MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR OBJETIVO Establecer, las actividades necesarias para la asignación de vehículos oficiales a los funcionarios públicos del Organismo y que por necesidades de su función requieren del apoyo de un medio de transporte, así mismo, se definen las acciones que en coordinación con las Subgerencias de Adquisiciones y de Almacenes e Inventarios se llevan a cabo en el desarrollo de este procedimiento. CPFM - 01 5
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR POLÍTICAS 1. La Transportes deberá establecer y controlar la codificación y asignación de números económicos para todos los vehículos oficiales pertenecientes al Organismo. 2. Las Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Planta de Pinturas y Emulsiones, cuando adquieran nuevos vehículos deberán antes de entregar el bien a los resguardatarios, solicitar a la Transportes de Oficinas Centrales los números económicos que se asignarán a las unidades, así como enviar copia de facturas y solicitar su aseguramiento restante al año. 3. Las áreas de Almacenes e Inventarios deberán verificar que antes de entregar el vehículo se haya rotulado el número económico proporcionado por la Transportes. 4. Los funcionarios públicos a partir de que tengan a su resguardo vehículos oficiales, serán los directamente responsables de que en el caso de existir algún siniestro al bien propiedad del Organismo, y para efectos de iniciar con el trámite de recuperación del bien y pago de daños materiales, informar de inmediato por escrito a la Transportes en oficinas centrales y a las Subdelegaciones o Subgerencias Administrativas en las Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Planta de Pinturas y Emulsiones, anexando los siguientes documentos: A) Acta administrativa. B) Oficio de comisión y del viático, en su caso. C) Fotocopia de la póliza del seguro. D) Copia al carbón del reporte de siniestro emitida por la aseguradora E) Copia al carbón del volante de admisión que emite la aseguradora. F) Documento emitido por la autoridad que tome conocimiento del siniestro (en su caso). G) Fotocopia del resguardo del vehículo. H) Fotocopia de la licencia de conducir del trabajador que operaba la unidad. 6 CPFM - 01
TITULO: CLAVE: 01 UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES PAG. 1 DE 2 FECHA: 18 ABRIL 2006 RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO Área solicitante 1. Determina necesidad de requerir un vehículo nuevo, con base en las funciones del área. Ver Bases Generales para la Asignación, Control, Uso y Mantenimiento de Vehículos Propiedad de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos. 2. Elabora en SIAC (transacción ME51), solicitud de bienes o servicios, para requerir el vehículo, y describe las características generales del mismo y envía. Solicitud de pedido de bienes o servicios Adquisiciones / Adquisiciones / Almacenes e Inventarios / Ver Procedimiento para la Elaboración de Solicitudes de Pedido de Bienes o Servicios Manual de Adquisiciones. 3. Recibe y solicita vía correo electrónico, se lleve a cabo estudio de mercado de acuerdo a las características establecidas por el área solicitante en la solicitud de bienes o servicios, mismas que anexa al correo. Ver Procedimiento para Seguimiento y Atención de Solicitudes de Pedido de Bienes o Servicios Manual de Adquisiciones. 4. Recibe, lleva a cabo estudio de mercado estableciendo las características técnicas del vehículo a adquirir y lo envía por correo electrónico. 5. Recibe la información y lleva a cabo el proceso de adquisición del vehículo mediante el procedimiento de contratación que corresponda y genera pedido para que la Almacenes e Inventarios genere número de activo fijo. Ver Procedimientos para Adquisiciones - Manual de Adquisiciones. 6. Recibe el vehículo con la factura, crea número de activo fijo en SIAC (transacción ME22N) y solicita a la Transportes su presencia para la revisión técnica y aceptación del bien. Ver Procedimiento de Entrada de Bienes Instrumentales Manual de Almacenes e Inventarios. Solicitud de pedido de bienes o servicios Estudio de mercado Estudio de mercado 7. Acude y conjuntamente con el personal designado del área de Almacenes e Inventarios, verifica que el vehículo corresponda a las características establecidas en el contrato o pedido y facturado. 8. Firma de conformidad la factura y recibe copia de la misma. 9. Captura en SIAC (transacción IH08), la carga de los datos técnicos especificados en la factura del vehículo adquirido, abre expediente del vehículo y archiva la copia. 10. Requiere al área solicitante vía correo electrónico, los datos del funcionario que será el resguardatario para la asignación del vehículo Nota: los datos que se requieren al área son: - Nombre del funcionario que será el responsable del vehículo (resguardatario) - No. De Empleado - Centro de adscripción del funcionario Gerencia de Innovación Gubernamental 7
TITULO: CLAVE: 01 UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES PAG. 2 DE 2 FECHA: 18 ABRIL 2006 RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO Área solicitante 11. Recibe y proporciona vía correo electrónico los datos del funcionario que será el resguardatario para la asignación del vehículo. Almacenes e Inventarios / Área solicitante Almacenes e Inventarios / 12. Recibe la información, determina número económico de acuerdo al catálogo de vehículos y envía la información del resguardatario, así como del número económico vía correo electrónico. 13. Recibe la información y genera resguardo en SIAC, imprime original con 4 copias, y coloca el número económico al vehículo. 14. Presenta el vehículo y resguardo. 15. Recibe y conjuntamente con el encargado de inventarios de la Almacenes e Inventarios, entrega al funcionario correspondiente de acuerdo a la asignación establecida por el área solicitante, el vehículo asignado y resguardo. 16. Recibe el bien y lo verifica contra el resguardo, mismo que firma y entrega quedándose con una copia. 17. Recibe resguardo firmado y entrega una copia Ver Procedimientos para El Control de Vales de Combustible y, Para la Elaboración y Seguimiento de Solicitud de Mantenimiento y/o Reparación a Unidades Vehiculares. 18. Recibe copia del resguardo firmado y archiva en el expediente del vehículo. Ver Procedimientos para El Control de Vales de Combustible y, Para la Elaboración y Seguimiento de Solicitud de Mantenimiento y/o Reparación a Unidades Vehiculares. Termina Procedimiento 8 Gerencia de Innovación Gubernamental
Página 1 de 3 Titulo Autorizado: 18/04/2006 Área: SUBGERENCIA DE TRANSPORTES, SUBDELEGACIÓN Y SUBGERENCIA DE TRAMO DE ADMON., DEPTO. DE ADMON. DEL CONEXO INDUSTRIAL Manual: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR Sustituye: 14/02/2006 ÁREA SOLICITANTE SUBGERENCIA DE ADQUISICIONES SUBGERENCIA DE TRANSPORTES INICIO DETERMINA NECESIDAD DE REQUERIMIENTO DE VEHÍCULO NUEVO 1 VER BASES GENERALES PARA LA ASIGNACIÓN, CONTROL, USO Y MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS PROPIEDAD DE SOLICITUD DE PEDIDO DE BIENES Y SERVICIOS ELABORA EN SIAC (TRANSACCIÓN ME51) SOLICITUD DE PEDIDO DE BIENES O SERVICIOS, REQUIRIENDO EL VEHÍCULO, DESCRIBIENDO LAS CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL MISMO Y ENVÍA 2 SOLICITUD DE PEDIDO DE BIENES O SERVICIOS VER PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE SOLICITUDES DE BIENES O SERVICIO ADQUISICIONES RECIBE Y SOLICITA VÍA CORREO ELECTRÓNICO, SE LLEVE A CABO ESTUDIO DE MERCADO, ANEXANDO LAS CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL VEHÍCULO REQUERIDO 3 ESTUDIO DE MERCADO VER PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO Y ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE BIENES O SERVICIOS ADQUISICIONES RECIBE Y LLEVA A CABO ESTUDIO DE MERCADO ESTABLECIENDO LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL VEHÍCULO A ADQUIRIR, ENVÍA VÍA CORREO ELECTRÓNICO. 4 A 9
Página 2 de 3 Titulo Autorizado: 18/04/2006 Área: SUBGERENCIA DE TRANSPORTES, SUBDELEGACIÓN Y SUBGERENCIA DE TRAMO DE ADMON., DEPTO. DE ADMON. DEL CONEXO INDUSTRIAL Manual: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR Sustituye: 14/02/2005 SUBGERENCIA DE ADQUISICIONES SUBGERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS, SUBGERENCIA DE TRANSPORTES A CONTRATO ESTUDIO DE MERCADO RECIBE INFORMACIÓN Y LLEVA A CABO EL PROCESO DE ADQUISICIÓN DEL VEHÍCULO 5 CONTRATO RECIBE EL VEHÍCULO CON, CREA NÚMERO DE ACTIVO FIJO EN SIAC (TRANSACCIÓN ME22N) Y SOLICITA A LA SUBGERENCIA DE TRANSPORTES, SU PRESENCIA PARA LA REVISIÓN TÉCNICA Y ACEPTACIÓN DEL BIEN 6 ACUDE Y CONJUNTAMENTE CON PERSONAL DE ALMACENES E INVENTARIOS, VERIFICA QUE EL VEHÍCULO CORRESPONDA AL CONTRATO O PEDIDO Y. 7 VER PROCEDIMIENTOS DEL ADQUISICIONES VER PROCEDIMIENTO DE ENTRADA DE BIENES INSTRUMENTALES ALMACENES E I. FIRMA DE CONFORMIDAD LA Y RECIBE COPIA 8 NOTA: LOS DATOS TÉCNICOS CONSISTEN EN: - CILINDRAJE - RENDIMIENTO DE COMBUSTIBLE - KILOMETRAJE PARA MANTENIMIENTO - PUNTOS DE MEDIDA - TIPO, MARCA Y FABRICANTE -COSTO - TIPO DE TRANSMISIÓN - CANTIDAD DE PASAJEROS - TIPO DE TRACCIÓN -FECHA DE ADMISIÓN - FECHA DE PUESTA EN MARCHA CAPTURA EN SIAC (TRANSACCIÓN IH08), LA CARGA DE LOS DATOS TÉCNICOS DEL VEHÍCULO, ABRE EXPEDIENTE Y ARCHIVA. 9 NOTA: LOS DATOS A REQUERIR SON: - NOMBRE DEL FUNCIONARIO QUE SERÁ EL RESPONSABLE DEL VEHÍCULO (RESGUARDATARIO) - No. DE EMPLEADO - CENTRO DE ADSCRIPCIÓN DEL FUNCIONARIO REQUIERE AL ÁREA SOLICITANTE VÍA CORREO ELECTRÓNICO, LOS DATOS PARA LA ASIGNACIÓN DEL VEHÍCULO. 10 B 10
Página 3 de 3 Titulo Autorizado: 18/04/2006 Área: SUBGERENCIA DE TRANSPORTES, SUBDELEGACIÓN Y SUBGERENCIA DE TRAMO DE ADMON., DEPTO. DE ADMON. DEL CONEXO INDUSTRIAL Manual: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR Sustituye: 14/02/2005 ÁREA SOLICITANTE SUBGERENCIA DE TRANSPORTES SUBGERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS, B RECIBE Y PROPORCIONA LOS DATOS VÍA CORREO ELECTRÓNICO PARA LA ASIGNACIÓN DEL VEHÍCULO 11 RECIBE, DETERMINA NÚMERO ECONÓMICO DE ACUERDO AL CATÁLOGO DE VEHÍCULOS Y ENVÍA LA INFORMACIÓN VÍA CORREO ELECTRÓNICO 12 RECIBE, GENERA E IMPRIME ORIGINAL CON 4 COPIAS, Y COLOCA EL NÚMERO ECONÓMICO AL VEHÍCULO 13 PRESENTA EL VEHÍCULO Y 14 RECIBE Y CONJUNTAMENTE CON EL ENCARGADO DE INVENTARIOS ENTREGA AL FUNCIONARIO CORRESPONDIENTE, EL VEHÍCULO ASIGNADO Y 15 RECIBE EL BIEN Y LO VERIFICA CONTRA EL, MISMO QUE FIRMA, ENTREGA QUEDÁNDOSE CON UNA COPIA 16 RECIBE FIRMADO Y ENTREGA COPIA 17 VER PROCEDIMIENTOS PARA: PARA EL CONTROL DE VALES DE COMBUSTIBLE Y PARA LA ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN A UNIDADES VEHICULARES TRANSPORTES RECIBE COPIA DEL FIRMADO Y ARCHIVA EN EL EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO 18 TERMINA PROCEDIMIENTO 11