ADRINFOR S.L.
Indice 10- Utilidades de asientos...1 Eliminar asientos contables...2 Renumerar asientos...3 Mover subcuentas en el Diario...5 Copiar asientos...6 Comprobar asientos...8 Búsquedas atípicas...8 Teletrabajo con ContaPlus...14 Exportación de datos...15 Importación de datos...16 Búsquedas de comentarios...18 Ejercicios...21 Ejercicio 1...21 Ejercicio 2...21 Ejercicio 3...21 Ejercicio 4...22 Ejercicio 5...22 Recursos...23 Enlaces de Interés...23 i
10- Utilidades de asientos En las próximas dos unidades se van a estudiar una serie de opciones que ayudan en la introducción y gestión de información contable: Modificar, comprobar y borrar asientos contables. Búsqueda de información contable. Repaso de información contable. Teletrabajo. Introducción abreviada de asientos. En esta unidad se van a estudiar las opciones denominadas utilidades de asientos, situadas en el menú Financiera, opción 2. Opciones de diario, sub-opción 7.Utilidades de asientos También podemos acceder a las utilidades de asientos desde el Panel de Exploración: 1
Eliminar asientos contables Ya se estudió en la unidad 5ª cómo eliminar asientos contables desde la opción de gestión de asientos, gracias al icono Eliminación de Asientos del Diario : Eliminación por Nº de asiento permite eliminar un asiento o varios consecutivos. En este ejemplo se eliminaría el asiento número 2. El programa nos advierte mediante un mensaje de aviso (en letra roja) del borrado inminente del asiento. Tras pulsar sobre el botón aceptar, el asiento queda definitivamente borrado. Sólo la recuperación de una copia de seguridad puede ya recuperar dicho asiento. 2
Eliminación por subcuenta: sirve para borrar todos los asientos contables que contengan una (o varias consecutivas) subcuentas contables determinadas. En este ejemplo se eliminarían todos los asientos en los que aparezca la subcuenta 4000001 Importaciones Del Rincón, S.A. Renumerar asientos En la unidad 6ª se estudió qué es y para qué sirve la renumeración de asientos. Así, se vio que la opción renumerar Diario ordena los asientos por fechas, asignando a la primera fecha el número de asiento 1. Además. elimina los números de asiento vacíos: Por ejemplo, si en mi contabilidad tengo introducidos los siguientes asientos: Asiento nº 1: 15-01-10 Asiento nº 2: 01-01-10 3
Asiento nº 3: 01-01-10 Asiento nº 5: 10-01-10 Tras una renumeración del diario, quedarían de la siguiente forma: Asiento nº 1: 01-01-10 Asiento nº 2: 01-01-10 Asiento nº 3: 10-01-10 Asiento nº 4: 15-01-10 La otra opción, cambiar número de asiento, permite asignar al usuario el número del asiento. Tan sólo deberá indicarse el asiento a renumerar (asiento origen) y el nuevo número que tomará (asiento destino). El nuevo número no debe estar ocupado por ningún otro asiento. En el ejemplo, el asiento nº 1 va a tomar el número 53: Tras pulsar sobre el botón aceptar, el programa muestra el siguiente mensaje: En este momento, el asiento número 1 está vacío. Nota importante: antes de una renumeración, y con el fin de evitar posibles errores de funcionamiento, conviene realizar una organización de ficheros, proceso ampliamente descrito en la unidad 6ª. 4
Borrar y renumerar asientos Mover subcuentas en el Diario Una de las tareas más arduas en la contabilidad es la codificación de subcuentas. En una empresa con 1.000 clientes puede codificarse mal alguno por error. Además, hay veces en las que la empresa decide cambiar el código de alguno de ellos. De no existir esta opción, el cambio de código de una subcuenta contable generaría el trabajo de modificar, uno a uno, todos los asientos contables en los que apareciera dicha subcuenta. En este ejemplo, se ha reclasificado el código de una subcuenta contable de bancos. El programa propone, por defecto, como inicial y final el primer y último asientos contables existentes. Nota importante: no todas las subcuentas contables pueden ser sustituidas por otras. Las excepciones son las subcuentas con origen en el fichero de cuentas especiales (IVA, Pérdidas y Ganancias, gastos e ingresos financieros derivados de diferencias): La relación de cuentas especiales se encuentra en el menú Financiera, opción 7. Configuración. 5
Aparecerá una pantalla como la siguiente: Descripción del Video Copiar asientos Consiste en copiar uno, varios o todos los asientos contables de una empresa (empresa seleccionada como origen de la copia) a la empresa con la cual se esté trabajando (empresa activa). Ambas empresas deben coincidir en el nivel de desglose de sus subcuentas y en el período contable: 6
En el ejemplo anterior se van a copiar los asientos correspondientes a marzo, abril, mayo y junio de la empresa X0 a la empresa Y0 (empresa activa), incluyéndose los comentarios. La selección de los asientos a copiar puede realizarse por fechas o por número de asiento. Tras el proceso de copia, el programa emite el siguiente mensaje: El copiado de asientos es una opción que se utiliza para traspasar el resultado positivo de pruebas, simulaciones o trabajo de usuarios noveles. Por ejemplo, el nuevo administrativo ha introducido los asientos contables en la empresa AA (especialmente creada para realizar pruebas) y, cuando el trabajo ha sido repasado por su superior, se traspasan a la empresa BB (empresa oficial). Así, se reduce la posibilidad de errores en la empresa definitiva. Copia de asientos 7
Comprobar asientos Utilidades de asientos Esta opción comprueba todos los asientos del libro Diario, exactamente si los asientos están cuadrados y si existen en los ficheros todas las subcuentas definidas. Si se realiza la comprobación y existen asientos descuadrados, éstos aparecerán en la parte inferior de la pantalla, pudiéndose imprimir para su posterior estudio y corrección. Si la comprobación resulta correcta, aparecerá una pantalla como la siguiente: Conviene realizar esta comprobación con cierta periodicidad, siendo obligado su cumplimiento cuando se detecten anomalías en el funcionamiento del programa. Búsquedas atípicas Esta opción sirve para localizar determinados apuntes en el libro Diario. A la hora de efectuar esta localización se introducen unas condiciones de búsqueda (fechas, importes, conceptos, subcuentas, etc.) y el programa presenta en pantalla todos los asientos que las cumplen. 8
Esta utilidad se suele emplear para la localización de determinados apuntes de los cuales sólo se conocen o recuerdan unos pocos datos. La mejor manera de comprender su funcionamiento es mediante el empleo de un ejemplo práctico. Supongamos que el gerente desea conocer todas las entradas de dinero en caja por importe inferior a 1.200,00 efectuadas durante el primer trimestre de 2010. Comenzaremos añadiendo la primera condición: 9
Con esta primera condición se limita la búsqueda a la subcuenta 5700001. Seguidamente, añadiremos una segunda opción: 10
Con esta segunda condición se especifica el valor monetario que tendrá el apunte donde aparezca la subcuenta 5700001. Las condiciones se enlazan entre sí mediante los parámetros Y Además u O bien. 11
Esta 3ª condición impedirá que se listen los asientos con apuntes de salidas en la subcuenta 5700001.. 12
La última condición limita las fechas al primer trimestre de 2010. Una vez aceptadas todas las condiciones de búsqueda, se procederá a la selección de la información contable que las cumple. Para ello se pulsará sobre el icono filtrar : 13
En la parte inferior de la pantalla aparecen los asientos que cumplen las condiciones previamente establecidas. En el ejemplo sólo hay un asiento, correspondiente a una entrada de dinero procedente de la C/C de la empresa. Imprimiríamos este asiento y se lo entregaríamos al jefe. Búsquedas atípicas de información contable Teletrabajo con ContaPlus ContaPlus es un programa que permite el teletrabajo, es decir, el trabajo a distancia. El proceso de teletrabajo consta de 5 pasos: 1. El usuario realiza trabajos contables desde un ordenador distinto al de la oficina: su casa, un portátil, etc. 2. El usuario almacena el trabajo realizado en 3 ficheros: proceso de exportación de datos. 3. El usuario hace llegar a la empresa dichos ficheros: e-mail, correo ordinario, paquetería, etc. 4. La empresa recibe los ficheros y los copia en la unidad donde tiene instalado ContaPlus. 14
5. La empresa incluye la información de esos 3 ficheros en su contabilidad: proceso de importación de datos. Exportación de datos En la siguiente pantalla, el teletrabajador selecciona los asientos que enviará a la empresa. En este caso se han seleccionado los tres últimos asientos introducidos. La selección también puede efectuarse por fechas. Los 3 ficheros a exportar contienen el Diario de asientos, las subcuentas contables y los comentarios de los asientos. Pueden exportarse en formato de texto (ASCII) o de base de datos (XBase): Si el proceso se desarrolla normalmente, a su finalización el programa emite el siguiente mensaje: 15
Los 3 ficheros se encuentran ubicados en el ordenador del teletrabajador, en la carpeta donde tenga instalado ContaPlus, y dentro de la subcarpeta TMP: En este momento, el teletrabajador ya podría enviar un e-mail a la empresa adjuntando los 3 ficheros. Importación de datos En la siguiente pantalla la empresa, que ya ha ubicado los 3 ficheros en la carpeta donde tiene instalado ContaPlus, va a proceder a la importación de los datos contables. Si los archivos tienen extensión txt habrá que especificar que son ficheros ASCII, si la extensión es dbf indicaremos al programa que se trata de ficheros XBase: 16
Tras aceptar, el programa muestra una tabla con los asientos listos para la importación y otra con los no válidos. En este ejemplo hay 3 asientos listos para su importación y ninguno desechable: 17
Por último, pulsaremos sobre el botón y 3 asientos nuevos quedarán incluidos en el Diario de la empresa. Estos asientos se numerarán automáticamente tomando los últimos números de asiento. Si el proceso se realiza correctamente, aparecerá el siguiente mensaje: Exportación e importación de asientos Búsquedas de comentarios 18
En las unidades 4ª y 5ª vimos cómo se podían añadir comentarios a las subcuentas y a los asientos contables. Pues bien, esos comentarios pueden ser una guía para la localización de dicha información (subcuentas o asientos contables). En el ejemplo de la pantalla siguiente se intentan buscar asientos contables que contengan la palabra cheque: Tras pulsar el botón empieza la búsqueda, presentando mensajes de localización o no. En este caso hay un asiento contable que contiene el comentario cheque: 19
IMPORTANTE! En los comentarios podemos hacer figurar cualquier cosa, como por ejemplo un código de ubicación en los archivos del documento en el que se basa el asiento contable o una explicación referente a cómo se ha contabilizado el asiento. Será el usuario de ContaPlus quien decida si añadir o no, así como qué añadir en el campo de comentarios. No obstante, y cuando son varias las personas que registran contabilidad, la herramienta de COMENTARIOS puede ser muy aprovechable. Así, un administrativo podía colocar la palabra DUDA más la explicación en los asientos que ha registrado pero que desea que el contable repase. Con la búsqueda de comentarios, el contable localizaría fácilmente dichos asientos, los corregiría (si fuese necesario) y eliminaría finalmente dicho comentario 20
Ejercicios Ejercicio 1 Se pretende que el alumno adquiera destreza en el borrado de asientos contables, para lo cual deberá realizar las siguientes tareas: 1. Si no estás usando la versión DEMO, realiza una copia de seguridad completa (ver unidad 9ª) y ponle el comentario siguiente: ejercicio 1º del tema 10. 2. Borra el asiento número 3. 3. Borra los asientos correspondientes al mes de enero de 2010. 4. Realiza una organización de ficheros según las instrucciones descritas en la unidad 6ª 5. Recupera la copia de seguridad que has efectuado como primera tarea de este ejercicio. Si eres usuario de la versión DEMO, deberás volver a recuperar las soluciones a los ejercicios de la 9ª unidad. Ejercicio 2 Se pretende que el alumno practique con las opciones de renumeración que ContaPlus posee. Para ello deberá realizar las siguientes tareas: 1. Saca un listado del Diario por pantalla ordenado por número de asiento. Fíjate que número tiene el asiento de la factura emitida, porque después de este proceso será el número 1. 2. Asigna al asiento número 1 el número 50. 3. Asigna al asiento de la factura emitida el número 1. 4. Realiza una organización de ficheros. 5. Renumera el Diario. 6. Lista el Diario por pantalla. Da igual la ordenación que elijas (fecha o número de asiento) pues las fechas ya coinciden con los números de asiento. Observa las diferencias entre este listado y el obtenido al inicio del ejercicio. Ejercicio 3 Se pretende que el alumno practique con el cambio de subcuentas contables y para ello se ha diseñado este ejercicio. La empresa ha decidido cambiar la codificación de los proveedores, añadiendo los dos dígitos identificativos de la provincia. 1. Añade la subcuenta 4000481 Importaciones Del Rincón, S.A. con los mismos datos identificativos que la subcuenta 4000001 Importaciones Del Rincón, S.A. 2. Sustituye la cuenta vieja (4000001) por la recién creada (4000481). 3. Comprueba si ha variado la contrapartida de los asientos con la subcuenta de IVA Soportado. 4. Realiza una comprobación de asientos para detectar si hay alguno descuadrado. 21
Ejercicio 4 Utilidades de asientos Se pretende que el alumno adquiera destreza en la búsqueda y localización de información contable, para lo cual se realizará el siguiente ejercicio. El director de la empresa desea conocer la siguiente información: 1. Cuantas salidas de dinero de la C/C del B.B.V.A. se han efectuado en el primer trimestre de 2010 por importe inferior a 1.200,00?. Se propone que el alumno siga pantallas de condiciones que se muestran en la unidad. 2. Cuantas facturas han superado los 1.000 de ventas durante el mes de enero?. El alumno tiene varias opciones para localizar estas facturas. Se propone que lo haga con la subcuenta de IVA Repercutido y con el campo Base imponible. Ejercicio 5 Dado que el teletrabajo es una opción real en la actual sociedad y que ContaPlus lo permite, se propone que el alumno realice una práctica de exportación/importación de ficheros con trabajo contable. Para ello, deberá seguir las siguientes instrucciones: 1. Supuestamente, el teletrabajador ha terminado los objetivos de la semana y desea enviárselos a la empresa. Este trabajo consiste en los primeros 5 asientos contables de su diario, que se enviarán a la empresa en archivos de extensión txt. Deberá realizarse una exportación de asientos con estas características. 2. Accede al explorador de Windows y entra en el fichero XDiario.txt. Qué es lo que contiene?fíjate bien en su localización porque pasarás los 3 ficheros anteriormente obtenidos a un disquete. 3. Supuestamente, la empresa ha recibido el disquete con el trabajo contable de la semana y ha copiado los 3 archivos en una ubicación de su disco duro. Cuál sería ésta? 4. Por último, la empresa realizará la importación de los 5 asientos contenidos en los ficheros. Procede al respecto, organiza ficheros y comprueba cómo en el Diario hay 5 asientos más que anteriormente a la importación. IMPORTANTE! Al descargar las soluciones de los ejercicios, deberás utilizar nuevas claves para poder acceder al programa, la clave utilizada en la soluciones es: 12345678 Usuarios DEMO: cómo descargar las soluciones de los ejercicios 22
Recursos Enlaces de Interés http://www.canaltrabajo.com/teletrabajo/: Noticias sobre teletrabajo 23