Organización del trabajo en grupos

1 Organización del trabajo en grupos Trabajar en grupos, si bien es muy gratificante, tiene cierta complejidad, y más aún cuando se trata de grupos virtuales. Les daré algunas sugerencias para facilitarles ese trabajo, que clasificaré en dos grupos: 1- Condiciones generales para el trabajo en grupos a) Designar un coordinador del grupo. Sus funciones principales son: definir los objetivos y los programas de trabajo (en acuerdo con los restantes miembros del grupo), distribuir las tareas entre los diferentes miembros, recopilar la información generada por el grupo, designar a las personas encargadas de la preparación de informes de avance y finales, revisar y validar esos informes y presentarlos al cuerpo docente, y actuar de moderador en las reuniones que se realicen en vivo (por ejemplo por chat); a este efecto es importante que haya otra persona designada como coordinador suplente, que se haga cargo de la moderación en caso que el coordinador no pueda participar. La persona que ocupe esta posición debiera ser voluntaria, designada por votación en el grupo entre todos los propuestos. Una buena práctica es que a lo largo del tiempo esa función vaya siendo ocupada por diferentes miembros del grupo, para que todos la experimenten. También es saludable que cuando se encuentren frente a los temas de mayor complejidad, esa función quede a cargo de alguna de las personas más experimentadas en ella. b) Establecer objetivos para cada trabajo. Ellos debieran incluir los productos que se espera obtener y los plazos para lograrlos. Conviene formalizarlos por escrito, y dejarlos a la vista de todos los miembros del grupo (por ejemplo, en el foro del grupo). c) Preparar un programa de trabajos. Según las metas propuestas, definir qué pasos se darán en el desarrollo del trabajo, y establecer plazos para cada uno de ellos. Es importante formalizarlo por escrito y dejarlo a la vista de los miembros del grupo. d) Asignar tareas específicas a cada miembro del grupo, y cumplirlas. Si fracasa uno de los miembros en la realización de sus tareas, fracasará el grupo completo. e) Ayudarse entre todos a cumplir las tareas asignadas. Por ejemplo, si un miembro debe obtener determinada información y otro sabe dónde la puede encontrar, que se lo diga. Esto ayudará a dar más fuerza al grupo completo, ya que un grupo de este tipo funciona como una cadena, cuya resistencia está determinada por el eslabón más débil. Un grupo que funciona inteligentemente sabe cómo reforzar a los eslabones débiles, para ser más fuerte como grupo. f) Respetar las consignas propuestas. Los trabajos de los diferentes grupos se combinarán en el curso para lograr un aprendizaje general. Si algún grupo no cumple lo propuesto, ya sea en contenido, alcance o plazo, su aporte será inservible y perjudicará al resto de los grupos. 2- Condiciones específicas para el trabajo en grupos virtuales a) Darse a conocer a los demás miembros del grupo. Como ya he dicho, la creación de una identidad personal es muy importante para la participación en grupos virtuales. Para que los

2 demás le acepten como persona que participa en su grupo primero deben reconocer que usted es una persona de carne y hueso, con inteligencia, conocimientos y emociones, y no sólo un nombre abstracto que envía mensajes por correo electrónico. A ello contribuye la información que usted ponga en su página personal. También puede ser útil colocar un mensaje de saludo en el Foro del grupo. b) Comprender que los demás miembros del grupo también son personas, y no sólo nombres. c) Cuidar el contenido de los mensajes. Cuando uno se comunica personalmente, los mensajes verbales se combinan con los gestuales, para dar sentido pleno a lo que se transmite. En medios virtuales no es posible mantener la comunicación gestual (incluso usando chat de video se pierde la posibilidad de ver el cuerpo completo de la otra persona), y por ello los mensajes deben prepararse con más cuidado. Por ejemplo, si personalmente se le dice a alguien que es holgazán, y al mismo tiempo se le guiña un ojo, el destinatario del mensaje entenderá que se está bromeando. Pero si se le dice a través de un medio virtual lo más probable es que se ofenda. d) Cuidar la forma de los mensajes. El fondo de lo que usted quiera decir se percibirá a través de la forma. En particular le sugerimos que: En los chats respete los turnos para hablar, y para comenzar espere a que el orador anterior haya concluido. Si se mezclan los mensajes de diferentes personas se pierde la noción del significado de lo que se está transmitiendo, y por ende la comunicación resulta infructuosa. En los chats no escriba los mensajes totalmente en mayúsculas, pues se considera que ello equivale a gritar. Sólo escriba todo en mayúsculas cuando quiera poner acento muy intenso en lo que está diciendo. Trate de no usar abreviaturas para comunicarse. Por ejemplo, cuando usted escriba salu2 a una persona para decirle que le envía saludos, es posible que ella interprete que a usted le importa tan poco como persona, pues prefiere gastar poco tiempo y esfuerzo en ella. En las actividades en vivo acate las indicaciones dadas por el moderador, pues con ellas se busca que la participación sea equilibrada entre los diferentes miembros del grupo y se trata de evitar que la comunicación se convierta en un caos.

3 Algunas sugerencias de uso de la Escuela Virtual A continuación se dan algunas sugerencias para el uso de los recursos de la Escuela Virtual para el trabajo en grupos. 1- Mensajero instantáneo a) Cuando entre a la Escuela Virtual vea quiénes están conectados. Quizás quiera dialogar con alguno de ellos. b) Cada tanto tiempo mire en el cuadro del mensajero si alguna de las personas presentes le envió un mensaje, en cuyo caso verá un sobre. Si tiene habilitada la salida de audio de su computadora, cuando le llegue uno escuchará una señal acústica. c) Cuando pida ayuda a Soporte Técnico y esté conectado a la Escuela Virtual preste atención al mensajero. Es frecuente que ante un pedido de ayuda alguno de nuestros técnicos se conecte al curso para asistir a quien lo solicitó. d) Si alguien con quien estaba dialogando se desconecta del curso, su nombre aparecerá en color rojo. Para ver el texto de la conversación que mantuvo con esa persona pulse sobre el nombre de la misma, y en el cuadro de comunicación pulse en Histórico. 2- Foros de grupos a) Para organizar el tratamiento de un determinado tema, o el desarrollo de un trabajo, conviene que el coordinador del grupo cree una carpeta para el mismo, dentro del Foro. A tal efecto tiene que colocar un mensaje primario, indicando que allí se ubicarán todos los mensajes referidos a ese tema, y aplicarle el icono con forma de carpeta (el que se encuentra en el extremo derecho del grupo de iconos en el cuadro de escritura de un mensaje). b) Para el desarrollo de un trabajo (por ejemplo un proyecto) conviene poner como primeros mensajes dentro de esa carpeta los objetivos y el programa del mismo. c) Siempre coloque los mensajes referidos a cierto tema dentro de la carpeta asignada al mismo. De lo contrario, al cabo de un tiempo será muy difícil localizar sus mensajes, pues se perderán en la masa de información que contiene el foro. d) Ponga a cada mensaje un título que indique claramente de qué se trata. No use títulos genéricos, como Reflexiones o Algunas ideas, pues obligará a todos los participantes a leer el contenido del mensaje para saber de qué se trata. Como ayuda adicional, el foro dispone de un inspector del contenido de cada mensaje; por tanto, el texto que escriba en el comienzo del mismo es muy importante para dar la idea general del tema. e) Cuando desee responder a un mensaje, siempre hágalo contestando al mismo (abra el mensaje y pulse Contestar), pues si crea un mensaje nuevo será difícil que quienes lean lo que usted envió lo asocien al mensaje original (se pierde el hilo de la conversación). El sistema de foros de DEN no tiene límites en cuanto a la cantidad de mensajes que se pueden colocar sucesivamente. f) Conviene que configure el foro para que los mensajes que se coloquen en él le lleguen por correo electrónico (Configuración > Recibir por e-mail los mensajes que se agreguen a

4 este foro > Todos los mensajes). De ese modo estará permanentemente informado de lo que ocurra en el trabajo que se está realizando. Si le interesan sólo los mensajes referidos a cierto trabajo, configure el mensaje inicial del mismo para que le lleguen todos los que estén vinculados con él (abra el mensaje y seleccione Propiedades > Recibir por email las respuestas a este mensaje > Todas). g) Cuando el contenido de un foro le interese mucho y desee leerlo sin estar conectado a Internet, transfiéralo a su computadora (Configuración > Exportar como un único html transferirá sólo los textos de los mensajes) (Configuración > Exportar como un zip transferirá los textos de los mensajes y los archivos que ellos contienen). h) Cuando coloque archivos anexos a un mensaje, al enviarlo espere que se cierre automáticamente, pues ello le indicará que se ha transferido el contenido completo (tanto el mensaje como los archivos anexos). Si se apura a cerrarlo se interrumpirá el envío de los archivos. i) Ante cualquier duda sobre el uso de un foro o de cualquier otro medio de comunicación existente en la Escuela Virtual, consulte la información de ayuda (use el botón con un signo de interrogación que se encuentra al costado del botón de acceso al foro). 3- Chat de texto a) Pida permiso para hablar (puse el botón derecho del mouse sobre su nombre y elija Levantar la mano). Así ayudará al moderador a mantener la conversación organizada. b) Conviene guardar el texto del chat en un archivo (ya sea en formato de texto llano -txt- o html) y colocarlo en el foro, en una carpeta creada especialmente para los chats, o bien en la carpeta correspondiente al trabajo al cual se refiere el chat. c) Trate de expresar sus ideas en forma precisa y concisa. Si se extiende mucho es posible que quienes estén leyendo su mensaje dejen de comprender el sentido de lo que trata de transmitir. d) Salvo indicación en contrario, para expresar una idea con un texto relativamente largo envíe mensajes sucesivos con textos cortos (de una a tres líneas). De lo contrario, si los demás tienen que esperar mucho tiempo a que usted termine de escribir, lo más probable es que se distraigan del tema y finalmente abandonen la conversación. 4- Chat vocal y de video a) Siempre que pueda, use para el diálogo en grupo el chat vocal y de video. Logrará así una dinámica de comunicación más intensa, mejor contacto personal y mayor velocidad en la comunicación. b) Si algunos miembros del grupo disponen de cámaras de video pueden transmitir su imagen, que verán todos los participantes, dispongan o no de cámara. Pero al hacerlo, si ve que algunos de sus compañeros se empiezan a desconectar del chat, cierre el video, pues la desconexión se debe a que han saturado los enlaces de esas personas. c) Si dispone de computadora con placa de sonido pero no de micrófono, igualmente puede participar en el chat. Puede escuchar lo que dicen los demás y ver el video que transmiten. Para comunicarse puede usar el chat de texto que se encuentra en la base del chat vocal y de video.

5 d) Si desea escuchar nuevamente lo conversado, puede guardar la grabación antes de cerrar el chat. Para eso, pulse el botón Opciones y elija Guardar esta conversación. El archivo, que contendrá lo transmitido con video, audio y textos, se guardará con extensión caudio. Cuando lo abra se pondrá en marcha nuevamente el chat vocal y de video, ahora en el modo de reproducción. e) El control de Ruido del chat está diseñado para que el mismo sólo transmita el sonido que supere cierto nivel. Si lo tiene regulado muy bajo, el chat transmitirá continuamente (asumirá que el sonido del ambiente debe ser transmitido). Por el contrario, si lo tiene regulado muy alto, no transmitirá aunque grite. Para regularlo, llévelo al nivel mínimo y, si el chat comienza a transmitir sin que usted hable, vaya subiéndolo lentamente (de a un punto por vez) hasta que deje de transmitir. Cuando haya llegado a ese punto, compruebe que al hablar el chat transmita, y al dejar de hablar deje de transmitir. f) Si usted se encuentra en un ambiente muy ruidoso (por ejemplo en una planta industrial) es posible que no logre una buena regulación del nivel de Ruido. En tal caso, bájelo al mínimo, y para dejar de transmitir use la opción de cancelación del micrófono: pulsando una vez sobre el botón con forma de micrófono que está en el panel derecho del chat cancelará su transmisión, y pulsando de nuevo la reactivará. g) El control de Espera del chat está preparado para permitirle hacer pausas breves en la conversación sin cortar su transmisión. Si lo regula muy bajo, apenas deje de hablar el chat cortará su transmisión, y los demás escucharán un chasquido. Si lo regula muy alto, una vez que haya dejado de hablar pasarán algunos segundos hasta que se corte su transmisión. Una buena práctica es dejarlo regulado aproximadamente entre un tercio y la mitad de la escala. h) Ubique el control de Buffer entre un 30 y un 50% de la escala. Si los mensajes que recibe se entrecortan puede ser por dos motivos: que el que transmite tenga un enlace a Internet de baja capacidad, o que su propio enlace tenga momentáneamente baja capacidad. En este último caso, si regula el nivel de Buffer en un 80 a 90% de la escala mejorará la recepción (escuchará tramos de audio más prolongados, aunque habrá breves interrupciones entre ellos). i) Si mientras está transmitiendo el chat se desconecta, se debe a que su enlace no tiene en ese momento la capacidad necesaria para sostener el flujo de información. En tal caso: Si está transmitiendo audio y video, cierre el video. Si está transmitiendo audio, deje de transmitir y comience a comunicarse sólo por texto. A veces sucede que en determinada conexión no se puede transmitir más que texto, y sin embargo se puede recibir audio y video. Esto ocurre porque esa conexión tiene alta capacidad de recepción pero baja de transmisión. Si desea medir una y otra, abra la página de Información y Útiles de la Escuela Virtual, y en ella encontrará instrumentos para medir cada una de las velocidades de transferencia.