PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE REPROGRAFÍA Aprobó: Olga Sanabria Amín Vicepresidente Financiera y Administrativa Reviso: Carlos Alejandro Vanegas Gerente de Logística Elaboró: Grupo de Gestión Documental Gerencia de Logística Código: VFA-OD-PR-01 Fecha: 19/11/2014 Pág. 1 de 10
TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN... 3 1. OBJETIVO... 3 2. ALCANCE... 3 3. DEFINICIONES... 3 4. RAZONES Y BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR UN PROGRAMA DE REPROGRAFÍA... 4 4.1 Razones... 5 4.2 Beneficios... 5 5. ASPECTOS FUNCIONALES DEL PROGRAMA... 5 5.1Generalidades... 5 5.2 Indicador... 7 5.3 Meta... 7 5.4 Responsabilidades... 7 6. METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA... 7 6.1. Recursos económicos... 8 6.2 Recursos Humanos... 8 6.3 Implementación del Programa... 8
INTRODUCCIÓN Los criterios sobre preservación y conservación de documentos siempre han estado presentes como pilares de los procesos archivísticos en el marco de la política documental en Colombia. Lo anterior teniendo en cuenta que la preservación de los documentos durante su gestión no solo tiene fines archivísticos, además, permite validar la autenticidad y dar fuerza probatoria a los mismos. Uno de los métodos de preservación usado de manera frecuente en la gestión y trámite de documentos es la reprografía, toda vez que, permite garantizar la permanencia de los mismos en el tiempo. La microfilmación y digitalización son algunos de los medios de reprografía implementados en procesos de conservación y disposición documental, reglamentados en el Acuerdo 037 de 2002 y circular externa 005 de 2012, en la cual se relacionan las recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización según las necesidades de la compañía. Positiva Compañía de Seguros, adopta la digitalización como método de reprografía en lo que respecta a los procesos de preservación, conservación y disposición final. 1. OBJETIVO Establecer políticas para la normalización y control de los procesos de reprografía que se llevan a cabo en cada una de las fases del ciclo de vida de los documentos en Positiva Compañía de Seguros definiendo una metodología clara para la aplicación de los mismos en los procesos documentales. 2. ALCANCE La implementación del programa contempla los distintos medíos de reprografía es decir, impresión, fotocopiado y digitalización, utilizados en Positiva Compañía de Seguros durante el ciclo de vida de los documentos, con fines de gestión, trámite, preservación y conservación. 3. DEFINICIONES Reprografía: Se conoce como el conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos
originalmente consignados en papel 1, es utilizada con distintos fines en la ejecución de los procesos diarios del negocio. Fotocopiado: Es el proceso mediante el cual se realiza la reproducción fotográfica de imágenes directamente sobre papel 2, es la técnica de reprografía más común. Microfilmación: es la técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución 3. Este proceso tiene amplio uso en la gestión documental sobre todo en lo que respecta a conservación y disposición final de documentos. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador 4, el proceso de digitalización se realiza mediante el uso de escáner, y dependiendo del uso que se requiera dar a la información se definen características, como color, tamaño, resolución, entre otros. 4. RAZONES Y BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR UN PROGRAMA DE REPROGRAFÍA La definición de los métodos de reprografía en una compañía, depende de distintas variables, un aspecto fundamental es el costo beneficio que puede representar la implementación de los mismos. Actualmente los avances de software y hardware para digitalización, permiten que este método sea usado como medio de conservación, preservación con fines probatorios (copias auténticas por medio de la digitalización certificada), a un costo relativamente razonable, motivo por el cual las organizaciones se encuentran cada vez más inclinadas a realizar este proceso para reemplazar la microfilmación, teniendo en cuenta los costos que representa. Así entonces, un proceso de digitalización debidamente normalizado reduce costos en la administración documental. La normalización también permite ejercer control y priorizar la producción de copias digitales sobre la producción de copias físicas, para de esta manera impactar significativamente en la disminución del consumo de papel. 1 Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. 2 REAL ACADEMIA DE LA LENGUA ESPAÑOLA. Diccionario en Línea. (consultado: 25-08-2014) 3 Archivo General de la Nación. Óp. Cit., 4 Ibíd.,
4.1 Razones Favorece los procesos de gestión documental permitiendo una administración ágil. Mejores prácticas en la manipulación de los documentos (evitar el deterioro y pérdida de los mismos). Permite almacenar mayor cantidad de información en menos espacio Garantizar la recuperación de la información, mitigando riesgos de perdida por desastres naturales, vandalismo, deterioro del soporte, entre otros. 4.2 Beneficios Reducción de tiempos en operaciones como la búsqueda de documentos. Reducción de espacios destinados al almacenamiento físico. Optimización de los recursos destinados a la reprografía (papel, tinta, tiempo) Agilización de la consulta de información para el desarrollo de las actividades diarias. 5. ASPECTOS FUNCIONALES DEL PROGRAMA 5.1 Generalidades Dependiendo de la etapa del ciclo de vida de los documentos, se realizan diferentes procesos de reprografía, para el caso de Positiva Compañía de Seguros se aplicarán los métodos reprográficos de digitalización y fotocopiado.
Tipos de Digitalización 5 Digitalización en gestión y trámite de documentos En el proceso de recepción documental que se realiza actualmente en la compañía se aplica la digitalización con fines de control y trámite, sin embargo, el marco del programa de reprografía se proyecta implementar la digitalización con fines archivísticos, y en determinado momento evaluar la aplicación de digitalización certificada en casos específicos, lo anterior con el objetivo a largo plazo de tramitar la mayor cantidad de documentos procesados en papel por soportes digitalizados. Durante la gestión y trámite de documentos, solo se realizará impresión y fotocopiado de documentos en casos de no poderse realizar el trámite con documentos electrónicos o solventar la necesidad de una copia con la digitalización. Para este proceso se cuenta con los lineamientos establecidos por la Gerencia de Logística en el procedimiento Manejo de Insumos. Digitalización en disposición Documental. Para la aplicación de disposición documental, Positiva Compañía de Seguros adoptará la digitalización como medio técnico para la reproducción de la documentación en soporte papel, por lo cual se utilizará digitalización con fines archivísticos cuando el documento en físico no sea destruido, y digitalización certificada en los casos que se opte por la eliminación del papel. 5 COLOMBIA. Ministerio de Tecnologías de la Información. Digitalización Certificada de Documentos., Guía no. 05. 2012. (en línea). (consultado: 20/08/2014).
5.2 Indicador Porcentaje de implementación del programa de reprografía Periodicidad: Semestral 5.3 Meta Implementar el programa de reprografía en Positiva Compañía de Seguros para el primer semestre de 2016. 5.4 Responsabilidades Rol Responsable Actividad Presidente Presidente de la Compañía Respaldar y asegurar el cumplimiento del programa una vez se apruebe por el comité SIG y Desarrollo Administrativo. Líder del Programa de Reprografía Colaboradores Gerencia de Logística Establecer, actualizar y mantener el programa Implementar este programa en casa Matriz. Verificar que este programa sea implementado en las Regionales. Hacer seguimiento al programa y establecer las acciones de mejora en caso de ser necesarias. Todo el personal que Participar activamente en la participa en el desarrollo de implementación del la operación de la programa. compañía. 6. METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA El programa de reprografía se desarrollará en tres etapas: Análisis: Se realizará el estudio e integración de los lineamientos de reprografía entre los procedimientos de gestión documental y manejo de insumos, se solicitará concepto al AGN para reemplazar la microfilmación establecida en disposición final de las TRD anteriores por la digitalización.
Diseño: Se diseñaran los lineamientos para la digitalización con fines archivísticos y la digitalización certificada, además de los medios para la medición y control de la impresión y el fotocopiado. Implementación: Se realizará el proceso de socialización con los colaboradores de la compañía, y la implementación de los lineamientos de reprografía. 6.1. Recursos económicos Los recursos están asociados al presupuesto anual asignado tanto para la ejecución del proyecto como la contratación del servicio de administración y gestión del archivo y correspondencia de la Compañía. 6.2 Recursos Humanos Perfil Rol/Actividad Gerente Dueño del proceso, Dirige y coordina el personal que lidera el proceso en la gerencia de logística. Profesional Especializado Líder del proceso/ Ejecutar las actividades y realizar el seguimiento a la implementación del programa. Técnico Especializado Apoyar las actividades en la implementación del programa. 6.3 Implementación del Programa Actividad Detalle de la Labor Responsable 1.Evaluar la integración de los lineamientos de reprografía, entre los procedimientos de gestión documental y manejo de insumos 2. Solicitar concepto técnico AGN. 3. Analizar el concepto emitido por el AGN. Se realizan reuniones con el líder del proceso de manejo de insumos para identificar lineamientos en la integración. Se enviará al AGN la solicitud del concepto para reemplazar la microfilmación por digitalización en disposición final en las TRD anteriores. De acuerdo a la respuesta emitida por el AGN, se diseñará un política para la aplicación de la disposición final en los casos
4. Diseñar los lineamientos de reprografía 5. Diseñar Indicadores y controles de la reprografía. 6. Diseñar contenidos y plan de socialización 7. Realizar Socialización con los colaboradores 8. Implementar lineamientos de reprografía. 9. Realizar seguimiento y control de documentos para microfilmación. En conjunto con el proceso de manejo de insumos se diseñaran los lineamientos para la normalización del proceso de reprografía. Se diseñaran controles para realizar seguimiento al uso de los métodos reprográficos en la compañía. Establecer las estrategias para la socialización del plan con los colaboradores. Socializar la implementación con los colaboradores. Implementar los lineamientos de acuerdo a los procesos documentales. Revisar la funcionalidad y el logro de los objetivos propuestos. Líder del proceso / Colaboradores Líder del proceso / Colaboradores
BIBLIOGRAFÍA Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. REAL ACADEMIA DE LA LENGUA ESPAÑOLA. Diccionario en Línea. (Consultado: 25-08-2014) COLOMBIA. Ministerio de Tecnologías de la Información. Digitalización Certificada de Documentos., Guía no. 05. 2012. (en línea). (Consultado: 20/08/2014).