El Éxito del ICFES frente al reto de la Flexibilidad Ingrid Picón Directora de Tecnología e Información ICFES
Acerca del ICFES Entidad especializada en ofrecer servicios de evaluación de la educación en todos sus niveles como apoyo directo al Ministerio de Educación Nacional. Desarrolla las pruebas de estado y adelanta investigaciones sobre los factores que inciden en la calidad educativa, para ofrecer información pertinente y oportuna para contribuir al mejoramiento de la calidad de la educación en Colombia. Tiene una cobertura a lo largo del territorio colombiano, en la actualidad cuenta con alrededor de 500 personas y con una logística distribuida a nivel nacional.
El Desafío
En Colombia los estudiantes deben cumplir con normas mínimas definidas en las etapas clave en educación básica, media y superior. Garantizar el cumplimiento de estos estándares es la misión de ICFES en Colombia. Cada año nosotros administramos alrededor de 3.5 millones de exámenes para estudiantes de educación básica y media de escuelas primarias y secundarias, aproximadamente 760,000 para estudiantes que están finalizando su educación obligatoria con la esperanza de ir a la universidad y 350.000 que están finalizando sus estudios de nivel superior Cuando se suman nuestras evaluaciones de nivel superior y todas las pruebas profesionales que hacemos, el número total de exámenes que procesamos son más de 5 millones al año. Ingrid Picón Carrascal Directora de Tecnología e Información del ICFES
Los Retos Manejar evaluaciones complejas a nivel nacional genera una demanda extrema en la infraestructura de ICFES, y nuestros requerimientos de cómputo y almacenamiento se incrementan de manera continua. La evolución constante en el campo de evaluación, desde la introducción de preguntas abiertas en las cuales los estudiantes pueden escribir respuestas de manera libre, hasta el incremento de uso de imágenes y prestación de servicios electrónicos, significó que los servidores físicos ya no podían estar al nivel de la necesidad. Trabajamos con un tercero que tenía un gran conjunto de servidores, pero implicaba bastante configuración manual y no teníamos derechos de administrador ni garantías de seguridad.
Los Retos Migramos algunos de nuestros servicios a la nube de otro proveedor, pero la plataforma no era compatible con nuestra base de datos, por lo que la migración de nuevos servicios era muy compleja y lenta para nosotros. Queríamos combinar la nube con nuestros servidores físicos alojados en un centro de datos local donde la infraestructura maneja varios procesos clave, incluyendo la captura de datos y la calificación de pruebas con preguntas de opción múltiple. Queríamos ver la opción de nube híbrida.
Por qué Amazon Web Services + Avanxo?
El hecho de que Amazon Web Services (AWS) apoya cualquier tipo de plataforma y carga de trabajo fue extremadamente atractivo para nosotros. Con AWS, hemos reducido la complejidad de migración de servicios a la nube y simplificado enormemente el proceso de escalar los recursos de cómputo y almacenamiento. Ingrid Picón Directora de Tecnología ICFES
Por qué Amazon Web Services? La decisión de trabajar con Avanxo y AWS estuvo orientada en su servicio, en el que únicamente teníamos que pagar por la infraestructura que efectivamente estábamos usando y cuando realmente la necesitábamos. Administrar las evaluaciones de acreditación nacional requería contratar un servicio que le diera una garantía de máxima seguridad de la información, AWS proporcionó un servicio completamente blindado en este aspecto. Desde el punto de vista técnico, la escalabilidad y el auto balance de las cargas de información fueron superiores frente a cualquier servicio.
Por qué Avanxo? Nos permitió estar listos para los retos que se presentaron durante los días más importantes en donde teníamos los picos más altos de demanda pública, y hacer todo este proceso en cuestión de semanas. Acortamos la curva de aprendizaje usando los servicios de un experto local, quien nos apoyo desde el diagnóstico y nos llevó a encontrar, a través de este piloto de pruebas, un ahorro entre un 25% y 30% del costo que podría tener otra alternativa tipo on premise. Avanxo apoya la migración de servicios nuevos a la nube y se encarga del aprovisionamiento de recursos, de esta forma nosotros nos podemos concentrar en trabajo más estratégico, como mejorar los servicios que benefician a la organización y a nuestros usuarios finales.
Los Beneficios
Estamos ahorrando alrededor de 30% en nuestros costos de infraestructura con AWS comparado con nuestro primer proveedor de nube, también hemos ahorrado tiempo y costos significativos comparado con un segundo proveedor de nube, basados en un servicio más rápido, tanto en configuración como en migración.
La capacidad de escalar los recursos de cómputo y almacenamiento de AWS en tiempo real permite la reducción de costos importantes, también facilita y agiliza procesos como la publicación de resultados de exámenes en tiempos clave del año. Con Avanxo asumiendo la responsabilidad de la gestión diaria de la nube, el equipo técnico de ICFES se puede concentrar en nuevas maneras de mejorar los servicios. Somos más estratégicos. Con las preguntas abiertas, el número de personas calificando y escribiendo en nuestra base de datos puede incrementar de cero hasta alrededor de 2.500 de un día al otro sin problema. Podemos incrementar el número de servidores de base de datos, aplicaciones y almacenamiento virtual para soportar a un mayor número de usuarios. Así podemos reducir la infraestructura de servidores a medida que el proceso de calificación avanza y usar solo lo necesario minimizando los costos.
Qué viene ahora?
Dados los picos tan altos de usabilidad y concurrencia de usuarios que simultáneamente acceden a: La publicación de los resultados de las pruebas. La calificación de pregunta abierta. Las pruebas por computador en fechas determinadas La evaluación de ascenso docente que empezará a aplicarse en el segundo semestre de 2015. Requiere una infraestructura que sobrepase los parámetros de la operación del ICFES en condiciones normales y que ofrezca un volumen ilimitado de recursos de alojamiento y procesamiento; que le garantice a los usuarios la accesibilidad, integridad, confiabilidad y óptimos tiempos de respuesta.
Por lo anterior, se requiere contar de manera ininterrumpida con los servicios de infraestructura por demanda (laas infraestructure as service) incluyendo el soporte que se requiera para implementar y operar este tipo de infraestructura con el fin de garantizar el servicio que se presta a los diferentes usuarios y operación de los procesos en lo que falta para culminar el 2015, y lo proyectado hasta el 2018.
Preguntas
Muchas Gracias/ Thank you / Obrigado