OFICINA VIRTUAL MANUAL DEL AFILIADO Copyright 2012 SINALTRACOMFENALCO - Todos los derechos reservados Página 1
Tabla de contenidos Pág. Capitulo 1. Introducción a la Oficina Virtual Quejas y Reclamos Introducción 3 Ingreso a la oficina virtual Quejas y Reclamos 4 Recuperación de clave ingreso oficina virtual 8 Actualización de datos del afiliado 10 Capitulo 2. Radicación Casos en la oficina virtual Quejas y Reclamos Ingresar nuevo caso: Queja Reclamo Acoso Laboral 11 Imprimir soporte de radicación del caso 14 Subir archivos / imagen de soporte del caso radicado 16 Capitulo 3. Seguimiento Casos en la oficina virtual Quejas y Reclamos Visualizar caso de acuerdo a su estado: En trámite Con respuesta Finalizado por el afiliado Caso finalizado 19 Finalizar caso por decisión del afiliado 21 Finalizar caso por decisión de los Dirigentes Sindicales 22 Salida Segura 23 Copyright 2012 SINALTRACOMFENALCO - Todos los derechos reservados Página 2
Capitulo 1. Introducción a la Oficina Virtual Quejas y Reclamos Introducción La oficina virtual de quejas y reclamos SINALTRACOMFENALCO ha sido diseñada y creada para beneficio de sus afiliados. Es una plataforma virtual que permite que se realicen de forma rápida en los 7 días de la semana, las 24 horas al día y desde cualquier lugar donde se encuentre, la radicación de casos de quejas, reclamos y/o acosos laborales, sin necesidad de trasladarse donde los funcionarios del sindicato, además tiene la opción de consultar sus casos y darles seguimiento todas las veces que desee ya que recibirá su respuesta a través de la misma. El manual de la oficina virtual te enseñara como utilizar las herramientas de una manera adecuada y satisfactoria para ti como afiliado. Le recomendamos que para acceder a la oficina virtual utilice Mozilla Firefox como su navegador, si aun no lo tiene puede descargarlo a través del link que hemos destinado para tal fin. Copyright 2012 SINALTRACOMFENALCO - Todos los derechos reservados Página 3
Ingreso a la oficina virtual Quejas y Reclamos Para ingresar a la oficina virtual de quejas y reclamos debe ingresar por la página del sindicato http://sinaltracomfenalco.com, dar clic en la opción del menú Quejas - Sugerencias. Copyright 2012 SINALTRACOMFENALCO - Todos los derechos reservados Página 4
Al dar clic en el link Ingreso Afiliad@s aparece la opción donde podrá acceder a la oficina virtual, pero antes deberá registrarse. Para poder ingresar y utilizar los servicios de la oficina virtual debe realizar su registro, dando clic a Regístrate aquí! y llenar un formulario con sus datos, los cuales todos son muy importantes y necesarios. Recuerde que esta oficina es exclusiva para afiliados de SINALTRACOMFENALCO. Nota: si usted a un no pertenece al sindicato, lo invitamos a afiliarse, ya que sus casos no podrán ser tomados hasta su afiliación. Copyright 2012 SINALTRACOMFENALCO - Todos los derechos reservados Página 5
Al dar clic en el link Ingreso Afiliad@s aparece la opción donde deberá digitar su usuario (cédula del afiliado) y la clave que ingreso en su registro, para poder acceder a la oficina virtual. Copyright 2012 SINALTRACOMFENALCO - Todos los derechos reservados Página 6
Si su ingreso sea realizado de acuerdo a las anteriores indicaciones, le damos la Bienvenida a la oficina virtual de Quejas y Reclamos SINALTRACOMFENALCO. De lo contrario le aparecerá un mensaje de error. Copyright 2012 SINALTRACOMFENALCO - Todos los derechos reservados Página 7
Recuperación de clave ingreso oficina virtual Si a olvidado su clave de ingreso de clic a Olvidaste tu clave? y te ayudaremos a recuperarla enviando la recordación a tu email personal, el cual ingresaste al momento de tu registro. Copyright 2012 SINALTRACOMFENALCO - Todos los derechos reservados Página 8
De lo contrario puedes escribir a los siguientes correos y solicitar sus datos de registro para ver la cédula y el correo el electrónico que registraste y poder acceder a la recuperación de tu clave, ya que los dirigentes sindicales no pueden en ningún momento ver tu clave de acceso y solo podrá ser recuperada por el afiliado ingresando los datos correctos. reclamos@sinaltracomfenalco.com sindicato@sintaltracomfenalco.com Copyright 2012 SINALTRACOMFENALCO - Todos los derechos reservados Página 9
Actualización de datos del afiliado Sr(a). Afiliad@, si usted a ingresado con éxito a la oficina virtual de quejas y reclamos de Sinaltracomfenalco, le informamos que en la opción Actualizar Datos, podrá actualizar o corregir los datos que haya registrado, incluyendo la clave de ingreso, las veces que desee; los únicos datos que no podrán ser modificados son su nombre completo y su cédula. Copyright 2012 SINALTRACOMFENALCO - Todos los derechos reservados Página 10
Capitulo 2. Radicación Casos en la oficina virtual Quejas y Reclamos Ingresar nuevo caso: Queja Reclamo Acoso Laboral Sr(a). Afiliad@, para la radicación de un nuevo caso de queja, reclamo o acoso laboral que usted desee que sea tomado por Sinaltracomfenalco, de clic al botón Ingresar Nuevo Caso. Se abrirá una pantalla donde se le indicaran los pasos para radicar su caso: Copyright 2012 SINALTRACOMFENALCO - Todos los derechos reservados Página 11
1 Paso. Leer el significado de cada una de las opciones, antes de seleccionar el tipo de caso por radicar. 2 Paso. Radicar el caso en el link correspondiente, encontraras el formulario que deberás llenar. Copyright 2012 SINALTRACOMFENALCO - Todos los derechos reservados Página 12
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3 Paso. Imprimir soporte de radicación del caso por el link de "Seguimiento de Caso Radicado". Debes seleccionar Imprimir el formulario del caso que acabas de radicar, para firmarlo y escanearlo y subirlo como soporte, más adelante te diremos como. Recuerda que puedes tener varios casos al mismo tiempo. Copyright 2012 SINALTRACOMFENALCO - Todos los derechos reservados Página 14
Ejemplo de visualización de formulario a imprimir Cuando lo tengas en pantalla y vayas a imprimir solo debes de dar clic en Archivo Imprimir y listo. Copyright 2012 SINALTRACOMFENALCO - Todos los derechos reservados Página 15
4 Paso. Subir archivos / imagen de soporte del caso radicado. Usted debe subir el archivo de imagen del formulario que imprimió como soporte de su caso, el cual debió ser escaneado en formato JPG, BMP, GIF o PNG, al igual que cualquier documento que desee enviar como soporte o ayuda para agilizar la solución de su caso. Copyright 2012 SINALTRACOMFENALCO - Todos los derechos reservados Página 16
Cuando de clic a Examinar se abrirá una ventana donde podrá buscar dentro de su computador el archivo o los archivos que desee subir, solo recuerde que solo podrá subir uno a la vez, luego de escoger la ubicación del archivo dando clic en el botón Abrir, debe dar clic al botón Subir Archivo, para que sea guardado en una carpeta destinada para usted. Si desea ver los archivos que ha subido solo debe dar clic en Ver mis archivos. Copyright 2012 SINALTRACOMFENALCO - Todos los derechos reservados Página 17
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Capitulo 3. Seguimiento Casos en la oficina virtual Quejas y Reclamos Visualizar caso de acuerdo a su estado: En trámite Con respuesta Finalizado por el afiliado Caso finalizado En esta opción usted podrá ver su caso clasificado de acuerdo al estado en que se encuentre: Copyright 2012 SINALTRACOMFENALCO - Todos los derechos reservados Página 19
En trámite cuando usted lo ha radicado y aun la persona encargada de Gestión Humana no ha dado respuesta, pero los Dirigentes Sindicales estarán realizando seguimiento a su caso y usted podrá visualizar sus notas u observaciones acerca de él. Con respuesta cuando la persona encargada de Gestión Humana ya ha dado respuesta. Al dar clic en Ver usted encontrara una opción que dice: Si usted ha recibido una respuesta Desfavorable y desea realizar una solicitud de Reevaluación de Caso, por favor de clic aquí! Copyright 2012 SINALTRACOMFENALCO - Todos los derechos reservados Página 20
Finalizado por el afiliado cuando el afiliado por algún motivo desea dar finalidad al caso sin esperar respuesta. Sr(a). Afiliado, si está seguro de finalizar el proceso de su caso, por favor escriba el motivo por el cual desea finalizar el proceso del caso y de clic al botón "Acepto finalizar proceso del caso". Copyright 2012 SINALTRACOMFENALCO - Todos los derechos reservados Página 21
Caso finalizado cuando los Dirigentes Sindicales dan finalidad a un caso porque ya recibió respuesta o porque la persona que radico el caso no pertenece al sindicato o se ha retirado de él. Copyright 2012 SINALTRACOMFENALCO - Todos los derechos reservados Página 22
Salida Segura Por último recuerda siempre salir por el link de Salida Segura y limpiar el historial de tu navegador por tu seguridad. Copyright 2012 SINALTRACOMFENALCO - Todos los derechos reservados Página 23