NIVEL INTRAINSTITUCIONAL ÁREA DE GESTIÓN: SOPORTE LOGÍSTICO ADMINISTRATIVO PREPARADO POR: UNIDAD DE GESTION DE TRÁMITES TEC. MARÍA EMILIA GÓMEZ G. VALIDADO POR : REVISADO POR: UNIDAD PLATAFORMA DE SERVICIOS UNIDAD FINANCIERA UNIDAD DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL ING. NIDIA MORERA GONZÁLEZ LIC. KARLA ZÚÑIGA VILLALOBOS INGA. CINTHIA CARMONA MENDOZA ING. MAYNOR ARAYA GONZÁLEZ APROBADO POR: DIRECCIÓN GENERAL DE SALUD FECHA DE EMISIÓN: FECHA DE MODIFICACIÓN DRA. ILEANA HERRERA GALLEGOS DICIEMBRE DE 2013 MAYO 2014
PÁGINA: 3 de 13 PROTOCOLOS INSTITUCIONAL 1. Introducción Este protocolo, establece los pasos a seguir para la recepción de solicitudes de devolución de dineros depositados en las cuentas de la institución. Lo anterior debido al requerimiento de clientes que efectuaron un depósito en la entidad bancaria para solicitar algún registro u otro trámite y que por algún motivo deciden no tramitarlo o pagaron de más por este trámite. 2. Objetivo Garantizar la recepción de los para la devolución de dineros de forma segura, eficiente y fluida provenientes de clientes externos. 3. Producto Producto final: Documentos recibidos y tramitados de clientes externos. Producto Intermedio: Formulario de recepción de, Ficha de traslado de. 4. Alcance Ministerio de Salud de Costa Rica, en sus tres niveles de gestión. 5. Definiciones Ficha de Traslado de Documentos: Ficha que se le adjunta a uno o a un grupo de documento que se trasladan en cualquier nivel de gestión del Ministerio de Salud de Costa Rica. Incluye información sobre el número de oficio entrante o número de boleta de recepción, asunto, dirigido a y la firma de los funcionarios que reciben el documento. Número de Cédula Jurídica o Física: es el número de identificación de una sociedad anónima, sociedad de responsabilidad limitada o empresa individual de responsabilidad limitada. Número de cuenta cliente: es el número que asigna la entidad bancaria, que se utiliza para realizar transferencias y depósitos. Número de DIMEX: es el Documento de Identidad Migratoria para Extranjeros, con el que desde el 2008 se empezó a dotar a los foráneos legalmente establecidos en nuestro país. Consiste en una identificación de doce dígitos que cuenta con la fotografía y la firma del portador.
PÁGINA: 4 de 13 PROTOCOLOS INSTITUCIONAL Número de documento de depósito o transferencia bancaria: es un número que asigna la entidad bancaria por el depósito de un trámite o transferencia. Razón Social o Persona Física: es la denominación por la cual se conoce colectivamente a una empresa. Se trata de un nombre oficial y legal que aparece en la documentación, que permitió constituir a la persona jurídica en cuestión. Representante legal: es la facultad otorgada por la ley a una persona para actuar en nombre de otra, recayendo en esta los efectos de tales actos. El ejercicio de esa representación puede ser obligatoria para el representante. Trámite: cada uno de los estados y diligencias que hay que recorrer hasta su conclusión según las necesidades y expectativas de los clientes según los tipos de servicio que brinda el Ministerio. 6. Referencias Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, N 8220, su reforma y su reglamento. Directriz N 002-2008: Procedimiento para la gestión y organización de cartas, memorándums, certificaciones, circulares e informes producidos en el ministerio de economía, industria y comercio y sus reformas. Reglamento Orgánico del Ministerio de Salud. Norma cero para elaboración de protocolos. Ley Nº 5395 Ley General de Salud Decreto Ejecutivo 30103-S Cobro por Registro de Alimentos Decreto Ejecutivo 28510-S Cobro por Registro de Medicamentos Decreto Ejecutivo 32161-S Reglamento de Registro Sanitario de Establecimientos Regulados por el Ministerio de Salud Decreto 32519-S Cobro por Registro de Productos Naturales con cualidades medicamentosas Decreto Ejecutivo 35279-S Cobro por Registro de productos Higiénicos Decreto Ejecutivo 30060-S Cobro por Registro de productos Cosméticos Decreto Ejecutivo 32780-S Cobro por Registro de Equipo y Material Biomédico
PÁGINA: 5 de 13 PROTOCOLOS INSTITUCIONAL 7. Responsables Código Actividad Nivel de gestión Unidad Organizativa Responsable 8.1 Recibir formulario de solicitud y adjuntos Plataforma 8.2 Verificar la completitud de los Plataforma 8.3 Devolver los al cliente Plataforma 8.4 Adjuntar boleta de recepción de Plataforma Nivel local 8.5 Sellar boleta de recepción de Plataforma
PÁGINA: 6 de 13 PROTOCOLOS INSTITUCIONAL Atención 8.6 Entregar una copia de la boleta de recepción de al cliente Plataforma 8.7 Registrar la recepción de los Plataforma 8.8 Trasladar los a Unidad Organizativa Responsable Plataforma 8.9 Archivar copia de traslado de Documentos Plataforma
PÁGINA: 7 de 13 PROTOCOLOS INSTITUCIONALES 8. Protocolo Código Actividad Qué Cuándo Cómo Con qué Tiempo 8.1 8.2 Recibir formulario de solicitud y adjuntos Verificar que los estén completos Si la documentación está completa se pasa a la actividad 8.4, de lo contrario a la 8.3 Los Los estén completos En el momento que se presente el interesado Se recibe la documentaci ón Personalm ente Personalm ente Anexo 1 Formulario Anexo 1 Responsabl e
PÁGINA: 8 de 13 PROTOCOLOS INSTITUCIONALES 8.3 Devolver los al cliente Documentos al Están incompletos Personalm ente Formulario Anexo 1 8.4 Adjuntar boleta de recepción de Boleta de recepción de Requisitos estén completos Revisando cada requisito Verificando adjuntos. Punto 5. de Formulario de solicitud 8.5 Sellar la boleta de recepción de La boleta de recepción de Al aceptar los Forma manual Sellos disponibles
PÁGINA: 9 de 13 PROTOCOLOS INSTITUCIONALES 8.6 Entregar boleta de recepción de al cliente La boleta de recepción de Al recibir los De forma personal Anexo 2 8.7 Registrar la recepción de los La recepción de los Después de recibidos los Manual o digitalmen te Manual o con Equipo de computo
PÁGINA: 10 de 13 PROTOCOLOS INSTITUCIONALES 8.8 Trasladar los a Unidad Organizativa Los Se hayan registrado los Personalm ente Protocolo de Traslado de 8.9 Archivar copia de Traslado de Copia de ficha de traslado de Después de entregado el traslado de los Personalm ente Manual o en forma digital
PÁGINA: 11 de 13 :2 PROTOCOLOS 9. Diagrama de flujo
PÁGINA: 12 de 13 :2 PROTOCOLOS 10. Anexos ANEXO 1 FORMULARIO REPUBLICA DE COSTA RICA MINISTERIO DE SALUD SOLICITUD PARA LA DEVOLUCION DE DINERO 1.EMPRESA FABRICANTE, O IMPORTADORA 1.1 Razón social o Persona física: (Solo sera devuelto a la persona que efectuo el depósito o transferencia) 1.3 Teléfono(s) 1.5 Motivo de Devolución 1.7 Número de cuenta cliente ( 17 dígitos y que esta a nombre del solicitante, indicar si es en $ o ) 1.9 Número de documento de depósito o transferencia bancaria 1.2 N de cédula jurídica o Física o N DIMEX 1.4 Correo electrónico 1.6 Medio de Notificación 1.8 Nombre de la Entidad Bancaria 2. REPRESENTANTE LEGAL DE LA EMPRESA FABRICANTE O IMPORTADORA 2.1 Nombre completo 2.3 Teléfono residencial 2.5 Fax 2.2 N cédula de identidad 2.4 Teléfono celular 2.6 Correo electrónico 2.7 Dirección exacta 3. DATOS DEL SOLICITANTE 3.1 Nombre completo 3.3 Nombre del trámite, si es registro, P.S.F.u otro trámite 3.5 Dirección 3.2 N cédula de identidad 3.4 Teléfono o fax 3.6 Correo electrónico 4. DATOS DEL PRODUCTO 4.1 Nombre del Producto y Marca 4.2 Número de registro sanitario vigente 5. DOCUMENTOS ADJUNTOS A- Original y copia de depósito o transferencia bancaria B- Copia de la cédula Jurídica o Física de Representante Legal o Certificación de Personería Jurídica C- Constancia del Banco con la cuenta cliente (que contenga 17 dígitos, razón social o persona física) 6. FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL 7. FECHA DE RECIBO 8. NOMBRE Y FIRMA DEL FUNCIONARIO QUE RECIBE PARA USO EXCLUSIVO DEL MINISTERIO DE SALUD Aspectos a considerar para evitar atrasos: La devolución de dinero del registro sanitario o trámite de pago sera acreditado de acuerdo a la cuenta que fue depositado o transferido en el fideicomiso 872-MS.CTAMS-BNCR, las cuales son: Cuenta corriente N 213715-6 BNCR Colones, Cuenta Corriente N 617477-5 BNCR Dólares
PÁGINA: 13 de 13 :2 PROTOCOLOS Anexo 2 INTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMULARIO SOLICITUD PARA LA DEVOLUCIÓN DE DINERO Anote de forma clara y precisa, sin borrones ni tachadura, la información que se le solicita. La información indicada tiene carácter de Declaración Jurada 1. Datos de la Empresa o Persona Solicitante 1.1 Anotar la razón social o nombre completo de la persona física tal y como se consigna en su documento de identificación 1.2 Indicar número de cédula física o jurídica o dimex en caso de extranjeros 1.3 Anote sus teléfonos 1.4 Indique su correo electrónico 1.5 Motivo de la devolución 1.6 Indique el medio para atender notificaciones, ya sea n de fax, correo electrónico o a su dirección exacta. 1.7 Número de cuenta cliente (17 digitos, a nombre del solicitante, indicar si es en dólares o colones. 1.8 Anote el nombre completo del Banco 1.9 Anote el Número de depósito o transferencia bancaria 2. Datos del Representante Legal de la Empresa Solicitante 2.1 Anote el nombre del representante legal 2.2 Indique número de identificación o cédula 2.3 Anote número de teléfono habitacional 2.4 Indique número de teléfono celular 2.5 Indique número de fax 2.6 Anote correo electrónico 2.7 Anote dirección por provincia, cantón, distrito u otra señas 3. Datos del solicitante 3.1 Anote su nombre completo 3.2 Anote el número de identidad o cédula 3.3 Anote el nombre del trámite si es registro sanitario, Permiso sanitario de funcionamiento u otro trámite. 3.4 Indique número de teléfono o fax 3.5 Anotar dirección por provincia, cantón, distrito u otras señas 3.6 Indique correo electrónico 4. DATOS del PRODUCTO 4.1 Anote nombre del producto y marca 4.2 Número de registro sanitario vigente 5. DOCUMENTOS ADJUNTOS Adjuntar los que se le solicitan: A- Original y copia de depósito o transferencia bancaria B- Copia de la cédula física, Jurídica de la empresa o dimex según el caso o aportar un poder legal por el representante. C- Constancia del Banco con cuenta cliente ( 17 dígitos) 6. FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL
PÁGINA: 14 de 13 :2 PROTOCOLOS Anexo 3 Boleta de recepción de Fecha: