C A P Í T U L O Conceptos de CONCEPTOS BÁSICOS DE PEOPLESOFT Descripción General En este capítulo se presentan los conocimientos básicos necesarios para trabajar en el módulo Student Records de PeopleSoft, las técnicas de navegación dentro del mismo, la terminología utilizada; así como las características fundamentales del sistema. Objetivos Al terminar este capítulo usted será capaz de: Conocer el procedimiento general para acceder al módulo Setudent Records del sistema PeopleSoft. Utilizar los procedimientos necesarios que le permitirán acceder a las funciones específicas que manejará el sistema dentro de su área. Manejar las técnicas y herramientas que ofrece el sistema, de manera que le facilite encontrar, consultar y modificar la información en él contenida. Página 1
La Universidad Panamericana y PeopleSoft A partir de esta fecha usted tendrá la oportunidad de interactuar con la tecnología de punta ERP de PeopleSoft dentro la Universidad Panamericana, misma que entra en operación, en su primera fase, a partir de octubre del 2000. El Consejo Directivo de la Universidad Panamericana, preocupado por estar a la vanguardia tecnológica, así como por brindar a sus alumnos servicios de excelencia, ha decidido hacer un esfuerzo, con el soporte de PeopleSoft, para poner en práctica el Upsite, responsable de implementar y mantener la citada tecnología al servicio de nuestra Universidad. El UPsite, no sólo implica una significativa inversión de tipo económico, sino también de disponibilidad de recursos humanos y materiales, así como de una reeducación y cambio de cultura internas, que nos conducirán, no a ver los cambios del nuevo milenio, sino a ser sus protagonistas. Página 2
Qué es PeopleSoft? PeopleSoft es un Sistema, cuya funcionalidad está generalmente agrupada bajo el concepto de Enterprise Resource Planning (ERP). ERP es el concepto de construir aplicaciones totalmente integradas y que son usadas para automatizar los procesos de las empresas, lo más importante es que toda la información soporta las operaciones a través de toda la institución, optimizando recursos. PeopleSoft es de las pocas compañías que ofrecen una solución para universidades, manejando información para profesores, alumnos y personal administrativo. PeopleSoft tiene actualmente más de 2,900 clientes. Se ha concluido su implantación en más de 200 universidades y se encuentra en proceso en más de 350. Sistema PeopleSoft PeopleSoft genera información disponible en todos los niveles para la toma de decisiones. Permite realizar consultas y reportes según las necesidades del usuario; utiliza una base de datos común para todas las aplicaciones que permite tener una sola fuente de información, evitando así duplicidad. La definición de sistema PeopleSoft es: Sistema integral que en su conjunto soporta todas las operaciones empresariales y tiene una integración que opera en tiempo real. Soluciones de Aplicación Las Soluciones de aplicación de PeopleSoft que integran el UPsite de la Universidad Panamericana se enuncian a continuación: Finanzas Recursos Humanos Administración de Estudiantes Página 3
Procedimiento de acceso al Sistema Actividad El Procedimiento para entrar al sistema está compuesto de los siguientes pasos: Paso 1 Inicio en el Sistema PeopleSoft. Haga doble clic en el ícono de su navegador Web, ya sea Internet Explorer o Netsacape Navegator, el sistema sólo es compatible con estos dos. Nota: En caso de no tener ninguno de estos navegadores, póngase en contacto con el Centro de Atención a Usuarios, de acuerdo al procedimiento descrito en el tríptico Centro de Atención a Usuarios" (CAU), anexo. Página 4
Procedimiento de acceso (Continuación) Después de haber iniciado su sesión en la Web, usted puede acceder al sistema mediante el registro de la siguiente dirección en la Barra de direcciones.: http://www.upsite.upmx.mx/servlets/iclientservlet.wls/sa8pro/, enseguida presione Enter. Importante! El acceso mostrado arriba en letras azules, corresponde a la base de datos de capacitación y solamente se utilizará para el curso de su módulo. Después de aprobado su usuario, recibirá por correo la dirección y la clave de acceso definitivas. Aparecerá la siguiente pantalla, que es el acceso al sistema vía Web: Antes de entrar al sistema es importante que usted tenga claridad en cuanto a cuál es su: ID Usuario (Identificación del Usuario) Contraseña (Contraseña) Página 5
Paso 2 Procedimiento de Acceso (Continuación) Favoritos Una vez iniciada su sesión, se recomienda agregar a Favoritos la dirección de internet definitiva para el acceso a la base de datos. Con este objeto, haga clic en Favoritos en el menú de su navegador, como se indica: Haga clic en Agregar a Favoritos, aparecerá la siguiente pantalla secundaria: Pulse el botón : En la ventana la ventana Crear Nueva Carpeta registre un nombre para identificar su acceso al sistema, enseguida haga clic en botón : Página 6
Nuevamente aparecerá la ventana Agregar a Favoritos, pero con la carpeta que acaba de crear; haga clic en Haga clic en. Ahora ya está creado su acceso a su módulo, por medio de favoritos. La siguiente ocasión que quiera acceder al sistema, sólo tendrá que hacer clic en Favoritos, y otra vez clic en el acceso que se cró en su máquina : Página 7
Paso 3 Procedimiento de acceso (Continuación) Seleccione el idioma, que debe ser Inglés, haciendo clic sobre el texto respectivo:. Siempre debe hacerlo al iniciar la sesión en el sistema. Nota.- Después de esto los campos y botones de la ventana cambian a inglés. Registre su identificación de usuario en el campo User ID. Registre su contraseña en el campo de Password. Note que conforme escribe su contraseña, los asteriscos permanecen en el campo y sólo el cursor se mueve. Como una medida de seguridad, el sistema no muestra lo que usted escribe. Presione el botón. Página 8
Procedimiento de acceso (Continuación) El sistema presentará la siguiente pantalla: Ahora Ud. puede empezar a consultar y/o modificar la base de datos del sistema, lo cual se verá en el curso específico de su función. Página 9
Paso 3 Sign Out (Salir del Sistema) Salir del Sistema. Haga clic en el ícono Después de que ha estado operando el sistema se recomienda concluir su sesión. Cada sesión utiliza recursos del sistema que pueden afectar la forma en que el sistema ERP responde a sus pedidos. Antes de que salga del sistema, salve cualquier dato que quiera guardar. Cuando usted sale del sistema, no recibirá ningún aviso para salvar su información. Si usted ha abierto sólo una sesión y la termina, saldrá del sistema. Sin embargo antes de salir, el sistema le mostrará un aviso para salvar su información. Página 10
Procedimiento para el cambio de Contraseña Usted podrá cambiar su contraseña desde la pantalla de acceso al sistema, cuando ha entrado al módulo en que trabaja habitualmente. Para poder llevar a cabo este proceso efectúe los siguientes pasos: Paso 1 Acción Después de acceder al sistema con su clave original, siga la ruta: Home; People Tools; Maintain Security; Use; My Profile. El sistema mostrará la página General Profile Information: Registre su dirección de correo electrónico actual. Página 11
2 Haga clic en, aparecerá la página Change password. 3 Registre la información que se pide en los siguientes campos: Current Password New Password Confirm Password Su clave actual, en letras mayúsculas. Su clave nueva, en letras mayúsculas. La confirmación de su clave nueva. Nota.- Las claves no deben exceder de 8 caracteres alfanuméricos, es decir pueden ser sólo números o sólo letras, o una combinación de ambos, siempre en mayúsculas, cuando se trate de letras. 4 Haga clic en el botón. El sistema regresará a la página Change password. 5 Fin del procedimiento. Página 12
Páneles (pantallas) de PeopleSoft Las pantallas del sistema contienen los páneles, los cuales constituyen el medio de acceso al módulo en que usted vaya a trabajar, por lo tanto es importante familiarizarse con su uso. El logro de resultados para la introducción o generación de información estará supeditado al buen conocimiento que tenga en su manejo. La manera de acceder a los mencionados páneles e a través de los menús que se ven en las ventanas, como se ve a continuación: Menú Principal Barra de Herramientas Grupos del Menú Acciones Página 13
Campos de la Base de Datos Menú Principal Pánel Activo En los páneles hay varios tipos de campos de introducción de datos, cada uno de los cuales está diseñado para ofrecer distintas maneras de introducir y mantener la información, como se puede ver en la figura y tabla siguientes. Páneles del Grupo Buscador Sección del Pánel Campos Casilla de Selección Botones para activar procesos. Flechas de Registro Siguiente y Anterior Botones para insertar y eliminar Registros Comando para ver todos los registros del pánel activo Buscador de valores en todos los registros del pánel activo Ir a registro anterior. Casillas de Selección Ir a registro posterior. Volver al resultado de la búsqueda anterior Guardar la información. Navegadores del grupo de páneles Página 14
Criterios de Selección Al seleccionar un pánel, el sistema siempre solicita que se introduzca uno o más criterios, para poder extraer la información deseada de la base de datos. Ejemplo: Se quiere buscar una clase para elaborar su horario. 1. Se sigue la ruta: Home, Manage Student Records, Use, Schedule of Classes Página 15
2. Al terminar la ruta aparece el pánel secundario Find an Existing Value Este pánel contiene los criterios de selección para poder encontrar la información a la que se quiere acceder. Se debe registrar de la siguiente manera, según el campo: Academic Institution Term Suject Area Registre la Institución en donde está la información, UPGDL para Campus Guadalajara o UPANA para Campus México. En el ejemplo se utilizó UPGDL, ya que se quiere buscar un curso de ese Campus para hacer su horario. Se registra el valor correspondiente al ciclo académico que se quiera encontrar, en este caso fue el 1008 correspondiente a otoño del 2000. Se registra el valor correspondiente a nivel académico y su grado de avance, en este ejemplo se utilizó IND_5 correspondiente a Ingeniería Industrial de 5 semestre. El resto de los campos se dejaron en blanco para no restringir más la búsqueda. Después se hace clic en el botón. Página 16
3. Aparece el resultado de la búsqueda: Como se ve en la figura superior, el sistema muestra todos los registros que coincidieron con los criterios registrados, que para el ejemplo son todas las materias del la carrera y semestre solicitados, para el Campus y ciclo académico requeridos. 4. Existen otros tipos de criterios de búsqueda que son claves de búsqueda alternativas, éstas corresponden a los campos que se encuentran en la parte inferior del cuadro de diálogo de búsqueda. Las claves de búsqueda alternativas proporcionan una vía distinta para identificar los registros. Por ejemplo, el registro de búsqueda asociado a la tabla Course Description busca los datos utilizando el nombre del curso como clave principal. Si no hubiéramos registramos nada en Suject Area y, en cambio, en Description hubiéramos registrado Máquinas, el resultado de la búsqueda habría sido algo así: 5. Cada pánel de un menú tiene un registro de búsqueda asociado. Si selecciona otros páneles que tengan un registro de búsqueda común, el sistema no solicita que se introduzcan de nuevo criterios de búsqueda. Sólo solicita nuevas claves de búsqueda cuando se selecciona un pánel con un registro de búsqueda distinto. Continuando con el ejemplo, si se hace clic en el botón del campo Term, aparece el pánel secundario Lookup Term, para buscar el ciclo académico (Term) que interesa: Página 17
6. Inclusive, se puede registrar parte de la descripción del Term que se quiere encontrar en el campo Description y enseguida hacer clic en el botón, el sistema entonces muestra todos los valores disponibles para los ciclos académicos y su detalle, cuya descripción comienza con Otoño, de este modo resulta más sencillo hacer la búsqueda y elección del que se busca. A continuación, observe el resultado de la búsqueda, en el cual aparece el Term que se estaba tratando de encontrar: Página 18
6 cont.. Se hace clic sobre el renglón del valor encontrado (marcado con un círculo rojo) y el sistema regresa al primer pánel de búsqueda y registra dicho valor su campo correspondiente, de manera que se pueda continuar registrando criterios o se decida lanzar el Search del registro original que se está buscando. Uso de Fechas Efectivas. Las fechas efectivas se usan en PeopleSoft para: Mantener datos históricos en el sistema Ver el cambio de los datos a través del tiempo Almacenar datos futuros El uso de la fecha efectiva permite referir en qué momento del tiempo, un cambio en la información registrada en el sistema, tomará efecto. El sistema cataloga automáticamente la información en Histórica, Actual o Futura de acuerdo a la siguiente clasificación: Futura: Registros con datos que tienen la fecha efectiva mayor a la fecha del día de hoy (fecha del sistema). Actual: Registros con datos con fechas cercanas pero no mayores a la fecha del sistema. Cualquier dato que haga uso de una fecha efectiva tendrá solo una fecha efectiva válida. Histórica: Registros con datos con fechas efectivas anteriores a la fecha efectiva del registro de datos del valor Actual. Ejemplo: Asumiendo que el día de hoy es 01/09/1997 y por lo tanto la fecha del sistema, tres líneas de datos deberán catalogarse de la siguiente forma: 28/01/1997 Esta es la información actual porque es la fecha más cercana a la del sistema pero no es mayor a la misma de manera que este dato es el que para efectos del sistema considerará como vigente. 11/05/1994 Esta es una línea con información histórica porque la fecha es menor a la de la línea de información actual. 01/01/1900 Esta es también una línea con información histórica porque la fecha es menor a la de la línea de información actual. En este ejemplo no hay una línea con información futura que iniciaría su vigencia a partir de que esa fecha y la del sistema sean iguales. Página 19
Uso de las acciones al ingresar a un pánel. Hay cuatro funciones comúnmente utilizadas en PeopleSoft que tienen efectos diferentes en tablas con registros de datos relacionados a fechas efectivas, estas funciones son: Add New Value Añadir Update/Display Actualizar/Mostrar Include History Incluir Historial Correct History Corregir Historial La función Add Añadir se utiliza para insertar una nueva línea de datos en una tabla del sistema referenciada a un valor de búsqueda o llave de alto nivel. Las funciones Update/Display Actualizar/Mostrar, Include History Incluir Historial y Correct History Corregir Historial, utilizan reglas específicas relacionadas con fechas efectivas. Update/Display Actualizar/Mostrar permite: Ver datos fechados como actuales y futuros. Modificar valores futuros solamente Insertar valores futuros o una nueva línea de valor actual. Include History Incluir Historial Ver datos fechados como históricos, actuales y futuros. Modificar valores futuros solamente Insertar valores futuros o una nueva línea de valor actual. Correct History Corregir Historial Ver datos fechados como históricos, actuales y futuros. Modificar valores históricos, actuales y futuros. Insertar valores históricos, actuales y futuros. Página 20
Campos obligatorios y Opcionales - Los campos obligatorios son aquellos que no se actualizaron y se vuelven de color ROJO al momento de SALVAR. Se reconocen porque tienen un asterisco * a la izquierda de su descripción. Si se trata de salvar y algún campo obligatorio quedó en blanco, aparecerá un mensaje de advertencia, similar al de la figura inferior. - Los campos sin asterisco a la izquierda son opcionales y siguen apareciendo en blanco después de SALVAR. Página 21
Botones y Comandos del Sistema A continuación se describen algunos comandos y botones que son las herramientas que ofrece el sistema para el manejo de la información que contiene. Comando/Botón Descripción Utilidad Botones y comandos para páneles de búsqueda y selección de registros o valores: Búsqueda básica Cambia a un pánel con sólo los criterios de búsqueda básicos o indispensables. Búsqueda básica Lleva a un pánel con más opciones de búsqueda que la búsqueda básica. Agregar un registro a la base de datos. Agregar Buscar Borrar Indica al sistema que se registrará un nuevo registro y cambia al pánel para hacerlo. Lleva al pánel en donde se registrará la información del nuevo registro. Indica al sistema que inicie la búsqueda y muestre sus resultados. Borra los criterios de búsqueda que se hayan ingresado, y la lista del resultado de la búsqueda anterior, si la hubo. En el encabezado de una lista del resultado de una búsqueda: Ver todo Primero Último Mostrar renglones previos. Mostrar renglones previos. Ubicación de grupo de registros Mustra todos los registros resultdo de la búsqueda. Lleva al primer registro de la búsqueda. Lleva al último registro de la búsqueda. Lleva al grupo de registros anteriores de la lista. Lleva al grupo de registros posteriores de la lista. Indica qué rango de registros se están mostrando en el grupo que aparece, del total de toda la lista. En el pánel o grupo de páneles: Ir al primer registro Ir al último registro Ir al anterior. Lleva al primer registro de los que contiene la sección del pánel. Lleva al último registro de los que contiene la sección del pánel. Lleva al registro anterior de la sección del pánel. Ir al siguiente. Ver todo. Ubicación de registros. Lleva al registro siguiente de la sección del pánel. Ver todos los registros del pánel en la ventana. Ubica, dentro qué registro está activo en el pánel. Página 22
Comando/Botón Descripción Utilidad Agragar nuevo registro Borrar registro Buscar en Detalle Inserta un registro nuevo. Borra el registro activo. Trae el pánel con los criterios de búsqueda de la variable que está junto a este ícono. Petición de la lista del detalle de la variable. Página 23