COMITÉ DE INFORMACION PRIMERA SESION ORDINARIA, JULIO 16 DE 2015 1
1 LISTA DE ASISTENCIA RELACIÓN DE MIEMBROS DEL COMITÉ DE PRESIDENTE DEL COMITÉ DE DEL POI IPN C.P. ROBERTO GOVEA ARAIZA TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL (SECRETARIO) : C.P. VICTOR JESÚS COLIN LEBARIO SERVIDOR PÚBLICO DESIGNADO C. P. RODOLFO LÓPEZ PÉREZ VOCAL DIRECTOR DE OBRAS ING. JOSÉ MANUEL PIÑÓN SANTIAGO VOCAL DIRECTOR DE PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN VOCAL DIRECTORA DE PROYECTOS ING. ARQ. JAIME A. CONTRERAS SÁNCHEZ ING. ARQ. MARÍA ESTHER PEYRO CARREÑO INVITADO ARCHIVO INSTITUCIONAL INVITADO APOYO INFORMÁTICO LIC. VIOLETA SOLIS REYES ING. FRANCISCO J. HERNÁNDEZ BERNAL 2
2 ORDEN DEL DIA 1.- LISTA DE ASISTENCIA Y DECLARACIÓN DE QUÓRUM LEGAL 2.- LECTURA Y APROBACIÓN EN SU CASO, DEL ORDEN DEL DÍA 3.- LECTURA Y APROBACIÓN DEL ACTA DE LA SESIÓN ANTERIOR 4.- SEGUIMIENTO DE ACUERDOS 5.-DOCUMENTACIÓN QUE INTEGRE EL ARCHIVO HISTÓRICO 6- SOLICITUDES DE PRESENTADAS A TRAVÉS DEL INFOMEX Y ESTADO QUE GUARDA SU ATENCIÓN 7 SISTEMA DE ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE ARCHIVO 8-ACTUALIZACIÓN DEL PORTAL DE TRANSPARENCIA 9 ASUNTOS GENERALES 10- ACUERDOS ADOPTADOS POR EL COMITÉ DE 3.- LECTURA Y APROBACIÓN DEL ACTA DE LASESION ANTERIOR 4. SEGUIMIENTO DE ACUERDOS Seguimiento de acuerdos del Comité de Información 3
C = Concluido AP = Atención permanente N/A = No Atendido ACUERDO No. ACUERDO 4/2011/ CI Las Direcciones del POI-IPN deberán de remitir trimestralmente a la Dirección de Administración, la información de sus áreas para mantener actualizados los datos del Portal de Obligaciones de Transparencia, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. ACUERDO 9/2011/ CI El Órgano Interno de Control deberá de informar a la Dirección de Administración las auditorías realizadas para incluirla en el Portal de Transparencia. SITUACIÓN ACTUAL AP La División de contratación y Adquisiciones reportó al área de Apoyo Informático los contratos adjudicados al cuarto trimestre de 2014, y primer trimestre de 2015. En lo sucesivo todas las Direcciones de Área deberán de informar a la Dirección de administración si generan o no información. AP E Órgano Interno de Control remitió a la Dirección de Administración, las revisiones realizadas y programadas al cuarto trimestre de 2014, así como la información correspondiente al primer trimestre de 2015. C ACUERDO 09/2012/ CI Para la integración del expediente único, se solicita a los Directores de Área del POI-IPN, entreguen la documentación correspondiente de los años 2008 y 2009. El área de Archivos debe elaborar un calendario de avances de entrega de pendientes de 2009, así como de la información de los años 2010 y 2011. ACUERDO 12/2012/ CI El OIC cambiará las cajas de documentación que se encuentran en el archivo Institucional a su archivo, para lo cual la Dirección de administración apoyará con personal para remover dichas cajas. ACUERDO 20/2012/ CI Retomar la iniciativa de realizar cuando menos una vez al año una visita al Archivo Histórico del Patronato por el personal del mismo, con el fin de despertar el interés y reafirmar la identificación con la Institución y conocimiento de ser del POI-IPN, y de sus actividades sustantivas. Todas las Direcciones de área han cumplido, con la entrega de la documentación de los años 2008 y 2009. En el numeral 7 de la sesión anterior fue presentado el calendario de entrega de la documentación. A/P A principios del mes de julio de 2013 personal del OIC sustituyó 40 cajas de su archivo Institucional. Continúa en proceso la depuración de su archivo. AP Se realizarán grupos de personas del POI-IPN para realizar las visitas, mediante la elaboración de una guía de parte de la responsable del Archivo. El área de archivo deberá de elaborar un nuevo programa de visitas para el ejercicio 2015, en virtud que el realizado en su momento en 2014 no fue cumplido. 4
ACUERDO 04/2015 CI definir el destino de la maqueta que se encuentra en calidad de préstamo en la escuela del IPN de Guanajuato. Asimismo, la responsable del Archivo Institucional elaborará un reporte - historial de dicha maqueta y hablar con el Director de la Institución, para su devolución o actualización del resguardo. ACUERDO 05/2015 CI Comunicar al Comité de información en que consiste las 173 preguntas que le fueron contestadas al Archivo General de la Nación. ACUERDO 06/2015 CI Dar a conocer el Reglamento del Archivo de Concentración a todas las Direcciones del POI-IPN. ACUERDO 07/2015 CI Presentar al Comité de Información una relación de expedientes no devueltos al Archivo Institucional. La responsable del archivo Institucional hablo con el Jefe de Recursos Materiales de la Escuela del IPN de Silao, Guanajuato el pasado 13 de febrero, quién tiene en su poder la maqueta, el cual informó que se pondría en contacto con el, Director de administración del POI-IPN. Una vez expuesto este punto se harán los comentarios correspondientes. Ver numeral 7 Ver numeral 7 5.- DOCUMENTACIÓN QUE INTEGRA EL ARCHIVO HISTORICO Ver numeral 7 6. -SOLICITUDES DE INFORMACION PRESENTADAS A TRAVES DEL INFOMEX Y ESTADO QUE GUARDA SU ATENCIÓN. Del proceso de solicitudes de información durante el periodo del 4 de diciembre de 2014 al 31 de marzo de 2015 se recibieron 13 solicitudes, misma que fueron atendidas en tiempo, como se describen a continuación: Solicitud 1. Solicitud de acceso a la información número 1139000004914 presentada el día 04 de diciembre del 2014. 5
Primero.- Con fecha 04 de diciembre del 2014 se recibió la solicitud de acceso a la información número 1139000004914 por el medio electrónico denominado Sistema de Solicitudes de Que tiempo les lleva programar las obras a realizar, cuál es el área encargada de llevar a cabo la planeación y determinar el monto que se utilizará. Pública Gubernamental en fecha 1 de enero 2015 se procedió a su respuesta directamente de la Unidad de Enlace: Tercero.- Con fecha 1 de enero del 2015 se le respondió lo siguiente: El tiempo para programar las obras es de 18 meses, y las áreas encargadas de realizar la planeación son: El Comité del IPN, denominado Construcciones, Remodelaciones y Mantenimiento Programables, así como la Dirección de Planeación y Programación del POI- IPN. Respecto al monto, favor de indicar de que ejercicio fiscal se refiere.. Solicitud 2. Solicitud de acceso a la información número 1139000005014 presentada el día 08 de diciembre del 2014. Primero.- Con fecha 08 de diciembre del 2014 se recibió la solicitud de acceso a la información número 1139000005014 por el medio electrónico denominado Sistema de Solicitudes de Solicito de ese sujeto obligado, entendido en términos del artículo 3 fracción XIV de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, la siguiente información: 1.-Nombre del sindicato o sindicatos o como se les denomine a la asociación o asociaciones de los trabajadores que prestan sus servicios al sujeto obligado. 2.- Cantidad global de las cuotas sindicales que les fueron entregadas al o a los sindicatos desglosado por cada uno de ellos, en el año 2013. No requiero desgloses mensuales, con la cantidad global es suficiente. Cabe aclarar que lo que solicito NO son las cantidades que el sujeto obligado, en su caso, aporta a la organización sindical por compromisos contractuales u otros rubros. Lo que requiero es la cantidad que se les descuenta a los trabajadores, se consolida y entrega a la agrupación de trabajadores. 3.- En cualquier sentido que sea la respuesta del punto 2, solicito el fundamento jurídico, legal, reglamentario, normativo procedimental o cualquier otro que sustente ya sea su negativa o su afirmativa a 6
lo solicitado en el punto 2. En caso de leyes con citarlas es suficiente así como el artículo. Si fuera una circular interna, disposición emitida por el IFAI, circular, o cualquiera otra de no fácil acceso, les agradeceré una copia simple. Muchas gracias. Pública Gubernamental en fecha 05 de enero 2015 se procedió a su respuesta directamente Tercero.- Con fecha 05 de enero 2015 se le respondió lo siguiente: 1.- EL NOMBRE DEL SINDICATO ES: SINDICATO DE TRABAJADORES DEL PATRONATO DE OBRAS E INSTALACIONES DEL IPN. 2.- LA CANTIDAD GLOBAL DE LAS CUOTAS SINDICALES QUE LE FUERON ENTREGADAS AL O A LOS SINDICATOS EN 2013, FUE DE $75,365.88 DERIVADO DEL 2% DE RETENCIÓN APLICADO AL SUELDO DEL TRABAJADOR. 3.-EL FUNDAMENTO JURÍDICO, LEGAL REGLAMENTARIO, NORMATIVO PROCEDIMENTAL ES EL CAPÍTULO VI, ARTÍCULO 31, DE LOS ESTATUTOS QUE RIGEN AL SINDICATO DE TRABAJADORES DEL PATRONATO DE OBRAS E INSTALACIONES DEL IPN.. Solicitud 3. Solicitud de acceso a la información número 1139000005114 presentada el día 08 de diciembre del 2014. Primero.- Con fecha 08 de diciembre del 2014 se recibió la solicitud de acceso a la información número 1139000005114 por el medio electrónico denominado Sistema de Solicitudes de De acuerdo a lo planteado en el acuerdo emitido el pasado 8 de mayo de 2014: requiero de la manera más atenta se sirvan enviarme de manera electrónica las 7 iniciativas y/o proyectos de tecnologías de la información y comunicaciones como estratégicos, de la misma manera como la hicieron hacia su Unidad. 7
Pública Gubernamental en fecha 1 de enero 2015 se procedió a su respuesta directamente Tercero.- Con fecha 1 de enero del 2015 se le respondió lo siguiente: DE ACUERDO A LA PROPORCIONADA POR LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS DEL POI-IPN, EL PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍAS DE LA Y COMUNICACIÓN, (PETIC) SE ENCUENTRA EN PROCESO DE FORMALIZACIÓN, POR TAL MOTIVO NO ESTÁ DISPONIBLE PARA SU DIFUSIÓN Y ENVIO A LA UNIDAD CORRESPONDIENTE. Solicitud 4. Solicitud de acceso a la información número 1139000005214 presentada el día 18 de diciembre del 2014. Primero.- Con fecha 18 de diciembre del 2014 se recibió la solicitud de acceso a la información número 1139000005214 por el medio electrónico denominado Sistema de Solicitudes de Presupuesto asignado para la obra de la Escuela Nacional de Medicina y Homeopatía del IPN en el año de 2013; y monto ejercido de la misma. Pública Gubernamental en fecha 26 de enero 2015 se procedió a su respuesta directamente Tercero.- Con fecha 26 de enero del 2015 se le respondió lo siguiente: 8
El presupuesto asignado para la obra de la Escuela Nacional de Medicina y Homeopatía del IPN, para el ejercicio 2013 fue de $ 7,626, 653.00 misma que fueron ejercidos en dicho periodo. Solicitud 5. Solicitud de acceso a la información número 1139000000115 presentada el día 07 de enero del 2015. Primero.- Con fecha 07 de enero del 2015 se recibió la solicitud de acceso a la información número 1139000000115 por el medio electrónico denominado Sistema de Solicitudes de Nombre de las empresas que proporcionan consultorías como: auditorías, planeación estratégica, copia de contratos; año en que la dependencia recibió el certificado ISO, así como la empresa que realizó la certificación, versión ISO con la que cuenta la empresa; número de empleados que trabajan, copia del Curricular del Titular de la Dependencia, número y nombre de los familiares del titular de la dependencia que trabajan en alguna entidad gubernamental, del titular de la dependencia, su sueldo mensual y copia de su declaración patrimonial. Pública Gubernamental en fecha 30 de enero 2015 se procedió a su respuesta directamente Tercero.- Con fecha 30 de enero del 2015 se le respondió lo siguiente: 9
A LA SOLICITUD 113900000115 DE FECHA 7/01/2015 SOLICITADA 1. El nombre de la empresa (o empresas) que les ha (o han) proveído de consultoría en cuestiones operativas y administrativas, como son: auditorias integrales, normatividad, estructura de la toma de decisiones, planeación estratégica, costos operativos, imagen organizacional, sistemas de información, optimización de los recursos humanos y revisión de contratos. 2. Copia de los contratos que tiene esta dependencia con las compañías que les prestó (o prestaron) el servicio de consultoría en cuestiones operativas y administrativas entre los años 2011 y 2014. 3. El año en el que la dependencia recibió su certificación ISO. 4. El nombre de la empresa consultora que asistió a la dependencia en el proceso de certificación ISO. 5. La versión del ISO con la que cuenta la dependencia. 6. Copia simple de la plantilla del personal de la dependencia en la que se señalen los puestos que ocupan y sus percepciones. 7. Una descripción de los sistemas que utilizan en esta dependencia para calificar el trabajo del personal. Se Tienen los servicios de justipreciación del costo beneficio de los proyectos y construcciones con la empresa Leyva Méndez Construcciones, S.A. de C.V., así como los servicios de Auditoría externa a los Estados Financieros de la Institución, por los Despachos: GW WOLLF MADRAZO CONSULTORES, S.C., en 2011 Y 2012 GOSSLER, S.C., para los ejercicios 2013 y 2014 La copia de estos contratos se encuentran a su disposición con el C.P. Rodolfo López Pérez, en la oficina de enlace con el IFAI del POI-IPN en el domicilio: Juan O Gorman, núm. 283 Col. La Escalera, Unidad profesional Adolfo López Mateos, Delegación Gustavo A. Madero, México, D.F. en virtud de ser voluminosas. El POI-IPN no cuenta con la certificación ISO Ninguna Ninguna El total de 103 ciudadanos públicos se integran de la tabla siguiente, los sueldos se pueden constatar en el portal de transparencia en la página electrónica http://www.poi.ipn.mx dar clic al cuadrante portal de obligaciones de transparencia, seleccionar la Entidad, y el numeral IV REMUNERACIONES y despliega el salario mensual de todas las plazas existentes. Puesto Subtotal Total Secretario Ejecutivo 1 Directores de Área 4 Órgano Interno de Control 1 Jefes de división 13 19 Personal Operativo(confianza) 42 Operativo( Base) 42 84 total 103 Es el Programa de Evaluación del Desempeño de los Servidores Públicos de nivel operativo de la Secretaría de Educación Pública, con base en la convocatoria que anualmente emite dicha Secretaría. 10
8. El número de empleados que trabajan en esta dependencia que fueron contratados a través del sistema de servicio profesional de carrera y el número de empleados que no fueron contratados a través de este sistema. 9. Información sobre si es el encargado de la dependencia u otro quien es responsable de la contratación de servicios externos (como es el de la consultoría administrativa). 10. Copia del currículum vitae del encargado de la dependencia. 11. Salario mensual que recibía el encargado de la dependencia en su empleo anterior. 12. Entregar copia de la declaración Patrimonial del encargado de la dependencia. 13. Número y nombre de familiares del encargado de la dependencia que trabajan en alguna dependencia gubernamental, indicando el nombre de dicha dependencia. 14. El correo electrónico personal (esto es, no el institucional) del encargado de la dependencia. El total de empleados que trabajan en el POI-IPN son 103, pero ninguno contratado por el procedimiento del Servicio profesional de carrera, en virtud que para esta Entidad no es aplicable este tipo de contratación. El encargado de realizar la contratación de servicios en el POI- IPN es la Dirección de Administración con base a los lineamientos establecidos. Se anexa Curricular del Titular de la Entidad Ing., Arq. Salvador Silva Ruvalcaba. $ 47,973.00 mensuales como Director de Obras del POI-IPN- No es competencia del POI-IPN contar con la declaración patrimonial de sus trabajadores, favor de solicitarse a la Secretaría de la Función Pública, a la Dirección General de Responsabilidades y Situación de Información Patrimonial. No existe ningún familiar del titular del POI-IPN trabajando en una entidad gubernamental. El titular de la dependencia no tiene correo electrónico personal, únicamente cuenta con el institucional siendo el siguiente ssilvar@ipn.mx Solicitud 6. Solicitud de acceso a la información número 1139000000215 presentada el día 26 de enero del 2014. Primero.- Con fecha 26 de enero del 2015 se recibió la solicitud de acceso a la información número 1139000000215 por el medio electrónico denominado Sistema de Solicitudes de Total de papel bond adquirido durante los años 2013 y 2014, con unidad de medida, tamaño del papel y gramaje. 11
Pública Gubernamental en fecha 12 de febrero 2015 se procedió a su respuesta directamente Tercero.- Con fecha 12 de febrero 2015 se le respondió lo siguiente: TOTAL DE PAPEL BOND ADQUIRIDO POR EL DEL IPN EN LOS AÑOS 2013 Y 2014. 2013 2013 2013 2013 Compra 2014 CONCEPTO compra 02-13 Compra 02-13 Compra 04-13 04-13 Unidad de medida Rollo Millar Millar Rollo Millar Cantidad 8 140 20 5 775 Tamaño 0.91x100 carta Carta 91x50.00 M 21.5x28 cm MTS. Gramaje No se indica 37 KGS. 37KGS. No se indica 75g/m2 Precio Unitario(Pesos) 328.50 100.00 234.00 489.00 101.48 Importe Total (Pesos) 2,628.00 14,000.00 4,680.00 2,445.00 78,650.00 Tipo de papel Bond Krona Line Duplicador Duplicador, doble carta Heliográfico Duplicador Solicitud 7. Solicitud de acceso a la información número 1139000000315 presentada el día 06 de febrero del 2015. Primero.- Con fecha 06 de febrero del 2015 se recibió la solicitud de acceso a la información número 113900000315 por el medio electrónico denominado Sistema de Solicitudes de Número de contratos y licitaciones que se realizaron durante el ejercicio fiscal 2014, describiendo nombre de la empresa y monto. 12
Pública Gubernamental en fecha 16 febrero 2015 se procedió a su respuesta directamente de la Unidad de Enlace: Tercero.- Con fecha16 febrero del 2015 se le respondió lo siguiente:. Para el ejercicio 2014 el POI-IPN no realizó ninguna licitación pública relacionados con obra pública o de adquisiciones y servicios. Respecto a contratos, la información es pública y puede consultarse en la página electrónica http.//www.poi.ipn.mx DAR CLIC al linch portal de obligaciones de transparencia, seleccionar el POI-IPN numeral XIII. Solicitud 8. Solicitud de acceso a la información número 1139000000415 presentada el día 23 de febrero del 2015. Primero.- Con fecha 23 de febrero del 2015 se recibió la solicitud de acceso a la información número 113900000415 por el medio electrónico denominado Sistema de Solicitudes de El presupuesto desglosado por año, destinado o relacionado con la promoción cultural, artística o similar, desde 1970 hasta 2012. Pública Gubernamental en fecha 11 de marzo 2015 se procedió a su respuesta directamente Tercero.- Con fecha 11 de marzo del 2015 se le respondió lo siguiente: 13
El POI-IPN de acuerdo a sus actividades sustantivas establecidas en su decreto de creación, no desarrolla temas culturales y artísticos. Solicitud 9. Solicitud de acceso a la información número 1139000000515 presentada el día 04 de marzo del 2015. Primero.- Con fecha 4 de marzo del 2015 se recibió la solicitud de acceso a la información número 113900000515 por el medio electrónico denominado Sistema de Solicitudes de Quiero que me proporcionen copia de todos los documentos que se utilizaron al momento de la elección del nuevo director del CECYT número 3 Estanislao Ramírez Cruz. Pública Gubernamental en fecha 11 de marzo 2015 se procedió a su respuesta directamente Tercero.- Con fecha 11 de marzo del 2015 se le respondió lo siguiente: La información solicitada no es competencia de esta Entidad, de conformidad con lo establecido en el artículo 40 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, y de acuerdo a la información que solicita, le sugerimos que acuda con la Unidad de Enlace del Instituto Politécnico Nacional. 14
. Solicitud 10. Solicitud de acceso a la información número 1139000000615 presentada el día 04 de marzo del 2015. Primero.- Con fecha 4 de marzo del 2015 se recibió la solicitud de acceso a la información número 113900000615 por el medio electrónico denominado Sistema de Solicitudes de Quiero saber por que se eligió a Otilia Torres Vivanco para ser la encargada de llevar el proceso de selección de los aspirantes a nuevo director de CECYT 3. Pública Gubernamental en fecha 11 de marzo 2015 se procedió a su respuesta directamente Tercero.- Con fecha 11 de marzo del 2015 se le respondió lo siguiente: La información solicitada no es competencia de esta Entidad, de conformidad con lo establecido en el artículo 40 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, y de acuerdo a la información que solicita, le sugerimos que acuda con la Unidad de Enlace del Instituto Politécnico Nacional. Solicitud 11. Solicitud de acceso a la información número 113900000715 presentada el día 09 de marzo del 2015. Primero.- Con fecha 9 de marzo del 2015 se recibió la solicitud de acceso a la información 15
número 113900000715 por el medio electrónico denominado Sistema de Solicitudes de Favor de contestar el cuestionario adjunto. Relacionado con número de empleados remunerados que trabajaron en la Institución de 15 a 29 años. Pública Gubernamental en fecha 20 de marzo 2015 se procedió a su respuesta directamente Tercero.- Con fecha 20 de marzo del 2015 se le respondió lo siguiente: Empleados y voluntarios por género hombres mujeres Empleados remunerados 71 31 Jóvenes de 15-29 años 2 1 Servicio social 18 7 Servicio social 15-29 años 18 7 Número de empleados que ocuparon puestos de toma de 16 2 decisiones en 2014 Número de empleados que ocuparon puestos de toma de decisiones en 2014 de 15-29 años 0 0. Solicitud 12. Solicitud de acceso a la información número 1139000000815 presentada el día 11 de marzo del 2015. Primero.- Con fecha 11de marzo del 2015 se recibió la solicitud de acceso a la información número 113900000815 por el medio electrónico denominado Sistema de Solicitudes de Cuales son los proyectos que se tienen para el año 2015 y cual es su costo. 16
Pública Gubernamental en fecha 25 de marzo 2015 se procedió a su respuesta directamente Tercero.- Con fecha 25 de marzo del 2015 se le respondió lo siguiente: Para el ejercicio 2015 el POI-IPN no se le autorizaron recursos financieros para inversión de obra. Solicitud 13. Solicitud de acceso a la información número 1139000000915 presentada el día 18 de marzo del 2015. Primero.- Con fecha 18 de marzo del 2015 se recibió la solicitud de acceso a la información número 113900000915 por el medio electrónico denominado Sistema de Solicitudes de Cómo quedó el plan de estudio, puedo asegurar que es una buena opción para el ingreso a la prepa, por que? Pública Gubernamental en fecha 18 de marzo 2015 se procedió a su respuesta directamente Tercero.- Con fecha 18 de marzo del 2015 se le respondió lo siguiente: 17
La información solicitada no es competencia de esta Entidad, de conformidad con lo establecido en el artículo 40 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, y de acuerdo a la información que solicita, le sugerimos que acuda con la Unidad de Enlace del Instituto Politécnico Nacional. 7.- SISTEMA DE ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE ARCHIVOS INFORME DE ACTIVIDADES DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Con referencia a la maqueta prestada al Ing. Antonio Pérez Arias el pasado 17 de Marzo del año 2010, con salida a SILAO-GUANAJUATO se tuvo comunicación con el Ing. Jesús Franco, Jefe de Recursos Materiales y Servicios Generales de la misma el día 13 de Febrero del presente; diciendo que la maqueta estaba en el almacén y se pondría en comunicación a la Dirección de Administración para ponerse de acuerdo y poder entregarla. La Extensión del Ing. Es 81314. LINEAMIENTOS PARA EL MANEJO Y CONTROL DE ARCHIVO El presente reglamento se aplica a todas y cada una de las áreas del Patronato de Obras e Instalaciones del IPN, en referencia al envío de documentación al Archivo de Concentración e Histórico para su resguardo. 1:- Notificar quien es la persona responsable del Archivo de Concentración. 2:- Revisar los expedientes antes de ser enviados al Archivo de Concentración por la persona responsable del mismo archivo. 3:- La recepción de expedientes al Archivo de Concentración deberá ser cada tres meses durante la primera quincena, de acuerdo al calendario establecido por el archivo. 4:- Los expedientes que ingresen al Archivo de Concentración deberán contar con hoja de inventario y ser cotejadas en físico. 5:- Que los expedientes cuenten con portada de identificación (Público o Reservado). 6:- Los expedientes deberán ingresar en folders debidamente rotulados. 7:- Toda la documentación de los expedientes deberá contar con folio. 8:- Los expedientes que sean solicitados en préstamo será con vale y tendrán solo un mes de vigencia para ser devueltos o renovar dicho vale. 18
9:- De no ser devueltos los expedientes al Archivo de Concentración en tiempo y forma, el responsable entregara a Recursos Humanos los vales de préstamo y serán integrados al expediente del solicitante, (con el fin de evitar fuga de información de la Institución). 10:- Será el mismo procedimiento en el préstamo de Maquetas, libros y Fotografías. 11.- Pasando 90 días se dará turno al Órgano Interno de Control. ADEUDOS DE EXPEDIENTES DEL AÑO 2014 EN EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS Y SERVICIOS EXP. DE PERSONAL FECHA DE PRÉSTAMO MARTINEZ D MEZA VIOLANTE ILIANA 5-MARZO-2014 CASTILLEJOS ENRIQUEZ MARCOS 1-OCTUBRE-2014 LÓPEZ LÓPEZ ELIZABETH 1-OCTUBRE-2014 MARTINEZ FLORES ROSALBA 1-OCTUBRE-2014 MEJIA POBLETE MA. SOLEDAD 1-OCTUBRE-2014 PINEDA TREJO LIDIA 1-OCTUBRE-2014 RAMIREZ MARTINEZ ALEJANDRO 1-OCTUBRE-2014 CAMPOS ORDUÑA AMALIA 6-OCTUBRE-2014 DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN Y ADQUISICIONES EXP. UNICO DE OBRA CONTRATO:- 37-04-P FECHA DE PRESTAMO 8 EXPEDIENTES 11-JULIO-2014 2 BITACORAS CONTRATO:- 05-05-P 24-JULIO-2014 *10 EXPEDIENTES (COTEJAR) 1213 FOJAS 19
DIVISIÓN DE CONTABILIDAD Y FINANZAS EXPEDIENTES ACTIVO FIJO FECHA DE PRESTAMO 1 EXPEDIENTE 1989-1993 19-MARZO-2014 1 EXPEDIENTE 1993 19-MARZO-2014 1 EXPEDIENTE 1996 19-MARZO-2014 ACTUALIZACIÓN DE ACTIVO FIJO 1 EXPEDIENTE 1996 19-MARZO-2014 ACTIVO FIJO DONADO (VARIOS AÑOS) 1 EXPEDIENTE 1996 19-MARZO-2014 8.- ACTUALIZACIÓN DEL PORTAL DE TRANSPARENCIA Se realizó la actualización del portal de transparencia al 31 de diciembre de 2014, y primer trimestre del año en curso. 9.- ASUNTOS GENERALES 1.-Se presenta el calendario de sesiones del Comité de información para el año 2015. Número de sesión Ordinaria Primera Segunda Tercera Fecha 16-julio-2015 9-septiembre-2015 24-noviembre-2015 2.-Se realizó en su oportunidad el registro de índices de expedientes reservados en el sistema electrónico del IFAI durante el periodo de julio a diciembre de 2014, así como del periodo de enero a junio de 2015, de la Dirección de Administración, el cual fue reportado a la Unidad de Enlace 20
para su captura correspondiente, y fue remitido por este mismo sistema al INAI, antes IFAI como al Comité de Información. 10.- ACUERDOS ADOPTADOS POR EL COMITÉ DE ACUERDO 01/2015/ CI Se aprobó el orden del día propuesto para la presente reunión. ACUERDO 02/2015/CI Se aprobó el acta de la sesión anterior. ACUERDO 03/2015/CI Se aprobó el seguimiento de acuerdos. 21