Justificación Legal Procesos de la Factura Electrónica Opciones para dar cumplimiento a la Factura Electrónica
JUSTIFICACIÓN LEGAL Dentro de las reformas al Código Fiscal de la Federación en noviembre pasado, se dispuso que a partir del 1 de enero de 2011 los contribuyentes emitan documentos digitales como comprobantes por las actividades que realicen, siendo una transición gradual para el uso generalizado de la facturación electrónica. A fin de llevar a cabo la transición de manera ordenada, contribuyentes que al 1 de enero de 2011 tengan comprobantes impresos, podrán seguir utilizándolos hasta que se agote su vigencia por dos años, tiempo que permitirá que las empresas se integren al esquema de Comprobante Fiscal Digital.
1. - Facturación en Papel Opción para contribuyentes con ingresos de hasta 4 millones de pesos. Sin restricciones de monto de la factura. Sin reporte trimestral. Sin acudir con un proveedor de dispositivos. Los folios los solicita directamente el contribuyente utilizando la Fiel. Libre impresión, cumpliendo con requisitos. Incorpora dispositivo de seguridad (código de barras bidimensional). Facturas en papel actuales: seguirán siendo validas hasta que concluya su vigencia, incluso para contribuyentes mayores a los 4 mdp.
2. Facturación Electrónica En términos de lo previsto en el Código Fiscal de la Federación, se publicaron las reglas que regulan administrativamente el nuevo esquema de facturación electrónica, lo que permite a los contribuyentes tener la información necesaria antes del inicio de la operación del mismo. Factura Electrónica: uso obligatorio para contribuyentes con ingresos acumulables superiores a los 4 millones de pesos en el ejercicio y opción de uso de Factura en Papel en montos inferiores a $2,000.00. El SAT a través de los proveedores autorizados, proporcionará una herramienta gratuita para la generación de la Factura Electrónica. La Factura Electrónica actual bajo la modalidad de terceros CFD podrá ser utilizada por los emisores que optaron, hasta el 30 de junio de 2011.
3. Modelo de CFD 2010 Contribuyente emisor solicita la FIEL. Solicitud de Certificado de Sello Digital y de folios. Emisión de Factura de acuerdo al estándar tecnológico (XML). Entrega de Factura Electrónica al cliente (opcionalmente representación impresa). Envío al SAT de reporte electrónico mensual de facturas emitidas. Durante 2010, el uso de la factura electrónica era opcional para cualquier contribuyente, por lo que las empresas y profesionistas que optaron por este esquema lo podrán seguir usando.
4. -Modelo de CFDI 2011 (Contratación obligatoria PAC) Contribuyente emisor solicita la FIEL. Solicitud de Certificado de Sello Digital. Generación de archivo con recursos propios (Opcional), de acuerdo al estándar tecnológico (XML). *Aún no es una Factura Electrónica. Envío del archivo al Proveedor Autorizado de Certificados (PAC)por el SAT para que asigne folio y selle electrónicamente el comprobante para su entrega al contribuyente y después al SAT. El emisor entrega Factura Electrónica a su cliente (opcionalmente representación impresa).
REQUERIMIENTOS COMERCIALES (ADENDAS) Las grandes empresas e instituciones de México requieren información adicional, la cual solicitan se agregue a la fiscal (anexo 20) CFDI para integrarla a sus sistemas y evitar la recaptura de información, Sin embargo el SAT no acepta esta información, por lo que hay que agregarla una vez obtenido el CFDI
Estas Adendas son diferentes dependiendo de cada cliente En algunos casos existen para un solo cliente mas de una, dependiendo del producto a facturar. Se ha tratado de homologar las mismas pero resulta casi imposible hacerlo. Existen mas de 100 adendas diferentes dependiendo del cliente al cual se va a vender. Además los grandes clientes como Home Depot ya también envían sus pedidos en XML
Personalización de Datos por Cliente y Artículo para efectos de facturación GLN ( Estándar Universal para la Ubicación de cada sucursal ) Dun14 (identificación del empaque por producto) SKU (identificación de cada cliente para cada artículo) Presentaciones (Empaque para cada artículo para cada cliente) Precios (en función del empaque y las negociaciones por Cliente Descuentos con Vigencia por Cliente-Artículo Descripciones de acuerdo al pedido de cada cliente Adicionalmente es requerido si aplica la Fecha de Caducidad, el Lote, el Pedimento, el País de Origen y/o el Número de Serie
PROCESOS EN LA FACTURA ELECTRÓNICA Representación Gráfica de la Factura Electrónica
Impresión del CFD/CFDI en XML Factura Electrónica sellada digitalmente
OPCIONES PARA DAR CUMPLIMIENTO A LA FACTURA ELECTRÓNICA (CFDI) Y CARACTERÍSTICAS 1.- Portal SAT Impredecible y Lento. No hay adendas 2.- Captura via WEB con un PAC Costos por factura altos +- $5.00. Viable para empresas sin sistema de ventas ya que habría que recapturar la información de cada factura. 3.- Integración Sistema Propio de Ventas ó ERP con PAC para generación de CFDI y Representación Gráfica Costos por factura +-2.50 dependiendo del PAC y el Volumen de facturación. Limitado al número de adendas ofrecidas por cada PAC y su costo adicional. No hay control para el envío a Clientes del CFDI en facturas de crédito y Representación Gráfica estandarizada
OPCIONES PARA DAR CUMPLIMIENTO A LA FACTURA ELECTRÓNICA (CFDI) Y CARACTERÍSTICAS (Continuación) 4.- Generación CFD con medios propios y firmado de CFDI por un PAC. Costos bajos +-50 centavos por CFDI. Inversión alta +-$50,000 y requerimientos de Soporte por parte de empresa o personal de sistemas. Recomendado para volúmenes mayores a 2,000 facturas mensuales o requerimientos ó adendas especiales. NUEVO EN EL MERCADO 5.Contratación de un SAAS (Software en la Nube).- Considera todos los procesos Administrativos y Operativos con Factura Electrónica.- Costo de 2 pesos por CFDI y $200.00 mensuales por usuario, mínimos requerimientos de inversión en Hardware y Licencias, no requiere personal de soporte. Limitado únicamente a las adendas ya incluidas así como a representación gráfica.
Cliente Se genera CFDI + Representacion grafica PAC ERP Sistema de Ventas Archivo Txt CFD XML webservice PROVEEDOR AUTORIZADO DE CERTIFICACIÓN Sella CFD y lo convierte a CFDI Representación Grafica Los Archivos Generados por el PAC después de haberlos sellado y validado se envian automáticamente al servidor para su respaldo
ESTRATEGIA SUGERIDA 1. Integrar un equipo de trabajo acorde a las necesidades de tu empresa en el que incluyas personal de sistemas, contabilidad, ventas, finanzas y logística para involucrarlos con el nuevo esquema de facturación. 2. Obtén información general sobre factura electrónica. 3. Toma en cuenta los requisitos tecnológicos como: llevar la contabilidad en sistemas electrónicos y evaluar el impacto en los sistemas electrónicos que posees en la actualidad. 4. Determina cuáles son los requisitos del negocio (Pedimentos, Multi Divisa, Clientes Especiales, etc.), así como tu volumen de facturas y tipos de cliente, para estipular el tipo de software que necesitas, así como la recepción y validación de CFDI de tus proveedores 5,. Toma el reto para que sea una oportunidad de mejora y no un retroceso en tus procesos administrativos (lo barato sale caro)
6. Al iniciar trámites ante la autoridad no olvides obtener el Certificado de Firma Electrónica Avanzada (FIEL) para tu empresa. 7.Calcula el Costo-Beneficio de las posibles alternativas, así como el Costo de Propiedad (Recursos Humanos Necesarios, Mantenimiento, etc.) 7. Haz una capacitación interna acerca del manejo de su solución, con tu proveedor seleccionado. 8. Una vez implementada la tecnología, inicia pruebas de la solución de factura electrónica. En este proceso contacta a tus clientes para indicar que vas a iniciar los ensayos. 9. Comienza a operar tu negocio con la factura electrónica, mediante el envío de una Factura Electrónica a tu cliente de más confianza. 10.- Lo más importante: No lo dejes para el último, puede ser un proceso de meses
K-FLOW INFORMÁTICA DE MÉXICO www.kflow.com.mx
Quienes Somos Somos una empresa dedicada y enfocada a desarrollar y comercializar soluciones administrativas integrales ERP (Enterprise Resource Planning) con la integración más versátil y completa de Factura Electrónica, además de contar con más de 30 años de experiencia en dar soluciones en tecnologías de información a empresas
MÓDULOS QUE CONFORMAN NUESTRA PROPUESTA DE VALOR Star Administración ERP en 3 Niveles: Star Ventas ERP.- Para empresas de Servicio que requieren un proceso completo de Ventas desde la cotización hasta la cobranza. Star Administración Light.- Para empresas de Compra Venta con tareas para los procesos de Compras y Almacenes Star Administración ERP.-Para empresas con procesos de transformación y/o integración
OPCIONES KFLOW EN FACTURA ELECTRÓNICA Generación de CFD por medios propios y firmado por un PAC El sistema genera cualquier CFD (Facturas, Notas de Cargo, Notas de Crédito, Cartas Porte, Remisiones) en formato CDF incluyendo Adendas e información para su representación Gráfica Para el caso de Facturas, Notas de Cargo y Notas de Crédito estas se envía sin adenda y para su firmado en forma automática a un PAC (My Suite) regresando instantáneamente el CFDI, pero sin Adenda ni representación grafica. Una vez firmado se envía al cliente el CFDI y la Adenda, al momento de Facturación o al momento en que se genere el pago (crédito) a uno o a más correos y queda archivada en el expediente del cliente para su consulta reimpresión, reportes, etc.
Generación archivo requerido por el PAC con CFDI y firmado por un PAC El sistema genera archivo XML o Texto de acuerdo al esquema de cada PAC (Facturas, Notas de Cargo, Notas de Crédito, Cartas Porte) incluyendo la información para generar Adendas e información para su representación Gráfica y lo envía al PAC. El PAC (My Suite) regresa instantáneamente el CFDI y PDF, y lo envía al cliente, así como al que lo expide, al momento del firmado a uno o a más correos y queda archivada en el portal del PAC para su consulta reimpresión, reportes, etc.
VENTAJAS COMPETITIVAS DE NUESTRAS SOLUCIONES Sistemas 100% confiables Totalmente parametrizables Multiempresa Multidivisas Multisucursales Parametrización de adendas incluye cuestionarios para las mismas Integración total del proceso Pedidos-Ventas-Cobranza Generación de cualquier adenda o esquema para cualquier PAC Crecimiento de 1 a más de 1,000 Usuarios Interoperable entre Windows, Linux y Unix Mínimos requerimientos de Hardware y de enlaces Fáciles de operar Escalables
Y ADICIONALMENTE LA INTEGRACIÓN CON LA LÍNEA MAS COMPLETA DE SISTEMAS Star Activo Fijo Star Mantenimiento Star Tienda Star Comedores Star Contabilidad Star Presupuestos Star Nómina Star Control y Evaluación de Asistencia Star Kiosko para Empleados Y próximamente CRM y Ventas por Internet