Guía del Usuario de los Beneficios en GKhrConnect El propósito de esta guía es ayudar a los empleados a inscribirse en los beneficios de G&K, cambiar sus elecciones a mediados de año, y designar beneficiarios. La siguiente tabla resume el contenido de esta guía de referencia. Page No. Cómo Iniciar un Sesión en GKhrConnect y Navegar a la Información de los Beneficios 2 Crear y / o Editar Contactos Crear y / o Editar los Organizaciones Beneficiarios (Fideicomisos) Inscribir en Beneficios de Inscripción Abierta o Nuevo Empleado Página de Confirmación de los Beneficios y Acciones Pendientes Designar Beneficiarios 13 Certificación de Inscripción Obligatoria: La prueba de la Buena Salud 13 Dependiente Requiere Certificación Mediados de Año Los Eventos de Vida Calificados 15 Nacimiento de un Hijo/a 15 Matrimonio - Añadiendo un Esposo/a 16 Divorcio - Eliminando de un Esposo/a 17 Fallecimiento de Dependiente - Eliminando un dependiente 18 La Adición de Otra Cobertura de Salud Grupal (Gain of Other Group Coverage) 18 Pérdida de Otra Cobertura de Salud Grupal (Loss of Other Group Coverage) 19 4 6 7 12 13 1
Cómo Iniciar una Sesión en GKhrConnect y Navegar la Información de los Beneficios 1. Diríjase a www.gkhrconnect.com con su Numero de Usuario y Contraseña Identificador de Usuario: Número de Persona de 6-dígitos Contraseña: Gks#1234 (Solo su primera vez en Noviembre) Contraseña Olvidada? Haga Clic en Contraseña Olvidada para que se le mande una contraseña temporal por email *Soluciones de Recursos Humanos es la escalada: 1.855.454.7463/hrsolutions@gkservices.com 2. Ingresa los criterios de inicio de sesión y haga clic en Conexión 3. Haga Clic en el Navegador aplicación 2
4. Haga Clic en Beneficios debajo de Mi Información 5. En la Pagina de Beneficios, usted puede hacer las siguientes funciones: a. Ver los Beneficios Actuales : Estará en blanco si no hay inscripciones actuales b. Ver los Beneficios del Futuro : Solamente durante la Inscripción Abierta c. Ver Su Comparación de Costo información: Estará en blanco si no hay inscripciones actuales d. Añadir Contactos (Dependiente, Beneficiario y/o Emergencia) : Cualquier dependiente o beneficiario tienen que ser añadido antes como un contacto. e. Añadir Organizaciones Beneficiarios (ejemplo: Fideicomisos o Organización) f. Registrar un Evento de Vida Calificado ( Pérdida de Otra Cobertura de Salud Grupal, La Adición de Otra Cobertura de Salud Grupal, Fallecimiento de Dependiente) i. Si va a añadir su esposo/a debido al matrimonio o un hijo/a debido al nacimiento, haga clic en crear bajo contactos y ingresar la información solicitada. Una vez que se agrega su esposa o hijo a su lista de contactos, podrá inscribirse en los beneficios aplicables. n * Si un empleado tiene un Evento de Vida Calificado (QLE) en 2015, ponerle en contacto con Lisa Truhlar 952-912-5609 para ayudarla con la inscripción 3
Crear y / o Editar Contactos Los contactos son individuos que le gustaría designar como dependientes o beneficiarios. * Nota: un contacto para ser un dependiente de los beneficios tienen que ser de la relación de esposo/a o hijo/a. Un beneficiario puede ser de cualquier tipo de relación. Los contactos se pueden encontrar en la parte superior derecha de la página de información general de los beneficios. 1. Para Editar o Crear un contacto: Haga Clic en el nombre del contact y después haga clic en Editar -o- Haga Clic en Crear 4
2. Ingresar o actualizar la information requerida y haga clic en OK. La información requerida va a tener un (*). Para ingresar un Numero Social, haga clic en el signo de más (+) al lado de ID Nacional y ingresar la information requerida. * Fecha de inicio de vigencia: Fecha de hoy Tenga en cuenta: Después de Añadir y / o editar un contacto no se inscribe automáticamente el dependiente en un plan de salud o designar al beneficiario de su plan (s) de seguro de vida. Usted debe hacer los pasos de la inscripción e inscribirse al dependiente. Consulte las secciones de inscripción de esta guía. 5
Crear y / o Editar un Organización Beneficiaria (Fideicomisos) 1. Haga clic en Editar, Crear (Nuevo), o Suprimir (borrar) para editar la lista de Organización Beneficiario. 2. Para Editar o Actualizar, ingresa la information requerida y haga clic en Guardar. La información requerida va a tener un (*). *Fecha de Inicio: Fecha de hoy *Tipo de Beneficiario: Organización Existente -o- Fideicomisos Tenga en cuenta: Añadiendo y / o editando una organización beneficiaria no lo designa como beneficiario de su plan (s) de seguro de vida. Usted debe hacer los pasos de la inscripción y designar a la entidad beneficiaria. Consulte la sección "Designar Beneficiario" de esta guía. 6
Inscribir en Beneficios de Inscripción Abierta o Nuevo Empleado 1. Desde la página de Resumen de Beneficio, haga clic en el botón de Cambiar Elecciones de Beneficios 2. La página de Contactos se abrirá, proporcionando otra opción para actualizar todos los dependientes y los beneficiarios potenciales. 3. Haga clic en Continuar 4. Aparece una aviso señalando que usted debe asegurarse de que todos los dependientes o beneficiarios potenciales se enumeran. Haga clic en Pasar a Inscripción para empezar el proceso. 7
5. Aparece la forma de Autorización de Inscripción. Lea la declaracion de aceptación y autorización. Haga clic en Aceptar. Si el empleado no acepta la autorización no podrá inscribirse. 6. Se le llevará a la sección de Editar Beneficios. El proceso de inscripción tiene varias páginas para cada uno de los planes de beneficios. Mientras que avanza en el proceso de inscripción en la sección del costo total para Usted cambiará a medida que usted hace sus elecciones. Este es el costo semanal para usted, incluyendo costo antes de impuestos y los totales costo después de impuestos. Para empezar la inscripción, marque la caja del plan de beneficio que usted desea, o para negar la cobertura, seleccione Negar Médico en la parte final en la lista. * Tenga en cuenta, a negar la cobertura debe seleccionar la caja que indica la opción de negar la cobertura. 8
7. Para designar un dependiente o beneficiario, seleccione el Dependiente o Beneficiario elegible de la sección de Dependientes al final de la página. Haga clic en Siguiente para pasar a la siguiente opción de beneficio. Continuar esto para todos los beneficios. * Nota: Si usted no puede ver los dependientes correspondientes se indican a continuación, asegúrese de que ha marcado la caja para el plan deseado y destacó (convirtiéndolo azul) la fila del plan. Esto debería permitir que los dependientes correspondientes aparezcan al final de la página. Al Inscribirse en el HSA o FSA, la Cobertura Que Dębe ingresar es la Cantidad anual Que El empleado Quiere contribuir a la Cuenta. * El Nivel de Cobertura Que Elige un empleado se de Agrega en La Caja de Costo Total para Usted. 9
La inscripción en planes de seguro de vida permite la designación de beneficiarios, incluidas las atribuciones primarias y contingentes porcentuales. Al fondo de la página, en la sección Beneficiarios, marque la caja al lado de la persona (s) que está designando como su beneficiario primario y contingente. A la derecha, entre el porcentaje asignado al beneficiario. Los porcentajes de asignación debe que igualar a 100% para primaria y 100% para las designaciones de beneficiarios contingentes. Seguro de Vida básico y AD&D es proporcionado por G&K, sin costo para usted. Asegúrese de designar a los beneficiarios, tanto para el plan básico de seguro de vida (inscrito automáticamente), y un plan de seguro de vida suplementario si usted elige este plan. * Nota: Si usted no puede ver los beneficiarios adecuados listados abajo, asegúrese de que ha marcado la caja para el plan deseado y destacó (convirtiéndolo azul) la fila del plan. Esto debería permitir a los beneficiarios que ha entrado en la pantalla de contactos que aparezcan al final de la página. La cobertura se quedará al mínimo para el seguro de vida. Una vez que un empleado elige la cobertura, pueden cambiar el nivel de cobertura (excepto niños supp) (Empleado) Vida Supl: 10.000 min / max 500000 (10000 incremento) Vida Supl de Esposo/a : 10.000 min / max 100000 (10000 incremento) Vida Supl de niño : 5000 / niño de hasta 26 años de edad 10
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Pagina de Confirmación de los Beneficios y Acciones Pendientes Una vez que la inscripción se haya completado, aterrizará en la página de Confirmación de Beneficios Imprima esta página haciendo clic en Página Imprimible. Para evitar cualquier retraso en la inscripción, presentar la documentación aceptable de inmediato a HR Solutions (o Voya para Prueba de Buena Salud) para el estado de inscripción puede ser aprobado y actualizado. Si ve el símbolo de pausa,, como se ve en la siguiente imagen, se requiere una acción antes de que un empleado o dependiente está aprobado para su elección de beneficios. Inscripciones con una marca verde en la fila suspendida permanecerán suspendidas hasta que G&K ha recibido los documentos apropiados para aprobar su inscripción. Para evitar cualquier retraso en la inscripción, presentar la documentación aceptable de inmediato a HR Solutions (o Voya para Prueba de Buena Salud) para que su estado de inscripción puede ser aprobado y actualizado. 12
Revise los Acciones Pendientes. Estos elementos requieren acción. Designar un Beneficiario = Haga clic en Cambiar elecciones de beneficios y designe un beneficiario para su plan básico y de seguro de vida suplementario (si ha elegido la vida suplementario) navegando a la pantalla de la vida y la discapacidad. Ilumine la fila de plan, desplácese hacia abajo, e introduzca los porcentajes de asignación para el beneficiario (s) en la lista. Si un contacto no aparece en la lista que le gustaría hacer un beneficiario, haga clic en Cancelar y agregue a la persona en el panel de los contactos en la pagina de Resumen de Beneficios. Certificación de Inscripción Requerido: La prueba de la buena salud = Si se inscribió en o aumento de su seguro de vida suplementario, una prueba de buena salud o Evidencia de asegurabilidad forma (EOI) debe ser completado y presentado a Voya a PO Box 20, Mail Stop 4- S, Minneapolis, MN 55440, o por fax al 612.467.7262. Formas nuevas se pueden encontrar en e imprimir desde www.gkbenefits.com bajo la pantalla de Resumen de Beneficios. Dependiente Requiere Certificación: Nombre Dependiente = Al agregar un dependiente, debe verificar su relación con el empleado. Para ello, por favor, envíe la documentación apropiada. Para obtener una lista de documentos de elegibilidad dependientes aceptables, consulte la sección de elegibilidad - página 2 en el libro beneficios que se encuentra en www.gkbenefits.com. Una vez que la documentación apropiada se ha recibido el señal verde pasará de la columna Suspendida a la columna de Estado de Inscripción, indicando que inscripciones están completos. 13
Usted puede volver a la página de inscripción de beneficios y hacer cambios durante el período de inscripción haciendo clic en el botón de Cambiar Elecciones de Beneficios. a. Una vez que su período de inscripción termina, sólo se podrá hacer cambios durante el siguiente inscripción anual a menos que tenga un evento de vida calificado (QLE) dentro del año calendario. Usted puede visitar la página de inscripción de beneficios en cualquier momento durante todo el año y descargar su Confirmación de Beneficios y Resumen en el desplegable de Imprimir informe de beneficios. Ejemplo de Confirmación de Beneficios y Resumen 14
Cambiar sus elecciones de beneficios- Evento de la Vida que Reúne los Requisitos Qué es un evento de la vida que reúne los requisitos? A continuación se muestra una lista de algunos de los Eventos de Vida que reúne los requisitos más comunes: El matrimonio, el divorcio, la separación judicial o la nulidad Nacimiento o adopción de un niño La colocación de un hijo de crianza o tutela legal de un niño Cambio en la situación de empleo para su esposo/a o dependiente que afecta la elegibilidad de beneficios, incluyendo la terminación o inicio del empleo Usted o su esposo/a regresa de una ausencia permitida sin pago Usted o su dependiente se convierte en elegible o pierde la elegibilidad para Medicare o Medicaid La muerte de su esposo/a o dependiente Ordenada por la corte la cobertura de su hijo por usted o su esposo/a, lo que le permite añadir o eliminar la cobertura del niño Cambio de lugar de residencia que afecta la elegibilidad para usted, su esposo/a o dependiente Cambio en el empleo que afecta la elegibilidad beneficios (que trabajan menos de 30 horas por semana de manera regular) Pérdida de cuidado de niños / proveedor de cuidado de ancianos o un aumento de costo significativo o un cambio en el proveedor de la guardería (aplicable sólo a la cuenta de gastos flexibles de cuidado de dependientes) La elegibilidad para la cobertura (CHIP) Medicaid o el Programa de Seguro Médico para Niños La terminación de Medicaid o el Programa de Seguro Médico para Niños (CHIP) Cobertura porque usted o sus dependientes ya no son elegibles son El nacimiento de un niño: 1. Entre a www.gkhrconnect.com. 2. Haga clic en Navegador. 3. Haga clic en Beneficios ubicado debajo de Mi Información. 4. Agregue su nuevo hijo haciendo clic en Crear en el panel de Contactos a la derecha. Entre la siguiente información acerca de su nuevo hijo: a. Fecha de efecto: Fecha de nacimiento del niño b. Nombre y apellido c. Sexo del nino d. Fecha de cumpleaños e. Relación: Niño f. Entre numero de seguro social haciendo click al lado de Identificador Nacional 5. haga clic en OK. 6. En la Pagina de Revisar Beneficios haga clic en Cambiar Elecciones de Beneficios. 15
7. Haga clic en Continuar para empezar su inscripción. 8. Siga los pasos en la sección de inscripción de este documento. 9. Revisa r y Enviar la inscripción. 10. Haga clic en Página Imprimible, e imprimir la página de confirmación de Beneficios. Esta página tiene información muy importante acerca de pendientes acciones necesarios para ser completado para que su inscripción sea aprobada. Para obtener más información, consulte la sección de Página de Confirmación de beneficios en esta guía. 11. Haga clic en Hecho (esto le llevará de vuelta a la página de confirmación de beneficios). 12. Enviar documentos de elegibilidad de dependientes y de eventos de vida que reúnen los beneficios de los 30 días de la fecha de nacimiento del nuevo niño a HR Solutions a hrsolutions@gkservices.com o por fax al 952.912.5912. Para obtener una lista de documentos de elegibilidad para dependientes aceptables, consulte la sección de elegibilidad - página 2 en el libro beneficios que se encuentra en www.gkbenefits.com. Documentos que debe mandar para la verificación de la vida para prueba de nacimiento : Copia del acta de nacimiento o tarjeta de cuna que menciona que el empleado es padre. Matrimonio Anadiniendo un Esposo/a: 1. Entre a www.gkhrconnect.com. 2. Haga clic en Navegador. 3. Haga clic en Beneficios ubicado debajo de Mi Información. 4. Agregue su nuevo hijo haciendo clic en Crear en el panel de Contactos a la derecha. Entre la siguiente información acerca de su nuevo hijo: a. Fecha de efecto: Fecha de casamiento b. Nombre y apellido c. Sexo del nino d. Fecha de cumpleaños e. Relación: Esposo/a f. Entre numero de seguro social haciendo click al lado de Identificador Nacional 5. haga clic en OK. 6. En la Pagina de Revisar Beneficios haga clic en Cambiar Elecciones de Beneficios. 7. Haga clic en Continuar para empezar su inscripción. 8. Siga los pasos en la sección de inscripción de este documento. 9. Revisa r y Enviar la inscripción. 10. Haga clic en Página Imprimible, e imprimir la página de confirmación de Beneficios. Esta página tiene información muy importante acerca de pendientes acciones necesarios para ser completado para que su inscripción sea aprobada. Para obtener más información, consulte la sección de Página de Confirmación de beneficios en esta guía. 11. Haga clic en Hecho (esto le llevará de vuelta a la página de confirmación de beneficios ). 16
12. Enviar documentos de elegibilidad de dependientes y de eventos de vida que reúnen los beneficios de los 30 días de la fecha de matrimonio a HR Solutions a hrsolutions@gkservices.com o por fax al 952.912.5912. Para obtener una lista de documentos de elegibilidad para dependientes aceptables, consulte la sección de elegibilidad - página 2 en el libro beneficios que se encuentra en www.gkbenefits.com. Documentos que debe mandar para la verificación de la vida para prueba de matrimonio : Copia del certificado de matrimonio. Divorcio - Quitar un esposo/a: 1. Entre a www.gkhrconnect.com. 2. Haga clic en Navegador. 3. Haga clic en Beneficios ubicado debajo de Mi Información 4. Retire su esposo/a iluminando su información en la fila de los contactos en ariba en la parte derecha de la página. Haga clic en Editar. 5. En la información de contacto del esposo/a, cambie: 6. Haga clic en OK. a. Fecha de efecto: Fecha de que fue firmado el decreto del divorcio b. Relación: Ex Esposo/a 7. En la Pagina de Revisar Beneficios haga clic en el botón Cambiar Elecciones de beneficios. 8. Haga clic en Continuar para comenzar la inscripción. 9. Haga clic en aceptar en la página de Declaración de Autorización. 10. En la pantalla médica, desplácese hacia abajo y desactive la caja en la lista de contactos. 11. Desplácese hacia arriba y comprobé el nivel de cobertura del Empleado o Empleado + niño (s). Si está inscribiendo niños, seleccione el nivel de cobertura Empleado + Hijo (s). Desplácese hacia abajo y marque la caja junto a cada niño que será inscrito en el plan de beneficios. 17
12. Haga esto para cada beneficio en cual el esposo/a debe ser quitado de. 13. Revisar y Enviar la inscripción. 14. Haga clic en Página Imprimible, e imprimir la página de confirmación de Beneficios. Esta página tiene información muy importante acerca de pendientes acciones necesarios para ser completado para que su inscripción sea aprobada. Para obtener más información, consulte la sección de Página de Confirmación de beneficios en esta guía. 15. Haga clic en Hecho (esto le llevará de vuelta a la página de confirmación de beneficios). 16. Enviar documentos de eventos de vida que reúnen los beneficios dentro de los 30 días de la fecha de que fue firmado el decreto de divorcio a HR Solutions a hrsolutions@gkservices.com o por fax al 952.912.5912. Documentos que debe mandar para la verificación de la vida para prueba de divorcio: Decreto de divorcio firmado Fallecimiento de un Dependiente- Eliminar un Dependiente: Para eliminar un dependiente del seguro, envíe una copia del certificado de defunción a Soluciones de Recursos Humanos a hrsolutions@gkservices.com o por correo a 5995 Opus Parkway Suite 500, Minnetonka, MN 55343. Eliminar Beneficios Debido a Inscribirse a otra Cobertura de Salud Grupal (Gain of Other Group Coverage): 1. Entre a www.gkhrconnect.com. 2. Haga clic en Navegador. 3. Haga clic en Beneficios ubicado debajo de Mi Información. 4. En la Pagina de Revisar Beneficios, debajo de Eventos De Vidas Calificadas (Record Life Events), selecione Gain of Other Group Health Coverage. (Adición de otra cobertura grupal) 5. Entre el día que ocurrió el evento : Día que la nueva cobertura es efectiva. 6. En la Página de Revisar Beneficios haga clic en Cambiar Elecciones de Beneficios.. 7. Haga clic en Continuar para avanzar a las pantallas de inscripción. 8. En la página de inscripción médico: Ejemplo 1: Si está eliminando un dependiente porque tienen una adición de otra cobertura grupal (por ejemplo, su hijo/a, y/o esposo/a tienen una adición de otra cobertura grupal): A. Haga clic en la línea de elección actual, para que aparezca azul ir abajo y deseleccionar las cajas al lado del dependiente que quiere eliminar del beneficio. 18
B. Marque la caja del nuevo nivel de cobertura de inscripción debido a la adicción de la otra cobertura. Si quiere mantener cualquier dependiente inscrito, haga clic en la fila del plan, y ir abajo y marque la caja al lado del dependiente que quiere inscribir. C. Seguir los pasos A-C en cada una de los opciones de los beneficios D. Revisar y Enviar inscripción. E. Haga clic en Página Imprimible, y puede imprimir la página de Confirmación de Beneficios. Esta página tiene información muy importante sobre los acciones pendientes para completar su inscripción y para que sea aprobada. Para mas information porfavor revisa la seccion de Pagina de Confirmación de Beneficios en esta guía. F. Haga clic en Hecho (esto le llevará de vuelta a la pagina de Información General de los Beneficios). G. Enviar documentos de verificación de elegibilidad de dependientes y eventos de vida calificados dentro de los 30 días de la adicción de otra coberta grupal a Solucions de Recursos Humanos a hrsolutions@gkservices.com o por fax a 952.912.5912. Documentos de Evento de Vida Calificado que debe enviar por una adicción de otra cobertura grupal: Los documentos que contiene el primer nombre y apellido de cada dependiente y/o empleado cambiando a otra cobertura. El documento tiene que tener la fecha efectiva de la nueva cobertura. Ejemplo 2: Si está eliminando la cobertura para los dependientes y el empleado (por ejemplo, toda la familia cambio a la otra cobertura de salud grupal): A. Haga clic en la línea de la elección actual resaltando azul y desactive la caja. 19
B. Ir abajo si es necesario y seleccione la caja junto a Negar Médico H. Seguir los pasos A-B en cada una de los opciones negando todos los beneficios por la adicción de otra cobertura. I. Revisar y Enviar inscripción. J. Haga clic en Página Imprimible, y puede imprimir la página de Confirmación de Beneficios. Esta página tiene información muy importante sobre los acciones pendientes para completar su inscripción y para que sea aprobada. Para mas information porfavor revisa la seccion de Pagina de Confirmación de Beneficios en esta guía. K. Haga clic en Hecho (esto le llevará de vuelta a la pagina de Información General de los Beneficios). L. Enviar documentos de verificación de elegibilidad de dependientes y eventos de vida calificados dentro de los 30 días de la adicción de otra coberta grupal a Solucions de Recursos Humanos a hrsolutions@gkservices.com o por fax a 952.912.5912. Documentos de Evento de Vida Calificado que debe enviar por una adicción de otra cobertura grupal: Los documentos que contiene el primer nombre y apellido de cada dependiente y/o empleado cambiando a otra cobertura. El documento tiene que tener la fecha efectiva de la nueva cobertura. Inscribir en los Beneficios debido a la Pérdida de otra Cobertura de Salud Grupal (Loss of Other Group Coverage): 1. Entre a www.gkhrconnect.com. 2. Haga clic en Navegador. 3. Haga clic en Beneficios ubicado debajo de Mi Información. 4. En la Página de Revisar Beneficios, debajo de Eventos De Vidas Calificadas (Record Life Events), seleccione Loss of Other Coverage (Perdida de otra cobertura grupal.) 5. Ingresa la fecha de que el Evento Ocurrió: Día después de que termino la cobertura anterior. 6. En la Página de Revisar Beneficios haga clic en Cambiar Elecciones de Beneficios. 7. Haga clic en Continuar para avanzar a las pantallas de inscripción. 8. Haga clic en aceptar en la página de Declaración de Autorización. 9. Seguir con los pasos el sección de Inscripción en esta guía. 10. Revisar y Enviar inscripción. 11. Haga clic en Página Imprimible, y puede imprimir la página de Confirmación de Beneficios. Esta página tiene información muy importante sobre los acciones pendientes para completar su inscripción y para que sea aprobada. Para mas information porfavor revisa la seccion de Pagina de Confirmación de Beneficios en esta guía. 12. Haga clic en Hecho (esto le llevará de vuelta a la pagina de Información General de los Beneficios). 13. Enviar documentos de verificación de elegibilidad de dependientes y eventos de vida calificados dentro de los 30 días de la pérdida de otra coberta grupal a Solucions de Recursos Humanos a hrsolutions@gkservices.com o por fax a 952.912.5912. Para obtener una lista de 20
documentos de elegibilidad de dependientes aceptables, consulte la sección de elegibilidadpágina 2 en el libro de beneficios que se encuentra en www.gkbenefits.com. 14. Documentos de verificación de evento de vida calificado que debe enviar por una pérdida de cobertura grupal : Certificacion de Cobertura o Carta de la compañía de seguros anteriores indicando la fecha que la cobertura fue cancelada, listando los individuas cuales coberta fue cancelada. 21