Administración de compras e inventarios
1 Sesión No. 5 Selección de proveedores parte II Objetivo: En esta sesión el estudiante describirá la metodología de una buena selección de proveedores, dando algunos ejemplos de cómo debe comportarse el proveedor en el lapso de tiempo de la relación con el comprador y se identificará el correcto diseño de un canal de información de manera electrónica entre comprador y proveedor. Contextualización Con el objetivo de elevar el valor de la empresa y la calidad de los productos que ofrecemos, es necesario identificar a nuestros proveedores ideales para lograr nuestras metas. La decisión que tomemos puede causar un gran impacto positivo o crear un gran problema, el tener las herramientas adecuadas nos permitirá elegirlos para quedarnos con los mejores y transformarlos en nuestros aliados estratégicos. Hoy en día las empresas pueden elegir entre decenas de soluciones de administración de las relaciones con el cliente y sus proveedores, deben buscar una que integre en la totalidad de los procesos empresariales existentes y que tenga el poder de enlazar inmediatamente todo el ecosistema de negocios de la empresa. En este capítulo veremos las opciones que hay en la actualidad en cuanto a sistemas de información electrónica que faciliten a la empresa llegar a este dinamismo con su entorno.
2 Introducción al Tema Los proveedores con los que una empresa cuenta van a determinar el éxito o fracaso de ésta. Contar con buenos proveedores no significa sólo tener insumos de calidad, sino también tener costos bajos y sobre todo la seguridad de que podemos abastecernos de productos en el momento que lo requerimos. Para poder iniciar las actividades de una empresa es necesario adquirir productos y servicios, es por esto que es indispensable realizar un proceso de búsqueda y selección de proveedores más adecuados a las necesidades de la empresa. Queriendo una mayor competitividad con procesos comerciales integrados, flexibles y rápidos, es necesario tener el control total, es decir, interno y externo, en este caso hablamos de nosotros como empresa, nuestros recursos y necesidades, para lograr esto es necesario integrarnos a la nueva era tecnológica y sacar el mejor provecho de ella por medio de los canales de información que estas herramientas nos facilitan.
3 Explicación Métodos de selección de proveedores Una vez que hemos establecido los criterios que deben cumplir nuestros proveedores es hora de seleccionar a los mejores para nuestra empresa. Para realizar esta actividad debemos estudiar a los posibles proveedores y eliminar conforme va pasando el proceso de selección a los que no cumplan con nuestras expectativas hasta reducirlos a unos pocos. Con la información que tengamos en la búsqueda se debe realizar el siguiente trabajo: Ficha por proveedor, en el cual reflejaremos las características de los artículos que cada uno puede suministrar y las condiciones comerciales que ofrece. Por ejemplo: Un segundo ejercicio es realizar un cuadro comparativo en el que se vean reflejadas las condiciones ofrecidas por todos los proveedores en cuanto a calidad/precio, forma de pago, descuento, plazo de entrega, etc. Que sirva para
4 realizar un estudio comparativo más visual y general con toda la información recabada. Por ejemplo: Es recomendable tener varios pero tampoco exceder el número de proveedores, y tampoco es bueno depender de uno solo, se deben repartir los pedidos entre varios de ellos para garantizar el suministro en caso de que el primero de ellos falle, así evitaremos un desabastecimiento y por lo tanto un perjuicio económico cuando se tenga que parar la producción o el no tener producto para vender a nuestros clientes. Es importante que una vez elegido un proveedor le notifiquemos que fue seleccionado y explicarle las razones que nos han llevado a tomar dicha elección, así como también a los que no han sido seleccionados, ya que esto puede llevarlos a realizar nuevas ofertas o negociaciones que nos pudieran ayudar en futuras ocasiones. Algunos criterios que debemos tomar en cuenta una vez elaborado nuestro cuadro comparativo son los siguientes: Criterios económicos: tomamos en cuenta el precio de los artículos, descuentos, pagos de gastos ocasionados (transporte, embalajes, carga, descarga, etc.) descuentos por volumen de compra (rappels) y los plazos de pago. Elegiremos al proveedor cuyo precio final sea más bajo,
5 lógicamente cuando dos productos reúnan las mismas condiciones económicas, se elegirá al de mayor calidad. Criterios de calidad: cuando nos vamos con la prioridad de la calidad se deberá someter a un meticuloso estudio comparativo de sus características técnicas, analizar muestras, realizar pruebas, etc. Este criterio la utilizaremos cuando la prioridad de la empresa sea conseguir un producto de determinada calidad, que no tiene que ser precisamente la mejor, sino la que a la empresa le interese en ese momento o cuando el producto debe responder a unas características técnicas determinadas. Si los artículos son de la misma calidad seleccionaremos al que resulte más económico. Recordemos que no siempre la oferta más barata es la que más nos conviene, puesto que también se puede considerar como parámetros de calidad aspectos que no son directamente relacionados con los productos, por ejemplo, el periodo de garantía, imagen del producto, servicio de postventa, atención al cliente, prestigio del proveedor, localización, instalaciones, fuerza técnica y los datos que vimos en el capítulo pasado cuando buscamos a los proveedores. Comportamiento del proveedor en el tiempo Una vez seleccionado el proveedor debemos analizar posteriormente su servicio en cuanto a los criterios establecidos previamente. Este sistema de control, que no debe confundirse con el sistema de evaluación de proveedores, tiene como objetivo valorar la idoneidad de las relaciones que la empresa mantiene con sus proveedores. Se lleva a cabo de dos formas, la general (a todos los proveedores) y la particular.
6 En caso de que los acuerdos se cumplan o no se determinará las posibilidades de eliminar o pasará a ser un proveedor de segunda o tercera opción. Debemos determinar el nivel de calidad del servicio recibido con algunos indicadores, estos son los más frecuentes: a) Grado de aceptación de pedidos. b) Plazo de respuesta, es decir, la disposición del proveedor para entregar la información o producto necesario. c) Flexibilidad de los envíos, es decir, la reacción del proveedor respecto a las modificaciones no previstas en los pedidos. d) Relación de precios, el respetar el precio propuesto por el proveedor. En general se deben registrar las incidencias, es decir, cada vez que ocurre un incumplimiento, tiene lugar una incidencia que es preciso valorar en su justa medida. La valoración de la respuesta a la incidencia se realiza en función de su gravedad o, lo que es lo mismo, del perjuicio producido a la empresa compradora. Diseño de canales de información electrónica Cuando se quiere optimizar el tiempo, costos, servicios y producción, es necesario innovar y adaptarnos a las nuevas tendencias tecnológicas. Una opción, como lo hemos platicado en sesiones anteriores, son los ahora llamados sistemas ERP (Sistemas de planificación de recursos empresariales) o los CRM (Customer Relationship Management. Toda empresa puede diseñar e implementar el canal que mejor le convenga de acuerdo a sus necesidades, hay varias aplicaciones de herramientas informáticas que pueden encontrar como son de gestión comercial, de logística integral y de control de la distribución, nosotros nos enfocaremos en la de gestión comercial:
7 Aplicaciones de gestión comercial. Éstas gestionan el almacén desde un punto de vista comercial y, además de la gestión de compra-venta, realizan funciones relacionadas con las operaciones de abastecimiento y almacenaje como son: Pedidos a proveedores: generación automática de pedidos, cálculo de stock del almacén, control de la situación de cada pedido. Envíos de pedidos a través de correcto electrónico. Facturas de proveedores: generación y contabilidad de las facturas a partir de los pedidos. Regularización de almacenes, modificando el stock físico. Realización de inventario físico con terminales de mano. Control de costos. Históricos de movimientos y regularizaciones de almacén. Inventarios valorados. Fichas de almacén por producto. Gestión de mercancías a través de códigos de barras: familia, ubicaciones, propiedades definidas por el usuario, stocks máximo y mínimo pendientes de servir y recibir, etc. Para elevar la eficiencia de la función de compras, es necesario que los responsables principales de las empresas centren su atención en cuatro áreas o asuntos básicos como son un sistema de compras que señale el número óptimo de unidades que debe comprarse en cada caso, la implantación de sistemas de alerta, un sistema de seguimiento y del cálculo y seguimiento de los índices financieros relacionados con los stocks. La velocidad de respuesta ante las necesidades de la empresa debe ser alta, ya que el usuario no esperará eternamente y buscará otras opciones. Esta
8 implementación puede ayudar a una organización a transformar la forma en que mercadea, vende y ayuda a sus clientes y proveedores, fomentando la lealtad y construyendo relaciones a largo plazo mutuamente satisfactorias. http://www.actiumformacion.es/assets/images/821480?style=l&xsfv=1403362956&name=9551_wpm_hires.jpg
9 Conclusión Es recomendable que la empresa cuente siempre con más de un proveedor, aun cuando no necesitemos de sus servicios, es bueno tener siempre a la mano por cualquier contingencia que se pudiera presentar, es decir, si nuestro proveedor principal disminuye su calidad, hay escases de producto, que no se pueda dar abasto, o simplemente no cumple con los estándares que en un principio se pactaron. La inversión en un sistema de información entre la empresa y sus proveedores no debe escapar de ser un interés principal de los dueños o directivos, ya que la eficacia del departamento de compras depende de la fluidez de información entre los departamentos de la empresa y el de sus proveedores. La implementación de un canal de información permite adelantarse en la economía de e-bussines de hoy, esto es, cuida las relaciones comerciales con todo el entorno de la empresa, como los clientes, prospectos, inversores, proveedores y otros, ofreciendo soluciones integrales, es decir, que no solo benefician una sola área de la empresa, sino toda en su conjunto.
10 Para aprender más Algunos métodos para obtener nuevos proveedores S.a. (2014). Walmart México, en busca de los mejores proveedores. Artículo para la página virtual de El Economista. Obtenido de http://eleconomista.com.mx/industrias/2014/02/12/walmart-mexicobusca-mejores-proveedores La selección de proveedores, factor de relevancia para brindar productos de primera calidad SoyEntrepreneur (2009) Cómo seleccionar al mejor proveedor para tu negocio. Artículo para la revista virtual Soy Entrepreneur. Obtenido de http://www.soyentrepreneur.com/como-seleccionar-al-mejor-proveedorpara-tu-negocio.html
11 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta sesión, ahora tendrás que realizar la siguiente actividad: Una empresa de servicios publicitarios está en búsqueda de nuevos proveedores, por el momento sólo busca imprentas. En tu localidad busca 3 proveedores, llena la ficha de proveedor y el cuadro comparativo; realiza la selección de tu proveedor y explica cuál elegirías y por qué, especificando el criterio de selección. Esta actividad la realizarás en formato de texto, al final tendrás que guardarlo en PDF para subirlo a la plataforma de la asignatura. En esta actividad se tomará en cuenta lo siguiente: Tus datos generales Referencias bibliográficas Ortografía y redacción Título Cuadro comparativo Ficha de proveedor Explicación de la selección
12 Bibliografía Lobato, F. y Villagrá, F. (2010) Gestión logística y comercial. España: Macmillan Iberia, S.A. Marketing Publishing. (2007) Compras e inventarios. España: Ediciones Díaz de Santos. S.a. (s.f.) Búsqueda de proveedores. McGraw Hill. Obtenido de www.mcgraw-hill.es/bcv/guide/capitulo/8448147731.pdf S.a. (2014). Walmart México, en busca de los mejores proveedores. Artículo para la página virtual de El Economista. Obtenido de http://eleconomista.com.mx/industrias/2014/02/12/walmart-mexicobusca-mejores-proveedores Sepúlveda García, H. (2009) CRM: customer relationship management. Argentina: El Cid Editor apuntes. ProQuest ebrary. SoyEntrepreneur (2009) Cómo seleccionar al mejor proveedor para tu negocio. Artículo para la revista virtual Soy Entrepreneur. Obtenido de http://www.soyentrepreneur.com/como-seleccionar-al-mejor-proveedorpara-tu-negocio.html