MANUAL INTELISIS Intélisis México, D. F. Tehuantepec No. 118 Col. Roma Sur, C.P. 06760 México, D.F. Contáctanos Tel.: + 52 (55) 52 65 65 00 Fax: + 52 (55) 52 65 65 52 Knowledge Management Contácto Ing. Carlos Villanueva Quevedo cvillanueva@intelisis.com Web Site www.intelisis.com Departamento de Documentación y Procesos 2006
MANUAL Edición 02 Departamento de Documentación y Procesos 2006
Prohibida la reproducción total o parcial de este documento. Versión Fecha de Emisión 31/Octubre / 2005 Elaboró Lic. Gerardo Camacho Miranda Revisó Ing. Carlos Israel Villanueva Quevedo Departamento de Documentación y Procesos 2006
MI-FUN-001 31/OCTUBRE/2005 28/FEBRERO/2006 2 4 de 34 USO INDICE INDICE... 4 I. INTRODUCCION... 5 1. Objetivo... 6 II. INFORMACION REQUERIDA... 6 II. ACCESO A INTELISIS... 6 1. Descripción de campos... 7 III. ESTRUCTURA DEL... 8 1. Ventas... 9 2. Cobranza... 9 3. Tablero De Control... 10 4. Gastos... 10 IV. MODULO DE VENTAS... 11 1. Área de datos... 11 1.1 Campos... 11 1.2 Barra De Herramientas... 11 2. Realizar Movimiento... 12 2.1 Seleccionar Cliente Para el Movimiento... 12 2.2 Seleccionar Artículo Para el Movimiento... 16 2.3 Aplicar Descuento Por Partida (p/articulo)... 20 2.4 Aplicar Descuento Global al Movimiento... 21 2.5 Afectar el Movimiento... 22 V. MODULO DE COBRANZA...23 1. Área de datos... 23 1.1 Campos... 23 1.2 Barra de Herramientas... 24 2. Realizar Cobro... 24 VI. MODULO TABLERO DE CONTROL... 27 1. Área de datos... 27 1.1 Campos... 27 1.2 Barra de Herramientas... 28 2. Verificar Movimientos... 28 3. Ver Ticket de Auditoria... 30 VII. MODULO DE GASTOS... 30 1. Área de Datos... 30 1.1 Campos... 30 1.2 Barra de Herramientas... 31 2. Adicionar Un Gasto... 31 TABLA DE IMAGENES... 33 GLOSARIO Y SIGLAS... 34
MI-FUN-001 31/OCTUBRE/2005 28/FEBRERO/2006 2 5 de 34 USO I. INTRODUCCION Intélisis es la empresa líder en soluciones ERP diseñadas especialmente para las pequeñas y medianas empresas (PYMES). Ofrece la capacidad única de integrar el 100% de su organización a través de nuestra actual oferta de soluciones tecnológicas. Con el fin de lograr integrar a la organización surge Intelisis móvil. Intélisis Móvil es una aplicación que Incorpora soluciones tecnológicas integrales e innovadoras permite la Sincronización automática con Intélisis ERP de manera móvil. Intélisis Móvil funciona con equipos Palm y Pocket PC entre otros. Con el constante cambio y movimiento de las organizaciones es imprescindible estar en comunicación constante y sobre todo poder realizar operaciones de negocio aun estando fuera de la empresa, Intelisis Móvil nos permitirá realizar este tipo de operaciones que son tan prescindibles para las organizaciones que desean mantenerse en el mercado: Realiza movimientos como: Pedidos Facturas Devoluciones Cobranza Gastos Ingresos Alta de clientes Existencias Ventajas: Se puede llevar información importante como: Catálogo de Clientes Catálogo de Artículos Listado de Precios Listado de documentos con saldo deudor Se puede revisar de manera móvil: Ventas Cobranza Permite manejar: Aplicación de descuentos Diferentes almacenes
MI-FUN-001 31/OCTUBRE/2005 28/FEBRERO/2006 2 6 de 34 USO Intélisis Móvil es una aplicación segura ya que maneja control de accesos por el usuario y contraseña de Intélisis ERP. La tecnología cambia constantemente por tal motivo es indispensable mantenerse a la vanguardia, el poder realizar operaciones de negocio y trato con los clientes en todo momento se ha vuelto una necesidad, Intelisis Móvil permite Sincronización automática con Intélisis ERP con la finalidad de poder realizar movimientos aun estando fuera de la organización. 1. Objetivo El objetivo de Intelisis móvil es permitir a las organizaciones generar o realizar movimientos de negocio de manera remota, lo cual genera una ventaja estratégica sobre sus competidores aprovechando la tecnología móvil y permitiendo estar a la vanguardia. II. INFORMACION REQUERIDA Para habilitar y poner a punto Intelisis móvil se requiere contar con la instalación del siguiente software dentro de un dispositivo móvil como Palm y Pocket PC entre otros. Instalación de Intélisis móvil (Dispositivo móvil). Los usuarios que van a utilizar Intelisis Móvil deben estar registrados tener un Nombre de Usuario y Contraseña. II. ACCESO A INTELISIS Seleccione el Icono de Acceso directo a Intelisis.
MI-FUN-001 31/OCTUBRE/2005 28/FEBRERO/2006 2 7 de 34 USO Imagen 1 Icono Intélisis En la ventana Acceso Intélisis es necesario registrar los siguientes datos: 1. Descripción de campos USUARIO: Registre el nombre de usuario correspondiente para el acceso a la aplicación. CONTRASEÑA: Ingrese la contraseña
MI-FUN-001 31/OCTUBRE/2005 28/FEBRERO/2006 2 8 de 34 USO Datos de acceso Imagen 2 Acceso Intelisis móvil NOTA: Es necesario que el administrador del sistema establezca permisos, roles y usuarios adecuados. Presione el Icono para ingresar al sistema o presionar el Icono para salir de la aplicación. III. ESTRUCTURA DEL Al ingresar a la aplicación de Intelisis Móvil la primera pantalla que nos aparece ofrece el Menú de Opciones:
MI-FUN-001 31/OCTUBRE/2005 28/FEBRERO/2006 2 9 de 34 USO Icono Para Salir Imagen 3 Pantalla Principal Intélisis La estructura de Intelisis Móvil esta ordenado por Módulos: 1. Ventas El modulo de Ventas nos permitirá realizar los siguientes movimientos: Pedido Factura Nota Obsequio Devolución Venta Dentro de este modulo de Ventas podemos visualizar todos los clientes que tenemos dados de alta en ese momento, además podemos agregar nuevos clientes. 2. Cobranza El modulo de cobranzas nos permite visualizar a los clientes que tengan facturas pendientes a liquidar, podemos seleccionar alguna de las facturas y realizar los abonos correspondientes en varias formas de cobro: Cheque Contado Efectivo
MI-FUN-001 31/OCTUBRE/2005 28/FEBRERO/2006 2 10 de 34 USO Transferencia 3. Tablero De Control El modulo de tableros de control, nos presenta una lista de todos los movimientos realizados agrupadas por Categoría: Pedido Factura Nota Gastos Contado Devolución de Ventas Cobro Dentro de este modulo también podemos visualizar un ticket de auditoria el cual muestra de manera generalizada el total de efectivo en caja como resultado de los movimientos realizados. 4. Gastos Dentro del modulo de gastos podemos dar de alta los gastos generados por los siguientes rubros: Alimentos Caseta Viáticos Hospedaje Reparación Multas Gasolina Propinas Fondo Inicial Recolección Deposito Sobrante Faltante Anticipo Gasto Dev. Anticipo Gasto Préstamo Devolución Venta
MI-FUN-001 31/OCTUBRE/2005 28/FEBRERO/2006 2 11 de 34 USO IV. MODULO DE VENTAS 1. Área de datos 1.1 Campos A continuación se describen los campos del área de datos de la pantalla principal de Ventas: CAMPO Movimiento Cliente Descripción del Cliente Almacén Descuento Tipo de Venta Articulo Articulo Descripción Total 1.2 Barra De Herramientas DESCRIPCIÓN El campo nos despliega en forma de lista los movimientos que se pueden realizar: Pedido, Factura, Nota, Obsequio, Devolución y Venta. Muestra únicamente el código que tiene asignado el usuario seleccionado. Presenta el nombre completo del cliente. Muestra el Código con el cual se identifica el almacén de donde provienen los artículos. Muestra en porcentaje el descuento global que se desea aplicar al movimiento. Permites seleccionar si el movimiento es de contado o a crédito así como el tiempo en el cual se liquidara la deuda. Solo muestra el código de artículo. Muestra el nombre completo del Artículo. Especifica las características del artículo seleccionado. Presenta el monto total del movimiento. La barra de herramientas esta compuesta por las siguientes opciones: Afectar Borrar Limpiar BOTÓN DESCRIPCIÓN Este Icono nos permite guardar el Movimiento. Borra Completamente el Movimiento realizado. Borra el contenido de todos los campos y nos permite iniciar nuevamente el movimiento.
MI-FUN-001 31/OCTUBRE/2005 28/FEBRERO/2006 2 12 de 34 USO Regresar Regresa a la ventana anterior en este caso el Menú De Opciones. 2. Realizar Movimiento Todos los movimientos dentro del modulo de ventas siguen un mismo proceso, el primer paso es seleccionar el movimiento que se desea realizar. Seleccionar Movimiento Figura 4.- Seleccionar Movimiento 2.1 Seleccionar Cliente Para el Movimiento El siguiente paso es seleccionar el cliente al cual deseamos aplicar el movimiento lo podemos realizar de dos formas: 1. Si sabemos exactamente el cliente que necesitamos solo basta con escribir el código de dicho cliente en el campo CLIENTE y automáticamente aparecerá el nombre.
MI-FUN-001 31/OCTUBRE/2005 28/FEBRERO/2006 2 13 de 34 USO 2. De otro modo es necesario presionar el Icono, que se localiza delante del campo de CLIENTE con el cual nos permitirá visualizar los clientes que tenemos dados de alta. Ver Clientes Disponibles Figura5.Clientes Al presionar el Icono nos aparece la siguiente ventana que muestra los clientes que en este momento estén dados de alta, para visualizar todos los datos del cliente es necesario hacerlo a través de la Barra de Desplazamiento.
MI-FUN-001 31/OCTUBRE/2005 28/FEBRERO/2006 2 14 de 34 USO Campos Datos de los Clientes Para Desplazarse Figura 6. Visualizar Clientes Una manera mas practica de visualizar los datos de un clientes, es seleccionarlo y presionar el Icono, el cual nos muestra los datos del cliente de manera ordenada. Figura 7. Datos del Cliente
MI-FUN-001 31/OCTUBRE/2005 28/FEBRERO/2006 2 15 de 34 USO Por ultimo para agregar el cliente al cual vamos a aplicar el movimiento será necesario seleccionarlo y presionar el Icono, con esto ya nos aparecerá el código del cliente y el nombre completo de dicho cliente. Figura 7. Cliente Seleccionado 2.1.1 Agregar Un Cliente Nuevo Para el registro de un Cliente nuevo siga los pasos listados a continuación: 1) Haga clic en el botón
MI-FUN-001 31/OCTUBRE/2005 28/FEBRERO/2006 2 16 de 34 USO Agregar Nuevo Cliente Figura 8. Datos del Cliente Detallados 2) Se tendrán que llenar los datos correspondientes. Clave Asignada 3) Haga clic en el botón Botones de Acción Figura 9. Datos de Nuevo Cliente Campos de Información 2.2 Seleccionar Artículo Para el Movimiento
MI-FUN-001 31/OCTUBRE/2005 28/FEBRERO/2006 2 17 de 34 USO Para poder ver la lista de Artículos es necesario presionar el Icono delante del campo de ARTÍCULO., que se localiza Ver Artículos Figura10.Ver Artículos La siguiente ventana muestra todos los Artículos, para visualizar todos los datos del Artículo es necesario utilizar la Barra de Desplazamiento. Podemos ordenar los Artículos por Artículo o por Descripción y también podemos realizar búsquedas para facilitar la localización de un artículo.
MI-FUN-001 31/OCTUBRE/2005 28/FEBRERO/2006 2 18 de 34 USO Barra de Desplazamiento Figura 11. Visualizar Artículos Una vez identificado el Artículo tenemos que seleccionarlo y presionar el Icono. La siguiente ventana solicita el número de Serie o Lote al que corresponde el artículo según sea el caso así como el número de existencias. Seleccionar Serie/Lote Aceptar
MI-FUN-001 31/OCTUBRE/2005 28/FEBRERO/2006 2 19 de 34 USO Figura 12. Seleccionar Serie/Lote Con esto ya hemos agregado el Artículo a nuestro movimiento y de la misma manera podemos agregar los artículos que sean necesarios. Agregar otro Artículo Articulo Seleccionado Figura 13. Articulo Seleccionado Una vez Seleccionado el Articulo tenemos que especificar el numero de artículos o la cantidad que se va a afectar en el inventario para esto es necesario dar click sobre el campo de CANTIDAD.
MI-FUN-001 31/OCTUBRE/2005 28/FEBRERO/2006 2 20 de 34 USO Escribir Cantidad e Inventario Aceptar Regresar Figura 14. Modificar Cantidad También podemos modificar el precio del artículo de igual manera dando Click sobre el Campo de PRECIO. Aceptar Regresar Figura 14. Modificar Precio 2.3 Aplicar Descuento Por Partida (p/articulo) Modificar Precio
MI-FUN-001 31/OCTUBRE/2005 28/FEBRERO/2006 2 21 de 34 USO Se pueden aplicar descuentos por cada uno de los artículos que conformen el movimiento que estamos realizando para esto es necesario presionar sobre el campo DESCUENTO, nos aparecerá la siguiente pantalla en la cual podemos realizar descuentos de manera lineal o en cascada. Tipo de Descuento Cantidades del Descuento Aceptar o Regresar Total Figura 15. Aplicar Descuento por Partida Para aplicar descuento a otro Articulo solo presionamos el Icono de y seleccionamos otro articulo, presionamos sobre el campo de Descuento y realizar el mismo proceso. 2.4 Aplicar Descuento Global al Movimiento También es posible realizar un descuento sobre el total de todo el movimiento es decir se puede realizar un movimiento Global, solo necesitamos presionar el Icono que se localiza delante del Campo ARTICULO y seleccionar el descuento global que deseamos aplicar.
MI-FUN-001 31/OCTUBRE/2005 28/FEBRERO/2006 2 22 de 34 USO Aplicar Descuento Global Fifura 16. Aplicar Descuento Global 2.5 Afectar el Movimiento Por ultimo, una vez que llenamos los campos necesario, tenemos que presionar el Icono con el cual se afectara el movimiento que estamos realizando y nos despliega una ventana que nos indicara que el movimiento se realizo correctamente y fue Almacenado.
MI-FUN-001 31/OCTUBRE/2005 28/FEBRERO/2006 2 23 de 34 USO Mensaje de Almacenado Afectar Movimiento Total Figura 17. Movimiento Almacenado V. MODULO DE COBRANZA El modulo de cobranzas nos permite visualizar a los clientes que tengan facturas pendientes a liquidar, podemos seleccionar alguna de las facturas y realizar los abonos correspondientes. La página principal de Cobranza nos muestra una lista de todos los clientes que tienen adeudo. 1. Área de datos 1.1 Campos CAMPO CLIENTE NOMBRE CARGOS DESCRIPCIÓN El primer campo que aparece es CLIENTE que nos indica el código con el cual se identifica a cada uno de los clientes. Presenta el nombre del cliente Contiene el monto total del adeudo de cada cliente.
MI-FUN-001 31/OCTUBRE/2005 28/FEBRERO/2006 2 24 de 34 USO 1.2 Barra de Herramientas La barra de herramientas tiene las siguientes opciones: BOTÓN DESCRIPCIÓN Nos muestra las facturas de un cliente en específico. Icono para REGRESAR, regresa al menú principal. 2. Realizar Cobro La pantalla principal del modulo de COBRANZA, nos presenta todos los clientes que tienen adeudo, para pode visualizar todos los datos es necesario desplazarse con ayuda de la barra de desplazamiento. Campos Realizar Cobro Figura 18. Lista de Deudores Para poder Visualizar todas las facturas pendientes de cobro de un usuario en específico tenemos que seleccionarlo y presionar el Icono.
MI-FUN-001 31/OCTUBRE/2005 28/FEBRERO/2006 2 25 de 34 USO Aplicar Cobro Facturas Pendientes Figura 19. Lista de Facturas del Cliente Para realizar un pago, necesitamos seleccionar la factura a la cual deseamos realizar el pago y presionar dentro del campo APLICAR que corresponda al renglón de la factura, la siguiente pantalla nos presentara el saldo de dicha factura y tendremos que escribir la cantidad del pago. Datos del Cobro a Realizar Figura 20. Importe del Cobro
MI-FUN-001 31/OCTUBRE/2005 28/FEBRERO/2006 2 26 de 34 USO Es necesario especificar la manera en como se realizara el cobro. Para esto presionamos el Icono. Figura 21. Desglose del Cobro Nos aparece una ventana donde podemos poner varias formas de pago. El total del importe a cobrar lo podemos dividir y cobrar de varias formas, necesitamos especificar el Importe, la forma de pago y la referencia.
MI-FUN-001 31/OCTUBRE/2005 28/FEBRERO/2006 2 27 de 34 USO Figura 22. Especificación del Cobro Por ultimo Afectamos el Cobro y nos aparece el mensaje de Pago Grabado. Mensaje de Pago Grabado AFECTAR Figura 23. Pago Grabado VI. MODULO TABLERO DE CONTROL El modulo de tableros de control, nos presenta una lista de todos los movimientos realizados agrupadas por Categoría. Dentro de este modulo también podemos visualizar un ticket de auditoria el cual muestra de manera generalizada el total de efectivo en caja como resultado de los movimientos realizados. 1. Área de datos 1.1 Campos El área de datos contiene los siguientes datos:
MI-FUN-001 31/OCTUBRE/2005 28/FEBRERO/2006 2 28 de 34 USO CAMPO MOVIMIENTO DESCRIPCIÓN Indica el tipo de moviemiento que se desea revisar, presentara todos los movimientos por categorías. 1.2 Barra de Herramientas La barra de herramientas tiene las siguientes opciones: BOTÓN DESCRICPIÓN Elimina un el movimiento seleccionado. Presenta un Ticket de Auditoria, el cual nos indica de manera generalizada el total de los movimientos realizados y nos presenta lo que actualmente existe disponible en caja. Nos regresa al Menú Principal. 2. Verificar Movimientos Al entrar al Modulo de Tablero de Control la primera ventana que nos aparece es la siguiente en la cual tenemos que seleccionar el movimiento que deseamos verificar.
MI-FUN-001 31/OCTUBRE/2005 28/FEBRERO/2006 2 29 de 34 USO Seleccionar Movimiento Figura 24. Verificar Movimiento Una vez seleccionado el movimiento la siguiente ventana nos muestra una lista de todos los movimientos que se realizaron del mismo tipo que seleccionamos es decir si seleccionamos PEDIDO, nos mostrara un lista con todos los pedidos que se hayan realizado. Movimientos del mismo tipo. Movimiento Seleccionado Figura 25. Movimiento Específico
MI-FUN-001 31/OCTUBRE/2005 28/FEBRERO/2006 2 30 de 34 USO 3. Ver Ticket de Auditoria Para visualizar lo que existe actualmente en caja los podemos hacer mediante un practico Ticket de Auditoria solo tenemos que presionar el Icono y nos presentara una pantalla donde marca el total de todos los movimientos realizados y el total resultante. Figura 26. Ver Ticket de Auditoria VII. MODULO DE GASTOS Dentro del modulo de gastos podemos dar de alta los gastos generados por los diferentes rubros. 1. Área de Datos 1.1 Campos El área de datos contiene: CAMPO DESCRIPCIÓN Fecha Se refiere a la fecha en la cual registramos el gasto. Movimiento Nos indica el concepto por el cual se genero el gasto.
MI-FUN-001 31/OCTUBRE/2005 28/FEBRERO/2006 2 31 de 34 USO Observaciones Tipo de Documento Referencia Importe En este espacio podemos poner algún comentario que describa con mayor exactitud el origen del gasto. Indica el tipo de documento con el cual comprobamos el gasto que se esta registrando. Es el número que hace alusión al documento según las políticas con las cuales fue generado dicho documento (consecutivo o aleatorio). Es el monto total del gasto. 1.2 Barra de Herramientas La barra de herramientas contiene: BOTÓN DESCRIPCIÓN Permite grabar el gasto una vez que todos los datos están correctos. Permite borrar un gasto. Regresa al menú principal 2. Adicionar Un Gasto Para agregar gasto realice los pasos a continuación: 1) Entrar al Modulo de Gastos 2) Seleccionar El origen del Gasto.
MI-FUN-001 31/OCTUBRE/2005 28/FEBRERO/2006 2 32 de 34 USO 3) Llenar los campos requeridos. Figura 27. Seleccionar Gasto Campos Requeridos AFECTAR Figura 28. Datos del Gasto.
MI-FUN-001 31/OCTUBRE/2005 28/FEBRERO/2006 2 33 de 34 USO TABLA DE IMAGENES Imagen 1 Icono Intélisis... 7 Imagen 2 Acceso Intelisis móvil... 8 Imagen 3 Pantalla Principal Intélisis... 9 Figura 4.- Seleccionar Movimiento... 12 Figura5.Clientes... 13 Figura 6. Visualizar Clientes... 14 Figura 7. Cliente Seleccionado... 15 Figura 8. Datos del Cliente Detallados... 16 Figura 9. Datos de Nuevo Cliente... 16 Figura10.Ver Artículos... 17 Figura 11. Visualizar Artículos... 18 Figura 12. Seleccionar Serie/Lote... 19 Figura 13. Articulo Seleccionado... 19 Figura 14. Modificar Cantidad... 20 Figura 14. Modificar Precio... 20 Figura 15. Aplicar Descuento por Partida... 21 Fifura 16. Aplicar Descuento Global... 22 Figura 17. Movimiento Almacenado... 23 Figura 18. Lista de Deudores... 24 Figura 19. Lista de Facturas del Cliente... 25 Figura 20. Importe del Cobro... 25 Figura 21. Desglose del Cobro... 26 Figura 22. Especificación del Cobro... 27 Figura 23. Pago Grabado... 27 Figura 24. Verificar Movimiento... 29 Figura 25. Movimiento Específico... 29 Figura 26. Ver Ticket de Auditoria... 30 Figura 27. Seleccionar Gasto... 32 Figura 28. Datos del Gasto.... 32
MI-FUN-001 31/OCTUBRE/2005 28/FEBRERO/2006 2 34 de 34 USO GLOSARIO Y SIGLAS CONCEPTO ERP Base de datos Cliente Fórmulas Usuario PYMES SIGNIFICADO ENTERPRICE RESOURCE PLANNING Sistemas de Planeamiento de Recursos de la Empresa. Es una colección de datos organizada y consistente, administrada por un Sistema de Administración de BD, con el objetivo de ayudar al proceso de toma de decisiones Se refiera a toda aquella persona Física O Moral que adquiere un bien o Servicio. Las fórmulas son agrupaciones de operaciones con datos. Persona que utiliza un equipo. Si el equipo está conectado a una red, un usuario puede tener acceso a los programas y archivos del equipo, así como a los programas y archivos que se encuentran en la red (en función de las restricciones de cuenta determinadas por el administrador de la red). Soluciones ERP diseñadas especialmente para las pequeñas y medianas empresas