Página: 1 / 1 Fecha INTRODUCCIÓN Este manual, tiene como finalidad proporcionar información concreta a la sociedad en general y dar a conocer las funciones y atribuciones de la Coordinación dentro del Instituto de Educación de Aguascalientes.
Página: 1 / 1 Fecha MISIÓN Ofrecer calidad en el servicio al público con prontitud y calidez humana, así como trabajar de la mano con las dependencias y con la Dirección de Giras y Eventos de Gobierno del Estado en pro de las relaciones públicas entre dependencias. VISIÓN La Coordinación responde a los requerimientos y exigencias de la sociedad con rapidez y buen servicio, además pretende ser una oficina que muestre una imagen profesional y eficiente a la comunidad a través de sus eventos y servicios de gestión.
Página: 1 / 1 Fecha OBJETIVO ESTRATÉGICO Emprender acciones de acercamiento del o de la Director(a) General con la ciudadanía en general a través de los diferentes eventos, fortalecer la imagen institucional del Instituto, así como atender las necesidades y demandas de la ciudadanía con prontitud y profesionalismo.
Página: 1 / 2 Fecha FACULTADES Y ATRIBUCIONES La Coordinación depende de la Dirección General, cuyo titular será denominado General y tendrá a su cargo las siguientes funciones: Planear, diseñar, ejecutar y evaluar estrategias y acciones que coadyuven al mejoramiento de la comunicación del o de la Director(a) General con el personal que labora en las áreas administrativas del IEA. Planear, organizar, controlar y registrar las giras de trabajo que realice el o la Director(a) General del IEA a las instituciones educativas del Estado y eventos especiales que apoyen a mejorar el sector educativo. Coordinar la elaboración de la bitácora de resultados de las giras de trabajo realizadas por el o la Director(a) General. Canalizar y dar seguimiento a las peticiones presentadas al o a la Director(a) General en las giras de trabajo y evaluar sus resultados. Coordinar, supervisar y evaluar la atención a la ciudadanía a través del sistema denominado Educatel. Fomentar, promover y apoyar las relaciones con otros órganos de gobierno que tengan vínculos con el IEA y coadyuven en la promoción y desarrollo de la educación. Establecer políticas de comunicación con todas las áreas administrativas del IEA y coordinarse para proporcionarles los servicios que requieran y sean a fines a las relaciones públicas. Dotar de un soporte logístico y organizativo a las actividades que desarrolla el o la Director(a) General fuera del IEA y llevar un control de éstas.
Página: 2 / 2 Fecha Establecer la logística y protocolo conjuntamente con el o la l plantel educativo a visitar por el o la Director(a) General del IEA en sus giras, para formular las estrategias de trabajo. Trabajar en coordinación con la Dirección de Comunicación Social a fin de desarrollar con más eficacia las actividades encomendadas. Fomentar las relaciones con todos los organismos educativos, privados y gubernamentales que tengan vínculos con el IEA. Actualizar los directorios de funcionarios y directivos del ámbito educativo. Fomentar constantemente la comunicación con dependencias de los tres niveles de gobierno, aportando ideas, posturas, propuestas e iniciativas relacionadas con el ámbito educativo y que sean generadas en los espacios del IEA. Establecer la logística y protocolo de los eventos cívicos que realiza en las instalaciones del edificio central del IEA. Coadyuvar con la Secretaría Técnica del Consejo Interior en el establecimiento de la logística y protocolo de las sesiones del Órgano de Gobierno. Delegar las funciones del presente artículo en las áreas administrativas dependientes orgánicamente de la Coordinación. Las demás que le encomiende el o la Director(a) General que le sean análogas a las anteriores.
Página: 1 / 6 Fecha I.- DATOS GENERALES Nombre del puesto: Categoría: Secretaría: Dirección: Jornada laboral: Reporta a: Instituto de Educación de Aguascalientes General 8:00 a 16:00 Hrs. Director(a) General Objetivos generales del puesto: Programar acciones de mayor acercamiento del o de la Director(a) General con la base magisterial, padres y madres de familia y alumnos(as) para fortalecer la imagen del Instituto de Educación de Aguascalientes y conocer más de cerca la problemática educativa por la que atraviesan los planteles escolares en el Estado. Programar y planear las actividades que permitan el enlace del Instituto de Educación de Aguascalientes con el sector educativo, dependencias públicas y privadas que fortalezcan la relación de dicha dependencia. Promover y apoyar las relaciones del Instituto de Educación con los diversos sectores de la sociedad, con dependencias afines, con el magisterio y con todos aquellos organismos que de alguna manera contribuyan a la prestación del servicio educativo. Dar un cauce adecuado en tiempo mínimo a las peticiones de carácter educativo que formulen por escrito los(as) directores(as) escolares y/o padres y madres de familia, y de igual manera, obtener una respuesta para cada solicitante; así se atenderá la demanda educativa, se mejorará el servicio al público y por consecuencia la imagen del Instituto de Educación en el Estado.
Relaciones laborales permanentes internas: AP DERP 012 1.- Con el o la Director(a) General para: -Asuntos diversos inherentes al puesto (acuerdos, informes, actividades encomendadas, etc.). 2.- Con Directores(as) de Área, Jefe(a) de Unidad y Jefes(as) de Departamento para: -Planear eventos y sesiones de trabajo en donde interviene el o la Director(a) General. -Coordinar las giras de trabajo a planteles escolares, dependencias públicas y privadas. -Solicitar información referente a programas y eventos del Instituto de Educación con la finalidad de dar servicio por teléfono a la ciudadanía, así como también dar seguimiento a las peticiones de la población. Relaciones laborales permanentes Externas: 1.- Con las Dependencias Gubernamentales, y Privadas para: -Mantener los nexos con funcionarios de primer nivel, para el logro de objetivos en beneficio del Sistema Educativo. -Programar sesiones de trabajo que le competen al o a la Director(a) General como miembro del gabinete de Gobierno del Estado. -Coordinar la asistencia a eventos cívicos y sociales para representar al Instituto de Educación o en los que él sea el organizador. 2.- Con la Secretaría del o la C. Gobernador(a) para: -Coordinar acciones para los eventos relacionados con la educación donde asistirá el o la Gobernador(a). -Conocer las actividades que se contemplan en la agenda del o la Gobernador(a) donde se involucre con eventos educativos. -Proponer eventos educativos donde es importante la asistencia del o la Gobernador(a).
3.- Con la Dirección de Giras y Eventos para: AP DERP 012 -Coordinar los eventos del sector educativo para dar una buena promoción y difusión a los eventos. -Solicitar información de eventos donde acuda el o la Director(a) General de este Instituto. -Gestionar apoyos logísticos para llevar a cabo los eventos del Instituto. II.- DESCRIPCIÓN GENÉRICA Funcionario(a) de confianza dependiente del o de la Director(a) General, encargado(a) de coordinar las giras de trabajo, los eventos especiales que realice el titular del Instituto de Educación de Aguascalientes a los planteles escolares de los diversos niveles educativos que funcionan en la entidad, así como el seguimiento a las peticiones manifestadas en el sector educativo. III.- DESCRIPCIÓN ANALÍTICA 1.- Actividades cotidianas: Revisar agenda de trabajo del o de la Director(a) General del IEA y la Secretaria Técnica del Consejo Interior del IEA. Investigar información sobre los eventos agendados a fin de obtener programa del evento, autoridades invitadas, logística requerida, datos para el mensaje de las autoridades. Confirmar asistencias de las autoridades que asistirán a los eventos. Solicitar logística para los eventos y elaborar personificadores, programas, reconocimientos e invitaciones, colocar equipo de sonido, etc. Atender el servicio de información telefónica Educatel y elaborar los reportes educativos generados turnando al área correspondiente para su seguimiento. Elaborar y distribuir la correspondencia del o de la Director(a) General. Atender las reuniones internas de la Secretaria Técnica del Consejo Interior del IEA. Canalizar hacia las instancias correspondientes del Instituto de Educación de Aguascalientes las demandas y peticiones que se reciban en el Área de Educatel para su atención y/o solución según sea el caso.
Dar respuesta oportuna a las peticiones, denuncias o quejas que externe la ciudadanía con respecto a los servicios educativos. Elaborar mensajes informativos para el o la Director(a) General para los eventos educativos. Elaborar textos informativos, oficios, agradecimientos, felicitaciones etc., para la correspondencia del o de la Director(a) General. Elaborar programas de los eventos donde asista el o la Director(a) General. Documentarse permanentemente acerca de los cambios y modificaciones que se operen en el Sistema Educativo Estatal, así como en las innovaciones que al respecto surjan, para actuar con firmeza, seguridad y conocimiento de causa en los eventos o actos que reclamen su presencia. Canalizar y dar seguimiento a las peticiones que se formulen al o a la Director(a) General del Instituto de Educación de Aguascalientes, en las giras de trabajo y eventos que éste realice. Llevar un control estadístico de las instituciones que coadyuven en la prestación del servicio educativo. Actualizar los directorios de funcionarios y directivos del ámbito educativo, clasificándolos por dependencia y por institución. Elaborar y actualizar el directorio de instituciones públicas y privadas. Participar con el Departamento de Modernización Administrativa en la elaboración y actualización de documentos rectores tales como: Manuales de Organización y Procedimientos del Instituto de Educación de Aguascalientes. Desarrollar las demás funciones que se deriven del puesto que ostenta, así como las que expresamente le indique la Dirección General y se relacionen con las anteriores. 2.- Actividades periódicas: Elaborar reportes semanales del trabajo de la coordinación, así como de los resultados de la misma. Llevar un control meticuloso de la agenda de visitas a las instituciones educativas y/o giras de trabajo del o de la Director(a) General del Instituto de Educación de Aguascalientes. Llevar un control de las escuelas visitadas, así como el registro de las características de las mismas, que sirva para hacer propuestas de atención a cada una de ellas.
Realizar el reporte mensual de las peticiones, denuncias o quejas que se recibieron en el Área de Educatel. Realizar reuniones mensuales con el personal a su cargo para capacitarlos en el manejo, canalización y atención de peticiones y soluciones. Informar al o la Director(a) General de los resultados obtenidos en el desarrollo de las actividades y proponer las medidas correctivas que procedan. IV.- ESPECIFICACIÓN O REQUERIMIENTOS DEL PUESTO 1.- Conocimientos. El o la ocupante del puesto requiere estudios terminados a nivel Licenciatura en Medios Masivos de Comunicación y tener conocimientos en Administración y Computación. En caso de no cubrir el perfil académico, el Consejo Interior tiene la autoridad de decidir quien cubre el puesto ya sea por preparación académica o experiencia laboral. 2.- Experiencia. El o la ocupante del puesto requiere experiencia mínima de dos años en puesto similar. 3.- Criterio. Cotidianamente debe tomar decisiones importantes. Planea una secuencia de operaciones y selecciona procedimientos de trabajo de cierta importancia. 4.- Complejidad de los trabajos. Las tareas a realizar algunas son repetitivas y otras variadas. 5.- Esfuerzo. Para la realización de ciertas actividades, requiere de gran concentración.
6.- Responsabilidad. AP DERP 012 Será responsable por: Dar cumplimiento y seguimiento a todas las actividades encomendadas e inherentes al puesto.