P.RH.13 CONTRATISTAS/PROVEEDORES Página 1 de 8 1. Objetivos: Establecer los criterios y acciones para asegurar que las actividades de los proveedores y contratistas se realicen de acuerdo al Sistema de Gestión Integrado. Establecer el método de evaluación y reevaluación de proveedores basado en su capacidad de atender los requerimientos de compras. 2. Alcance: Aplica a todos los contratistas, proveedores de materiales y servicios que directa o indirectamente forman parte de actividades de TPParacas S.A. 3. Responsabilidades: 3.1. Gerente del área Usuaria: Asegurar el cumplimiento de lo establecido del presente procedimiento. Asegurar la correcta ejecución operativa del servicio contratado y la realización de la evaluación de proveedores. 3.2. Gerencia de Finanzas Asegurar el cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Selección (P.GF.01) y la evaluación de proveedores establecida en el presente procedimiento. Asesorar al usuario del servicio en la resolución de problemas con el contratista y para la correcta evaluación de sus proveedores. 3.3. Jefe de SSOMA Asesorar a las gerencias en el cumplimiento del presente procedimiento. Notificar a la Gerencia de Finanzas y a la Gerencia del Área Usuaria ante incumplimientos del presente procedimiento. Participar en la evaluación del contratista, inspección de inicio y cierre del Servicio. 3.4. Coordinador de Protección - OPIP Asesorar a las gerencias en el cumplimiento del presente procedimiento. Notificar a la Gerencia de Finanzas y a la Gerencia del Área Usuaria ante incumplimientos del presente procedimiento. Participar en la evaluación del contratista, inspección de inicio y cierre del Servicio. 3.5. Responsable del Servicio Definir las especificaciones técnicas del servicio requerido y presentarlo a la gerencia de finanzas. Supervisar y hacer seguimiento al cumplimiento de actividades del contratista pactadas en los contratos. Realizar la evaluación periódica del contratista y/o proveedor. 4. Referencias legales y otras normas: La Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo Nº 29783. D.S. 005-2012-TR Reglamento de la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo Nº 29783. ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de Calidad Elaborado por: Jefe SSOMA/Analista de Compras Rómulo Palacios /María León Revisado por: Gerente de Recursos Humanos /Gerente de Finanzas/ Analista SIG Fernando Cuadrado/Jesús Ramos/ Rosely Revilla Aprobado por: Gerente General Adjunto Sergio Nichele
P.RH.13 CONTRATISTAS/PROVEEDORES Página 2 de 8 OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. ISO 14001:2015 Sistema de Gestión Ambiental. Ley General del Ambiente N 28611 Ley General de residuos sólidos N 27314. Resolución de Acuerdo de Directorio N 010 2016-APN/DIR 5. Siglas y definiciones: TPParacas S.A.: Terminal Portuario Paracas S.A. SSOMA: Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente. IPERC: Identificación de Peligros, Evaluación de Riesgos y sus Controles IAEI: Identificación de Aspectos, Evaluación de Impactos ATS: Análisis de Trabajo Seguro. Documento a elaborar, antes de dar inicio a los trabajos asignados, el cual contempla los pasos del trabajo a realizar, la identificación de riesgos asociados y la determinación de controles de cada uno de los riesgos identificados, los mismos deben ser aprobados por el responsable SSOMA y Responsable del servicio de la contratista y colocarse en un lugar visible aledaño al lugar de trabajo. PETAR: Permiso Escrito de Alto Riesgo. OPIP: Oficial de Protección de Instalación Portuaria. PET: Procedimiento Escrito de trabajo donde se establecen los recursos y secuencia de los pasos de la tarea a ejecutar así como los controles en SSOMA. RR.SS: Residuos Solidos Tarea Rutinaria: Tarea que se ejecuta con frecuencia periódica, siguiendo una secuencia de pasos preestablecidos en un procedimiento escrito de trabajo (PET) Tarea No rutinaria o de Emergencia: tarea que se ejecuta sin una frecuencia periódica, cuya secuencia de pasos se establece en el formato de ATS. Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios a TPP. Administrador del Servicio: Persona designada por el responsable del servicio encargado de supervisar la ejecución de los trabajos de la empresa contratista y/o proveedor. Responsable SSOMA del contratista: Es la persona designada por la empresa contratista y/o proveedor encargada de la gestión de Seguridad, salud ocupacional y medio ambiente durante la ejecución de los trabajos. Proveedores Críticos: Corresponden a aquellos proveedores cuyo producto o servicio cumplen con la condición de calidad o por lo menos con dos condiciones: a) Condición de Protección: Tienen acceso a las zonas operativas (patio de operaciones, almacén). b) Condición de Calidad: Imposibilitan la continuidad o detienen la prestación del servicio ofrecido por TPParacas. c) Condiciones de Seguridad, Salud Ocupacional y medio ambientales: Manipulan materiales peligrosos. Realiza trabajos de alto riesgo como trabajos en caliente, trabajos en altura, trabajos en espacios confinados y trabajos eléctricos. Proveedores No Críticos: Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto o servicio no tienen gran impacto o relevancia en la ejecución o cumplimiento del servicio ofrecido por TPParacas. Evaluación: Tiene como propósito calificar el desempeño del proveedor una vez que ha tenido la oportunidad de proporcionar los productos o servicios durante un periodo determinado. Producto/Bien: Corresponde a la clasificación genérica para compras generales de bienes y productos tangibles (insumos, suministros, herramientas, productos terminados, etc.). Servicios: Corresponde a la clasificación genérica para compras de servicios, obras, contratistas, consultorías y otros servicios.
P.RH.13 CONTRATISTAS/PROVEEDORES Página 3 de 8 6. DESCRIPCIÓN 6.1. Requisitos generales El analista y/o asistente de compras enviará los documentos al proveedor seleccionado según el Procedimiento de Selección de Proveedores. 6.2. Actividades previas al desarrollo del servicio El acceso al Terminal se realiza según el P.ADM.50 Acceso para usuarios y vehículos a la instalación portuaria Los proveedores críticos, que permanecen por más de 5 días en nuestra terminal, reciben de parte de SSOMA TPParacas una inducción en temas ambientales y temas de seguridad y salud ocupacional. 6.3. Actividades durante el desarrollo del servicio El Jefe de SSOMA y/o quien él delegue, verifica en campo si el proveedor está cumpliendo con los procedimientos establecidos por TPParacas. A todos los proveedores que realicen algún tipo de servicio en nuestras instalaciones se les exigirá que cumplan con la normativa legal en temas de SST y Medio Ambiente. Además, según aplique tenemos: Trabajos de alto riesgo: todos los proveedores que realizan este tipo de trabajo deben tener por escrito su permiso de trabajo de alto riesgo (PETAR) con la firma de autorización del Jefe del área usuaria de TPParacas para el inicio de los trabajos. Procedimiento de Respuesta ante Emergencias o flujo de comunicación para emergencias para todos proveedores críticos. Proveedores de servicios permanentes o proveedores críticos que permanecen por más de 5 días en nuestras instalaciones: los proveedores permanentes deben contar con los siguientes documentos: Identificación de peligros, evaluación de riesgos y sus controles (IPERC). Identificación de aspectos y evaluación de impactos ambientales (IAEI). Hojas de seguridad MSDS (si la actividad incluye su uso de productos químicos) Si alguno de sus controles, para controlar los riesgos e impactos ambientales, es un procedimiento escrito, se pedirá que se muestre este documento. Proveedores críticos que permanecen por 5 días o menos en nuestras instalaciones: los documentos que se controlarán son: ATS (Análisis de trabajo seguro), este documento debe incluir: aspectos ambientales, peligros, impactos y riesgos así como los controles respectivos y debe estar autorizado por el Jefe de área usuaria de TPParacas para el inicio de los trabajos. En caso ocurra que durante la ejecución de los trabajos no se cuente con los documentos antes mencionados, el área usuaria y/o la jefatura de SSOMA pueden paralizar las actividades.
P.RH.13 CONTRATISTAS/PROVEEDORES Página 4 de 8 6.4. Actividades al finalizar el servicio En caso se le haya asignado un área para la ejecución de su trabajos, el responsable del servicio coordina con la empresa contratista y/o proveedor para asegurar que las condiciones del área sean entregadas según las condiciones iniciales y de ser necesario solicitar la verificación de la jefatura de SSOMA. La copia de los registros diarios de ATS e IPERC deben ser enviados al área de SSOMA. 6.5. Evaluación y Reevaluación de Contratistas y Proveedores Es el proceso de evaluación de proveedores, el seguimiento del comportamiento en el tiempo de nuestros proveedores se debe realizar en el R.P.RH.13.01 Evaluación de Proveedores, conforme al cumplimiento de los criterios de evaluación, a todo proveedor con Orden de Compra y/o Contrato efectivo en el período de evaluación. La evaluación se diferencia en los criterios a evaluar para el caso de proveedores críticos y proveedores no críticos y en ambos casos el proceso se realizará por lo menos una vez al año. Los responsables de la evaluación son los responsables del servicio (usuarios) y serán enviadas a la Analista de Compras. Las evaluaciones realizadas a los proveedores críticos, consideran criterios específicos como calidad, precio, tiempo de respuesta, etc. La evaluación se realizará asignando los valores según el siguiente cuadro: TABLA DE EVALUACIÓN POR CRITERIO DE EVALUACIÓN PUNTAJE CALIFICACIÓN Calificación de Desempeño RESULTADO 4 puntos Excelente Mayor o igual a 70% 3 puntos Bueno CUMPLE 2 puntos Regular Mayor o igual a 50% y menor que 70% 0 puntos No cumple Menor que 50% INCUMPLE Los criterios de evaluación son los siguientes: FACTOR Cumplimiento de Especificaciones Técnicas Cumplimiento de plazos de entrega CRITERIO DE EVALUACIÓN EXCELENTE (4 puntos): Mejoró las especificaciones técnicas establecidas del producto y/o servicio adquirido. BUENO (3 puntos): Cumplió con las especificaciones técnicas establecidas del producto y/o servicio adquirido. REGULAR (2 puntos): Presentó inconformidades pero no son graves, ni se considera que incumplió la orden de compra/ servicio. Incumplió con alguna de las especificaciones técnicas establecidas, las cuales son corregidas, por lo que no se considera que incumplió la orden de compra/servicio. NO CUMPLE (0 puntos): La orden de compra/servicio presentó inconformidades graves y se considera que no cumplió. EXCELENTE (4 puntos): La entrega del bien/servicio se terminó antes de lo estipulado. BUENO (3 puntos): La entrega del bien/servicio se culminó según el plazo establecido.
P.RH.13 CONTRATISTAS/PROVEEDORES Página 5 de 8 Cumplimiento de las normas de Protección Cumplimiento de normas SSO Cumplimiento del sistema de gestión ambiental REGULAR (2 puntos): Se entregó posterior al plazo establecido en la orden de compra/servicio, pero no superior al 20% de la duración del mismo. NO CUMPLE (0 puntos): La entrega del bien/ servicio se entregó en fecha posterior al 20% de la duración del mismo. EXCELENTE (4 puntos): El proveedor y/o contratistas cumple cabalmente el P.ADM.50 Procedimiento acceso para usuarios y vehículos a la instalación portuaria y normas internas de Protección. Recomienda mejoras. BUENO (3 puntos): El proveedor y/o contratistas cumple cabalmente el P.ADM.50 Procedimiento acceso para usuarios y vehículos a la instalación portuaria y normas internas de Protección. REGULAR (2 puntos): El proveedor y/o contratistas cumple irregularmente el P.ADM.50 Procedimiento acceso para usuarios y vehículos a la instalación portuaria y normas internas de Protección durante la ejecución de los trabajos. NO CUMPLE (menos de 0 puntos): El proveedor y/o contratistas no cumple con el P.ADM.50 Procedimiento acceso para usuarios y vehículos a la instalación portuaria y normas internas de Protección durante la ejecución de los trabajos. EXCELENTE (4 puntos): El proveedor y/o contratistas cumple cabalmente las normas y reglamentos internos de seguridad durante la ejecución de los trabajos, como parte de su política interna. Cuenta con un programa propio de prevención de riesgos establecido y demostrable. Recomienda mejoras para el sistema de gestión BUENO (3 puntos): El proveedor y/o contratistas cumple cabalmente las normas y reglamentos internos de seguridad durante la ejecución de los trabajos, como parte de su política interna. Cuenta con un programa propio de prevención de riesgos establecido y demostrable. REGULAR (2 puntos): El proveedor y/o contratistas cumple irregularmente con las normas y reglamentos internos de seguridad durante la ejecución de los trabajos. Cuenta con un programa propio de prevención de riesgos. Ocasionalmente se le debe llamar la atención de algún punto, que corrige rápidamente. NO CUMPLE (menos de 0 puntos): El proveedor y/o contratistas no cumple con las normas y reglamentos internos de seguridad durante la ejecución de los trabajos. No cuenta con un programa propio de prevención de riesgos establecido y no demuestra interés en capacitar a su personal. EXCELENTE (4 puntos): El proveedor y/o contratista cumple con todos los procedimientos y exigencias relativas a las normas ambientales internas de TPParacas y la legislación vigente, en todas las etapas de trabajo, especificando en el contrato u orden de compra. BUENO (3 puntos): El proveedor cumple regularmente con los procedimientos y exigencias relativas a las normas ambientales internas de TPParacas y la legislación vigente, según lo especificado en el contrato u orden de compra. REGULAR (2 puntos): El proveedor y/o contratista cumple de manera parcial con los procedimientos y exigencias relativas a las normas ambientales interna de TPParacas y a la legislación vigente, pero requiere de supervisión. Corrige prácticas erróneas, cuando se le indican, especificado en el contrato u orden de compra. NO CUMPLE (0 puntos): El acuerdo comercial presentó inconformidades graves y se considera proveedor y/o contratista no cumple con los procedimientos y
P.RH.13 CONTRATISTAS/PROVEEDORES Página 6 de 8 exigencias relativas a las normas ambientales interna de TPParacas y a la legislación vigente. No logra corregir las malas prácticas aunque se le indique, especificado en el contrato u orden de compra. Los proveedores con calificación NO CUMPLE serán suspendidos según lo establezca el Gerente de Finanzas y presentará un plan de mejora para la reevaluación. Al término de la suspensión el proveedor podrá seguir prestando servicios o productos a TPParacas luego de incorporarse según proceso de selección. Los proveedores con calificación REGULAR serán reevaluados en un plazo no mayor a 6 meses de haber presentado el plan de mejora. Si el proveedor es calificado como REGULAR y/o NO CUMPLE en los factores de cumplimiento de normas de SSO y/o gestión ambiental y/o cumplimiento de normas de protección se debe realizar una reevaluación. Además deben presentar su plan de acción al Jefe de SSOMA y/o Coordinador OPIP según sea el caso. 6.6. Comunicación de la Evaluación a los proveedores críticos Los proveedores y/o contratistas recibirán el resultado de su evaluación y/o reevaluación enviado por el Analista de Compras. 7. REGISTROS Código Nombre del Registro Responsable del Control Tiempo de Conservación R.P.RH.13.01 R.P.ADM.50.06 R.P.ADM.50.07 Evaluación de proveedores Formato de Ingreso Vehicular Formato de ingreso peatonal Analista de Compras OPIP OPIP 2 años 1 año 1 año 8. ANEXO Anexo N 1: Descripción de los documentos a solicitar durante los trabajos realizados Matriz IPERC y matriz IAEI: Se desarrollarán en los formatos propios de la empresa contratista. La aprobación de las matrices IPERC e IAEI, deben ser por el responsable SSOMA y supervisor de servicio de la contratista y validados por el Jefe SSOMA TPParacas de acuerdo a lo establecido el P.RH.11 Procedimiento IPERC y P.RH.25 Procedimiento IAEI, proporcionado previamente por su administrador de contratos. Permisos Escritos de Trabajo Seguro (PETAR): Deben ser autorizados por supervisor de servicio, responsable SSOMA de la contratista, Jefatura del área usuaria del Servicio de TPParacas, para el inicio de las labores y deben estar publicados en un lugar visible y cercano al área de trabajo. La jefatura de SSOMA de TPParacas debe realizar la inspección del trabajo para verificar el cumplimiento de lo establecido en el registro y debe colocar el visto bueno en señal de conformidad.
P.RH.13 CONTRATISTAS/PROVEEDORES Página 7 de 8 Entiéndase trabajo de alto riesgo a: - Trabajo en Altura: toda labor o desplazamiento que se realice a la una altura de 1.50 metros o más con riesgo de caída. - Trabajo en caliente: Es aquel que involucra la llama abierta generada por trabajos de soldadura, chispas de corte, esmerilado y otros afines, como fuente de ignición en áreas con riesgos de incendio. - Trabajo con fuentes de energía: Es aquel que realizada en contacto con alguna fuente de energía tipo eléctrica, mecánica, hidráulica, neumática, térmica, química u otra energía. - Otros trabajos: Si los trabajos no involucra los trabajos de alto riesgo (altura, caliente, energía), la empresa contratista o proveedor, después de evaluar la tarea asignada podrá hacer uso del PETAR cuando considere un potencial de perdida como por ejemplo en el izaje de cargas, materiales peligrosos u otros trabajos. Charlas en SSOMA: Las empresas contratistas y proveedores antes de comenzar las tareas asignadas debe reunirse con su personal para coordinar sus actividades del día y realizar las charlas SSOMA para crear conciencia sobre la importancia en la gestión SSOMA. Se debe remitir una copia al área SSOMA TPParacas S.A. y siempre deben ser dadas antes de iniciar la jornada laboral. Los temas tratados deben incluir como mínimo: - La identificación de peligros, evaluación de riesgos y sus controles (IPERC) y la identificación de aspectos ambientales, evaluación de impactos (IAEI) de las tareas que se ejecutarán. - Revisión de tareas diarias programadas y descritas en el PET o ATS - Reforzamiento en la aplicación de las disposiciones en seguridad y medio ambiente - Revisión de los incidentes ocurridos en las últimas 24 horas Inspecciones y auditorias de seguridad: las empresas contratistas y proveedores ejecutaran periódicamente inspecciones SSOMA durante la ejecución de las tareas asignadas, a fin de asegurar las condiciones adecuadas y prevenir actos y condiciones sub estándares Así mismo, deben atender las inspecciones y auditorías internas y participar en las auditorías externas de TPParacas y/o entidades del gobierno (APN, OSITRAN entre otros) Las observaciones detectadas y/o oportunidades de mejora durante las inspecciones y auditorias deben ser tratadas oportunamente por la empresa contratista o proveedor en coordinación con el administrador de contrato. Respuesta ante emergencias: Debe describir en forma ordenada y coherente las responsabilidades, recursos, estrategias y procedimientos a emplear para estar preparados frente a la potenciales emergencias antes, durante y después de ocurrido el evento. Este plan debe ser difundido a su personal antes de iniciar con las tareas asignadas guardando registro de las mismas. La empresa contratista y proveedor que realizan trabajos de gran envergadura, deben realizar simulacros de acuerdo a las situaciones de emergencia identificadas para sus tareas, así mismo también deberán participar en los simulacros de TPParacas programados durante la ejecución del servicio. En caso de presentarse una situación de emergencia las empresas contratistas o los proveedores podrán hacer uso de la línea de emergencia CCTV de TPParacas: 981 986 747 o Anexo 470, disponible las 24 horas.
P.RH.13 CONTRATISTAS/PROVEEDORES Página 8 de 8 Reporte de incidentes/accidente: La empresa contratista y proveedor deben reportar a la jefatura de SSOMA y al Responsable del Servicio todo incidente/ accidente ocurrido durante la ejecución de las tareas asignadas según procedimiento P.RH.12 Reporte, comunicación e investigación de accidentes y/o incidentes. La empresa contratista y proveedor previo análisis, ejecutarán las acciones preventivas y/o correctivas necesarias para mitigar los riesgos/impactos generados. Para los proveedores de servicios permanentes críticos que permanecen por más de 5 días en nuestras instalaciones: El responsable SSOMA de la empresa contratista que brinde servicios permanentes debe presentar mensualmente sus indicadores de seguridad y salud ocupacional al Jefe SSOMA de TPParacas. Manejo de Residuos Sólidos: Es responsabilidad de todas las empresas contratistas y proveedores mantener limpias y ordenadas todas las áreas designadas para la ejecución de sus trabajos y efectuar la correcta segregación de los residuos sólidos (RRSS) considerando lo establecido en Instrucción de manejo de residuos. Los residuos sólidos generados serán ingresados al almacén central de residuos, únicamente con autorización de la Gerencia de Administración. 9. CONTROL DE CAMBIOS Títulos / Capítulos Descripción del cambio Sustento del cambio Versión inicial Versión inicial Versión inicial