INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO LEY 1474 DEL 2011 Y LEY 74 1993 JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO O QUIEN HAGA SUS VESES LAURA RITA BELTRAN BELTRAN INTRODUCCIÓN PERIOCIDO EVALUADO: 2013 MARZO 2013 - JULIO 10 La Admiración Municipal de Cumaral - Meta y su equipo de trabajo que la integra adelanta para vigencia actual los compromisos y metas adquiridas en el Plan de desarrollo, establecidas para una mejora continua de las condiciones sociales, económicas, ambientales y culturales de los cumaraleños, compromiso enmarcado con responsabilidad y transparencia en sus funciones y en el ejercicio de sus deberes para mejorar el bienestar social de sus habitantes. La Asesora de la Oficina de control Interno del Municipio de Cumaral Meta dando cumplimiento a lo establecido por la Ley 1474 articulo No. 9 presenta el segundo informe de la vigencia 2013. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÈGICO AVANCES El comité de control interno en reuniones hace el levantamiento de actas donde se comprometen al seguir cumpliendo con el mejoramiento del Modelo Estándar de control interno MECI. La oficina de control interno mensualmente hace reflexiones con los valores del Código de Principio y Valores Éticos, adoptado según Decreto No. 097 del 2012, que fue elaborado participativamente dando como resultado el valor fundamental La Honestidad. Los valores que fueron plasmado en el código de principios y valores Éticos, de la Administración del Municipio Cumaral fueron: Honestidad, Responsabilidad, Transparencia, Respeto, Justicia, Servicio, Participación, dialogo, Compromiso, Solidaridad, Lealtad, Cordialidad, Sentido de pertenencia. La Administración de Cumaral en su continua búsqueda por el desarrollo de Talento humano y dando cumplimiento a políticas y estrategias en sus avances en la vigencia 2013, ha dado a cada uno de los funcionarios el carnet que los identifica como administradores públicos que ejercen sus funciones en este Municipio. En la parte de identificación de imagen corporativa de la Administración Pa`lante Cumaraleños 2012-2015, los funcionarios han recibido chalecos con el distintivo de la Administración.
La Reunión de bienestar organizada como reconocimiento e incentivo a todos los funcionarios por su ardua labor en festejo de cumpleaños el cual está en el plan institucional de bienestar social dos veces al año. Se ha capacitado a los funcionarios en manejo archivístico. El CENA adelanta las capacitaciones de salud ocupacional dirigida a funcionarios y comunidad. Se ha dado cumplimiento con los términos legales para el sistema de evaluación de desempeño a funcionarios de carrera. Cada Secretaria de la Administración Municipal elaboro su Plan de Acción. La oficina Control Interno elaboro y presento Informe anual vigencia 2012 logrando levantar la calificación a un buen nivel. Estilo de Dirección La Administración Municipal busca articular todas las políticas y estrategias en cumplimiento al Plan de desarrollo Pa lante Cumaraleños, 2012 2015 con sus metas y objetivos, el Ejecutivo Municipal y sus demás funcionarios en reuniones programadas, han elaborado al plan de Acción y Plan Indicativo. En las reuniones del Comité de Control interno (MECI) el ejecutivo Municipal, los Secretarios de despacho y demás funcionarios que hacen parte del comité, se trazan compromisos los cuales son fijados con términos de cumplimiento para luego ser socializados a todos los funcionarios de la Entidad. La asesora de control interno y el Comité de Control Interno direccionan en búsqueda de lograr la identidad administrativa en la estandarización de logos, formatos, manuales y cronogramas de actividades para la organización y el buen desarrollo de procesos. Se elaboró el Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano con su respectivo mapa de riesgos dando cumplimiento a la estrategia según Ley 1474 de 2011 Art, 73. Este plan fue elaborado con la participación de todos los funcionarios, mediante entrevista y cuestionario aplicativo. Ambiente de control La administración de Cumaral, fija políticas de atención al ciudadano en horarios, de lunes a viernes, atendiendo las inquietudes y para evitar tramitología el ejecutivo Municipal atiende a puerta abierta a la comunidad un día en la semana, el buzón de quejas y reclamos se encuentra al servicio de la ciudadanía, en la página web se abren espacios de concertación.
Dificultades La restructuración Administrativa hace que el ajuste a los comités para la integración de los nuevos funcionarios sea lenta.. Falta compromiso por parte de los jefes de despacho para implementación de políticas para la medición de indicadores de gestión. Falta de compromiso de las Secretaria para el informe de ajusta al plan de acción. La falta de cultura institucional para el uso de página web. Falta de cultura ciudadana para el uso del buzón de sugerencias SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION AVANCES Con el fin de dar cumplimiento al plan de Desarrollo Pa lante Cumaraleños 2012 2015, la administración de Cumaral elaboro, un plan de acción por secretarias, Plan indicativo, plan Operativo; Se trabajó en el plan Indicativo el cual resume y organiza anualmente los compromisos adquiridos donde podemos obtener un diagnóstico para las metas cumplidas hasta el momento y las por cumplir; el objetivo es lograr alcanzar las metas propuestas. Se da ajuste a los comités después de la restructuración hecha por la Administración Municipal. Se elaboró Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Se pone en práctica la implementación de Código Postal en toda comunicación dirigida a la ciudadanía o demás entidades, de oficio o electrónicamente llevara el código No. 501021 que según estadística del DANE hace parte de la cabecera Municipal de Cumaral. Se dio a cada Secretaria y oficinas asesoras un correo Institucional. Los recaudos y pagos de la tesorería Municipal se hacen Mediante Acuerdo municipal No. 031 del 2012. Después de la restructuración Municipal Se hace un ajuste a las tablas de retención documental y se reorganiza el archivo Municipal.
Se trabaja en la estandarización de formatos por dependencia. Se socializo el organigrama de la nueva planta de personal teniendo en cuenta el Acuerdo Municipal No. 026 de noviembre 30 del 2012 por medio del cual se establece, y el Decreto No. 003 de enero 2013 por medio del cual de adopta.la planta de personal. Se tiene un diseño de formato con el orden para la presentación de contratos según norma de contratación. Se hizo la rendición de cuentas del primer periodo de la vigencia 2013, en esta rendición de cuentas los ciudadanos, fueron invitados a participar por medio de perifoneo, avisos en cartelera, Pagina Web, y se ofició a todos los presidentes de junta de acción comunal. La exposición se hizo en la concha acústica Municipal Darío Robayo con apoyo audiovisual donde el Ejecutivo Municipal y los Secretarios de Despacho dieron informe de Gestión de los proyectos ejecutados, en ejecución y a ejecutar, el informe fue importante para la ciudadanía, ya que les permitió participar y enterrasen del desarrollo Administrativo que tiene como fin dar cumplimiento a la misión institucional a la Constitución y normas que rigen la función pública. Se actualizo y modifico por medio del Decreto No. 021 del 12 marzo 2013 el nuevo comité de Gobierno en Línea y anti-trámites. Se actualizo la página web de gobierno en línea Según el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones los temas de ajuste fueron: diseño de página, creación de Facebook (Alcaldía de Cumaral) y twitter, consultas, tramites, formulario de impuestos, foro abierto de rendición de cuentas, encuestas, ofertas de empleo, se agregó el mapa Geográfico político Aéreo. Cumpliendo los principios de la modernización de la Administración pública, la política de la rendición de cuentas divulgadas en la página web dando cumplimiento al estatuto anticorrupción. El seguimiento al buzón de peticiones quejas y reclamos durante la vigencia 2013 se realizó revisando las inquietudes depositadas y levantando un acta mensualmente. La falta cultura para el uso del Buzón se ve reflejado en los pocos formatos depositados por ciudadana. El Ejecutivo Municipal sigue la política de puerta abierta a la ciudadanía un día en la Semana para la atención a la ciudadanía cumaraleña esto agiliza el trámite de cada persona pues no necesita sacar cita previa, ni traer oficio para radicar, de esta manera el Alcalde direccionará al ciudadano a la dependencia correspondencia para solucionar el problema si es el caso.
DIFILCULTADES Falta compromiso por parte de los funcionarios en aplicación de procesos. Falta de cultura ciudadana para el uso del buzón de sugerencias. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION AVANCES Se elaboró el plan de auditorías para la vigencia 2013. Se hace auditoria a los funcionarios por oficina según el plan de auditoria Verificación Ocular, Verbal, Escrita, Documentos, informes de gestión e indicadores. Se hizo seguimiento a la construcción del Plan Anticorrupción y de atención al Ciudadano, se hizo participes a los funcionarios para el desarrollo del mismo, los funcionarios contestaron el cuestionario para describir los procesos y procedimientos de actos de corrupción los cuales podrían ser de riesgo para la Entidad. La administración Municipal no lleva planes de mejoramiento en la actualidad. El municipio de Cumaral en el momento no lleva ningún proceso disciplinario contra funcionarios de esta Administración. La Oficina de Control Interno ha hecho auditorías a las dependencias para el seguimiento a los resultados dando recomendaciones y haciendo las respectivas observaciones, revisando las metas establecidas y su respectivo cumplimiento. Se hace el seguimiento a informes que son requeridos por los entes de control la primera semana de cada mes, que son mensuales, bimensuales, trimestrales, semestrales y anuales especial en al área financiera. Se revisa las carpetas de contratos para llevar el respectivo seguimiento a la contratación. La oficina de control interno aumentara los esfuerzos para el logro de la implementación del sistema que requiere dar a conocer el objetivo direccionado en función evaluadora y asesora siempre buscando mejorar la operatividad en la entidad.
DIFICULTAD La Administración Municipal, a la fecha no presenta avance en la construcción e implementación a planes de mejoramiento por cada servidor público. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTROL ESTRATEGICO Secretaria de Planeación La Administración Municipal, se encuentra dando cumplimiento a los programas y proyectos inmersos en el Plan de desarrollo del municipio de Cumaral 2012-2015 Pa`lante Cumaraleños. Para la vigencia 2013 el banco de proyectos tiene registrado 28 proyectos. Administración de Riesgos El mapa de riesgos de la administración Municipal señala la mala estructura e implementación de equipos de trabajo, son evidentes los riesgos por lo cual se trabaja para lograr mitigarlos, con el proyecto del nuevo palacio Municipal esto con el fin de lograr el bienestar de los servidores Públicos. El Desconocimiento de los Manuales de Funciones por parte de los funcionarios u omisión de su aplicación. Se elaboró plan anticorrupción con sus respectiva metodología establecida según ley 1474 del 2011 Art. 73. Se elaboró El mapa de riesgos. Talento Humano Se ha proyectado en la Administración municipal el plan de bienestar Social como una estrategia orientada a fomentar la participación de los servidores públicos en una convivencia de armonía y por ende la motivación de los mismos ante el cumplimiento de fines estatales. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION Sistema de Información El ajuste hecho al comité de Gobierno en línea y la actualización de la página del Municipio de Cumaral resalta el avance en la tecnología el cual nos permite llegar más rápido con información a la comunidad siendo este un componente importante y decisivo para mejorar la calidad de vida, sin discriminaciones físicas ni fisiológicas para aquellas personas con necesidades educativas, laborales (invidentes, sordos) etc, por ende la motivación hacia el cumplimiento de la estrategia Nacional Gobierno en Línea avanzado.
Procedimientos Las políticas de la Administración Municipal, se enfoca a la aplicación y al cumplimento de normas, a proyectar la actualización y formalización de nuevos procesos y procedimientos, a fin de mejorar la calidad en la atención a la comunidad Cumaraleña y en el cumplimiento de fin institucional. Optimización de Recursos Para el debido cumplimiento y sistematización de los procesos la Administración Municipal ha mejorado algunas dependencias dotándolas de aire acondicionados. Dichos funcionarios manifestaban necesidades de estar tranquilos en horas de oficina, que por la altas temperaturas se hace una necesidad. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION Sistema de Auditorías Internas El Plan de Auditorias está enfocado con un objetivo General que es Evaluar la gestión de las diferentes dependencias de la Administración Municipal, las cuales estén conformes con las disposiciones legales vigentes, con la planeación estratégica, procesos y procedimientos aplicables, así como los componentes establecidos en el Modelo Estándar de Control Interno MECI. Luego dar las recomendaciones pertinentes, contribuyendo con el cumplimento pertinente que sea necesario, especialmente en área de contratación, que sea con transparencia según lo indica la ley 1474 del 2011 Estatuto Anticorrupción. RECOMENDACIONES Aplicar directrices para la mejora de la comunicación organización Institucional. Trabajar en la identificación de riesgos Estratégicos. Se recomienda al nivel de directivo estar atentos a implementar programas y Estrategias que sean beneficiosas para el Municipio como la no contaminación, el buen uso del papel, Utilizar las páginas institucionales para contribuir con la estrategia. Reutilizar el papel y reciclar. Se recomienda establecer controles preventivos en los procesos de Contratación, como estrategia que garantice la eficiencia, transparencia y lucha contra la corrupción, dando cumplimiento al Ley 1474 del 2011 Estatuto Anticorrupción. Impulsar los valores del Código de Principio y Valores Éticos del Municipio de Cumaral, compromiso común de los servidores públicos en la construcción de un ambiente propicio donde los servidores público se
comprometen en la responsabilidad y transparencia en el ejercicio de sus funciones y el cumplimiento de sus deberes. > ^Fortalecer una estructura organizacional, en un campo tecnológico para la habitualidad sistematizada en comunicación interna y externa. > Los responsables de los procesos de gestión, deberán trabajar en sinergia, adoptando mecanismos de planeación acordes a los procedimientos que se deben surtir para el cumplimiento de objetivos, en pro de la generación de productos oportunos y confiables para la toma de decisiones, en cumplimiento de la misión institucional y la rendición de cuentas a la comunidad municipal. > Se recomienda poner en práctica el buen manejo archivístico de cada dependencia para la conseivacióa^ejos_documentos. LAURA RIT^BEfcTRAN BELTRAN Asesor ae Cofmohf4&mo Dirección,: CcdLe, 11 # 20-26 Centro- Tel. (8)6870263-3142959123 E-mcúb cüazcddía^cu^narcdrmetas, gov. ccr pcugütia/ www, ctwiarcds-metcv. gov. ccr CODOQO POSTAL 501021