0. LISTA DE VERSIONES VERSIÓN FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION 01 26/07/09 Creación del documento 02 30/01/12 Actualización procedimiento 03 21/10/14 Cambio del procedimiento 1. OBJETO Otorgar becas a los estudiantes que presenten la solicitud y cumplan los requisitos establecidos en el reglamento de Apoyo Financiero a la Formación Académica de la Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud - FUCS. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todas las dependencias, divisiones, departamentos, oficinas, facultades, decanaturas y vicerrectorías de la Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud. Inicia con la asignación de recursos del fondo de becas por parte de Bienestar, hasta el momento en que se le informa la aprobación de la beca al estudiante. 3. DEFINICIONES Beca: corresponde a la ayuda financiera otorgada a estudiantes de programas ofrecidos por la FUCS (Diferentes de personal administrativo o docente de la FUCS o de los Hospitales de San José e Infantil de San José). Es otorgada previo cumplimiento de requisitos específicos según lo establecido en el reglamento de apoyo financiero a la formación académica. 4. CONDICIONES GENERALES Para recibir la beca el postulante deberá estar a paz y salvo por todo concepto con la Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud. Los apoyos otorgados no son acumulables, salvo que se obtengan por derecho propio y no podrán superar el 50% del valor de la matrícula. Para la modalidad de estudio socio económico se tendrá en cuenta tanto el promedio acumulado como el promedio de notas del semestre académico para el otorgamiento. Las ordenes de matrícula correspondientes a los estudiantes seleccionados para presentarse al comité de becas, no serán generadas hasta la emisión del acuerdo del Consejo Superior, por lo cual se les asignara una fecha de pago diferente. BIENESTAR UNIVERSITARIO 1 de 10
PROCEDIMIENTO En caso de que el estudiante presentado al comité de becas, no le sea adjudicado ningún tipo de apoyo financiero, no tendrá implicaciones de pago extraordinario de matrícula. El estudiante que presente solicitud para renovación de Beca socioeconómica debe haber cumplido con la contraprestación de acuerdo al reglamento, realizando la solicitud nuevamente y anexando documentación requerida Todos los casos especiales deberán ser evaluados por la dirección de bienestar y remitidos a Consejo Superior. Las demás condiciones y procedimientos específicos de acuerdo con cada modalidad, se encuentran plasmados en el reglamento de apoyo financiero a la formación académica de la Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud. El estudiante que se postule bajo la modalidad socio- económico deberá diligenciar el formulario solicitud de Beca, para cada semestre. Las diferentes modalidades de becas que ofrece la FUCS serán parametrizadas por la división de bienestar universitario, en el sistema de información academusoft, a través del módulo incentivos. El cronograma de becas y listado de estudiantes que continúan en el procedimiento posterior a cada etapa de selección, son publicados en la página web institucional. Para la realización de entrevistas a los estudiantes postulados, si la situación lo amerita se solicitara apoyo del psicólogo de la División de Orientación Universitaria. 4.1 MODALIDADES DE BECA Rendimiento académico Relación institucional Necesidad socio-económica Participación en los consejos institucionales Participación activa en bienestar Mejores icfes a nivel nacional Rendimiento académico y producción intelectual Posgrados Representación en eventos académicos Posgrados Etnias Hermanos BIENESTAR UNIVERSITARIO 2 de 10
PROCEDIMIENTO 5. DOCUMENTOS RELACIONADOS Formato F-GER-GBE-01 Matriz de relación de becas Formularios de solicitud de beca en la paina Web Institucional Reglamento de apoyo financiero a la formación académica. BIENESTAR UNIVERSITARIO 3 de 10
6. DESARROLLO No Flujograma Actividad Descripción Responsable 1 Asignar recursos 2 Realizar cronograma Asignar los recursos del Fondo de becas (recursos propios y recursos donados) Realizar cronograma de otorgamiento de becas Comité de Becas 3 Beca por rendimiento académico? 4 Solicitar estudiantes de mejor promedio. Solicitar a las secretarias académicas el envío de las listas del número de estudiantes que obtuvieron los mejores promedios académicos, según cumplimiento de requisitos del reglamento. 5 Beca por participación activa en bienestar universitario? 6 NO NO SI SI Solicitar estudiantes a coordinaciones Solicitar a la coordinación de cultura, deporte y desarrollo humano, estudiantes según cumplimiento de requisitos del reglamento. BIENESTAR UNIVERSITARIO 4 de 10
NO 7 Beca por necesidad socioeconómica? SI 8 Diligenciar solicitud Diligenciar formulario de solicitud que se encuentra en la página Web y adjuntar documentación requerida. Estudiante 9 Preseleccionar estudiantes Recibir solicitudes y preseleccionar a los estudiantes que cumplan con los requerimientos establecidos en el reglamento. 10 Entrevista 11 Realizar visita domiciliaria Realizar entrevista para conocer el grado de vulnerabilidad y perfil del estudiante. Realizar visita para determinar las necesidades económicas del estudiante Coordinador(a) y Director Bienestar Trabajadora social 12 Generar informe Elaborar informe según visita domiciliaria y adjuntar solicitud de beca del estudiante. Trabajadora social BIENESTAR UNIVERSITARIO 5 de 10
13 Seguimiento al Informe Revisar el reporte de la visita y consolidar información Coordinador(a) y Director Bienestar NO 14 Beca por relación institucional, etnias o hermanos? 15 Diligenciar solicitud NO Diligenciar formulario de solicitud que se encuentra en la página web y posteriormente entregar los documentos requeridos a la División de Bienestar, según la modalidad de postulación. 16 Beca mejores icfes a nivel nacional? 17 Enviar lista de candidatos 23 SI SI La Oficina de Admisiones, Registro y Control remitirá a la División de Bienestar la lista de los candidatos merecedores a esta beca. Estudiante Admisión, registro y control BIENESTAR UNIVERSITARIO 6 de 10
18 Verificar cumplimiento de requisitos 19 Elaboración matriz de relación de becas 20 Revisión de hoja de vida 21 Revisión de Promedios Verificar que las solicitudes cumplan con los requerimientos establecidos en el reglamento de cada modalidad de beca. Elaborar matriz de informe dónde se relaciona la información de los estudiantes por cada modalidad de beca y los porcentajes sugeridos. F-GER-GBE-03 Matriz de relación becas Con la matriz se revisa hoja de vida (llamados de atención, sanciones disciplinarias) Se corroboran los promedios exigidos en cada modalidad, se emite y publica en la web institucional el listado de estudiantes seleccionados para presentación al comité de becas. Coordinador(a) y Director Bienestar Coordinador(a)s de y Web 22 Convocar a comité de becas Convocar al comité para el estudio de las solicitudes Director Bienestar BIENESTAR UNIVERSITARIO 7 de 10
23 Presentar a comité de becas Presentar las solicitudes de beca de cada estudiante con su respectiva documentación. Director Bienestar 24 Estudiar casos en comité 25 Aprobar otorgamiento 26 Informar 27 Publicar 28 Asignar becas Estudiar los casos y adjudicar el porcentaje de beca, según el cumplimiento de requisitos del reglamento y presentar al consejo superior. Aprobar el otorgamiento de becas mediante acuerdo y expedición de acuerdo del Consejo Superior Informar el valor adjudicado a cada beneficiario dentro de los 5 días hábiles siguientes a la aprobación Publicar resultados de las becas aprobadas para el periodo Asignar las becas aprobadas a los estudiantes en el sistema Academusoft. Comité de Becas Consejo Superior Humano y Auxiliar Bienestar. Coordinador(a)s de y Web Auxiliar Cartera BIENESTAR UNIVERSITARIO 8 de 10
29 Generación de orden de pago Generar el recibo de pago con el apoyo financiero aprobado Beca Estudiante 30 FIN BIENESTAR UNIVERSITARIO 9 de 10
7. Tabla de registros: TABLA DE REGISTROS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO CODIGO NOMBRE DEL RESPONSABLE DE LUGAR DE TIEMPO DE DISPOSICIÓN FORMATO FORMATO DILIGENCIARLO ARCHIVO ARCHIVO FINAL F-GER-GBE-01 Matriz relación de becas Bienestar universitario Bienestar universitario 2 años Archivo inactivo 8. ANEXOS Formato F-GER-GBE-01 Matriz de relación de becas Formularios de solicitud de beca en la paina Web Institucional Reglamento de apoyo financiero a la formación académica. ELABORO REVISO APROBO Nombre: Julián Guillen Cargo: Analista de Procesos Fecha: 21/10/2014 Nombre: Eliana Solano Cargo: Directora Planeación y Gestión de Proyectos Nombre: Angélica Rodríguez Cargo: Coordinadora de universitario Fecha: 07/11/2014 Nombre: Sandra Cely Cargo: Directora Bienestar Fecha:21/11/2014 BIENESTAR UNIVERSITARIO 10 de 10