Manual de usuario Plataforma de Emisión
Índice Consideraciones técnicas... 3 Pasos para entrar a solución EMISIÓN:... 3 Pantalla Principal... 4 1.1 Validador de CFD-CFDI 4 1.2 Solicitud de Soporte 4 1.3 www.alestra.com.mx 5 1.4 Cambio de Password 5 1.5 Login 5 Pantalla Inicial... 6 1.6 Menús 6 1.7 Menú Inicio 7 1.8 Menú Administración 7 1.9 Menú Facturación 7 1.10 Menú Búsqueda 10 1.10.1 Rango de Fechas 11 1.10.2 Serie y Folio 12 1.10.3 RFC Emisor y RFC Receptor 12 1.10.4 Estatus 12 1.10.5 Estatus Cobranza 12 1.10.6 Tipo Comprobante 13 1.10.7 Filtrado Secundario 13 1.10.8 Mostrar / Ocultar Columnas 14 1.10.9 Filtrado de registros 15 1.11 Actualización Estatus de Cobranza: 18 1.12 Descargas Masivas 19 1.12.1 Para descargas de XML: 19 1.12.2 Para descargas de PDF: 19 1.12.3 Envíos Masivos 19 1.13 Catálogo de Productos y Servicios 20 1.14 Menú Configuración SAT 21 1
1.14.1 Carga archivo.cer 22 1.14.2 Carga archivo.key 23 1.14.3 Contraseña Llave Privada 24 1.14.4 Cómo diferenciar una Fiel de un CSD? 24 1.14.5 Disponibilidad de timbres 26 1.15 Menú Reporte Mensual 26 1.15.1 Menú Estadísticas 26 Cerrar Sesión... 27 Preguntas Frecuentes... 27 1.15.2 Después de ingresar mis credenciales no puedo dar clic a ningún icono dentro del sistema 27 1.15.3 Estoy usando la versión de Explorer 6.0 27 1.15.4 Qué explorador es del sugerido? 27 1.15.5 Cómo ver PDF en Chrome? 27 1.15.6 No puedo ver el PDF en mi explorador 27 1.15.7 Estoy intentando entrar a la aplicación y no me permite accesar 27 1.15.8 No me permite descargar reportes de Excel 27 1.15.9 No me permite descargar de forma masiva archivos XML y PDF 28 1.15.10 Olvidé mi contraseña 28 1.15.11 Cómo puedo saber más del sistema contratado? 28 1.15.12 En caso de emisión de facturas mi cliente me rechaza mi factura electrónica 28 1.15.13 Qué pasa si al momento de generar una factura no fue posible timbrarla por una pérdida momentánea de internet? 28 1.15.14 En el caso de recepción y validación Qué tengo que hacer si el cliente argumenta que su factura es válida en el portal del SAT y en nuestro validador se marca un rechazo? 28 1.15.15 Puedo facturar o validar sin internet? 28 1.15.16 No sé como identificar si el CSD de Sello Digital es correcto o estoy utilizando la FIEL 28 2
Consideraciones técnicas Deberá contar con Adobe Reader para visualización de archivos PDF Se recomienda versión 8 de Adobe Reader Evitar usar la versión 10 de Adobe Reader, ya que pudieran existir problemas de compatibilidad. 1. Se recomienda utilizar las versiones 8 y 9 de Internet Explorer, en donde será necesario hacerlo en modo de compatibilidad. La versión 6 de Internet Explorer, no es compatible con la aplicación. Al utilizar un explorador diferente como Google Chrome o Mozilla pudieran perderse algunas funcionalidades. Pasos para entrar a solución EMISIÓN: 1- Entrar a www.alestra.com.mx/facturaciondigital 2- Dar clic al siguiente icono 3- Lo llevará directamente al punto de venta Web en donde solamente deberá ingresar su usuario y contraseña. 4- A continuación deberá seguir los pasos que se detallan en el presente manual 3
Pantalla Principal Pantalla de bienvenida al sistema. 1.1 Validador de CFD-CFDI A través de la siguiente liga se da una opción para que las empresas puedan validar las facturas de sus proveedores y tener la certeza de que serán deducibles. Solo tiene que dar clic en el icono que se muestra a continuación: 1.2 Solicitud de Soporte A través de la siguiente liga se da una opción solicitar de forma casi inmediata desde el portal Web, lo podrá hacer dando clic al siguiente icono: 4
A continuación deberá seleccionar como desea recibir soporte si a través del chat o a través de una solicitud a una cuenta de correo: 1.3 www.alestra.com.mx A través de un clic sobre la siguiente liga podrá ir de forma automática a la página principal de Alestra. 1.4 Cambio de Password A través de la siguiente liga podrá ir de forma automática entra a la pantalla de cambio de password-contraseña y garantizar siempre su confidencialidad Le aparecerá la siguiente pantalla en donde deberá ingresas los datos requeridos: 1.5 Login Para entrar a la aplicación deberá ingresas sus credenciales y dar clic en Aceptar como se marca en rojo a continuación: 5
Pantalla Inicial Pantalla principal de la plataforma de Emisión en donde podrá ver los menús de los diferentes accesos o funcionalidades del punto de venta Web. En esta pantalla deberá seleccionar si desea emitir algún CFDI, hacer consultas de algún CFDI emitido anteriormente o simplemente algún otro procedimiento. 1.6 Menús La pantalla principal cuenta con un menú el cual se compone de diferentes opciones; para operar el sistema, solo debe seleccionar con el puntero la opción requerida: Sobre la barra de menús encontrará las opciones que se detallan en las siguientes secciones De igual forma si desea cerrar su sesión deberá dar clic en el botón marcado a continuación en donde deberá aceptar o rechazar el movimiento. 6
1.7 Menú Inicio Al dar clic en el menú inicio podrá regresar a la Pantalla de Bienvenida en el momento que usted lo desee. 1.8 Menú Administración En el menú Administración tendrá la posibilidad consultar sus empresas emisoras, administrar usuarios, administrar clientes, hacer envíos den.zip y seleccionar el formato que usaran sus archivos PDF. RFC Genérico Ventas Nacionales: XAXX010101000 RFC Genérico para extranjeros (exportación): XEXX010101000 1.9 Menú Facturación El presente módulo es donde generará sus comprobantes fiscales digitales en tiempo real. Para el llenado de los datos de su factura electrónica deberá solamente seleccionar los datos de los combos previamente cargados en la sección de Administración llamada Emisores: Si desea ver los datos del emisor podrá dar clic a la lupa que aparece a un lado del RFC Emisor y le aparecerá la siguiente pantalla en donde pudiera editar sus datos: 7
Para el llenado de los datos de su cliente deberá seleccionar a su cliente desde la lupa que aparece al nivel del RFC, dichos datos del cliente previamente debieron ser capturados en la sección de clientes ubicada en Administración: Una vez capturados muchos clientes podrá buscar ya sea capturando el nombre de su cliente en donde hará un filtrado para encontrarlos de una manera más rápida. En caso de requerir algún lugar de entrega diferente podrá capturarlo al momento de dar clic en el icono verde que indica Lugar de Entrega: 8
Para adicionar algún concepto podrá ya sea escribirlo por completo o jalarlo de un catalogo previamente creado en la sección de Producto Servicio Para la búsqueda de un producto o servicio lo podrá hacer dando clic en la lupa en donde le aparecer la siguiente pantalla : 9
Una vez aceptada la captura el sistema le preguntará si su producto lleva o no aduanas para proceder a la asociación con la misma: Para capturar los datos de pago favor de hacerlo en esta sección, podrá editarlo según sus necesidades, cuidando con los combos que sus facturas si estén bien: A continuación se presenta la sección de totales en donde podrá editar los impuestos según sus necesidades. Para finalizar deberá dar clic ya sea a Generar o cancelar, este proceso pudiera tardarse algunos segundos: 1.10 Menú Búsqueda A través de este menú podrá consultar los documentos fiscales que ha emitido, así como verificar el estatus en el que se encuentra el comprobante fiscal digital en cuestión. Podrá consultar y descargar PDF y XML así como re-enviar el correo a su cliente desde la plataforma de Emisión. 10
1.10.1 Rango de Fechas Podrá encontrar un documento acotando las fechas de búsqueda. Deberá dar clic sobre uno o ambos recuadros, según el parámetro de tiempo que desee incluir en su búsqueda. Al dar clic se le pedirá seleccione Año, Mes y Día. 11
1.10.2 Serie y Folio Podrá buscar algún documento con una serie y/o folio especifico. 1.10.3 RFC Emisor y RFC Receptor Podrá buscar los CFD o CFDi tanto por el RFC Emisor como Receptor de los documentos fiscales digitales. 1.10.4 Estatus Podrá buscar los CFD o CFDI de acuerdo al estatus que presente el documento; emitido correctamente, cancelado, rechazado, etc. 1.10.5 Estatus Cobranza Podrá buscar por el estatus de pago de los comprobantes fiscales que ha mandado a sus clientes 12
1.10.6 Tipo Comprobante Podrá buscar los CFD o CFDI de acuerdo al tipo de comprobante, es decir; Factura, Nota de Cargo, Nota de Crédito, etc. Para ejecutar la búsqueda deberá dar clic sobre el icono de buscar que se muestra a continuación: Si desea generar un reporte de Excel de la muestra recién obtenida de la búsqueda deberá dar clic en el siguiente icono: A continuación aparecerá una pantalla que le preguntará si desea abrir o guardar dicho documento. 1.10.7 Filtrado Secundario Para una búsqueda más personalizada sobre los registros ya encontrados deberá dar clic sobre la flecha derecha ubicada sobre la columna que desee filtrar. Es importante mencionar que cada columna permite un filtrado secundario de acuerdo a su tipo de dato. Ejemplo: Sobre las columnas tendrá la opción de hacer las siguientes tareas: - Ordenar ascendentemente los registros - Ordenar descendentemente los registros - Mostrar / Ocultar columnas - Filtrado sobre los registros 13
2.1 Orden de registros Sobre la columna seleccionada podrá ordenar ascendente o descendentemente los registros para un mejor orden o para una más rápida consulta. Orden Ascendente: Orden descendente: 1.10.8 Mostrar / Ocultar Columnas Al dar clic sobre la siguiente opción podrá ocultar o mostrar las columnas con que cuenta actualmente en la sección de consultas. Para ocultar o mostrar las presentes columnas deberá seleccionar o deseleccionar los presentes recuadros. 14
1.10.9 Filtrado de registros Una vez que ciertos registros fueron encontrados utilizando los parámetros de búsqueda, tendrá la posibilidad de hacer un nuevo filtrado, utilizando las opciones avanzadas de búsqueda que se encuentran en cada columna. Es importante mencionar que dependiendo del tipo de columna variaran los tipos de filtrado. 2.1 Columnas alfanuméricas: Sobre los registros encontrados desde la sección de búsqueda, podrá hacer un nuevo filtrado para obtener una búsqueda más precisa. Deberá escribir algún texto contenido en el nombre para traer el o los registros en cuestión. 2.2 Columnas Numéricas: Sobre los registros encontrados desde la sección de búsqueda, podrá hacer un nuevo filtrado para obtener una búsqueda más precisa. Deberá escribir parametrizar si los registros que desea traer a pantalla son mayores, menores o iguales a cierto número, ya sea la sección de folio o total. 2.3 Columna Versión: Sobre los registros encontrados desde la sección de búsqueda, podrá hacer un nuevo filtrado para obtener una búsqueda más precisa. Deberá selección el tipo de recuadro que indique si los registros que desea mostrar en pantalla son XML v.2.0, 2.2 (CFD) o XML v.3.0, 3.2 (CFDi). 15
Al dar clic en buscar le aparecerán los registros deseados pudiendo ahora hacer un filtrado a nivel columna en donde cada columna tendrá su buscador por tipo de dato: Como lo podrá ver con la columna de totales podrá hacer búsquedas por tipo de dato numérico: 16
Al dar clic derecho sobre cualquier registro le aparecerán las siguientes opciones: Para la visualización de cierto registro en formato PDF deberá dar clic sobre el siguiente icono: Para la visualización de cierto registro en formato XML deberá dar clic sobre el siguiente icono: A continuación algunos ejemplos: Al dar clic en el icono de ver PDF le aparecerá en pantalla el respectivo documento: 17
En caso de querer ver algún archivo XML deberá dar clic derecho sobre el registro en cuestión: Seguido por el clic al icono de Ver XML: Para el renvío de los documentos XML y PDF por correo electrónico deberá dar clic al siguiente icono: 1.11 Actualización Estatus de Cobranza: Para la actualización del estatus de cobranza deberá dar clic derecho sobre el registro, debiendo seleccionar el estatus correspondiente: 18
1.12 Descargas Masivas Una vez que el resultado de su búsqueda se muestre en pantalla podrá optar por la descarga masiva de los documentos, los cuales serán descargados en la ubicación que usted seleccione en su equipo. Nota: deberá seleccionar el documento dando clic en el siguiente recuadro Una vez seleccionadas las facturas que desea descargar deberá seleccionar el tipo de descarga que desea hacer, es decir PDF s o XML s. 1.12.1 Para descargas de XML: Una vez seleccionado uno o varios archivos XML desde la sección de consultar y habiendo dado clic en la opción de descarga, le aparecerá la opción de guardar dichos archivos en la ubicación que más le convenga. 1.12.2 Para descargas de PDF: Una vez seleccionado uno o varios archivos PDF desde la sección de consultar y habiendo dado clic en la opción de descarga, le aparecerá la opción de guardar dichos archivos en la ubicación que más le convenga. 1.12.3 Envíos Masivos Una vez seleccionado uno o varios archivos documentos con la misma lógica que los archivos PDF y XML de los párrafos anteriores y habiendo dado clic en la opción de Re-Envió Masivo, le aparecerá la instrucción de que se han enviado los documentos de forma exitosa, en caso contrario verificar el motivo del rechazo. 19
1.13 Catálogo de Productos y Servicios Menú en donde podrá pre-cargar sus catálogos de productos y servicios, aunque los cree podrá editarlos a la hora de generar la factura si así lo desea. Podrá dar clic derecho sobre un producto o servicio dado de alta previamente para una edición apareciendo a continuación la siguiente pantalla: Para agregar un nuevo producto o servicio lo podrá hacer dando clic en el siguiente icono: A continuación le aparecerá la siguiente pantalla: 20
En caso de querer eliminar un producto o servicio deberá dar un clic sobre la línea que desea eliminar y ejecutar el siguiente botón: 1.14 Menú Configuración SAT Menú con el cual podrá realizar la carga de certificados, series y folios para el esquema CFD, así como registro de timbres fiscales para el esquema de CFDI. 21
Al dar clic derecho sobre el certificado dado de alta podrá revocar o activar el certificado según se requiera: Por otro lado sí es la primera vez que carga un certificado o si desea cargar uno nuevo podrá agregar un nuevo certificado para remplazar uno previamente vencido o revocado al dar clic en la siguiente pestaña: 1.14.1 Carga archivo.cer En esta sección deberá cargar el archivo.cer correspondiente al Certificado Público mismo que le podrá proporcionar su contador u obtener de la página del SAT, para seleccionar el certificado correspondiente deberá dar clic al icono marcado en rojo. 22
A continuación le aparecerá la siguiente pantalla seleccionando el archivo correspondiente: 1.14.2 Carga archivo.key En esta sección deberá cargar el archivo.cer correspondiente al Certificado Privado que le podrá proporcionar su contador u obtener de la página del SAT, para seleccionar el certificado correspondiente deberá dar clic al icono marcado en rojo. A continuación le aparecerá la siguiente pantalla seleccionando el archivo correspondiente: 23
1.14.3 Contraseña Llave Privada En los siguientes recuadros deberá capturar dos veces su contraseña privada. El motivo de pedir que la capture dos veces es para evitar que cometa un error ortográfico al escribirla. 1.14.4 Cómo diferenciar una Fiel de un CSD? Método de Uso de la Clave o o Ese apartado lo podemos encontrar al mostrar Solo la extensiones El CSD tiene menos usos de la Clave como se puede observar en la imagen Los usos de la Clave del CSD son: o Firma Digital o Sin repudio(co) Certificado Sello Digital Certificado Fiel 24
Como se puede apreciar hay dos secciones se series; una para CFD y otra para CFDI, a continuación veremos la de CFD en donde deberá capturar todos los elementos proporcionados por el SAT previamente en el SICOFI: Por otro lado bajo el esquema CFDI las series existen solo a manera de referencia: 25
1.14.5 Disponibilidad de timbres Por último se muestra la sección de timbres en donde se mostrarán cuantos timbres tiene disponibles pudiendo de igual forma hacer una nueva solicitud: 1.15 Menú Reporte Mensual Este menú aplica solamente para el esquema de CFD teniendo como función la generación del reporte mensual cumpliendo a cabalidad las reglas del SAT, posteriormente se incluirá otro tipo de reporte. 1.15.1 Menú Estadísticas Podrá verificar gráficamente consumo de folios fiscales para esquema de CFD, así como consumo de timbres para esquema de CFDI. De igual forma podrá consultar de forma grafica los diferentes estatus que manejan sus comprobantes fiscales digitales. 26
Cerrar Sesión Para salir de la aplicación deberá dar clic en cerrar sesión, ubicado en la parte superior derecha. Una vez dado el clic al icono de cerrar sesión le aparecerá la siguiente pantalla donde deberá confirmar si desea salir o no de la aplicación: Preguntas Frecuentes 1.15.2 Después de ingresar mis credenciales no puedo dar clic a ningún icono dentro del sistema Para dicha situación lo único que debe de hacer el cliente es dar clic en la vista de compatibilidad, misma que tiene como función el homologar versiones de Windows, comúnmente se requiere con versiones 8 y 9 de Explorer. 1.15.3 Estoy usando la versión de Explorer 6.0 La versión de Explorer 6.0 no es compatible con la aplicación. 1.15.4 Qué explorador es del sugerido? Se sugiere utilizar las versiones de Internet Explorer debido a que a aplicación esta construida en Plataformas Microsoft, aún y que el sistema es multi-navegador la sugerencia es utilizar Explorer. 1.15.5 Cómo ver PDF en Chrome? La sugerencia como se menciona es usar alguna de las versiones de explorar mencionadas ya que el Chrome pudiera no verse el mismo. 1.15.6 No puedo ver el PDF en mi explorador Deberá verificar que se tenga instalada alguna de las versiones de Acrobat Reader, la versión más común y sugerida es la versión 8, de igual forma si requiere el PDF de forma inmediata puede seleccionar la casilla del documento y dar clic en descarga de PDF. 1.15.7 Estoy intentando entrar a la aplicación y no me permite accesar Deberá verificar con su equipo de TI en donde corrobore que no tenga bloqueado o restringido el acceso a la aplicación en cuestión, favor de probar el acceso desde alguna red alterna a la que esta intentando, en caso de no ser satisfactorio deberá escalar el caso con su asesor correspondiente. 1.15.8 No me permite descargar reportes de Excel Deberá verificar los permisos de su explorador dentro de la sección de herramientas de internet Explorer Seguridad Nivel Personalizado Descarga de archivos (habilitar) 27
1.15.9 No me permite descargar de forma masiva archivos XML y PDF Deberá verificar los permisos de su explorador dentro de la sección de herramientas de internet Explorer Seguridad Nivel Personalizado Descarga de archivos (habilitar) 1.15.10 Olvidé mi contraseña En caso de que haya olvidado su contraseña podrá contactar a su ejecutivo de soporte para solicitar que le sea renviada su credencial de acceso a la aplicación. 1.15.11 Cómo puedo saber más del sistema contratado? Dentro de los manuales de la aplicación encontrará los pasos que deberá seguir para cada uno de los procesos de las aplicaciones. 1.15.12 En caso de emisión de facturas mi cliente me rechaza mi factura electrónica Deberá verificar el motivo de rechazo de la misma así como solicitarlo al cliente algún fundamento del mismo ya que comúnmente podría deberse a ciertas validaciones comerciales particulares de la empresa. 1.15.13 Qué pasa si al momento de generar una factura no fue posible timbrarla por una pérdida momentánea de internet? En la sección de búsquedas verá el documento con un estatus de Timbrado pendiente en donde sólo deberá seleccionarlo y dar clic en la opción de re-timbrado de documentos. 1.15.14 En el caso de recepción y validación Qué tengo que hacer si el cliente argumenta que su factura es válida en el portal del SAT y en nuestro validador se marca un rechazo? El SAT en su portal de validación indica que las facturas validadas en dicho portal no garantizan deducibilidad que por favor vean las disposiciones fiscales vigentes. Por lo que si con el acuse de rechazo generado aún tiene dudas del rechazo deberá escalarlo con su ejecutivo de cuenta. 1.15.15 Puedo facturar o validar sin internet? No es posible ya que la aplicación es Web por lo que es el más importante de los pre-requisitos de uso. 1.15.16 No sé como identificar si el CSD de Sello Digital es correcto o estoy utilizando la FIEL Existen diversos métodos para realizar dicha verificación, para lo cual se comparte la siguiente explicación, de igual forma la aplicación rechazara el comprobante en caso de no ser el certificado correcto. Cómo diferenciar una Fiel de un CSD? Método de la Unidad Organizacional De acuerdo a nuestras pruebas los archivos CSD tienen un campo llamado Unidad Organizacional (OU) mientras que la FIEL no, esta prueba lo orientará sin embargo, le pedimos esté seguro que el archivo que carga es el correcto, es una práctica común cargar el certificado incorrecto. 28
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