MANUAL DE USUARIO FINAL Proceso 332_TBBP_FPF_Caja Menor

MANUAL DE USUARIO FINAL Proceso 332_TBBP_FPF_Caja Menor Manual paso a paso para solicitar el reembolso de caja menor y registro de la misma. THE BIG BANG PROJECT 2014

HISTORIAL DE VERSIONES Y APROBACIÓN CONTROL DE VERSIONES Fecha Versión Observación Autor 25/10/2014 1.0 Manual de usuario final Viviana Varilla Pérez 02/06/2015 2.0 Se agrega nota sobre mensajes de Validación Viviana Varilla Pérez 23/11/2015 3.0 Afinación manual de acuerdo a observaciones Viviana Varilla Pérez 10/12/2015 4.0 Se indica como seleccionar ReteICA Viviana Varilla Pérez 25/04/2016 5.0 Como buscar Proveedor Viviana Varilla Pérez 15/05/2017 6.0 Como revisar mensajes flujo trabajo Viviana Varilla Pérez APROBACIÓN DEL DOCUMENTO Elaboró Revisó y Aprobó The Big Bang Project Revisó y Aprobó Compañía Viviana Varilla Key User Área Financiera - Contabilidad Nancy Mira Gerente de proyecto Altipal S.A. Alba Yaneth Rodríguez Gerente Financiero Altipal S.A. Página 2 de 37

TABLA DE CONTENIDO Contenido 1. INTRODUCCIÓN... 4 1.1 Introducción... 4 1.2 Propósito... 4 1.3 Alcance... 4 1.4 Personal Involucrado en el Diseño del Proceso... 4 2. ASPECTOS RELEVANTES... 5 2.1 Roles Involucrados en el Proceso... 5 2.2 Restricciones... 5 2.3 Dependencias... 5 3. FLUJO DEL PROCESO... 6 3.1 Flujo del Proceso... 6 4. PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA... 8 4.1 Paso a paso del proceso en la plataforma... 8 4.1.1 Solicitud de reembolso... 8 4.1.2 Revisión y aprobación de la solicitud de reembolso... 19 4.1.3 Consultar Proveedores... 32 1. GUIA RAPIDA DE USUARIO... 33 1.1 Guía Rápida de Usuario Proceso (328_TBBP_FPF_Creación De Proveedores)... 33 5.1.1 Solicitud de reembolso... 33 5.1.2 Revisión y aprobación de la solicitud de reembolso... 35 2. GLOSARIO DE TERMINOS... 37 2.1 Glosario de Términos... 37 Página 3 de 37

1. INTRODUCCIÓN 1.1 Introducción Este manual contiene el proceso para llevar a cabo la solicitud de reembolso de caja menor y registro de la misma de acuerdo a las políticas establecidas para Altipal S.A. 1.2 Propósito El presente manual tiene como propósito describir paso a paso la forma correcta de solicitar un reembolso de caja menor y registro en la plataforma AX 2012 dentro del módulo de Proveedores el cual involucra las funciones desarrolladas por los responsables de caja menor, el Jefe Administrativo, el Coordinador de Operaciones y el auxiliar de caja menor 1.3 Alcance El manual contiene la información necesaria para realizar el proceso solicitud de reembolso y registro de caja menor en la plataforma AX 2012. Los detalles de los procesos y requerimientos definidos por Altipal S.A. se encuentran disponibles en la documentación del proyecto en los documentos de diseño que puede consultar a través de la plataforma Documentar en la carpeta THE BIG BANG PROJECT 1.4 Personal Involucrado en el Diseño del Proceso Nombres-Correos Electrónicos Roles Responsabilidades 1. Viviana Varilla Pérez Viviana.varilla@altipal.com.co 2. Angela Jimenez Angela.jimenez@altipal.com.co 3. Donald Caicedo Donald.caicedo@altipal.com.co 1. Usuario experto equipo BIG BANG área Financiera Contabilidad 2. Director de Contabilidad 3. Director Administrativo Implementación proceso de contabilidad e impuestos, y otros procesos conexos en AX2012 Página 4 de 37

2. ASPECTOS RELEVANTES 2.1 Roles Involucrados en el Proceso Rol Auxiliar de Contabilidad Responsable de Caja Menor Director de Administrativo Jefe Inmediato Rol Director de Contabilidad Coordinador de Operaciones / Jefe Administrativo Gerente Financiera y Administrativa 2.2 Restricciones Ítem Descripción R001 Solo se solicita reembolso el fondo tenga un disponible del 25%. R002 Solo se solicita reembolso cuando sea fin de mes. R003 El reembolso se realiza si está autorizado por el Jefe Inmediato. 2.3 Dependencias Ítem D001 D002 Descripción Para proceder con la solicitud de reembolso se deben contar con los soportes necesarios para el mismo. Se debe contar con un flujo de trabajo. Página 5 de 37

3. FLUJO DEL PROCESO 3.1 Flujo del Proceso FLUJO DE PROCESO PROPUESTO 332_CAJA MENOR P1 (Subproceso de Financiera) 16 DE DICIEMBRE DE 2013 THEBIGBANGPROJECT-FPF-332 INICIO Asignar Responsable de Caja Menor y Entregar Acta de Responsabilidad La caja menor ya existe? NO Solicitar la creación de una nueva Caja Menor en el plataforma AX2012 Crear Caja Menor en Modulo de Bancos Director Administrativo Acta SI Director Administrativo E-Mail Analista Contable AX2012 328_Creación De Proveedores Solicitar cambio de Responsable en la plataforma AX2012 Asignar Responsable de Caja Menor en la plataforma AX2012 1 Director Administrativo E-Mail Analista Contable AX2012 Diligenciar formato de Reembolso de Caja GA.020.FOR.RCM.001 y adjuntar soportes Desembolsar gastos de acuerdo a las políticas de caja menor 322_Cuadre De Caja Solicitar desembolso de Caja Menor en Caja General Informar al Director Administrativo que la Caja Menor fue creada o actualizada Responsable de Caja Menor Caja Menor Responsable de Caja Menor Caja Menor Director Administrativo E-Mail Analista Contable E-Mail Solicitar aprobación para el Reembolso de caja menor al Director o Jefe Administrativo La información es correcta? SI Aprobar y devolver soportes al Responsable de caja menor Ingresar a plataforma de AX2012 y diligenciar el reembolso de Caja Menor Radicar soportes en Recepción de la agencia correspondiente Responsable de Caja Menor Formato NO Director / Jefe Administrativo Formato Responsable de Caja Menor AX2012 Responsable de Caja Menor Soportes 1 Devolver soportes al Responsable de caja menor para corrección Director / Jefe Administrativo Formato 1 Revisar conceptos digitados Vs soportes Auxiliar Contable AX2012 331_Recepción Y Radicación De Facturas Propiedad Intelectual ALTIPALS.A. Todos los derechos reservados 2013 by IT Altipal S.A The Big Bang Project Prohibida su reproducción total o parcial sin el conocimiento expreso de ALTIPAL S.A Página 6 de 37

FLUJO DE PROCESO PROPUESTO 332_CAJA MENOR P2 (Subproceso de Financiera) 16 DE DICIEMBRE DE 2013 THEBIGBANGPROJECT-FPF-332 1 La información es correcta? SI Crear línea adicional con el valor a reembolsar con el responsable de la Caja Menor Registrar Diario Diligenciar numero de asiento en documentos digitalizados en Documentar NO Auxiliar Contable AX2012 Auxiliar Contable AX2012 Auxiliar Contable Documentar Corregir información errada Auxiliar Contable AX2012 Informar al Responsable de caja menor la inconsistencia encontrada y el valor de reembolso a realizar Auxiliar Contable E-Mail Trasladar documentos digitalizado a colección de Caja Menor Auxiliar Contable Documentar 322_CUADRE DE CAJA Enviar a Caja General soporte para que realice el reembolso de caja menor Auxiliar Contable E-Mail Propiedad Intelectual ALTIPALS.A. Todos los derechos reservados 2013 by IT Altipal S.A The Big Bang Project Prohibida su reproducción total o parcial sin el conocimiento expreso de ALTIPAL S.A Página 7 de 37

4. PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA 4.1 Paso a paso del proceso en la plataforma Caja Menor en AX 2012 4.1.1 Solicitud de reembolso Paso 1. Ingrese a la siguiente ruta: Proveedores/Diarios/Facturas/Diario de facturas en el módulo de proveedores: Paso 2. En el formulario que se muestra, de clic en el botón Nuevo, seleccione el diario de Caja Menor de la agencia a la que corresponde el reembolso De clic en el botón Líneas Página 8 de 37

Paso 3. En la ventana que se muestra (Diario) digite la siguiente información: Fecha: Seleccione la fecha del soporte físico. Tipo de cuenta: Por defecto el sistema le muestra Proveedor, deje esta. Cuenta principal: Digite el número del documento de identificación del soporte físico. Concepto: Seleccione el concepto que se acomode con el gasto o servicio que se está solicitando como reembolso. Concepto Descripción 024 Gastos Deportivos y de Recreación - Administración 025 Peajes - Administración 026 Notariales 027 Registro Mercantil 028 Tramites y Licencias 029 Reparaciones Locativas - Administración 030 Pasajes Intermunicipales - Administración 031 Elementos de Aseo y Cafetería - Administración 032 Útiles, Papelería y Fotocopias - Administración 033 Combustibles y Lubricantes - Administración 034 Correo, Portes y Envíos - Administración 035 Taxis y Buses - Administración 036 Transporte, Fletes y Acarreos - Administración 037 Casino y Restaurante - Administración 038 Parqueaderos - Administración 039 Gastos Deportivos y de Recreación - Comercial y/o Logística 040 Peajes - Comercial y/o Logística 041 Reparaciones Locativas - Comercial y/o Logística 042 Pasajes Intermunicipales - Comercial y/o Logística 043 Elementos de Aseo y Cafetería - Comercial y/o Logística Página 9 de 37

044 Útiles, Papelería y Fotocopias - Comercial y/o Logística 045 Combustibles y Lubricantes - Comercial y/o Logística 046 Correo, Portes y Envíos - Comercial y/o Logística 047 Taxis y Buses - Comercial y/o Logística 048 Transporte, Fletes y Acarreos - Comercial y/o Logística 049 Casino y Restaurante - Comercial y/o Logística 050 Parqueaderos - Comercial y/o Logística 052 Alquiler Video Beam - Comercial y/o Logística 056 Material de Empaque - Comercial y/o Logística 057 Otros Costos Rentas Departamentales 059 Cargue y Descargue de Mercancías 060 Aseo 061 Acueducto y Alcantarillado 062 Energía Eléctrica 063 Gastos Médicos y Drogas 064 Recarga de Extintores Factura: Digite el número de la factura que aparece en el soporte físico. En caso de que sea un recibo de caja menor, coloque la fecha del mismo colocando Dia/Mes/Año, ejemplo: 11/05/2015 Descripción: Borre la descripción que aparece por defecto y digite un texto de acuerdo al soporte. Ejemplo, Pasajes capacitación AX2012 en Funza. Crédito: Coloque el valor del gasto o servicio antes de impuesto. Tipo de cuenta de contrapartida: Por defecto el sistema le muestra Contabilidad, deje esta. Cuenta de contrapartida: El sistema le mostrara una cuenta contable con relación al concepto seleccionado. En esta columna coloque las dimensiones financieras en el orden Responsable-Centro de Costos-Grupo de Ventas-Zona de Ventas-Proveedor-Sitio y Tercero (Este último corresponde al número del documento de identificación del soporte físico). Para ello pulse la tecla tabular y despliegue la fila para seleccionar la que corresponda. Condiciones de pago: Seleccione el código 021 de Caja Menor. Grupo de Impuestos: El sistema le mostrara uno predeterminado de acuerdo a la cuenta del proveedor. Grupo de Impuesto de artículos: Seleccione el código de acuerdo al concepto del gasto o servicio que se está solicitando como reembolso. Página 10 de 37

ReteICA: Si se practica Retención de ICA sobre el gasto o servicio, seleccione el código de acuerdo al municipio y tarifa: Código de impuestos Nombre 116 Reteica Apartado 8 X Mil Compras 117 Reteica Apartado 8 X Mil Servicios 118 Reteica Apartado 10 X Mil Compras 119 Reteica Apartado 10 X Mil Servicios 120 Reteica Ibagué 3 X Mil Servicios 121 Reteica Ibagué 4,5 X Mil Servicios 122 Reteica Ibagué 5 X Mil Servicios 123 Reteica Ibagué 8 X Mil Servicios 124 Reteica Ibagué 7 X Mil Servicios 125 Reteica Ibagué 10 X Mil Servicios 132 Reteica Bogotá 4,14 X Mil Compras 133 Reteica Bogotá 4,14 X Mil Servicios 135 Reteica Bogotá 6,9 X Mil Servicios 136 Reteica Bogotá 9,66 X Mil Servicios 137 Reteica Bogotá 11,04 X Mil Compras 138 Reteica Bogotá 11,04 X Mil Financiero 139 Reteica Bogotá 13,8 X Mil Compras 140 Reteica Bogotá 13,8 X Mil Servicios 142 Reteica Duitama 3,3 X Mil Servicios 143 Reteica Duitama 4,4 X Mil Compras 144 Reteica Duitama 4,4 X Mil Servicios 146 Reteica Duitama 6,1 X Mil Servicios 147 Reteica Duitama 10 X Mil Compras 148 Reteica Duitama 10 X Mil Servicios Página 11 de 37

150 Reteica Yopal 4 X Mil Servicios 1501 Reteica Guamal 7 X Mil Compras 1502 Reteica Guamal 8 X Mil Compras 1503 Reteica Guamal 3 X Mil Servicios 152 Reteica Yopal 6 X Mil Servicios 153 Reteica Yopal 10 X Mil Compras 154 Reteica Yopal 10 X Mil Servicios 1611 Reteica Guamal 5 X Mil Servicios 1612 Reteica Guamal 7 X Mil Servicios 1619 Reteica Soacha 10 X Mil Compras 1620 Reteica Soacha 4 X Mil Servicios 1624 Reteica Soacha 5 X Mil Servicios 1625 Reteica Soacha 6 X Mil Servicios 1626 Reteica Soacha 10 X Mil Servicios 164 Reteica Villavicencio 2 X Mil Servicios 165 Reteica Villavicencio 4 X Mil Compras 166 Reteica Villavicencio 4 X Mil Servicios 168 Reteica Villavicencio 6 X Mil Servicios 169 Reteica Cartago 3 X Mil Compras 170 Reteica Cartago 3 X Mil Servicios 181 Reteica Florencia 5 X Mil Servicios 182 Reteica Florencia 6 X Mil Compras 183 Reteica Florencia 6 X Mil Servicios 185 Reteica Florencia 7 X Mil Servicios 187 Reteica Florencia 8 X Mil Servicios 1897 Reteica Duitama 5,5 X Mil Servicios 1898 Reteica Yopal 3 X Mil Servicios 1899 Reteica Yopal 7 X Mil Servicios 1900 Reteica Yopal 9 X Mil Servicios 197 Reteica Neiva 5 X Mil Compras 198 Reteica Neiva 5 X Mil Servicios 200 Reteica Neiva 7 X Mil Servicios 201 Reteica Pasto 6 X Mil Compras 202 Reteica Pasto 6 X Mil Servicios 205 Reteica Mocoa 10 X Mil Compras 206 Reteica Mocoa 10 X Mil Servicios 2066 Reteica Santa Rosa De Cabal 5 X Mil Compras 2067 Reteica Santa Rosa De Cabal 5 X Mil Servicios 2092 Reteica Girardot 2 X Mil Servicios 2093 Reteica Girardot 3 X Mil Servicios 2094 Reteica Girardot 4 X Mil Servicios Página 12 de 37

2095 Reteica Girardot 4 X Mil Compras 2096 Reteica Girardot 5 X Mil Servicios 2097 Reteica Girardot 6 X Mil Servicios 2098 Reteica Girardot 7 X Mil Servicios 2099 Reteica Girardot 10 X Mil Servicios 2100 Reteica Girardot 10 X Mil Compras 2101 Reteica Puerto Asís 7 X Mil Servicios 2102 Reteica Puerto Asís 10 X Mil Servicios 2103 Reteica Puerto Asís 10 X Mil Compras 217 Reteica Popayán 6 X Mil Servicios 219 Reteica Popayán 7 X Mil Servicios 221 Reteica Popayán 8 X Mil Servicios 222 Reteica Popayán 10 X Mil Compras 223 Reteica Popayán 10 X Mil Servicios 3735 Reteica Apartado 7 X Mil Servicios 3736 Reteica El Santuario 6 X Mil Servicios 3737 Reteica El Santuario 6 X Mil Compras 3738 Reteica Cali 3.3 X Mil Servicios 3739 Reteica Cali 6.6 X Mil Servicios 3740 Reteica Cali 7.7 X Mil Compras 3741 Reteica Cali 8.8 X Mil Servicios 3742 Reteica Cali 10 X Mil Servicios 4043 Reteica Itagüi 3 X Mil Compras 4044 Reteica Itagüi 5 X Mil Compras 4045 Reteica Itagüi 5 X Mil Servicios 4046 Reteica Itagüi 4 X Mil Servicios 4048 Reteica Mosquera 6 X Mil Compras 4049 Reteica Mosquera 6 X Mil Servicios 4050 Reteica Mosquera 7 X Mil Servicios 4051 Reteica Barranquilla 7 X Mil Compras 4052 Reteica Barranquilla 9.6 X Mil Compras 4053 Reteica Barranquilla 7 X Mil Servicios 4054 Reteica Barranquilla 10 X Mil Servicios 4055 Reteica La Calera 7 X Mil Compras 4056 Reteica La Calera 4 X Mil Servicios 4057 Reteica La Calera 5 X Mil Servicios 4058 Reteica La Calera 7 X Mil Servicios 4059 Reteica La Calera 10 X Mil Servicios 4213 Reteica Tierralta 7 X Mil Compras 4214 Reteica Tierralta 10 X Mil Compras 4215 Reteica Tierralta 6 X Mil Servicios Página 13 de 37

4216 Reteica Tierralta 7 X Mil Servicios 4217 Reteica Tierralta 8 X Mil Servicios 4218 Reteica Tierralta 10 X Mil Servicios 4361 Reteica Orocue 5 X Mil Servicios 4362 Reteica Orocue 8 X Mil Servicios 4363 Reteica Orocue 9 X Mil Servicios 4364 Reteica Orocue 10 X Mil Compras 4365 Reteica Orocue 10 X Mil Servicios Documento: Escriba el nombre del municipio al que corresponde el gasto o servicio. Ejemplo Chía Fecha del documento: Seleccione la fecha del soporte físico. Nota. Si el gasto que está solicitando contiene diferentes impuestos de IVA, es decir, si en la factura tiene IVA del 16% y del 5%, o tiene una parte IVA y otra parte no tiene haga lo siguiente: Agregue una nueva línea dando clic en el botón Nuevo y diligencie los siguientes datos: Fecha: Seleccione la fecha del soporte físico. Tipo de cuenta: Por defecto el sistema le muestra Proveedor, deje esta. Cuenta principal: Digite el número del documento de identificación del soporte físico. Concepto: no seleccione nada. Factura: Digite el número de la factura que aparece en el soporte físico. En caso de que sea un recibo de caja menor, coloque la fecha del mismo Descripción: Complemente la descripción que el sistema le coloca por defecto. Página 14 de 37

Crédito: Coloque el valor del gasto o servicio antes de impuesto. Tipo de cuenta de contrapartida: Por defecto el sistema le muestra Contabilidad, deje esta. Cuenta de contrapartida: no seleccione nada Condiciones de pago: Seleccione el código 021 de Caja Menor. Grupo de Impuestos: El sistema le mostrara uno predeterminado de acuerdo a la cuenta del proveedor. Grupo de impuesto de artículo: seleccione 212 Documento: Escriba el nombre del municipio al que corresponde el gasto o servicio Fecha del documento: Seleccione la fecha del soporte físico. En la pestaña Dimensiones financieras, seleccione la opción cuenta cuando la línea del diario es tipo Proveedor: Verifique la dimensión Sitio al que corresponde el gasto y de clic en el botón Aceptar. Agregue una nueva línea y diligencie lo siguiente Fecha: Seleccione la misma fecha que acabo de colocar en la línea anterior (la hereda por defecto) Tipo de cuenta: Por defecto el sistema le muestra Proveedor, cámbiela a Contabilidad. Página 15 de 37

Cuenta principal: Despliegue y seleccione la cuenta contable de acuerdo al concepto (Ver tabla). En esta columna coloque las dimensiones financieras en el orden Responsable-Centro de Costos-Grupo de Ventas- Zona de Ventas-Proveedor-Sitio y Tercero (Este último corresponde al número del documento de identificación del soporte físico). Para ello pulse la tecla tabular y despliegue la fila para seleccionar la que corresponda. Concepto Descripción Cuenta principal 024 Gastos Deportivos y de Recreación - Administración 51056601 025 Peajes - Administración 51250501 026 Notariales 51400501 027 Registro Mercantil 51401001 028 Tramites y Licencias 51401501 029 Reparaciones Locativas - Administración 51501501 030 Pasajes Intermunicipales - Administración 51552001 031 Elementos de Aseo y Cafetería - Administración 51952501 032 Útiles, Papelería y Fotocopias - Administración 51953001 033 Combustibles y Lubricantes - Administración 51953501 034 Correo, Portes y Envíos - Administración 51354001 035 Taxis y Buses - Administración 51954501 036 Transporte, Fletes y Acarreos - Administración 51355001 037 Casino y Restaurante - Administración 51956001 038 Parqueaderos - Administración 51956501 039 Gastos Deportivos y de Recreación - Comercial y/o Logística 52056601 040 Peajes - Comercial y/o Logística 52250501 041 Reparaciones Locativas - Comercial y/o Logística 52501501 042 Pasajes Intermunicipales - Comercial y/o Logística 52552001 043 Elementos de Aseo y Cafetería - Comercial y/o Logística 52952501 044 Útiles, Papelería y Fotocopias - Comercial y/o Logística 52953501 045 Combustibles y Lubricantes - Comercial y/o Logística 52953501 046 Correo, Portes y Envíos - Comercial y/o Logística 52354001 047 Taxis y Buses - Comercial y/o Logística 52954501 048 Transporte, Fletes y Acarreos - Comercial y/o Logística 52355001 049 Casino y Restaurante - Comercial y/o Logística 52956001 050 Parqueaderos - Comercial y/o Logística 52956501 052 Alquiler Video Beam - Comercial y/o Logística 52202501 056 Material de Empaque - Comercial y/o Logística 52954001 057 Otros Costos Rentas Departamentales 61359501 059 Cargue y Descargue de Mercancías 52359505 060 Aseo 52350501 061 Acueducto y Alcantarillado 52352501 Página 16 de 37

062 Energía Eléctrica 52353001 063 Gastos Médicos y Drogas 52058401 064 Recarga de Extintores 52359504 Concepto: no seleccione nada. Factura: Digite el número de la factura que aparece en el soporte físico. En caso de que sea un recibo de caja menor, coloque la fecha del mismo Descripción: Complemente la descripción que el sistema le coloca por defecto. Débito: Coloque el valor del gasto o servicio antes de impuesto. Tipo de cuenta de contrapartida: Por defecto el sistema le muestra Contabilidad, deje esta. Cuenta de contrapartida: no seleccione nada Grupo de Impuestos: El sistema le mostrara uno predeterminado de acuerdo a la cuenta del proveedor. Grupo de Impuesto de artículos: Seleccione el código de acuerdo al concepto del gasto o servicio que se está solicitando como reembolso. ReteICA: Si se practica Retención de ICA sobre el gasto o servicio, seleccione el código de acuerdo al municipio y tarifa Documento: Escriba el nombre del municipio al que corresponde el gasto o servicio Fecha del documento: Seleccione la fecha del soporte físico. Agregue nuevamente otra línea tipo contabilidad para terminar de compensar el diario con los pasos anteriormente descritos. De clic en el botón Nuevo por cada soporte que desee solicitar como reembolso y siga los mismos puntos anteriormente descritos. Página 17 de 37

Usted podrá visualizar en cada línea que digito información, el valor de los impuestos calculados. Para tener un detalle de los impuestos de clic en el botón Impuestos Con esto usted tendrá la opción de revisar que si escogió el grupo de impuestos adecuados a la transacción. Cierre la ventana Una vez termine de digitar la información, se desea saber cuánto es el valor que se le debe reembolsar sume el saldo del diario más el total de los impuestos: El total de los impuestos lo puede validar en el botón Consultas Totales de impuestos. Cierre la ventana Página 18 de 37

Paso 4. Cierre el diario, y en la franja del flujo de trabajo de clic en el botón Enviar Escriba un comentario en la ventana que le aparece y de clic en el botón Enviar Cuando lo envíe, en cuestión de un 1 minuto se le notificara que el flujo ha iniciado Cierre el formulario. 4.1.2 Revisión y aprobación de la solicitud de reembolso Paso 1. Al Auxiliar de contabilidad le llegara un mensaje de notificación donde le indica que tiene una solicitud de reembolso nueva. De clic sobre esta. Página 19 de 37

Si no logra ver el mensaje, en la parte inferior del área de trabajo, de clic en la campana de notificaciones Paso 2. Ubíquese en la línea de la tarea y de clic en el botón Ir a origen: Paso 3. El sistema lo llevará al diario de facturas, de clic en la barra de opciones y seleccione la opción Aprobar En la ventana que se muestra coloque un comentario y de clic en el botón Aprobar Página 20 de 37

Actualice el formulario presionando la tecla F5. Podrá visualizar que el botón Registrar se habilitó. De clic en el botón Líneas y seleccione la opción Editar Paso 4. Le saldrá un mensaje indicando que el diario está aprobado, si realiza un cambio deberá volver a iniciar el proceso de flujo de trabajo. De clic en el botón Aceptar Paso 5. Revise las líneas e impuestos versus los soportes físicos y corrija de ser necesario. Los grupos de Impuestos de artículos son: Página 21 de 37

Grupo de impuestos de artículos Descripción Clasificación de impuestos por módulo 040 Mandato Gasto IVA 19% Compras 041 Mandato Gastos IVA 5% Compras 042 Mandato Combustible Compras 043 Mandato Comisión Compras 044 Mandato Servicio En General Compras 045 Mandato Servicio De Empresas Temporales Compras 046 Mandato Servicio Transporte De Carga Compras 047 Mandato Servicio De Hotel y Hospedaje Compras 048 Mandato Arrendamiento De Bienes Muebles Compras 049 Mandato Arrendamiento De Bienes Inmuebles Compras 050 Mandato Honorarios Compras 051 Mandato Compra Bonos Compras 052 Mandato Servicios No Gravados Compras 053 Mandato Impuesto Al Consumo De Servicios 8% Servicio Comedor Compras 054 Mandato Servicios Gravados Al 5% Compras 055 Mandato Servicio De Restaurante Compras 169 Gastos IVA 19% Persona Jurídica y Declarantes Compras 170 Gastos IVA 19% Transitorio Persona Jurídica y Declarantes Compras 171 Gastos IVA 5% Persona Jurídica y Declarantes Compras 172 Gastos IVA 5% Transitorio Persona Jurídica y Declarantes Compras 173 Compra De Activos Fijos Compras 174 Combustible Compras 175 Comisión Compras 176 Comisión Transitorio Compras 181 Servicio En General Compras 182 Servicio En General Transitorio Compras 187 Servicio De Empresas Temporales Compras 188 Servicio De Empresas Temporales Transitorio Compras 189 Servicio Transporte Público De Pasajeros Terrestre Compras 190 Servicio Transporte Privado De Pasajeros Terrestre Compras 191 Servicio Transporte Privado De Pasajeros Terrestre Transitorio Compras 192 Servicio Transporte De Carga Compras 193 Servicio De Aseo Compras 194 Servicio De Aseo Transitorio Compras 195 Servicio De Hotel Y Hospedaje Compras 196 Servicio De Hotel Y Hospedaje Transitorio Compras 197 Arrendamiento De Bienes Muebles Compras 198 Arrendamiento De Bienes Muebles Transitorio Compras Página 22 de 37

199 Arrendamiento De Bienes Inmuebles Compras 200 Arrendamiento De Bienes Inmuebles Transitorio Compras 201 Honorarios Compras 202 Honorarios Transitorio Compras 207 Intereses Y Rendimientos Financieros Compras 208 Contratos De Construcción Y Urbanización Compras 209 Contratos De Construcción Y Urbanización Transitorio Compras 210 Compra Bonos Compras 211 Compra Bonos Transitorio Compras 212 Servicios No Gravados Compras 213 Compra Obsequios Proveedor 19% Compras 214 Compra Obsequios Proveedor 19% Transitorio Compras 215 Servicio Telefonía Móvil 19% Compras 216 Servicio Telefonía Móvil 19% Transitorio Compras 217 Impuesto Al Consumo De Servicios 4% Telefonía Móvil Compras 218 Impuesto Al Consumo De Servicios 8% Servicio Comedor Compras 219 IVA Mayor Valor Del Gasto Obsequios Compras 220 IVA Mayor Valor Del Gasto Servicio Hospedaje Compras 221 IVA Mayor Valor Del Gasto Servicios En General Compras 223 Servicios Gravados Al 5% Compras 224 Servicios Gravados Al 5% Transitorios Compras 389 Compra de Obsequios Sin Impuestos Compras 645 IVA Mayor Valor Del Servicio Póliza Seguro 5% Compras 646 IVA Mayor Valor Del Gasto Servicio Restaurante Compras 647 Servicio De Restaurante Compras 648 Servicio De Restaurante Transitorio Compras 649 Servicio De Vigilancia Compras 650 Servicio De Vigilancia Transitorio Compras 651 Honorarios 3.5% Licenciamiento de Software Compras 652 Honorarios 3.5% Licenciamiento de Software Transitorio Compras Los grupos de Impuestos son: Grupo de impuestos Descripción Clasificación de impuestos por módulo 002 Proveedor RS Compras 003 Proveedor RC Compras 004 Proveedor RC Autorretenedor Compras 005 Proveedor RC Exento De Retfte Compras 006 Proveedor RC GC Compras Página 23 de 37

007 Proveedor RC GC Autorretenedor Compras 008 Proveedor RC GC Exento De Retfte Compras 009 Proveedor RC Excluido De IVA Compras 010 Proveedor Del Extranjero Compras Código Impuesto Reteica Código de impuestos Nombre 116 Reteica Apartado 8 X Mil Compras 117 Reteica Apartado 8 X Mil Servicios 118 Reteica Apartado 10 X Mil Compras 119 Reteica Apartado 10 X Mil Servicios 120 Reteica Ibagué 3 X Mil Servicios 121 Reteica Ibagué 4,5 X Mil Servicios 122 Reteica Ibagué 5 X Mil Servicios 123 Reteica Ibagué 8 X Mil Servicios 124 Reteica Ibagué 7 X Mil Servicios 125 Reteica Ibagué 10 X Mil Servicios 132 Reteica Bogotá 4,14 X Mil Compras 133 Reteica Bogotá 4,14 X Mil Servicios 135 Reteica Bogotá 6,9 X Mil Servicios 136 Reteica Bogotá 9,66 X Mil Servicios 137 Reteica Bogotá 11,04 X Mil Compras 138 Reteica Bogotá 11,04 X Mil Financiero 139 Reteica Bogotá 13,8 X Mil Compras 140 Reteica Bogotá 13,8 X Mil Servicios 142 Reteica Duitama 3,3 X Mil Servicios 143 Reteica Duitama 4,4 X Mil Compras 144 Reteica Duitama 4,4 X Mil Servicios 146 Reteica Duitama 6,1 X Mil Servicios 147 Reteica Duitama 10 X Mil Compras 148 Reteica Duitama 10 X Mil Servicios 150 Reteica Yopal 4 X Mil Servicios 1501 Reteica Guamal 7 X Mil Compras 1502 Reteica Guamal 8 X Mil Compras 1503 Reteica Guamal 3 X Mil Servicios 152 Reteica Yopal 6 X Mil Servicios 153 Reteica Yopal 10 X Mil Compras 154 Reteica Yopal 10 X Mil Servicios 1611 Reteica Guamal 5 X Mil Servicios 1612 Reteica Guamal 7 X Mil Servicios Página 24 de 37

1619 Reteica Soacha 10 X Mil Compras 1620 Reteica Soacha 4 X Mil Servicios 1624 Reteica Soacha 5 X Mil Servicios 1625 Reteica Soacha 6 X Mil Servicios 1626 Reteica Soacha 10 X Mil Servicios 164 Reteica Villavicencio 2 X Mil Servicios 165 Reteica Villavicencio 4 X Mil Compras 166 Reteica Villavicencio 4 X Mil Servicios 168 Reteica Villavicencio 6 X Mil Servicios 169 Reteica Cartago 3 X Mil Compras 170 Reteica Cartago 3 X Mil Servicios 181 Reteica Florencia 5 X Mil Servicios 182 Reteica Florencia 6 X Mil Compras 183 Reteica Florencia 6 X Mil Servicios 185 Reteica Florencia 7 X Mil Servicios 187 Reteica Florencia 8 X Mil Servicios 1897 Reteica Duitama 5,5 X Mil Servicios 1898 Reteica Yopal 3 X Mil Servicios 1899 Reteica Yopal 7 X Mil Servicios 1900 Reteica Yopal 9 X Mil Servicios 197 Reteica Neiva 5 X Mil Compras 198 Reteica Neiva 5 X Mil Servicios 200 Reteica Neiva 7 X Mil Servicios 201 Reteica Pasto 6 X Mil Compras 202 Reteica Pasto 6 X Mil Servicios 205 Reteica Mocoa 10 X Mil Compras 206 Reteica Mocoa 10 X Mil Servicios 2066 Reteica Santa Rosa De Cabal 5 X Mil Compras 2067 Reteica Santa Rosa De Cabal 5 X Mil Servicios 2092 Reteica Girardot 2 X Mil Servicios 2093 Reteica Girardot 3 X Mil Servicios 2094 Reteica Girardot 4 X Mil Servicios 2095 Reteica Girardot 4 X Mil Compras 2096 Reteica Girardot 5 X Mil Servicios 2097 Reteica Girardot 6 X Mil Servicios 2098 Reteica Girardot 7 X Mil Servicios 2099 Reteica Girardot 10 X Mil Servicios 2100 Reteica Girardot 10 X Mil Compras 2101 Reteica Puerto Asís 7 X Mil Servicios 2102 Reteica Puerto Asís 10 X Mil Servicios 2103 Reteica Puerto Asís 10 X Mil Compras Página 25 de 37

217 Reteica Popayán 6 X Mil Servicios 219 Reteica Popayán 7 X Mil Servicios 221 Reteica Popayán 8 X Mil Servicios 222 Reteica Popayán 10 X Mil Compras 223 Reteica Popayán 10 X Mil Servicios 3735 Reteica Apartado 7 X Mil Servicios 3736 Reteica El Santuario 6 X Mil Servicios 3737 Reteica El Santuario 6 X Mil Compras 3738 Reteica Cali 3.3 X Mil Servicios 3739 Reteica Cali 6.6 X Mil Servicios 3740 Reteica Cali 7.7 X Mil Compras 3741 Reteica Cali 8.8 X Mil Servicios 3742 Reteica Cali 10 X Mil Servicios 4043 Reteica Itagüi 3 X Mil Compras 4044 Reteica Itagüi 5 X Mil Compras 4045 Reteica Itagüi 5 X Mil Servicios 4046 Reteica Itagüi 4 X Mil Servicios 4048 Reteica Mosquera 6 X Mil Compras 4049 Reteica Mosquera 6 X Mil Servicios 4050 Reteica Mosquera 7 X Mil Servicios 4051 Reteica Barranquilla 7 X Mil Compras 4052 Reteica Barranquilla 9.6 X Mil Compras 4053 Reteica Barranquilla 7 X Mil Servicios 4054 Reteica Barranquilla 10 X Mil Servicios 4055 Reteica La Calera 7 X Mil Compras 4056 Reteica La Calera 4 X Mil Servicios 4057 Reteica La Calera 5 X Mil Servicios 4058 Reteica La Calera 7 X Mil Servicios 4059 Reteica La Calera 10 X Mil Servicios 4213 Reteica Tierralta 7 X Mil Compras 4214 Reteica Tierralta 10 X Mil Compras 4215 Reteica Tierralta 6 X Mil Servicios 4216 Reteica Tierralta 7 X Mil Servicios 4217 Reteica Tierralta 8 X Mil Servicios 4218 Reteica Tierralta 10 X Mil Servicios 4361 Reteica Orocue 5 X Mil Servicios 4362 Reteica Orocue 8 X Mil Servicios 4363 Reteica Orocue 9 X Mil Servicios 4364 Reteica Orocue 10 X Mil Compras 4365 Reteica Orocue 10 X Mil Servicios Página 26 de 37

Valide cuanto es el valor a reembolsar. Para ello sume el total del diario con el total de impuestos Inserte una nueva línea en el diario, con los siguientes datos: Fecha: Seleccione la fecha de solicitud del reembolso Tipo de cuenta: Por defecto el sistema le muestra Proveedor, deje esta. Cuenta: Digite el número de cédula del responsable de la caja Factura: Digite el número del reembolso solicitado. Descripción: Digite Solicitud de reembolso número ## del mes Crédito: Coloque el total a reembolsar con impuestos. Tipo de cuenta de contrapartida: Por defecto el sistema le muestra Contabilidad, deje esta. Cuenta de contrapartida: Digite la cuenta 11051002 y coloque las dimensiones financieras en el orden Zona de Ventas- Sitio. Para ello pulse la tecla tabular y despliegue la fila para seleccionar la que corresponda. Perfil de contabilización: Seleccione 025 Caja Menor por Pagar. Grupo de Impuestos: El sistema le mostrara uno predeterminado de acuerdo a la cuenta del proveedor. Grupo de Impuesto de artículos: Seleccione el código 212 Servicios no gravados. Página 27 de 37

Documento: Escriba el nombre del municipio al que corresponde el gasto o servicio Fecha del documento: Seleccione la fecha de solicitud de reembolso. De clic en el botón Validar, si le sale algún error corrija y vuelva a validar. Nota: Puede salir un mensaje de Advertencia indicando que el número de factura se repite para el diario, de clic en Aceptar, puede suceder si en el diario existen diferentes recibos de caja menor de la misma fecha. Paso 6. Imprima el diario para revisar las cuentas contables que se registraran en la transacción. De clic en la opción Imprimir Diario Asegúrese de marcar las opciones especificaciones y totales. De clic en el botón Aceptar y podrá visualizar el diario Página 28 de 37

Cierre el informe. De clic en el botón Validar, corrija si se presentan errores. Paso 7. Salga del diario y de clic en la barra de acciones en Enviar y digite un comentario y de clic en el botón Enviar Paso 8. Actualice el formulario presionando la tecla F5. En la barra de acciones seleccione aprobar Página 29 de 37

Actualice el formulario presionando la tecla F5. Podrá visualizar que el botón Registrar se habilitó. Paso 9. De clic en el botón Registrar y seleccione la opción Registrar. Paso 10. Si en el diario se realizaron transacciones con proveedores pertenecientes al Régimen Simplificado proceda con la impresión de los documentos equivales y adjúntelos a los soportes físicos Para ello de clic en el botón Líneas para ingresar al diario. Ubíquese en la línea que contiene el proveedor que pertenece al régimen simplificado y seleccione la opción Imprimir Factura régimen simplificado Imprima el formato que se genera. Cierre el formato y repita este proceso por cada línea que contenga un proveedor que pertenece al régimen simplificado Cierre la ventana. Nota: Para revisar los comentarios del flujo de trabajo, se debe dar Clic en la barra del flujo de trabajo el botón Acciones y seleccionar la opción Ver Historial Página 30 de 37

Posteriormente lo lleva al formulario de historial de trabajo. En la pestaña de Detalles de seguimiento se debe ubicar en cada Acción: La primera le indica quien envió el Flujo y su correspondiente comentarios La segunda le indica a quien se asignó el flujo y fecha de vencimiento En el mismo flujo se indica quien aprobó y comentario Página 31 de 37

Si se tienen más actividades se debe revisar cada historial. proceso dentro de este 4.1.3 Consultar Proveedores Si se tiene dudas si un proveedor esta creado o no en la plataforma siga los siguientes pasos: Paso 1. Ingrese a la siguiente ruta: Proveedores/Común/Proveedores: Seleccione la opción todos los proveedores. Paso 2. En el maestro que se muestra, active los filtros pulsando las teclas Ctrl + G. Puede buscar por la Cuenta del proveedor sin digito de verificación o Nombre. Presione la tecla enter. Si el proveedor no se encuentra creado, debe solicitar la creación del mismo. Página 32 de 37

1. GUIA RAPIDA DE USUARIO 1.1 Guía Rápida de Usuario Proceso (328_TBBP_FPF_Creación De Proveedores) 5.1.1 Solicitud de reembolso 1. Ingrese a la ruta: Proveedores/Diarios/Diario de facturas en el módulo de proveedores 2. De clic en el botón Nuevo 3. Seleccione el diario de Caja Menor de la agencia a la que corresponde el reembolso 4. De clic en el botón Líneas 5. Fecha: Seleccione la fecha del soporte físico 6. Tipo de cuenta: Seleccione Proveedor 7. Cuenta: Digite el número del documento de identificación del soporte físico. 8. Concepto: Seleccione el concepto que se acomode con el gasto o servicio que se está solicitando como reembolso. Ejemplo Taxis. 9. Factura: Digite el número de la factura que aparece en el soporte físico. En caso de que sea un recibo de caja menor, coloque la fecha del mismo 10.Descripción: Digite el concepto del gasto 11.Crédito: Coloque el valor del gasto o servicio antes de impuesto. 12.Tipo de cuenta de contrapartida: Por defecto el sistema le muestra Contabilidad, deje esta. 13.Cuenta de contrapartida: El sistema le mostrara una cuenta contable con relación al concepto seleccionado. En esta columna coloque las dimensiones financieras en el orden Responsable-Centro de Costos-Grupo de Ventas-Zona de Ventas-Proveedor-Sitio y Tercero (Este último corresponde al número del documento de identificación del soporte físico). Para ello pulse la tecla tabular y despliegue la fila para seleccionar la que corresponda. 14.Condiciones de pago: Seleccione el código de Caja Menor. 15.Grupo de Impuestos: El sistema le mostrara uno predeterminado de acuerdo a la cuenta del proveedor. 16.Grupo de Impuesto de artículos: Seleccione el código de acuerdo al concepto del gasto o servicio que se está solicitando como reembolso. (170, 172, 174, 212 entre otros) 17.ReteICA: Seleccione el código que aplica de acuerdo a la retención aplicada 18.Documento: Escriba el nombre del municipio al que corresponde el gasto o servicio 19.Fecha del documento: Seleccione la fecha del soporte físico. 20.De clic en la pestaña Dimensiones financieras Página 33 de 37

21.En la opción cuenta, seleccione la dimensión sitio a la que corresponde el gasto 22.De clic en el botón Aceptar 23.De clic en el botón Nuevo y repita los pasos del 5 al 21 por cada gasto que desee adicionar. 24.De clic en el botón Impuestos y revise los impuestos calculados por cada línea 25.Cierre el formulario Impuestos 26.De clic en el botón Consultas / Totales impuestos 27.Sume el valor de este formulario con el total del diario para saber por cuando le llegara el reembolso 28.Cierre el formulario 29.En la barra de acciones de clic en el botón Enviar 30.Escriba un comentario y de clic en el botón Enviar 31.Cierre el diario Nota, si gasto tiene más de impuesto los pasos son: 32.Fecha: Seleccione la fecha del soporte físico. 33.Tipo de cuenta: Por defecto el sistema le muestra Proveedor, deje esta. 34.Cuenta: Digite el número del documento de identificación del soporte físico. 35.Concepto: no seleccione nada. 36.Factura: Digite el número de la factura que aparece en el soporte físico. En caso de que sea un recibo de caja menor, coloque la fecha del mismo 37.Descripción: Complemente la descripción que el sistema le coloca por defecto. 38.Crédito: Coloque el valor del gasto o servicio antes de impuesto. 39.Tipo de cuenta de contrapartida: Por defecto el sistema le muestra Contabilidad, deje esta. 40.Cuenta de contrapartida: no seleccione nada 41.Condiciones de pago: Seleccione el código 021 de Caja Menor. 42.Grupo de Impuestos: El sistema le mostrara uno predeterminado de acuerdo a la cuenta del proveedor. 43.Grupo de Impuesto de artículos: Seleccione 212 44.Documento: Escriba el nombre del municipio al que corresponde el gasto o servicio 45.Fecha del documento: Seleccione la fecha del soporte físico. 46.De clic en la pestaña Dimensiones financieras 47.En la opción cuenta, seleccione la dimensión sitio a la que corresponde el gasto 48.De clic en el botón Aceptar 49.Agregue una nueva línea 50.Fecha: Seleccione la misma fecha que acabo de colocar en la línea anterior (la hereda por defecto) 51.Tipo de cuenta: Por defecto el sistema le muestra Proveedor, cámbiela a Contabilidad. Página 34 de 37

52.Cuenta: Despliegue y seleccione la cuenta contable 51952501. En esta columna coloque las dimensiones financieras en el orden Responsable-Centro de Costos-Grupo de Ventas-Zona de Ventas-Proveedor-Sitio y Tercero (Este último corresponde al número del documento de identificación del soporte físico). Para ello pulse la tecla tabular y despliegue la fila para seleccionar la que corresponda. 53.Concepto: no seleccione nada. 54.Factura: Digite el número de la factura que aparece en el soporte físico. En caso de que sea un recibo de caja menor, coloque la fecha del mismo 55.Descripción: Complemente la descripción que el sistema le coloca por defecto. 56.Débito: Coloque el valor del gasto o servicio antes de impuesto. 57.Tipo de cuenta de contrapartida: Por defecto el sistema le muestra Contabilidad, deje esta. 58.Cuenta de contrapartida: no seleccione nada 59.Grupo de Impuestos: El sistema le mostrara uno predeterminado de acuerdo a la cuenta del proveedor. 60.Grupo de Impuesto de artículos: Seleccione el código de acuerdo al concepto del gasto o servicio que se está solicitando como reembolso. 61.ReteICA: Seleccione el código de acuerdo a la retención aplicada 62.Documento: Escriba el nombre del municipio al que corresponde el gasto o servicio 63.Fecha del documento: Seleccione la fecha del soporte físico. 64.Agregue nuevamente otra línea tipo contabilidad para terminar de compensar el diario con los pasos anteriormente descritos. 65.Siga los pasos 23 a 30 5.1.2 Revisión y aprobación de la solicitud de reembolso 1. De clic en la campana de notificaciones 2. Ubíquese en la línea de la tarea 3. De clic en el botón Ir a origen 4. De clic en la barra de opciones 5. Seleccione la opción Aprobar 6. Diligencie un comentario 7. De clic en el botón Aprobar 8. Presione la tecla F5 para actualizar 9. De clic en el botón Líneas / Editar 10.De clic en el botón Aceptar del mensaje que indica que el diario se aprobó 11.Revise las líneas e impuestos versus los soportes físicos y corrija de ser necesario 12.De clic en el botón Consultas / Totales impuestos Página 35 de 37

13.Sume el valor de este formulario con el total del diario para saber por cuando le llegara el reembolso 14.Inserte una línea nueva en el diario 15.Fecha: Seleccione la fecha de solicitud del reembolso 16.Tipo de cuenta: Por defecto el sistema le muestra Proveedor, deje esta. 17.Cuenta: Digite el número de cédula del responsable de la caja 18.Factura: Digite el número del reembolso solicitado. 19.Descripción: Digite Solicitud de reembolso número ## del mes 20.Crédito: Coloque el total a reembolsar con impuestos. 21.Tipo de cuenta de contrapartida: Por defecto el sistema le muestra Contabilidad, deje esta. 22.Cuenta de contrapartida: Digite la cuenta 11051002 y coloque las dimensiones financieras en el orden Zona de Ventas- Sitio. Para ello pulse la tecla tabular y despliegue la fila para seleccionar la que corresponda. 23.Perfil de contabilización: Seleccione 025 Caja Menor por Pagar. 24.Grupo de Impuestos: El sistema le mostrara uno predeterminado de acuerdo a la cuenta del proveedor. 25.Grupo de Impuesto de artículos: Seleccione el código 212 Servicios no gravados. 26.Documento: Escriba el nombre del municipio al que corresponde el gasto o servicio 27.Fecha del documento: Seleccione la fecha de solicitud de reembolso. 28.De clic en el botón Validar y corrija de ser necesario 29.De clic en la opción Imprimir Diario 30.Marque las opciones especificaciones y totales. 31.De clic en el botón Aceptar 32.Cierre el informe 33.De clic en el botón Registrar 34.Cierre el diario 35.En la barra de acciones de clic en la acción Enviar 36.Escriba un comentario y de clic en enviar 37.Actualice el formulario presionando la tecla F5. 38.En la barra de acciones seleccione la acción Aprobar 39.Presione la tecla F5 para actualizar 40.De clic en el botón Registrar y seleccione la opción Registrar 41.Si en el diario hay transacciones de personas que pertenecen al Régimen Simplificado, de clic en el botón líneas 42.Ubíquese en el asiento 43.De clic en el botón Imprimir 44.Seleccione la opción Factura régimen simplificado 45.Imprima el formato que se genera 46.Cierre el formato y repita los pasos del 43 al 46 por cada asiento 47.Cierre el diario Página 36 de 37

2. GLOSARIO DE TERMINOS 2.1 Glosario de Términos Término Asiento Concepto contable Diario Dimensiones Financieras Fecha del documento Fecha de Registro Flujo de trabajo Formulario Grupo de Impuestos Grupo de Impuestos de Artículos Lista Notificaciones Tipo de Cuenta Transacciones Concepto Numero de secuencia para realizar seguimiento a una transacción Identificador de la transacción contable, evita la digitación de cuentas contables Hoja de trabajo donde se pueden realizar diferentes transacciones, las cuales están identificadas con un número de asiento. Las dimensiones financieras son una herramienta que permite agrupar información relacionada con transacciones contables, pudiendo ser objeto de evaluación en términos económicos que sean de interés para la empresa Corresponde a la fecha que tiene el documento que soporta una transacción Fecha en la cual se realiza la transacción. Normalmente es la fecha del día. Proceso utilizado para la aprobación, cancelación o delegación de una transacción Lista que contiene un maestro, ejemplo: Proveedores, Clientes Corresponde a la condición tributaria del Proveedor o Cliente Corresponde a la actividad que se está ejecutando, la cual combinada con el grupo de Impuesto genera los impuestos que estén configurados en ambas tablas. Informa transacciones en las que está involucrado el usuario y que este necesita estar informado. Corresponde al tipo de modulo sobre el cual se realiza la transacción. Corresponde a los registros débito, crédito de un documento especifico. Página 37 de 37