documento con varios beneficiarios y para esto se usa este campo. Llene las casillas emp, suc, tipo, numero y cuota correspondiente el documento cruce, si y solo si, no es el mismo documento encabezado que aparecerá por defecto (si no sabe los tipos de documento, consúltelos con doble clic en el registro de la columna tipo) Proyecto y destino si los pide, fecha de vencimiento del documento o cuenta por pagar y el valor débito o crédito correspondiente. Pestaña de Notas y Observaciones Como su nombre lo indica sirve para consignar breves escritos o anotaciones acerca de la transacción, dudas, pendientes, etc... Pestaña Importación de Pedidos En el sistema se puede cargar el detalle partiendo de pedidos ya digitados.
41 Haga clic en el botón guardar. Proceso de edición: Si desea modificar o consultar los documentos realizados anteriormente, ubíquese en la pantalla previa, seleccione el documento y haga clic sobre el botón editar o doble clic sobre el documento seleccionado Realice la respectiva modificación Hacer clic en el botón guardar 2.1.2 Programación de Compras Documento que me permite agrupar las compras, controlar la emisión de órdenes de compra, etc. Entre sus beneficios esta el obtener descuentos por volumen 2.1.3 Ordenes de Compra Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.
42 La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura. Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso. Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra: - Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido - Número de orden de compra, Nombre y dirección del proveedor - Fecha del pedido y fecha de entrega requerida - Términos de entrega y de pago - Cantidad de artículos solicitados - Código de catálogo y Descripción - Precio unitario y total - Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden - Firma autorizada El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras. En el menú principal, la ruta Documentos/Orden de Compra, le dará la posibilidad de acceder a esta pantalla. Proceso de creación: Seleccione el proveedor haciendo doble clic sobre la casilla correspondiente Seleccione o digite la fecha del documento, y demás datos que se solicitan en el encabezado Pestaña de Detalle Luego pasamos a las rejillas, en este caso la del detalle del documento, haga clic sobre la columna Ítem de la rejilla.
43 Seleccione el código del Ítem. Si recuerda dicho código digítelo, en caso de no recordarlo lo puede buscar haciendo doble clic sobre la columna Ítem, aparecerá un listado de los Ítem previamente creados escoja el que desea y oprima la tecla ENTER o clic en aceptar. Oprima la tecla TAB, para pasar a la siguiente casilla e ir seleccionando o digitando los demás datos según sea al caso Debe seleccionar la bodega donde entrarán los Ítems: si presiona clic sobre la casilla que aparece al frente de la palabra bodega, aparecerá un listado de bodegas donde el usuario podrá seleccionar la que corresponda a la entrada. Debajo de la columna Cantidad, deberá digitar el número (o cantidad) del correspondiente Ítem que entrará al sistema, y en la casilla Unidad va la unidad de medida en que ingresa el ítem Debajo de la columna Costo, deberá digitar el costo unitario del correspondiente Ítem que entra al sistema. Debajo de la columna Total aparecerá el costo total para el Ítem Y así sucesivamente todas las casillas Si desea adicionar otro Ítem al documento activo, vaya a la siguiente fila en la rejilla con enter y repita los pasos anteriores. Pestaña Comentarios En este documento puedo digitar los comentarios relacionados con la requisición y que me permiten tener pendiente algo o aclarar, básicamente son campos informativos Pestaña Otros Transacciones La carpeta de otras transacciones me permite digitar por ejemplo, costo de embarque, de manejo, de seguro, etc... Usted aquí podrá escoger la cuenta, haciendo doble clic en el registro en la columna cuenta, o clic en la esquina derecha de la casilla. Otra opción es digitar el código de la cuenta. Oprima la tecla TAB, para pasar a la siguiente casilla e ir seleccionando o digitando los demás datos según sea al caso La casilla clase se llena para el caso que las cuentas sean de caja o de banco
44 La casilla beneficiario se llena automáticamente con el código de beneficiario del encabezado, pero existen casos para los cuales se llena un documento con varios beneficiarios y para esto se usa este campo. Llene las casillas emp, suc, tipo, numero y cuota correspondiente el documento cruce, si y solo si, no es el mismo documento encabezado que aparecerá por defecto (si no sabe los tipos de documento, consúltelos con doble clic en el registro de la columna tipo) Proyecto y destino si los pide, fecha de vencimiento del documento o cuenta por pagar y el valor débito o crédito correspondiente. Pestaña de Notas y Observaciones Como su nombre lo indica sirve para consignar breves escritos o anotaciones acerca de la transacción, dudas, pendientes, etc... Pestaña Otros Cargos Puede hacer referencia a los cargos o transacciones definidas por defecto con anterioridad en el módulo de configuración Pestaña Importar Documentos El sistema puede cargar los datos partiendo de documentos ya digitados utilizando la Carpeta de Importar documentos. Pestaña Forma de Pago En la carpeta de Forma de Pago, el usuario deberá seleccionar el acuerdo de pago correspondiente ala negociación, utilizando el listado definido en el Módulo de Configuración. Haga clic en el botón guardar.
45 Proceso de edición: Si desea modificar o consultar los documentos realizados anteriormente, ubíquese en la pantalla previa, seleccione el documento y haga clic sobre el botón editar o doble clic sobre el documento seleccionado Realice la respectiva modificación Hacer clic en el botón guardar 2.1.4 Factura de Proveedor Es un documento probatorio de la realización de una operación económica, frecuentemente una compraventa. Debe reunir una serie de requisitos previos como el IVA, fecha, etc. Documento que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el valor reflejado en el mismo. La factura recoge la identificación de las partes, la clase y cantidad de la mercancía vendida o servicio prestado, el número y fecha de emisión, el precio unitario y el total, los gastos que por diversos conceptos deban abonarse al comprador y, en su caso, las cantidades correspondientes a los impuestos que la operación pueda devengar. En el menú principal, la ruta Documentos/Factura de Compra, le dará la posibilidad de acceder a esta pantalla. Proceso de creación: Seleccione el proveedor haciendo doble clic sobre la casilla correspondiente Seleccione o digite la fecha del documento, y demás datos que se solicitan en el encabezado, para el caso de productos importados, se debe codificar la importación en el módulo de Configuración
46 Pestaña de Detalle Luego pasamos a las rejillas, en este caso la del detalle del documento, haga clic sobre la columna Ítem de la rejilla. Seleccione el código del Ítem. Si recuerda dicho código digítelo, en caso de no recordarlo lo puede buscar haciendo doble clic sobre la columna Ítem, aparecerá un listado de los Ítem previamente creados escoja el que desea y oprima la tecla ENTER o clic en aceptar. Oprima la tecla TAB, para pasar a la siguiente casilla e ir seleccionando o digitando los demás datos según sea al caso Debe seleccionar la bodega donde entrarán los Ítems: si presiona clic sobre la casilla que aparece al frente de la palabra bodega, aparecerá un listado de bodegas donde el usuario podrá seleccionar la que corresponda a la entrada. Debajo de la columna Cantidad, deberá digitar el número (o cantidad) del correspondiente Ítem que entrará al sistema, y en la casilla Unidad va la unidad de medida en que ingresa el ítem Debajo de la columna Costo, deberá digitar el costo unitario del correspondiente Ítem que entra al sistema. Debajo de la columna Total aparecerá el costo total para el Ítem Y así sucesivamente todas las casillas Si desea adicionar otro Ítem al documento activo, vaya a la siguiente fila en la rejilla con enter y repita los pasos anteriores. Continuar con las siguientes pestañas De igual modo que los documentos explicados anteriormente. Pestaña Comentarios En este documento puedo digitar los comentarios relacionados con la requisición y que me permiten tener pendiente algo o aclarar, básicamente son campos informativos Pestaña Otros Transacciones La carpeta de otras transacciones me permite digitar por ejemplo, costo de embarque, de manejo, de seguro, etc...
47 Usted aquí podrá escoger la cuenta, haciendo doble clic en el registro en la columna cuenta, o clic en la esquina derecha de la casilla. Otra opción es digitar el código de la cuenta. Oprima la tecla TAB, para pasar a la siguiente casilla e ir seleccionando o digitando los demás datos según sea al caso La casilla clase se llena para el caso que las cuentas sean de caja o de banco La casilla beneficiario se llena automáticamente con el código de beneficiario del encabezado, pero existen casos para los cuales se llena un documento con varios beneficiarios y para esto se usa este campo. Llene las casillas emp, suc, tipo, numero y cuota correspondiente el documento cruce, si y solo si, no es el mismo documento encabezado que aparecerá por defecto (si no sabe los tipos de documento, consúltelos con doble clic en el registro de la columna tipo) Proyecto y destino si los pide, fecha de vencimiento del documento o cuenta por pagar y el valor débito o crédito correspondiente. Pestaña de Notas y Observaciones Como su nombre lo indica sirve para consignar breves escritos o anotaciones acerca de la transacción, dudas, pendientes, etc... Pestaña Otros Cargos Puede hacer referencia a los cargos o transacciones definidas por defecto con anterioridad en el módulo de configuración Pestaña Importar Documentos El sistema puede cargar los datos partiendo de documentos ya digitados utilizando la Carpeta de Importar documentos. Pestaña Forma de Pago En la carpeta de Forma de Pago, el usuario deberá seleccionar el acuerdo de pago correspondiente ala negociación, utilizando el listado definido en el Módulo de Configuración.
48 Haga clic en el botón guardar. Proceso de edición: Si desea modificar o consultar los documentos realizados anteriormente, ubíquese en la pantalla previa, seleccione el documento y haga clic sobre el botón editar o doble clic sobre el documento seleccionado Realice la respectiva modificación Hacer clic en el botón guardar 2.1.5 Devolución Cuando nuestra empresa realiza una compra y surge cualquier problema con la mercancía, ya sea por que no cumple con los requisitos de calidad pactados, por que llega en mal estado, etc. procederá a hacer una devolución, que podrá ser de la totalidad de la mercancía o de parte de ella. Sería lógico pensar que la forma de contabilizar esta operación sería disminuir la cuenta de compras
49 por el valor de la mercancía devuelta pero no es así, ya que existe una cuenta en el plan general contable específica para las devoluciones. Se procede de la misma manera que el documento Factura de Compra 2.1.7 Salir Abandonar el Módulo de Compras 2.2 Consultas A continuación aparece el listado de consultas de el Módulo de Compras 2.2.1 Requisiciones de Compras pendientes 2.2.2 Avanzada de Requisiciones de Compra 2.2.3 Ordenes de Compras pendientes 2.2.4 Avanzada de Ordenes de Compra 2.2.5 Facturas de Compra pendientes 2.2.6 Consulta detallada de ordenes de Compras 2.2.7 Consulta detallada de Facturas de Compra 2.2.8 Estadísticas de Compras 2.2.9 Estadística Requisición 2.2.10 Consulta de Existencias 2.2.11 Ítems pendientes de entrar al almacén 2.2.12 Consulta de Programación Compras pendientes
50 MILENIUM INVENTARIO Este manual le presenta el módulo MILENIUM INVENTARIO que le permitirá poner manos a la obra rápidamente. Aquí aprenderá todo lo que contiene el programa sobre el manejo de Los inventarios, es decir, entradas de almacén, salidas de almacén, traslados entre bodegas, kardex, Movimientos, Valorización de Saldos, etc. Figura 1 Contenido Iniciar MILENIUM INVENTARIO Documentos Consultas General
51 INICIAR MILENIUM INVENTARIO Para iniciar el módulo debe hacer clic en el la palabra INVENTARIO que se encuentra en las opciones, así como se muestra en la figura 1. Listo acaba de iniciar MILENIUM INVENTARIO. 3.1 Documentos A lo largo de ésta opción y en casi todo el programa, los códigos de cuentas, departamentos, centros de costos, etc.; no tendrán que memorizarse puesto que se encuentran disponibles haciendo doble clic en la casilla que lo requiere, o ubicándose en el extremo derecho de la casilla y haciendo clic en el botoncito que aparece allí 3.1.1 Entradas Almacén En este documento se registra toda entrada de mercancía a la empresa Seleccione o digite la fecha del documento Entrada a Almacén. Por defecto la fecha que aparece es la del día actual. Para seleccionar la fecha, haga clic en la flecha que se encuentra unida a la fecha, desplegará un calendario gráfico en el que el usuario podrá seleccionar la fecha correspondiente al documento Seleccione el proveedor que corresponda a ésta entrada: presionando doble clic con el mouse sobre la casilla de Proveedor; una vez hecho esto se desplegará en pantalla un listado de Proveedores, en donde el usuario podrá seleccionar el que corresponda. El documento físico corresponde al número de alguna codificación alterna que se maneje en la empresa, el número del documento en papel que es diferente al del sistema, etc...
52 Pestaña Detalle Debajo de la columna Ítem podrá digitar el código correspondiente, la otra posibilidad es presionando doble clic con el mouse lo cual le permitirá observar el listado de Ítems disponibles, una vez ubica el indicador (flecha) del mouse sobre el Ítem que usted desea, oprima clic con el mouse sobre la palabra Aceptar y así el Ítem quedará registrado para éste documento Oprima la tecla TAB, para pasar a la siguiente casilla e ir seleccionando o digitando los demás datos según sea al caso Debe seleccionar la bodega donde entrarán los Ítems: si presiona clic sobre la casilla que aparece al frente de la palabra bodega, aparecerá un listado de bodegas donde el usuario podrá seleccionar la que corresponda a la entrada. Debajo de la columna Cantidad, deberá digitar el número (o cantidad) del correspondiente Ítem que entrará al sistema, y en la casilla Unidad va la unidad de medida en que ingresa el ítem Debajo de la columna Costo, deberá digitar el costo unitario del correspondiente Ítem que entra al sistema. Debajo de la columna Total aparecerá el costo total para el Ítem correspondiente, es decir (cantidad inicial * costo unitario). Si desea adicionar otro Ítem al documento activo, vaya a la siguiente fila en la rejilla con enter y repita los pasos anteriores. Pestaña Otros Carpeta otros, para digitar otras transacciones, se usa principalmente para mover la cuenta de mercancía en transito Usted aquí podrá escoger la cuenta, haciendo doble clic en el registro en la columna cuenta, o clic en la esquina derecha de la casilla. Otra opción es digitar el código de la cuenta. Oprima la tecla TAB, para pasar a la siguiente casilla e ir seleccionando o digitando los demás datos según sea al caso La casilla clase se llena para el caso que las cuentas sean de caja o de banco La casilla beneficiario se llena automáticamente con el código de beneficiario del encabezado, pero existen casos para los cuales se llena un documento con varios beneficiarios y para esto se usa este campo.
53 Llene las casillas emp, suc, tipo, numero y cuota correspondiente el documento cruce, si y solo si, no es el mismo documento encabezado que aparecerá por defecto (si no sabe los tipos de documento, consúltelos con doble clic en el registro de la columna tipo) Proyecto y destino si los pide, fecha de vencimiento del documento o cuenta por pagar y el valor débito o crédito correspondiente. Pestaña de Notas y Observaciones Como su nombre lo indica sirve para consignar breves escritos o anotaciones acerca de la transacción, dudas, pendientes, etc... Pestaña Importar Documentos El sistema puede cargar los datos partiendo de documentos ya digitados utilizando la Carpeta de Importar documentos. Pestaña Seriales Carpeta para el manejo de seriales para el caso de ítems que lo requieran, se selecciona el ítem y se digita el serial Una vez ha digitado todos los datos para el documento, oprima clic sobre la palabra Guardar. Una vez ha guardado el documento puedo imprimirlo, presionando clic sobre el botón imprimir. Si desea introducir los datos para un nuevo documento oprima clic sobre la palabra Nuevo. Para cerrar la pantalla actual oprima clic sobre la palabra salir. 3.1.2 Ajustes de Inventario En este documento se registran todos los ajustes o diferencias en las existencias y saldos iniciales.
54 Seleccione o digite la fecha del documento. Por defecto la fecha que aparece es la del día actual. Para seleccionar la fecha, haga clic en la flecha que se encuentra unida a la fecha, desplegará un calendario gráfico en el que el usuario podrá seleccionar la fecha correspondiente al documento Seleccione el proveedor que corresponda a ésta entrada: presionando doble clic con el mouse sobre la casilla de Proveedor; una vez hecho esto se desplegará en pantalla un listado de Proveedores, en donde el usuario podrá seleccionar el que corresponda. El documento físico corresponde al número de alguna codificación alterna que se maneje en la empresa, el número del documento en papel que es diferente al del sistema, etc... Pestaña Detalle Debajo de la columna Ítem podrá digitar el código correspondiente, la otra posibilidad es presionando doble clic con el mouse lo cual le permitirá observar el listado de Ítems disponibles, una vez ubica el indicador (flecha) del mouse sobre el Ítem que usted desea, oprima clic con el mouse sobre la palabra Aceptar y así el Ítem quedará registrado para éste documento Oprima la tecla TAB, para pasar a la siguiente casilla e ir seleccionando o digitando los demás datos según sea al caso Seleccionar las cuentas contables con doble clic o seleccionarlas Debe seleccionar la bodega donde entrarán o saldrán los Ítems: si presiona clic sobre la casilla que aparece al frente de la palabra bodega, aparecerá un listado de bodegas donde el usuario podrá seleccionar la que corresponda a la entrada o salida. Y en la casilla Unidad va la unidad de medida en que ingresa o sale el ítem Debajo de la columna Cantidad, deberá digitar el número (o cantidad) del correspondiente Ítem que entra o sale del sistema. Debajo de la columna Costo, deberá digitar el costo unitario del correspondiente Ítem que entra o sale del sistema.
55 Debajo de la columna Total aparecerá el costo total para el Ítem correspondiente, es decir (cantidad inicial * costo unitario). Pestaña de Notas y Observaciones Como su nombre lo indica sirve para consignar breves escritos o anotaciones acerca de la transacción, dudas, pendientes, etc... Pestañas de seriales Carpetas para el manejo de seriales para el caso de ítems que lo requieran, se selecciona el ítem y se digita el serial en el caso de entrada, se selecciona en el caso de salida Una vez ha digitado todos los datos del documento, oprima clic sobre la palabra Guardar, Una vez ha guardado el documento puedo imprimirlo, presionando clic sobre el botón imprimir. Si desea introducir los datos para un nuevo documento oprima clic sobre la palabra Nuevo. Para cerrar la pantalla actual oprima clic sobre la palabra salir. 3.1.2 Traslados de Bodega Esta opción permite pasar mercancía de un almacén a otro Inicialmente seleccione la fecha del Traslado como se ilustró en el documento Entrada a Almacén. Seleccionar el ítem a trasladar y especificar la cantidad Debe indicar la bodega origen, presionando clic con el mouse sobre el indicador que aparece al frente de la palabra Bodega (de ésta manera se desplegará el listado de bodegas disponibles). Una vez ha seleccionado la bodega origen presione clic sobre la palabra Destino, y seleccione la sucursal y bodega destino así como determinó la bodega origen.
56 3.1.3 Ensambles 3.1.4 Formulaciones 3.2 Consultas Listado de Consultas que ofrece el módulo de Inventarios 3.2.2 Existencias 3.2.3 Valorizado de Inventarios 3.2.4 Kardex 3.3 Utilidades 3.3.2 Recosteo de movimiento de kardex Cuando por algún motivo, se requiere volver a calcular los costos de los ítems en el inventario se utiliza esta opción. Por ejemplo, cuando he contabilizado el costo de una mercancía (vendido) y posteriormente he anulado una factura de compra que contiene algún ítem de la venta, se puede ver afectado el costo
57 MILENIUM CUENTAS POR PAGAR Este manual le presenta el módulo MILENIUM CUENTAS POR PAGAR que le permitirá poner manos a la obra rápidamente. Aquí aprenderá todo lo que contiene el programa sobre el manejo de las cuentas por pagar, es decir, la elaboración de documentos como los comprobantes de Egreso, las notas débitos y crédito, los saldos iniciales de proveedores, etc. Figura 1 Contenido Iniciar MILENIUM CUENTAS POR PAGAR Documentos Consultas
58 INICIAR MILENIUM CUENTAS POR PAGAR Para iniciar el módulo debe hacer clic en enlace CUENTAS POR PAGAR que se encuentra en las opciones de la pantalla principal. Listo acaba de iniciar MILENIUM CUENTAS POR PAGAR. 4.1 Documentos A lo largo de ésta opción y en casi todo el programa, los códigos de cuentas, departamentos, centros de costos, etc.; no tendrán que memorizarse puesto que se encuentran disponibles haciendo doble clic en la casilla que lo requiere, o ubicándose en el extremo derecho de la casilla y haciendo clic en el botoncito que aparece allí 4.1.1 Factura de Proveedor o de Otras Compras Se refiere a las facturas que se digitan como asiento contable y no por ítems. Usualmente las empresas digitan o reportan por aquí los gastos o compras que no necesitan llevar control de inventarios. Como en todos los documentos, se debe seleccionar la fecha, especificar la moneda en que se hace la transacción, escoger el tercero, digitar el documento físico si se maneja en la empresa, y se selecciona el código de importación si es el caso.
59 Pestaña de Documento Aquí se digitan los asientos contables por conceptos de compras Usted aquí podrá escoger la cuenta, haciendo doble clic en el registro en la columna cuenta, o clic en la esquina derecha de la casilla. Otra opción es digitar el código de la cuenta. Oprima la tecla TAB, para pasar a la siguiente casilla e ir seleccionando o digitando los demás datos según sea al caso La casilla clase se llena para el caso que las cuentas sean de caja o de banco (poco o nada usadas en este documento). La casilla beneficiario se llena automáticamente con el código de beneficiario del encabezado, pero existen casos para los cuales se llena un documento con varios beneficiarios y para esto se usa este campo. Llene las casillas emp, suc, tipo, numero y cuota correspondiente el documento cruce, si y solo si, no es el mismo documento encabezado que aparecerá por defecto (si no sabe los tipos de documento, consúltelos con doble clic en el registro de la columna tipo) Factura de Proveedor corresponde al numero de documento con el que adquirió la deuda Proyecto y destino si los pide, fecha de vencimiento del documento o cuenta por pagar y el valor débito o crédito correspondiente. Pestaña de Notas y Observaciones Como su nombre lo indica sirve para consignar breves escritos o anotaciones acerca de la transacción, dudas, pendientes, etc... 4.1.2 Comprobante de Egreso Aquí se registra todo pago a que hace la empresa. Es el soporte que respalda el pago o egreso de dinero de la empresa
60 En el menú principal, la ruta Documentos \ comprobante de Egreso, le dará la posibilidad de acceder a esta pantalla. Proceso de creación: Primero los datos que lleva todo documento en su encabezado, como ya se ha descrito en las instrucciones para otros documentos de este manual. Si el pago es con cheque debe seleccionar la cuenta bancaria de la cual se hará el egreso, el sistema automáticamente traerá el consecutivo del cheque, de acuerdo a los parámetros establecidos en el Módulo de Configuración Seleccione el tercero haciendo doble clic en la casilla Tercero. Si su empresa tiene documentos pendientes de pago estos aparecerán listados en la pestaña que lleva por nombre Documentos. Pestaña Documentos: En el listado de los documentos escoja el que va afectar, y digite el valor del abono que realizara. Si el valor a abonar es igual al saldo haga doble clic en la casilla para evitar digitarlo. Si desea pagar todas las deudas que aparecen en el listado haga doble clic sobre la palabra abono y el sistema llenara por usted todas las casillas de la columna abono. Y así sucesivamente usted puede jugar con esta funcionalidad. Cuando hace doble clic sobre saldo actual, borrara los abonos.
61 Pestaña Conceptos: Aparece el listado de los conceptos creados con anterioridad en la parametrización del sistema. Pestaña Otros Transacciones Usted aquí podrá escoger la cuenta, haciendo doble clic en el registro en la columna cuenta, o clic en la esquina derecha de la casilla. Otra opción es digitar el código de la cuenta. Oprima la tecla TAB, para pasar a la siguiente casilla e ir seleccionando o digitando los demás datos según sea al caso La casilla clase se llena para el caso que las cuentas sean de caja o de banco La casilla beneficiario se llena automáticamente con el código de beneficiario del encabezado, pero existen casos para los cuales se llena un documento con varios beneficiarios y para esto se usa este campo. Llene las casillas emp, suc, tipo, numero y cuota correspondiente el documento cruce, si y solo si, no es el mismo documento encabezado que aparecerá por defecto (si no sabe los tipos de documento, consúltelos con doble clic en el registro de la columna tipo) Factura de Proveedor corresponde al numero de documento con el que adquirió la deuda, Proyecto y destino si los pide, fecha de vencimiento del documento o cuenta por pagar y el valor débito o crédito correspondiente. Pestaña de Notas y Observaciones Como su nombre lo indica sirve para consignar breves escritos o anotaciones acerca de la transacción, dudas, pendientes, etc... Ya puede Guardar el Comprobante de Egreso. Haga clic en el botón Guardar. Si no desea guardar el comprobante de egreso haga clic en salir y a la pregunta Desea salir sin guardar los cambios? Conteste Yes. Haga clic en el botón nuevo si desea elaborar un nuevo comprobante. El botón imprimir, mandará el comprobante a una vista preliminar para luego hacer clic en el botón imprimir Cerrar la pantalla de comprobante de Egreso, con clic en el botón cerrar
62 4.1.3 Programación automática de pagos Esta opción me sirve para controlar la generación de pagos y para agilizar el proceso cuando la empresa maneja fechas especificas de pagos 4.1.4 Nota Débito Esta opción me permite de descontar de la cuenta del proveedor un valor concedido por descuentos y rebajas no liquidados en la factura, para corregir errores o cobros por mayor valor, devoluciones de mercancías En el menú principal, la ruta Documentos\ Nota Débito, le dará la posibilidad de acceder a esta pantalla. Proceso de creación: Primero los datos que lleva todo documento en su encabezado, como ya se ha descrito en las instrucciones para otros documentos de este manual. Seleccione el tercero haciendo doble clic en la casilla Tercero. Si su empresa tiene documentos pendientes de pago estos aparecerán listados en la pestaña que lleva por nombre Documentos.
63 Pestaña Documentos: En el listado de los documentos escoja el que va afectar, y digite el valor a disminuir. Si el valor a disminuir es igual al saldo haga doble clic en la casilla para evitar digitarlo. Pestaña Conceptos: Aparece el listado de los conceptos creados con anterioridad en la parametrización del sistema. Esto para agilizar la digitación de casos repetitivos y para el manejo del concepto de diferencia en cambio Pestaña Otros Transacciones Usted aquí podrá escoger la cuenta, haciendo doble clic en el registro en la columna cuenta, o clic en la esquina derecha de la casilla. Otra opción es digitar el código de la cuenta. Oprima la tecla TAB, para pasar a la siguiente casilla e ir seleccionando o digitando los demás datos según sea al caso La casilla clase se llena para el caso que las cuentas sean de caja o de banco La casilla beneficiario se llena automáticamente con el código de beneficiario del encabezado, pero existen casos para los cuales se llena un documento con varios beneficiarios y para esto se usa este campo. Llene las casillas emp, suc, tipo, numero y cuota correspondiente el documento cruce, si y solo si, no es el mismo documento encabezado que aparecerá por defecto (si no sabe los tipos de documento, consúltelos con doble clic en el registro de la columna tipo) Factura de Proveedor corresponde al numero de documento con el que adquirió la deuda, Proyecto y destino si los pide, fecha de vencimiento del documento o cuenta por pagar y el valor débito o crédito correspondiente. Pestaña de Notas y Observaciones Como su nombre lo indica sirve para consignar breves escritos o anotaciones acerca de la transacción, dudas, pendientes, etc... Ya puede Guardar el Documento. Haga clic en el botón Guardar. Si no desea guardar el documento haga clic en salir y a la pregunta Desea salir sin guardar los cambios? Conteste Yes.
64 Haga clic en el botón nuevo si desea elaborar un nuevo comprobante. El botón imprimir, mandará el documento a una vista preliminar para luego hacer clic en el botón imprimir Cerrar la pantalla de Nota Débito, con clic en el botón cerrar 4.1.5 Nota Crédito Me permite cargar a la cuenta del proveedor, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de las facturas, intereses, moras, etc... En el menú principal, la ruta Documentos\ Nota Crédito, le dará la posibilidad de acceder a esta pantalla. Proceso de creación: Primero los datos que lleva todo documento en su encabezado, como ya se ha descrito en las instrucciones para otros documentos de este manual. Seleccione el tercero haciendo doble clic en la casilla Tercero. Si su empresa tiene documentos pendientes de pago estos aparecerán listados en la pestaña que lleva por nombre Documentos. Pestaña Documentos: En el listado de los documentos escoja el que va afectar, y digite el valor a aumentar. Si el valor a aumentar es igual al saldo haga doble clic en la casilla para evitar digitarlo.
65 Pestaña Conceptos: Aparece el listado de los conceptos creados con anterioridad en la parametrización del sistema. Esto para agilizar la digitación de casos repetitivos y para el manejo del concepto de diferencia en cambio Pestaña Otros Transacciones Usted aquí podrá escoger la cuenta, haciendo doble clic en el registro en la columna cuenta, o clic en la esquina derecha de la casilla. Otra opción es digitar el código de la cuenta. Oprima la tecla TAB, para pasar a la siguiente casilla e ir seleccionando o digitando los demás datos según sea al caso La casilla clase se llena para el caso que las cuentas sean de caja o de banco La casilla beneficiario se llena automáticamente con el código de beneficiario del encabezado, pero existen casos para los cuales se llena un documento con varios beneficiarios y para esto se usa este campo. Llene las casillas emp, suc, tipo, numero y cuota correspondiente el documento cruce, si y solo si, no es el mismo documento encabezado que aparecerá por defecto (si no sabe los tipos de documento, consúltelos con doble clic en el registro de la columna tipo) Factura de Proveedor corresponde al numero de documento con el que adquirió la deuda, Proyecto y destino si los pide, fecha de vencimiento del documento o cuenta por pagar y el valor débito o crédito correspondiente. Pestaña de Notas y Observaciones Como su nombre lo indica sirve para consignar breves escritos o anotaciones acerca de la transacción, dudas, pendientes, etc... Ya puede Guardar el Documento. Haga clic en el botón Guardar. Si no desea guardar el documento haga clic en salir y a la pregunta Desea salir sin guardar los cambios? Conteste Yes. Haga clic en el botón nuevo si desea elaborar un nuevo documento. El botón imprimir, mandará el documento a una vista preliminar para luego hacer clic en el botón imprimir Cerrar la pantalla de Nota Crédito, con clic en el botón cerrar
66 4.1.6 Saldo Inicial Aquí se digitan las deudas que tiene la empresa con los proveedores al momento de iniciar el uso del sistema o hasta una fecha de corte definida por la empresa Como en todos los documentos, se debe seleccionar la fecha, especificar la moneda en que se hace la transacción, escoger el tercero y digitar el documento físico si se maneja en la empresa. Pestaña de Documento Usted aquí podrá escoger la cuenta, haciendo doble clic en el registro en la columna cuenta, o clic en la esquina derecha de la casilla. Otra opción es digitar el código de la cuenta. Oprima la tecla TAB, para pasar a la siguiente casilla e ir seleccionando o digitando los demás datos según sea al caso La casilla beneficiario se llena automáticamente con el código de beneficiario del encabezado, pero existen casos para los cuales se llena un documento con varios beneficiarios y para esto se usa este campo. Llene las casillas emp, suc, tipo, numero y cuota correspondiente el documento cruce, si y sólo si, no es el mismo documento encabezado que aparecerá por defecto (si no sabe los tipos de documento, consúltelos con doble clic en el registro de la columna tipo) Factura de Proveedor corresponde al numero de documento con el que adquirió la deuda
67 Proyecto y destino si los pide, fecha de vencimiento del documento o cuenta por pagar y el valor débito o crédito correspondiente. Pestaña de Notas y Observaciones Como su nombre lo indica sirve para consignar breves escritos o anotaciones acerca de la transacción, dudas, pendientes, etc... 4.2 Consultas Listado de Consultas del módulo de Cuentas por pagar 4.2.1 Estado de Cuenta 4.2.2 Avanzada por rangos 4.2.3 Aumento y disminuciones por deuda 4.2.4 Consulta de Moneda Extranjera
68 MILENIUM VENTAS Este manual le presenta el módulo MILENIUM VENTAS que le permitirá poner manos a la obra rápidamente. Aquí aprenderá a generar y modificar cotizaciones, pedidos, facturas; generar e imprimir informes correspondientes. Con este manual aprenderá el manejo de las opciones más comunes y encontrará sugerencias. Figura 1 Contenido Iniciar MILENIUM VENTAS Documentos Consultas
69 INICIAR MILENIUM VENTAS Para iniciar el módulo debe hacer clic en la etiqueta VENTAS que se encuentra en las opciones de la pantalla principal. Listo acaba de iniciar MILENIUM VENTAS. 5.1 Documentos A lo largo de ésta opción y en casi todo el programa, los códigos de cuentas, proyectos, destinos, etc.; no tendrán que memorizarse puesto que se encuentran disponibles haciendo doble clic en la casilla que lo requiere, o ubicándose en el extremo derecho de la casilla y haciendo clic en el botoncito que aparece allí 5.1.1 Cotización Seleccione o digite la fecha del documento. Por defecto la fecha que aparece es la del día actual. Para seleccionar la fecha, haga clic en la flecha (triangulo punta abajo) que se encuentra unida a la fecha, desplegará un calendario gráfico en el que el usuario podrá seleccionar la fecha correspondiente al documento. De la misma manera funciona la fecha de vencimiento y la de entrega. Seleccione el Cliente que pide la cotización, presionando doble clic con el mouse sobre la casilla de Cliente; una vez hecho esto se desplegará en pantalla un listado de Clientes, en donde el usuario podrá seleccionar el que corresponda. Aparecerán algunos valores en otras casillas que se encuentran codificadas por defecto y que la empresa definió en el módulo de Configuración, si para este caso no son validas usted deberá modificarlas o
70 seleccionar otra ya creada, o en su defecto ir a crear uno nuevo. Por ejemplo, la dirección de envío de Mercancía. El proyecto y la moneda se seleccionan con doble clic y al igual que el tercero se seleccionan de cada lista correspondiente El documento físico corresponde al número de alguna codificación alterna que se maneje en la empresa, el número del documento en papel que es diferente al del sistema, etc... Pestaña Detalle: Debajo de la columna Ítem podrá digitar el código correspondiente, la otra posibilidad es presionando doble clic con el mouse lo cual le permitirá observar el listado de Ítems disponibles, una vez ubica el indicador (flecha) del mouse sobre el Ítem que usted desea, oprima clic con el mouse sobre la palabra Aceptar y así el Ítem quedará registrado para éste documento Oprima la tecla TAB, para pasar a la siguiente casilla e ir seleccionando o digitando los demás datos según sea al caso Debe seleccionar la bodega donde saldrán los Ítems: si presiona doble clic sobre la casilla de la columna bodega, aparecerá un listado de bodegas donde el usuario podrá seleccionar la que corresponda. Debajo de la columna Cantidad, deberá digitar el número (o cantidad) del correspondiente Ítem que saldrá al sistema. En la casilla Unidad, va la unidad de medida en que sale el ítem Debajo de la columna Precio, deberá digitar el precio unitario del correspondiente Ítem que sale del sistema. Debajo de la columna Subtotal aparecerá el precio total por Ítem Digite el valor del descuento El IVA se calcula automáticamente Pestaña Kits Aquí se seleccionan los ítems que a su vez están con formados por otros ítems Pestaña de Notas y Observaciones Como su nombre lo indica sirve para consignar breves escritos o anotaciones acerca de la
71 transacción, dudas, pendientes, etc... Pestaña Otros Cargos Puede hacer referencia a los cargos o transacciones definidas por defecto con anterioridad en el módulo de configuración Pestaña Información Adicional Como su nombre lo indica, es información complementaria a la cotización Pestaña Seguimiento Aquí va la información sobre cual es el estado de la Cotización Una vez ha digitado todos los datos del documento, oprima clic sobre el botón Guardar. Una vez ha guardado el documento puedo imprimirlo, presionando clic sobre el botón imprimir. Si desea introducir los datos para un nuevo documento oprima clic sobre el botón Nuevo. Para cerrar la pantalla actual oprima clic sobre el botón salir. 5.1.2 Pedido Seleccione o digite la fecha del documento. Por defecto la fecha que aparece es la del día actual. Para seleccionar la fecha, haga clic en la flecha (triangulo punta abajo) que se encuentra unida a la fecha, desplegará un calendario gráfico en el que el usuario podrá seleccionar la fecha correspondiente al documento. De la misma manera funciona la fecha de vencimiento y la de entrega. Seleccione el Cliente que hace el pedido, presionando doble clic con el mouse sobre la casilla de Cliente; una vez hecho esto se desplegará en pantalla un listado de Clientes, en donde el usuario podrá seleccionar el que corresponda. Aparecerán algunos valores en otras casillas que se encuentran codificadas por defecto y que la empresa definió en el módulo de Configuración, si para este caso no son validas usted deberá modificarlas o seleccionar otra ya creada, o en su defecto ir a crear uno nuevo. Por ejemplo, la dirección de envió de
72 Mercancía. El proyecto y la moneda se seleccionan con doble clic y al igual que el tercero se seleccionan de cada lista correspondiente El documento físico corresponde al número de alguna codificación alterna que se maneje en la empresa, el número del documento en papel que es diferente al del sistema, etc... Pestaña Detalle: Pasamos a la rejilla, para introducir un Ítem: debajo de la columna Ítem podrá digitar el código correspondiente, la otra posibilidad es presionando doble clic con el mouse lo cual le permitirá observar el listado de Ítems disponibles, una vez ubica el indicador (flecha) del mouse sobre el Ítem que usted desea, oprima clic con el mouse sobre la palabra Aceptar y así el Ítem quedará registrado para éste documento Oprima la tecla TAB, para pasar a la siguiente casilla e ir seleccionando o digitando los demás datos según sea al caso Debe seleccionar la bodega donde saldrán los Ítems: si presiona doble clic sobre la casilla de la columna bodega, aparecerá un listado de bodegas donde el usuario podrá seleccionar la que corresponda. Debajo de la columna Cantidad, deberá digitar el número (o cantidad) del correspondiente Ítem que saldrá del sistema. En la casilla Unidad, va la unidad de medida en que sale el ítem Debajo de la columna Precio, deberá digitar el precio unitario del correspondiente Ítem que sale al sistema. Debajo de la columna Subtotal aparecerá el precio total por Ítem Digite el valor del descuento
73 El IVA se calcula automáticamente Pestaña Kits Aquí se seleccionan los ítems que a su vez están con formados por otros ítems Pestaña de Notas y Observaciones Como su nombre lo indica sirve para consignar breves escritos o anotaciones acerca de la transacción, dudas, pendientes, etc... Pestaña Otros Cargos Puede hacer referencia a los cargos o transacciones definidas por defecto con anterioridad en el módulo de configuración Pestaña Información Adicional Como su nombre lo indica, es información complementaria al documento Pestaña Importar Documentos El sistema puede cargar los datos partiendo de documentos ya digitados utilizando la Carpeta de Importar documentos. Pago en Bancos Información a cerca del banco donde la empresa desea recibir los pagos de la factura Pestaña Comentarios En este documento puedo digitar los comentarios relacionados con el documento y que me permiten tener pendiente algo o aclarar, básicamente son campos informativos
74 Pestaña Forma de Pago En la carpeta de Forma de Pago, el usuario deberá seleccionar el acuerdo de pago correspondiente ala negociación, utilizando el listado definido en el Módulo de Configuración. Una vez ha digitado todos los datos del documento, oprima clic sobre el botón Guardar. Una vez ha guardado el documento puedo imprimirlo, presionando clic sobre el botón imprimir. Si desea introducir los datos para un nuevo documento oprima clic sobre el botón Nuevo. Para cerrar la pantalla actual oprima clic sobre el botón salir. 5.1.3 Remisión Seleccione o digite la fecha del documento. Por defecto la fecha que aparece es la del día actual. Para seleccionar la fecha, haga clic en la flecha (triangulo punta abajo) que se encuentra unida a la fecha, desplegará un calendario gráfico en el que el usuario podrá seleccionar la fecha correspondiente al documento. De la misma manera funciona la fecha de vencimiento y la de entrega. Seleccione el Cliente al que se le enviara la remisión, presionando doble clic con el mouse sobre la casilla de Cliente; una vez hecho esto se desplegará en pantalla un listado de Clientes, en donde el usuario podrá seleccionar el que corresponda. Aparecerán algunos valores en otras casillas que se encuentran codificadas por defecto y que la empresa definió en el módulo de Configuración, si para este caso no son validas usted deberá modificarlas o
75 seleccionar otra ya creada, o en su defecto ir a crear uno nuevo. Por ejemplo, la dirección de envío de Mercancía. El proyecto y la moneda se seleccionan con doble clic y al igual que el tercero se seleccionan de cada lista correspondiente El documento físico corresponde al número de alguna codificación alterna que se maneje en la empresa, el número del documento en papel que es diferente al del sistema, etc... Pestaña Detalle: Debajo de la columna Ítem podrá digitar el código correspondiente, la otra posibilidad es presionando doble clic con el mouse lo cual le permitirá observar el listado de Ítems disponibles, una vez ubica el indicador (flecha) del mouse sobre el Ítem que usted desea, oprima clic con el mouse sobre la palabra Aceptar y así el Ítem quedará registrado para éste documento Oprima la tecla TAB, para pasar a la siguiente casilla e ir seleccionando o digitando los demás datos según sea al caso Debe seleccionar la bodega donde saldrán los Ítems: si presiona doble clic sobre la casilla de la columna bodega, aparecerá un listado de bodegas donde el usuario podrá seleccionar la que corresponda. Debajo de la columna Cantidad, deberá digitar el número (o cantidad) del correspondiente Ítem que saldrá al sistema. En la casilla Unidad va la unidad de medida en que sale el ítem Debajo de la columna Precio, deberá digitar el precio unitario del correspondiente Ítem que sale del sistema. Debajo de la columna Subtotal aparecerá el precio total por Ítem Digite el valor del descuento El IVA se calcula automáticamente Pestaña Kits Aquí se seleccionan los ítems que a su vez están con formados por otros ítems Pestaña de Notas y Observaciones Como su nombre lo indica sirve para consignar breves escritos o anotaciones acerca de la transacción, dudas, pendientes, etc...
76 Pestaña Otros Cargos Puede hacer referencia a los cargos o transacciones definidas por defecto con anterioridad en el módulo de configuración Pestaña Información Adicional Como su nombre lo indica, es información complementaria al documento Pestaña Importar Documentos El sistema puede cargar los datos partiendo de documentos ya digitados utilizando la Carpeta de Importar documentos. Pestaña Comentarios En este documento puedo digitar los comentarios relacionados con el documento y que me permiten tener pendiente algo o aclarar, básicamente son campos informativos Pestaña Seriales Carpeta para el manejo de seriales para el caso de ítems que lo requieran, se selecciona el ítem y el serial 5.1.3 Factura Esta opción me permite digitar la Factura de Venta, el documento que la empresa entrega al comprador como soporte de la transacción y que contiene el detalle de la mercancía o servicio comprador
77 Seleccione o digite la fecha del documento. Por defecto la fecha que aparece es la del día actual. Para seleccionar la fecha, haga clic en la flecha (triangulo punta abajo) que se encuentra unida a la fecha, desplegará un calendario gráfico en el que el usuario podrá seleccionar la fecha correspondiente al documento. De la misma manera funciona la fecha de vencimiento y la de entrega. Seleccione el Cliente, presionando doble clic con el mouse sobre la casilla de Cliente; una vez hecho esto se desplegará en pantalla un listado de Clientes, en donde el usuario podrá seleccionar el que corresponda. Aparecerán algunos valores en otras casillas que se encuentran codificadas por defecto y que la empresa definió en el módulo de Configuración, si para este caso no son validas usted deberá modificarlas o seleccionar otra ya creada, o en su defecto ir a crear uno nuevo. Por ejemplo, la dirección de envió de Mercancía. El proyecto y la moneda se seleccionan con doble clic y al igual que el tercero se seleccionan de cada lista correspondiente El documento físico corresponde al número de alguna codificación alterna que se maneje en la empresa, el número del documento en papel que es diferente al del sistema, etc... Pestaña Detalle: Debajo de la columna Ítem podrá digitar el código correspondiente, la otra posibilidad es presionando doble clic con el mouse lo cual le permitirá observar el listado de Ítems disponibles, una vez ubica el indicador (flecha) del mouse sobre el Ítem que usted desea, oprima clic con el mouse sobre la palabra Aceptar y así el Ítem quedará registrado para éste documento
78 Oprima la tecla TAB, para pasar a la siguiente casilla e ir seleccionando o digitando los demás datos según sea al caso Debe seleccionar la bodega donde saldrán los Ítems: si presiona doble clic sobre la casilla de la columna bodega, aparecerá un listado de bodegas donde el usuario podrá seleccionar la que corresponda. Debajo de la columna Cantidad, deberá digitar el número (o cantidad) del correspondiente Ítem que saldrá del sistema. En la casilla Unidad, va la unidad de medida en que sale el ítem Debajo de la columna Precio, deberá digitar el precio unitario del correspondiente Ítem que sale al sistema. Debajo de la columna Subtotal aparecerá el precio total por Ítem Digite el valor del descuento El IVA se calcula automáticamente Pestaña Kits Aquí se seleccionan los ítems que a su vez están con formados por otros ítems Pestaña de Notas y Observaciones Como su nombre lo indica sirve para consignar breves escritos o anotaciones acerca de la transacción, dudas, pendientes, etc... Pestaña Otros Cargos Puede hacer referencia a los cargos o transacciones definidas por defecto con anterioridad en el módulo de configuración Pestaña Información Adicional Como su nombre lo indica, es información complementaria al documento
79 Pestaña Importar Documentos El sistema puede cargar los datos partiendo de documentos ya digitados utilizando la Carpeta de Importar documentos. Pago en Bancos Información a cerca del banco donde la empresa desea recibir los pagos de la factura Pestaña Comentarios En este documento puedo digitar los comentarios relacionados con el documento y que me permiten tener pendiente algo o aclarar, básicamente son campos informativos Pestaña Forma de Pago En la carpeta de Forma de Pago, el usuario deberá seleccionar el acuerdo de pago correspondiente ala negociación, utilizando el listado definido en el Módulo de Configuración. Pestaña Seriales Carpeta para el manejo de seriales para el caso de ítems que lo requieran, se selecciona el ítem y el serial Una vez ha digitado todos los datos del documento, oprima clic sobre el botón Guardar. Una vez ha guardado el documento puedo imprimirlo, presionando clic sobre el botón imprimir. Si desea introducir los datos para un nuevo documento oprima clic sobre el botón Nuevo. Para cerrar la pantalla actual oprima clic sobre el botón salir. 5.1.4 Devolución Cuando nuestra empresa realiza una venta y surge cualquier problema con la mercancía, ya sea por que no cumple con los requisitos de calidad pactados, por que llega en mal estado, etc. es bastante
80 probable que el cliente proceda a hacer una devolución, que podrá ser de la totalidad de la mercancía o de parte de ella. Sería lógico pensar que la forma de contabilizar esta operación sería disminuir la cuenta de ventas por el valor de la mercancía devuelta pero no es así, ya que existe una cuenta en el plan general contable específica para las devoluciones. Funciona igual que la factura pero el sistema actuará de forma inversa con respecto a que ya no es una salida, sino una entrada 5.1.6 Proyección Anual Como su nombre lo indica, aquí se digitan resultados esperados en las ventas por año 5.1.7 Proyección de Ventas Mensual Como su nombre lo indica, aquí se digitan resultados esperados en las ventas por mes 5.1.8 Generar Facturación recurrente Generación de Facturación repetitiva 5.2 Consultas Listado de Consultas del Módulo de Ventas 5.2.1 Consulta de Pedidos pendientes 5.2.2 Consulta avanzada de cotización 5.2.3 Consulta avanzada de remisión 5.2.4 Consulta avanzada de pedido 5.2.5 Consulta avanzada de factura 5.2.6 Consulta diario de Factura 5.2.7 Resumen de Facturas
81 5.2.8 Consulta detallado de facturas 5.2.9 Consulta estadística de ventas 5.2.10 Existencias 5.2.11 Proyección mensual 5.2.12 Consulta avanzada de pedido por orden de compra 5.2.13 Consulta avanzada de pedido por fechas de entrega 5.2.14 Consulta clasificación de devoluciones por causa 5.2.15 Remisiones no facturadas 5.2.16 Detallado de pedidos por bodega 5.2.17 Detallado de Ventas por proyecto 5.2.18 Consulta de Precios 5.2.19 Ventas por línea 5.2.20 Pedido por línea de ítems 5.2.21 Pedidos pendientes por línea de ítem 5.2.22 Proyecciones por línea 5.2.23 Pedidos pendientes de remisionar 5.2.24 Ordenes de compra
82 MILENIUM CUENTAS POR COBRAR Este manual le presenta el módulo MILENIUM CUENTAS POR COBRAR que le permitirá poner manos a la obra rápidamente. Aquí aprenderá todo lo que contiene el programa sobre el manejo de la cartera e Ingresos, es decir, la elaboración de documentos como los recibos de caja, las notas débitos y crédito, los saldos iniciales de cartera, etc. Figura 1 Contenido Iniciar MILENIUM CUENTAS POR COBRAR Documentos Consultas
83 INICIAR MILENIUM CUENTAS POR COBRAR Para iniciar el módulo debe hacer clic en enlace CUENTAS POR COBRAR que se encuentra en las opciones de la pantalla principal. Listo acaba de iniciar MILENIUM CUENTAS POR COBRAR. Documento A lo largo de ésta opción y en casi todo el programa, los códigos de cuentas, proyectos, destinos, etc.; no tendrán que memorizarse puesto que se encuentran disponibles haciendo doble clic en la casilla que lo requiere, o ubicándose en el extremo derecho de la casilla y haciendo clic en el botoncito que aparece allí Recibo de Caja Aquí registro los pagos recibidos. Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos recaudados por la empresa En el menú principal, la ruta Documentos\ Recibo de Caja, le dará la posibilidad de acceder a esta pantalla. Proceso de creación: Primero los datos que lleva todo documento en su encabezado, como ya se ha descrito en las instrucciones para otros documentos de este manual.
84 Seleccione el tercero haciendo doble clic en la casilla Cliente. Si este cliente tiene documentos pendientes de pago estos aparecerán listados en la pestaña que lleva por nombre Documentos. Pestaña Documentos: En el listado de los documentos escoja el que va afectar, y digite el valor del abono que realizará el cliente. Si el valor a abonar es igual al saldo haga doble clic en la casilla donde va el valor del abono para evitar digitarlo. Si desea pagar todas las deudas que aparecen en el listado haga doble clic sobre la palabra abono y el sistema llenara por usted todas las casillas de la columna abono. Y así sucesivamente usted puede jugar con esta funcionalidad. Cuando hace doble clic sobre saldo actual, borrará los abonos. Pestaña Conceptos: Aparece el listado de los conceptos creados con anterioridad en la parametrización del sistema. Esto para agilizar la digitación de casos repetitivos y para el manejo del concepto de diferencia en cambio Pestaña Otros Transacciones Usted aquí podrá escoger la cuenta, haciendo doble clic en el registro en la columna cuenta, o clic en la esquina derecha de la casilla. Otra opción es digitar el código de la cuenta. Oprima la tecla TAB, para pasar a la siguiente casilla e ir seleccionando o digitando los demás datos según sea al caso La casilla clase se llena para el caso que las cuentas sean de caja o de banco La casilla beneficiario se llena automáticamente con el código de beneficiario del encabezado, pero existen casos para los cuales se llena un documento con varios beneficiarios y para esto se usa este campo. Llene las casillas emp, suc, tipo, numero y cuota correspondiente el documento cruce, si y solo si, no es el mismo documento encabezado que aparecerá por defecto (si no sabe los tipos de documento, consúltelos con doble clic en el registro de la columna tipo) Factura de Proveedor corresponde al numero de documento con el que adquirió la deuda, Proyecto y destino si los pide, fecha de vencimiento del documento o cuenta por pagar y el valor débito o crédito correspondiente.
85 Pestaña de Notas y Observaciones Como su nombre lo indica sirve para consignar breves escritos o anotaciones acerca de la transacción, dudas, pendientes, etc... Ya puede Guardar el Recibo de Caja. Haga clic en el botón Guardar. Si no desea guardar el documento haga clic en salir y a la pregunta Desea salir sin guardar los cambios? Conteste Yes. Haga clic en el botón nuevo si desea elaborar un nuevo documento. El botón imprimir, mandará el comprobante a una vista preliminar para luego hacer clic en el botón imprimir Cerrar la pantalla de Recibo de Caja, con clic en el botón cerrar Nota Débito Aquí se cargan a la cuenta del cliente, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de las facturas y los intereses causados por financiación o por mora En el menú principal, la ruta Documentos\ Nota Débito, le dará la posibilidad de acceder a esta pantalla. Proceso de creación: Primero los datos que lleva todo documento en su encabezado, como ya se ha descrito en las instrucciones para otros documentos de este manual. Seleccione el tercero haciendo doble clic en la casilla Cliente. Si su empresa tiene documentos pendientes de pago estos aparecerán listados en la pestaña que lleva por nombre Documentos.
86 Pestaña Documentos: En el listado de los documentos escoja el que va afectar, y digite el valor a aumentar. Si el valor a aumentar es igual al saldo haga doble clic en la casilla para evitar digitarlo. Pestaña Conceptos: Aparece el listado de los conceptos creados con anterioridad en la parametrización del sistema. Esto para agilizar la digitación de casos repetitivos y para el manejo del concepto de diferencia en cambio Pestaña Otros Transacciones Usted aquí podrá escoger la cuenta, haciendo doble clic en el registro en la columna cuenta, o clic en la esquina derecha de la casilla. Otra opción es digitar el código de la cuenta. Oprima la tecla TAB, para pasar a la siguiente casilla e ir seleccionando o digitando los demás datos según sea al caso La casilla clase se llena para el caso que las cuentas sean de caja o de banco La casilla beneficiario se llena automáticamente con el código de beneficiario del encabezado, pero existen casos para los cuales se llena un documento con varios beneficiarios y para esto se usa este campo. Llene las casillas emp, suc, tipo, numero y cuota correspondiente el documento cruce, si y solo si, no es el mismo documento encabezado que aparecerá por defecto (si no sabe los tipos de documento, consúltelos con doble clic en el registro de la columna tipo) Factura de Proveedor corresponde al numero de documento con el que adquirió la deuda, Proyecto y destino si los pide, fecha de vencimiento del documento o cuenta por pagar y el valor débito o crédito correspondiente. Pestaña de Notas y Observaciones Como su nombre lo indica sirve para consignar breves escritos o anotaciones acerca de la transacción, dudas, pendientes, etc... Ya puede Guardar el Documento. Haga clic en el botón Guardar. Si no desea guardar el documento haga clic en salir y a la pregunta desea salir sin guardar los cambios? Conteste Yes.
87 Haga clic en el botón nuevo si desea elaborar un nuevo documento. El botón imprimir, mandará el documento a una vista preliminar para luego hacer clic en el botón imprimir Cerrar la pantalla de Nota Débito, con clic en el botón cerrar Nota Crédito Este documento se elabora en los casos en que la empresa concede descuentos y rebajas que no están liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones de mercancía. En el menú principal, la ruta Documentos\ Nota Crédito, le dará la posibilidad de acceder a esta pantalla. Proceso de creación: Primero los datos que lleva todo documento en su encabezado, como ya se ha descrito en las instrucciones para otros documentos de este manual. Seleccione el tercero haciendo doble clic la casilla Tercero. Si su empresa tiene documentos pendientes de pago estos aparecerán listados en la pestaña que lleva por nombre Documentos. Pestaña Documentos: En el listado de los documentos escoja el que va afectar, y digite el valor a disminuir. Si el valor a disminuir es igual al saldo haga doble clic en la casilla para evitar digitarlo.
88 Pestaña Conceptos: Aparece el listado de los conceptos creados con anterioridad en la parametrización del sistema. Esto para agilizar la digitación de casos repetitivos y para el manejo del concepto de diferencia en cambio Pestaña Otros Transacciones Usted aquí podrá escoger la cuenta, haciendo doble clic en el registro en la columna cuenta, o clic en la esquina derecha de la casilla. Otra opción es digitar el código de la cuenta. Oprima la tecla TAB, para pasar a la siguiente casilla e ir seleccionando o digitando los demás datos según sea al caso La casilla clase se llena para el caso que las cuentas sean de caja o de banco La casilla beneficiario se llena automáticamente con el código de beneficiario del encabezado, pero existen casos para los cuales se llena un documento con varios beneficiarios y para esto se usa este campo. Llene las casillas emp, suc, tipo, numero y cuota correspondiente el documento cruce, si y solo si, no es el mismo documento encabezado que aparecerá por defecto (si no sabe los tipos de documento, consúltelos con doble clic en el registro de la columna tipo) Factura de Proveedor corresponde al numero de documento con el que adquirió la deuda, en caso de que se utilice por algún motivo en este documento una cuenta por pagar Proyecto y destino si los pide, fecha de vencimiento del documento o cuenta por pagar y el valor débito o crédito correspondiente. Pestaña de Notas y Observaciones Como su nombre lo indica sirve para consignar breves escritos o anotaciones acerca de la transacción, dudas, pendientes, etc... Ya puede Guardar el Documento. Haga clic en el botón Guardar. Si no desea guardar el documento haga clic en salir y a la pregunta desea salir sin guardar los cambios? Conteste Yes. Haga clic en el botón nuevo si desea elaborar un nuevo documento. El botón imprimir, mandará el documento a una vista preliminar para luego hacer clic en el botón imprimir Cerrar la pantalla de Nota Crédito, con clic en el botón cerrar
89 Saldo Inicial Este documento me permite ingresar al sistema los saldos que los clientes adeudan a la empresa, a partir del inicio del uso del sistema o de una fecha de corte definida por la empresa Como en todos los documentos, se debe seleccionar la fecha, especificar la moneda en que se hace la transacción, escoger el tercero o cliente y digitar el documento físico si se maneja en la empresa Pestaña de Documento Usted aquí podrá escoger la cuenta, haciendo doble clic en el registro en la columna cuenta, o clic en la esquina derecha de la casilla. Otra opción es digitar el código de la cuenta. Oprima la tecla TAB, para pasar a la siguiente casilla e ir seleccionando los demás datos según sea al caso La casilla beneficiario se llena automáticamente con el código de beneficiario del encabezado, pero existen casos para los cuales se llena un documento con varios beneficiarios y para esto se usa este campo. Llene las casillas emp, suc, tipo, numero y cuota correspondiente el documento cruce, si y solo si, no es el mismo documento encabezado que aparecerá por defecto (si no sabe los tipos de documento, consúltelos con doble clic en el registro de la columna tipo) Factura de Proveedor corresponde al numero de documento con el que adquirió la deuda, en caso de que se utilice por algún motivo en este documento una cuenta por pagar Proyecto y destino si los pide, fecha de vencimiento del documento o cuenta por pagar y el valor débito o crédito correspondiente. Pestaña de Notas y Observaciones Como su nombre lo indica sirve para consignar breves escritos o anotaciones acerca de la transacción, dudas, pendientes, etc...
90 Diferencia en cambio Realiza el cálculo de las diferencias en el cambio de la moneda extranjera. Consultas Listado de Consultas del Módulo de Cuentas por Cobrar Estado de Cuenta Avanzada por rangos Consulta de movimiento Consulta moneda extranjera Consulta de estado de cuenta con movimiento Consulta de Movimiento por documento
91 MILENIUM TESORERIA Este manual le presenta el módulo MILENIUM TESORERIA que le permitirá poner manos a la obra rápidamente. Aquí aprenderá todo lo que contiene el programa sobre el manejo de la Tesorería, Consignaciones, Ingreso y Egreso de Dinero a la empresa, etc. Figura 1 Contenido Iniciar MILENIUM TESORERIA Documentos Consultas
92 INICIAR MILENIUM TESORERIA Para iniciar el módulo debe hacer clic en la etiqueta TESORERIA que se encuentra en las opciones de la pantalla principal. Listo acaba de iniciar MILENIUM TESORERIA. 7.1 Documento El proceso de guardado, edición, impresión, etc. de los documentos de este módulo es igual a todos los explicados en varios apartes de este manual 7.1.1 Consignació ión Documento que me permite registrar el traslado del dinero que esta en caja, a las cuentas bancarias Primero los datos que lleva todo documento en su encabezado, como ya se ha descrito en las instrucciones para otros documentos de este manual. Seleccione o digite la fecha del documento. Por defecto la fecha que aparece es la del día actual. Para seleccionar la fecha, haga clic en la flecha (triangulo punta abajo) que se encuentra unida a la fecha, desplegará un calendario gráfico en el que el usuario podrá seleccionar la fecha correspondiente al documento. Seleccione la cuenta bancaria donde depositará el dinero, haciendo doble clic en la casilla Banco Digite el documento físico si es el caso Haga clic en Pendientes, para saber que hay en caja
93 Pestaña Documento Haga doble clic en la casilla consignar, de cada registro que desee hacerlo Si desea consignar todo lo existente en caja haga doble clic en el título de la columna Consignar. Si desea revertir esta acción, haga doble clic en el título de la columna Pendiente Pestaña Efectivo Digite los datos que se solicitan y el valor en efectivo a consignar Pestaña de Notas y Observaciones Como su nombre lo indica sirve para consignar breves escritos o anotaciones acerca de la transacción, dudas, pendientes, etc... 7.1.2 Traslado Bancario Documento que me permite registrar el traslado de dinero de un banco a otro Primero los datos que lleva todo documento en su encabezado, como ya se ha descrito en las instrucciones para otros documentos de este manual. Seleccione o digite la fecha del documento. Por defecto la fecha que aparece es la del día actual. Para seleccionar la fecha, haga clic en la flecha (triangulo punta abajo) que se encuentra unida a la fecha, desplegará un calendario gráfico en el que el usuario podrá seleccionar la fecha correspondiente al documento. Seleccione la cuenta bancaria de donde saldrá el dinero, haciendo doble clic en la casilla Banco Digite el documento físico si es el caso
94 Pestaña Trasladar a Seleccione la cuenta bancaria donde depositará el dinero, haciendo doble clic en la casilla Banco Seleccionar proyecto y destino, si es el caso Digitar el valor a trasladar Pestaña de Notas y Observaciones Como su nombre lo indica sirve para consignar breves escritos o anotaciones acerca de la transacción, dudas, pendientes, etc... Si todos los datos son correctos hacer clic en guardar 7.2 Consulta Listado de Consultas del Módulo de Tesorería 7.2.1 Egreso Diario 7.2.2 Ingreso Diario 7.2.3 Proyección cheques posfechados recibidos 7.2.4 Proyección cheques posfechados emitidos 7.2.5 Recibos pendientes de consignar 7.2.6 Cheques pendientes por consignar 7.2.7 Documentos consignados 7.2.8 Comprobantes de egreso entregados y por entregar 7.2.9 Actualizar Fecha de Vencimiento
95 MILENIUM CONTABILIDAD Este manual le presenta el módulo MILENIUM CONTABILIDAD que le permitirá poner manos a la obra rápidamente. Aquí aprenderá todo lo que contiene el programa sobre el manejo de las transacciones contables, Estados Financieros, Comprobantes, Libros de Contabilidad etc. Figura 1 Contenido Iniciar MILENIUM CONTABILIDAD Documentos Libros Oficiales Informes Financieros Informes Fiscales Consultas
96 INICIAR MILENIUM CONTABILIDAD Para iniciar el módulo debe hacer clic en la etiqueta CONTABILIDAD que se encuentra en las opciones de la pantalla principal. Listo acaba de iniciar MILENIUM CONTABILIDAD. 8.1 Documento 8.1.1 Asiento Contable Este documento le permite digitar cualquier tipo de transacción contable Pestaña de Transacciones Usted aquí podrá escoger la cuenta, haciendo doble clic en el registro en la columna cuenta, o clic en la esquina derecha de la casilla. Otra opción es digitar el código de la cuenta. Oprima la tecla TAB, para pasar a la siguiente casilla e ir seleccionando o digitando los demás datos según sea al caso La casilla clase se llena en caso de utilizar una cuenta de caja o banco La casilla Tercero se llena haciendo doble clic en la casilla de la columna identificación, y seleccionando un tercero del listado, o digitando simplemente su código. Llene las casillas emp, suc, tipo, numero y cuota correspondiente el documento cruce, si y solo si, no es el mismo documento encabezado que aparecerá por defecto (si no sabe los tipos de documento, consúltelos con doble clic en el registro de la columna tipo) Factura de Proveedor corresponde al numero de documento con el que adquirió la deuda, en caso de que se utilice por algún motivo en este documento una cuenta por pagar
97 Proyecto y destino si los pide, fecha de vencimiento del documento o cuenta por pagar y el valor débito o crédito correspondiente. Pestaña de Notas y Observaciones Como su nombre lo indica sirve para consignar breves escritos o anotaciones acerca de la transacción, dudas, pendientes, etc... 8.1.2 Cierre Anual Aquí se realiza el cierre anual contable Seleccione la fecha y el año a cerrar. Seleccione los datos de la contrapartida Haga clic en el botón calcular Cuando este listo haga clic en el botón Guardar 8.2 Libros Oficiales 8.2.1 Libro Auxiliar Para que el sistema muestre los Libros Auxiliares es necesario que seleccione por lo menos la cuenta desde del rango de Auxiliares que el sistema solicita. En caso de necesitar listar Libros Auxiliares por rango de Cuentas deberá seleccionar la cuenta Hasta, en caso de querer omitir esta selección haga clic en el botón. La selección de los demás datos corresponden a filtros que utilizara el usuario según la necesidad de la información que desea obtener Esta opción me permite exportar los datos a un archivo y navegar por los documentos, utilizando los botones que se encuentran en el panel, y cuya función aparece cuando acerco el puntero del mouse a ellos
98 8.2.2 Libro Inventarios y Balance La fecha de corte es el dato obligatorio para la generación de este libro La selección de los datos empresa y sucursal corresponden a filtros que utilizará el usuario según la necesidad de la información que desea obtener Esta opción me permite exportar los datos a un archivo, utilizando los botones que se encuentran en el panel, y cuya función aparece cuando acerco el puntero del mouse a cada uno de ellos 8.2.3 Libro Diario El periodo es el dato obligatorio para la generación de este libro La selección de los datos empresa y sucursal corresponden a filtros que utilizará el usuario según la necesidad de la información que desea obtener
99 Esta opción me permite exportar los datos a un archivo, utilizando los botones que se encuentran en el panel, y cuya función aparece cuando acerco el puntero del mouse a cada uno de ellos 8.2.4 Libro Mayor y Balance El periodo es el dato obligatorio para la generación de este libro La selección de los datos empresa y sucursal corresponden a filtros que utilizará el usuario según la necesidad de la información que desea obtener Esta opción me permite exportar los datos a un archivo, utilizando los botones que se encuentran en el panel, y cuya función aparece cuando acerco el puntero del mouse a cada uno de ellos 8.2.5 Numerador de páginas Como su nombre lo indica, sirve para colocar los números a las páginas de los Libros para el archivo. Basta con digitar y seleccionar los datos que allí se piden, hacer clic en el botón ver, si todo esta correcto, clic en el botón imprimir y listo! 8.3 Informes Financieros 8.3.1 Estado de Resultados La fecha de corte y el nivel de cuenta en que saldrá el informe son obligatorios para la generación de este libro La selección de los datos empresa y sucursal corresponden a filtros que utilizará el usuario según la necesidad de la información que desea obtener Esta opción me permite exportar los datos a un archivo, utilizando los botones que se encuentran en el panel, y cuya función aparece cuando acerco el puntero del mouse a cada uno de ellos 8.3.2 Balance General
100 La fecha de corte y el nivel de cuenta en que saldrá el informe son obligatorios para la generación de este Estado Financiero La selección de los datos empresa y sucursal corresponden a filtros que utilizará el usuario según la necesidad de la información que desea obtener Esta opción me permite exportar los datos a un archivo, utilizando los botones que se encuentran en el panel, y cuya función aparece cuando acerco el puntero del mouse a cada uno de ellos 8.3.3 Balance de Prueba El periodo y el nivel de cuenta son obligatorios para la generación de este Informe La selección de los datos empresa y sucursal corresponden a filtros que utilizará el usuario según la necesidad de la información que desea obtener Esta opción me permite exportar los datos a un archivo, utilizando los botones que se encuentran en el panel, y cuya función aparece cuando acerco el puntero del mouse a cada uno de ellos 8.4 Informes fiscales