NORMATIVO NO.60 PARA LA ASIGNACIÓN, AUTORIZACIÓN Y UTILIZACIÓN DE FONDOS FIJOS (CAJA CHICA) DEL INSTITUTO NACIONAL DE ELECTRIFICACIÓN -INDE- (Modificado en el Artículo 6, Inciso c ) Guatemala, Octubre 2013 1
ACUERDO No. GG-A-61-2013 CONSIDERANDO: Que el Decreto Número 64-94 del Congreso de la República de Guatemala y sus Reformas, Ley Orgánica del Instituto Nacional de Electrificación -INDE-, establece que el mismo, es una entidad estatal, autónoma y descentralizada, que goza de autonomía funcional, patrimonio propio, personalidad jurídica y plena capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones en materia de su competencia. El cual se rige por su Ley Orgánica, disposiciones legales aplicables, reglamentos internos y acuerdos que emita el Consejo Directivo. CONSIDERANDO: Que de conformidad con el artículo 18 de la Ley Orgánica del Instituto Nacional de Electrificación INDE-, la administración del INDE estará a cargo del Gerente General y los Gerentes que el Consejo Directivo considere necesarios. CONSIDERANDO: Que entre los fines y obligaciones del INDE está el de hacer de sus procedimientos técnicos, administrativos y financieros modelos de eficiencia que garanticen el buen funcionamiento del Instituto. CONSIDERANDO: Que con el fin de optimizar el procedimiento que involucra el registro del Activo Fijo, para que el proceso administrativo y financiero sea más ágil, se hace necesario modificar el Artículo 6, Inciso c del presente Normativo. POR TANTO: La Gerencia General con base en lo considerado, leyes, normativa citada y en ejercicio de las facultades y atribuciones que le confiere el Decreto 64-94 y sus Reformas, Ley Orgánica del Instituto Nacional de Electrificación, 2
APRUEBA: La modificación del Artículo 6, Inciso c del NORMATIVO No. 60 PARA LA ASIGNACIÓN, AUTORIZACIÓN Y UTILIZACIÓN DE FONDOS FIJOS (CAJA CHICA) DEL INSTITUTO NACIONAL DE ELECTRIFICACIÓN -INDE-. CAPÍTULO I ASIGNACIÓN, AUTORIZACIÓN Y UTILIZACIÓN DE FONDOS FIJOS ARTÍCULO 1. El Fondo Fijo se constituye en las Unidades Ejecutoras a requerimiento de las Gerencias o la Gerencia General, según sea el caso, con la asignación de fondos que hace la Gerencia Financiera por medio de la Tesorería General del Instituto Nacional de Electrificación con el objeto de cubrir gastos, compras y contrataciones de bienes y servicios, comprendidos en los límites máximos establecidos en el presente normativo y que por su naturaleza urgente y no previsible no puedan ejecutarse por medio de los procedimientos normales de Orden de Compra y Pago, o para realizar pagos de compras efectuadas a través del SICOA, si así lo establecen las condiciones del contrato. La constitución del fondo no deberá ser mayor de cien mil quetzales (Q100,000.00) para cubrir los gastos varios que sean necesarios en el funcionamiento de la unidad ejecutora, incluyendo el pago de boletos aéreos y cursos de capacitación en el exterior; y la suma de setenta y cinco mil quetzales (Q75,000.00) para uso exclusivo en la adquisición de combustibles. Además se exceptúa lo que pueda destinarse exclusivamente para el pago de viáticos en el interior y exterior con lo cual dicho fondo no podrá exceder de Trescientos veinticinco mil quetzales (Q325,000.00). Dicho fondo no constituye un incremento a las asignaciones presupuestarias correspondientes. Su devolución puede ser requerida por la Gerencia Financiera, en cualquier momento por razones justificadas. La asignación de fondos para la Gerencia Financiera (Despacho) debe ser autorizada por la Gerencia General. De acuerdo a las necesidades operativas, podrán autorizarse fondos fijos a unidades de trabajo que pertenezcan a un mismo centro gestor. ARTÍCULO 2. Las Gerencias de las Empresas del INDE, determinarán las ampliaciones y disminuciones del fondo fijo, previo estudio correspondiente, el cual debe ser enviado al Gerente Financiero para autorización. ARTÍCULO 3. De los fondos asignados serán responsables los jefes de las unidades ejecutoras previamente seleccionados y las personas encargadas directamente del manejo del fondo fijo. Los fondos que se entreguen a los responsables deberán ser administrados de acuerdo a las condiciones establecidas en este Normativo. Los responsables deberán responder sobre el manejo del fondo fijo ante los entes fiscalizadores. ARTÍCULO 4. De conformidad con las normas presupuestarias, cada Gerente y Jefes de Unidades Ejecutoras, Asesor Jurídico Corporativo y Auditor Interno Corporativo en cada una de las áreas que les compete, son responsables del presupuesto asignado y de las erogaciones que realiza. 3
ARTÍCULO 5. Las adquisiciones de bienes y servicios podrán realizarse siempre que el precio del bien o servicio o ambos en conjunto, no excedan de treinta mil quetzales (Q30,000.00) en una sola compra, incluyendo el Impuesto al Valor Agregado -IVA-, a una misma persona individual o jurídica y conforme las regulaciones que se incluyen en el presente Normativo. ARTÍCULO 6. Para la ejecución de las compras de acuerdo al artículo anterior, deben ser autorizadas previamente por la Jefatura de la Unidad Administrativa responsable del fondo fijo y cumplirse con los siguientes requisitos: a. El solicitante verificará que lo ofrecido se ajuste a su necesidad. Concluido lo anterior, la persona que recibe el bien o el servicio y la que autoriza la compra (jefe de cada unidad ejecutora de la partida presupuestal que se está afectando) firmarán y sellarán la factura como constancia de su aceptación y aprobación, de acuerdo a lo estipulado en el Artículo 12 del presente Normativo. b. Compras a través del SICOA, cuando así esté establecido en el contrato respectivo, podrán efectuarse de acuerdo a lo estipulado en el contrato que se encuentre vigente, siempre que no supere los treinta mil quetzales (Q30,000.00) incluyendo el Impuesto al Valor Agregado IVA-, caso contrario deberá pagarse por Orden de Compra y Pago. c. Se podrán realizar compras de activos fijos por un valor no mayor de diez mil quetzales (Q10,000.00) incluyendo el Impuesto al Valor Agregado IVA-, los que deberán registrarse inmediatamente en la Constancia de Ingreso a Almacén e Inventario, siempre que el mismo se encuentre debidamente programado en el presupuesto. CAPÍTULO II ADQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS, ACTIVOS FIJOS Y GASTOS DE VIÁTICOS AL INTERIOR ARTÍCULO 7. El interesado en la adquisición de los bienes llenará un VALE, Forma No. 833.53 (ANEXO I). El vale deberá ser liquidado dentro de los tres (3) días hábiles a partir de la fecha de emisión. En el caso de emitirse vales para adquisición de combustibles a utilizarse en áreas de trabajo cuya sede es distante de la sede del fondo y de comisiones de trabajo que por su naturaleza se hace necesario extenderlas por un período mayor de tres días, dichos vales deben ser liquidados al día hábil siguiente de finalizada dicha comisión, en cuyo caso deberá demostrarse la duración de la misma con el nombramiento de la comisión y constancia de viáticos respectiva. El incumplimiento de los plazos establecidos, estará sujeto a las sanciones correspondientes. En la casilla No. 7 del vale Forma y Fecha de Liquidación, deberá anotarse la integración de facturas y el valor del efectivo devuelto. Los responsables del fondo fijo, deberán llevar archivo correlativo de los vales utilizados. ARTÍCULO 8. Los pagos hasta cinco mil quetzales (Q5,000.00) se podrán realizar en efectivo y los mayores de cinco mil quetzales (Q5,000.00) se deberán efectuar por medio de cheque girado 4
a nombre del proveedor (nombre comercial) o de su propietario si así aparece el registro del Número de Identificación Tributaria NIT-, con la frase NO NEGOCIABLE, inclusive aquellos cheques que se emitan por menor valor. No se deberán realizar pagos fraccionados (en efectivo y cheque) a un mismo proveedor. ARTÍCULO 9. Los gastos de viáticos se liquidarán por separado y no podrán ser aplicados a renglones presupuestarios diferentes al gasto mencionado y de conformidad con el Reglamento de Gastos de Viático. El incumplimiento en el plazo estipulado para la liquidación de anticipos de viáticos, será razón suficiente para que los responsables del fondo fijo no acepten la misma y se requiera su devolución de inmediato. Cuando en el desempeño de una comisión oficial se realicen gastos por concepto de compra de combustible, lubricantes, servicio de peaje, pasajes terrestres y/o parqueo, etc., deberán ser liquidados por medio de la planilla de viáticos respectiva, dichos gastos con la copia de la liquidación de viáticos se reintegrará por medio del fondo fijo de Gastos Varios, afectando los renglones presupuestarios respectivos. Cuando haya comisiones dentro de la sede municipal, los gastos de parqueos y pinchazos serán liquidados únicamente contra factura, afectando el renglón de gasto correspondiente. En los casos que implique pago de transporte aéreo para la realización de la comisión oficial asignada, deberá liquidarse por separada y de manera independiente a los gastos de viático, el documento de soporte y/o autorización para dicho gasto será el acuerdo de Gerencia y/o resolución del Honorable Consejo Directivo, cuando proceda. CAPÍTULO III DOCUMENTOS QUE AMPARAN LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS ARTÍCULO 10. Es responsabilidad del Encargado del Fondo Fijo y el Jefe de la Unidad, comprobar que las facturas por adquisiciones cumplan con lo siguiente: a) Llenar los requisitos fiscales vigentes a la fecha de su emisión, efectuando las retenciones fiscales que correspondan. b) Descripción detallada de la compra. c) Ser emitidas a nombre del INDE y NIT. d) Constar que hayan sido pagadas o canceladas, y e) No tener alteraciones, borrones y tachones en cualquier información que contenga la factura. El iniciar el trámite con documentos que contengan esta deficiencia, los responsables de la compra y del Fondo Fijo deberán reintegrar el valor de la misma. 5
ARTÍCULO 11. Las facturas especiales deberán cumplir con los requisitos descritos en el artículo que antecede. Los responsables del fondo fijo deberán efectuar las retenciones del Impuesto al Valor Agregado, Impuesto sobre la Renta, o los que correspondan. ARTÍCULO 12. Las facturas que amparen una adquisición deberán estar firmadas y selladas al dorso por las personas siguientes: a) El interesado en la compra y/o servicio, quien con su firma asumirá la responsabilidad de la necesidad existente. En el caso de prestación de servicios a activos fijos, además deberá anotarse en el reverso el código SAP. b) El encargado de Activos Fijos, cuando se trate de compra de bienes fungibles, los que deberá registrar inmediatamente en la TARJETA DE CONTROL DE BIENES FUNGIBLES (ANEXO II) de la persona que recibe, y c) El jefe que autoriza la compra, en el momento de la liquidación. CAPÍTULO IV DISPOSICIONES PARA EL MANEJO DE LOS FONDOS FIJOS ESPECIALES ARTÍCULO 13. Se establece un fondo especial por un monto de seiscientos mil quetzales (Q600,000.00) bajo la administración de la Gerencia Financiera, que estará exclusivamente destinado a: a. Compras emergentes: doscientos cincuenta mil quetzales (Q250,000.00). b. Gastos de viáticos: trescientos cincuenta mil quetzales (Q350,000.00). 1. Las compras emergentes están destinadas para atender situaciones de emergencia del sistema de producción, transmisión y administración del INDE, que por producirse en forma intempestiva requieran una acción inmediata, y atender situaciones urgentes de mantenimiento y reparación del sistema de Generación, Transporte y Control de Energía Eléctrica y las que autorice la Gerencia General para la Administración del INDE. 2. Al pago de viáticos al exterior e interior, conforme a lo establecido en el Reglamento de Gastos de Viático. En todos los casos el funcionario solicitante de estos recursos y el Gerente respectivo serán responsables de la calificación de la emergencia y de la eficiencia y oportunidad con que se han utilizado los fondos, debiendo rendir cuenta documentada de los mismos y justificar en forma razonada que los montos pagados corresponden a valores de mercado en esas circunstancias. La liquidación del anticipo y cancelación de los viáticos al exterior, deberán ajustarse al Acuerdo de Nombramiento de Comisión al Exterior. El acuerdo de nombramiento y los formularios correspondientes autorizados, serán documentos suficientes para la compra de divisas conforme al Reglamento de Gastos de Viático. 6
A criterio de los responsables de este fondo, en caja podrá mantener en efectivo hasta diez mil quetzales (Q10,000.00) para compras emergentes y veinticinco mil quetzales (Q25,000.00) para gastos de viáticos. ARTÍCULO 14. La obtención de fondos de emergencia se diligenciará a través del VALE, que deberán ser solicitados por el Gerente de Área o Empresa, Auditor Interno Corporativo o Asesor Jurídico Corporativo. Estos vales no constituyen incremento al fondo fijo de la unidad a la que pertenezca el solicitante, debiendo liquidarse por separado. La liquidación de estos vales deberá realizarse por el Jefe de la unidad con el visto bueno del Gerente que corresponda, en un plazo no mayor de quince (15) días calendario a partir de la fecha de la entrega del cheque, caso contrario, estará sujeto a las sanciones correspondientes. ARTÍCULO 15. La Gerencia General podrá establecer un fondo fijo especial para atender obligaciones que se deriven de las funciones propias que le han sido asignadas hasta una suma de ciento cincuenta mil quetzales (Q150,000.00). A discreción del Gerente General dos veces al año y por un período de 30 días hábiles cada vez, podrá duplicar este monto por razones operativas, en ningún momento este fondo fijo podrá exceder de trescientos mil quetzales (Q300,000.00). Este fondo será administrado por la Gerencia General o por la Unidad Administrativa a quien ésta designe como responsable de razonar que los montos que se ejecuten en forma directa estableciendo que los precios se ajusten a valores de mercado y estén comprendidos hasta los quince mil quetzales (Q15,000.00) que incluye el Impuesto al Valor Agregado. A criterio de los responsables de este fondo, en caja podrá mantener en efectivo hasta veinte mil quetzales (Q20,000.00). La Unidad Administrativa a quien se le delegue la administración del fondo de la Gerencia General, deberá informar por escrito a dicha Gerencia el movimiento que tuvo el fondo durante la semana. CAPÍTULO V TRÁMITE DE REINTEGRO ARTÍCULO 16. Cumplido con lo establecido en el Capítulo III, se procederá a elaborar la PÓLIZA DE REINTEGRO AL FONDO FIJO, Forma No. 833.54 (ANEXO III), con los documentos de soporte correspondiente, en original y las copias que correspondan de acuerdo a los procedimientos de rendición de cuentas establecidos. En la elaboración de la misma deberá considerarse y documentarse: a) El nombre y número de cuenta en la que se debe acreditar el reintegro. b) Que en cada póliza el monto total de la misma debe aplicarse la nomenclatura presupuestaria clasificando a nivel de grupo, renglones de gasto, fuentes de financiamiento e Impuesto al Valor Agregado IVA-. 7
c) Que se incluya la integración del fondo fijo, en donde se debe reflejar el detalle del efectivo, saldo en bancos, vales, documentos de legítimo abono, pólizas pendientes de reintegro, separando estas integraciones por cuenta de gasto. d) En el caso de mantenimiento de vehículos, para trámite de reintegro se debe adjuntar el presupuesto autorizado y la factura correspondiente. e) En el caso de adquisiciones de bienes fungibles o activos fijos, se deberá adjuntar fotocopia de la Tarjeta de Control de Bienes Fungibles y/o Tarjeta de Responsabilidad indicada en el inciso b) del Artículo 12 de este Normativo. f) Las iniciales del rubro de gasto que se está afectando. g) Copia de constancias de retenciones y declaraciones efectuadas. ARTÍCULO 17. Las pólizas de reintegro se elaborarán en el transcurso de la semana y presentadas para su trámite a más tardar el día viernes de cada semana, si se diera el caso que dicho día es inhábil, se realizará el día próximo anterior. ARTÍCULO 18. Se deberán elaborar liquidaciones de fondos fijos por separado de servicios, materiales, servicios y materiales en el caso de mantenimientos, activos fijos, combustibles y viáticos. ARTÍCULO 19. Las pólizas se deberán trasladar a las unidades que a continuación se detallan y en el orden que se presenta: 1. Departamento de Control de Calidad Financiera. 2. División de Presupuesto. 3. División de Contabilidad. 4. Departamento de Tesorería. Los Encargados de los Fondos Fijos, deberán implementar un CUADRO DE CONTROL DE SEGUIMIENTO DE PÒLIZAS PENDIENTES DE REINTEGRO AL FONDO FIJO, Forma No. 833.54-C (ANEXO IV), con la finalidad de establecer la localización de las mismas y contribuya a la gestión de una adecuada rotación de los recursos asignados al fondo fijo. Estas unidades, deberán proporcionar información a los Encargados de Fondos Fijos, sobre el avance que se tiene en el trámite de las pólizas pendientes de reintegro. ARTÍCULO 20. Cumplidos los trámites, la Tesorería General procederá a enviar al banco la solicitud de acreditamiento de fondos a nombre y número de la cuenta bancaria que se haya indicado en la póliza de reintegro. 8
CAPÍTULO VI DISPOSICIONES GENERALES ARTÍCULO 21. Se deberán registrar las operaciones de ingresos y egresos en los libros de Caja y Banco (cuenta corriente) debidamente autorizados por la Contraloría General de Cuentas de Guatemala. ARTÍCULO 22. Para el manejo del Fondo Fijo asignado, se procederá a constituir las cuentas de depósitos monetarios, identificando si son Gastos Varios, Gastos de Viático y Gasto de Combustible, incluyendo el nombre de la Unidad Ejecutora a la que pertenezcan, en las que deberán existir firmas mancomunadas de por lo menos dos personas de las legalmente registradas en el Vale y en el Banco. ARTÍCULO 23. Los fondos fijos y los fondos fijos especiales, deben ser liquidados totalmente en el mes de diciembre de cada año en la fecha límite que establezca la Gerencia Financiera. El quinto día hábil del mes de enero de cada año, la Gerencia Financiera recibirá las propuestas de las Gerencias correspondientes para la revalidación o para la creación de los fondos fijos, lo cual será acreditado oportunamente por dicha Gerencia a las cuentas que indiquen los responsables. ARTÍCULO 24. Los documentos y valores que conforman el fondo fijo deberán permanecer en un lugar seguro, para evitar cualquier riesgo de incendio, robo, destrucción o mal uso de los mismos. ARTÍCULO 25. Se deberán efectuar cortes y arqueos de valores el día viernes de cada semana o cualquier otro día a criterio del jefe de la unidad ejecutora o el día hábil anterior, en aquellos casos que fuera inhábil el día señalado, debiendo archivar el arqueo para efectos de control y fiscalización. Dichos cortes deberán ser firmados por el Jefe de la Unidad Ejecutora. El corte de caja y arqueo semanal deberá ser realizado, por el Jefe Administrativo Financiero o el personal a quien él delegue; dicho arqueo deberá ser firmado por los responsables del Fondo. Los valores indicados en los cortes, deben ser respaldados por las integraciones respectivas y anexarse a los mismos. Estas integraciones deberán cotejarse con los documentos respectivos y contener como mínimo los requisitos siguientes: En efectivo. Integración del efectivo. En bancos: Adjuntar estado de cuenta bancario y copia del libro de cuenta corriente. En Vales: Los requisitos indicados en Anexo I del presente Normativo, a excepción de la casilla 7. Forma y Fecha de Liquidación, porque aún no se ha efectuado la compra. En facturas: Número, valor, fecha, proveedor y descripción breve de lo comprado. 9
En viáticos: Número de liquidación o anticipos, nombre del interesado, fecha, valor. En pólizas pendientes de reintegro: Número de póliza, valor, fecha de póliza y lugar donde se localiza. Se deberán efectuar las conciliaciones bancarias mensualmente en el libro autorizado para el efecto, las mismas deberán estar firmadas por los responsables del fondo fijo. ARTÍCULO 26. A criterio de los responsables del fondo fijo, en caja podrá mantener en efectivo, hasta cinco mil quetzales (Q5,000.00), el resto deberá permanecer en el banco o en documentación pendiente de reintegro, de acuerdo con lo que establece el Artículo 8 del presente Normativo. ARTÍCULO 27. Para el manejo del fondo fijo, los responsables mancomunados, deberán caucionar su responsabilidad con Fianza de Fidelidad y actualizar la declaración jurada ante la Contraloría General de Cuentas, conforme lo establece la Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Públicos. ARTÍCULO 28. Cuando la Póliza de Reintegro se encuentre en trámite, los responsables conservarán como comprobante de integración del fondo la copia de la póliza correspondiente, donde conste que la documentación fue remitida para su trámite. ARTÍCULO 29. FISCALIZACIÓN. La Auditoría Interna Corporativa, de acuerdo a su Plan Anual de Actividades, efectuará una evaluación del comportamiento de los fondos asignados, según muestra seleccionada, a fin de determinar la funcionalidad operativa de los mismos. CAPÍTULO VII SANCIONES ARTÍCULO 30. El incumplimiento de las disposiciones establecidas en el presente Normativo, se sancionará conforme lo establece el Pacto Colectivo de condiciones de Trabajo, así como otras leyes y demás disposiciones que sean aplicables. CAPÍTULO VIII DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES ARTÍCULO 31. Los casos no previstos en el presente Normativo serán resueltos por la Gerencia General, estos casos corresponderán únicamente a los grupos 1 y 2 de las asignaciones presupuestarias asignadas. ARTÍCULO 32. Queda derogado el Normativo No. 48, aprobado según Acuerdo de Gerencia General No. 040-2003 de fecha 14 de julio de 2003, y sus modificaciones aprobadas según Acuerdo de Gerencia General No. GG-A-093-2007 de fecha 26 de noviembre de 2007. ARTÍCULO 33. El presente Normativo solo podrá ser modificado por la Gerencia General. 10
ARTÍCULO 34. El presente Normativo tiene efecto a partir del día siguiente de su aprobación. Dado en las oficinas centrales del Instituto Nacional de Electrificación, a los días del mes de del año dos mil trece. 11
ANEXO I 12
INSTITUTO NACIONAL DE ELECTRIFICACIÓN Forma No. 833.53 -INDE- VALE 1. POR Q.: 2. A: 3. CANTIDAD EN LETRAS: 4. EFECTIVO: CHEQUE: No. BANCO: 5. PARA LO SIGUIENTE: 6. LUGAR Y FECHA: 7. FORMA Y FECHA DE LIQUIDACIÓN: 8. AUTORIZACIÓN: (JEFE DEPENDENCIA SOLICITANTE) FIRMA: NOMBRE: CARGO: Sello 9. RECIBÍ CONFORME: FIRMA: NOMBRE: CARGO: NOTA: ESTE VALE DEBERÁ LIQUIDARSE DENTRO DE LOS TRES (3) DÍAS HÁBILES A PARTIR DE LA FECHA DE EMISIÓN. 13
INSTRUCTIVO PARA LLENAR UN VALE Forma No. 833.53 I OBJETIVO Ser el comprobante temporal para el Encargado del Fondos Fijo, por la cantidad de dinero entregada al interesado en adquirir bienes y/o servicios. II. SU PRESENTACIÓN Se presenta el Formulario Vale Forma No. 833.53, en original, en tamaño media carta 8.5 x 5.5 (21.5 x 14.0 cms.) en papel bond blanco. III. SU ELABORACIÓN La Forma No. 833.53 será llenada por el interesado de la dependencia, únicamente cuando retire fondos para la adquisición de bienes y/o servicios. IV. CONTENIDO El Formulario Vale, Forma No. 833.53, consta de nueve (9) espacios o casillas numeradas correlativamente, en los cuales se anotará lo siguiente: 1. Por Q.. En números la cantidad de quetzales recibida. 2. A:. El nombre del Encargado del Fondo Fijo y el nombre de la dependencia a que pertenece. 3. CANTIDAD EN LETRAS.:. En letras, la misma cantidad anotada en el numeral 1. 4. EFECTIVO: CHEQUE No. BANCO:. Una X en la casilla que corresponda. Si se coloca una X en la casilla de cheque, se anotará en número del cheque y el nombre del banco. 5. PARA LO SIGUIENTE:. El destino que se le dará a los fondos. 6. LUGAR Y FECHA:. El nombre del lugar y la fecha en que se retira el dinero. 7. FORMA DE LIQUIDACIÓN:. Presentando facturas o devolver el efectivo, tres días después de haberse firmado el vale. 8. AUTORIZADO: (Jefe dependencia solicitante). La firma, nombre, cargo y sello del Jefe de la dependencia solicitante; que autoriza se entreguen los fondos para la adquisición de bienes y/o servicios. 9. RECIBÍ CONFORME:. La firma, nombre y cargo de la persona que recibe el dinero. 14
V. USO DEL ORIGINAL: El vale es un documento que servirá al Encargado de Fondos Fijos como respaldo temporal, mientras obtiene los comprobantes respectivos, debiendo mantenerlo archivado. Al recibo de los comprobantes originales, el Vale debe ser devuelto a la persona que lo extendió con la anotación de liquidado o anulado. 15
ANEXO II 16
INSTITUTO NACIONAL DE ELECTRIFICACIÓN -INDE- Forma No. 834.02 B TARJETA DE CONTROL DE BIENES FUNGIBLES SERIE: 1. No.: 2. RESPONSABLE: 3. CARGO: 4. REGISTRO INTERNO No. 5. CENTRO DE COSTO No.: 6. NOMBRE: 7. FECHA 8. CANTIDAD 9. CONCEPTO 10. DEBE 11. HABER 12. SALDO 13. FIRMA 14. OBSERVACIONES 15. FORMULÓ: 16. REVISÓ: 17. VISTO BUENO JEFATURA: NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE: CARGO: CARGO: CARGO: FIRMA: FIRMA: FIRMA: Sello ORIGINAL: Encargado de Activos, COPIA: Empleado Responsable 17
INSTRUCTIVO PARA LLENAR TARJETA DE CONTROL DE BIENES FUNGIBLES Forma No. 834.02- B I OBJETIVO Ser el documento oficial, por medio del cual, se llevará un control estricto de los Bienes Fungibles, a cargo de los empleados de la Institución. II. SU PRESENTACIÓN Se presenta el Formulario Tarjeta de Control de Bienes Fungibles Forma No. 834.02 B, en original tamaño carta de 8.5 x 11 (21.5 x 27.6 cms.) impreso en imprenta y en papel cartulina INDEX III. SU ELABORACIÓN La Forma No. 834.02 B será llenado por el Encargado de Activos de la Unidad Administrativa correspondiente. IV. CONTENIDO El Formulario TARJETA DE CONTROL DE BIENES FUNGIBLES, Forma No. 834.02 B, consta de diecisiete (17) espacios o casillas numerados correlativamente, en los cuales se anotará lo siguiente: 1. No.: Debe anotarse el número correlativo de la tarjeta en uso. 2. RESPONSABLE: Nombre del empleado que tendrá a su servicio el Bien Fungible. 3. CARGO: Nombre del puesto del empleado responsable. 4. REGISTRO INTERNO No.: El número correlativo de la Unidad Administrativa. 5. CENTRO DE COSTO No.: El número que identifica a la Unidad Administrativa. 6. NOMBRE: El nombre del Centro de Costo de la Unidad Administrativa correspondiente. 7. FECHA: La fecha en que se registra el cargo en la Tarjeta de Control de Bienes Fungibles. 8. CANTIDAD: El número de Bienes Fungibles cargados al responsable. 9. CONCEPTO: La descripción del o los Bienes Fungibles. 10. DEBE: Debe anotarse el valor del Bien Fungible cargado al responsable. 11. HABER: Anotar el valor del Bien Fungible descargado al empleado. 12. SALDO: Anotar el valor que resulte de los cargos menos los abonos. 13. FIRMA: Consignar la firma del responsable. 14. OBSERVACIONES: Anotar alguna información importante de los Bienes Fungibles. 18
15. FORMULARIO: Anotar el nombre, cargo y firma de la persona que formuló la o las tarjetas de Bienes Fungibles. 16. REVISÓ Anotar el nombre, cargo y firma de la persona que revisó los registros hechos en las tarjetas de Bienes Fungibles. 17. VISTO BUENO JEFATURA Anotar el nombre, cargo, firma y sello del Jefe de la Unidad Administrativa responsable. 19
ANEXO III 20
INSTITUTO NACIONAL DE ELECTRIFICACIÓN Forma No. 833.54 -INDE- PÓLIZA DE REINTEGRO AL FONDO FIJO 1. CONTROL INTERNO No. 2. FONDO FIJO AUTORIZADO: 3. HOJA No. 4. DEPENDENCIA: 5. GERENCIA: 6. PARTIDA PRESUPUESTARIA: 7. COMP. No. 8. RENGLÓN Y FUENTE DE FINANCIAMIENTO 9. DESCRIPCIÓN 10. COSTO Q. 11. IVA Q. 12. VALOR TOTAL * Integración por Renglón de Gasto. *Integración de Retenciones del ISR. *Integración del Fondo Fijo. 13. LUGAR Y FECHA: 14. PÓLIZA No. 15. ENCARGADO DEL FONDO FIJO: FIRMA: NOMBRE: 16. Vo. Bo. JEFE UNIDAD EJECUTORA: FIRMA: NOMBRE: (Sello) 17. DEPTO. CONTROL DE CALIDAD FINANCIERA: FIRMA: (Sello) 18. OPERADO DIVISIÓN DE PRESUPUESTO: FIRMA: 19. CHEQUE DE REINTEGRO: 20. VALOR Q. 21. FECHA DE EMISIÓN: NOMBRE: (Sello) ORIGINAL: Expediente ORIGINAL: Expediente PRIMERA FOTOCOPIA: División de Contabilidad - SEGUNDA FOTOCOPIA: División de Presupuesto TERCERA FOTOCOPIA: Dependencia Interesada CUARTA FOTOCOPIA: Depto. Control de Calidad Financiera. 21
INSTRUCTIVO PARA LLENAR UNA PÓLIZA DE REINTEGRO AL FONDO FIJO Forma No. 833.54 I OBJETIVO Ser el documento oficial por medio del cual se afecta el Presupuesto de Egresos autorizado a cada dependencia, por los gastos efectuados con Fondos Fijos y para autorizar el reembolso de los mismos. II. SU PRESENTACIÓN Se presenta el Formulario Póliza de Reintegro al Fondo Fijo Forma No. 833.54, en original y cuatro fotocopias, en tamaño oficio de 8.5 x 13 (216 mm x 330 mm) impreso en papel bond blanco. III. SU ELABORACIÓN La Forma No. 833.54 será llenada por el Encargado del Fondo Fijo de cada dependencia, para obtener el reintegro respectivo. IV. CONTENIDO El Formulario PÓLIZA DE REINTEGRO AL FONDO FIJO, Forma No. 833.54, consta de veintiún (21) espacios o casillas numeradas correlativamente, en los cuales se anotará lo siguiente: 1. CONTROL INTERNO No. El número correlativo de la Póliza de Reintegro al Fondo Fijo de la dependencia interesada. 2. FONDO FIJO AUTORIZADO: La cantidad en números del monto del Fondo Fijo autorizado a la dependencia. 3. HOJA No.:. El número correlativo de cada hoja que integra la Póliza de Reintegro al Fondo Fijo. 4. DEPENDENCIA: El nombre de la dependencia a la cual pertenece el reintegro del Fondo Fijo. 5. GERENCIA: El nombre de la Gerencia a la cual pertenece la Unidad Ejecutora que efectúo la adquisición de los bienes y/o servicios. 6. PARTIDA PRESUPUESTARIA:. El Código de la partida presupuestaria que corresponde de la Unidad Ejecutora que efectúo la adquisición de los bienes y/o servicios. 7. COMPROBANTE No.: El número de la cantidad de documentos de soporte de la compra efectuada. 8. RENGLÓN Y FUENTE DE FINANCIAMIENTO: El número del renglón y de la fuente de financiamiento respectivos. 22
9. DESCRIPCIÓN: La descripción detallada de los bienes y/o servicios adquiridos con Fondos Fijos. En el caso de servicios, deberá dejarse indicada la deducción por concepto de retención del Impuesto Sobre la Renta. En la parte final colocar las integraciones respectivas (Integración por Renglón de Gasto, Integración de Retenciones del ISR, e Integración del Fondo Fijo). 10. COSTO: El costo que indican las facturas o recibos que amparan la adquisición de los bienes y/o servicios. 11. IVA: El Impuesto al Valor Agregado que corresponde a cada uno de los bienes y/o servicios afectados al mismo. 12. VALOR TOTAL: El total de la suma de la columna Costo más la columna del Impuesto al Valor Agregado. 13. LUGAR Y FECHA: El lugar y la fecha en que elaboró la Póliza. 14. PÓLIZA No.: El número correlativo anual que le corresponde a la Póliza, el cual será anotado en la División de Presupuesto. 15. ENCARGADO DE FONDO FIJO: La firma y nombre del Encargado del Fondo Fijo. 16. Vo. Bo. JEFE UNIDAD EJECUTORA: La firma, nombre y sello del Jefe de la Unidad Ejecutora que dé el visto bueno a la Póliza de Reintegro al Fondo Fijo. 17. REVISO DEPTO. CONTROL DE CALIDAD FINANCIERA: La firma, nombre y sello del Inspector del Depto. Control de Calidad Financiera que revisó la Póliza. 18. OPERADO DIVISIÓN DE PRESUPUESTO: La firma y sello de la persona que registró en la División de Presupuesto y la fecha respectiva. 19. CHEQUE DE REINTEGRO No. El número del cheque de reintegro al Fondo Fijo. Este espacio, así como el 20 y 21 serán llenados únicamente por el Depto. de Tesorería y posteriormente en la copia que archiva el Encargado del Fondo Fijo, después de recibir el cheque. 20. VALOR Q. El valor en números por la cantidad que indica el cheque de reintegro. 21. FECHA DE EMISIÓN: La fecha en que fue emitido el cheque de reintegro. V. DISTRIBUCIÓN Y USO DE LAS COPIAS El original y las copias de la Póliza de Reintegro al Fondo Fijo, se distribuirán en la forma siguiente: ORIGINAL: PRIMERA FOTOCOPIA: SEGUNDA FOTOCOPIA: TERCERA FOTOCOPIA: CUARTA FOTOCOPIA: Para el expediente del Fondo Fijo, el cual se utilizara para liquidar y solicitar el reintegro correspondiente Para la División de Contabilidad, que utilizará para efectuar los registros contables correspondientes. Para la División de Presupuesto, el que servirá como soporte de las operaciones de registros presupuestarios. Para la Dependencia Interesada. Para el Departamento Control de Calidad Financiera. 23
ANEXO IV 24
INSTITUTO NACIONAL DE ELECTRIFICACIÒN -INDE- Forma No. 833.54-C CUADRO DE CONTROL DE SEGUIMIENTO DE PÓLIZAS PENDIENTES DE REINTEGRO AL FONDO FIJO UNIDAD ADMINISTRATIVA: AÑO 1. PÓLIZAS 2. FECHA 3. VALOR 4. CONTROL DE CALIDAD FINANCIERA 5. DÌAS 6. PRESUPUESTO 7. DÌAS 8. CONTABILIDAD ENTRADA SALIDA ENTRADA SALIDA ENTRADA SALIDA 9. DÌAS 10. TESORERÍA 11. DÍAS TRÁMITE 12. OBSERVACIONES DE PÓLIZAS TOTAL 25
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL CUADRO DE CONTROL DE SEGUIMIENTO DE PÓLIZAS PENDIENTES DE REINTEGRO AL FONDO FIJO Forma No. 833.54-C I. OBJETIVO: Ser un documento oficial, por medio del cual se llevará un control de seguimiento de las pólizas de reintegro al Fondo Fijo, con recursos del fondo fijo asignado a las unidades administrativas del INDE y sus Empresas. II. SU PRESENTACIÓN: Su presenta el Formulario el CUADRO DE CONTROL DE SEGUIMIENTO DE PÓLIZAS PENDIENTES DE REINTEGRO AL FONDO FIJO Forma No. 833.54-C, en original, tamaño carta de 8.5 x 11 (21.5 x 27.6 cms.) impreso en papel bond blanco. III. SU ELABORACIÓN: La forma No. 833.54-C CUADRO DE CONTROL DE SEGUIMIENTO DE PÓLIZAS PENDIENTES DE REINTEGRO AL FONDO FIJO, será llenado por el Encargado del manejo operativo del Fondo Fijo de cada Unidad Administrativa del INDE y sus Empresas. IV. CONTENIDO: El Formulario CUADRO DE CONTROL DE SEGUIMIENTO DE PÓLIZAS PENDIENTES DE REINTEGRO AL FONDO FIJO Forma No. 833.54-C, consta de doce (12) espacios o casillas numerados correlativamente, en los cuales se anotará lo siguiente: 1. PÓLIZAS: Anotar el número de cada póliza sujeta a seguimiento. 2. FECHA: Colocar fecha de Elaboración de cada póliza. 3. VALOR: Colocar el valor total de cada póliza. 4. CONTROL DE CALIDAD FINANCIERA: Anotar la fecha en que ingresa al Depto. de Control de Calidad Financiera. 5. DÍAS: Anotar los días que permaneció cada póliza en esta Unidad Administrativa. 6. PRESUPUESTO: Anotar la fecha en que ingresa a la División de Presupuesto. 7. DÍAS: Anotar los días que permaneció cada póliza en esta Unidad Administrativa. 8. CONTABILIDAD: Anotar la fecha en que ingresa a la División de Contabilidad. 9. DÍAS: Anotar los días que permaneció cada póliza en esta Unidad Administrativa. 10. TESORERÍA: Anotar la fecha en que ingresa a Tesorería General. 11. DÍAS TRÁMITE: Anotar el número de días que duró el trámite. 12. OBSERVACIONES DE PÓLIZAS: Anotar alguna información importante con respecto al trámite. 26