Santiago, 23 de Abril de 2012 Señorita Isabel Carvajal Administradora Fundación Casa de Paz Hemos dado término al proceso de Auditoría de los Estados Financieros de Fundación Casa de la Paz, terminados al 31 de Diciembre de 2011. En la planeación y ejecución de la Auditoría consideramos la calidad jurídica de la Fundación y las normas establecidas en los estatutos. Según las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, es nuestra obligación informar aquellas situaciones que representan deficiencias en el diseño y operación de los controles internos. Una debilidad de control es una condición que puede permitir la existencia de errores que se reflejan en los Estados Financieros y pueden generar algún tipo de vulnerabilidad para la Fundación. Las observaciones son de carácter preventivo y apunta a tomar medidas correctivas antes que se presenten situaciones de riesgo. Quedamos a vuestra disposición para aclarar cualquier duda que pueda surgir y para orientar la implementación de las recomendaciones.
OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES En relación a las recomendaciones y observaciones entregadas en el período anterior para la auditoría de los Estados Financieros 2010, se efectuó una reunión con el personal de administración Srta. Isabel Carvajal G., Sra. Florencia Carrasco y el Sr. Manuel Zúñiga R. En esta reunión se revisó el estado de implementación de las recomendaciones con el siguiente resultado: A. SISTEMA CONTABLE Observación Nº 1: Se desconoce todo el potencial del Software contable utilizado. Recomendación: Solicitar capacitación para el personal que permita un adecuado uso del sistema y llevar el control de los Proyectos cargando presupuestos y gastos por centros de costos y con acceso en línea de todos los interesados, evitando la confección de planillas en paralelo a la contabilidad. La capacitación se efectuó pero sin los resultados esperados, y se reconoce que aún existen áreas del software que se desconocen. B. ADMINISTRATIVAS Observación Nº1 : De la revisión de los comprobantes contables se observó que existe un alto número que no cuenta con las autorizaciones o vistos buenos de los jefes o responsables de programas o proyectos. Recomendación: Respetar el procedimiento establecido de autorizaciones del jefe o responsable de proyecto, programa, visando todos los gastos que se le asignan al centro de de costo, lo que permitirá un mejor control de los ítems que se le imputan, facilitando el control del presupuesto y la medición de su gestión financiera. En la revisión se detectó un mínimo de comprobantes que no cumplían los requisitos. Por lo observado se puede afirmar que efectivamente se está cumpliendo el procedimiento.
Observación Nº2 : No se informa a quienes manejan fondos por rendir de sus saldos periódicamente. Recomendación: Establecer como procedimiento la emisión de informe desde el sistema contable del saldo pendiente por rendir cada vez que se contabilice una rendición, solicitando la devolución de fondos. Efectivamente se implementó un sistema en el intranet, en el cual cada responsable de proyectos puede verificar en línea sus saldos por rendir y solicitar revisiones si no está de acuerdo con los mismos. La actualización de los saldos es semanal. Observación Nº3 : De la revisión de los comprobantes contables se observó que existe un alto número de gastos que no cuenta con los comprobantes de respaldo, especialmente de todos aquellos cancelados directamente por transferencia electrónica o pago automático desde las cuentas corrientes. Recomendación: Solicitar los documentos de respaldo de las cuentas canceladas para mantener un control y verificación de que efectivamente corresponden a gastos de la Fundación. Efectivamente no se observó documentación faltante. Observación Nº4 : De la revisión de los comprobantes contables se observó que existen boletas remarcadas o enmendadas. Recomendación: Se debe rechazar el gasto cuando se rindan boletas remarcadas o enmendadas. Se hace notar que de la revisión surgieron dudas en varias rendiciones sobre el valor de las boletas y en otras claramente se habían remarcado. Se planteó la situación a la Encargada quien reconoció la falencia y se comprometió a tener mayor rigurosidad en las revisiones.
Observación Nº5 : De la revisión de los comprobantes contables se observó que no existe la cuarta copia de la factura. Recomendación: Exigir la cuarta copia de la factura para evitar posibles cobros ejecutivos, más aún cuando el pago se haya efectuado en efectivo. En la revisión no se observó la falta de la cuarta cuota en el período. Observación Nº6 : No se efectúan arqueos periódicos a los fondos mantenidos en Caja Chica. La aplicación del procedimiento durante la auditoría detectó lo siguiente: Diferencia de efectivo en el arqueo por $43.852.- Gastos sin comprobantes por $ 22.200.- Fondos entregados sin respaldo por $10.000.- Recomendación: Implementar un procedimiento periódico de arqueo a la caja el cual debe ser efectuado sin previo aviso. Se implementaron arqueos mensuales durante el año 2011. No se detectaron diferencia en la revisión. C. TRIBUTARIAS Observación Nº1: Se observa un desconocimiento en el tratamiento tributario de los ingresos de entidades sin fines lucro, lo que podría derivar en errores en la información que se entrega al Servicio de Impuestos Internos. Recomendación: Realizar una capacitación especifica del tema tributario en el ámbito de las Entidades sin fines de lucro. No se comentaron avances sobre esta situación. De la revisión se pudo confirmar que se declararon mensualmente los ingresos por facturación como ventas exentas en el F29.
Observación Nº2: Se observó diferencias en los pagos de los Impuestos de Retención de Honorarios (Formulario 29) versus lo devengado en el mes respectivo. Recomendación: Exigir que los honorarios sean sólo cancelados por la emisión de boletas electrónica. Realizar análisis mensual que permita cancelar lo efectivamente devengado, comparando el libro de honorarios con el detalle de las boletas electrónicas en la página del SII. No se comentaron avances sobre esta situación. De la revisión se pudo observar que se rectificó el F29 de los meses de octubre, noviembre y diciembre 2011. Estas rectificatorias no significaron multas y/o intereses ya que los errores no implicaron cambio en los valores cancelados originalmente por impuestos. D. PERSONAL Observación Nº 1: De la revisión de las carpetas del personal se observó la falta de la siguiente documentación: Copia de Cédula de identidad Copia de Títulos Curriculum Vitae Comprobante de feriado legal Recomendación: Solicitar la documentación faltante a cada uno de los trabajadores y completar las carpetas de acuerdo al procedimiento establecido para tal fin. Observación Nº 2: De la revisión de las carpetas del personal se observó comprobantes de feriado legal sin firma del trabajador. Recomendación: Solicitar la firma del comprobante en todos los casos. Observación Nº 3: De la revisión del libro de Remuneraciones se detectaron diferencias de cálculos y pagos en Caja de Compensación Gabriela Mistral e ISP (ex INP).
Recomendación: Efectuar un análisis riguroso de las fórmulas del software de remuneraciones y verificar mensualmente el cuadre con lo determinado para pago por PREVIRED aclarando cada una de las diferencias. Observación Nº 4: De la revisión de comprobantes se detectó la cancelación de bonos a los trabajadores mediante el pago de Honorarios a nombre de otras personas. Recomendación: El pago de bonos al personal con contrato de trabajo está afecto a descuentos legales por leyes sociales e impuestos y debe ser declarado en la liquidación de remuneración del mes respectivo. El no cumplimiento de la ley laboral y tributaria puede traer consecuencias financieras para la Fundación al tener que cancelar multas e intereses. Observación Nº 5: No existen contratos de honorarios Recomendación: Regularizar la contratación de personas a honorarios. Se debe establecer un procedimiento adecuado que proteja a la Fundación de posibles demandas laborales. Se afirmó que todas estas situaciones estaban superadas. Se confirmó en la revisión la implementación de todas las recomendaciones. Santiago, 23 de Abril de 2012