BOLETÍN INTERNO # 59 IMPORTANCIA DEL USO DE LAS LISTAS DE DISTRIBUCION EN EL CORREO CORPORATIVO Es importante tener en cuenta que se denomina Correo Spam a una cierta forma de inundar la Internet con muchas copias del mismo mensaje. Durante las últimas semanas, se han estado enviando correos sin utilizar las listas de distribución creadas para tal fin. En otras palabras, cuando utilizamos una lista de distribución como BNA, compuesta por 180 usuarios, los servidores de correo interno y externos solo registran 1 destinatario, independiente que tenga archivos adjuntos o no. Al no utilizarlas estaremos enviando 180 correos, si multiplicamos, 180 destinatarios por 5 o 6 correos los resultados serán evidentes, entraremos a formar parte de la gran lista de correo Spam, es decir, nuestro dominio bna.com.co será registrado en las BlackList de todo el mundo, lo cual trae como consecuencia que no lleguen los correos a todos los destinatarios y/o demora en las entregas. Algunas de estas BlackList, se demoran en validar la información desde 24 horas hasta 8 días después de haber enviado el formulario, para remover la dirección IP que maneja el dominio (bna.com.co) en Internet; otras cobran por borrar al dominio de la lista. Como vemos, ingresar en la categoría spam es muy fácil, pero salir de ahí es algo complicado y demorado, además, los traumatismos que causa a los diferentes departamentos de la BNA el no poder enviar correos a Bancos, firmas comisionistas, entidades del estado y otras, desde el correo corporativo. El dominio de bna.com.co está ya reportado en varias de estas BlackList de spam, que son las comúnmente consultadas por los dominios para rechazar los correos que vienen de los dominios reportados en estas listas. Las implicaciones han llegado hasta aparecer reportados en las listas de Publicidad Política gratuita y Publicidad Comercial no autorizada. Se han realizado gestiones ante UNIANDES quien es el administrador de NIC de Colombia (donde obligatoriamente se deben registrar todos los dominios.co) para que nos retiren de estas lista, sin embargo, UNIANDES es claro en que si al 31 de octubre detectan que seguimos enviando correos masivos catalogados como spam (sin el uso de Listas de Distribución), nos cancelarán el dominio bna.com.co.
En consecuencia, y para evitar nuevos problemas de Spam, hemos elaborado un sencillo instructivo para que todos los funcionarios de la BNA y CRCBNA, puedan seguir paso a paso la utilización de las Listas de Distribución de correo. Agradecemos su colaboración y cualquier inquietud con gusto la atenderemos.
INSTRUCCIONES Generar el cuadro de nuevo mensaje (clic en nuevo y luego correo)
Hacer clic en la opción PARA: y aparece la siguiente pantalla Luego hacer clic en la parte izquierda de la ventana donde dice MOSTRAR LOS NOMBRES QUE FIGURAN EN (Específicamente sobre la flechita hacia abajo) y hacer clic en la opción todos los grupos. Como se muestra en la siguiente imagen:
Si tiene grupos creados en la opción de Contactos (Dentro de los contactos puede diferenciar a los grupos por el dibujito que aparece en la parte izquierda del grupo) la imagen que mostrara es la siguiente:
Al hacer clic le aparece la siguiente pantalla:
Hacer clic en el Grupo BNA (para seleccionarlo) y hacer clic en la opción PARA: que aparece en la parte inferior izquierda donde dice destinatarios del Mensaje. Le mostrará la siguiente imagen:
Ahora debe hacer clic en aceptar, le mostrará la siguiente imagen (NO HACER CLIC EN EL + QUE APARECE AL LADO IZQUIERDO DEL GRUPO BNA, PORQUE DESPLIEGA TODOS LOS CORREOS Y NO UTILIZAREMOS EN FORMA CORRECTA LAS LISTAS DE DISTRIBUCIÓN):
Finalmente, digite el Asunto del correo, Adjunte los documentos que necesite como siempre lo ha hecho y por último cuando haya terminado el correo debe hacer clic en la parte superior izquierda en la palabra Enviar.