MANUAL DE FACTURACIÓN Tabla de contenido ACCESO AL MÓDULO DE FACTURACIÓN... 2 PESTAÑA DE COMITENTE... 3 PESTAÑA PROVEEDOR... 5 GUARDAR DATOS... 6 GENERAR LA FACTURA... 6 GASTOS... 6 LISTADOS DE FACTURACIÓN... 8 CONCEPTOS DE UTILIDAD A LA HORA DE ENTENDER LA CONTABILIDAD DE UNA AGENCIA DE VIAJES... 9 Operaciones en nombre y por cuenta de terceros... 9 Operaciones en nombre propio... 10
ACCESO AL MÓDULO DE FACTURACIÓN Desde la pantalla del expediente, pulsamos el botón de facturar. Ahora la ventana que se abre ha cambiado totalmente respecto a la pantalla anterior. En esta parte tenemos que introducir los datos de facturación del cliente. En caso de ya tenerlos, nos aparecerán por defecto Las pestañas nos indican el servicio que estamos tratando. Habrá tantas pestañas como servicios hayamos añadido anteriormente Estos iconos marcan ayudas útiles al usuario. Estos botones generan la proforma y la factura
Para saber si un servicio es proveedor o comitente solo tenemos que pulsar encima del icono de ayuda al lado de la frase El servicio es de tipo: PESTAÑA DE COMITENTE Una vez hemos seleccionado el tipo de servicio tenemos que rellenar los datos de la ficha. En la descripción del servicio podemos introducir una breve introducción. Comisión Bruta: se auto rellena. Cod IVA comis: te permite seleccionar el código de IVA de esa comisión. Para hacerlo debe pulsar sobre el icono de ayuda que tiene a su lado y le abrirá una pantalla en la cual poder seleccionarlo.
Para seleccionar un código debe pulsar sobre las dos columnas eligiendo A, B o C y un 1, 2, 3 para conformar el código. Una vez hemos seleccionado el adecuado debemos de pulsar sobre el botón que viene debajo de Aceptar. Cuota IVA comis: se autorellena una vez seleccionado el código de IVA de la comisión Código de IVA del cliente: Es el IVA que se desgravara nuestro cliente en caso de que se trate de una Empresa o autónomo. Este IVA aparece desglosado en la factura que se entrega al cliente si así se desea, marcando el check correspondiente. Una vez seleccionado tenemos que pulsar sobre el botón Aceptar Imp IVA Cliente: se autorellena solo una vez seleccionado el código de IVA del cliente Sv. Fee: aquí indicamos los los fees del servicio (si es que los tuviera). C. Gestión: Aquí indicamos los cuotas de gestión del servicio (si es que los tuviera)
En caso de haber Fees y/o cuotas de gestión habrá que indicar un código de IVA de esas cuotas pulsando sobre el botón de ayuda que viene al lado, Una vez seleccionado uno de ellos pulsamos sobre el botón de aceptar para guardar los cambios. El IVA que viene al lado de ese campo se auto rellenara dependiendo del código elegido. PESTAÑA PROVEEDOR Esta pestaña es algo diferente de la del comitente. La parte superior es completamente igual como podemos ver, pero en la inferior podemos ver como algunos campos cambian. El Neto a Pagar será la diferencia entre el Imp Comisión y el Total.
GUARDAR DATOS Una vez hayamos introducido todos los importes de todos los servicios procedernos a guardar los datos. Esto se hace pulsando el botón que aparece en la parte inferior de la pantalla. GENERAR LA FACTURA Si no tenemos ninguna factura emitida aún tendremos dos opciones: -Generar Proforma: Con este botón podemos ver la factura como quedarían los importes pero sin emitirla. -Generar factura final: Crea la factura del cliente, los mayoristas y los descuentos de ese expediente y los guarda en los Docs. Adjuntos. En caso de que los importes no coincidan no se podrá ver la factura. En caso de que ser la última factura emitida damos la opción de Borrar facturas que te elimina las facturas creadas en ese expediente y retrocede los números de factura hasta los que hubiera anteriormente. GASTOS A esta pantalla se accede desde el menú principal pulsando sobre el apartado Gastos.
Desde esta pantalla podemos controlar los gastos que tengamos en un expediente si necesitamos añadir algún otro gasto a este expediente para que quede reflejado en la contabilidad Al darle a datos. nos abrirá una capa desde la cuál podemos meter los nuevos Además que desde este apartado se pueden añadir nuevos gastos desde la pantalla de contabilidad. Si necesitamos borrar o modificar estos gastos se puede hacer desde la misma pantalla de gastos.
LISTADOS DE FACTURACIÓN A esta pantalla se accede a través del apartado Facturación del menú principal. Este apartado tiene dos partes: -Listados trimestrales: Desde aquí podemos sacar 3 tipos de listado: -Listado de régimen general: vienen listados los importes de las facturas a las mayoristas, así como los gastos de gestión. -Listado de régimen especial: En este listado vienen los importes en régimen especial dentro de la CEE y fuera de la CEE -Listado de descuentos: Una Lista de los descuentos que se han creado en las facturas -Facturas emitidas: Aquí podemos ver tres pestañas, En la primera podemos ver los importes y las facturas de los clientes asi como a quién van dirigidas. En la segunda podemos ver las facturas creadas a las mayoristas El tercero son las notas de descuento que hemos creado y a las que podemos acceder para verlas.
CONCEPTOS DE UTILIDAD A LA HORA DE ENTENDER LA CONTABILIDAD DE UNA AGENCIA DE VIAJES En el ámbito práctico podemos separar las operaciones de las agencias de viajes en dos grandes grupos: - Operaciones en nombre propio (mod. Proveedor): La agencia actúa en todo momento por su cuenta y riesgo, contrata directamente con los prestadores de servicios, fija el precio, organiza todo el producto, etc. - Operaciones en nombre y por cuenta de terceros (mod. comitente): La agencia actúa como intermediario entre un prestador de servicios y el consumidor, el precio lo fija el prestador de servicios y la agencia recibe como contraprestación a su trabajo una comisión que le es abonada por el prestador de servicios. Ésta separación en el ámbito práctico tiene su exacto reflejo en el ámbito fiscal y contable con el diferente tratamiento que tienen los dos tipos de operaciones y que vamos a ver a continuación. Operaciones en nombre y por cuenta de terceros Siempre que se actúe en nombre y por cuenta de terceros el documento (al que llamamos factura sin serlo, sino que se trata de un documento de suplido en nombre y por cuenta del prestador del servicio) que entrega la Agencia de viajes al viajero debe consignar los datos siguientes:... La minorista debe emitir factura de comisión a cargo de los comitentes ya que en caso de que acepte que los comitentes se "auto facturen" por la comisión la Agencia de viajes se obliga a establecer tantas series de facturación como con comitentes se relacione, para mantener la correlación entre números de factura y fechas de emisión de las mismas.
El tratamiento fiscal que se debe dar a estas operaciones es el de operaciones en régimen general del I.V.A. Operaciones en nombre propio Siempre que se actúe en nombre y por cuenta propia el documento que entrega la agencia minorista al viajero es una factura y, como tal, debe consignar los datos siguientes: tados. En los paquetes turísticos, a petición del viajero, puede hacerse constar bajo la expresión de "Cuotas de IVA incluidas en el precio" la cantidad resultante de multiplicar el P.V.P. por 6 y dividir el resultado por 100. El tratamiento fiscal que se debe dar a estas operaciones es el de operaciones en régimen especial del I.V.A.