PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD Cooperativa de Transportadores de Carga CARGACOOP FECHA DE GENERACIÓN: 12/09/2017 FECHA DE APROBACIÓN: 10/10/2017 FECHA DE VIGENCIA: 10/10/2017 INSTANCIA DE APROBACIÓN: COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO VERSIÓN DEL DOCUMENTO: 1 RESPONSABLES DE SU ELABORACIÓN: COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO CARGACOOP, Empresa dedicada al transporte de carga TAT intermunicipal a nivel nacional comprometida e impulsada a el mejoramiento continuo
Tabla de contenido INTRODUCCIÓN... 0 1.1 ALCANCE... 1 1.2 PÚBLICO AL CUAL ESTA DIRIGIDO... 1 1.3 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD... 1 1.3.1 NORMATIVAS... 1 1.3.2 ECONOMICOS... 4 1.3.3 ADMINISTRATIVOS... 4 1.3.4 TECNOLOGICOS... 5 1.4. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL... 5 1.4.1 PRODUCCION DE DOCUMENTOS... 5 1.4.2 RECEPCION DE DOCUMENTOS... 5 1.4.3 RADICAR DOCUMENTOS... 5 2. FASES DE LA IMPLEMENTACION DEL PGD... 7 2.1 METAS A CORTO PLAZO... 7 2.2 METAS A MEDIANO PLAZO... 7 2.3 METAS A LARGO PLAZO... 7 3. FASE DE ELABORACION... 8 4. FASE DE EJECUCION... 9 5. FASE DE AUDITORIA Y CONTROL... 9 6. ANEXOS... 10
INTRODUCCIÓN Para la Cooperativa de Transportadores de Carga CARGACOOP y su desarrollo histórico se ha evidenciado la importancia de conservar la documentación emitida, tener conocimiento y claridad en el momento de la manipulación de la documentación. Para ello, se han implementado procedimientos y controles que nos permitan conservar, consultar y almacenar de una manera óptima la producción de dichos documentos, para lo cual se toma de base la ley 594 de 2000 (Ley General de archivo) donde estipulan que las entidades públicas y privadas deben generar e implementar el programa de gestión documental. Adicionalmente, estamos enfocados en acciones de mejoramiento continuo; lo cual nos lleva a adoptar la creación e implementación del PGD (Programa de gestión documental) teniendo en cuenta un análisis de los procesos en la producción de documentación que genera cada área de la cooperativa para realizar la respectiva estructuración de dicho programa. Dado que este programa no solo va estar dirigido a los clientes internos de la Cooperativa para el manejo de ellos, sino que también procura en toda medida contribuir al conocimiento del aquellos entes u organizaciones externas que por diferentes motivos tengan la necesidad de hacer consulta de la documentación aquí contenida.
1. ASPECTOS GENERALES 1.1 ALCANCE La implementación del programa abarca todas las áreas funcionales operativas y administrativas, dado que el proceso de archivo tendrá un pilar estructural de mejora continua basada en cambios y controles que nos permitan asegurar su efectividad de todo lo relacionado con el sistema de manejo de la documentación y todas sus etapas archivísticas. Dado que, se especifica claramente procedimientos y ciclos de vida de los archivos allí contenidos. 1.2 PÚBLICO AL CUAL ESTA DIRIGIDO El programa de gestión documental no solo abarca las dependencias de la empresa, también está enfocado a entidades o personas externas que necesitan realizar consultas. 1.3 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD 1.3.1 NORMATIVAS El marco normativo ha sido adoptado de nuestra legislación colombiana. Ley 80 de 1989 del Archivo General de la Nación. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. Ley 594 de julio 14 de 2000 del Archivo General de la Nación. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Ley 1409 de 2010 del Congreso de Colombia. Por el cual se reglamenta el ejercicio de la archivística, se dicta el código de ética y otras disposiciones. Ley estatutaria 1581 de 2012 del congreso de Colombia. Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. Ley 1712 de marzo de 2014 del congreso de Colombia. Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones.
Decreto 2609 de 2012 por el cual se reglamenta el Título V de la ley 594 de 2000, Parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del estado. Decreto 2578 de 2012 Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado. Decreto 1080 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura Este Decreto regula íntegramente las materias contempladas en él. Por consiguiente, de conformidad con el artículo 3 de la ley 153 de 1887, Quedan derogadas todas las disposiciones de naturaleza reglamentaria relativas a el sector cultura. Resolución 128 de mayo 2010 Por la cual se actualiza la metodología de evaluación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental, se deroga la resolución 00047 de 13 de marzo del 2000 y se conforma el pre-comité evaluador de documentos. Acuerdo 11 de mayo de 1996. Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos. Acuerdo 47 de 2000 Por el cual se desarrolla el capítulo V Acceso a documentos de archivo y Restricciones por razones de conservación. Acuerdo 49 de 2000 Por el cual se desarrolla el capítulo 7 conservación de documentos del Reglamento general de Archivos sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos. Se hace necesario reglamentar las condiciones de edificios locales destinados para sedes de archivos. Acuerdo 50 del 2000 Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII conservación de documentos del Reglamento General de Archivos sobre prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo Acuerdo 060 de 30 de octubre 2001 Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas. Acuerdo 39 de 2002 Por el cual se reglamenta el procedimiento para elaboración y aplicación de las TRD en desarrollo del artículo 24 de la ley 594 del 2000. Acuerdo 42 de 2002 Por el cual se establecen los criterios de organización de los archivos de gestión de las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas, se regula el inventario único documental. Acuerdo 02 de enero del 2004 Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados.
Acuerdo 11 de 28 de agosto de 2008 por el cual delegan a el director del archivo general, la función de aprobar las tablas de retención documental y tablas de valoración documental derogado por el acuerdo 03 de 2013. Acuerdo 05 de 2013 Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 002 de 2014 Por medio del cual se establecen los criterios básicos para la creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 006 de 2014 Por el cual se define el sistema integrado de la conservación SIC, componentes, formulación de planes del SIC, programas de conservación preventiva, Plan de preservación a largo plazo. Acuerdo 007 de 2014 Por medio del cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción del expediente y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 008 de 2014 Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de servicios de depósito, custodia, organización, reprografía conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística. Circular 001 de 2003 Organización y conservación de los documentos de archivo. Circular 004 de 2003 Organización de historias laborales. Circular 001 de 2007 Cumplimiento de la ley 594 del 2000, ley general de archivos. Circular externa 005 de 2012 Proceso de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en la iniciativa cero papel.
1.3.2 ECONOMICOS Para el óptimo desarrollo del PGD (Programa de Gestión Documental) la Cooperativa de Transportadores de Carga - CARGACOOP; los recursos económicos destinados para este serán designados previa evaluación de las necesidades por la Gerencia, dichos recursos serán entregados de acuerdo a la necesidad del caso. 1.3.3 ADMINISTRATIVOS En la gestión de producción de documentos, hay participación de todas las dependencias de la Cooperativa, también se tiene conformado un comité de archivo el cual cumple y vela por el óptimo funcionamiento del PDG y todo el sistema archivístico de la Cooperativa, así como la preservación y conservación de la documentación emitida al interior de la Cooperativa y demás funciones. 1.3.3.1 NUESTRA ORGANIZACIÓN
1.3.4 TECNOLOGICOS La cooperativa cuenta con un sistema informático que se integra por módulos según las necesidades de cada dependencia, esta sirve para generar documentos y también para realizar las respectivas consultas. Adicionalmente se cuenta con el soporte del sistema de gestión el cual contiene respectivos formatos, documentos y demás aspectos que hacen parte del PGD almacenado en el servidor principal como respaldo de toda la información contenida. 1.4. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 1.4.1 PRODUCCION DE DOCUMENTOS Cada dependencia produce documentos de acuerdo a sus necesidades, para lo cual llevan un control de la documentación emitida, lo que permite identificar su ubicación en el momento de traslado a archivo de gestión. 1.4.2 RECEPCION DE DOCUMENTOS La Recepción de documentos externos e internos se realiza en la recepción de la Cooperativa donde se coloca un sello radicador con fecha Y firma de la persona que recibe, en dicha dependencia se registra la correspondencia en sistema y en planillas tal como se especifica en el manual de procedimientos del área. La Recepción de documentos de las diferentes dependencias al Archivo de Gestión se realiza según el manual de procedimientos del área. 1.4.3 RADICAR DOCUMENTOS La radicación de los documentos se da mediante sistema, donde se hace una descripción del documento que se recibe, se genera un número de radicado que lo arroja el sistema como también se diligencia los campos de hora y fecha y demás dado que este proceso se encuentra descrito en el manual de procedimientos del área.
2. FASES DE LA IMPLEMENTACION DEL PGD El programa de gestión documental se administrara e implementara y se tendrá en cuenta diferentes procesos de control para asegurar su efectiva aplicación en la Cooperativa 2.1 METAS A CORTO PLAZO - Dar a conocer el Programa de gestión documental a todo el personal - Dar acompañamiento a todo el personal en el momento de implementar el Programa de Gestión documental - Realizar un seguimiento en la implementación de dicho programa, Para asegurar su efectividad y detectar mejoras continuas 2.2 METAS A MEDIANO PLAZO - Organizar un programa de capacitación y actualización sobre archivo - Realizar actualizaciones en los formatos archivísticos de la Cooperativa - Actualizar el programa de gestión documental continuamente según la normatividad del Archivo general de la nación. - Revisar los ajustes del presupuesto anual de archivo de acuerdo a las necesidades - Realizar actividades de conservación de documentos. - Aplicar el seguimiento de los procesos de archivo para asegurar su efectividad 2.3 METAS A LARGO PLAZO - Realizar actualización de los instrumentos tecnológicos y software para asegurar la efectividad y mejoramiento del proceso documental - Aplicar las transferencias y eliminación según las tablas de retención documental - Realizar elaboración de programa PINAR - Aplicar el seguimiento de los proceso de archivo, Para asegurar su efectividad
3. FASE DE ELABORACION PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL El programa de gestión documental está a cargo del comité de archivo y es su responsabilidad realizar la creación de lineamientos para su elaboración e implementación, dicho comité está conformado de la siguiente manera:
4. FASE DE EJECUCION La ejecución del Programa de gestión documental (PGD) se llevara a cabo después de ser aprobado por el comité interno de archivo. Para lo cual se seguirán las siguientes pautas: - Divulgación oficial al personal administrativo - Capacitación e instrucciones para implementar los formatos del Programa de Gestión Documental - Aplicación de cronograma de tareas 5. FASE DE AUDITORIA Y CONTROL Para verificar la efectividad del programa de gestión documental y con el fin de detectar falencias en el proceso. Se llevara a cabo un cronograma de auditorías anual para contribuir al mejoramiento continuo.
6. ANEXOS ANEXO 1: CRONOGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
ANEXO 2: MAPA DE PROCESOS DE LA EMPRESA ANEXO 3: PRESUPUESTO ANUAL PARA LA IMPLEMENTACION DEL PGD El presupuesto anual se realizara en la asamblea general de delegados que se celebra cada año en el mes de marzo, donde se toman las decisiones financieras de la cooperativa.